Evenes kommune. Konkurransegrunnlag Kjøp hjullaster. Tjeldsund kommune Plan og utviklingsavdelingen For Evenes og Tjeldsund kommuner

Transkript

1 Evenes kommune Konkurransegrunnlag Kjøp hjullaster For Evenes og r 1

2 1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om anskaffelsen og konkurranseform Evenes kommune innbyr til åpen t i l b u d s konkurranse om kjøp av hjullaster, 2 alternnativer: Alternativ 1: Nyere brukt hjullaster Alternativ 2: Ny hjullaster 1.2. Administrasjon av konkurransen Kontaktperson: Håkon Olsen Epost: hakon.olsen@tjeldsund.kommune.no Tlf: NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN KRAVSPESIFIKASJON, OMFANG M.M Nærmere om anskaffelsens omfang Beskrivelse av anskaffelsen Evenes kommune skal anskaffe hjullaster. Vi ønsker 2 alternative tilbud på hjullaster med nødvendig utstyr: Alternativ 1: Nyere brukt hjullaster Alternativ 2: Ny hjullaster Det er mulighet for å gi tilbud på begge eller bare ett av alternativene. Maskinen skal i hovedsak benyttes til sommer og vintervedlikehold av veier og plasser, og til lasting/ lossing av gods og løsmasser. Gjelder for begge alternativene: Hjullasteren skal tilfredsstille og ha følgende utstyr montert: Tilfredsstille alle offentlige pålegg og krav for slik type maskin. Gyldig CE merking og dokumentasjon ROPS-godkjent førerhytte Lastearmsfjæring For Evenes og r 2

3 Bakrute m/pusser og spyler Aircondition / automatisk klimakontroll El. oppvarmede og justerbare utvendige speil Ratt og spakstyring Arbeidslys, begge retninger. Varsellys på tak Elektrisk motorvarmer Sentralsmøring Heldekkende skjermer Parallellføring på lasteapparat HK feste hydraulisk Hydraulisk + elektrisk opplegg for bruk av klappvingskjær, sandstrøskuff, kost, etc.(3. og 4. hydraulikk funksjon) Avfjæret førerstol m/varme Radio Instruksjonsbok / elektronisk (norsk /nordisk) Reservedelskatalog / elektronisk (norsk /nordisk) Verkstedhåndbok / elektronisk (norsk /nordisk Snøskuffe Jordskuffe Snødekk Kjettinger Gjelder for brukt maskin: Maskinen skal være nyere brukt. Maks 3 år gammel og 3000 timer Årlig service Nærmeste serviceverksted oppgis. Vi ønsker som opsjon, pris på serviceavtale. Dette spesifiseres særskilt. Forslag til serviceavtale med pris og spesifikasjon vedlegges Garantiforhold Tilbyder bes å beskrive hva garantiforholdet dekker på eget vedlegg Leveringstid Tilbyder bes å oppgi leveringstid fra bestilling til levering av hjullasteren. For Evenes og r 3

4 3. KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSRE Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 4. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 5. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 5.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del II. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Alternative tilbud Alternative tilbud vil bli akseptert. For Evenes og r 4

5 Det er mulighet for å gi tilbud på bare ett av alternativene Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp kl Spørsmål skal stilles skriftlig til e-post: Henvendelsene skal merkes med Konkurranse kjøp av hjullaster. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål kan bli lagt ut på doffin.no Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Rådhuset Tjeldøyveien 800 For Evenes og r 5

6 9444 Hol i Tjeldsund. Personlig fremmøte til samme adresse, Pakke/konvolutt merkes: Tilbud Konkurranse kjøp av hjullaster Evenes kommune Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar. Tilbudet skal også legges med elektronisk på minnebrikke, inkludert en sladdet versjon for evt. bedriftshemmeligheter slik at tilbudet kan sendes ut ved krav om innsyn. Tilbud utelukkende sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 09.oktober 2015 klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn inntil leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver på oppgitt kontoradresse Tilbudsåpning kan skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. For Evenes og r 6

7 5.12. Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Forbehold om budsjettmessig dekning for anskaffelsen Evenes kommunestyret har godkjent anskaffelsen med en øvre budsjettramme Det tas forbehold om budsjettmessig dekning. Oppnås ikke budsjettmessig dekning vil konkurransen avlyses. Tilbyderne kan ikke kreve noen form for kompensasjon fra oppdragsgiver for dette. 6. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 6.1. Generelt Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. For Evenes og r 7

8 6.2. Attest for skatt og merverdiavgift Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert Juridisk status Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 6.4. HMS-egenerklæring Krav Leverandøren skal levere HMS erklæring jfr. Vedlegg 1. Dokumentasjon Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredsstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat Finansiell og økonomisk stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget og skal minimum være kredittverdig. For Evenes og r Dokumentasjon Det skal vedlegges foretakets årsregnskap/årsberetning for siste regnskapsår. 8

9 6.6. Erfaring og referanser Krav Dokumentasjon Det kreves erfaring med tilsvarende oppdrag Det skal oppgis to referanser på tidligere oppdrag med navn, tlf som oppdragsgiver kan kontakte. 7. TILDELINGSKRITERIER 7.1. Innledning Tildeling av oppdraget vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. Ved evalueringen vil det for hvert alternativ, bli lagt vekt på følgende kriterier: Pris 60 % Service/tilgjengelighet 20 % Funksjon og førermiljø 20% Evenes kommune kan velge mellom alternative 1 ny maskin, eller alternativ 2 brukt maskin Pris 60% Ved vurderingen av tildelingskriteriet pris legges det til grunn oppgitt total pris på hovedleveransen i tilbudet. Laveste tilbudt pris på hovedleveransen gis 60 poeng. 0 poeng gis for alle tilbudte priser som overstiger laveste pris med 60% eller mer Service - tilgjengelighet 20% Ved vurderingen av tildelingskriteriet service/tilgjengelighet legges det til grunn tilbyder egen beskrivelse av dette jfr. også punkt foran. Maksimal oppnåelige poengsum på dette kriteriet er Funksjon og førermiljø 20% Ved vurdering av tildelingskriteriet funksjon og førermiljø legges det til grunn oversiktlighet, miljø i førerhuset, kjørekomfort. Her vil tilbyder beskrivelse legges til grunn og oppdragsgiver vil også vurdere å prøvekjøre de tilbudte hjullastere. Tilbyder må således legge til rette for dette. Maksimal oppnåelige poengsum på dette kriteriet er 20. For Evenes og r 9

10 8. MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt elektronisk samtidig til alle tilbyderne minst 10 dager før kontakt inngås. Karensperioden er således 10 dager. 9. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Spesifisering av tilbudt pris for hovedleveranse, opsjoner, serviceavtale og leveringstid. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. For Evenes og r 10