DIS-Rogaland INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 21. FEBRUAR 2007, KL PÅ STATSARKIVET I STAVANGER

Transkript

1 DIS-Rogaland INNKALLING TIL ÅRSMØTE ONSDAG 21. FEBRUAR 2007, KL PÅ STATSARKIVET I STAVANGER Program: 1) Årsmøte. 2) Pause/bevertning. Det vil bli servert kaffe/te og noe å bite i. 3) Salgsleder Christian Merenyi fra Allkopi gir oss råd i forbindelse med trykking av slektsbøker, -skrifter og -dokumenter m.m.. Forslag til årsmøtets dagsorden: 1. Møte åpnes, registrering av medlemmer og fullmakter. 2. Valg av møteleder og referent. 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden. 4. Styrets beretning om siste års virksomhet. Årsberetning 2006 følger vedlagt. 5. Regnskap for A. Gjennomgang av regnskapet for (følger vedlagt) B. Revisors beretning (følger vedlagt). C. Godkjennelse 6. Budsjettforslag for Valg av leder, styremedlemmer og varamedlemmer. Valgkomitèens innstilling (følger vedlagt). 9. Valg av valgkomité. (Forslag følger vedlagt.) 10. Valg av revisor. Valgkomitèens innstilling (følger vedlagt). 11. Forslag fra medlemmer innkommet innen 31. desember. Styret har ikke mottatt noen forslag. 13. Årsmøtet avsluttes. ÅRSBERETNING 1. Periode Årsberetning og regnskap dekker kalenderåret Årsmøte 2006 Foreningens årsmøte for 2006 ble arrangert 15. februar i Statsarkivets møtesal i. Referat fra årsmøtet finnes på DIS-Rogalands nettsted Etter årsmøtet var det foredrag av inntil nylig statsarkivar, nå spesialrådgiver Hans Eyvind Næss om hans nye funksjoner og nyttige, lite brukte kilder for slektsgranskning i Arkivverket. 3. Tillitsverv I 2006 har foreningen hatt følgende tillitsvalgte: Styret: Magne D. Stensland leder Jan H. Gulliksrud nestleder Oddvar Lilleaas administrator Mård Larsen referent Stein Høiland kasserer Varamedlemmer: Bjørg Sagaard varamedlem Walter Husebø varamedlem Ket Henriksen webansvarlig Revisor: Karen J. Aadnesen revisor Valgkomité: Per Inge Bøe valgkom. Lauritz Wanvik jr. valgkom. Følgende medlemmer har DIS-Norge tillitsverv: Gunnar Borvik, medlem av aktivitetsutvalget for kilderegistrering 4. Medlemmer Medlemsantallet har vært stabilt og er nå 503 mot 501 i fjor. DIS-Norge medlemmer i foreningens dekningsområde er kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes,, Strand, Sokndal, Sola og Time. 5. Styremøter Det har vært holdt 10 styremøter i perioden. Alle, unntatt 1 medlem i styret har e-post, og dette har gjort det lettere å utføre styrets oppgaver.

2 6. Medlemsmøter Medlemsmøter holdt i perioden 2006: Dato Tema Sted Ant 18. jan Kilder ved Statsarkivet i. Orientering og bruk feb Årsmøte, foredrag av Spesialrådgiver Hans Eyvind Næss tok oss med på et Dykk i arkivet med nye kilder for oss som roter i slektå. 15. mar Livsvilkår på bygdene for ca 200 år siden ved Trygve Brandal Fra Ryfylkemuseet. 19. april Utvandringen til Amerika, Ellis Island del II, ved Liv Marit Haakenstad 20. april Utvandringen til Amerika, Ellis Island del II, ved Liv Marit Haakenstad Samarbeidsmøte med Klepp historielag og Sons of Norways lokale Lodge. 20. sep. Regionalt arkivsenter ved Statsarkivar Sigve Gramstad 18 okt. Landskyld som grunnlag for drift, bruksrett, fordeling etc. Del II Ved forfatter, lektor etc Birger Lindanger 15 nov s Ebonister /Møbel snekkere ved John Sigurd Bjerga Klepp ca 40 Andre møter: På grunn av liten oppslutning på møtene har brukergruppen for Family Tree Maker tatt en pause i år. Brothers Keeper brukergruppe kom i løpet av året i en tilsvarende situasjon og konkluderte med pause. Av brukergruppene er de nå kun Embla brukergruppe som kjører videre, de har hatt 9 møter i Slektsdrøs og Internett har hatt 8 møter. 7. Annonsering Annonsering av aktiviteter og møter har skjedd på foreningens nettsted på internett: Det blir lagt vekt på å betjene medlemmene via internettsider og e-post. For å sikre tilgang til denne informasjonen må medlemmene holde sine e-post adresser oppdatert via DISadmin. Medlemsmøtene blir også annonsert i Slekt og Data. 8. Brukergrupper 8.1 Slektsdrøs og Internet. Denne gruppen har hatt møte 8 ganger i løpet av året. Utvandrersenteret på Strandkaien i er nå vel etablert som fast møtested. DIS-Rogaland har i løpet av året kjøpt inn 4 nye Laptop er som er montert som arbeidsstasjoner på senteret. Totalt er der nå 6 stasjoner tilgjengelige. Den tidligere investering i trådløs internet forbindelse gjør det mulig å kople opp personlige laptop er. Resultatet er at deltakelse har økt fra ca 10 i fjor til opp i mot 20 mot slutten av I tillegg er mandatet for disse møtene utvidet til å omfatte råd og dåd innen brukerprogram. Dette for å blant annet å søke og dekke opp for de brukergruppene som har pause. 8.2 Embla Familie og Slekt brukergruppen har hatt 9 møter med ca 18 deltakere på hvert møte på Lura bydelshus. 9. Slektsgranskerdagen Den 11. i rekken ble avholdt i Kulturhus lørdag 28 oktober med stor deltakelse. Arrangementet ble koordinert av Oddvar Lilleaas og fikk en flying start ved den sprudlene åpningen som Per Inge Torkelsen sto for. Arrangementet var på forhånd bekjentgjort på DIS-Rogalands nettsted, med annonse i Slekt og Data, i Aftenblad, med annonse fredag 27., kulturhus informasjonsoppslag og nettsider og ved distribusjon av plakater. Slektsgranskerdagen var et meget godt gjennomført arrangement, med stort publikumsfremmøte og full foredragssal. Anslagsvis var ca 500 personer innom slektstorg og foredrag. Spenningen ved å satse på nytt sted og bekymringen for feilslag viste seg grunnløse, ikke minst gjennom forhåndsarbeidet, planleggingen og erfaringene til Marit og Oddvar Lilleaas som igjen nedla et solid arbeid. Det var imponerende å se hvor fort stands og deltakere falt på plass og ble et arrangement i god tid før åpning. Så takk til disse to og ikke minst øvrige styremedlemmer og hjelpere som bidro. Følgende stands var representert på slektstorget: DIS-Norge og DIS-Rogaland DIStreff, database for slektsgranskere Dataregistrering av kildemateriell - Kirkebøker

3 - Gravminner Demonstrasjon av slektsprogram - Brothers Keeper - Embla Familie og Slekt - Family Tree Maker Slektsgransking over Internet Det Norske Utvandrersenter Sons of Norway - Leiv Eiriksson Lodge - Sandnes / Jæren - Cleng Peerson Lodge - Jesu Kristi Kirke av Siste Dagers Hellige Byarkiv Statsarkivet i Rogaland Historie- og Ættesogelag - Storhaug Historielag - Hundvåg og Øyane Historielag - Hillevåg Historielag - Randaberg Historielag Foredragene: A. Bygdebokforfatter Nils Olav Østrem: Hvordan kan du koble slektsgranskning med historieformidling? B. Tore H. Vigerust: Norsk bondeadel. C. Gunnar Roaldkvam: Hva er typisk/spesielt ved s historie? Arrangementet fikk økonomisk støtte fra: Rogaland fylkeskommune, DIS-Norge, Sparebank PR og utadrettet virksomhet Arrangement av Slektsgranskerdagen har vært hovedaktiviteten på dette området i perioden. DIS-Rogaland ble i løpet av året fast medlem i referansegruppen til det planlagte Regionale Arkivsenter på Ullandhaug. Grunnlaget for dette er blant annet samarbeidsavtalen mellom Arkivverket og DIS-Norge angående kilderegistrering og den innsatsen som gjøres lokalt for å gjøre arkivmatriale tilgjengelig ved digitalisering. Målet med deltakelsen i referansegruppen er å sikre oss, DIS-Rogaland, fast kontor- og/eller arbeidsplass på det nye senteret. Magne Stensland har vært vår representant i gruppen. 11. DIS- Norge; Tillitsmannskonferanse og landsmøte april Leder Magne Stensland representerte DIS-Rogaland. Lørdag 22. var preget av orienteringer før lunsj og gruppearbeider etter. Ved disse konferansene gis 2 lokallag anledning til å presentere seg selv, denne gang var turen kommet til DIS-Sør-Trøndelag og DIS-Nord-Trøndelag. Begge dekket større områder og hadde utfordringer i å aktivisere mer perifere deler av fylkene. Dette var i stor utstrekning løst ved å etablere Lokale grupper. Disse er organisert under fylkesstyret men er i det store selvdrevne med økonomisk støtte fra fylkesorganisasjonen, så det var få problemer med å bruke pengene fra DIS-Norge. Videre var der orientering fra Aktivitetsutvalget (AU) for kurs og AU Gravminner. AU kurs er helt nytt og orinteringen omhandlet mest planer og tanker rundt hvilket nivå man skulle legge seg på og hvilken type kurs ( fjernundervisning, lokale grupper med sentral støtte, databaserte kurs). AU Gravminner var status og anmodning om større engasjement. Gruppearbeidene etter lunsj var innen emnene Slektsforskerdagen : Markedsføring, og annonsering. Lokale grupper. Erfaringer og ønsker for den videre utvikling (ref standard retningslinjer for lokale grupper på DIS-Norges nettsted). DIS-Rogaland som har lengst erfaring med slektsgranskerdager innledet med å presentere sin løsning. Lokale grupper, ble basert på erfaringene fra Trøndelag. Ingen av gruppene skulle presentere resultater i plenum og følgelig ble hovedinntrykket lange, ikke konkluderende diskusjoner. Søndagen startet med en interessant orientering fra Multimediautvalget med innlagte eksempler som klart viste hvilke muligheter som finnes for en levende presentasjon av slektsrapporter. Dette ville også kunne bli et meget interessant foredrag her i. Siste programpost før lunsj var et foredrag om folkevandringen mellom Sverige og Norge og tok utgangspunkt i lovverket som regulerte trafikken og utviklingen av dette. Etter lunsj var det landsmøte og her var der en stor diskusjon basert på et forslag fra et av lokallagene om å øke andelen av medlemskontingenten som tilbakeføres til lokallagene. Uten å gjengi for mye av ordskiftet ble det stanset denne gang på grunn av konsekvensen dersom ikke kontingenten øktes tilsvarende (tap av stillinger på kontoret sentralt etc). De øvrige sakene som er gjengitt i Slekt og Data nr 1/06 ble vedtatt uten store debatter. Torill Johnsen ble valgt til ny leder for DIS-Norge. 12. Fadderordning Fadderordningen har blitt opprettholdt på omtrent samme nivå som tidligere

4 13. Internett DIS-Rogalands nettsted har vært opprettholdt og videreutviklet av Ket Henriksen og får fortsatt positive tilbakemeldinger, og nettstedet er en modell for andre. Styret henstiller til foreningens medlemmer å benytte seg av den informasjon som finnes på nettstedene, og melde fra til webansvarlig om eventuelle feil, forslag til justeringer, forbedringer og fremfor alt bidrag. Ved DISadmin har medlemmene anledning til å endre alle egne data, som postadresser, slektsprogrammer m.m. direkte i databasen til DIS-Norge. Medlemmenes brukernavn og passord som er oppgitt på baksiden av Slekt og Data - må oppgis for å få adgang til denne tjenesten. Vi anbefaler medlemmene å gjøre flittig bruk av den! DIS-Norges Slektsforum er det digitale møtestedet for etterlysninger eller annen slektsfaglig diskusjon. Under her finner du et eget slektsforum som dekker Rogaland. Ta en kikk i forumet, kanskje du vil legge inn en etterlysning selv eller se om du kan hjelpe noen andre. DIS-Rogaland fortsatte Ancestry abonnementet i Dette blir brukt på "Slektsdrøs og Internet"- møtene. Der er det anledning til å søke i mange av databasene i USA, bl. a. i en del folketellinger, kirkebøker, immigrasjonslister, avisartikler m.m. 14. Prosjekter i 2006 Kilderegistrering Kilderegistreringsgruppa under DIS-Rogaland i samarbeide med Klepp historielag har produsert en CD som inneholder masse stoff. Mye av det er ennå ikke publisert. Det dreier seg om avskrifter fra kirkebøker fra tre kommuner på Jæren. Innholdet omfatter begravelser, dødfødsler, dåp, flyttinger, konfirmasjoner og vielser. I tillegg og parallelt med dette har ildsjelene i kilderegistrerings-arbeidet i Rogaland fullført en ny imponerende rekke databaser som nå er tilgjengelige i Digitalarkivet: Lye Prestegjeld: Innflyttede og innflyttede , utflyttede og utflyttede , konfirmerte , viede og gravlagte og dødfødde Konfirmerte, vigde, utflyttede, innflyttede, dødfødte og gravlagte døpte, konfirmerte, gravlagte, dødfødte, innflyttede og utflyttede for perioden Konfirmerte, viede, gravlagde, innflyttede, utflyttede og dødfødte for perioden Klepp databaser : Døypte, vigde, konfirmerte og gravlagde. Time databaser : Vigde, utflytta, innflytta, konfirmerte, gravlagde og dødfødde Gjesdal databaser : Vigde, utflytta, innflytta, konfirmerte, gravlagde og dødfødde. Gjesdal sokn : Vigde, konfirmerte, utflytta, innflytta, gravlagde og dødfødde. Time sokn : Vigde, konfirmerte, utflytta, innflytta, gravlagde og dødfødde. Klepp :Vigde, Utflytta, Innflytta og Konfirmerte. Klepp : Vigde, Utflytta, Innflytta, Gravlagde, Dødfødde og Konfirmerte. Klepp : Vigde, Utflytta, Innflytta, Konfirmerte, gravlagde og dødfødte. Klepp : Vigde, Utflytta, Innflytta, Gravlagde, Dødfødde og Konfirmerte. Klepp : Vigde, Utflytta, Innflytta, Konfirmerte, gravlagde og dødfødte. I tillegg har: Stein Norem Wisted sendt en ny database til Digitalpensjonatet: Drengemantalet 1659 for Jæren og Dalane Espen Berg sendt inn en database til Digitalpensjonatet: Konfirmerte i Hjelmeland prestegjeld Under gravminneprosjektet har bl. a Kirkevergen i Sandnes levert databaser over alle kirkegårdene i kommunen: Gand, Høle, Høyland, Malmheim, Riska, Sandnes gamle, Sandnes nye, Soma og Sviland. Til sammen poster. 15. DIStreff Kurt Selland har vært ansvarlig for DIStreff i foreningen. Databasen DIStreff er et meget godt verktøy for slektsgranskere. Styret håper enda flere vil benytte seg av den. Send inn din Gedcom-fil til Kurt Selland på - E-post: kselland@robin.no. Du kan også bruke Gedtreff på egen hånd, mer informasjon her: (Bruk ditt brukernavn + passord hos DIS-Norge ) 16. Evaluering Møteaktiviteten i 2006 var god, men generelt sett forblir utfordringen å få flere deltakere på møtene. En annen uløst utfordring er hvordan vi kan øke aktivitet og engasjement sør i fylket. Forsøksvis prøvde vi et samarbeidsmøte på Klepp med Historielaget og Leiv Erikson Lodge av Sons of Norway. Dette var en suksess og blir ført videre i 2007, men det bør utvides til å omfatte andre lokallag både sørover og i og rundt Sandnes-. Innsatsen til Kilderegistreringsgruppen er fortsatt imponerende og de har igjen tilført Digitalarkivet en solid sum av databaser. Løsningen med medlemsmøter fast på Statsarkivet og andre møter på Utvandrersenteret ser ut for å være vellykket. Her trenger vi tilbakemelding fra deltakerne på Slektsdrøs om arrangementet på Utvandrersenteret blir for trangt. Forholdet til lokale institusjoner er

5 godt, noe som reflekteres i interessen rundt deltakelse på slektgranskerdagen samt at vi ble inkludert som fast medlem i referansegruppen for det Regionale Arkivsenteret på Ullandhaug. Imidlertid fortsetter utfordringen med å spre kunnskap om vår organisasjon, og framfor alt overbevise våre medlemmer om hvor interessante og nyttige både bruker- og medlemsmøter er. Våre mer uformelle samlinger i Slektsdrøs og internett-gruppen er et unikt tilbud i landssammenheng. Uansett forum, er det inspirerende å møte folk som deler dine interesser, og der er stadig noe å lære. Så møt opp og delta på foreningens møter og arrangementer. Styret vil takke alle medlemmene som har møtt frem og bidratt ved våre møter i året. En spesiell takk til dem som har jobbet med kilderegistrering, brukergruppene og med Slektsgranskerdagen og til dem som stiller opp som faddere., Magne D. Stensland Jan H. Gulliksrud Oddvar Lilleaas Mård Larsen Stein Høiland Bjørg Sagaard Walter Husebø Ket Henriksen

6 Regnskap for 2006 Beholdninger: Pr 1/ pr 31/ Kasse: 0,00 0,00 Brukskonto: ,98 Foliokonto: 1 950, ,29 Dis-Norge: , ,40 Gjeld: ,00 0,- Budsjett 2006 Regnskap 2006 Budsjett 2007 Inntekter Medlemskontigent , , ,- Brukergrupper 2 500, , ,- Støtte Slektsgr.dag , , ,- Salgsinntekt 0, ,- 0,- Renteinntekt 2 000, , ,- Sum , ,53 Utgifter Nettsted/abonnement 4 500, , ,- Møter , , ,- Brukergrupper , , ,- Slektsgranskerdag , , ,- Kilderegistrering 0,- 0,- 0,- Anskaffelse utstyr , , ,- Prifilering DIS/slektsgr 0, ,- Landsmøtet/tv konf 5 000,- 0, ,- Diverse 1 500,- 0, ,- Gebyrer/omk 1 200, , ,- Sum , ,67 Overskudd ,86 Merknader: Møteutgiftene er betydelig lavere i år.dette først å fremst på grunn av ferre tilreisende foredragsholdere. Netto utgifter til slektsgranskerdagen noe høyere i år. Først og fremst på grunn av mye høyere annonseutgifter. På budsjettet i fjor ble det forslått å sette av til anskaffelser av utstyr kr 20000,-. Dette vedtok årsmøtet å øke til kr ,-. Dette er gjort og nye pc-er er innkjøpt og intsallert på Utvandrersenteret. Utgiftene til brukergruppene er lavere. Dette skyldes av en gruppe foreløpig er nedlagt og at denne gruppen flyttet fra Lura (med leie) til Utvandrersenteret (uten leie). Resultatet ble i år vel ,- i overskudd til tross for store investeringer. Foreningen hadde 502 medlemmer pr 31/12-06

7

8 Valgkommiteens innstilling Styret i 2007 vil da få denne sammensetning med forbehold om årsmøtets tilslutning. Styret: Mård Larsen leder på valg for 1 år Magne D. Stensland styremedlem på valg for 2 år Jan Gulliksrud styremedlem på valg i 2 år Stein Høyland styremedlem ikke på valg Oddvar Lilleaas styremedlem- ikke på valg Varamedlemmer: Bjørg Sagaard varamedlem på valg for 1 år Walter Husebø varamedlem på valg for 1 år Medlemmer med spesialoppgaver: Ket Henriksen webmaster Kurt Selland- Distreff fadder Valgkomité: Lauritz Wanvik jr. på valg for 1 år Per Inge Bøe på valg for 1 år Revisor Karen J. Andersen på valg for 1 år

9 FORDELING AV MEDLEMMER JANUAR 2007 DIS-Rogaland - Antall medlemmer pr. kommune Sandnes Sola Time Klepp Hå Gjesdal Eigersund Strand 9 Randaberg Kvitsøy Hjelmeland Lund Rennesøy Finnøy Sokndal 0 0 Bjerkreim Forsand DIS-Rogaland - Medlemmer i distriktene Ryfylke 5 % Dalane 4 % Jæren 15 % Nord-Jæren 76 % Dalane Bjerkreim, Eigersund, Lund, Sokndal Jæren Gjesdal, Hå, Klepp, Time Nord-Jæren Randaberg,, Sandnes, Sola Ryfylke Finnøy, Forsand, Hjelmeland, Rennesøy, Sauda, Strand, Suldal