Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Norsk Boxerklubb 6. november 2014

Transkript

1 Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Norsk Boxerklubb 6. november 2014 Møtet ble avholdt i Norsk Kennel Klubs møtelokaler på Bryn i Oslo. Møtet ble satt kl Tilstede i salen var 14 medlemmer med fulle rettigheter. I tillegg deltok klubbens revisor Bjørn Naustheller fra Veel & Karlsen ANS på hele møtet. Det sto en sak på dagsorden: Regnskapspresentasjon 2013 Klubbens leder ønsket velkommen til møte. Godkjenning av innkalling. Klubbens leder gjorde rede for innkallingen. Denne ble gjort av styret i Boxernytt nummer 3 (august) og på klubbens nettsider/facebooksider i midten av september. I klubbens lover 3-5 b stilles det krav om at innkallingen skal skje med 14. dagers varsel og det skal fremkomme hva som skal behandles. Med dette som bakgrunn godkjente det ekstraordinære årsmøtet innkallelsen. Valg av møteleder Styret foreslo nestleder Ørjan Moss som møteleder. Dette ble godkjent av møtet. Valg av referent Styret foreslo leder Line Orlund som referent. Dette ble godkjent av møtet. Valg av to til å underskrive protokollen Helge Fjeld og Lars Erik By ble valgt til å underskrive protokollen. Sak til behandling - presentasjon av regnskap for 2013 Styret har lagt frem et regnskap med noter som styret mener er en god fremstilling av klubbens regnskap. Styrets intensjon har vært å lage en presentasjon mer i tråd med tidligere års presentasjon av regnskapene. Det åpnes for spørsmål til revisor og fra salen bes det om en redegjørelse for hva som vedr. hva som ligger i noen av summene. Revisor og kasserer svarer ut dette. Det er en diskusjon i salen rundt hvilken verdi som skal være på gamle pokaler. Det blir påpekt at man ved å legge til grunn dagens priser også på gamle pokaler har oppjustert verdien på varelageret. Leder Line Orlund informerer om at forskjellen mellom å legge til grunn dagens prisnivå på pokaler og for eksempel legge til grunn 2/3 pris ikke vil utgjøre mer enn kroner. Av en total verdi på varelageret på kroner er dette veldig lite. Det påpekes at det er krevende å håndtere et varelager med mange typer pokaler, noen gamle, noen nye og med svært ulik verdi. Styret redegjør for hva man har iverksatt av tiltak for å redusere antall typer pokaler. Etter noe diskusjon gir møtet følgende anbefaling til styret: Pokaler som ikke kan brukes som ordinære pokaler på klubbens utstillinger og stevner avskrives (settes til verdi 0). Det lages en liste over disse som vedlegges regnskapet hvert år. Gamle pokaler (dvs. kjøpt inn før 2010) tilbys lokalavdelingene uten kostnad for dem (med unntak av forsendelse). Styret bes om å se på ytterligere muligheter for å redusere varelageret. For fremtiden legges innkjøpspris for pokaler til grunn for verdi på varelager. Det er viktig med gode og forklarende noter på hva som ligger i regnskapstallene

2 Etter denne runden med avklaringer og diskusjon ble det stemt over den fremlagte presentasjonen av regnskapet for Denne (Resultatregnskap, balanse og noter) ble enstemmig godkjent. Møtet diskuterte også hvordan man ønsket å få presentert regnskapet fremover. Det ble foreslått en ytterligere forenkling av regnskapspresentasjonen for fremtiden, et forslag som fikk støtte av deltakerne (fremtidig presentasjon). Møtet ble avsluttet kl Referent: Line Orlund Helge Fjeld Lars Erik Bye

3 Resultatregnskap Inntekter Regnskap 2012 Budsjett 2013 Regnskap 2013 Budsjett 2014 Annonseinntekter (3040) kr 5 000,00 kr 2 000,00 kr 8 900,00 kr 8 000,00 Andre inntekter (3070,3080) Note 1 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Salg klubbshop (3081) kr 2 231,00 kr 5 000,00 kr 5 579,00 kr 5 000,00 Medlemskontingent (3100) kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 MVA refusjon (3200) Note 2 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Div. Leieinntekter (3600, 3620) kr 7 821,00 kr - - kr 500,00 kr - Utstillingsinntekter ( ) Note 3+16 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum inntekter kr ,00 kr ,00 Kr ,00 kr ,00 Varekostnader Innkjøp til varelager (4030,4032, 4033, 4034) Note 4 kr ,00 kr ,00 Beholdsningsendring varelager Note 5 - kr ,00 - kr 2 408,00 Sum varekostnader kr ,00 kr ,00 kr - Utgifter Utstillingskostnader ( , ) Note 6+16 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Leie lokale (6300) Note 7 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Leie datasystemer, nettsiden (6400) kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Inventar (6540) kr 6 045,00 kr 5 000,00 kr 6 781,00 Revisjons og regnskapshonorar 6700) Note 8 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kontorrekvisita (6800) Note 9 kr 2 745,00 kr ,00 kr 1 799,00 kr 3 000,00 Trykking Boxernytt (6820) Note 10 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Møter, kurs, oppdatering og lignende (6860) Note 11 kr ,00 kr 8 000,00 kr 3 499,00 kr - Samarbeidsmøte, raseseminar (6861) Note kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Årsmøte (6862) kr ,00 kr 4 000,00 kr 9 048,00 kr 9 000,00 Kont. Atibox og Brukshundsportforb. (6863) kr 3 399,00 kr 3 500,00 kr 2 689,00 kr 4 000,00 Oppdretterseminar (6865) Note kr - kr 5 000,00 kr ,00 kr - Porto (6940) kr 7 440,00 kr ,00 kr 9 396,00 kr - Diverse driftskontnader (6864) kr 5 476,00 kr 5 116,00 kr ,00 Reisekostnader styremøter (7140) kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Reisekostnader Atibox (7141) kr ,00 kr ,00 kr 5 690,00 kr ,00 Gaver (inkl. bårebuketter) (7430) kr 2 124,00 kr 2 000,00 kr 2 080,00 kr - Støtte til lokalavd/kontaktområder (7431) Note 14 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Forsikring lager (7500) kr 1 559,00 kr 2 000,00 kr 1 592,00 kr - Styre og bedriftsforsamlingsmøter (7700) Note 15 kr 553,00 kr - kr ,00 0 Øredifferanser ved avstemming (7740) - kr 1,00 kr - - kr 1,00 kr - Bank og kortgebyr (7770) kr 1 582,00 kr 2 000,00 kr 2 692,00 kr - Tap på fordringer (7830) kr 4 519,00 kr - kr - kr - Sum utgifter kr ,00 kr ,00 kr ,00 Renteinntekter (8040) kr 5 941,00 kr 8 193,00 Driftsresultat = inntekt- varekostn.- utgifter) kr 698,00 kr ,00 kr 7 000,00 Årresultat = driftsresultat + renter kr 6 639,00 kr ,00 kr 7 000,00

4 Numrene utenfor teksten refererer til kontoer i regnskapet. Balanse NOTE EIENDELER Anleggsmidler - - Sum anleggsmidler - - Omløpsmidler 19 Varer, premier Fordringer Andre fordringer (mva) Bankinnskudd og kontanter Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital 18 Bunden egenkapital Opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld 22 Midler til forskning av nyresvikt Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD

5 Noter Note 1: I denne summen ligger Inntekter fra oppdretterseminar (se note 17 om dette), inntekter fra salg av premier til lokalavdelinger inntekter av lagerutleie til Oslo og Akershus og div. småinntekter. Note 2 Det er usikkert hvor mye momsrefusjon som tildeles klubbene via NKK hvert år. Klubben får beskjed om sum vi får helt på slutten av året, mens pengene ofte kommer inn på nyåret. Vi har bevisst valgt å budsjettere svært forsiktig ved årets begynnelse. Note Påmeldingsavgift kr ,00 kr ,00 Parkeringsinntekter kr ,00 kr - Utleie av stands kr 3 080,00 kr 5 650,00 Salg av kataloger kr ,00 kr 100,00 Salg av pokaler/rosetter kr ,00 kr ,00 Inntekter kiosk, inngang kr ,00 kr ,00 Sum kr ,00 kr ,00 Katalogsalg og inntekter fra inngang, kiosk og sekretariat er slått sammen fra vinterutstillingen i 2013 Note 4: Her er året innkjøp av pokaler, rosetter, sløyfer, premiekort og salgsartikler til klubbshop samlet. I 2013 ble det ikke kjøpt inn varer til klubbshopen, så hele summen kommer fra kjøp av pokaler, rosetter og sløyfer. Note 5 NBK har pleid å kjøpe inn premier for to år av gangen. For å redusere bundet kapital i klubben men også fordi vi skal flytte lager, forsøker vi nå å kjøpe inn varer for et år av gangen samt bruke opp så mye av det vi har på lager som mulig. Da vi ikke kjenner innkjøpsverdien av de eldste pokalene, har vi satt denne verdien tilsvarende dagens innkjøpspris for premie av samme valør". Gamle pokaler var flottere enn dagens pokaler og det derfor lagt til grunn at innkjøpsprisen er på nivå med dagens pokaler Verdi premiebeholdning kr ,15 kr ,50 Varer videresalg kr ,25 kr ,00 Sum kr ,40 kr ,50 Endring av totalverdi varelager kr ,00 kr 2 408,00 Note 6 Kostnadene til reise og opphold for dommere og ringpersonale er ført på ulike kontoer i regnskapet i 2012 og Det er her satt sammen summer fra flere kontoer for å gjøre tallene sammenliknbare

6 Leie av lokale (Leto 2012, Exporama 2013) kr ,00 kr ,00 Annonser og trykking av katalog (5008, 5009) kr ,00 kr 8 815,00 Reise/honorar/forpleining dommere og ringpersonale ( ) kr ,00 kr ,00 Aktivitetskostnad og kostnader elektronisk påmelding til NKK(5013) kr ,00 kr ,00 Innkjøp til "kafeteria", dvs intern forpleining (5000) kr 2 674,00 kr 6 983,00 Diverse utgifter utstilling (5011,5012,5014) kr ,00 kr ,00 Forbruk av premier (5007) kr ,00 kr - kr ,00 Kr ,00 Note 7 I 2013 inngikk klubben avtale om et større lager. I forbindelse med at vi flyttet vinterutstillingen fra Letohallen til Exporama, måtte vi hente tilbake det utstyret som i mange år har vært lagret på Leto Deler av det nye lageret leies ut til lokalavdelingen i Oslo og Akershus (de betaler 6000 kroner per år). Inntekten for dette ligger i "andre inntekter", note 1. Pga flyttingen betalte klubben dobbelt leie i 2 mnd. Note 8 I 2012 vedtok årsmøtet å engasjere revisor for å revidere regnskapet. Kostnadene for dette ( kr) påløper for første gang i Noe økte kostnader på regnskapsføring ( kr). Note 9 Det var planlagt innkjøp av skanner for å skanne utstillingskritikker. Dette ble ikke gjort fordi man nå forventer at kritikkene fra NKK vil komme i elektronisk form fremover. Note 10 Nedgang i antall medlemmer fører til lavere trykkerikostnader og også lavere utsendingskostnader. Redusert sidetall på et av numrene. Note 11 Avlsrådsseminar arrangeres hver annet år. Styret og avlsrådsmedlemmer deltar på dette. Klubben har dekket kostnadene fullt ut for avlsrådets medlemmer, mens styremedlemmer har dekket 50 % selv. Kostnadene til kurset påløp i Note 12 Dobbelt så mange tillitsvalgte meldte seg på samarbeidskonferansen i Man arrangerte et ikke- planlagt raseseminar for å oppsummere helse- og atferdsundersøkelsen. Note 13 Det ble langt dyrere enn antatt å arrangere oppdretterseminaret. Mange fra klubben deltok uten deltakeravgift - de hadde hatt nøkkelroller i utarbeidelse av RAS og/eller nye retningslinjer for avl og oppdrett Note 14 Lokalavdelingen i Rogaland nedlagt i 2012, dette medførte lavere kostnader til støtte i Note 15 Møter i RAS gruppen

7 Note 16 Utstillingsregnskap Vinterutstilling Årsvinner Tromsøutstilling Regnskap 2013 Regnskap 2013 Regnskap 2013 Inntekter Påmeld.avg. kr ,00 kr ,00 kr 3 460,00 Utleie stand kr 5 650,00 kr - Salg av premier/rosetter kr ,00 Inntekt Utst., kiosk inngang m.m kr ,00 kr ,00 kr 600,00 kr ,00 kr ,00 kr 4 060,00 Kostnader Innkjøp kaffeteria kr 3 600,00 kr 3 385,34 Leie av hall kr ,75 kr 4 000,00 kr 500,00 Reise/Honorar Dommere+ringp. kr ,50 kr ,58 kr ,32 Trykking av PM/annonser kr 3 564,00 kr - Trykking av katalog kr 5 250,00 kr - Avgift NKK+elektronisk påmeld. kr ,00 kr 4 020,00 kr 505,00 Div. utgifter Utstilling kr ,30 kr 429,00 kr 65,00 Beregnet forbruk av premier kr ,00 kr 2 750,00 kr 653,00 Innkjøpt rosetter kr 2 237,50 kr ,55 kr ,42 kr ,32 Overskudd kr ,45 kr 6 992,58 - kr 9 607,32 Premieforbruket (totalt kr ) belastes den enkelte utstilling i forhold til antall hunder som deltok. Note 17 Samarbeidskonferanse, raseseminar og oppdretterkonferanse Raseseminaret og samarbeidskonferansen ble arrangert på Gardermoen Samfunnshus "Messa" oktober 2013.I regnskapet er det ikke skilt ut hvilke inntekter henholdsvis kostnader som gjelder raseseminaret og hvilke som gjelder samarbeidskonferansen. Deltakerne på samarbeidskonferansen deltok også på raseseminaret Samlet økonomisk resultat for disse to arrangement ble : Inntekter Kostnader Resultat før tilskudd kr ,00 - kr ,00 - kr ,00 Tilskudd fra Helsefond Tilskudd fra Kompetansefond Resultat etter tilskudd kr ,00 kr ,00 - kr ,00 På årsmøte i 2012 vedtok man å bruke kroner fra helsefondet til helseundersøkelsen. Resultater av helseundersøkelsen var tema for raseseminaret og styret vedtok derfor å bruke av disse på dette seminaret Oppdretterseminaret ble arrangert på Gardermoen Samfunnshus "Messa"

8 Det økonomiske resultatet ble slik: Inntekter Kostnader Resultat før tilskudd kr ,00 - kr ,00 - kr Tilskudd fra Helsefond Resultat etter tilskudd kr 5 000,00 - kr ,00 På årsmøte i 2012 vedtok man å bruke kroner fra helsefondet til helseundersøkelsen. Styret vedtok å bruke de siste 5000 på dette seminaret som også hadde helse som tema I budsjettet for 2013 ble det avsatt kr til samarbeidskonferansen og kr til oppdretterseminar. Note 18 Disponering av årsoverskudd Vedtatt på Andel renter/ årsmøtet Forbruk Tilførsel årsresultat Hyttefond kr ,00 - kr ,00 kr 2 903,00 kr ,00 Helse og forskningsfond kr ,00 - kr ,00 kr ,00 kr 2 811,00 kr ,00 Kompetansefond kr ,00 - kr ,00 kr 2 480,00 kr ,00 Sum bunden egenkapital kr ,00 kr ,00 Annen egenkapital kr ,00 kr ,00 kr ,00 Sum egenkapital kr , kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Note 19 Varer, premier Premiebeholdning kr ,00 kr ,00 Innkjøpte varer for videresalg kr ,00 kr ,00 Sum kr ,00 kr ,00 Note 20 Fordringer Loddsalg oppdretterseminar *) Reiseforskudd Atibox **) Kundefordringer kr 1 580,00 kr 4 612,25 kr ,75 kr ,00 kr 8 587,00 *) Loddsalg på oppdretterseminaret som ble fakturert i ettertid. Men med faktura dato , så dette er med i kundefordringene. **) Reiseforskudd til Ørjan Moss for planlagt reise til Atibox. Reisen ble ikke gjennomført.

9 Note 21 Bankinnskudd og kontanter Depositum, lager kr ,00 kr 7 500,00 Driftskonto kr ,00 kr ,00 Helse og forskning kr ,00 kr ,00 Avlskonto kr ,00 kr 3 095,00 Klubbhuskonto kr ,00 kr 85,00 Div bankkonti kr 219,00 kr 3 366,00 Sum kr ,00 kr ,00 Note 22 Midler til forskning av nyresvikt. Frode Lingås ved Norges Veterinærhøyskole har mottatt tilskudd til videre kartlegging av nyresvikt hos boxer. Søknaden gjelder boxer og berner sennen. Midler til kartleggingen, kr , er satt inn på konto hos Norsk Boxerklubb. Siden dette ikke er midler som tilhører klubben er de oppført i balansen som gjeld.

10 Fremtidig* presentasjon skal inneholde: Inntekter Medlemskontingent Salg klubbshop Utstillingsinntekter Andre inntekter Sum inntekter Varekostnader Innkjøp til varelager Beholdningsendring varelager Sum varekostnader Utgifter Utstillingskostnader Leie lokale Leie datasystemer, nettsiden Inventar Revisjons og regnskapshonorar Trykking Boxernytt Møter, kurs, oppdatering og lignende Samarb.møte, raseseminar, oppdr.sem Kont. Atibox og Brukshundsportforb. Diverse driftskontnader Reisekostnader Atibox Støtte til lokalavd/kontaktområder Styre og bedriftsforsamlingsmøter Øredifferanser ved avstemming Tap på fordringer Sum utgifter Renteinntekter Driftsresultat = inntekt- varekostn.- utgifter) Årsresultat = driftsresultat + renter * Fra og med presentasjon av regnskap for 2014