Informasjonsbrev 1/2014

Transkript

1 Utviklingsprogrammet Skiptvet 2020 Informasjonsbrev 1/2014 Bakgrunn Rådmannen har iverksatt strategi- og utviklingsprogrammet Skiptvet 2020 med basis i Økonomi og handlingsprogram vedtatt av kommunestyret i Skiptvet 10. desember Oppdragsgiver/Programeier: Programledelse: Arbeidsform: Deltagere: Antall deltagere: Rådmannen Rådmann og virksomhetslederne Møter i programledelsen/virksomhetsledermøter, fellessamlinger, gruppemøter og høringer med politisk ledelse Tillitsvalgte/Hovedtillitsvalgte, Verneombud/Hovedverneombud, mellomledere, virksomhetsledere og rådmannen medarbeidere inkl. virksomhetsledere og rådmann Organisering: Fellessamlingene ledes av rådmann og gruppemøtene (4 forskjellige grupper) ledes av virksomhetslederne parvis Struktur/Disposisjon for arbeidet: 0. Innledning Hensikten med programmet Fastlegge fokusområder (temaer) 1. Historikk De viktigste momentene/begivenhetene som er relevante i framtiden 2. Scenarier/Utviklingstrekk Kreativ prosess hvor det utarbeides relevante fremtidsbilder/-scenarier 3. Situasjonsanalyse Kort beskrivelse av nåsituasjonen SWOT analyse 4. Mål og strategier Visjon/slagord Verdigrunnlag/verdier Hovedmål/Delmål

2 Strategier 5. Handlingsplan Handlinger per Strategi med angivelse av ansvarlig, frist og ressursbruk 6. Organisering Drøfte og konkretisere behovet for organisasjonsmessige tilpasninger 7. Evaluering Beskrive rutiner og frekvens for evaluering og rullering av plandokumentet Tidsplan: Dato/uke Møte Tema Varighet Ansvar Fellessamling 1 Innhold, struktur, kick-off 3 t Rådmann 46 Gruppemøte 1 Innledning, Fokusområder 2 t Gruppeledere 48 Gruppemøte 2 Fokusområder, Historikk 2 t Gruppeledere 48 Gruppemøte 3 Fokusområder; Scenarier 2 t Gruppeledere Fellessamling 2 Fokusområder 2 t Rådmann Kommunestyremøte Skiptvet 2020 presentasjon 15 min Rådmann Virksomhetsledermøte Fokusområder, Programplan 30 min Rådmann 04 Gruppemøte 4 Nåsituasjonen per Fokusomr. 1 t Gruppeledere SWOT per Fokusområde 1 t 05 Gruppemøte 5 SWOT per Fokusområde forts. 2 t Gruppeledere 06 Gruppemøte 6 Mål og strategier: Visjon, slagord, verdier 2 t Gruppeledere Virksomhetsledersaml. Mål og strategier forberedel. 3 t Rådmann 07 Gruppemøte 7 Mål (hovedmål, delmål) 2 t Gruppeledere 09 Gruppemøte 8 Strategier 2 t Gruppeledere Virksomhetsledermøte Mål og Strategier 3 t Rådmann Fellessamling 3 Mål og Strategier oppsum. 5 t Rådmann 11 Gruppemøte 9 Handlingsplaner 2 t Gruppeledere

3 12 Gruppemøte 10 Organisering 1 t Gruppeledere Evaluering/Rullering 1 t 13 Gruppemøte 11 Oppsummering/Se over 1 t Gruppeledere Forberede presentasjon i plen. 1 t Fellessamling 4 Oppsummering forslaget 3 t Rådmann Virksomhetsledermøte Gjennomgå presentasjon 2 t Rådmann Kommunestyremøte Presentasjon/høring 1 t Rådmann Administrasjonen Oppsummering av komment. Rådmann Saksframlegg / Kommunestyremøte Økonomiplan Rådmann Status i arbeidet per 1. januar 2014: Det er gjennomført to fellessamlinger og 3-4 møter i hver gruppe. Dessuten har rådmannen orientert kommunestyret om Skiptvet Alle gruppene har arbeidet seg gjennom kapitlene 0. Innledning, 1. Historikk og 2. Scenarier/Utviklingstrekk og hver gruppe har levert sine utkast til fremtidsbilder til programledelsen. Den skal bearbeide disse innspillene og utarbeide minst to alternative fremtidsbilder som gjennomgås i Fellessamling 3 den 5. mars I uke 4 starter gruppemøtene igjen med 3. Situasjonsanalyse som tema. Vi er godt i gang og følger den planlagte framdrift holdes Ordtaket sier: «Godt begynt er halvt fullendt» Fokusområder I tillegg til å følge den fastlagte struktur/disposisjon skal arbeidet konsentreres om 3-5 temaer eller hovedområder for kommunens virksomhet. Disse benevnes FOKUSOMRÅDER og skal være gjennomgående/tverrsektorielle, varige og relevante for kommunens virksomhet. Skiptvet kommune som har balansert målstyring, har hittil hatt følgende fokusområder: Organisasjon og Medarbeidere Brukere Økonomi Disse fokusområdene er også blitt fastlagt etter en omfattende prosess i organisasjonen i og en endring i og av disse må være godt begrunnet og forankret. I Fellessamling 2 den presenterte gruppe sitt forslag til fokusområder med antall «stemmer» i parentes:

4 Økonomi (4) Innbyggere/«Folk» (3) Teknologi (2) Samspillseffektivitet (2) Kompetanse (2) Organisasjon (1) Utvikling (1) Kvalitet (1) Livsløp (1) Medarbeidere Fellessamling 2 konkluderte med at programledelsen måtte foreta en endelig vurdering av forslagene og konkludere på valget av Fokusområder. I møte den 10. januar 2014 gjennomgikk virksomhetslederne og rådmannen forslagene. Først presenterte gruppelederne sine gruppers respektive forslag og bakgrunnen for disse. Når det gjelder forslagene Innbyggere/«Folk» og Livsløp var bakgrunnen for disse at kommunens rolle og betydning strekker seg utover nåværende fokusområde Brukere som fortsatt er like aktuelt. Begrepet Innbyggere inkluderer Brukere, men er en utvidelse i forhold til Brukere. Dette sammenfaller også i stor grad av endringer i kommunenes rammebetingelser og endring i lovverk siden Både den nye loven om folkehelse og samhandlingsreformen inne helsetjenester pålegger kommunene større ansvar for helsetjenester og ansvar for kartlegging av innbyggernes helse og forebyggende tiltak i den forbindelse. Derfor ble konklusjonen at fokusområdet skal benevnes Brukere og Innbyggere. Når det gjelder forslagene Samspillseffektivitet, Kompetanse, Utvikling, Teknologi og Kvalitet viste gjennomgangen disse momentene kom opp i forbindelse med status og utviklingen av egne medarbeidere og organisasjon. Momentene var ikke myntet på kommunens eksterne relasjoner, men som et forsterket fokus på dynamikken i utviklingen av og mulighetene for medarbeiderne. Dette hører helt klart til fokusområdet Organisasjon og Medarbeidere, men understreker at det er et forsterket behov blant medarbeiderne at det legges mer vekt på utvikling, kvalitet og effektivitet fremover. Temaet teknologi gjelder i prinsippet alle fokusområder. Det anses som sentralt og effektivt å ta i bruk ny teknologi så langt det passer, dog ikke ta i bruk uprøvet eller ustabil teknologi. Teknologi bør derfor være et gjennomgående tema for alle Fokusområdene. Programledelsen konkluderte derfor med at Organisasjon og Medarbeidere fortsatt skal være et fokusområde. Som ovenstående viser opprettholdes fokusområdet Økonomi. Fokusområdene blir da: Organisasjon og Medarbeidere Brukere og Innbyggere Økonomi

5 Disse fokusområdene skal legges til grunn i det videre arbeid i Skiptvet Dette betyr at scenarioene skal utarbeides av programledelsen rundt disse fokusområdene. Videre skal kapittel 3 Situasjonsanalyse utarbeides for alle tre fokusområdene. Informasjonsbrev Programledelsen vil i begynnelsen av hver måned sende ut nyhetsbrev som publiseres på kommune hjemmeside og på intranettet. Skiptvet, Vennlig hilsen Per Egil Pedersen rådmann