Konkurransegrunnlag. Konkurranse med forhandling for kjøp av lønns- og økonomisystem. Copyright tilhører Innkjøpsservice Advokatfirma AS

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Konkurranse med forhandling for kjøp av lønns- og økonomisystem.

2 1. Innledning generell informasjon Kort om anskaffelsen og konkurranseform Administrasjon av konkurransen 4 2. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen kravspesifikasjon, omfang m.m Nærmere om hva som skal anskaffes Kontraktsperiode og prisjustering i avtaleperioden Prising 5 3. Kontraktsdokumenter 5 4. Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelsre 5 5. Lønns- og arbeidsvilkår 6 6. Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Konkurransedokumentene Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Språkkrav Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Forbehold om budsjettmessig dekning for anskaffelsen 9 7. Krav til tilbyders kvalifikasjoner Generelt Attest for skatt og merverdiavgift Firmaattest HMS-egenerklæring 10

3 7.5. Finansiell og økonomisk stilling Tildelingskriterier Innledning Pris Funksjonalitet/brukervennlighet/integrasjon og ytelse Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Tilbudets innhold disponering 11 Vedlegg: Vedlegg 1: HMS egenerklæring Vedlegg 2: Kontraktsdokumenter Vedlegg 2.1: SSA_Kjøpsavtalen (V ) Vedlegg 2.2: Bilag til SSA_Kjøpsavtalen ASP Word format Vedlegg 2.3: SSA_ Vedlikeholdsavtalen (V ) Vedlegg 2.4: Bilag til SSA_ Vedlikeholdsavtalen ASP Word format Vedlegg 3: Overordnede teknologiske krav Vedlegg 4: Kravspesifikasjon regnskap og fakturering Vedlegg 5: Kravspesifikasjon lønn og personal Vedlegg 6: Prisskjema

4 1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform Tranøy kommune, Målselv kommune, Bardu Kommune, Sørreisa kommune, Berg kommune og Torsken Kommune (også betegnet oppdragsgiver) ønsker tilbud på anskaffelse av nytt lønnssystem og økonomisystem. Noen av kommunene kan komme til å velge kun økonomisystem eller lønnssystem eller begge deler. Bardu kommune vil kun ha en opsjon på anskaffelse av økonomisystem. Opsjonen skal gjelde i 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Innen denne perioden kan Bardu kommune velge å anskaffe økonomisystemet på de vilkår som fremgår av konkurransedokumentene. Hver av kommunene inngår egne kontrakter. Det ønskes også tilbud opsjoner i henhold til kravspesifikasjon vedlegg 4 og 5. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i ett trinn, jfr. mer nedenfor Administrasjon av konkurransen Denne konkurransen administreres og gjennomføres av Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen skal rettes til Rolf Willy Berg på e-post: rolf.berg@innkjopsservice.no 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON, OMFANG M.M Nærmere om hva som skal anskaffes Kommunene ønsker å anskaffe en ny økonomiløsning som kan omfatte økonomisystem og lønnssystem. Krav til løsningene framkommer blant annet av konkurransegrunnlagets vedlegg. Oppdragsgiver ønsker at leverandøren gir pris på lokal løsning og full ASP drift av løsningen der leverandør drifter, vedlikeholder og gir support på hele løsningen. Leverandøren må ha ansvar for og myndighet over vedlikehold og videreutvikling av løsningen. Det er et krav at systemet er klart til bruk fra 1. januar 2015 og at all installasjon/opplæring m.m. er foretatt innen denne datoen slik at kommunene kan begynne å bruke systemet. Det tas sikte på at kontrakt inngås innen utgangen av september Det forutsettes at løsninger det gis tilbud på vil ha en garantert levetid på 5 år framover i tid. Dersom leverandøren velger et annet produkt som sitt hovedprodukt innen fagområdet, skal oppdragsgiverne få fri tiltredelse til det nye systemet innenfor en ramme på fem år fra signering av kontrakt.

5 2.2. Kontraktsperiode og prisjustering i avtaleperioden Kontraktsperioden er 4 år men kan forlenges. Forlengelse av kontrakten inntrer automatisk for ett nytt år om gangen med mindre oppdragsgiver eller leverandør minimum 2 måneder før avtalens utløp for ASP løsningen sier den opp skriftlig Prising Tilbudspriser/-sum skal gis i vedlagte prisskjema (Excel-fil), jfr. Vedlegg 6: Prisskjema. Skjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med/påført leverandørens navn. Prisene skal angis eksklusiv merverdiavgift. Prisskjemaet skal også innleveres i utfylt stand i elektronisk versjon i Excel-format. Det skal kun skrives i celler som er åpne i regnearket! Opsjoner Det er i prisskjema oppgitt noen opsjoner, samt priser for ev. konsulentvirksomhet. Disse vil ikke tas med ved evalueringen opp mot tildelingskriteriene, men er bindende for tilbyder. Dette er priser på muligheter som oppdragsgiver kan ta ut i avtaleperioden. Det er ikke sikkert at opsjoner vil bli brukt. 3. KONTRAKTSDOKUMENTER Statens Standardavtaler (SSA) for IKT; den store Kjøpsavtalen og den store Vedlikeholdsavtalen (begge versjon ) vil benyttes som kontrakter for anskaffelsen (Oppdragsgiver har valgt de tidligere versjoner da disse anses som dekkende for anskaffelsen). Kjøpsavtalen brukes for levering av løsningen. Vedlikeholdsavtalen brukes for å regulere avtalen etter løsningen er levert og godkjent. Bilagene til avtalene, jfr. Vedlegg 2.2 og 2.4 forutsettes fylt ut etter at tilbudene er innkommet, og der bl.a. kundens kravspesifikasjon vil følge av konkurransegrunnlaget (inkludert Vedlegg 3-5) og der Leverandørens løsningsspesifikasjon vil bestå av tilbudet. 4. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSRE Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko.

6 5. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 11a. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 6. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 6.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling i ett trinn i henhold til anskaffelsesforskriften del I og II Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud

7 Alternative tilbud vil ikke bli akseptert Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp kl Spørsmål skal stilles skriftlig til e-post: Henvendelsene skal merkes med Konkurranse Økonomisystem. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud

8 Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Tranøy Kommune, Postmottak, Vangsvikveien 298, 9304 Vangsvik Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Tranøy Kommune, Postmottak, Vangsvikveien 298, 9304 Vangsvik Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud Konkurranse Økonomiløsning Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbudet skal også legges med på cd eller minnebrikke og sladdet for evt. bedriftshemmeligheter slik at tilbudet kan sendes ut ved krav om innsyn. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 01. august 2014 klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn inntil leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres.

9 6.11. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Forbehold om budsjettmessig dekning for anskaffelsen Det tas forbehold om budsjettmessig dekning i den enkelte kommune. Oppnås ikke budsjettmessig dekning i den enkelte kommune vil konkurransen for denne/disse avlyses. Tilbyderne kan ikke kreve noen form for kompensasjon fra oppdragsgiver for dette. 7. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 7.1. Generelt

10 Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal leveres regnskap med årsberetning og noter for de tre siste år. 8. TILDELINGSKRITERIER 8.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris 40% Funksjonalitet/brukervennlighet/integrasjon og ytelse 60% 8.2. Pris

11 Under tildelingskriteriet pris, vil den totale kostnaden legges til grunn, jfr. Vedlegg 6: Prisskjema. Som et grunnlag for at oppdragsgiver kan sammenligne tilbudene, bes det lagt til grunn at hver kommune har behov for ca 20 brukere. Prisene i prisskjema kan angis pr. bruker/enhet, som da vil bli ganget med 20 for å gi som resultat en årlig løpende kostnad. Prisene kan også angis som en fastpris, og vil da bli delt med 20 for å gi som resultat en bruker. Dersom det angis en fastpris som ikke skal deles (for eksempel etablering og leveranse av løsning eller konvertering av data), må kolonnen for "Fastpris som ikke skal deles" krysses av. 20 brukere er angitt som det antall brukere den enkelte kommune antar vil bli bestilt, men oppdragsgiver er ikke bundet til å bestille 20 brukere, og kan velge å bestille færre eller flere enn 20 brukere. Dersom pristilbudet varierer pr. bruker avhengig av det totale volum som forutsettes, bes dette opplyst, og pris bes oppgitt for hver av de 10 neste brukerne ned og/eller opp fra 20 brukere. Dersom slike priser oppgis vil dette være bindende for tilbyder. Dersom varierende priser som angitt i forrige avsnitt ikke oppgis vil oppdragsgiver ha rett til å bestille ny brukere til den oppgitte pris for 20 brukere inntil et totalt antall på 30 brukere. Oppgitt antall er summen av eventuelle registrerings(klient)-bruker og spørre(web)-bruker Funksjonalitet/brukervennlighet/integrasjon og ytelse Under tildelingskriteriet funksjonalitet/brukervennlighet/integrasjon og ytelse vil det bli lagt til grunn de elementer, og leverandørens besvarelse, som følger av Vedlegg 3 5 inklusive opsjoner. I tillegg ønsker oppdragsgiverne en demonstrasjon av systemet. Demonstrasjonen skal finne sted hos oppdragsgiver og tilbyderne kan ikke fakturere kommunen for deltakelse på denne. Demonstrasjonen vil være en del av evalueringen av kriteriet "funksjonalitet/brukervennlighet og ytelse". Demonstrasjonen skal vise systemene slik at oppdragsgiver har et bedre grunnlag for å vurdere hvilket system som scorer best på tildelingskriteriet. Oppdragsgiver vil etter tilbudsfristen ta kontakt med alle tilbyderne for å avtale nærmere tidspunkt med den enkelte for når demonstrasjonen skal avholdes. Det er svært ønskelig fra oppdragsgivers side at demonstrasjonene av tilbydernes system blir gjennomført i løpet av uke 33 og det bes opplyst om dette lar seg gjennomføre. 9. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt elektronisk samtidig til alle tilbyderne minst 10 dager før kontakt inngås. Karensperioden er således 10 dager. 10. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING

12 Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene.