LAMU referat til AMU møtet

Transkript

1 LAMU referat til AMU møtet LAMU Møtetidspunkt Stikkord HF LAMU Flytteprosesser, bruk av BHT, JUS LAMU Flytteprosesser, handlingsplan, ARK, studentsaker MN LAMU Valg, strategisk plan for MN, årsrapport fra enhetene, opplæring MED LAMU ; Bruk av BHT, tilsyn, vernerunde; årsrapporter, ledelsens gjennomgang, mål og strategi, opplæring OD LAMU Seminar, valg, besøk fra HVO SV LAMU ; Byggesaker, studentombud, vernerunder; bruk av BHT, ytre miljø,

2 Referat fra LAMU møte den kl Sted: PAM møterom 226 Tilstede: Ledende verneombud Fritjof Jerve, arbeidsgiver Helga Reiss, arbeidsgiver Ragnhild Rebne, arbeidsgiver Tor Egil Førland, avdelingsleder Teknisk Avdeling Vestre Rune Greaker, studentrepresentant Mathias?, HMS koordinator Agnete Wiersholm Agenda: 1. Nye LAMU medlemmer ble konstituert 2. Orientering Teknisk avdeling (TA): TA har hatt befaring av skilting av toaletter, skilt er bestilt til toaletter som mangler skilt. TA skal delta på vernerunde ved ILOS uke Orientering ledende verneombud orientering fra møte med lokale verneombud: Nytt vara verneombud til LAMU velges på neste møte. Ledende verneombud informerte om at han skal kontakte SIO i forhold til tilbudet i kantinen ved HF for om mulig å kunne bedre tilbudet i kantinen. orientering fra seminar for LAMU medlemmer: På seminaret ble nytt studentombud ved UiO, Marianne Rustberggård introdusert. Studentombudet skal ivareta studentenes interesser og er ansatt i seksjon for internrevisjon. På LAMU seminaret ble nyutarbeidet arbeidsmiljøkartleggingen presentert. Enhetene ved UiO kan selv velge om og når de skal gjennomføre arbeids og klimaundersøkelsen, men de skal bruke denne kartleggingen. Felles for hele sektoren. 5. Fakultetets orientering ved Helga Reiss flytting fra Veilabben: Det er bestemt at de ansatte ved EDD skal flytte til Forskningsparken De ansatte i Ordboka 2014 til NEMKO bygget og de ansatte i Namngranskinga til SINTEFbygget. Alle har en avtale ut Flyttingen for Ordboka vil skje i pinsehelga. Multiling (SFF) og lokaler: ILN vil kunne få plass til hele Multiling i 4 etg. i Henrik Wergelands hus. Oppussing her vil skje i påskeuka og hele bygget vil måtte stenges på grunn av asbest. orientering om oppussing av Uglebo: HF er innvilget penger til oppussing av Uglebo. informasjon om energitavle: Informasjon vil sendes ut til alle ansatte ved HF når energitavlen kommer på plass. orientering om samarbeid med Bedriftshelsetjenesten (BHT): HF skal samarbeide med BHT om oppfølging av stipendiater i avslutningsfase av stipendiatperioden og oppfølging av

3 gravide. BHT skal også bistå HF med kurs i konflikthåndtering av førstelinjetjenesten ved fakultetet. vernerapporter fra ILN og fakultetssekreteriatet bytte av dato for neste LAMU møte: Neste LAMU møte blir Diskusjonssaker: seminar høsten 2013: Beredskap foreslått som tema for høstens seminar Evt. LAMU stiller seg bak søknaden om bruksendring av lesesalen på ILN og undervisningsrom 322 i H.W. hus Mange ansatte ved HF melder om at de er misfornøyde med solskjerming og ønsker manuelt styrte persienner. LAMU mener det er viktig med gode arbeidsforhold på jobben. LAMU vedtok at de skal skrive et brev til Teknisk avdeling med ønske om at hele HF utredes vedrørende manuelt styrte persienner. Arbeidsgiver Ragnhild Rebne tok opp spørsmål om muligheten for å henge opp lystette gardiner. Teknisk avdeling sier her at det er leder for renholdsavdelingen som skal kontaktes vedrørende dette. LAMU understreker at personer med spesielle behov i forhold til lysskjerming får lystette gardiner.

4 Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Representanter og vararepresentanter i LAMU ved Det juridiske fakultet Dato: Saksnr..: 2013/285 KARIKO Protokoll fra møte 1/2013 i Lokalt arbeidsmiljøutvalg ved Det juridiske fakultet - 8. februar 2013 Tilstede: Representanter (evt vara): Alf Petter Høgberg, ledende verneombud/leder av LAMU Sissel Aastorp, verneombud NIFS Kaja Moe (studentrepresentant) Elisabeth P. Lange (arbeidsgiverrepresentant) Daniel Kjelling (arbeidsgiverrepresentant) Tor Inge Rosvoll (arbeidsgiverrepresentant) Observatører: Tone Thrap-Meyer, Teknisk avdeling sentrum Marius Fuglum, læringsmiljøkontakt ved fakultetet (ansatt i Eksamensseksjonen) Mona Østvang Ådum, verneombud ved IfP (møtende vara for Sissel Aastorp) Kari A. Røine Hegerstrøm (sekretær/referent) Forfall: Ellen Dalen (observatør fra AMU) Protokoll: Sak 1 Godkjenning av dagsorden Det var 2 sak til Eventuelt. Sak 2 Godkjenning av protokoll fra møte 23. november 2012 Protokollen er godkjent tidligere av det foregående LAMU. Administrasjonsseksjonen Kontoradr.: Telefon: Telefaks: postmottak@jus.uio.no

5 2 Sak 3 O-sak Status HMS-arbeidet ved enhetene Verneombudene orienterer fra sine verneområder: Sissel Aastorp, NIFS Det har vært avholdt vernerunde ved instituttet. Tilbakeflytting til DM Vest er under planlegging. (Det er NIFS og Institutt for privatrett som skal flytte inn, NIFS i 1. etasje og IfP i 2. og 3. etasje. Fløyen skal tas i bruk fra høsten DM Vest har totalt 59 arbeidsplasser, og 60 plasser på lesesalen.) Instituttet skal ha kontorer som er beliggende på begge sider av lesesal som reetableres i DM vest, 1. etasje. Selv om det er inngang og trappehus i begge fløyer vil det være naturlig og nødvendig at de ansatte ferdes mye igjennom lesesalen i løpet av arbeidsdagen. Dette ser de ansatte som en situasjon som kan skape arbeidsmiljøproblemer for de ansatte, og dårlig læringsforhold/-miljø for studentene på lesesalen. Det vil bli mye ferdsel i gangsonen i lesesalen. (Til orientering så er alt av bokskap og skrivere for studenter plassert i underetasjen.) All erfaring fakultetet allerede har fra tidligere bruk av DM Vest tilsier at det bør gjøres tiltak for å dempe støy i lesesalen. Det er bl.a. store, tunge dører i begge ender av lesesalen og hardt gulv i lesesalen. Det er veldig uheldig dersom man ikke allerede før innflytting gjør grep for å begrense plagene med støy. Dette har fakultetets arbeidsgruppe (bestående av bl.a. fakultetsledelsen) tatt opp i møter med interiørarkitekten Beate Ellingsen og prosjektleder i TA sentralt. Interiørarkitekten skulle vurdere støydempende tiltak mot gangsonen, men det er ikke tydeliggjort videre i prosessen hva som evt. er gjort. Svaret vi har fått er at vi må ta i bruk kontorer og lesesalen og «vente på klager fra studentene». Dette er ikke tilfredsstillende! NIFS og IfP har fra utflyttingen fra DM Vest hatt kontorer i bl.a. St. Olavsgate 23 som er leide kontorlokaler samt lesesaler. Dette er lokaler som instituttene i stor grad flytter fra i og med tilbakeflytting DM Vest. Imidlertid beholder fakultetet lesesalsplassene i St. Olavs gate. Disse var ment som erstatning for lesesalene i DM Vest under rehabiliteringen. DM Vest er permanente lokaler og lesesaler. Det må være av UiOs interesse at studentene benytter de lokalene fakultetet har i DM Vest, selv om tilbudet er sterkt redusert fra opprinnelig antall plasser. Det har vært en forutsetning for fakultetet og UiO at DM Vest utnyttes fullt ut mht. kontorplasser, og det samme må gjelde bruk av tilgjengelige lesesaler. De ansatte skal ha sine arbeidsplasser her og all erfaring fra dette bygget og andre bygg tilsier at her må det gjøres grep før innflytting. Situasjonen vekker bekymring blant de ansatte og dette er tatt opp i prosessen med tilbakeflytting både i fakultetets arbeidsgruppe samt i det lokale arbeidet på instituttene. Lesesalen i DM Vest er en veldig sentralt plassert lesesal for våre studenter og kunne potensielt bli den mest attraktive lesesalen ved fakultetet. Slik det nå er planlagt kommer lesesalen sannsynligvis ikke til å bli mye benyttet grunnet store støyplager av gjennomgangstrafikk av ansatte. Fordi fagmiljøet flytter fra St. Olavsgate og til DM vest er det ønskelig at studenter på masterprogrammet «Maritime Law» skal få noen reserverte lesesalsplasser i DM Vest. (Det er totalt 60 lesesalsplasser i salen.) LAMU ber om at saken løftes til TA sentralt og kompetansemiljøer ved UiO slik at saken kan vurderes innen interiørprosjektet er ferdig og innen fløyen er tatt i bruk av ansatte og studenter. Plan- og eiendomssjef ved UiO Helga Sagsveen er orientert om prosessen i prosjektet via møtereferater LAMU sender henvendelse dit. I tillegg foreslås det å kontakte Bedriftshelsetjenesten / HMS-seksjonen. Studentombudet kan være aktuell mottaker også dette undersøkes nærmere av sekretær. Addendum: Tilbakemelding fra Teknisk avdeling pr 18/2: «TA og interiørarkitekten har gjort flere tiltak nå i prosjekterings- og interiørfasen for å imøtekomme fakultetets bekymring for arbeidsmiljøproblemer både for studenter og ansatte. Av tiltak kan nevnes at det er lagt inn akustiskdemping i himlingen. I tillegg er det mot gangsonen beskrevet lyddempende plater ved "pultrekkene". Disse vil også skjerme for innsyn. Den store murveggen langs med gangsonen skjermer dessuten godt mot vest.

6 Hvis fakultetet ønsker kan vi ta med teppe i gangsonen, men dette må avveies mot eventuelle allergiske plager som kan komme ved teppebruk (støv og skitt) og behovet for rengjøring. Det er dessuten tregulv i lesesalen og dette er jo en ganske "myk" overflate sammenlignet med mye annet. I tillegg kommer det gardiner i lesesalen som også vil ha en viss lyddempende effekt. Av samme grunn er bokskapene, som var tenkt satt tilbake der de stod, tatt ut. De er flyttet ned i korridor i sokkeletasjen. Litt synd siden de var et fint "møbel" i lesesalen. Fredningen av DM medfører at lesesalen skal bevares som et stort rom, slik det er i dag. Det er selvfølgelig mulig å sende en søknad om dispensasjon til Riksantikvaren for å få montert en glassvegg mellom lesesalsplasser og gangsone. Ut fra prosjektleders egen erfaring tror hun ikke at Riksantikvaren vil akseptere en slik løsning.» Å gjøre noe med dørpumpene på dørene til lesesalene kan også vurderes.» 3 Mona Østvang, IfP: Det må tydeliggjøres hvilke etasjeansvarlig som har ansvar for hvilke studentarealer. Alf Petter Høgberg, IOR/Ledende verneombud: Tilbakeflyttingen fra U22/24 til DB er i full gang og har gått smertefritt. Grunnet en del seniorer blant de ansatte har det tidligere vært et ønske fra instituttet å gå til anskaffelse av en hjertestarter ved fakultetet / instituttet. Imidlertid er det nå konkludert med at dette ikke gjøres. Det finnes en hjertestarter tilgjengelig i DM i tilknytning til Aulaen.(Spesielt med tanke på arrangementer i Aulaen, men den kan fritt benyttes i de andre bygningene). Den lånes ut ved behov TA sentrum kontaktes. Vernelinjen bør være orientert om dette og orientere videre om dette tilbudet. (Se for øvrig tiltak om førstehjelpskurs for ansatte i sak 5 i LAMU handlingsplanen for LAMU.) Sak 4 O-sak Nye lokaler Kristian August-kvartalet status Tor Inge Rosvoll orienterte. Når det gjelder universell utforming er LAMU opptatt av at dette blir godt ivaretatt i nybygget og at vi kommer med innspill på dette tidlig i prosjektet. Her har vi en anledning til å ta hensyn til ting som f.eks.: Terskelfri adkomst Døråpnere og i riktig høyde Dørbredder Teleslynger Entra og f.eks. Bedriftshelsetjenesten ved UiO inviteres til å gi en innføring i og dialog om universell utforming. Da kan vi diskutere evt utfordringer vi har i dag. Addendum: I stedet for Bedriftshelsetjenesten, så er det heller Studieavdelingen som bør gi en slik innføring fra UiOs side.

7 4 Sak 5 V-sak Saksnr: 2013/751 Handlingsplan for LAMU ved Det juridiske fakultet for perioden Sakspapirer som var publisert: Forslag til ny handlingsplan, utarbeidet av Alf Petter Høgberg, Elisabeth Pedersen Lange og Kari Hegerstrøm. Kort notat med de punktene LAMU bør diskutere Momenter som kom frem under diskusjonen: Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelsen ARK blir fokusområde for 2013 og 2014 og er punkt under C «Ivaretagelse av det psykososiale arbeidsmiljøet». Inneklima i DN tas inn som eget punkt også for ansatte F1, på lik linje som det er gjort tidligere på studentenes arbeidsmiljø. Kloakklukt er fortsatt et tema i DN etter 2 år hvor fakultetet har meldt dette som et problem. «Tettere kontakt/kommunikasjon mellom studenter og TA» - LAMU avventer tilbakemelding fra JSU og TA på denne, kan sannsynligvis tas ut. -> Sekretæren har i etterkant av møte hatt samtale med områdeleder i TA, samt sett på andre tiltak som kan bedre situasjonen. Forslag til tiltak er satt inn i venstre kolonne i handlingsplanen. «Arbeide for bedre lesesalsdekning i eksamensperioder» blir stående - JSU må gi tilbakemelding etter hvert semester på hvordan situasjonen var under eksamen. «Sørge for bedre informasjon om kurs for mestring om eksamensangst» utgår fra planen slik det også ble foreslått. E. Lokal beredskapsplan -> Sekretæren har flyttet tekst fra høyre kolonne (Status/dokumentasjon) over til venstre kolonne (Tiltak/mål) samt satt til ytterligere et tiltak: «Møter i lokal beredskapsgruppe for å medvirke til økt fokus på beredskap samt skape en kultur og bevisst holdning til god beredskap.» C. under punktet om oppfølging Arbeidsmiljøfokus 2011 ryddet litt i teksten i venstre og høyre kolonne for å tydeliggjøre tiltak. G. Dokumentasjonsrutiner i høyre kolonne fjernes teksten «Saksbehandlingssystemet ephorte skal benyttes». Nytt punkt «Førstehjelpskurs for ansatte» punkt H. Nytt punkt «LAMU arbeider for å utvikle et fokus på læringsmiljø» - punkt I. Endelig versjon av handlingsplanen sendes ut med utkast til protokoll for kvalitetskontroll og godkjenning av ytterligere tiltak som er foreslått. Vedtak: Handlingsplan for LAMU for perioden ble vedtatt med de endringer som fremkom på møtet. Sak 6 D-sak LAMU-seminaret (ble avholdt samme dag som LAMU-møtet) Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse (ARK) Gjennomføring og spesielt oppfølgingen av Arbeidsmiljø- og klimakartlegging (ARK) blir fast sak på sakskartet i 2013 (spesielt fra høsten), og vil være fokusområde for LAMU i 2013/2014.

8 (I regi av UHR har det blitt utviklet en ny kvantitativ arbeidsmiljøundersøkelse som er tilpasset universitets- og høyskolesektoren. Denne arbeidsmiljøundersøkelsen kalt ARK, har sterke føringer for forankring, gjennomføring og oppfølging. Teologisk fakultet har vært pilot ved UiO og presenterte i november sine resultater for de ansatte ved TF. NTNU har gjennomført en pilot for hele universitetet. Det gjøres endringer som følge av erfaringene fra pilotene og Arbeidsmiljøutvalget v/ UiO vil få mer informasjon på sitt møte i mars Ved en eventuell bruk av ARK ved UiO vil det bli nedsatt en partssammensatt gruppe som skal følge opp gjennomføringen av prosjektet. Her vil både fagforeningene, verneombud og ledelsen være representert. 5 ARK vil kunne være tilgjengelig fra høsten Fakultetsstyret og LAMU vil få mer informasjon i sine kommende møter. For øvrig publiseres det informasjon om prosjektet på UiOs nettsider.) Addendum: Et annet tema som ble orientert om på seminaret, men som vi ikke refererte i LAMU-møtet: Ledelsens gjennomgang Som ledd i det systematiske HMS-arbeidet skal det hvert år foretas «Ledelsens gjennomgang» på alle nivåer i organisasjonen. (Dette er det også orientert om i sak 7 e). Det som er viktig i dette er: «Leder skal sørge for at tiltaksplan fra ledelsens gjennomgang sendes til LAMU og styret for enheten». Ved fakultetet vil det for 2012 foretas «Ledelsens gjennomgang» på fakultetsnivået. Dette foregår 6. mars (Utsatt til 20. mars) Sak 7 Skriftlige orienteringssaker: Saksnr: 2013/413 a) Tak- og fasadearbeider sentrumsbygningene - status pr. uke 5/2013 Orienteringsnotat av HMS- og bygningskoordinator. Addendum: Vedr Domus Academica - I notatet side 2 og 3 er det nevnt mulig stenging av inngang fra Universitetsgaten. Statsbyggs entreprenører har gjort tiltak/ iverksatt rutiner for fjerning av snø fra tak. Inngangen blir dermed ikke stengt. b) Akustikkdemping auditoriene i Domus Academica Arbeider med himlingen i 3 auditorier i DA vil bli foretatt nå våren og sommeren Anslått oppstart er mars/april og arbeidene er foreløpig beregnet til 6-8 uker. c) Beredskapsplan for Det juridiske fakultet Sakspapirer: Gjeldende beredskapsplan versjon 20, datert Notat av til dekanatet fra HMS-koordinator med betraktninger etter beredskapsøvelsen i desember (Sendes til LAMU-representantene kun pr e-post, kunngjøres ikke på nett.) d) ROS-analyser foretatt ved fakultetet i 2011 Status pr 20/ på tiltak som er satt ifm ROS-analysene som ble foretatt i 2011.

9 6 (Sakspapirene distribueres kun via e-post, ikke på nettsidene.) Saken vil også bli tatt opp i kontorsjefmøte 7. februar og seksjonsledermøte i løpet av februar/mars. Nettsidene «For ansatte» / HMS-sidene vil også suppleres med mer informasjon. Saksnr: 2013/1602 e) «Ledelsens gjennomgang» som en del av det systematiske HMS-arbeidet ved fakultetet Ledelsens gjennomgang vil bli foretatt i dekanatet 6. mars 2013 (utsatt til 20. mars). For 2012 gjennomfører vi dette kun på fakultetsnivå. Se også sak 6. Møtereferat og tiltaksplan vil bli sendt LAMU når møtet er gjennomført. Sakspapirer som informasjon om hva dette består i: Prosedyre for ledelsens gjennomgang Skjema for ledelsens gjennomgang underlag, møtereferat og tiltaksplan (worddokument som var vedlagt sakslisten). Saksnr: 2012/12402 f) Innspill til årsplan for Bedriftshelsetjenesten Oppsummering av fakultetets innspill ble delt ut på møtet. Sak 8 Eventuelt a) Avvikling av SMRs status som Norges nasjonale institusjon (NI) for menneskerettigheter Sak meldt av Elisabeth Pedersen Lange. Daniel Kjelling orienterte. Avviklingen av NI vil skje fra 30. juni b) Læringsmiljøsaker til LAMU Sak meldt av Elisabeth Pedersen Lange. LAMU skal ha større fokus på saker knyttet til læringsmiljø. (Er også tatt inn som eget punkt i handlingsplanen: «LAMU arbeider for å utvikle et fokus på læringsmiljø».) Fakultetets administrative læringsmiljøkontakt Marius Fuglum er invitert til å delta på LAMU-møtene som observatør. Marius delte ut informasjon om «Si fra-system for studenter ved UiO». Dette vil bli tatt i bruk fra høsten Alf Petter Høgberg leder LAMU Kari Hegerstrøm sekretær LAMU

10 Referat fra møtet i fakultetets arbeidsmiljøutvalg Til stede: Arbeidsgiverrepresentanter: Bjørn Hol, Anette Langtvet og Eva Helene Mjelde Arbeidstagerrepresentanter: Espen Lyng Andersen og Sindre Kristoffer Rian Forfall: Maria D.H.Nesteby, studentrepresentant og Ole Martin Nodenes (AMU) Referent: Erlend Huglen Tid og sted: 27. feb :00-13:30, Møterom Hippokrates, Sogn Arena Saksliste Godkjenningssaker o Sak 1/2013 Godkjenning av møteinnkalling o Sak 2/2013 Godkjenning av referat fra forrige møte i MED-LAMU Orienteringssaker o Sak 3/2013 Kort orientering fra fakultetsledelsen o Sak 4/2013 Kort orientering fra fakultetsverneombudet o Sak 5/2013 Bestilling av bedriftshelsetjenester for 2013 o Sak 6/2013 Ledelsens gjennomgang o Sak 7/2013 ROS analyse ved IMB o Sak 8/2013 Rapport fra tilsyn etter genteknologiloven ved IMB o Sak 9/2013 Gjennomført vernerunde ved Fakultetsadministrasjonen Diskusjonssaker o Sak 10/2013 Saker som MED-LAMU skal behandle o Sak 11/2013 Fokusområde for 2013 o Sak 12/2013 Trenger utvalget bedre kunnskap om HMS-utfordringene ved fakultetet - behov for befaringer? Vedtakssaker o Sak 13/2013 Årsrapport - LAMU-arbeid ved MED-FAK i 2012 Referatsaker o Sak 14/2013 Referater fra møte i AMU,Klinmed-LAMU og IMB-LAMU o Sak 15/2013 Eventuelt Godkjenningssaker Sak 1/2013 Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkallingen ble godkjent, men følgende ble kommentert: Dokumentmengden var omfattende. Dersom det er mulig, ønsker MED-LAMU sidenummerering i samledokumentet.

11 Sak 2/2013 Godkjenning av referat fra forrige møte i MED-LAMU Referatet fra forrige MED-LAMU, ble godtatt uten videre kommentar. Orienteringssaker Sak 3/2013 Kort orientering fra fakultetsledelsen IMB IMB er i gang med et prosjekt for å se på instituttets ledelse- og organisasjonsstruktur. IMBs struktur avviker per i dag fra fakultetet for øvrig, bl.a. ved at man ikke har avdelingsledere. Prosjektet er nå i en startfase, der man fokuserer på å avklare/definere dets rammer, valg av metode(r), og prosessen fremover. På sikt ønsker man bred involvering, i det man ser for seg kan bli et omfattende prosjekt. Fakultetssekretariatet Kulturen ved Fakultetssekretariatet, blir tema for et prosjekt som vil pågå i løpet av våren. Målsettingen er bl.a. å skape større bevissthet om og sterkere eierskap til fakultetets overordnede strategiske planer, blant de ansatte. Fakultetsdirektøren presiserte at det ikke er snakk om en effektiviserings- eller omorganiseringsprosess. Noe av det man ønsker å oppnå gjennom prosjektet, er bevissthet om hva det vil si å gjøre jobben godt nok. Fokuset vil ligge på seksjonsnivå, og de ansatte vil bli involvert, bl.a. ifm. et lunsj til lunsj -arrangement. Prosjektet skal etter planen presenteres for de ansatte på Bollemøtet Teknisk avdeling På møte med Teknisk avdeling , ønsker fakultetet bl.a. å ta opp følgende tema: Disseksjonsavdelingen (Domus Medica) Adgangssoner i eksisterende bygg (Domus Medica) Drift av nybygget i sin helhet (Domus Medica) Drift av auditoriene (Domus Medica) Ombyggingsbehov ved evt. etablering av Klinisk ernæring. (Domus Medica) Ombyggingsbehov ved evt. etablering Master of public health Fremtidig samlokalisering av HELSAM Sentralt arbeidsmiljøutvalg (AMU) Som et ledd i styrke forbindelsen mellom AMU og de LAMUene som rapporterer til AMU, er MED-LAMU invitert til et møte i AMU AMU har bedt om at både arbeidsgiver- og arbeidstakersiden skal være representert i møtet. Fra MED-LAMU møter derfor leder for MED-LAMU (fakultetsdirektøren), fakultetsverneombudet og en ansattrepresentant. HMS-koordinator/sekretær for MED-LAMU deltar også på møtet. Sak 4/2013 Kort orientering fra fakultetsverneombudet Fakultetsverneombud Espen Lyng Andersen har laget en oversikt over de totalt 47 verneombudene og vara-verneombudene ved fakultetet. Han vil i løpet 2013, prioritere å besøke flest mulig av verneombudene i deres verneområder. Første besøk finner sted Sak 5/2013 Bestilling av bedriftshelsetjenester for 2013

12 Fakultetsdirektøren gav en kort orientering om fakultets plan for bruk av bedriftshelsetjenester i Etter utgangen av 2013, ønsker MED-LAMU en rapport som viser hvordan fakultetets reelle bruk av slike tjenester var i løpet av året. HMS-koordinator følger dette opp. Sak 6/2013 Ledelsens gjennomgang Fakultetsdirektøren gav en kort orientering, og presiserte viktigheten av innspill fra instituttene i den aktuelle sammenhengen. Sak 7/2013 ROS analyse ved IMB MED-LAMU gjennomgikk rapporten Risikovurdering av Domus Medica, samt tilhørende tiltaksplan. Rapporten ble opprinnelig bestilt av Teknisk avdeling, og oppsummerer de tekniske forholdene ved Domus Medica. MED-LAMU finner at rapporten gir oversikt over dette, og at den vil kunne gi et positivt bidrag jfr. et bedre og tettere samarbeid mellom Teknisk avdeling og fakultetet. Det ble for øvrig kommentert at flere av avvikene som dokumenteres i rapporten, viser forbedringspotensialet ved Teknisk avdelings prosjektstyring. Sak 8/2013 Rapport fra tilsyn etter genteknologiloven ved IMB Et par mindre mangler ble rapportert i forbindelse med tilsynet, og disse er allerede under oppfølging. Sak 9/2013 Gjennomført vernerunde ved Fakultetsadministrasjonen Vernerunde for Fakultetsadministrasjonen ble avholdt Mange av tiltakene er allerede fulgt opp. Støy, temperatur og sollys/solskjerming, var tema for noen av funnene i vernerunden. Diskusjonssaker Sak 10/2013 Saker som MED-LAMU skal behandle MED-LAMU sier seg enige i de oppsatte punktene i saksfremlegget, jfr. hvilke saker MED-LAMU skal ivareta. Ingen kommenterte at det manglet typiske oppgaver/saker for MED-LAMU, verken som lokalt eller som overordnet organ. Sak 11/2013 Fokusområde for 2013 MED-LAMU velger å opprettholde den kommende arbeidsmiljøundersøkelsen ARK, som sitt hovedfokus i Sak 12/2013 Trenger utvalget bedre kunnskap om HMS-utfordringene ved fakultetet - behov for befaringer? Utvalget fant, at dersom ikke en spesifikk sak krever det, er det ikke behov for befaringer. Vedtakssaker Sak 13/2013 Årsrapport - LAMU-arbeid ved MED-FAK i 2012 Årsrapporten for LAMU-arbeid ved MED-FAK i 2012, ble godkjent uten merknader. Referatsaker Sak 14/2013 Referater fra møte i AMU,Klinmed-LAMU og IMB-LAMU Ingen av referatene ble kommentert av utvalget.

13 Sak 15/2013 Eventuelt Ingen eventuelt-saker. Samlefil MED-LAMU

14 Møte i fakultetets arbeidsmiljøutvalg Deltagere Arbeidsgiver: Bjørn Hol, Eva Helene Mjelde og Knut Tore Stokke Arbeidstager: Espen Lyng Andersen, Sindre Kristoffer Rian og Maria D.H. Nesteby Observatør: Solveig Skaland (student) og OleMartin Nodenes (AMU) Gjest: Marianne Midthus Østby, Klinmed Referent: Liv Bjøntegaard Finess Tid og sted: 29. mai :00-13:30, Møterom Hippokrates, Sogn Arena Saksliste Saksliste MED-LAMU o Sak 16/2013 Godkjenning av møteinnkalling o Sak 17/2013 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU Orienteringssaker o Sak 18/2013 Kort orientering fra fakultetsledelsen o Sak 19/2013 Kort orientering fra fakultetsverneombudet o Sak 20/2013 Orientering om arbeidet med utvikling av veiledning til HMS-samarbeidsavtalen med OUS o Sak 21/2013 Bruk av Bedriftshelsetjenester(BHT) rapport for 1.kvartal o Sak 22/2013 HMS-årsrapporteringer for 2012 o Sak 23/2013 Ledelsens gjennomgang på fakultetsnivå Diskusjonssaker o Sak 24/2013 Forslag til mål og strategier for HMS-arbeidet ved fakultet o Sak 25/2012 HMS-opplæring av MED-LAMU-medlemmer - kartlegging o Sak 26/2013 Har utvalget ønsker/behov for utvidet informasjon om forhold ved UiO som angår arbeidsmiljøet for ansatte og/eller studenter? o Sak 27/2013 Møteplan for høsten 2013 Referatsaker o Sak 28/2013 o Sak 29/2013 Eventuelt Saksliste MED-LAMU Sak 16/2013 Godkjenning av møteinnkalling Sak 17/2013 Godkjenning av referat fra forrige MED-LAMU Referat fra møtet Orienteringssaker

15 Sak 18/2013 Kort orientering fra fakultetsledelsen Muntlig orientering Sak 19/2013 Kort orientering fra fakultetsverneombudet Muntlig orientering Sak 20/2013 Orientering om arbeidet med utvikling av veiledning til HMSsamarbeidsavtalen med OUS Muntlig orientering v/marianne Midthus Østby, leder av arbeidsgruppen Sak 21/2013 Bruk av Bedriftshelsetjenester(BHT) rapport for 1.kvartal notat brev fra BHT rapport 1.kvartal kvalitetsprosedyre Sak 22/2013 HMS-årsrapporteringer for 2012 notat sammenstilling av årsrapportene Sak 23/2013 Ledelsens gjennomgang på fakultetsnivå notat underlag m/vedlegg referat m/tiltaksplan prosedyre for "Ledelsens gjennomgang" Diskusjonssaker Sak 24/2013 Forslag til mål og strategier for HMS-arbeidet ved fakultet notat forslag til mål og strategier m/vedlegg Sak 25/2012 HMS-opplæring av MED-LAMU-medlemmer - kartlegging notat modulbasert HMS-opplæring prosedyre for HMS-opplæring Sak 26/2013 Har utvalget ønsker/behov for utvidet informasjon om forhold ved UiO som angår arbeidsmiljøet for ansatte og/eller studenter? Diskusjon Sak 27/2013 Møteplan for høsten 2013 notat - forslag til datoer Referatsaker

16 Sak 28/2013 notat Referat fra møte i AMU Referat fra møte i Klinmed-LAMU Referat fra møte i IMB-LAMU Sak 29/2013 Eventuelt Samlefil

17 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN LAMU) Perioden Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Yngve Hafting (fakultetsverneombud, FVO) (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Arvid Thorstensen (TA), Kai Åge Fjeldheim (MNfak) REFERAT fra møte 20. mars 2013, kl 1300, V349 Fak.styrerommet TILSTEDE Arbeidsgiversiden: Carl H. Gørbitz, Frank Sarnes, Rigmor Bjørkli Arbeidstakersiden: Klaus Høiland, Eivind Samuelsen, Berit Kaasa, Yngve Hafting Forfall: Morten Dæhlen, Arvid Thorstensen, Mikkel Brekke DAGSORDEN Sak 01: Referat fra møtet 21.november 2012, jmf. vedlegg Vedtak: Referatet ble godkjent. Sak 02: Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 03: Valg av leder, se Arbeidsmiljøutvalg Vedtak: Arbeidsgiversiden leder møtene i I Morten Dæhlen fravær ledet Frank Sarnes møtet. Varamedlemmer bes valgt. Sak 04: Møteplan 2013, jmf. vedlegg Vedtak: Møteplan for 2013 ble vedtatt. Sak 05: Valg av fakultetsverneombud, jmf. vedlegg Vedtak: MN LAMU tar frikjøp av verneombud på fakultetet til etterretning. Etter vedtak i AMU (Sak 03/13) endres tittelen til Lokalt Hovedverneombud. Yngve Hafting ønskes velkommen som nytt lokalt hovedverneombud på fakultetet. Sak 06: Revisjon av mandat for MN LAMU, jmf. vedlegg Vedtak: MN LAMU slutter seg til fremlagt forslag til mandat med følgende endring: Kulepkt. 2 under Avgrensinger tas ut Spørsmål knyttet til Arbeidsmiljølovens 7.2 som kan få direkte innvirkning på ansattes arbeidssituasjon eller på virksomhetens drift. Denne typen spørsmål skal normalt behandles etter reglene i Hovedavtalen, evt. rådende tilpasningsavtale. MN LAMU kan imidlertid påpeke konsekvenser av og gi innspill i denne typen saker.

18 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN LAMU) Perioden Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Yngve Hafting (fakultetsverneombud, FVO) (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Arvid Thorstensen (TA), Kai Åge Fjeldheim (MNfak) Sak 07: Årsrapportering fra enhetene diskusjons notat, jmf.vedlegg Vedtak: MN LAMU slutter seg til forslaget om å avvikle Skjema for Årsrapport da rapporteringen ikke lenger ansees formålstjenelig. Rutinen i HMShåndboken revideres i henhold til dette. Sak 08: Forslag til ny strategisk plan for MNfakultetet , jmf.vedlegg Vedtak: MN LAMU slutter seg til revidert strategisk plan for perioden med forslag til følgende endring: s. 3 Det ikke skjer dokumentert utilbørlig atferd fra leder, ansatt eller studenter. Planen oversendes dekanat for videre behandling. Sak 09: Fokus område for 2014, diskusjon Vedtak: MN LAMU ønkser å ha Risikovurderinger som fokusområde i Sak 10: ORIENTERINGSSAKER a. STATUS HMS Opplæringstilbud i. MNlab0010/0020 Det ble gitt en kort orientering om status opplæringstilbudet til MSc og BSc studentene. Digitalisering av deler av emnet lab.sikkerhet vil bli igangsatt. ii. Mini seminarer Et 3 timers mini seminar planlegges våren 2013 med tema OHSAS18001 Arbeidsmiljø og helse iii. 1.hjelpskurs 28.feb og 13.mars er gjennomført. 2. Beredskap (ROS analysen) Avvikene avdekket gjennom rapporten er sammenfattet i eget dokument. Sikkerhetsrådgiver i TA har ansvar for oppfølging mot enhetene. 3. Revisjon Gjennomføres høsten Følgende prosedyrer skal revideres: Prosedyre for valg av medlemmer og varamedlemmer til lokale arbeidsmiljøutvlag og Lokale arbeidsmiljøutvalg. 4 institutt planlegges besøkt: Astro, MA, IFI, Geo. 4. Laboratorie journal Obligatorisk bruk av lab.journalen er innført ved MNfak, se nettsiden.

19 MN FAKULTETETS ARBEIDSMILJØUTVALG (MN LAMU) Perioden Arbeidsgiversiden: Arbeidstakersiden: Morten Dæhlen Klaus Høiland (fast Vit.ans.) Carl Henrik Gørbitz Eivind Samuelsen (midl. Vit.ans.) Frank Sarnes Berit Kaasa (tekn./adm. ans.) Rigmor Bjørkli Yngve Hafting (fakultetsverneombud, FVO) (Studiedekan Solveig Kristensen ) Mikkel Brekke (studentrepr.) Observatører: Arvid Thorstensen (TA), Kai Åge Fjeldheim (MNfak) b. AKTUELT 1. Ledelsen Det planlegges gjennomgang av HR/HMS funksjonen med dekan og instituttledermøtet 2. Fakultetverneombud (FVO) 3. HMS koordinator Avviksmeldinger 2012, jfm. vedlegg MN meldte inn 32 uønskede hendelser i 2012, de fleste uten skade (18). Skade ble meldt for 5 ansatte og 9 studenter. Det har vært en økning i innmeldte saker for uønskede hendelser. 4. Teknisk avdeling (TA) Klage mottatt fra Prof. Frode Rise vedr. heisprosjektet i Kjemibygningen hvor branndør var satt åpen. Terrassen i Fysikkbygningen er avstengt grunnet lave rekkverk 5. Læringsmiljøutvalget (LMU) Informasjon om saker i LMU tas til etterretning. EVENTUELT Orientering fra AMU ved Berit Kaasa (leder AMU) Saker fremhevet fra AMUmøtet 11.mars tas til etterretning og referat avventes lagt ut. Møtet hevet kl 1430 Cecil Tidemand Grosch sekretær

20 REFERAT FRA MØTE I OD-LAMU APRIL 2013 Tilstede: LAMU: Per Omdal, Tove Langhaug, Elisabeth Aks, Grazyna Jonski, Ingunn Haugenes, Ann Kristin Ruus, Janne Lea(leder), Leif E. Jensen(referent) Verneombud: Mona Lisa Nesholen, Anne Marie Evensen, Anne Karin Ødegaard, Aina Mari Lian, Yamila Lopez, Hanne Weidemann Inviterte: Forfall: Områdeledere Kaj Jensen og Ole Henrik Alstad Hovedverneombud UiO, Hege Lynne Anne Bjørg Tveit Gjelder: MØTE I OD-LAMU TORSDAG 10. APRIL, KL Møtested: Møterom 312, Geitmyrsveien 69, 3. etg. Felles miniseminar for OD-LAMU og Verneombudene Det odontologiske fakultet skal avholde valg til verneombud og LAMU- medlemmer nå til høsten, begge med virke fra Hvordan skal vi frem mot valgene få frem engasjementet, diskusjonene, synliggjøringen, som sikrer høy valgdeltagelse - Hvordan kan ledelse og verneombud sammen bidra til dette? 1) Noen tanker og tall fra valget i 2012 v/leif Valg OD-LAMU: Ved valget kom det inn 1 forslag for fem av verneområdene (altså ingen valg), 2 ved ett område, og for det siste kom det ingen forslag på kandidat. Verneombudet ble her utpekt/oppnevnt. Ingen stedfortreder ble valgt/oppnevnt Valg verneombud: Det kom inn forslag på en kandidat fra IOB, samt for Fakultetsadm/Tannpl/Fotoavd. Det kom ikke inn forslag på kandidater fra IKO. IKOs representant ble derfor utnevnt av fagforeningene. Ingen stedfortreder for medlemmene. Valgene for perioden ble for første gang gjennomført som elektronisk valg. Det ble ikke avholdt valgmøte for valgene. Valgstyret jobbet med å få kandidater til verneombudsvervet og til OD LAMU. Ledende verneombud arbeidet aktivt med rekruttering 2) Betraktinger, erfaringer og råd v/uios hovedverneombud Hege Lynne Hege Lynne gjennomgikk hovedverneombudets rolle, betraktninger for HMS arbeidet ved UiO og hvilken rolle verneombudene har i dette arbeidet. Verneombudene er en viktig ressurs, men er helt avhengig av informasjon og deltagelse i saker som vedrører arbeidsmiljøet, for å kunne medvirke. Postadresse: Pb Blindern 0317 Oslo Besøksadresse: Geitmyrsveien 69/ Oslo Telefon: Telefaks: av 2 referat_april_2013.doc

21 3) Diskusjon - Momenter/innspill Verneombudene må tidligst mulig tas med i prosesser. Spesielt i forhold til byggesaker. Kontaktmøte mellom verneombudene og Eiendomsavdelingen ble i 2012 avsluttet da verneombudene ikke møtte/deltok. Fravær skyldes flere forhold. Det er ønskelig at møtene vurderes gjenopprettet. Viktig med kompetansebygging for verneombudene. Verneombudsrollen gir ekstra kompetanse som flere arbeidsgivere etterspør. Viktig for motivasjonen at ledelsen oppfordrer verneombudene til å gå på kurs. Derfor bla. ønskelig at epost fra hovedverneombudet til verneombudene om kurs, sendes som cc til ledelsen. Det kom innspill fra verneombudene om å sette av midler på fakultetsnivå til kompetanseoppbygging. Organisere seminarer reise bort for å fokusere på rollen og som en form for miljøskaper og incentiv. Innspill om ekstra lønnstrinn for å utøve rollen som verneombud. Vektlegge rollen i lokale lønnsforhandlinger, alternativt B-tillegg. Viktig at ledelsen er beviste på rollen som verneombud og setter av nok til at den kan utøves. Verneombudene bør i større grad fremme saker til OD-LAMU. Foran valgprosessen: Sende god og utfyllende informasjon om verneombudsrollen (på norsk og engelsk) Hva innebærer rollen og hva kan rollen «gi» den enkelte (markedsføring av rollen). Innspill settes opp som sak til neste møte i OD-LAMU. Postadresse: Pb Blindern 0317 Oslo Besøksadresse: Geitmyrsveien 69/ Oslo Telefon: Telefaks: av 2 referat_april_2013.doc

22 Protokoll fra møte i LAMU 5. mars Møtet ble satt 05. mars 2013, kl , ESH, Fakultetsstyrerommet, og hevet kl SAK 1 SAK 2 SAK 3 Godkjenning av sakslisten Godkjent Godkjenning av referat ( fra forrige møte) Godkjent Studentrelaterte saker Ingen saker. Student møtte ikke. SAK 4 SAK 5 SAK 6 SAK 7 SAK 8 Saker fra læringsmiljøkontakten Ingen saker Ombygging av 2, 3 og 4 etasje i Eilert Sundts hus Kjelleren i ES er gjennomgått ift lagerplass for fakultetet etter ombyggingen. Arkivet, IT- og studieseksjonen trenger lagerplass. Møte i Sentralt brukerutvalg avholdt i uke 9. Plassering av SV-infosenter er uavklart. IT-helpdesk planlegges til 3. et. Et viktig moment i planleggingen er hensynet til brannsikring. Det skal opprettes en egen informasjonsside på fakultetets web. Omorganisering av IT-seksjonen Erfaringsutveksling i møtet. Ny IT-leder på plass 1. april. W. Syvertsen. Orientering om aktuelle saker fra LVO UiO har fått landets første studentverneombud. Arbeids- og klimaundersøkelsen for UH-sektoren. UiO skal gjennomføre undersøkelsen sekvensielt. ARK lanseres 13. juni. Forankres i AMU og deretter i LAMU. Oppfølgingsundersøkelse 2-3 år etterpå. Arbeidsgiver melder inn til sentralt på hvilket tidspunkt vi ønsker undersøkelsen. Vernerunde på enhetene, frist dvs før sommerferien. Hege Lynne ble utpekt av fagforeningene som nytt hovedverneombud ved UiO for en 2-årsperiode. *Grønt UiO: Ønske om at enhetene kaster glass i glasscontainere tilknyttet enheten. For øvrig kildesortering avventer vi policy fra UiO sentralt. Vårseminar 2013: Tirsdag 14. mai Planleggingen er i gang. Tema er rollefordeling mellom tjenestemannsorganisasjonene og vernelinjen. Informasjon følger.

23 SAK 9 Fokusområde for LAMU 2013 Fokusområde i LAMU 2013 er ombyggingen i Eilert Sundts hus. SAK 10 Eventuelt Ingen saker.

24 Protokoll fra møte i LAMU 7. mai mai 2013, kl , ESH, Fakultetsstyrerommet SAK 1 Godkjenning av sakslisten Godkjent. SAK 2 Godkjenning av referat (fra forrige møte) Godkjent. SAK 3 Presentasjon av BHTs tjenester Trine Evensen, Spesialist i bedriftssykepleie ved Enhet for bedriftshelsetjeneste presenterer Bedriftshelsetjenesten og hva fakultetet kan bruke BHT til. BHTs webside: SAK 4 Grønt UiO og kildesortering En sak fra verneombudet ved SAI: Ønske om å få etablert/utredet realiseringen for et retursystem for plast/glass ved samtlige fakulteter ved UiO. Fokusområde i 2012 var kildesortering og fjerning av søppelkasser på kontorer ved noen enheter; Grønt SV. Lokalt hovedverneombud tar saken opp med hovedverneombud sentralt. SAK 5 Studentrelaterte saker 1. Status ombyggingen. 2. Muligheter for kildesortering i studentarealene. SiO har vurdert dette, men valgt å ikke gjøre noe med dette, fordi brukerne kaster søppel i nærmeste søppelkasse. 3. Pappesker for papir settes ut på masterlesesalene. Kaya Sverre følger opp. Studentene må tømme kassene selv. SAK 6 Saker fra læringsmiljøkontakten Ingen saker. SAK 7 Ombygging av 2, 3 og 4 etg. Eilert Sundts hus Orientering ved koordinator på fakultetet Mari Anne Ramstad. Teknisk avdeling styrer hele ombyggingsprosjektet. Behov for datoer for når ting skjer i prosessen. Ombyggingen skjer kun i høyblokka. SAK 8 Orientering om aktuelle saker fra LVO 1. Endring av tittel: Lokalt hovedverneombud. Ingen betydning for vervet, men lettere å forstå innholdet. 2. Seminar for verneombudeneog vara ved UiO: Tirsdag 4. juni, ca 9-15.

25 3. Ny felles e-postadresse for verneombudene, inkl vara, ved fakultetet: 4. Vernerunder på fakultetet: Frist ISV er ferdig, PSI utsetter til Tone Vold-Johansen sender ut e-post til kontorsjefene. SAK 9 Sommerseminar for verneombud og LAMU SV-fakultetet tirsdag 14. mai Program sendt ut. Tidspunkt: Sted: Frisch-rommet. Middag på Curry&Ketchup kl 18. SAK 10 Eventuelt Ingen saker.