Konkurransegrunnlag. Konkurranse med forhandling i to trinn for anskaffelse båt til

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling i to trinn for anskaffelse båt til Harstad Havn KF Side 1 av 15

2 1. Innledning Generell informasjon Innledning 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen Innledning Utbedring av feil i garantiperioden Tegninger Navigasjonsutstyr Sertifisering Dokumentasjon Teknisk kravspesifikasjon Kvalifikasjonskrav Innledning Skatteattest og HMS-egenerklæring Krav om lovlig etablert foretak Krav til leverandørens økonomiske stilling Krav knyttet til tekniske/faglige kvalifikasjoner Anskaffelsens antatte verdi Mulig avlysing av konkurransen Lønns- og arbeidsvilkår Nærmere regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Konkurransedokumentene Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Gjennomføring av forhandlingene Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Språkkrav Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget. 12 Side 2 av 15

3 8. Tilbudets innhold og disponering Kontraktsbestemmelser Tildelingskriterier Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse.. 14 Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Side 3 av 15

4 1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Innledning Harstad Havn KF innbyr til konkurranse om bygging og levering av bår. Kontrakten gjelder en vareleveranse. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i to trinn. Det vil si at leverandører først søker om å bli kvalifisert til å få mulighet om å få levere tilbud. Aktuelle leverandører må utarbeide en kvalifikasjonssøknad som oppfyller kravene i kapittel 3 i dette konkurransegrunnlaget. Det vil bli foretatt en prekvalifisering av innkomne søknader om deltakelse. De søkerne som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil i neste omgang få mulighet om å levere tilbud på selve båten. For oversiktens skyld inneholder konkurransegrunnlaget vedlegg, opplysninger og krav som kun knytter seg til selve innlevering av tilbudene, herunder kravspesifikasjon. Det presiseres imidlertid at det kun er dokumentasjon som knytter seg til kravene i kapittel 3 som skal leveres i innen klokka NÆRMERE BESKRVELSE AV ANSKAFFELSEN 2.1. Innledning Harstad Havn KF ønsker tilbud på kjøp av båt (havnebåt/arbeidsbåt). Båten skal bygges og ivareta alle krav i henhold til gjeldende regelverk. Harstad Havn KF ønsker båten levert snarest mulig og oppfyllelse av dette ønsket vil bidra til en bedre uttelling på tildelingskriteriene, jfr. nedenfor. Båten er tenkt benyttet 365 dager i året og det er av stor viktighet at sikkerheten settes høyt og at båten oppfyller de spesifiserte stabilitetskrav, og er lett å betjene. Tilbyderne skal i tilbudet opplyse, dokumentere og beskrive hvordan dette er tenkt ivaretatt. Beskrivelsen er et av de forhold som vil danne grunnlag for tildelingen, jfr. nedenfor om tildelingskriteriene. Båten skal minimum oppfylle Nordisk Båtstandards retningslinjer og tilfredsstille forskrifter om bruk av fartøy i oljevern Utbedring av feil i garantiperioden For utbedring av evt. feil i garantiperioden er det et minstekrav at utrykningstiden maksimalt er 24 timer. Dette innebærer at det skal ta maksimalt 24 timer fra feil er meldt til reparatør skal være om bord for å utbedre feil. Ved brudd på dette kravet har oppdragsgiver rett til å kreve dekket alt tap (både direkte og indirekte) som følge av forsinkelsen. Side 4 av 15

5 Ved feil på motor er det et minstekrav at utrykningstiden maksimalt er 12 timer. Dette innebærer at det skal ta maksimalt 12 timer fra feil meldes til reparatør skal være om bord for å utbedre feilen. Ved brudd på dette kravet har oppdragsgiver rett til å kreve dekket alt tap (både direkte og indirekte) som følge av forsinkelsen. Utrykningstiden gjelder 24/7 365 dager. Garantitiden skal være 3 år med reklamasjonstid på 5 år Tegninger Tegninger av båten inkludert plassering av utstyr skal vedlegges tilbudet Navigasjonsutstyr Navigasjonsutstyr inngår ikke i denne konkurransen da Harstad Havn KF skal anskaffe navigasjonsutstyret selv. Innmontering må kunne skje av leverandør i byggeperioden, i samarbeid med verkstedet Sertifisering Før overtakelse skal fartøyet være godkjent/sertifisert etter Nordisk båtstandard med en Nordisk godkjennelse og tilfredsstille forskrifter om bruk av fartøy i oljevern Dokumentasjon All dokumentasjon / instruksjonsbøker osv. skal leveres på norsk Teknisk kravspesifikasjon For de nærmere tekniske kravene til båten, se vedlegg KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Innledning Kvalifikasjonskravene er minstekrav som må oppfylles for å bli ansett kvalifisert til å gjennomføre oppdraget. Det er kun leverandører som oppfyller disse kravene som vil få mulighet til å levere tilbud på levering av båten. Kvalifikasjonskravene stiller krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert Side 5 av 15

6 dokumentasjon. Unnlatelse av å oppfylle kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Harstad Havn KF skal ha kun en kontraktspartner. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Skatteattest og HMS-egenerklæring Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Skatteattest (Attest utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn 6 måneder). Merverdiavgiftsattest (Attest utstedes av skattefogden/fylkesskattekontoret (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn 6 måneder). Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS system. HMS-egenerklæring (Se bilag 1) 3.3. Krav om lovlig etablert foretak Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 6 av 15

7 3.4. Krav til leverandørens økonomiske stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav eller Foretakets 3 siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Eventuelt stiftelsesdokument med åpningsbalanse for ny oppstartet selskap samt redegjørelse for den økonomiske situasjonen Krav knyttet til tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves at leverandøren har en organisasjon som har god gjennomføringsevne og kompetanse til å utføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Det skal gis en skriftlig presentasjon av tilbyderen med beskrivelse av de tekniske og faglige kvalifikasjoner. Det skal fremlegges CV for de personer som skal være med på byggingen av båten. Det kreves at Leverandøren har kompetanse og/eller erfaring fra tilsvarende oppdrag. Liste over de viktigste sammenlignbare leveranser de siste tre år herunder opplysninger om verdi, varighet og navn på oppdragsgiver og kontaktperson. Det kreves at leverandøren har et godt kvalitetssikringssystem- /styringssystem Beskrivelse av tilbyders kvalitetssikringssystem/- styringssystem Det kreves at leverandøren har et godt system for ivaretakelse av miljøhensyn Beskrivelse av leverandørens system for ivaretakelse av miljøhensyn. For å delta i konkurransen skal tilbyder legge ved dokumenter som beskrevet over. Unnlatelse av å fremlegge dokumentasjon vil kunne medføre avvisning fra videre deltagelse i konkurransen. Side 7 av 15

8 4. ANSKAFFELSENS ANTATTE VERDI Det antas at anskaffelsen har en verdi på ca. 3 millioner kroner eks. mva. 5. MULIG AVLYSNING AV KONKURRANSEN Dersom det ikke melder seg kvalifiserte tilbydere vil konkurransen bli avlyst. Oppdragsgiver tar videre forbehold om at konkurransen erstatningsfritt kan avlyses dersom de tilbudte priser går ut over de økonomiske rammer oppdragsgiver har for anskaffelsen. 6. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 11a. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 7. NÆRMERE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del III. Konkurransen vil gjennomføres som er konkurranse med forhandling iht. forskriften ledd bokstav b). Aktuelle leverandører må utarbeide en kvalifikasjonssøknad som oppfyller kravene i kapittel 3 i dette konkurransegrunnlaget. Dette som er uthevet i rødt under pkt. 8, som ellers inneholder krav til selve tilbudet. Det vil bli foretatt en prekvalifisering av innkomne søknader om deltakelse. De søkerne som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, vil i neste omgang få tilbud om å levere tilbud på selve båten. Side 8 av 15

9 7.2. Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer, gitt skriftlig, inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. Alternativt utstyr kan oppgis og pris-settes, uten at dette føres til sammendrag Gjennomføring av forhandlingene Vurdering av tilbudene vil bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjonen av antall tilbud skjer på bakgrunn av tildelingskriteriene. En første reduksjon vil skje i forkant av forhandlingene. I den avsluttende fasen skal det likevel være igjen minst tre tilbud (dersom det er inngitt så mange tilbud) som skal få tilbud om å delta i forhandlinger. At det skal skje en reduksjon av antall tilbud allerede i forkant av forhandlingene betyr at tilbydere må inngi et så godt tilbud som mulig ved tilbudsfristens utløpt ellers kan man risikere å ikke bli valgt ut til å gå videre i konkurransen Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 10 dager før søknadsfristen for deltakelse utløper kl Spørsmål skal stilles skriftlig til Harstad Havn KF på e-post: erik.bergvoll@harstad.kommune.no og torgeir.larsen@harstad.kommune.no Side 9 av 15

10 Henvendelsene skal merkes med Konkurranse anskaffelse av båt til Harstad Havn KF. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli gitt til alle ved at de blir lagt ut på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av søknad. Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Harstad Havn KF Postboks Harstad Side 10 av 15

11 Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Harstad Havn KF Rikard Kaarbøs gt. 2, 2.etasje 9406 Harstad Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Konkurranse anskaffelse av båt Harstad Havn KF Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. I tillegg skal det leveres inn et elektronisk eksemplar av tilbudet på minnepenn/cd. I dette eksemplaret skal alle de opplysninger som tilbyder anser er forretningshemmeligheter være sladdet slik at tilbudet ved forespørsel kan sendes til øvrige tilbydere som etter tildelingen etterspør dette med hjemmel i offentleglova 23. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for søknad om prekvalifisering: , klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må søknaden være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen. Side 11 av 15

12 7.11. Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2) Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. Side 12 av 15

13 8. TILBUDETS INNHOLD OG DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Merk at det kun er dokumentasjon som knytter seg til kvalifikasjonskravene som skal leveres i søknaden («skilleark 3»). Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon og e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder med e-postadresse Tilbudsbrevet skal også inneholde en bekreftelse på at leverandøren kan oppfylle alle minstekrav. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Tilbudsbrevet skal også inneholde en vedleggsliste. Under skilleark 2: Kravspesifikasjonen, jfr. vedlegg 2, der tilbyder har fylt ut hvorvidt kravene oppfylles samt en beskrivelse av hvordan kravene vil bli oppfylt. Under skilleark 3: Dokumentasjon knytte til kvalifikasjonskravene. Side 13 av 15

14 Under skilleark 4: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 5: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene herunder skal følgende vedlegges: - erklæring om hvor stor del av oppdraget som evt skal gjennomføres av underleverandører og eventuelt hvilke underleverandører dette vil være. 9. KONTRAKTSBESTEMMELSER Kontraktbestemmelsene fremgår av konkurransegrunnlaget (dette dokument) og vedleggene. Standard kontraktformular vil forøvrig være grunnlag for kontrakt. 10. TILDELINGSKRITERIER Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris: 50 % Det legges til grunn en totalpris for hele oppdraget. Leveringstidspunkt: 20 % Oppdragsgiver ønsker båten levert snarest mulig. Det bes derfor opplyst hvor lang tid fra kontrakt inngås til båten kan leveres. Tiden oppgis i måneder. Det gjøres oppmerksom på at tidsangivelsen er bindende og forsinket levering vil danne grunnlag for dagmulkt i hht kontraktens bestemmelser. Sikkerhet/Stabilitet: 10 % Båten er tenkt benyttet 365 dager i året og det er derfor av stor viktighet at sikkerheten settes høyt og at båten oppfyller de spesifiserte stabilitetskrav og er lett og betjene. Tilbyderne skal i tilbudet opplyse, dokumentere og beskrive hvordan dette er tenkt ivaretatt. Side 14 av 15

15 Kvalitet: 20 % Det vil her bli lagt vekt på de beskrivelser tilbyderen har gitt vedrørende hvordan kravene i kravspesifikasjonen vil bli oppfylt. Kravene i kravspesifikasjonen er kun minstekrav og det kan bli gitt poeng dersom det tilbys bedre kvalitet enn minstekravene samt gode prosesser for gjennomføring av kravene. 11. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når den er undertegnet av begge parter. Side 15 av 15