KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. Rammeavtale på kjøp av bedriftshelsetjeneste

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på kjøp av bedriftshelsetjeneste 1

2 INNHOLD INNHOLD GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M INNLEDNING NÆRMERE OM ANSKAFFELSENS OMFANG MINSTEKRAV AVTALENS VARIGHET LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONKURRANSEDOKUMENTENE DET ER IKKE TILLATT Å INNGI TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD TILBYDER KAN STILLE SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEDOKUMENTENE OG ANSKAFFELSEN SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING TILBUDSDOKUMENTENE OG OFFENTLIGHET... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT SPRÅKKRAV TILBUDETS INNHOLD DISPONERING FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ATTEST FOR SKATT OG MERVERDIAVGIFT FIRMAATTEST HMS-EGENERKLÆRING TEKNISKE KVALIFIKASJONER FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSBESTEMMELSER

3 Vedlegg: Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument Vedlegg 4: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 5: Antall ansatte, kjønns- og aldersfordeling 3

4 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER Ballangen kommune, (heretter også betegnet som oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse om kjøp av bedriftshelsetjeneste. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. For mer informasjon om anskaffelsen, se punkt 3 nedenfor. 2. ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN Denne konkurransen administreres og gjennomføres med bistand fra Innkjøpsservice Advokatfirma AS ved Rolf Willy Berg. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes til han. på e-post rolf.berg@innkjopsservice.no. 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M Innledning Ballangen kommune ønsker tilbud på levering av bedriftshelsetjenester fra og med til og med Nærmere om anskaffelsens omfang Innledning Utførelse av bedriftshelsetjeneste skal være i samsvar med de krav som er gitt i Forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedrifthelsetjeneste, nr 162, med ikrafttredelse HMS Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en del av virksomhetenes / respektive enhetsleders løpende ansvarsoppgaver. Bedriftshelsetjenesten skal bistå i dette arbeidet. 4

5 Hvem skal være tilsluttet BHT Bedriftshelsetjenesten gjelder kommunalt ansatte utfra vedlegg 5. Antall ansatte, kjønns- og aldersfordeling framkommer i vedlegg Utfordringer Tilbyder må ha evne til nytenkning og utvikling innen HMS- området å ha fokus på forebyggende og helsefremmende arbeid samt være løsningsorientert Oppfølging Tilbyder må bistå virksomhetene med råd og veiledning i det forebyggende HMS-arbeidet, herunder kartlegginger, risikovurderinger, utforming av tiltaksplaner, ergonomi, yrkeshygiene, m.v. Tilbyder må også foreta oppfølging av særskilt eksponerte ansatte Bistå virksomhetene når det oppstår bedriftshelserelaterte problemer (inkl. enkeltsaker) som ikke løses internt, herunder konfliktløsning, krisehåndtering, etc. bistå med råd/veiledning i arbeidet med sykefravær, AKAN, inkluderende arbeidsliv (IA) Rapportering Leverandøren skal innen hvert år legge fram en årlig rapport over aktiviteten for de gjennomførte bedriftshelsetjenester. Leverandør skal i samarbeid med oppdragsgiver utarbeide årsrapport med følgende dokumentasjon: Forslag til forebyggende tiltak og resultater Rapporter, måleresultater som beskriver eventuelle helsefarlige arbeidsforhold Antatt omfang Det antas at rammeavtalen har en årlig verdi på: Antatt ca verdi Bedriftshelsetjenester Stipulert samlet kontraktverdi pr. år er estimert til ca. kr ,- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. 5

6 Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr for rammeavtalens varighet Minstekrav Godkjenning Tilbyder skal være godkjent av Arbeidstilsynet i h.h.t. Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv, nr 1173, som trer i kraft Dokumentasjon på godkjenning vedlegges i eget vedlegg Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal legge med referanse på lignende gjennomførte oppdrag med kontaktperson/er som kan kontaktes. Leverandør skal ha et dokumentert Hms / kvalitetsikringssystem. 4. AVTALENS VARIGHET Avtalen skal ha en varighet på fire år fra undertegning av avtaledokumentet jfr. vedlegg 3. Avtalen vil være gjeldende fra til LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 11a. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 10 % av kontraktssummen. 6. LEVERANDØRENE SOM BLIR TILDELT OPPDRAGET ER FORPLIKTET TIL Å BETALE KR EKS. MVA TIL INNKJØPSSERVICE AS 6

7 For å sikre at regelverket om offentlige anskaffelser overholdes ved gjennomføring av konkurransen, har oppdragsgiver inngått en avtale med Innkjøpsservice Advokatfirma AS (IS). IS har ansvar for gjennomføring av konkurransen til en fast pris. Utgiftene ved gjennomføring av konkurransen skal dekkes av den leverandøren som vinner konkurransen. Leverandøren må derfor innkalkulere disse kostnadene i sitt pristilbud. Kostnadene er kr eks. mva og forfaller til betaling når kontrakt er inngått. Beløpet vil bli fakturert leverandøren direkte av IS. Aksept av disse betalingsbetingelsene er en forutsetning for å delta i konkurransen og forbehold mot dette vil således innebære at tilbudet blir avvist. 7. KONKURRANSEBESTEMMELSER 7.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del III. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 7

8 7.5. Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp klokken Spørsmål skal stilles skriftlig til oppdragsgiver Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse kjøp av bedriftshelsetjeneste. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på doffin.no. Det vil således ikke bli sendt noen spørsmål og svar til den enkelte tilbyder, men kun til de som har meldt sin interesse for konkurransen på doffin.no Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Mener noen av tilbyderne at eventuelle endringer bør medføre at tilbudsfristen forlenges, skal de gi oppdragsgiver beskjed om dette. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere ved at det legges ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 8

9 7.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice advokatfirma AS Att. Rolf Willy Berg Ørnflogveien Sulitjelma Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice advokatfirma AS Ørnflogveien Sulitjelma Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud kjøp av bedriftshelsetjeneste. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. 9

10 7.9. Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 15. mars 2010 klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være overlevert til den i punkt 7.8 nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender Taushetsbelagte opplysninger Det bes om at tilbyder presiserer om det er noen deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter som det av konkurransemessige hensyn vil være viktig å hemmeligholde Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk. 10

11 7.14. Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder med e-postadresse Tilbudsbrevet skal også inneholde en bekreftelse på at leverandøren kan oppfylle alle minstekrav. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Dokumentasjon av minstekrav og dokumentasjon knyttet til tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 11

12 7.15. Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter. 8. KVALIFIKASJONSKRAV 8.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning fra konkurransen. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen. 12

13 8.3. Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg Tekniske kvalifikasjoner Kompetanse og leveringssikkerhet Tilbyder skal ha god kompetanse og leveringssikkerhet. Det skal inngis en oversikt over firmaets totale bemanning og den bemanning som er tenkt for dette oppdraget med navn og CV for nøkkelpersoner som skal betjene oppdragsgiver Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal levere kredittvurdering av fra Creditinform eller tilsvarende. Vurderingen skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig. 9. TILDELINGSKRITERIER Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har den laveste prisen Prisen skal fylles ut jfr. vedlegg 2 prisskjema. 10. KONTRAKTSBESTEMMELSER Se vedlegg 4. 13