KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. Rammeavtale på kjøp av bedriftshelsetjeneste

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Rammeavtale på kjøp av bedriftshelsetjeneste 1

2 INNHOLD INNHOLD GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M INNLEDNING NÆRMERE OM ANSKAFFELSENS OMFANG AVTALENS VARIGHET LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONKURRANSEDOKUMENTENE DET ER IKKE TILLATT Å INNGI TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD TILBYDER KAN STILLE SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEDOKUMENTENE OG ANSKAFFELSEN SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER TILBUDSÅPNING SPRÅKKRAV TILBUDETS INNHOLD DISPONERING FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ATTEST FOR SKATT OG MERVERDIAVGIFT FIRMAATTEST HMS-EGENERKLÆRING TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSBESTEMMELSER Vedlegg: Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument Vedlegg 4: Kontraktsbestemmelser 2

3 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER Vinje kommune, (heretter også betegnet som oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse om kjøp av bedriftshelsetjeneste. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp. For mer informasjon om anskaffelsen, se punkt 3 nedenfor 2. ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN Denne konkurransen administreres og gjennomføres med bistand fra Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes på e-post til post@innkjopsservice.no. 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M Innledning Vinje kommune ønsker tilbud på levering av bedriftshelsetjenester, der fagkompetanse og tjenesteyting er i henhold til lov- og forskriftskrav. Tjenesten er planlagt å tre i kraft fra 1. mai Vinje kommune er en inkluderende arbeidslivsbedrift (IA- bedrift) Nærmere om anskaffelsens omfang Innledning Utførelse av bedriftshelsetjeneste skal være i samsvar med de til enhver tid gjeldende krav herunder krav som er gitt i Forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste, nr 162, med ikrafttredelse Det er organisasjonssjef Aud Margit Groven som vil være kontaktpunktet for BHT i Vinje kommune og vil inneha nødvendig bestillerkompetanse for området. Arbeidsmiljøet skal utvikles i fellesskap på arbeidsplassen, og arbeidsmiljøproblemer skal løses på lavest mulig nivå. Arbeidstakere skal medvirke i det systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeidet i eget arbeidsmiljø, både ved utforming, gjennomføring og oppfølging av prosesser og tiltak. Medvirkning i HMS-arbeidet er både en rett og plikt for arbeidstakerne. 3

4 Helse - miljø og sikkerhetsarbeidet er en del av virksomhetenes løpende oppgaver. All informasjon som bedriftshelsetjenesten får kunnskap om i sitt arbeid i Vinje kommune er å anse som bedriftsintern informasjon. Denne informasjonen skal være taushetsbelagt Hvem skal være tilsluttet BHT Vinje kommune har pr. desember 2012 i alt ca 540 ansatte, hvorav ca 430 kvinner og ca 100 menn. Ca 150 er undervisningspersonell (inkl. barnehage), og ca 230 er ansatte innen pleie og omsorg, helse og barnevern. I tillegg ca 100 ansatte som har et arbeid/ arbeidsmiljø som etter forskrift skal ha bedriftshelsetjeneste Organisasjon Vinje kommunes sentraladministrasjon ligger i Åmot, og har avdelinger som ligger spredt over hele Vinje kommune, og som alle skal betjenes av BHTleverandøren, Se vår hjemmeside Bedriftshelsetjenestens oppgaver vil etter behov være bistå med planlegging og gjennomføring ved etablering, vedlikehold og endring av arbeidsplasser, lokaler, utstyr og produksjonsmetoder og utarbeidelse av retningslinjer for bruk av kjemikalier, maskiner og utstyr bistå med en løpende kartlegging av arbeidsmiljøet, foreta arbeidsplassundersøkelser og vurdere risiko for helsefare fremme forslag om forebyggende tiltak og arbeide aktivt for tiltak som fjerner sykdomsfremkallende faktorer og farer for ulykker overvåke og kontrollere arbeidstakernes helse i forhold til arbeidssituasjonen og foreta nødvendig oppfølgning, bistå med å tilpasse arbeidet for den enkelte arbeidstaker, bistå med å gi informasjon og opplæring på områdene arbeidshelse, yrkeshygiene, ergonomi og generelt verne- og miljøarbeid, gi informasjon om helse-, miljø- og sikkerhetsrisiko til arbeidsgiver og arbeidstakere, bistå i IA-arbeidet 4

5 Bedriftshelsetjenesten skal sammen med arbeidsgiver, utarbeide følgende dokumentasjon periodevise planer for BHT- leverandørens arbeid i virksomhetene, som skal inngå som en del av virksomhetens totale planarbeid meldinger hver tertial og årlig (årsrapporter) av BHT- arbeidet utført av leverandør, som inneholder presentasjon av kartlegging, risikovurderinger, forslag til forebyggende tiltak og resultater rapporter, måleresultater o.l. som beskriver helsefarlige arbeidsforhold som BHT har avdekket Omfanget av tjenester som skal inngå i en grunnpakke og danne grunnlag for prissettingen, skal minimum ligge innenfor følgende ramme: bistå virksomhetene med råd/veiledning i virksomhetens eget forebyggende HMS- arbeid, herunder prosessveiledning, kartlegging, risikovurdering, utforming av tiltaksplaner, ergonomi, yrkeshygiene, m.v. bistå med råd/ veiledning i virksomhetens arbeid med sykefravær (IA) og AKAN oppfølging av særskilt eksponerte ansatte bistå avdelingene når det oppstår arbeidshelserelaterte problemer (inkludert enkeltsaker) som ikke løses internt, herunder konflikt- og krisehåndtering, m.v. fremmøte i arbeidsmiljøutvalg/underarbeidsmiljøutvalg IA-råd og eventuelt andre møter ved behov skriftlig periodevis (tertial/ årlig) rapportering av det arbeidet som leverandør har utført i Vinje kommune, med angivelse av tidsforbruk for de ulike tjenester, både totalt sett og for den enkelte (ytre) enhet/ virksomhet. Bistå med nødvendige tekniske målinger, bl. a. i forhold til støv, røyk, støy, løsemidler, lys, inneklima faktorer, dataarbeidsplasser mv. Bistå ved personrelaterte undersøkelser i forhold til arbeidsmiljøog forskriftsmessige krav står for nytenkning og utvikling er løsningsorientert har fokus på forebyggende og helsefremmende arbeid Det legges til grunn at både rådmannen og de respektive avdelingsledere "bestiller" tjenester fra BHT, både innen rammen av den grunnpakken som er beskrevet ovenfor, og eventuelle tilleggstjenester ut over dette, eksempelvis kurs- og informasjonsvirksomhet særlig oppfølging av arbeidstakeres helse og sikkerhet bedriftsintern attføring 5

6 Oppfølging Tilbyder må bistå med råd og veiledning i det forebyggende HMS-arbeidet, herunder kartlegginger, risikovurderinger, utforming av tiltaksplaner, ergonomi, yrkeshygiene, m.v. Tilbyder må også foreta oppfølging av særskilt eksponerte ansatte bistå når det oppstår bedriftshelserelaterte problemer (inkl. enkeltsaker) som ikke løses internt, herunder konfliktløsning, krisehåndtering, etc. bistå med råd/veiledning i arbeidet med sykefravær, AKAN, inkluderende arbeidsliv (IA) Årsrapport / tertialrapport Bedriftstjenesten skal årlig og hver tertial legge frem en rapport, både elektronisk og på papirformat, over aktiviteten med angivelse av tidsforbruk i den enkelte avdeling fordelt på de ulike tjenester som er levert, samt kostnad for de tilleggstjenester som er levert. I tillegg skal det gis en oppsummering over totalt leverte tjenester og totale kostnader. Hver avdeling v/ leder, og rådmannen, hovedverneombudet og arbeidsmiljøutvalget skal ha rapport for hele kommunen Antatt omfang Det antas at rammeavtalen har en årlig verdi på: Antatt ca verdi Bedriftshelsetjenester Stipulert samlet kontraktsverdi pr. år er estimert til ca. kr ,- eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr ,- for rammeavtalens varighet. 4. AVTALENS VARIGHET Avtalen skal ha en varighet på 4 år fra undertegning av avtaledokumentet jfr. vedlegg 3. 6

7 5. LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 7. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 10 % av kontraktssummen. 6. KONKURRANSEBESTEMMELSER 6.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del II. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget. 7

8 6.4. Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp klokken Spørsmål skal stilles skriftlig til Esther Lindalen R. Garder på e-post: esther@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse kjøp av bedriftshelsetjeneste. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på doffin.no. Det vil således ikke bli sendt noen spørsmål og svar til den enkelte tilbyder, men kun til de som har meldt sin interesse for konkurransen på doffin.no Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Mener noen av tilbyderne at eventuelle endringer bør medføre at tilbudsfristen forlenges, skal de gi oppdragsgiver beskjed om dette. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere ved at det legges ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart. 8

9 6.7. Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Vinjevegen 192, 3890 Vinje Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Tenestetorget / arkivtenesta (kommunehuset - Vinjevegen 192) Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud kjøp av bedriftshelsetjeneste." Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 1. mars 2013 klokken Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender. 9

10 6.10. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Taushetsbelagte opplysninger Det bes om at tilbyder presiserer om det er noen deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter som det av konkurransemessige hensyn vil være viktig å hemmeligholde Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse 10

11 - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder med e-postadresse Tilbudsbrevet skal også inneholde en bekreftelse på at leverandøren kan oppfylle alle minstekrav. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Dokumentasjon av minstekrav jfr. punkt 3 og dokumentasjon knyttet til tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter. 11

12 7. KVALIFIKASJONSKRAV 7.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning fra konkurransen. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Krav: Leverandøren må ha: o God kompetanse og erfaring fra lignende oppdrag, samt god kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Bemanning som kan utføre oppdraget o Et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem med dokumenterte prosedyrer. o Tilgang til teknisk utstyr for gjennomføring av oppdraget. Dokumentasjon: o Liste over referanser Referanseliste på de 5 viktigste kunder de siste 3 år, offentlige 12

13 eller private mottakere. Listen skal inneholde navn på kunde, navn på kontaktperson, telefon og e-post til kontaktperson, samt hvor lenge leverandøren har hatt kontrakt med kunden. o Presentasjon av leverandøren En skriftlig presentasjon av leverandøren med fagfelt og bemanning samt personell innenfor følgende yrkesgrupper Lege Sykepleier Ergoterapeut Fysioterapeut Psykolog Organisasjonspsykolog Psykiater Yrkeshygieniker Dersom leverandør ikke selv har ansatte med kompetansen som angitt ovenfor, må det dokumenteres at kompetansen er tilgjengelig. Dokumentasjonen skal inneholde hvilke(n) underleverandør(er) som vil bli brukt, opplysninger om organisasjonsnummer, presentasjon av underleverandørs bemanning. o Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem- /styringssystem. o Beskrivelse av leverandørens system for ivaretakelse av miljøhensyn i relasjon til leveransen. o Dokumentere tilgang til tekniske utstyr for biologiske og fysisk/ kjemiske undersøkelser. o Tilbyder skal være godkjent av Arbeidstilsynet i h.h.t. Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv, nr 1173, som trer i kraft Dokumentasjon på godkjenning skal vedlegges Bruk av samarbeidspartnere Tilbyder må gjøre rede for eventuelle samarbeidspartnere som benyttes og på hvilke områder disse benyttes. For evt. samarbeidspartnere skal samme dokumentasjon vedlegges tilbudet. 13

14 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet: Krav: Det kreves at leverandøren har god soliditet, det vil si økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Dokumentasjon: Leverandørens siste årsberetning til Brønnøysundregisteret, samt nyere opplysninger som har relevans til firmaets regnskapstall. Årsberetningen skal bestå av resultatregnskap og balanse for 2010 og 2011 inkludert noter, styrets beretning og revisors bekreftelse 8. TILDELINGSKRITERIER Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris jfr. vedlegg 2 prisskjema 40 % Kvalitet og service 50 % Antall timer tilbudt 10% Pris 40 % Ved vurderingen av tildelingskriteriet pris legges det til grunn de priser som er oppgitt i prisskjemaet jfr. vedlegg 2. Evalueringen av prisene vil skje utfra den totale kostnaden for de som etter loven skal ha bht samt kostnadene for møter. Kvalitet og service 50 % Under tildelingskriteriet kvalitet vil det bli lagt vekt på utdanning og praktisk erfaring på de som skal benyttes i dette konkrete oppdraget. Det skal vedlegges navn og CV på tilbudt personell. Dette er således en annen vurdering enn ved vurderingen av leverandørens kvalifikasjoner der tilbyders generelle forhold vurderes, mens det ved tildelingen vil bli vurdert de konkrete personer som tilbys for dette oppdraget. I forhold til kriteriet service vil det bli lagt vekt på responstiden på e-post jfr. prisskjema vedlegg 2 samt åpningstiden som også skal oppgis i vedlegg 2. Tilbyder skal beskrive prosesser for gjennomføring av kravspesifikasjonen på eget vedlegg og denne beskrivelsen vil bli vurdert under tildelingskriteriet kvalitet. 14

15 Antall timer tilbud 10% Skal fylles inn i prisskjemaet, jfr. vedlegg KONTRAKTSBESTEMMELSER Se vedlegg 4. 15