Konkurransegrunnlag *** Åpen anbudskonkurranse. for anskaffelse av elektrikertjenester i Vinje kommune. Rammeavtale for 2 år med opsjon på 1+1 år

Transkript

1 Konkurransegrunnlag *** Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av elektrikertjenester i Vinje kommune Rammeavtale for 2 år med opsjon på 1+1 år 1

2 Innhold 1. Innledning - Generell informasjon om oppdragsgiver og anskaffelsen Kort om oppdragsgiver Anskaffelsens omfang Spesifikasjoner og krav til anskaffelsen Innledning Produkter Generelle krav Konkurransebestemmelser Regelverk og konkurranseform Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelser Konkurransedokumentene Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Språkkrav Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Generelt Skattemessige forhold HMS-egenerklæring Juridisk status Økonomisk og finansiell kapasitet Tildelingskriterier Innledning

3 3. Konkurranse på enkeltanskaffelser Tilbudets innhold disponering Kontraktsbestemmelser Krav til kvalitet Omkostninger og betalingsbetingelser Lønns- og arbeidsvilkår Datakabling Varer Timeprisene Oppdragsgivers bestilling Andre forhold...14 Vedlegg 1: HMS-egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Avtaledokument 3

4 1. INNLEDNING - GENERELL INFORMASJON OM OPPDRAGSGIVER OG ANSKAFFELSEN 1.1. Kort om oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er Vinje kommune. Kommunen har ca innbyggere. For mer informasjon om kommunen, se Anskaffelsens omfang Konkurransen gjelder rammeavtale for levering av elektrikertjenester til Vinje kommune. Det er antatt av anskaffelsen har en årlig verdi på kr eks. mva. Det understrekes at omfanget kan bli både mer omfattende eller mindre omfattende enn antatt og tilbyder tar den fulle risiko for anskaffelsens omfang. Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse i 1+1 år Spesifikasjoner og krav til anskaffelsen Innledning Oppdragsgiveres målsetting med anbudskonkurransen er å knytte til seg en leverandør innen elektrikertjenester. Kommunen ønsker tilbud på elektrikertjenester inkludert medgått materiell til kommunenes virksomheter Produkter For produkter som kabler, ledninger, rør tak- og veggbokser, brytere, stikkontakter, støpsel, sikringsmateriell, belysningsarmaturer ute og inne, vifter, varmevifter og pumper, elektrovarme og termostater, alarm anlegg verktøy og instrumenter, datakabling og kategorikabler og koblingsmateriell for tele og data m.m. skal tilbyder oppgi opp sin påslagsprosent av firmaet sin selvkostpris, se prisskjema vedlegg Generelle krav Leverandøren er forpliktet til å benytte fagfolk som er kjent med den type utstyr som Vinje kommune har. Videre må fagfolka ha godkjent utdanning og bred praksis innenfor fagfeltet. Leverandøren forplikter seg til enhver tid å ha fagfolk tilgjengelig innenfor området elektronikk. De som får oppdraget er også til enhver tid pliktig til å følge kommunens prosedyrer/instrukser med hensyn til trygghet for personer og anlegg. Vinje krever responstid på 1,5 timer ved havari på kommunalt utstyr og kritiske hendelser. Responstid vanlig serviceoppdrag skal ikke være lenger enn 3 virkedager. 4

5 2. KONKURRANSEBESTEMMELSER 2.1. Regelverk og konkurranseform Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del I og II Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelser Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp

6 Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Esther Lindalen R. Garder på e-post: Henvendelsene skal merkes med Konkurranse Vinje kommune elektrikertjenester. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Innkjøpsservice Advokatfirma AS C/o Gille Advokater Akersgaten Oslo 6

7 Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Innkjøpsservice Advokatfirma AS C/o Gille Advokater Akersgaten Oslo Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet samt være merket slik: Tilbud elektrikertjenester Vinje kommune Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 15. mars 2013 klokken Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres. 7

8 2.12. Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos Innkjøpsservice Advokatfirma AS en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Kvalifikasjonskrav Generelt Kvalifikasjonskrav er krav som skal sikre at leverandøren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre kontrakten. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Det gjøres også oppmerksom på at dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må leverandøren overfor oppdragsgiver dokumentere at han ha rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra de aktuelle foretakene. 8

9 Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Skattemessige forhold Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert HMS-egenerklæring Krav Leverandøren skal levere HMS erklæring jfr. Vedlegg 1. Dokumentasjon Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat Juridisk status Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Økonomisk og finansiell kapasitet 9

10 a) Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget. b) Dokumentasjon Det skal vedlegges foretakets årsregnskap/årsberetning for de siste tre regnskapsår Tildelingskriterier Innledning Oppdraget skal tildeles det tilbudet som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier: Timepris - ved tildelingen vil dette kriteriet vektes mellom 60% og 70%. Prisskjema jfr. vedlegg 2 skal fylles ut. Evalueringen gjøres etter en forholdsmessig vurdering mellom tilbudene der lavest pris gis 10 poeng dobbel pris av rimeligste pris gir 0 poeng. Ved evaluering av prisen, vil det bli lagt 90% vekt på "Timeprisen for elektroarbeider, fagarbeider" og 10% for de øvrige prisene som skal oppgis i vedlegg 2. Priser på materiell, varer - ved tildelingen vil dette kriteriet vektes mellom 10% og 20% Prisskjema jfr. vedlegg 2 skal fylles ut. Prisene som oppgis skal kun være for materiell og skal ikke inneholde andre kostnadselementer som lønn, reisekostnader osv. Beskrivelse av hvordan oppdraget skal gjennomføres ved tildelingen vil dette kriteriet vektes mellom 10% og 20%. Det vil bli vektlagt følgende momenter: o Leverandørens generelle beskrivelse av hvordan oppdraget skal gjennomføres (beskrivelsen må ikke være mer enn en a4 side) o Leverandørens beskrivelse for å sikre best mulig ivaretakelse av miljøhensyn (beskrivelsen må ikke være mer enn en a4 side) o Leverandørens beskrivelse av økonomistyring for det enkelte oppdrag. Det er et minimumsvilkår at faktura sendes innen fire uker etter at det enkelte oppdraget er avsluttet. Dersom faktura mottas av kommunen senere enn seks uker etter at det enkelte oppdrag er avsluttet er kommunen ikke forpliktet til å betale for arbeidet. Leverandøren skal beskrive de rutiner som skal sikre 10

11 korrekt fakturering så raskt som mulig etter at oppdraget er avsluttet. (beskrivelsen må ikke være mer enn en a4 side) o Vinje kommune ønsker elektronisk fakturering. Det bes opplyst om tilbyder vil kunne tilby elektronisk faktura og i tilfelle hvilken løsning leverandøren har for dette. 3. KONKURRANSE PÅ ENKELTANSKAFFELSER Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med egen konkurranse på enkeltanskaffelser og prosjekter over kr ,- eks.mva. 4. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder. Det skal oppgis e-postadresse til kontaktperson hvor meddelelser kan sendes fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar sikte på å sende informasjon om beslutninger i anskaffelsesprosessen (for eksempel om avvisning, tildeling m.m.) elektronisk og det er derfor viktig at det oppgis en slik e-postadresse på evt. kontaktperson(er) slik at oppdragsgivers meddelelser kommer frem til riktig adressat. I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. 11

12 Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 5. KONTRAKTSBESTEMMELSER 5.1. Krav til kvalitet Alt arbeid skal utføres på en kvalitetsmessig meget god måte og det skal benyttes materiell av meget god kvalitet. Leverandøren er ansvarlig for tap som følge av feil og mangler og forsinkelser ved utførelsen Omkostninger og betalingsbetingelser. Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert. Kommunenes betalingsbetingelser for tjenester som omfattes av denne avtalen er som følger: Egen faktura til det enkelte innkjøpspunkt. Spesifisert samlefaktura for innkjøp fra butikk. Kommunene kan kontrollere begrepet nettopris /selvkost på innkjøp av varer når man måtte ønske. Betalingsfrist er fri fakturamåned + 30 dager. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura vil ikke bli akseptert der sein betaling fra kommunene skyldes mangelfull feil, dokumentasjon, pakkseddel, faktura etc. fra leverandør(ene). Gebyr eller andre former for tillegg vil ikke bli akseptert uten at dette er avtalt på forhånd. Alle fakturaer skal innholde: Navn på bestiller, leveringssted og henvisning til timelister og evt. materiellister. Fakturaer som ikke har dette innholdet vil ikke bli betalt Lønns- og arbeidsvilkår Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 7. 12

13 Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen Datakabling Alle som utfører datakabling må ha autorisasjon som teleinstallatør, fra post og teletilsynet Varer Tilbyder har i hovedsak ansvar for leveranser av varer til arbeidsoppdragene, men i noen oppdrag kan det også dreie seg om kun tjenesteleveranser, hvor oppdragsgiver selv skaffer til veie varer. Det er oppdragsgiver som i det enkelte tilfelle bestemmer om leverandøren skal skaffe varer. I tilfeller hvor leverandøren skal skaffe varer forutsettes det at de kan skaffes innen rimelig tid, og at kvaliteten på materiellet skal dokumenteres oppdragsgiver og skal være meget høy kvalitet. Når det gjelder oppdrag med store vareleveranser, og hvor alternative varer med ulik pris kan leveres, skal alle alternativer forelegges den fra oppdragsgiver som har oppdraget utført, for avgjørelse Timeprisene Timer skal føres med utgangspunkt der arbeidet skal utføres og det er derfor ikke anledning til å fakturere for reisetid. Fakturerbart arbeid starter når man har kommet frem til arbeidsstedet. Timeprisene skal inkludere alle utgifter slik som f.eks lønn, sosiale utgifter, tarifferte godtgjørelser, reiseutgifter, eventuelle godtgjørelser for diett og overnatting, hold av vanlig redskap og arbeidslys, rigg og drift, utgifter til arbeidsledelse, administrasjon, fortjeneste, alle andre kostnads- elementer/drivere, slik at disse er uten påslag av noen art ved avregningen. Timeprisene skal være faste første avtaleår. Prisen reguleres deretter iht SSB-indeks, byggekostnadsindeks for elektrikerarbeider Oppdragsgivers bestilling Ved bestilling skal oppdragsgiver oppgi følgende: Bestillingsnummer/rekvisisjonsnummer, hvor oppdraget skal utføres og forventet omfang. 13

14 5.8. Andre forhold Leverandøren skal i rett tid innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig, for å gjennomføre oppdrag på avtalen. Dette dekkes for egen kostnad av leverandøren. Utførende montør skal ha dokumentert kunnskap vedrørende de oppdrag som skal utføres. Leverandør skal uten ugrunnet opphold gi varsel til virksomheten dersom fagmessige feil eller mangler oppdages, også om disse ikke er en del av oppdragsbeskrivelsen. Har ikke leverandøren gitt slik varsel, som burde vært oppdaget gjennom sitt kvalitetssystem, skal alle direkte omkostninger som følger av dette bæres av leverandøren. 14