KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse. For kjøp av konsulenttjenester

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse For kjøp av konsulenttjenester 1

2 INNHOLD INNHOLD GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M INNLEDNING KRAV LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONKURRANSEDOKUMENTENE DET ER IKKE TILLATT Å INNGI TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD TILBYDER KAN STILLE SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEDOKUMENTENE OG ANSKAFFELSEN SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING SPRÅKKRAV TILBUDETS INNHOLD DISPONERING FORBEHOLD/AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT ATTEST FOR SKATT OG MERVERDIAVGIFT FIRMAATTEST HMS-EGENERKLÆRING TEKNISKE KVALIFIKASJONER FINANSIELL OG ØKONOMISK STILLING TILDELINGSKRITERIER...11 Vedlegg: Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument 2

3 1. GENERELL BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OG OPPDRAGSGIVER Narvik Havn KF. (heretter også betegnet som oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse for kjøp av konsulenttjenester for prosjektering. Konkurransen gjennomføres etter anskaffelsesforskriften del I og III. 2. ADMINISTRASJON AV KONKURRANSEN Konkurransen administreres og gjennomføres av Innkjøpsservice Advokatfirma AS. Eventuelle spørsmål knyttet til konkurransen kan rettes til e- post rolf.berg@innkjopsservice.no 3. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN, MINSTEKRAV M.M Innledning Kommunikasjon og transport har vært et av de prioriterte satsningsområdene i kommunens omstillings- og næringsutviklingsarbeid siden Narvik havn har en sentral rolle i denne satsning. Narvik Havn er Narvik kommunes verktøy for å utvikle sjørelatert transport og næringsvirksomhet som er transportrelatert. De siste 10 årene har Narvik Havn foretatt flere større utfyllinger i sjø for å etablere nytt næringsareal. Narvik Havn eier bygningsmasse på ca m 2, som består av lager, næringsbygg og kontor. En av de viktigste oppgavene i de nærmeste årene vil være arbeidet med å finne lokalisering for en ny utskipningshavn for jernmalm, i tillegg til å finne et egnet område for en fremtidig ny havneterminal med tilhørende næringsarealer Krav Oppgaver I de tilfeller der konsulent er tillagt funksjon som prosjektleder innbefatter dette følgende: Planlegge, organisere, styre og kontrollere den totale prosess, og herunder utføre eller besørge utført de oppgaver oppdragsgiver står ansvarlig for i hht. Myndighets- og brukerkrav, regelverk, rutiner, normer etc. Bistå bruker i forbindelse med utredning tilknyttet behovs- og funksjonsanalyse og romprogram, samt kvalitetssikre dette i forhold til 3

4 gjeldende retningslinjer, arealnormer etc., og ivareta nødvendig kommunikasjon med brukere på alle nivå. Etablere, koordinere og lede den del av prosjektorganisasjonen oppdragsgiver bestemmer herunder innleid byggeledelse. Besørge at Narvik Havn KFs til enhver tid gjeldende styrings- og rapporteringsrutiner følges. Planlegge og styre fremdrift. Ivareta budsjettering og økonomistyring, herunder utarbeidelse av endringsordrer, revisjon og rapportering i hht. Narvik Havns til enhver tid gjeldende rutiner. Ivareta risikovurdering/usikkerhetsanalyse i prosjektet, og rapportere resultater av disse vurderingene i hht. Rutiner som gjelder for Narvik Havn KF. Ivareta krav til Helse, Miljø, og Sikkerhet under planlegging og utførelse. Herunder byggherreforpliktelse gitt u Byggherreforskriften Andre inntilliggende oppgaver etter avtale. Det forutsettes at konsulent har eller etablerer kontor i Narvik. Det må forutsettes korte opphold andre steder i landet for deltakelse på møter, kurs, seminarer og lignende. Leverandøren er ansvarlig for eget kontorhold. Narvik Havn KF kan dersom det er ønskelig mot vederlag stille kontorplass til disposisjon. Oppgavene som er tillagt funksjonen kan bli endret etter behov. Alle oppgavene skal gjennomføres i henhold til de prosedyrer og systemer som gjelder for prosjektet Habilitet Det vil for prosjektmedarbeidere gjelde strenge krav til habilitet jfr. Forvaltningslovens bestemmelser. I tillegg til de generelle bestemmelser for habilitet er det gjort følgende presiseringer for oppdragene: Leverandør som Narvik Havn KF engasjerer for å ivareta oppgaver som prosjektmedarbeider kan ikke innenfor samme prosjekt samtidig være leverandør av andre tjenester (for eksempel prosjekteringstjenester) til Narvik Havn KF hvor prosjektledelse/prosjektarbeid ivaretas. Leverandør som Narvik Havn KF engasjerer for å ivareta oppgaver som prosjektleder/prosjektmedarbeider til sentrale oppgaver/funksjoner utover et enkelt utbyggingsprosjekt, kan ikke samtidig være leverandør av andre tjenester til noen av Narvik Havns øvrige oppgaver, bortsett fra som prosjektleder/prosjektmedarbeider. 4

5 Prising Priser skal oppgis i vedlegg 2 prisskjema. Timepriser skal oppgis inkludert reiseutgifter, oppholdsutgifter og evt andre utgifter som vil påløpe tilbyder. Leverandøren skal honoreres etter medgått tid innenfor en avtalt budsjettramme. Oppgitte timepriser skal anvendes. Timehonoraret forutsettes å dekke alle leverandørens kostnader, herunder intern administrasjon, reiser, kostgodtgjørelse, forsikringer, sosiale ytelser og lignende. Pålagte reiser utenfor oppdragsgivers basis aktivitetsområde dekkes iht Statens satser Antatt omfang Det antas at rammeavtalen har en årlig verdi på: Antatt ca verdi Kjøp av konsulenttjenester Stipulert samlet kontraktsverdi pr. år er estimert til ca. kr eks mva. Dette beløpet er kun en antagelse og tilbyder tar det hele og fulle ansvaret for oppdragets omfang enten det blir større eller mindre enn antatt. Det bemerkes også at årlig omsetning vil kunne variere betydelig. Det skal inngås en avtale på 4 år og den totale kontraktsverdien antas derfor å være kr for rammeavtalens varighet. 4. LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 7. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare 10 % av kontraktssummen. 5

6 5. KONKURRANSEBESTEMMELSER 5.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del III. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det er ikke tillatt å inngi tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud deler av oppdraget Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6 dager før tilbudsfristens utløp klokken Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Rolf Willy Berg mailadr rolf.berg@innkjopsservice.no Henvendelsene skal merkes med Konkurranse kjøp av konsulenttjenester. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og alle spørsmål og svar vil bli lagt ut på doffin.no. Det vil således ikke bli sendt noen spørsmål og svar til den enkelte tilbyder, men kun til de som har meldt sin interesse for konkurransen på doffin.no. 6

7 5.6. Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Mener noen av tilbyderne at eventuelle endringer bør medføre at tilbudsfristen forlenges, skal de gi oppdragsgiver beskjed om dette. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere ved at det legges ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres, før utløp av tilbudsfristen. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien Fauske Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS Nyveien Fauske 7

8 Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud Konkurranse kjøp av konsulenttjenester Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 12. desember 2013 klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommer frem. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli returnert uåpnet til avsender Taushetsbelagte opplysninger Det bes om at tilbyder presiserer om det er noen deler av tilbudet som anses å være forretningshemmeligheter som det av konkurransemessige hensyn vil være viktig å hemmeligholde Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. 8

9 Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Tilbudets innhold disponering Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder med e-postadresse Tilbudsbrevet skal også inneholde en bekreftelse på at leverandøren kan oppfylle alle minstekrav. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis på eget vedlegg. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Dokumentasjon knyttet til tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. 9

10 Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er undertegnet av begge parter. 6. KVALIFIKASJONSKRAV 6.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning fra konkurransen. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Attest for skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Eventuelle utenlandske tilbydere skal fremlegge tilsvarende attester fra myndigheter i sitt hjemland. Slike attester fra utenlandske tilbydere skal være oversatt til norsk. 10

11 Viser attesten for skatt og merverdiavgift at det er utestående beløp, vil tilbyder bli avvist fra konkurransen Firmaattest Tilbyder skal ha et lovlig etablert foretak, og være registrert i et foretaksregister eller lignende. Som dokumentasjon på dette skal det vedlegges firmaattest HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge utfylt HMS-egenerklæring jfr. vedlegg Tekniske kvalifikasjoner Tilbyder skal ha tekniske kvalifikasjoner for å kunne gjennomføre kontrakten Erfaring og referanser Tilbyder skal oppgi firmaets totale kompetanse innen prosjektledelse, kompetansen skal dokumenteres på eget vedlegg. Tilbyder skal oppgi 3 referanser på prosjektledelse med navn på bedrift og kontaktperson med tlfnr som oppdragsgiver kan kontakte Kunnskap om offentlig virksomhet Tilbyder skal dokumentere kunnskap om offentlig virksomhet ang offentlige finnansieringsordninger som er relevant for kommunale og fylkeskommunale byggeprosjekter. Planprosesser etter plan og byggningsloven som er relevant for byggeprosjekter. Dokumentasjonen skal vedlegges på eget vedlegg og ikke overstige 1,5 a-4 sider Finansiell og økonomisk stilling Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å kunne gjennomføre kontrakten. Som dokumentasjon skal levere siste års regnskap med revisjonsrapport og noter. 7. TILDELINGSKRITERIER Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det bli lagt vekt på følgende kriterier: 11

12 1. Pris 40%. Det skal oppgis fast timepris for tilbudt konsulent for hele avtaleperioden. Tilbyder skal også oppgi fast timepris for reisetid, reiseutgifter dekkes utfra statens satser. Alle priser skal oppgis i vedlegg 2 prisskjema. 2. Kompetanse og erfaring på tilbudt personell 60%. Tilbyder skal fremlegge CV for tilbudt personell. Det understrekes at tilbyder ikke kan bytte ut tilbudt personell uten å erstattet dette med personell med samme eller bedre kompetanse og som er godkjent av oppdragsgiver. Denne evalueringen er en annen enn vurderingen av kvalifikasjonskravene da den knytter seg til de(n) tilbudte konsulent(er). Det vil bli lagt vekt på kompetanse fra utredning og styring av større havnerelaterte utbygginger. Tilbyder skal også vise hvordan organisering, struktur og metodikk skal være for å sikre at prosjektlederteamets ivaretas på en ressurseffektiv måte. Maks en og en halv A4-side. 12