DIS-Rogaland INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 20. FEBRUAR 2008, KL PÅ STATSARKIVET I STAVANGER

Transkript

1 DIS-Rogaland INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 20. FEBRUAR 2008, KL PÅ STATSARKIVET I STAVANGER Program: 1) Årsmøte. 2) Pause/bevertning. Det vil bli servert kaffe/te og noe å bite i. 3) Etnolog Siv Ringdal, leder av nettstedet Amerikakofferten holder foredrag om Kontakten mellom Sørlandet og Amerika. Forslag til årsmøtets dagsorden: 1. Møte åpnes, registrering av medlemmer og fullmakter. 2. Valg av møteleder og referent. 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden. 4. Styrets beretning om siste års virksomhet. Årsberetning 2007 følger vedlagt. 5. Regnskap for A. Gjennomgang av regnskapet for (følger vedlagt) B. Revisors beretning (følger vedlagt). C. Godkjennelse 6. Budsjettforslag for Valg av leder, styremedlemmer og varamedlemmer. Valgkomitèens innstilling (følger vedlagt). 9. Valg av valgkomité. (Forslag følger vedlagt.) 10. Valg av revisor. Valgkomitèens innstilling (følger vedlagt). 11. Forslag fra medlemmer innkommet innen 31. desember. Styret har ikke mottatt noen forslag. 13. Årsmøtet avsluttes. ÅRSBERETNING 1. Periode Årsberetning og regnskap dekker kalenderåret Årsmøte 2007 Foreningens årsmøte for 2007 ble arrangert 21. februar i Statsarkivets møtesal i. Referat fra årsmøtet finnes på DIS-Rogalands nettsted Etter årsmøtet var det foredrag av Salgsleder Christian Merenyi fra Allkopi gir oss råd i forbindelse med trykking av slektsbøker, -skrifter og -dokumenter m.m Tillitsverv I 2007 har foreningen hatt følgende tillitsvalgte: Styret: Mård K. Larsen leder Jan H. Gulliksrud nestleder Oddvar Lilleaas administrator Magne D. Stensland referent Stein Høiland kasserer Varamedlemmer: Bjørg Sagaard varamedlem Walter Husebø varamedlem Ket Henriksen webansvarlig Revisor: Karen J. Aadnesen revisor Valgkomité: Per Inge Bøe valgkom. Lauritz Wanvik jr. valgkom. Følgende medlemmer har DIS-Norge tillitsverv: Gunnar Borvik, medlem av aktivitetsutvalget for kilderegistrering 4. Medlemmer Medlemsantallet har vært stabilt og er nå 497 mot 496 i fjor. DIS-Norge medlemmer i foreningens dekningsområde er kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes,, Strand, Sokndal, Sola og Time. Nytt av året er at alle nye medlemmer får tilsendt velkomstbrev fra DIS- Rogaland for å bedre den enkeltes integreringen i klubbens aktiviteter Styremøter Det har vært holdt 14 styremøter i perioden. Alle, unntatt 1 medlem i styret har e-post, og dette har gjort det lettere å utføre styrets oppgaver.

2 2 6. Medlemsmøter Medlemsmøter holdt i perioden 2006: Dato Tema Sted Ant 17. jan Kvekerne i historisk perspektiv ved Hans Erik Aarek feb Årsmøte, presentasjon ved Christian Merenyi angående Tilbud og tjenester relatert til produksjon av slektsdokumenter. 21 mar Norsk-Amerikansk kildemateriell ved Nasjonalbiblioteket ved Dina Tolfsby. 22 mar Fellesmøte. Norsk-Amerikansk kildemateriell ved Nasjonalbiblioteket ved Dina Tolfsby. 18. april Kvinnenes stilling i samfunnet på tallet ved Birger Lindanger 22. aug Båttur med M/K Andholmen. Orientering ved Lars Lunde 19 sep. Presentasjon av slektsmateriale, elektronisk ved Arne Langeland 21 nov Fjordabåtane ved journalist Jone Laugaland 12 des. Slektsgrøt med foredrag om Jærbanen ved Johannes Østvold Bryne 40 Rundt byøyene Utvandrersenteret Andre møter: På grunn av liten oppslutning på møtene har brukergruppen for Family Tree Maker tatt en pause i år. Brothers Keeper brukergruppe kom i løpet av året i en tilsvarende situasjon og konkluderte med pause. Av brukergruppene er de nå kun Embla brukergruppe som kjører videre, de har hatt 9 møter i Slektsdrøs og Internett har hatt 9 møter Annonsering Annonsering av aktiviteter og møter har skjedd på foreningens nettsted på internett: Det blir lagt vekt på å betjene medlemmene via internettsider og e-post. For å sikre tilgang til denne informasjonen må medlemmene holde sine e-post adresser oppdatert via DISadmin. Medlemsmøtene blir også annonsert i Slekt og Data. 8. Brukergrupper 8.1 Slektsdrøs og Internet. Denne gruppen har hatt møte 9 ganger i løpet av året. Utvandrersenteret på Strandkaien i er det faste møtestedet med totalt 6 tilgjengelige arbeidsstasjoner. Husk at vår investering i trådløs internet forbindelse gjør det mulig å kople opp personlige laptop er til internett. I året som gikk opprettholdte vi mandatetet med råd og dåd for de brukergruppene som har pause. 8.2 Embla Familie og Slekt brukergruppen har hatt 9 møter med ca 20 deltakere på hvert møte på Lura bydelshus. 9. Slektsgranskerdagen Den 12. i rekken ble avholdt i Kulturhus lørdag 27 oktober med stor deltakelse. Arrangementet ble koordinert av Oddvar Lilleaas og fikk en solid faglig start ved tidligere statsarkivar Hans Eyvind Næss åpning. Arrangementet var på forhånd bekjentgjort på DIS-Rogalands nettsted, med annonse i Slekt og Data, i Aftenblad, med annonse torsdag 25, kulturhus informasjonsoppslag og nettsider og ved distribusjon av plakater. Slektsgranskerdagen var et meget godt gjennomført arrangement, med stort publikumsfremmøte og full foredragssal. Anslagsvis var personer innom slektstorg og foredrag. Igjen ble suksessen sikret ved forhåndsarbeidet, planleggingen og erfaringene til Marit og Oddvar Lilleaas som igjen nedla et solid arbeid. Det var imponerende å se hvor fort stands og deltakere falt på plass og ble et arrangement i god tid før åpning. Så takk til disse to og ikke minst øvrige styremedlemmer og hjelpere som bidro. Følgende stands var representert på slektstorget: DIS-Norge og DIS-Rogaland DIStreff, database for slektsgranskere Dataregistrering av kildemateriell - Kirkebøker - Gravminner Demonstrasjon av slektsprogram - Brothers Keeper - Embla Familie og Slekt - Family Tree Maker - The Master Genealogist Slektsgransking over Internet Det Norske Utvandrersenter

3 3 NMS - Arkiv Sons of Norway - Leiv Eiriksson Lodge - Sandnes / Jæren - Cleng Peerson Lodge - Jesu Kristi Kirke av Siste Dagers Hellige Byhistorisk Forening, Statsarkivet i Rogaland Historie- og Ættesogelag - Storhaug Historielag - Hundvåg og Øyane Historielag - Hillevåg Historielag - Madla Historielag - Randaberg Historielag Foredragene: A. Institusjonsfotograf ved Statsarkivet Anne Karin Jåsund, FOTO I ARKIVENE: Statlig arkiv, kommunale arkiv og private arkiv. 73 tilhørere B. Gruppeleder i Faktaavdelingen Wenche K. Lund : Fotoarkivet i Aftenblad. 55 tilhørere. C. Sigve Espeland : Interkommunalt arkiv i Rogaland IKA Hva finnes her av informasjon? 27 tilhørere Arrangementet fikk økonomisk støtte fra: Rogaland fylkeskommune, DIS-Norge, Sparebank PR og utadrettet virksomhet Arrangement av Slektsgranskerdagen har vært hovedaktiviteten på dette området i perioden. DIS-Rogaland s engasjement som fast medlem i referansegruppen til det planlagte Regionale Arkivsenter på Ullandhaug fortsatte i Gjennom dette arbeidet har det vokst fram et godt samarbeide mellom Rogaland Historie- og Ættesogelag og Utvandrersenteret. Målet er som tidligere å sikre oss, DIS-Rogaland, fast kontor- og/eller arbeidsplass på det nye senteret. Magne Stensland har vært representanten i gruppen. 11. DIS- Norge; Tillitsmannskonferanse 2007 Leder Mård K. Larsen og Bjørg Sagaard representerte DIS-Rogaland. Fredag 27. april Ankomst og registrering med etterfølgende felles middag kl 18:30 Åpning kl 20 ved DIS Norges leder Torill Johnsen som informerte litt om helgens program før Ola Alsvik overtok med et kåseri om Lørenskog. Kåseriet tok for seg de siste par hundre årene hvor Lørenskog har utviklet seg fra et lite bygdesamfunn og fram til i dag hvor det er å regne for en bydel i Oslo. Lørdag 28. april 09:00 Oppstart med presentasjon over strategiprosessen videre fremover for DIS Norge. Hva skal vektlegges fremover? I neste 2-4 års periode og hvor ønsker DIS å være om 20 år en mer langsiktig strategi. Arne Langeland hadde et foredrag om teori rundt strategiprosesser og hvordan DIS kan lage en tilpasset prosess for sin videre utvikling. Det benyttes en metode utviklet av Kaplan&Norton som kalles Balansert målstyring For DIS la han fram 3 hovedpunkter: 1. Hvor er vi? Hva kan vi makte å gjøre i fremtiden? (basert på våre sterke og svake sider) 2. Hva bør vi gjøre i fremtiden? (Basert på fremtidige muligheter og trusler) 3. Hvor vil vi? Hva ønsker vi å gjøre i fremtiden? (Basert på vår visjon, ønsker og behov) Etter foredraget ble deltakerne på konferansen delt opp i 8 små grupper som skulle behandle 4 temaer. Hvert tema behandlet av 2 grupper. Disse temaene skulle behandles på bakgrunn av de tre ovenstående spørsmålene. Temaene var: 1. Leveranser. Hva tilbyr/yter DIS sine medlemmer og eksterne samarbeidspartnere. 2. Økonomi. Optimal og riktig ressursbruk. Nye finansieringsmetoder og aktivitetsområder? 3. Interne prosesser. God organisasjonsstruktur, Kvalitetssikre alle tilbud, Bedre synliggjøring, Hensiktsmessige nettsider som dekker behovet for informasjonsutveksling 4. Læring og utvikling. Skape evne til kontinuerlig læring og forbedring, Fremstå som en attraktiv møteplass, Bedre evne til strategisk styring. Gruppearbeidet startet kl 11 og hver gruppe presenteret sine tanker i plenum ca kl 14. Styret i DIS samlet disse tankene og skal jobbe videre med å lage foreningens strategi og forhåpentligvis kunne presentere den på Landsmøtet senere i år. 15:30 Foredrag av Finn Holden Slektsbok for hvem Finn Holden benyttet egne slektsbøker for å belyse hvordan slektsbøker kan bygges opp avhengig av hvem den er beregnet for eller for hvilken anledning den lages. Rene slektslinjer, bygdebøker, gårdshistorie osv.

4 4 16:30 En presentasjon av DIStreff - som dessverre ble noe amputert pga at hele datasenteret hvor også DIS sine servere er plassert ble strømløst. Av den grunn kunne man ikke demonstrere web-sidene. 17:00 Dagen avrundes med en kort gjennomgang av dagens program. I tillegg til å avslutte dagen kom det også forslag fra styret om at lokallagene kan forsøke å definere noen av de lokale møtene som kurs og dermed være berettiget kursstøtte fra Folkekulturforbundet 19:00 Felles middag Søndag 29. april 09:00 Slektsforskerdagen 2007 Det er foreslått at tema for høstens slektsforskerdag skal være noe slikt som "Hva gjør vi med våre gamle familiebilder?" DIS ønsker at det skal være et felles tema for hele landet og dette temaet fikk oppslutning fra alle de tillitsvalgte. Alle lokallagene lovte å sjekke mulighetene for å ha dette som tema, med unntak av Hordaland som allerede var godt i gang med planleggingen av sleksforskningsdagen 2007 med et annet tema. Det ble også en del diskusjon i plenum om markedsføring av dagen både lokalt og nasjonalt. Det kom meget klare signaler fra de tillitsvalgte om at DIS sentralt måtte gjøre mer for å profilere dagen i riksdekkende medier. Styret lovte å ta med seg signalene og jobbe for å få dette til. 11:00 Diverse praktiske opplysninger. Bl a informasjon om kurs for tillitsvalgte. Det ble opplyst at det er utarbeidet en kurspakke beregnet på tillitsvalgte i lokallagene. Lokallaget i Sør-Trøndelag har i vinter og vår gjennomført et testkurs og evaluering av denne testen er i gang. Når erfaringene er bearbeidet vil det gå ut en invitasjon til lokallagene om opplæring av tillitsvalgte. Forhåpentligvis vil opplæringen kunne starte i løpet av høsten Opplæring er foreløpig oppdelt i fire bolker. En del omhandler DIS, en del tar for seg styrearbeid, en del om medlemspleie og en siste del om et aktuelt tema 12:00 Avslutting med felles lunch før avreise kl Fadderordning Fadderordningen har blitt opprettholdt på omtrent samme nivå som tidligere Internett DIS-Rogalands nettsted har vært opprettholdt og videreutviklet av Ket Henriksen og får fortsatt positive tilbakemeldinger. Ved DISadmin har medlemmene anledning til å endre alle egne data, som postadresser, slektsprogrammer m.m. direkte i databasen til DIS-Norge. Medlemmenes brukernavn og passord som er oppgitt på baksiden av Slekt og Data - må oppgis for å få adgang til denne tjenesten. Vi anbefaler medlemmene å gjøre flittig bruk av den! DIS-Norges Slektsforum er det digitale møtestedet for etterlysninger eller annen slektsfaglig diskusjon. Under her finner du et eget slektsforum som dekker Rogaland. Ta en kikk i forumet, kanskje du vil legge inn en etterlysning selv eller se om du kan hjelpe noen andre. DIS-Rogaland fortsatte Ancestry abonnementet i Dette blir brukt på "Slektsdrøs og Internet"- møtene. Der er det anledning til å søke i mange av databasene i USA, bl. a. i en del folketellinger, kirkebøker, immigrasjonslister, avisartikler m.m. 14. Prosjekter i 2007 Kilderegistrering Kilderegistreringsgruppa under DIS-Rogaland i samarbeide med Klepp historielag har sendt inn følgende databaser for Klepp prestegjeld: Dødfødde i Klepp sokn Konfirmerte i Klepp sokn Utflytta frå Bore sokn Innflytta til Bore sokn Dødfødde i Bore sokn Gravlagde i Bore sokn Vigde i Bore sokn Konfirmerte i Bore sokn Døypte i Bore sokn Utflytta frå Orre sokn Innflytta til Orre sokn Dødfødde i Orre sokn Gravlagde i Orre sokn Vigde i Orre sokn Konfirmerte i Orre sokn Døypte i Orre sokn Utflytta frå Klepp sokn Innflytta til Klepp sokn Gravlagde i Klepp sokn Vigde i Klepp sokn Døypte i Klepp sokn

5 5 I tillegg har: Stein Norem Wisted registrert døpte i Sokndal prestegjeld, Rogaland, , gravlagde i Sokndal prestegjeld, Rogaland, Dette er lagt ut på Digitalpensjonatet Strand Historie- og Ættesogelag har lagt ut gravminner med bilder fra kirkegårdene Strand, Langeland og Voster. John S. Bjerga har sendt oss artiklene han har skrevet om snekkermesterne og billedskjærerne i. Artiklene har tidligere være publisert i "Mortepompen". Eiganes skole har lagt ut gamle klassebilder på Internett. Sola Historielag og Tanangers Minne har lagt ut mange kilder fra Sola (Haaland). Her finner du en gårdsoversikt med linker til: matrikler, utvandrede, folketellinger, sjeleregistre, manntall, gardsalg, fødte/døpte, korntiende, tiendeskatt, gravstøtteregister og sist, men ikke minst - Gard og Ætt. Under gravminneprosjektet er bl. a Database med kirkegårdene i Gjesdal nå lagt ut. Det er 2672 poster fordelt på kirkegårdene på Dirdal, Gjesdal, Oltedal og Ålgård. Database med kirkegårdene i Sola er nå lagt ut. Det er 4885 poster fordelt på kirkegårdene på Sola, Reke og Tananger Database med kirkegårdene i Karmøy er nå lagt ut. Det er poster fordelt på kirkegårdene på Avaldsnes, Falnes, Ferkingstad, Kopervik, Norheim, Stangeland, Torvastad, Vedavågen og Åkra. Database med kirkegårdene i Tysvær er nå lagt ut. Det er 4122 poster fordelt på kirkegårdene i Tysvær, Førresfjorden, Nedstrand og Skjoldastraumen. Database med kirkegårdene i Sauda er nå lagt ut. Det er 3361 poster fordelt på kirkegårdene i Hellandsbygd, Åbø, Sauda, Saudasjøen og Solbrekk. Send inn din Gedcom-fil til Kurt Selland på - E-post: kselland@robin.no. Du kan også bruke Gedtreff på egen hånd, mer informasjon her: (Bruk ditt brukernavn + passord hos DIS-Norge ) 16. Evaluering Møteaktiviteten i 2007 var god, men som tidligere forblir utfordringen å få flere deltakere på møtene. En annen uløst utfordring er hvordan vi kan øke aktivitet og engasjement sør i fylket. Vi har videreført samarbeidet med historielag på Bryne og Klepp samt Leiv Erikson Lodge av Sons of Norway. Så langt har dette vært en suksess, men utfordringen blir hvorledes dette kan utvides til å omfatte andre lokallag både sørover og i og rundt Sandnes-. Innsatsen til Kilderegistreringsgruppen er fortsatt imponerende og de har igjen tilført Digitalarkivet en solid sum av databaser. Løsningen med medlemsmøter fast på Statsarkivet og andre møter på Utvandrersenteret er også videreført i Så langt ser også dette ut for å være vellykket. Noen ganger ved størt frammøte til Slektsdrøset kan det imidlertid se ut for å være noe trangt. Forholdet til lokale institusjoner er godt, noe som reflekteres i interessen rundt deltakelse på slektgranskerdagen samt at vi ble inkludert som fast medlem i referansegruppen for det Regionale Arkivsenteret på Ullandhaug. Imidlertid fortsetter utfordringen med å spre kunnskap om vår organisasjon, og framfor alt overbevise våre medlemmer om hvor interessante og nyttige både bruker- og medlemsmøter er. Våre mer uformelle samlinger i Slektsdrøs og internett-gruppen er et unikt tilbud i landssammenheng. Uansett forum, er det inspirerende å møte folk som deler dine interesser, og der er stadig noe å lære. Så møt opp og delta på foreningens møter og arrangementer. Styret vil takke alle medlemmene som har møtt frem og bidratt ved våre møter i året. En spesiell takk til dem som har jobbet med kilderegistrering, brukergruppene og med Slektsgranskerdagen og til dem som stiller opp som faddere. 15. DIStreff Kurt Selland har vært ansvarlig for DIStreff i foreningen. Databasen DIStreff er et meget godt verktøy for slektsgranskere. Styret håper enda flere vil benytte seg av den., Magne D. Stensland Jan H. Gulliksrud Oddvar Lilleaas Mård Larsen Stein Høiland Bjørg Sagaard Walter Husebø Ket Henriksen

6 Regnskap for Beholdninger: Pr 1/ pr 31/ Kasse: 0,00 0,00 Brukskonto: , ,98 Foliokonto: 1 014, ,39 Dis-Norge: , ,07 Gjeld: 0,- 0,- Budsjett 2007 Regnskap 2007 Budsjett 2008 Inntekter Medlemskontigent , ,- Brukergrupper 2 000, ,- 0,,- Støtte Slektsgr.dag , , ,- Salgsinntekt 0,- 0,- 0,- Egenandel medlemsmøte 1 700, ,- Renteinntekt 2 400, , ,- Sum , , ,- Utgifter Nettsted/abonnement , , ,- Møter , , ,- Brukergrupper 4 000, , ,- Slektsgranskerdag , , ,- Kilderegistrering 0, , ,- Anskaffelse utstyr ,- 0, ,- Profilering DIS/slektsgr ,- 0,- Landsmøtet/tv konf 5 000, ,60, ,- Diverse 1 000,- 848, ,- Gebyrer/omk 1 200, , ,- Sum , , ,- Overskudd ,77 Merknader: Møteutgiftene er i forholdet til regnskapet redusert med poster som gjelder posten Landsmøte. På budsjettet i fjor ble det forslått å sette av til anskaffelser av utstyr kr ,-. Det ble ikke foretatt investeringer i 2007, men for 2008 planlegges det å anskaffe bl.a. foto-/film scanner med nødvendig støtteutstyr. Likeså er det ikke blitt gjort noe i forhold til profilering. Utgiftene til brukergruppene er lavere enn budsjettet. Dette skyldes at regning for 2.halvår ikke er mottatt enda. Resultatet/overskudd ble i år ,77.

7 Valgkomitéens innstilling 7 Styret i 2008 vil da få denne sammensetning med forbehold om årsmøtets tilslutning. Styret: Jan Gulliksrud leder på valg for 1 år Magne D. Stensland styremedlem ikke på valg Mård Larsen styremedlem på valg i 2 år Stein Høiland styremedlem ikke på valg Oddvar Lilleaas styremedlem- på valg i 2 år Varamedlemmer: Bjørg Sagaard varamedlem på valg for 1 år Hans Magnus Stølen varamedlem på valg for 1 år Medlemmer med spesialoppgaver: Ket Henriksen webmaster Kurt Selland- Distreff fadder Valgkomité: Lauritz Wanvik jr. på valg for 1 år Walter Husebø på valg for 1 år Revisor Karen J. Andersen på valg for 1 år, 25. januar Lauritz Wanvik jr Per Inge Bøe