DIS-Rogaland, Slekt og Data INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 25. Februar 2015 Kl. 18:30 på Statsarkivet i Stavanger

Transkript

1 1 DIS-Rogaland, Slekt og Data INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 25. Februar 20 Kl. 18:30 på i Stavanger Program: 1. Årsmøte 2. Pause/bevertning Foredrag v/ Forslag til årsmøtets dagsorden: 1.Møtets åpning, registrering av medlemmer og fullmakter 2.Valg av møteleder og referent 3.Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4.Styrets beretning om siste års virksomhet. Årsberetning 2014 følger vedlagt. 5. Regnskap for 2014 A. Gjennomgang av regnskapet B. Revisors beretning C. Godkjennelse 6. Innkomne forslag 7. Budsjettforslag for Vedtekter 9. Valg av leder, styremedlemmer og Varamedlemmer.Valg av valgkomite 11.Valg av revisor 12.Årsmøtets avsluttes. ÅRSBERETNING DIS- Rogaland, Slekt og Data Periode Årsberetning og regnskap dekker kalenderåret Årsmøte 2014 Foreningens årsmøte for 2014 ble arrangert 19. mars i møterommet på i Stavanger. Referat fra årsmøtet finnes på DIS-Rogalands nettsted. Regnskapet for 2013 ble godkjent og budsjett for 2014 ble vedtatt. Etter årsmøtet var det orientering om i Stavanger ved statsarkivar Inger Messmer. 3. Tillitsverv I 2014 har foreningen hatt følgende tillitsvalgte: Styret: Jan H. Gulliksrud Stavanger leder Sverre M. Lima Bryne nestleder Hanne K. Høie Stavanger styremedlem Tone Tjensvold Barstad Bryne styremedlem Øystein Blitzner Netland Egersund styremedlem Stein Høiland Stavanger kasserer Hans Magnus Stølen Randaberg styremedlem Eva Wathne Sola styremedlem Tidligere varamedlemmer har inngått i styret som styremedlemmer. Frode Dyrdal webansvarlig Kåre Mehus Stavanger gravminne koordinator Revisor: Karen J. Aadnesen Sandnes revisor Valgkomité: Oddvar Lilleaas Stavanger valgkom. Rita Austvoll Sandnes valgkom. Følgende medlemmer har DIS-Norge tillitsverv: Gunnar Borvik, medlem av aktivitetsutvalget for kilderegistrering Kurt Selland, DIS-treff bidragskjører 4. Medlemmer Medlemsantallet var pr 31.des 566. DIS medlemmer i foreningens dekningsområde er kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Stavanger, Strand, Sokndal, Sola og Time.

2 2 5. Styremøter Det har vært holdt 11 styremøter i perioden. Alle i styret har e-post, og dette har gjort det lettere å utføre styrets oppgaver. 6. Medlemsmøter Medlemsmøter holdt i perioden 2014: Dato Tema Sted Ant 9.jan 22. jan 13 6.feb. 19. feb mar. 19 mar. Årsmøte m/foredrag av statsarkivar Inger april 22. april Messmer Fellesmøte med SON. Foredrag v/liv Marit Haakenstad om kjente rogalendinger som emigrerte til Amerika Sivdamsenteret på Bryne 12 8.mai 11 4.sep 17.sep okt 23.okt 6.nov 19.nov 4.des.des Fellesmøte med SON m/foredrag av Sverre Mørkhagen Hjelp til slektssøk og slektsdrøs Slektsgrøt med foredrag av Helene Bjørnetvedt om NAL s Julebåt Norlie bokhandel M-44 på Bryne Det siste året har vi gjennomført 16 møter som slektsdrøs hvor nye og gamle medlemmer har fått hjelp til slektssøk. 7. Annonsering Annonsering av aktiviteter og møter har skjedd på foreningens nettsted på internett. Det blir lagt vekt på å betjene medlemmene via internettsider og e-post. For å sikre tilgang til denne informasjonen må medlemmene holde sine e-post adresser oppdatert via DIS-admin. Medlemsmøtene blir annonsert i Møtekalenderen på DIS-Norges hjemmeside. Møtene i Egersund er også annonsert i Dalane Tidende Annonsering av Slektsgranskerdagen skjedde gjennom Lokalavisen samt i kulturkalenderen i Stavanger Aftenblad. 8. Brukergrupper 8.1 Embla Familie og Slekt brukergruppen har hatt 9 møter på Varatun i Sandnes med gjennomsnittlig 23 deltakere på hvert møte. 8.2 Legacy brukergruppen har hatt 6 møter med 11- deltakere på hvert møte. Møtene har vært holdt på Austevollvei 43 i Sandnes. 8.3 TMG gruppen ble opprettet i 2014 og har hatt 5-7 deltakere på møtene. Møtene har vært holdt på Byhaugkafeen i Stavanger. Siden TMG har innstilt oppdatering av programmene i 2014 har flere av brukerne skiftet slektsprogram til Roots Magic. Derfor vil gruppen være en brukergruppe for Roots Magic med fremdeles støtte mot TMG. 9. Lokalgrupper. 16. september 20 etablerte medlemmene i Eigersund og Sokndal en lokalgruppe i Egersund. Lokalgruppen dekker kommunene Eigersund, Sokndal, Bjerkreim og Lund. I 2013 inngikk lokalgruppen et samarbeid med Dalane folkemuseum under ledelse av en koordineringsgruppe på 3 medlemmer. Siden 4.september 2013 har det vært 8 møter på Dalane folkemuseum hvorav 4 med foredragsholder. I gjennomsnitt har deltakelsen vært 14 pr. møte. Lokalgruppen har ingen formell leder men en kontaktmann som også er styremedlem i DIS- Rogaland, Slekt og Data. Det økonomiske ansvar for lokalgruppen ivaretas av styret i DIS-Rogaland, Slekt og Data.. Slektsgranskerdagen Den 19 i rekken ble avholdt i Sola kulturhus lørdag 25.oktober. Ordførereren i Sola kommune åpnet arrangementet. Planlegging og koordinering av arrangementet ble utført av Tone Tjensvold Barstad på en særdeles god måte. Planleggingen foregikk gjennom koordineringsmøter med Sons of Norway/Leiv Eiriksson Lodge og Sola historielag. Forfatter Sverre Mørkhagen holdt foredrag om sin siste bok om utvandringen fra Norge og innvandringen i Nord-Amerika. Arrangementet var på forhånd bekjentgjort på DIS- Rogalands nettsted, med annonse i Lokalavisen (opplag på 1 000). Lokalavisen hadde uken i forveien en stor artikkel på midtsiden med elementer i slektsgranskning og bilder fra på i Stavanger. Slektsgranskerdagen var et meget godt gjennomført arrangement, med stort publikumsfremmøte og full foredragssal. Anslagsvis var ca 300 personer innom slektstorg og foredrag. Suksessen skyldes ikke minst forhåndsarbeidet, og planleggingen med Sola historielag og deres kontaktnett i Sola kommune. Det var imponerende å se hvor fort stands og deltakere ordnet seg i god tid før åpning. En stor takk til Tone

3 3 Tjensvold Barstad som koordinator og til øvrige styremedlemmer og hjelpere som bidro. Følgende stands var representert på slektstorget: DIS-Rogaland, Slekt og Data DIS-Rogaland lokalgruppe Egersund/ Dalane sammen med Egersund historielag og Dalane folkemuseum. DIS-treff, database for slektsgranskere Dataregistrering av kildemateriell - Kirkebøker - Gravminner Demonstrasjon av slektsprogram - Brothers Keeper - Embla Familie og Slekt - Legacy Family Tree Slektsgransking over Internet Misjonshøyskolen - Misjonsarkivet Sons of Norway - Leiv Eiriksson Lodge - Sandnes / Jæren - Cleng Peerson Lodge - Stavanger Sola Historielag Rogaland historielag IKA Rogaland i Stavanger Byarkivet i Stavanger DIS-gruppe for boken Aasland-ætten Jesu Kristi Kirke av Siste dagers Hellige Vita Veritas (Oddrun Dehli) 11. PR og utadrettet virksomhet Foruten Slektsgranskerdagen som har vært hovedaktiviteten på dette området i perioden, har DIS Rogaland Slekt og Data bemannet et slektsverksted på hver onsdag fra 3.sep. Dette er et samarbeid med for å gi publikum hjelp til slektssøk i nasjonale og internasjonale databaser. 12. Landsmøtet på Eidsvoll apr.2014 Tone Tjensvoll Barstad og Øystein Blitzner Netland representerte DIS-Rogaland, Slekt og Data. Landsmøtevedtak: - Medlemskontingenten økes til kr.450,- i Vedtektsendringer i vedtektenes 7 og 8 I 7 tilføyes samt som nyhetsmelding og e-postutsendelse til organisasjonens medlemmer I 8, 3.ledd skal det stå: Kontrollkomiteens beretning. Vedtektenes 11. Valgkomiteen skal også fungere som hederspriskomite. Vedtektenes 13 får et tillegg: Avstemming ved valg på landsmøtet skal foregå skriftlig dersom minst to delegater på landsmøtet krever dette. - Nytt styre valgt: Leder: Tone Moseid (Vestfold) Styremedlemmer: Heidi Sitara Fjeldvig (Oslo/Akershus) Jonny Lyngstad (Møre og Romsdal) Morten Thorvaldsen (Vestfold) Laila Christiansen (Oslo/Akershus) Per-Ove Uthaug (Hordaland) Trond Gangnes (Oppland) Varamedlemmer: Tone-Britt Mathisen (Aust-Agder) Tore Stustad (Buskerud) Ketil Figenschou (Sør-Trøndelag) Valgkomite: Leder: Knut Bryn (Møre og Romsdal) Per Herstad (Sør-Trøndelag) Jarle Hannisdal (Hordaland) Bente Nordhagen (Nordland) 13. Ledersamling nov 2014 på Gardermoen Jan H. Gulliksrud representerte DIS-Rogaland. Ny leder av DIS-Norge Slekt og Data, Tone Moseid ønsket velkommen og presenterte det nye styret. Hun understreket at styret ville prioritere vedtakene fra siste landsmøte og videreføre strategiarbeidet som ble utarbeidet på landsmøtet. På ledersamlingen ble det gitt orienteringer om: - Styret i DIS-Norge har sendt søknad til Finansdep for å endre regelverket mht klausuler for kilder som f. eks folketellinger. - Økonomiprosjektet i DIS for å styrke økonomistyringen og flytte ressurser fra drift over på utviklingsprosjekt. Mål er 25 % flere medlemmer. - Revitalisering av nettsidene. Opprydding og bedre strukturering gjør det lettere å navigere på nettsidene. Det er avholdt en websamling i Dette var positivt mottatt og vil bli gjentatt i 20 på Scandic hotell på Hamar.. - Ny riksarkivar, Inga Bolstad ble presentert av leder DIS Norge og understreket nødvendigheten av tette bånd med riksarkivet og statsarkivene. Leder DIS Rogaland takket Riksarkivaren for den imøtekommenhet og samarbeidsvilje som i Stavanger har vist organisasjonen. - Rundebordskonferanse med lederne. Her ble slektsgranskerdagen diskutert. Flere av distriktslagene hadde liten eller ingen besøk under arrangementet. Det ble reist spm om tema og etterlyst tiltak for hvordan å drive SGD i framtiden. Leder DIS- Rogaland fortalte hvordan vi jobbet og hadde tilfredsstillende resultat. Jeg understreket samarbeid med andre organisasjoner og instittusjoner og behovet for å satse stort.

4 4 - Leder DIS-Akershus/Oslo, Carl van der Hagen tok opp et viktig strategisk tema, DNA. Han sa at hvis ikke DIS våknet å prioriterte dette feltet så ville andre/nye slektsforskningsforeninger ta over medlemmer. Dette synes jeg skulle være et varsko til oss alle og jeg ber om at vi tar utfordringen, med foredrag og orienteringer om temaet. 14. Gravminne koordinering I 2014 har DIS-Rogaland Slekt og Data ny gravminnekoordinator, Kåre Mehus..-11.mai 2014 representerte Kåre Mehus og Jan Gulliksrud distriktslaget på gravminnekonferanse på Gardermoen.. Internett DIS-Rogalands nettside har vært opprettholdt og videreutviklet av Frode Dyrdal. Styret henstiller til foreningens medlemmer å benytte seg av den informasjon som finnes på nettstedene, og melde fra til webansvarlig om eventuelle feil, forslag til justeringer, forbedringer og fremfor alt bidrag. Ved DISadmin har medlemmene anledning til å endre alle egne data, som postadresser, slektsprogrammer m.m. direkte i databasen til DIS-Norge. Medlemmenes brukernavn og passord må oppgis for å få adgang til denne tjenesten. Vi anbefaler medlemmene å gjøre flittig bruk av den! Slektsforum er det digitale møtestedet for etterlysninger eller annen slektsfaglig diskusjon. Under her finner du et eget slektsforum som dekker Rogaland. Ta en kikk i forumet, kanskje du vil legge inn en etterlysning selv eller se om du kan hjelpe noen andre. DIS-Rogaland fortsatte Ancestry abonnementet i Dette blir brukt på " og Internet"- møtene. Der er det anledning til å søke i mange av databasene i USA, bl. a. i en del folketellinger, kirkebøker, immigrasjonslister, avisartikler m.m. DIS-Norges Slektsforum er det digitale møtestedet for etterlysninger eller annen slektsfaglig diskusjon. Ta en kikk i forumet, kanskje du vil legge inn en etterlysning selv eller se om du kan hjelpe noen andre. døpte, gravlagte og viede, i tillegg har kilderegistreringsgruppa også tatt med konfirmerte. Mer om prosjektet finnes på nettsiden prosjektet Bemanningen i kilderegistreringsgruppen er noe redusert etter bortfall av to ivrige medlemmer. Det er fortsatt mange uregistrerte bøker. Prosjektet vil svært gjerne styrke bemanningen. Kan du tenke deg å delta i dette dugnadsarbeidet? Da ber vi deg å melde i fra til kilderegistreringsgruppa ved Gunnar Borvik, gborvik@online.no Vi gir deg den nødvendige opplæringen. Registreringsgruppa i DIS-Rogaland, Slekt og Data har gjennomført registrering av Registreringsgruppa i DIS-Rogaland, Slekt og Data har fullført registrering av Eigersund A7 levende fødte og døpte Eigersund A11 vielser Eigersund A20 døde og begravede Lund, Heskestad A6 dødfødte, levende fødte og døpte, døde og begravede, og viede Under arbeid: Hetland A4 og A6 Hetland, Randaberg A9 Hetland, Frue A11 Rennesøy A2, A3 og A4 17. Evaluering Medlemstallet i DIS-Rogaland har økt en del de to siste årene. Interessen for slektsforskning er stor og skyldes nok Tv-programmer innen feltet. Etterspørsel til hjelp i slektsforskning har medført at DIS- Rogaland har vektlagt slektsdrøs for å bistå medlemmene. Møteaktiviteten i 2014 har vært høy, men deltakelsen har vært laber. Så utfordringen er å få flere deltakere på møtene. Innsatsen til Kilderegistreringsgruppen er fortsatt imponerende og de har igjen tilført Digitalarkivet en solid sum av databaser. Fra januar 2014 har vi benyttet i Stavanger til medlemsmøter og, hvilket gir oss ypperlige og sentralt beliggende møtelokale med alle fasiliteter. Forholdet til lokale institusjoner er godt, noe som reflekteres i interessen rundt deltakelse på slektgranskerdagen. 16. Kilderegistrering Kilderegistreringsgruppa under DIS-Rogaland, Slekt og Data har også i 2014 deltatt i arbeidet med Digitalarkivets prosjekt Registrering av alle kirkebøker for året Dette skal være et bidrag til to hundre års jubileet i Årene faller inn under prosjektet. Prosjektet omfatter listene for Styret vil takke alle medlemmene som har møtt frem og bidratt ved våre møter i året. En spesiell takk til dem som har jobbet med kilderegistrering,

5 5 Stavanger Jan H. Gulliksrud Sverre M. Lima Stein Høiland Tone Tjensvoll Barstad Hanne K. Høie Hans Magnus Stølen Øystein Blitzner Netland Eva Wathne