VELKOMMEN TIL FIF ÅRSMØTE 2013

Transkript

1 Fagerstrand Idrettsforening VELKOMMEN TIL FIF ÅRSMØTE 2013 FIF-huset kl SAKSLISTE FIF ÅRSMØTE Sak. 1. Godkjenne de stemmeberettigede. Sak 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden.

2 Sak. 3. Velge dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. Sak. 4. Behandle idrettslagets smelding/beretning, herunder gruppesmeldinger. Sak 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. Sak 6. Behandle innkomne forslag og saker. Sak 7. Fastsette medlemskontingent for Sak 8. Vedta idrettslagets budsjett, herunder gruppebudsjetter. Sak 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. Sak 10. Foreta følgende valg: a) Leder (for ett ), nestleder (for to ), kasserer (for to ), sekretær (for to ), ett styremedlem (for to ) og ett varamedlem (for ett ) b) Gruppenes representanter til Hovedstyret. c) 2 revisorer d) 1 leder og 2 medlemmer til valgkomite. e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. Fem representanter til Nesodden Idrettsråds Årsmøte. Til sak 4. ÅRSMELDING FAGERSTRAND IDRETTSFORENING FOR PERIODEN Tillitsvalgte Hovedstyrets sammensetning i perioden har vært: Leder: Ulf Wennersgaard Sekretær: Terje Bjørkhaug Styremedlem: Odd Lundby Varamedlem: Live Katrin Garseg Etter vedtektene er Gruppene representert i Hovedstyret. I perioden har disse vært: Allidrett: Heidi Nilsen Håndball: Trond Vassbotn Innebandy: Kenneth Pettersen Fotball: Eirik Aasekjær Styrke: Andreas Pedersen Revisorer: Line Rødseth

3 Valgkomité: Eva Korneliussen 2. Møtevirksomhet Hovedstyret (HS) har avviklet 10 styremøter. Av de cirka 45 sakene som styret har jobbet med kan nevnes: Planlagt og fulgt opp prosessen med å få lagt kunstgress på Myklerudbanen Produsert reklamefilm for FIF Deltatt og markedsført FIF på Fagerstranddagene. Arrangerte Fagerstrandløpet for tredje gang. Gjennomført sfest for alle som har en hjelpende funksjon i FIF. Utnevnt Geir Paulsen og Peter Rasmussen som æresmedlemmer i FIF Gjennomført kampanje for å verve støttemedlemmer til FIF Gjennomført «Rent Idrettslag» i samarbeid med Antidoping Norge 3. Medlemsutvikling Ved utgangen av 2012 hadde FIF 395 medlemmer mot 385 medlemmer et før. Det ble foretatt en grundig gjennomgang av medlemsregisteret i 2011 og mange medlemmer som reelt sett hadde sluttet ble tatt ut av registeret. FIF har gjennomført en verveaksjon og laget en digital løsning for medlemsinnmelding. Vi har tro på dette kan ha en positiv virkning på medlemstallet på lengre sikt. Her er en oversikt over alderssammensetningen i idrettslaget pr : Antall registrert (medlemstall/aktivitetstall) Kjønn Kvinner Menn Alderstrinn Totale r Medlemmer Kurs og opplæring Det har vært gjennomført en kurs i gruppene. Hovedstyret har i ikke gjennomført noen egne kurs. Det har vært gjennomført en prosess i forhold til Rent Idrettslag som har vært en viktig læring for foreningen. 5. Generelt Det ble ikke gjort vedtak på smøtet som trengte behandling av hovedstyret. De store utfordringene også i 2012 å opprettholde medlemstallet. Det var et fall fram til 2012, men i 2012 har medlemstallet vært omtrent konstant. En oppgave kan være også fremover å utvikle nye tilbud som treffer behovet. En viktig faktor er de samlede forhold rundt treninger og arrangementer. Vi tenker da både på trenere, utstyr og ikke minst de fysiske forhold. Myklerud Kunstgress Hovedstyret og styret i fotballgruppa i FIF forsøkte gjennom hele 2011 og 2012 å få til en god dialog med Teknisk etat ved Nesodden kommune for at kunstgresset skulle bli lagt snarest mulig. Gresset ble politisk vedtatt i slutten av 2010 og skulle være til det beste for aktive og kommende spillere på Nesodden. Dagens situasjon der grusbanen er erstattet med pukk, vitner om at FIF ikke klarte å oppnå sitt mål. Vi ble lovet god fremdrift og at en skulle forsøke å legge

4 kunstgresset i I ettertid ser en at ikke noe av dette skjedde. FIF er misfornøyd med at dette prosjektet ikke har blitt prioritert. Vi mener det hadde vært mulig å legge kunstgress på Myklerudbanen allerede i 2011, men det hadde forutsatt noe prioritering av dette prosjektet og effektivt arbeid i planleggingsprosessen. Dessverre ble ikke noen av disse forutsetningene oppfylt hverken i 2011 eller FIFs representanter i arbeidsgruppa har hele tiden forsøkt å presse på, men det har ikke hjulpet. Det synes også klart at kommunestyrets bevilgning over budsjettet for to (2011 og 2012) og at samlet bevilget beløp var litt lavt har skapt utfordringer for kommunens administrasjon. FIF føler dessverre også at dialogen med kommunen har vært vanskelig. Vi har det meste av tiden følt at vi ikke vet hva som skjer i prosjektet. Kunstgresset skal nå bli lagt ven 2013 og grunnarbeidet er gjort slik at det trolig blir en meget bra bane n den endelig blir ferdig. Regnskapet Regnskapsresultatet som her legges frem er alt for dlig. Vi bør drive i balanse og er langt fra å greie det. Hovedstyret har på siste styremøte før smøtet startet et arbeid med en totalgjennomgang av økonomien. Vi skal i denne prosessen snu gå igjennom hver hovedpost på regnskapet for å se på tiltak som kan bedre balansen. Vi har allerede gjort noen grep som på sikt vil bedre økonomien. Det viktigste er å justere opp utleieprisene på FIF-huset som har stått stille lenge og som ligger langt under sammenlignbare lokaler. Videre vil vi komme tilbake til en justering av kontingenten under senere punkt på dagsorden. Målet må være å drive i balanse fremover. 6. Profilering og kommunikasjon Vi har ikke laget Aktivitetsbrosjyren i da vi mener behovet i dag er lite og kostnadene er for store. Det vil være viktigere å utvikle hjemmesidene ve. FIF s hjemmeside. Det er jevn aktivitet på siden, men fortsatt stort potensial for at gruppene kan utvikle bruken av siden. Akershus Amtstidende. FIFs grupper benytter seg aktivt av lokalavisen, og vi er godt synlige med mange positive sider av v aktivitet. Positiv avisomtale er også med på å øke rekrutteringen av både aktive og tillitsvalgte til klubben. Dette gir god profilering av klubben, og er med på å synliggjøre ve aktiviteter og det positive arbeidet som gjøres i lokalmiljøet. 7. FIF s hovedsamarbeidspartnere I 2012 har vi hatt 3 hovedsamarbeidspartnere; Nye Elektropartner, Norsk Gjenvinning og Spar Fagerstrand. Avtalen med Spar Fagerstrand gikk ut ved skiftet, men denne avtalen er nå reforhandlet og gjelder frem til og med Det er avtalt nærmere samarbeid, blant annet ved ve arrangementer. Vi takker Spar Fagerstrand og butikksjef Karen Økland for at de ønsker å fortsette samarbeidet med FIF. Samarbeidspartnerne gis anledning til å benytte styrkerommet på FIF-huset og de kan låne FIF-huset gratis. Ve samarbeidspartnere er med sin støtte med på å bidra til utviklingen av klubben. De er dermed også med på å støtte det positive og forebyggende arbeidet som FIF st for i lokalsamfunnet. De tre bedriftene som alle har en viktig base lokalt fortjener stor takk for støtten. Fagerstrand Ulf Wennersgaard, Leder Hovedstyret

5 8. Klubbhuskomitéen Komiteen har bestått av Odd Lundby, Finn Fyrvik og Knut Syvertsen. Utleieansvarlig: Thorkild Agerup/Beate Jacobsen. Utleie er på omtrent samme nivå som tidligere. Åpen barnehage og eldretreffet har fortsatt oppsatt sine faste leiedager. Ve hovedsamarbeidspartnere, spesielt Nye Elektropartner, bruker huset til møtevirksomhet. Beate Jacobsen gjør en god jobb med renhold og har faste rutiner på dette. Det jobbes med å skaffe en renholder til slik at vi har to å bruke etter at styrkegruppa igjen ville ha fast renhold av sine lokaler i kjelleren. Det ble installert installert varmepumpe i salene og i treningsrom i kjeller. Vi har registrert betydelige besparelser på fyringsutgiften. Vi har hatt kontroll av det elektriske anlegget og noen mindre feil er rettet. Det ble levert bestilt konferansestoler og bord i v. De nye møblene er lettere og stolene er stablebare. Det viste seg at bordene som i førte omgang ble levert var for svake. Vi har nå fått hevet kjøpet for disse. Det er gjennomført 2 dugnader med bra oppmøte. Men det ble gjennomført viktig vedlikehold utvendig og innvendig og vi sørger for å holde huset vt i orden. 9. Bakkeløkka Flerbrukshall Beretning fra Hallkomiteen 2012 Det har vært avholdt 4 møter, 20 telefonmøter og løpende mailutvekslinger.. Hallkomieen har bestått av: Frode Børnes, Helge Solem, Jan Erik Grann og pål-erik Plaum Saker vi har jobbet med dette et. 1. Vedlikehold av hallen og hærverk inne og ute. Kontakt med teknisk avd/vaktmester har vært god. - Låsemekanismen til ytterdøren har skapt store problemer - ikke minst det at døren ikke kan lukkes pga den g i lås. Dette har vært meldt utallige ganger til kommunen uten at det har vært gjort noe. - Hærverket har vært på taket hvor ungdom har sket igjennom med kniv, som har gitt vannlekkasjer flere ganger inne i hallen. Det har blitt utbedret flere ganger av taktekkerfirma. -Glassbesyttelsen på balkongen ble knust og døren til kjøleskapet i kiosken var revet av. -Takplatene i korridorene og omkledningsrommene er herpet og tilgriset av snus. -Et omkledningsrom er fremdeles stengt - kommunen lovet å ordne med nye fliser for flere siden. -Det har vært arbeidet med å på plass et Driftsstyre med 1 representant fra Hallkomite og 2 fra kommunen. -Det har vært avholdt et møte med kommunen i forhold til disse sakene og det skulle ha vært et oppfølgingsmøte, som kommunen har utsatt.. -FIF har hatten dugnad i hallen, hvor alle ballene som satt fast i taket er blitt plukket ned. -Kiosken ble vasket ned og all mat ble kastet som hadde gått ut på dato. 2. Kioskdrift Her har det vært mange utfordringer Saldoen på kioskkontoen er lav - og har dessuten en negativ utvikling... Det er selvsagt flere faktorer som kan påvirke lønnsomheten på kiosken; for lave utsalgspriser?

6 for høye innkjøpspriser? for høyt svinn? for dlig utnyttelse av varene (kasting av varer over holdbarhetsdato, og varer som er laget i kiosken men ikke solgt - slik som vafler, pølser som er kokt, etc.)? Dette jobbes det med for å få ned svinnet av varer. 3. Økonomi, regnskap og reklame Her har Helge og Øivind gjort en stor jobb og fått inn nye sponsorer som har gitt et pent overskudd til FIF. De gikk ut av styret i august Inn er Kenneth Pettersen og Roger Agerup kommet. 4. Utfordringer Å få et låsesystem som fungerer Å få et møte med kommunen i forhold til et Drifsstyre Å få rehabilitiert omkledningsrommene og flislagt de som trenger det. Å få orden på utemiljøet - gress klippes og vegetasjon fjernes før 17. mai hvert. Å få et nytt banedekke pga av at underlager beveger seg oppover. Å få nytt utstyr - håndballmål og volleballutstyr fra kommunen. Å få malt de lokaler som trenger det. Å ha orden på vaktrommet For Hallkomiteen Pål Erik Plaum Håndball Se egne papir 11. Innebandy Se egne papirer 12. Fotball Se egne papirer 13. Allidrett Ingen smelding mottatt. 14. Styrke Ingen smelding mottatt. Til sak 7 FASTSETTELSE AV KONTINGENT Kontingenten har vært uendret en lengre periode. Bortfall av ulike inntekter som bingo og støtte fra kommunen for drift av garderobeanlegget har gjort at det har blitt vanskeligere å drive i balanse å dekke nødvendige utgifter. Vi mener derfor en moderat økning i faktiske tall er nødvendig. Kontingent for 2013 foreslås satt til kr 200 for medlemmer, til og med det et de fyller 18 og kr. 400 for medlemmer fra og med det et de fyller 19. Kontingenten for støttemedlemsskap settes til kr 200. FIF-HS dekker kontingenten for medlemmer av hovedstyret, inklusiv representantene fra gruppene samt for Klubbhuskomiteen og FIFs medlemmer i Hallkomiteen.

7 Æresmedlemmer betaler ikke kontingent. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. Ingen endringer foreslått. 10 VALG Viser til forslag fra valgkomiteen Glede Gode Holdninger Utvikling - Langsiktighet Fagerstrand Idrettsforening, Postboks 47, 1454 Fagerstrand www. fagerstrand.no