Vedlegg 3 Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 3 Kravspesifikasjon Rammeavtale fersk fisk og fiskeprodukter Konkurranse nr Til Bærum kommune og Asker kommune

2 Innholdsfortegnelse: 1. Spesifikasjon krav til ytelsen Produktområder Krav til ytelsen Bestillings og leveringstidspunkter Mattrygghet Sporing av opprinnelsessted Næringsinnhold Produktutvikling/ sikring Krav til lastepall Krav til overføring av kompetanse og opplæring av ansatte Faglig opplæring og produktinformasjon Produktkvalitet fersk fisk Faktura Fakturering Leveringsvilkår... 9

3 1. SPESIFIKASJON KRAV TIL YTELSEN 1.1 Produktområder Rammeavtalen skal dekke Bærum og Asker Kommunes behov for fersk fisk og fiskeprodukter i avtaleperioden. Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med én leverandør for alle produkter som omfattes av dette konkurransegrunnlaget Produkter Det skal gis tilbud på alle produkter i vedlegg 3 prisskjema. Det vil si at alle priser for fersk fisk og fiskeprodukter MÅ fylles ut. Det skal videre angis rabatt i % for øvrige produkter innenfor området. Forklaring til punktene i prisskjema: Leverandørs artikkelnr.: Leverandørs artikkelnr skal oppgis her. Tilbyder kan bruke egne eller produsents artikkelnr. Leverandørs benevnelse: Her skal det oppgis det navn som leverandøren har for det produktet som tilbys. Forpakningsstørrelse: Her skal det oppgis hvilken forpakning det enkelte produkt leveres i. F.eks hvis en pk laksefileter pakkes separat i forpakninger på 500g er forpakningsstørrelse 500g. Minste bestillingsvolum: Her skal det oppgis om leverandør har et minste salgsvolum, eksempelvis i en ytterpakning. Hvis tilbyder eksempelvis ikke selger mindre enn 10 pakker laksekoteletter (à 500g) pr ordre i en ytterpakning, vil minste salgsvolum i et slikt tilfelle være 10. Hvis feltet ikke fylles ut, er dette å tolke som at tilbyder ikke har noen slike begrensninger på ytterpakning, dvs at kunde tillates å bestille en pakke med laksekoteletter á 500g pr ordre. Vekt pr enhet, g: Her skal oppgis vekt for den enkelte enhet i en forpakning. F.eks vil en pk laksefileter 500 g bestå av flere fileter i pakken. Hvis hver filet er 100 g, vil vekt pr enhet bli 100 g. Beskriv næringsinnhold, alternativt kan produktblad vedlegges(gjelder fiskeprodukter, røkt fisk og gravet fisk): Her ønsker vi oppgitt hvor stor andel av fisk, fett, salt og vann det enkelte produkt består av, i tillegg til næringsinnhold. Beskriv pakkemetode: Her ønsker Oppdragsgiver å få oppgitt hvordan produktene er pakket. Vakuumpakket, pakket i modifisert atmosfære eller tilsvarende skal oppgis for det enkelte produkt.

4 Pris til Oppdragsgiver pr kg Her skal det oppgis pris til Oppdragsgiver pr kg. Dersom Tilbyder gjennomfører spesielle kampanjer, rabatter, eller har tilbud med lavere pris enn det som er avtalt, skal Oppdragsgiver ubetinget og uoppfordret godskrives denne. Prisene skal inkludere alle øvrige kostnader som administrasjon, frakt, emballasje, lastepall, service, leverings- og faktureringsomkostninger og alle andre kostnadselementer. Øvrige produkter: Rabatt i % Her skal det oppgis det prosentvise rabatt leverandør ønsker å tilby. 1.2 Krav til ytelsen Bestillings- og leveringstidspunkter Tilbudet må inneholde beskrivelser av bestillingstidspunkt, dvs seneste klokkeslett for å kunne effektuere levering neste dag. Eks.: Ved bestilling innen kl xx, leveres varene neste dag innen kl xx. Dette gjelder både for fersk fisk og fiskeprodukter i ønsket pakningsstørrelse. Det må kunne leveres daglig, dvs. mandag fredag. Ved forsinkelser i kjøreplanen må leveringsstedet varsles så fort som mulig. Er det forandringer i kjøreplan pga helligdager eller lignende, skal leveringsstedene varsles i god tid for alternative leveringstidspunkter. Ved feil i leveransen som for eksempel dårlig kvalitet, manko eller lignende skal Tilbyder rette feil snarest. Ved slike tilfeller skal Tilbyder tilby erstatningsvare av samme kvalitet til Oppdragsgiver uten ekstra kostnad. Dette gjelder også ved produksjonsproblemer. Tilbyder må oppgi en fast kontaktperson for Oppdragsgiver som kan bistå med spørsmål knyttet til bestilling, produkter og avvik, samt stedfortreder ved behov. Beskriv rutiner for dette Mattrygghet Fisk og fiskevarer skal være sunne og friske i alle ledd. Det stilles derfor krav til råstoffer, mellomprodukter og ferdige produkter. Fisk eller fiskevarer som produseres skal ikke: være buktært ha betydelige lever og/eller galleflekker være oppsprukket eller blodsprengt være oppløst i fiskekjøttet ha avvikende lukt være rødmidd- eller svartmiddinfisert eller betydelig jordslått ha omfattende parasittangrep eller vesentlige skader etter slike

5 være harske eller fryse- tørkebrent Fritt for mikroorganismer Fisk eller fiskevarer skal ikke inneholde mikroorganismer eller helseskadelige stoffer som mikroorganismer har produsert og som ikke kan aksepteres i næringsmidler. Kontroll, prøvetaking og analyse Myndighetene stiller krav til maksimalt innhold av trimetylamin-nitrogen eller totalt flyktig nitrogen, histamin, marine biotoksiner og miljøgifter (fremmedstoffer) i fisk og fiskevarer. Kontroll av innhold av histamin skal utføres ved omsetning av fisk og fiskevarer av sildefamilien, makrellfamilien, ansjosfamilien og Coryphaenidae ( gullmakrell ). Ved omsetting av fisk eller fiskevarer fra disse familiene skal prøvetaking og analyse for histamin inngå i egenkontrollen. Virksomhetene skal gjennomføre en visuell individuell undersøkelse for å påvise og fjerne synlige parasitter på fisk og fiskemat som omsettes til folkemat. Dersom det ikke er mulig å gjennomføre individuell kontroll skal det gjennomføres stikkprøvekontroll. Begge typer kontroll skal omfatte kontroll av bukhule og lever/rogn til folkemat ved sløying/skylling. Ved filetering/stykking skal du som produsent også gjennomføre kontroll, om mulig ved gjennomlysing. Usløyde ferdigprodukter av pelagisk fisk som har gjennomgått en prosess for inaktivering av levende parasitter, er unntatt fra kravet om kontroll og fjerning av synlige parasitter. Råstoff og halvfabrikata til videre bearbeiding er også unntatt fra kravet dersom fjerning kan skje på anlegget som bearbeider råstoffet eller halvfabrikatet innen det omsettes til folkemat. Parasittinfisert fisk Når dere har sortert ut fisk eller deler av fisk fordi de innholder parasitter eller er skadet av parasitter, skal ikke fisken eller delene av fisken omsettes til folkemat. Fisk som skal spises rå Fisk eller fiskeprodukter som spises rå eller nesten rå, eller dersom de røykes slik at fiskens indre temperatur er mindre enn 60 ºC, skal fryses slik at det indre av fisken har en temperatur på -20 ºC eller lavere i minst 24 timer. Tilsetningsstoffer Det stilles også krav om at det ikke brukes ulovlige tilsetningsstoffer eller ulovlige mengder av tilsetningsstoffer. Oppdrettsfisk restmengder av veterinærpreparater For oppdrettsfisk og produkter fra oppdrettsfisk stilles det krav om at restmengder av veterinærpreparater ikke overstiger tillatte grenseverdier. Regelverk Kvalitetsforskriften for fisk og fiskevarer

6 1.2.3 Sporing av opprinnelsessted Alle produkter som tilbys skal kunne spores tilbake til opprinnelsesstedet. Tilbyder skal beskrive sine rutiner for å spore opprinnelsen til alle tilbudte produkter Næringsinnhold Alle fiskeprodukter, røkt fisk og gravet fisk som tilbys skal henvise til næringsinnhold. Dette punktet skal fylles ut av tilbydere i vedlegg 4 prisskjema, kolonne; Benevnelse av kvalitet... alternativt kan produktblad vedlegges Produktutvikling/-sikring Ved større leveranser av ferdig mat skal Oppdragsgiver ha mulighet til å få en prøveleveranse som skal tilsvare den kvalitet som skal tilbys i hovedleveransen. Dette for å sikre at vi får riktig kvalitet og smakelighet Krav til lastepall Ingen produkter skal leveres på Europaller av tre Krav til overføring av kompetanse og opplæring av ansatte Dokumentasjon på at tilsatte har nødvendig kompetanse og få tilstrekkelig opplæring i hvilke regler og rutiner som gjelder for funksjonene vedkommende skal fylle. Som ansvarlig for virksomheten har du plikt til å sørge for at alle ansatte får denne opplæringen. Naturlige elementer i en opplæringsplan for ansatte: hvilket regelverk som gjelder virksomhetens etablerte rutiner, styrings- og kontrolltiltak kunnskap om bakterier, sopp og virus de vanligste smittekildene for sykdom overført via mat annen aktuell forurensning til mat krav til materialer og hygienisk utforming av lokaler merke- og sporbarhetsregler for mat kritiske styringspunkter ved produksjon og omsetning av mat Faglig opplæring og produktinformasjon Tilbyder skal tilby faglig opplæring og produktinformasjon til Oppdragsgiver, herunder også opplæring til lærlinger hos Oppdragsgiver. Beskriv hvordan kurs/opplæring Tilbyder kan tilby, og eventuelle kostnader for dette Produktkvalitet fersk fisk For å tilfredsstille Oppdragsgivers krav til kvalitet skal Tilbyder tilby fersk fisk av særdeles god eller meget god kvalitet. Nedenfor er typiske kjennetegn for mager fisk (f. eks torsk) utdypet.

7 Særdeles god Dette er den tilstand fisken er i fra den kommer opp av sjøen til den går inn i begynnende dødsstivhet (prerigor). Tidsrommet kan strekke se fra noen få timer opp mot ett døgn. Det karakteristiske ved tilstanden er at fisken er som i levende live med sin naturlige glans og fargeprakt. Den er fast i muskulaturen, men elastisk og bøyelig. Fisken lukter friskt som levende, av sjø eller sjøfrisk tang. Meget god Karakteristisk for denne tilstanden er at fisken er i fast dødsstivhet (rigor), den er stiv og hard. Vi kan holde den rett ut i hode /nakkeregionen uten at sporden (halen) peker nedover. Muskelsegmentene avtegner seg som et bølget mønster gjennom huden. Utseendet er bare ubetydelig redusert, fisken lukter fortsatt friskt og er glinsende i skinnet. God Fisken er nå i en overgangsfase. Den nervekontrollen den hadde over pigmentcellene i huden er nå gått tapt. Cellene har lukket seg. Fargeprakten er borte, og fisken er blitt gråere eller blassere. Mot slutten av perioden begynner slimhuden (sleipen) å bli ugjennomskinnelig og melkehvit. Det samme gjelder øynene. Gjellene er synlig bleikere og dekt av slim, mens dødsstivheten er i ferd med å gå ut av fiskemuskelen (post rigor). Buksnitt og nakkesnitt har mistet sin naturlige kjøttfarge og er blitt ugjennomskinnelig hvite. Fisken lukter nøytralt, verken sjøfrisk eller dårlig. Tilstanden varer vanligvis til det sjette døgn i is etter fangst. Mindre god Fisken er nå blitt mykere i muskulaturen, men fingertrykk på muskelen setter ikke varige merker. Muskulaturen retter seg sakte opp igjen. Buksnitt og nakkesnitt er svakt misfarget og gule. Blodet og milten er misfarget grå. Slimhuden er blakket melkehvit, løsner og klumper seg sammen. Det er spor av lukt etter spaltningsprodukter fra bakterieaktiviteten i fiskekjøttet. I gjellene er denne lukta tydelig. Øynene er hvite og begynner å bli flate. Fisken har vanligvis passert denne tilstanden etter opptil 9 døgn iset i kasser etter opptak. Svært lite god Flere forfallssymptomer kommer nå til syne. Fisken lukter syrlig og gjellene lukter surt. Fastheten i muskulaturen er borte, slik at fingertrykk setter varige merker. Fisken er bløt og slapp. Buksnittet og nakkesnittet er misfarget gulbrune og lukter surt. Kjøttfargen er misfarget grå eller gulaktig. Slimhuden faller av på større områder, blodet og nyren (blodrann i buken langs ryggsøylen) er i oppløsning, sleip og lysegrå. Optimalt passeres denne tilstanden når fisken har vært nediset i kasser inntil 12 døgn. Fisk med dårligere kvalitet enn karakter svært lite god kan ikke omsettes til menneskemat etter forskriftene. 2. FAKTURA 2.1 Fakturering Fakturering skal skje i henhold til Standard kontraktsvilkår ved kjøp av varer, samt i tråd med krav til merking angitt nedenfor.

8 Alle fakturaer som sendes Bærum kommune skal sendes til: Bærum Kommune <Tjenestesteds navn> <Bestillers navn> 1304 Sandvika Merking av faktura til Bærum kommune: Alle fakturaer skal være påført ordre-/rekvisisjonsnummer, eventuelt andre referanser som Oppdragsgiver krever, og klart angi hva beløpet gjelder. Bestillingsnummer vil fremgå av den elektroniske bestillingen og skal påføres faktura fra leverandør. Fakturaer i forbindelse med avrop av rammeavtaler skal merkes med avtalenummer. Fakturaene skal i tillegg inneholde følgende: Spesifikasjon av leveransen mht antall og pris pr enhet. Fakturaens bruttosum, nettosum, samt eventuell rabatt. Pris oppgitt uten mva, med tillegg av ev. mva. Kopi av kvittering på mottatt leveranse fra leveringsstedet skal medfølge alle fakturaer. Kvalitet på papir og trykk Standard papirkvalitet i A4-format. Papir som er for tynt, kan fort krølle seg i skanneren, samt at gjennomslag fra tekst på baksiden kan forstyrre lesing av fakturaside. Enkelt hvitt papir med sort skrift leses best. Rutinene og kravene som fremkommer i dette brevet skal bidra til å sikre korrekt og rettidig behandling og betaling av innkomne fakturaer til Bærum kommune. Vi gjør oppmerksom på at fakturaer som ikke er korrekt merket kan bli returnert. Opplysninger om leverandør Fakturaene skal inneholde følgende opplysninger om Leverandøren: Navn Adresse Telefon Organisasjonsnummer, etterfulgt av bokstavene MVA Utenlandske fakturer skal i tillegg inneholde SWIFT og IBAN. Dersom bokstavene MVA ikke er oppgitt etter organisasjonsnummeret, skal Leverandøren kontaktes for utstedelse av ny, korrekt faktura. Det skal være mulig å motta e-faktura. Bærum kommune forbeholder seg retten til å kreve e- faktura levert på nærmere spesifisert format i løpet av avtaleperioden. I dag skal fakturaformatet være e26, versjon 3.0 eller nyere, transportformatet heter FDP. Bærum kommune har en implementeringsguide for elektronisk fakturamottak, versjon 1.3 av Hver av partene bærer egne kostnader ved en slik gjennomføring/bruk. For Asker kommune gjelder følgende: Standard fakturaadresse: Asker kommune, Fakturamottak, Postboks 176, 1371 Asker. Bestillernummer og navn på kommunens bestiller skal fremgå av fakturaen. Hvert bestillernummer faktureres enkeltvis. Kommunen kan motta efaktura på format e2b xml v 3.4.

9 3. Leveringsvilkår Varene skal leveres frakt fritt (DDP Delivered Duty Paid, jf. Incoterms 2010) til avtalt leveringssted for den enkelte leveranse. Leveringssted er samtlige tjenestesteder i Bærum kommune og Asker kommune.