DIS-Rogaland INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 18. FEBRUAR 2009, KL PÅ STATSARKIVET I STAVANGER

Transkript

1 DIS-Rogaland INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 18. FEBRUAR 2009, KL PÅ STATSARKIVET I STAVANGER Program: 1) Årsmøte. 2) Pause/bevertning. Det vil bli servert kaffe/te og noe å bite i. 3) Forfatteren John Hollen foredrar om norsk deltakelse i etableringen av Ny Amsterdam (New York) på 1600-tallet. Forslag til årsmøtets dagsorden: 1. Møte åpnes, registrering av medlemmer og fullmakter. 2. Valg av møteleder og referent. 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden. 4. Styrets beretning om siste års virksomhet. Årsberetning 2008 følger vedlagt. 5. Regnskap for A. Gjennomgang av regnskapet for 2008 (følger vedlagt). B. Revisors beretning C. Godkjennelse 6. Budsjettforslag for Valg av leder, styremedlemmer og varamedlemmer. Valgkomitèens innstilling (følger vedlagt). 8. Valg av valgkomité. (Forslag følger vedlagt.) 9. Valg av revisor. Valgkomitèens innstilling (følger vedlagt). 10. Forslag fra medlemmer innkommet innen 31. desember. Styret har ikke mottatt noen forslag. 11. Årsmøtet avsluttes. ÅRSBERETNING 1. Periode Årsberetning og regnskap dekker kalenderåret Årsmøte 2008 Foreningens årsmøte for 2008 ble arrangert 20. februar i Statsarkivets møtesal i. Referat fra årsmøtet finnes på DIS-Rogalands nettsted Etter årsmøtet var det foredrag av etnolog Siv Ringdal som orienterte om den amerikanske påvirkningen av dagliglivet i Vest-Agder. 3. Tillitsverv I 2008 har foreningen hatt følgende tillitsvalgte: Styret: Jan H. Gulliksrud leder Magne D. Stensland nestleder Mård Kjetil Larsen Sandnes referent Oddvar Lilleaas administrator Stein Høiland kasserer Varamedlemmer: Bjørg Sagaard varamedlem Hans Magnus Stølen Randaberg varamedlem Ket Henriksen webansvarlig Revisor: Karen J. Aadnesen revisor Valgkomité: Walter Husebø valgkom. Lauritz Wanvik jr. valgkom. Følgende medlemmer har DIS-Norge tillitsverv: Gunnar Borvik, medlem av aktivitetsutvalget for kilderegistrering 4. Medlemmer Medlemsantallet har vært stabilt og er nå 495 mot 497 i fjor. DIS-Norge medlemmer i foreningens dekningsområde er kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes,, Strand, Sokndal, Sola og Time. 5. Styremøter Det har vært holdt 12 styremøter i perioden. Alle, unntatt 1 medlem i styret har e-post, og dette har gjort det lettere å utføre styrets oppgaver.

2 6. Medlemsmøter Medlemsmøter holdt i perioden 2008: Dato Tema Sted Ant 16. jan Medlemsmøte uten Statsarkivet, 15 foredrag. 20. feb Årsmøte, Foredrag av etnolog Siv Ringdal om forbindelsen Sørlandet - Amerika Statsarkivet, mar 16.april 21.aug 17.sep 15.okt Kilder ved Statsarkivet i Bergen med relasjon til Rogaland ved Yngve Nedrebø, leder av Statsarkivet i Bergen Medlemsmøte uten foredrag Båttur med M/K Andholmen Migrasjon Rogaland ved Per Inge Bøe Utvandringen til Holland ved Sølvi Songer 19. nov Magne Stensland orienterte om sine studier av norsk seilskuteforlis utenfor USAs østkyst 17 des. Slektsgrøt med visning av gamle prospektkort fra ved Einar Sandstøl. Statsarkivet, 25 Statsarkivet 15 Rundt 24 byøyene Statsarkivet 20 Utvandrersentret, Statsarkivet, Utvandrerse nteret 7. Annonsering Annonsering av aktiviteter og møter har skjedd på foreningens nettsted på internett: Det blir lagt vekt på å betjene medlemmene via internettsider og e-post. For å sikre tilgang til denne informasjonen må medlemmene holde sin e-post adresser oppdatert via DISadmin. Medlemsmøtene blir også annonsert i Slekt og Data. 8. Brukergrupper 8.1 Slektsdrøs og Internet. Denne gruppen har hatt møte 9 ganger i løpet av året. Utvandrersenteret på Strandkaien i er det faste møtestedet med totalt 6 tilgjengelige arbeidsstasjoner Husk at vår investering i trådløs Internet forbindelse gjør det mulig å kople opp personlige laptop er til internett. Nytt av året er også vår anskaffelse av to skannere plassert på utvandrersentret til fri benyttelse der. I året som gikk opprettholdte vi mandatet med råd og dåd for de brukergruppene som har pause. 8.2 Embla Familie og Slekt brukergruppen har hatt 9 møter på Lura Bydelshus med gjenommsnittlig 23 deltakere på møtene. 9. Slektsgranskerdagen Den 13. i rekken ble avholdt i Kulturhus lørdag 25. oktober med stor deltakelse. Årets tema: De som reiste ut, medvirket til en større satsing enn tidligere. Takket være et interessant og godt samarbeid med Leiv Ericson Lodge, og Utvandrersentret, fikk vi til et høyt faglig nivå og bredere tilknytning til andre arrangement som seminar ved UIS, aktiviteter i Sons of Norway og prosjektet Migrasjon Rogaland. Historiker Per Inge Bøe fra Utvandrersentret presenterte prosjektet Migrasjon Rogaland. Professor Odd S. Lovoll fra St. Olaf University foredro om kvinnenes rolle blant emigrantene. Etnologen Siv Ringdal orienterte om Amerikakofferten - den amerikanske påvirkningen av Sørlandet. Hun hadde også utstillingen Elvis hos oldemor. Arrangementet var på forhånd bekjentgjort på DIS-Rogalands nettsted, med annonse i Slekt og Data, i Aftenblad, med annonse torsdag 23, kulturhus informasjonsoppslag og nettsider, i lokalforeningers medlemsblader som Budstikka og Sydvesten samt ved distribusjon av plakater. I tillegg til dette ble dagen annonsert på NRK Torget. Slektsgranskerdagen ble åpnet av leder av fylkeskulturutvalget Jarle Braut Slektsgranskerdagen var et meget godt gjennomført arrangement, med stort publikumsfremmøte og full foredragssal. Anslagsvis var personer innom slektstorg og foredrag. Igjen ble suksessen sikret ved forhåndsarbeidet, planleggingen og erfaringene til Marit og Oddvar Lilleaas. Følgende stands var representert på slektstorget: DIS-Norge og DIS-Rogaland DIStreff, database for slektsgranskere Dataregistrering av kildemateriell - Kirkebøker - Gravminner Demonstrasjon av slektsprogram - Brothers Keeper - Embla Familie og Slekt - The Master Genealogist Slektsgransking over Internet Det Norske Utvandrersenter Misjonsarkivet, MHS Sons of Norway - Leiv Eiriksson Lodge - Sandnes / Jæren - Cleng Peerson Lodge. Ryfylke Lodge Migrasjon Rogaland

3 Stiftelsen Emigrasjonsskipet Rogaland Jesu Kristi Kirke av Siste Dagers Hellige Statsarkivet i Rogaland Historie- og Ættesogelag - Hundvåg og Øyane Historielag - Madla Historielag 10. PR og utadrettet virksomhet Arrangement av Slektsgranskerdagen har vært hovedaktiviteten på dette området i perioden. DIS-Rogaland s engasjement som fast medlem i referansegruppen til det planlagte Regionale Arkivsenter på Ullandhaug fortsatte i Gjennom dette arbeidet har det vokst fram et godt samarbeid mellom Rogaland Historie- og Ættesogelag og Utvandrersenteret. Målet er som tidligere å sikre oss, DIS-Rogaland, fast kontor- og/eller arbeidsplass på det nye senteret. Magne Stensland har vært representanten i gruppen. 1. desember 2008 var leder og nestleder i DIS- Rogaland invitert til å holde foredrag om DIS og slektsforskning i Madla Historielags julemøte. Det var ca. 100 deltakere på møtet. 23. oktober var det fellesmøte med Leiv Ericson Lodge of Sons of Norway på Fredheim på Klepp hvor professor Lovoll foredro om norsk-amerikansk presse. 4. sep besøkte styret i the Norwegian American Genealogical Center Naeseth Library Det norske utvandrersentret i. Leder og nestleder i DIS Rogaland deltok. 11. Landsmøtet 2008 Møtet ble avholdt på Quality Airport Hotell Gardermoen april Leder og nestleder DIS-Rogaland deltok. Referat fra landsmøtet er lagt ut på nettstedet De spørsmål som var under debatt på landsmøtet var: 1. Flere aktiviteter skal organiseres som prosjekter med klare mandater og eierskap til oppgavene. Landsmøte tar til etterretning at DIS-Norge er en fleksibel organisasjon som må tilpasse seg de mest hensiktsmessige måter å jobbe på og at styret har omorganisert en del AUer. Nettsider og nettjenester til regioner og lokallag skal være integrert i DIS-Norge sine sider også med omsyn til utforming. Alle sider skal være fysisk plassert under [disnorge.no]. 2. Felles opplegg for Slektsforskerdagen med kjent tema for de kommende 2-3 år. DIS-Norge markedsfører Slektsforskerdagen sterkere enn i dag. Vi har en felles dag med felles emne, men mulighet for lokal variasjon. 3. Gjennomgå og reetablere DIStreff som en brukervennlig løsning, søke felles nordiske løsninger. DIStreff er en av de viktigste medlemsfordelene vi har å tilby, og vi må bruke mer ressurser på dette for at det skal fungere til medlemmenes beste. 4. Landsmøtet ga sin tilslutning til at DIS-Norge sammen med Norsk Slektshistorisk forening og DIS-Oslo/Akershus etablerer en arbeidsgruppe som utarbeider strategier og mål for Slektsforskernes Hus og hvilke ressurser som trenges for å realisere mål/tiltak. 5. Skifte av betegnelse på organisasjonsledd: Forretningsutvalg (FU) til Arb.utvalg (AU) Lokallag til Regionlag/Fylkeslag Lokalgruppe til Lokallag Eksistensen av AU tas til etterretning, Eksistensen av nivå 3 må inn i vedtektene. Man ble ikke enige om betegnelsen på nivå 2. Under debatten om vedtektsendringer, ble Landsmøtets vedtak: Medlemmene i DIS- Norge skal være tilsluttet et regionalt lag nivå 2 lag som med noen få unntak dekker hvert sitt fylke. Nivå 2 lagene skal fremme foreningens formål regionalt og stimulere til aktiviteter nærmest mulig der medlemmene bor. 6. AU skal gis særskilt ansvar for det kontinuerlige strategiarbeidet i foreningen. De skal gis opplæring og utarbeide retningslinjer for utvikling, gjennomføring og oppfølging av strategi- og virksomhetsplaner. Omskriving av teksten slik at det framkommer at styret har ansvaret og at AU er styrets kompetansegruppe samt at AU begrenses i tidsperspektiv på 2 år. Landsmøtet ga også sin tilslutning til at en gruppe skal kartlegge de viktigste områdene i foreningen hvor kompetansen er kritisk og å gjennomføre en sårbarhetsanalyse. 7. Landsmøtet ga sin tilslutning til at foreningen skal bygge merkevaren DIS- Norge og styrets ti-punkts- plan. Innkomne forslag til landsmøtet Landsmøtet vedtok ungdomsmedlemskap i DIS. Ett års gratis medlemskap før fylte 18 år (innmeldingsdagen). Lokallaget får tildelt kr. 100,- i støtte for hvert ungdomsmedlemsskap.

4 Vedtektsendringer Under punkt 2, Formål i vedtektene, foreslo styret et nytt underpunkt 7: Bidra til digitalisering av kilder som er nyttige for medlemmene og tilgjengeliggjøring og formidling av slike kilder på internett. Vedtatt. Under underpunkt 4 for å utgi et populærvitenskapelig tidsskrift, vedtok landsmøtet et tillegg minst 4 nummer pr år. Vedtektsendring for 3 nivåer i organisasjonen ble vedtatt som beskrevet i underpunkt 5 foran. Landsmøtet vedtok følgende endring til vedtektene angående landsmøtet: Vedtektsendringer og innkomne forslag som skal behandles på landsmøtet må gjøres tilgjengelig på foreningens hjemmeside 2 måneder før landsmøtet, slik at lokallagene har mulighet for å behandle disse på sine årsmøter. 12. Ledersamling i DIS DIS arrangerte ledersamling på Quality Airport Hotell Gardermoen nov Hensikten med dette møtet var å forankre strategien (ti-punkts-planen) og merkevaren DIS blant lederne av lokallagene. Fra DIS-Rogaland deltok Hans Magnus Stølen. 13. Fadderordning Fadderordningen har blitt opprettholdt på omtrent samme nivå som tidligere Internett DIS-Rogalands nettsted har vært opprettholdt og videreutviklet av Ket Henriksen og får fortsatt positive tilbakemeldinger, og nettstedet er en modell for andre. Ved DISadmin har medlemmene anledning til å endre alle egne data, som postadresser, slektsprogrammer m.m. direkte i databasen til DIS-Norge. Medlemmenes brukernavn og passord som er oppgitt på baksiden av Slekt og Data - må oppgis for å få adgang til denne tjenesten. Vi anbefaler medlemmene å gjøre flittig bruk av den! DIS-Norges Slektsforum er det digitale møtestedet for etterlysninger eller annen slektsfaglig diskusjon. Under her finner du et eget slektsforum som dekker Rogaland. Ta en kikk i forumet, kanskje du vil legge inn en etterlysning selv eller se om du kan hjelpe noen andre. 15. Prosjekter i 2008 Kilderegistrering Kilderegistreringsgruppa under DIS-Rogaland har hatt disse aktivitetene i 2008 (Ikke tilgjengelige på Digitalarkivet enda): Område KB L Periode S Eigersund prgj A6 dp K Eigersund prgj A6 kf K Eigersund prgj A6 vi K Eigersund prgj Ogna sogn Eigersund prgj Ogna sogn A8 bg K A8 dp K Eigersund; Ogna sokn A8 bg K Helleland prgj A3 dp K Hetland prgj.; Frue, Randaberg og Riska sokn Hetland prgj.; Frue, Randaberg og Riska Sokn A6 bg K A5 vi K Jelsa prgj A1 bg K Jelsa prgj A1 dp K Eigersund A9 vi R Eigersund A9 kf T Eigersund A9 dp T Helleland prgj A3 kf T Jelsa prgj A1 vi T Jelsa prgj A10 if T Eigersund A9 if U Eigersund A9 uf U Hetland prgj, Frue og Randeberg Hetland prgj, Frue og Randeberg Hetland prgj; Frue, Randaberg og Riska sokn Statuskoder R = Grunnregistrering pågår K = Korrektur pågår A7 uf U A7 if U A8 dp U U = Usikkerhetssjekking i statsarkivet pågår T = Tilrettelegging for Internett pågår DIS-Rogaland fortsatte Ancestry abonnementet i Dette blir brukt på "Slektsdrøs og Internet"-møtene. Der er det anledning til å søke i mange av databasene i USA, bl. a. i en del folketellinger, kirkebøker, immigrasjonslister, avisartikler m.m.

5 I tillegg har disse bidratt med data for Rogaland til Digitalarkivet/Digitalpensjonatet: Stein Norem Wisted - Database over offentlige skriftemål i Sokndal og Hidra sokn i Sokndal prestegjeld i Rogaland Jan Helge Trelsgård - Database over døpte i Hidra sokn (Vest-Agder) da det lå i Sokndal prestegjeld (Rogaland), databasen dekker årene John Rønnevik - To databaser registrert fra kirkebøker for Tysvær sokn i Tysvær prestgjeld, Rogaland, : døpte og dødfødte John Rønnevik - Databaser over gravlagte, innflyttede og utflyttede fra Tysvær sokn i Tysvær prestegjeld i Rogaland, for perioden Jan Helge Trelsgård - Databasen døpte samt en korrigert versjon av gravlagte fra Hidra sogn i Sokndal prestegjeld i Rogaland Jørg Eirik Waula Folketellingen 1891 for Hetland i Rogaland Espen Berg og Tone Hotvedt Database med innflyttere til Hjelmeland sokn i Hjelmeland prestegjeld i Rogaland. Gravminne prosjekt for Rogaland 2008: Kirkegårder i Hå - Det er 5980 poster fordelt på kirkegårdene i Nærbø, Ogna, Varhaug og Varhaug gamle. Tidligere denne måneden ble også kirkegårdene Vikebygd nye, Ølen og Bjoa lagt inn under Vindafjord med 2513 poster Kirkegårdene i Hjelmeland - Det er 2760 poster fordelt på kirkegårdene i Fister, Hjelmeland, Jøsefjorden, Jøsneset, Sandanger, Vormedalen, Årdal og Øye Kirkegårdene i Lund - Det er 2148 poster fordelt på Heskestad, Heskestad gamle og Lund Kirkegården i Forsand er nå lagt ut med 801 poster Kirkegårdene i Suldal - Det er 3565 poster fordelt på Erfjord, Jelsa, Marvik, Nesflaten, Sand og Suldal. 16. DIStreff Kurt Selland har vært ansvarlig for DIStreff i foreningen. Databasen DIStreff er et meget godt verktøy for slektsgranskere. Styret håper enda flere vil benytte seg av den. Send inn din Gedcom-fil til Kurt Selland på - E-post: kselland@robin.no. Du kan også bruke Gedtreff på egen hånd, mer informasjon her: (Bruk ditt brukernavn + passord hos DIS-Norge ) 17. Evaluering Møteaktiviteten i 2008 var god, men som tidligere forblir utfordringen å få flere deltakere på møtene. En annen uløst utfordring er hvordan vi kan øke aktivitet og engasjement sør i fylket. Vi har videreført samarbeidet med historielag på Bryne og Klepp samt Leiv Erikson Lodge av Sons of Norway. Så langt har dette vært en suksess, men utfordringen blir hvorledes dette kan utvides til å omfatte andre lokallag både sørover og i og rundt Sandnes-. Innsatsen til Kilderegistreringsgruppen er fortsatt imponerende og de har igjen tilført Digitalarkivet en solid sum av databaser. Løsningen med medlemsmøter fast på Statsarkivet og andre møter på Utvandrersenteret er også videreført i Så langt ser også dette ut for å være vellykket. Noen ganger ved størst frammøte til Slektsdrøset kan det imidlertid se ut for å være noe trangt. Forholdet til lokale institusjoner er godt, noe som reflekteres i interessen rundt deltakelse på slektgranskerdagen samt at vi ble inkludert som fast medlem i referansegruppen for det Regionale Arkivsenteret på Ullandhaug. Imidlertid fortsetter utfordringen med å spre kunnskap om vår organisasjon, og framfor alt overbevise våre medlemmer om hvor interessante og nyttige både bruker- og medlemsmøter er. Våre mer uformelle samlinger i Slektsdrøs og internett-gruppen er et unikt tilbud i landssammenheng. Uansett forum, er det inspirerende å møte folk som deler dine interesser, og der er stadig noe å lære. Så møt opp og delta på foreningens møter og arrangementer. Styret vil takke alle medlemmene som har møtt frem og bidratt ved våre møter i året. En spesiell takk til dem som har jobbet med kilderegistrering, brukergruppene og med Slektsgranskerdagen og til dem som stiller opp som faddere Kirkegårder i Klepp - Det er 4799 poster fordelt på Bore gamle, Bore Hoved, Bore Sør, Klepp Aust, Klepp Hoved, Klepp Sør, Klepp Vest, Orre gamle, Orre Hoved og Orre Nord., Jan H. Gulliksrud Magne D. Stensland Oddvar Lilleaas Mård Larsen Stein Høiland Bjørg Sagaard Hans Magnus Stølen Ket Henriksen

6 Regnskap for 2008 Beholdninger: Pr 1/ pr 31/ Kasse: 0,00 0,00 Brukskonto: ,98 62,58 Foliokonto: 1 236,39-510,64 Dis-Norge: , ,49 Gjeld: 0,- 0,- Budsjett 2008 Regnskap 2008 Budsjett 2009 Inntekter Medlemskontigent , , ,- Brukergrupper 0,- 0,- 0,- Støtte Slektsgr.dag 5 000, , ,- Salgsinntekt 0,- 0,- Egenandel medlemsmøte 1 700, , 0,- Renteinntekt 5 000, , ,- Sum , ,- Utgifter Nettsted/abonnement 5 000, , ,- Møter , , ,- Brukergrupper 2 000,- 800, ,- Slektsgranskerdag , , ,- Kilderegistrering 1 000, ,- Anskaffelse utstyr , , ,- Profilering DIS/slektsgr 0,- 0,- Landsmøtet/tv konf 7 000, , ,- Diverse 1 000, ,- Gebyrer/omk 1 300, , ,- Sum , , ,- Overskudd kr ,78 Merknader: Anskaffelse av utstyr ble noe billigere enn budsjettert med, men vi ønsker å videreføre disse anskaffelsene med blant annet billedbehandlingsprogram, portabelt lyd-/høytalersystem og en portabel projektor. Nettsted er egentlig kr 3000,- mer, men regningen ble betalt etter nyttår.

7 Valgkomitéens innstilling Styret i 2009 vil, med forbehold om Årsmøtets tilslutning, få denne sammensetning: Jan Gulliksrud leder Magne D. Stensland styremedlem Stein Høiland styremedlem Oddvar Lilleaas styremedlem- Hans Magnus Stølen styremedlem - velges for 1 år velges for 2 år velges for 2 år ikke på valg velges for 2 år Varamedlemmer: Bjørg Sagaard Jørgen Rosnes på valg for 1 år på valg for 1 år Medlemmer med spesialoppgaver: Øystein Blitzner Netland - webmaster Kurt Selland- Distreff fadder Valgkomité: Lauritz Wanvik jr. på valg for 1 år Mård Larsen - på valg for 1 år Revisor Karen J. Aadnesen på valg for 1 år, 27. januar 2008 Lauritz Wanvik jr Walter Husebø