ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING. Formannskapet

Transkript

1 ENEBAKK KOMMUNE MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Formannskapssalen Dato: Tid: 18:30 Medlemmer som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall må omgående melde fra til INTERNE FELLESTJENESTER tlf eller Varamedlemmer vil bli innkalt herfra. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger vedrørende den enkelte sak, ber administrasjonen om å bli kontaktet i god tid før møtet. Side 1

2 Saksnr. PS 11/11 Innhold GODKJENNING AV INNKALLING OG MØTEPROTOKOLL FRA MØTE PS 12/11 BARNEHAGEUTBYGGING 2007 PS 13/11 PS 14/11 PS 15/11 KUNSTGRESSBANER VIOTTA OG MJÆR STADION- SØKNAD OM UTBETALING AV KOMMUNALT TILSKUDD OG FORSKUTTERING AV SPILLEMIDLER ENDRINGER I ØKONOMIREGLEMENTET FOR ENEBAKK KOMMUNE REVIDERING FINANSREGLEMENTET FOR ENEBAKK KOMMUNE 2011 REFERATSAKER RS GODKJENT 10 ÅRS JORDLEIEAVTALE PÅ GNR 83 BNR 2 ØDEGÅRDEN S EVENTUELT Enebakk, 14. mars 2011 Dag Bjerke ordfører Side 2

3 Side 3

4 PS 11/11 Godkjenning av innkalling og møteprotokoll fra møte / Side 4

5 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/163 Arkivkode: 614 Saksbehandler: Arnt Waaler/Thorleif Sjølie Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/11 Byggekomitèen /11 Formannskapet /11 Formannskapet Kommunestyret Barnehageutbygging 2007 Dokumenter som er vedlagt: Særutskrift av Byggekomitesak 3/07. Saksprotokoll for Formannskapet Behandling: Ordfører Bjerke foreslo at saken utsettes. Votering: Utsettelsesforslaget enst. vedtatt. VEDTAK: Saken utsettes. Saksprotokoll for Byggekomitèen Behandling: Votering: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1) Foreløpige sluttregnskap godkjennes. 2) Det avsettes til sammen kr ,- til avslutning av prosjektene. Herav kr ,- til Ytre Enebakk barnehage og kr ,- til Flateby barnehage. RÅDMANNENS 1. INNSTILLING: Side 5

6 3) Foreløpige sluttregnskap godkjennes. 4) Det avsettes til sammen kr ,- til avslutning av prosjektene. Herav kr ,- til Ytre Enebakk barnehage og kr ,- til Flateby barnehage. RÅDMANNENS NYE INNSTILLING: 1. Foreløpig sluttregnskap godkjennes. 2. Det bevilges kr ,- i tillegg til tidligere låneopptak. 3. Tilleggsbevilgningen dekkes ved låneopptak. SAMMENDRAG: De nye barnehageavdelingene i Ytre Enebakk og på Flateby er ferdige og tatt i bruk. Pga en kommende rettssak er regnskapene ikke endelige. Samlet budsjett pr : kr ,-. Samlet budsjett etter tilleggsbevilgning : kr ,- Nybygget ved Ytre Enebakk barnehage ble tatt i bruk primo august Beregnet budsjett for nybygget var pr : kr ,- inkl. MVA. Samlede kostnader for nybygget er pr : kr ,62 inkl. MVA. Det foreslås avsatt ca. kr ,- inkl. MVA til utbedringsarbeider i påvente av garanti. Nybygget ved Flateby barnehage ble tatt i bruk primo august Beregnet budsjett for nybygget var pr : kr ,- inkl. MVA. Beregnet budsjett for nybygget var pr : kr ,- - inkl. MVA. Samlede kostnader for nybygget er pr : kr ,- inkl. MVA. Det foreslås avsatt ca ,- inkl. MVA til oppfølgende tilleggsarbeider og innbetaling av tilbakeholdt garanti. Kostnader for juridisk bistand i forbindelse med kommende rettssak er, bortsett fra mindre beløp, ført på eget prosjektnummer. BAKGRUNN: Plan for full barnehageutbygging i Enebakk ble vedtatt i KST Prosjektarbeidet startet i uke 24/06 med planlegging av nybygg i Ytre Enebakk og på Flateby. Anbudskonkurransen for barnehageutbygging ble kunngjort i DOFFIN uke 05/07. Reguleringssak for tomt til nybygg på Flateby ble annonsert i uke 06/07. Ved anbudsfristens utløp var innkommet 4 anbud. Ved evalueringen kom anbud nr. 4, levert av Grøn Entreprenør AS i Larvik, ut som det mest fordelaktige anbud. Samlede byggekostnader for de 2 nybyggene ble beregnet til kr ,- inkl. MVA. Dette beløp oversteg opprinnelig beregnet kostnad. KST behandlet og vedtok sak nr 41/07 om øket bevilgning Sak 3/07 om kontrakt for bygging ble behandlet og vedtatt av PBK KST behandlet og vedtok sak nr 44/09 om tilleggsbevilgning til Ytre Enebakk barnehage på kr ,- Side 6

7 Ytre Enebakk barnehage: Nybygget ved Ytre Enebakk barnehage ble tatt i bruk primo august Grøn Entreprenør AS har framsatt en rekke krav om tillegg som Enebakk kommune anser å ikke være reelle, da de omfatter arbeider som i følge kontrakten inngår i de prisede ytelser. I ettertid er det framkommet behov for utbedringsarbeider som under normale forhold er garantiarbeider. Garantisten, Handelsbanken, motsetter seg for å innfri garantien. Disse utbedringsarbeider er delvis utført og vil bli videreført i nær framtid da dette er nødvendig for å opprettholde drift av barnehagen. Utbedringsarbeidene omfatter delvis brannforebyggende arbeider og delvis byggefeil. Flateby barnehage: Reguleringsplan for tomten på Flateby ble endelig stadfestet i brev av fra Fylkesmannen, og entreprenøren ble da anmodet om snarest å starte arbeidet med å framskaffe byggemelding og igangsettingstillatelse og så i sin tur igangsette byggearbeidet. Søknader om rammetillatelse og igangsettingstillatelse gikk svært tregt. Da disse formalitetene var ordnet kom ikke arbeidene på tomten i gang. Prosjektledelsen i Enebakk forhørte seg med prosjektledelsen for barnehage prosjekter i Frogn og Oslo der samme entreprenør var kontrahert. Prosjektledelsen i Enebakk varslet entreprenøren i brev av om at kontrakten ville bli hevet pga mislighold. Frist for retting av forholdet ble satt til Tilfredsstillende svar ble ikke mottatt innen fristens utløp, og sendte Enebakk kommune brev med erklæring om heving av kontrakten innløp opplysninger om at Grøn Entreprenør AS var gått konkurs. Prosjektet var havnet i sterk tidsnød, og ulike løsninger for fullføring av prosjektet ble utredet, og vurdert med bistand fra innhentede jurister. Den beste løsning ble vurdert å være gjennomføring av byggingen ved kontrahering av de underentreprenører som var planlagt benyttet av Grøn Entreprenør AS. Disse var allerede gitt ansvarsrett ved igangsettingstillatelsen. Denne løsning ble behandlet av PBK i møte Prosjektledelsen ble her gitt fullmakt til å framforhandle kontrakter med disse underentreprenørene. Ny bygget ble tatt i bruk primo august Rettssak: Rettssak mot Handelsbanken og konkursboet er berammet å komme opp primo mai 2011 etter flere utsettelser fra motparten. Kostnader for juridisk bistand til sakførsel er, bortsett fra mindre beløp (til sammen ca ,- inkl. MVA som er ført i prosjektregnskapene), ført på eget prosjektnummer. Det vil bli lagt fram eget sluttregnskap for midlertidig barnehage i Ytre Enebakk. SAKSOPPLYSNINGER: Nybygg for Ytre Enebakk barnehage. Budsjettet for nybygget ble beregnet til kr ,- inkl. MVA. Vanskeligere grunnforhold enn antatt medført store masseutskiftninger. Samlede kostnader for nybygget er pr : kr ,62 inkl. MVA. Tilleggene utgjøres i hovedsak av (summer inkl. MVA): Side 7

8 Grunnarbeider: ca. kr ,- Masseutskiftninger. Utomhusarbeider: ca. kr ,- Terrengarbeider og parkeringsplasser. Fast innredning: ca. kr ,- Kjøkkener i alle avdelinger. Opprettingsarbeider: ca. kr ,- Garantiarbeider. Det foreslås avsatt ca. kr ,- inkl. MVA til utbedringsarbeider i påvente av garanti. Nybygg for Flateby barnehage. Budsjettet for nybygget ble beregnet til: kr ,- inkl. MVA. Budsjettet ble beregnet til: kr ,- inkl. MVA. Samlede kostnader for nybygget er pr : kr ,- inkl. MVA. Det gjenstår, tilbakeholdt garanti, til utbetaling ca.: kr ,- inkl. MVA Tilleggene utgjøres i hovedsak av (summer inkl. MVA): Utomhusarbeider: ca. kr ,- Terrengarbeider og parkeringsplasser. Bygningsmessige arbeider: ca. kr ,- Endringer pga erfaringer fra Ytre Enebakk Fast innredning: ca. kr ,- Kjøkkener i begge avdelinger. Det foreslås avsatt ca ,- inkl. MVA oppfølgende tilleggsarbeider Vurderinger og begrunnelse De nye barnehageavdelingene ved Ytre Enebakk barnehage og Flateby barnehage har nå vært i drift i henholdsvis 2,5 og 1,5 år. På grunn av rettssak etter konkurs for Grøn Entreprenør AS, som hadde kontrakten for bygging av avdelingene, kan prosjektet ikke avsluttes. For Ytre Enebakk barnehage er det avdekket en rekke forhold som delvis angår liv og helse (brann) og delvis gjelder byggskader. Dette er normalt reklamasjonssaker som utførende entreprenør må rette opp. Siden garantisten, Handelsbanken AS, motsetter seg å innfri sitt garantiansvar er det nødvendig å utføre en del arbeider snarest for å unngå at skader utvikles videre. Dette er kostnader som det vil kreves regress for under rettssaken. På grunn av de oppdagede mangler og derved usikkerhet rundt utførelsen av arbeidene ved Ytre Enebakk barnehage er det nødvendig med en relativt stor reserve for å sikre bygget. For Flateby barnehage vil noen kompletterende arbeider være nødvendig Side 8

9 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2007/163 Arkivkode: 614 Saksbehandler: Arnt Waaler Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 3/07 Byggekomitèen Barnehageutbygging 2007 Dokumenter som er vedlagt: Anbudssammenligning. Prosjektregnskap. Saksprotokoll for Byggekomitèen Behandling: Felles forslag til vedtak: 1. Det opprettes kontrakt med den entreprenør som har levert det gunstigste anbud. Arbeidene med Ytre Enebakk barnehage igangsettes umiddelbart. 2. For Flateby barnehage skrives kontrakt med forbehold om godkjenning av byggesak. Eventuelt bortfall av Flateby barnehage skal ikke medføre ekstra kostnader. Votering: fellesforslaget ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Det opprettes kontrakt med den entreprenør som har levert det gunstigste anbud. Arbeidene med Ytre Enebakk barnehage igangsettes umiddelbart. 2. For Flateby barnehage skrives kontrakt med forbehold om godkjenning av byggesak. Eventuelt bortfall av Flateby barnehage skal ikke medføre ekstra kostnader. RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Det opprettes kontrakt om utførelse med den entreprenør som har levert det gunstigste anbud. Side 9

10 SAKSUTREDNING: Sammendrag Det er arrangert en anbudskonkurranse om komplett leveranse (totalentreprise) av bygg over grunnmur for nye avdelinger til Flateby og Ytre Enebakk barnehager. Fire entreprenører leverte anbud. Ett anbud måtte avvises pga store mangler i forhold til. De tre andre tilbudene er evaluert. Tilbudet fra Grønn Entreprenør as er kommet ut av valueringen som det gunstigste. Bakgrunn Regjeringen har som mål å oppnå full behovsdekning for barnehager innen utgangen av Enebakk kommune har på bakgrunn av dette gjennomført en utredning om behovet for etablering av nye barnehageplasser, og hvordan dette kan dekkes. Saksopplysninger Plan for å oppnå full barnehagedekning fra årsskifte 2007/2008 ble vedtatt i Enebakk kommunestyre (Sak 77/06). Prosjektarbeidet startet i uke 24/07. Oppgaven var å bygge et bygg for tre avdelinger i tilknytning til eksisterende Ytre Enebakk barnehage (Fjellveien 8, 1914 Ytre Enebakk) på samme tomt, og et bygg for to avdelinger i tilknytning til eksisterende Flateby barnehage (Skaugveien 18, 1911 Flateby) på den tidligere barneparkens arealer (Skaugveien 9). Anbudskonkurranse for barnehageutbyggingen ble kunngjort i DOFFIN uke 05/07. Reguleringssaken for Flateby barnehage ble annonsert i uke 06/07. Reguleringsarbeidet pågår parallelt med innhenting og evaluering av anbud. Anbudsfrist var i kunngjøringen satt til På grunn av liten respons på kunngjøringen ble det nødvendig å utsette anbudsfristen til Ved anbudsfristens utløp var innlevert 4 anbud. Et anbud er avvist på grunn av store mangler ved besvarelsen. Det tre øvrige anbud er evaluert. Etter evalueringen er anbud nr. 4 kommet ut som det mest fordelaktige tilbud. Anbud nr. 4 er gitt av Grøn Entreprenør AS, Larvik. Samlede byggekostnader beregnes til kr ,-. Denne sum overstiger den budsjettsum som opprinnelig var fastlagt. Sak om økning av bevilgning er framlagt for Formannskapet i møte Innstilling om øket bevilgning ble vedtatt av Formannskapet, og skal behandles av Kommunestyret Vurderinger Forutsatt at Kommunestyret godkjenner den økede bevilgning bør kontrakt avklares og sluttes. Utbygging i Ytre Enebakk kan starte umiddelbart, mens utbygging på Flate må avvente igangværende reguleringsprosess. Side 10

11 BH-KALK ENEBAKK KOMMUNE TEKNISK ETAT PROSJEKTREGNSKAP FOR PROSJEKT: BARNEHAGER 2007 MERKNADER: Finansierings- og tomtekostnader er ikke medtatt. Enebakk, side 1 Side 11

12 TEKNISK AVDELING EIENDOMDENHETEN BARNEHAGER 2007 Oppgitt anbudssum Korrigering for mangler Korrigering for sammenlikning Oppgitt anbudssum Korrigering for mangler Korrigerin for sammenliknin Sum Flateby Ytre Enebakk Tilbyder nr. 1: Tilbyder nr. 2: Ingen korrigeringer utført. Korrigering for mangler: Mindre rom for opphold/lek og lek/sov enn grunnlaget. Noen WC for barn mangler. Tilbyder nr. 3: Det innleverte prosjekt har så store mangler tilbudet må avvises. Skatteattester og HMS bekreftelse mangler. Det innleverte prosjekt har svært store mangler mht arealer og planløsning. Manglene er for store til å kunne prisberegnes. Tilbyder nr. 4: Korrigering for sammenlikning: Tilbyder har inkludert grunnarbeider i sin anbudssum. AnbSamLiknl Side 12

13 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2010/676 Arkivkode: 243 Saksbehandler: Per Sandvik Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/11 Formannskapet Kommunestyret Kunstgressbaner Vidotta og Mjær stadion- søknad om utbetaling av kommunalt tilskudd og forskuttering av spillemidler Dokumenter som ikke er vedlagt: Søknad fra IL Driv Søknad fra Enebakk IF RÅDMANNENS INNSTILLING: 1. Foreliggende søknader fra IL Driv og Enebakk IF om utbetaling av innvilget kommunalt tilskudd, kr 1,5 mill. til kunstgressbane til hvert av lagene, og forskuttering av spillemidler, kr 2,5 mill til IL Driv og 2,011 mill til Enebakk IF imøtekommes. Det forutsettes at søknadene godkjennes for tilskudd fra spillemidlene. 2. Alternativt kan Enebakk kommune stille lånegaranti for omsøkte spillemiddelbeløp SAKSUTREDNING: Sammendrag IL Driv og Enebakk idrettsforening søker om utbetaling av innvilget kommunalt tilskudd på kr 1,5 mill (til hver), samt forskuttering av omsøkt spillemiddeltilskudd, IL Driv 2,5 mill, og Enebakk IF 2,011 mill. Vedtak om kommunalt tilskudd og innsending av spillemiddelsøknadene ble fattet i kst sak 98/ , og søknader er sendt Akershus fylkeskommune innen fristen 15. januar. Tilbakemelding på om spillemidler er innvilget vil foreligge i juni. Begge prosjektene er inne i fylkets handlingsplaner, og begge søknadene svarer til krav for godkjenning. Rådmannen innstiller på å imøtekomme søknadene om utbetaling av kommunalt tilskudd og forskuttering av spillemidler, alternativt garanti for lån. Bakgrunn Saken fremmes med bakgrunn i mottatte søknader fra IL Driv og Enebakk IF om utbetaling av innvilget tilskudd og forskuttering av spillemidler. Side 13

14 Saksopplysninger IL Driv og Enebakk idrettsforening søker om utbetaling av innvilget kommunalt tilskudd på kr 1,5 mill (til hver), samt forskuttering av omsøkt spillemiddeltilskudd, IL Driv 2,5 mill. og Enebakk IF mill. Vedtak om kommunalt tilskudd og innsending av spillemiddelsøknadene ble fattet i kst sak 98/ , og søknader er sendt innen fristen 15. januar. Tilbakemelding på om spillemidler er innvilget vil foreligge i juni. Begge prosjektene er inne i fylkets handlingsplaner, og begge søknadene svarer til krav for godkjenning Bakgrunnen for søknadene er for IL Drivs vedkommende behov for likviditet under etableringen av kunstgressbanen. Driv starter byggingen om kort tid, og for at ikke byggingen skal gå ut over den daglige driften av laget, har de behov for utbetaling før tilsagn om midler foreligger. Bakgrunnen for Enebakk idrettsforenings søknad er at de er avhengig av en utbetaling av kommunalt tilskudd og forskuttering av spillemidler for å komme i gang med byggingen av kunstgressbanen på Vidotta. Alternative løsninger Et alternativ til forskuttering av omsøkte spillemidler er at kommunen garanterer for lån tilsvarende omsøkte beløp. Vurderinger og begrunnelse Begge idrettslagene har allerede lagt ned et stort arbeid og mange dugnadstimer for å få kunstgressbanene på plass. Enebakk er en av få kommuner i Akershus hvor slike baner ikke finnes. Det står folk klare til å sette spaden i jorda hos begge lagene. Det er nå det er mulig å få det til. Det ville være synd om to så gode prosjekter ikke skulle bli realisert på grunn av manglende likvider. De vedtatte kommunale tilskuddene er satt av i inneværende års budsjett, kunstgressbanene er inne i fylkets handlingsplaner, som er en forutsetning, spillemiddelsøknadene er godkjent i fylket, og videresendt departementet 15.mars. Det er derfor etter rådmannens vurdering liten risiko ved en forskuttering av midlene, selv om det kan drøye noe med tildeling av spillemidlene. Enebakk kommune har ikke en etablert praksis på forskuttering av spillemidler til idrettsanlegg, men dette er en vanlig praksis i noen kommuner, ut fra en erkjennelse av at det kan være nødvendig for å få realisert et prosjekt innen rimelig tid. Ikke minst gjelder dette der hvor dugnad er en vesentlig del av finansieringen. Rådmannen innstiller derfor på en utbetaling av det kommunale tilskuddet på 1,5 millioner til IL Driv og til Enebakk IF, og en forskuttering av omsøkte spillemidler til kunstgressbane til hvert av lagene. Side 14

15 ENEBAKK KOMMUNE Saksframlegg Saksnr.: 2006/158 Arkivkode: 250 Saksbehandler: Anne Helene Duvier Utvalgsaksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/11 Formannskapet Kommunestyret Endringer i økonomireglementet for Enebakk kommune Dokumenter som er vedlagt: Økonomireglement for Enebakk kommune RÅDMANNENS INNSTILLING: Endringer i økonomireglementet vedtas som angitt i saken. SAKSUTREDNING: Sammendrag Finansreglementet tas ut av økonomireglementet i henhold til vedtak i kommunestyresak 45/10, Revidering av finansreglementet for Enebakk kommune. I kapitlet om budsjettoppfølging foreslås betegnelsene hovednivå, mellomnivå og detaljnivå endret til avdelingsnivå, enhetsnivå og ansvarsnivå. Henvisning til budsjettkapitler endres til enheter. Rådmannen foreslår en effektivisering av budsjettprosessen ved å legge om den politiske behandlingen av økonomiplan og budsjett. Omleggingen foreslås for å gi en behandling av budsjettdokumenter som er konsistent i alle ledd i den politiske behandlingen, og som inneholder de reelle forutsetningene angitt i forslag til statsbudsjett. Bakgrunn Økonomireglementet legges fram til behandling en gang pr år. Saksopplysninger Finansreglementet tas ut av økonomireglementet i henhold til vedtak i kommunestyresak 45/10, Revidering av finansreglementet for Enebakk kommune. Ved revidering av økonomireglementet er det lagt inn endringer for å tilpasse reglementet til gjeldende organisering. Endringene gjelder budsjettoppfølging, hvor betegnelsene hovednivå, mellomnivå og detaljnivå foreslås endret til avdelingsnivå, enhetsnivå og ansvarsnivå. Henvisning til budsjettkapitler endres til enheter. Det foreslås også å endre ordene bør og kan til skal i forbindelse med overskridelser. Side 15

16 Under kap I pkt 3 Økonomiplanprosessen, er kravet om at rådmannen skal legge fram et saldert budsjett som er i balanse også gjort gjeldene for formannskapet. I følge kommuneloven hviler dette kravet på formannskapet. Endring av budsjettprosessen. Rådmannen ønsker å forenkle prosessen rundt behandling av økonomiplan og årsbudsjett. Hensikten er å få en prosess hvor signaler fra staten i kommuneproposisjonen og i forslag til statsbudsjett kan innarbeides i rammene til enhetene. Når kommuneproposisjonen legges fram i mai, foreslår rådmannen at det legges fram en sak til formannskap og kommunestyre som beskriver de økonomiske rammebetingelsene for Enebakk kommune påfølgende år. Normalt vil det være mulig å beregne hva kommunen kan forvente å få i frie inntekter neste år. Signaler om satsingsområder med tilhørende lovpålagte endringer i tjenestene kommer imidlertid først i forslag til statsbudsjett i oktober. Beregning av frie inntekter endrer seg som regel også i forhold til grunnlaget i kommuneproposisjonen. Gjeldende prosess med beregning av foreløpige rammer i mai for enhetene, innebærer at konsekvensjusteringer og nye tiltak må utarbeides i april. Kunnskapen om hvilke behov enhetene har så tidlig i året er begrenset. Ingen nye signaler fra staten blir ivaretatt, og krav om tjenester endrer seg mye utover i året. Dokumentene til utvalgene blir mangelfulle og misvisende og favner ikke de reelle behovene i enhetene. Som følge av at dokumentene til utvalgene utarbeides før forslag til statsbudsjett legges fram, går rådmannen i flere sammenhenger inn for forskjellige løsninger i dokumentene til utvalgene og til formannskapet. Dette er uheldig. Rådmannen foreslår at økonomiplan og budsjett legges fram for formannskap og kommunestyre i november og desember uten forutgående behandling i utvalgene. I de fleste kommunene rundt oss er dette den politiske prosessen rundt behandling av økonomiplan og budsjett. Alternativt kan dokumentene sendes utvalgene samtidig som de deles ut i formannskapet i midten av november. Foreslått endring utelukker ikke gjennomgang av utfordringer og behov i utvalgene i forbindelse med enhetenes arbeid med økonomiplanen. Foreslått endring i budsjettprosessen vil, i tillegg til å gi kvalitativt bedre grunnlag for å utarbeide økonomiplan og budsjett, avlaste ledere i forhold til å gjøre arbeidet flere ganger. De vil også bli spart for å utarbeide dokumenter som inneholder feil og mangler i forhold til kravene i statsbudsjettet og endelig tildelte rammer. Rettet/opprinnelig tekst Kap I Generelt 1.2 Kommunal- og regionalpartementets register over kommuner som har dårlig styring med sin økonomi. 1.2.a Økonomiplan eller årsbudsjett vedtas uten at alle utgifter er dekket. 1.3 Den viktigste ulempen ved oppføring i "gapestokkregisteret" er Ny tekst Kommunal- og regionalpartementets register over kommuner som har dårlig styring med sin økonomi (ROBEK). Økonomiplan eller årsbudsjett vedtas av kommunestyret uten at alle utgifter er dekket. Den viktigste ulempen ved oppføring i ROBEKregisteret er Side 16

17 4.1 Oktober: Avdelingenes økonomiplaninnspill legges fram for utvalgene. Kap II Økonomiplanprosessen konsekvensjusteringer av inntekter og utgifter for 2008, samt innspill om nye tiltak legges økonomiplanutkast med foreløpige rammer for avdelinger og enheter fram for vedtak i formannskap og kommunestyre. Rammene er basert på en vurdering av kommunens inntekter og utgifter (aktiviteter) Utvalgenes økonomiplaninnspill vedtas innen 1. oktober. Kommunalsjefene fremmer sak vedrørende økonomiplan for utvalgene i rådmannens navn Rådmannen plikter å fremme et realistisk og saldert budsjett som er i balanse Innstillingen til økonomiplanen har form av rådmannens økonomiplanforslag pluss formannskapets endringer Punktet utgår konsekvensjusteringer av inntekter og utgifter for neste år, samt innspill om nye tiltak. legges foreløpige rammebetingelser for Enebakk kommune fram for formannskap og kommunestyre til orientering. Punktet utgår Rådmannens forslag til budsjett skal legges fram realistisk, saldert og i balanse. Innstillingen består av rådmannens økonomiplanforslag pluss formannskapets endringer Formannskapet plikter å fremme innstilling til et realistisk og saldert budsjett som er i balanse. III Årsbudsjett 1.1 kommuneloven 45 kommuneloven 46 IV Budsjettoppfølging Overskridelse på hovednivåets nettoutgift: Overskridelse på mellomnivå: Budsjettjustering bør foretas som administrativt vedtak, idet budsjettkapitlenes sum utgift, inntekt og nettoutgift ikke bør overskrides Overskridelse på detaljnivå: Ved omdisponering innenfor Overskridelse på nettoutgift på avdelingsnivå: Overskridelse på enhetsnivå: Budsjettjustering skal foretas som administrativt vedtak. Enhetenes nettorammer skal ikke overskrides Overskridelse på ansvarsnivå: Ved Side 17

18 et budsjettkapittel. kan om ønskelig budsjettjustering foretas som administrativt vedtak. omdisponering innenfor en enhet. skal budsjettjustering foretas som administrativt vedtak. Klima- og miljømessige forhold Saken har ingen konsekvenser for klima eller miljø. Økonomiske forhold Saken påvirker kommunens forhold til egen økonomi, men vedtak i saken innebærer ingen økonomiske forpliktelser. Alternative løsninger Forslag til endringer i den politiske budsjettprosessen kan gjøres på flere måter som ikke er beskrevet i saken. Vurderinger og begrunnelse Omleggingen av den politiske behandlingen av økonomiplan og budsjett vil gi en behandling av budsjettdokumentene som er konsistent i alle ledd i den politiske behandlingen, og som inneholder de reelle forutsetningene angitt i forslag til statsbudsjett. Dette vil spare lederne for arbeid som oppfattes som frustrerende fordi de reelle utfordringene ikke er kjent når dokumentene til utvalgene utarbeides. For rådmannen gir dette en utfordring ved at de tiltakene som anbefales ved utvalgsbehandlingen ofte endres til behandlingen i formannskap og kommunestyre. Side 18

19 ENEBAKK KOMMUNE ØKONOMIREGLEMENT Vedtatt av kommunestyret XX.XX.2011 i KST-sak XX/11. Enebakk kommunes økonomireglement Side 19

20 INNHOLDSFORTEGNELSE I. GENERELT...3 II. 1. LOVVERK PRINSIPPER I ØKONOMIFORVALTNINGEN KOMMUNENS KONTOPLAN ØKONOMIFORVALTNINGENS ÅRSSYKLUS...5 ØKONOMIPLAN LOVVERK RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIPLANARBEIDET ØKONOMIPLANPROSESSEN...6 III. ÅRSBUDSJETT LOVVERK RETNINGSLINJER FOR BUDSJETTARBEIDET VEDTAK OM ÅRSBUDSJETT...8 IV. BUDSJETTOPPFØLGING PERIODISK REGNSKAPSRAPPORTERING NÅR KREVES BUDSJETTJUSTERING HVEM VEDTAR BUDSJETTJUSTERING OVERFØRING AV BUDSJETTMIDLER TIL NESTE ÅR...11 V. REGNSKAP OG RAPPORTERING ORGANISERING AV REGNSKAPSFUNKSJONEN LØPENDE REGNSKAPSFØRING AKTIVERING OG AVSKRIVNING TAPSAVSKRIVNING UNDERSKUDD I ÅRSREGNSKAPET RAPPORTERING AV REGNSKAP OG TJENESTEYTING...14 VI. INVESTERINGSPROSJEKTER...16 VII. 1. PROSJEKTORGANISERING LØPENDE PROSJEKTOPPFØLGING SLUTTRAPPORTERING INVESTERINGSKONTROLL OG FRIGIVELSE AV INVESTERINGS-MIDLER...17 VIII. KONTANTKASSER...18 ANVISNING ALMINNELIGE BESTEMMELSER ATTESTASJON ANVISNING...19 IX. EIENDELER EIENDELSREGISTRERING KASSASJON...20 X. HUSBANKLÅN OG -TILSKUDD RETNINGSLINJER FOR STARTLÅN RETNINGSLINJER FOR BOLIGTILSKUDD INNFORDRING AV STARTLÅN...23 Enebakk kommunes økonomireglement 2 Side 20

21 I.GENERELT. 1. LOVVERK 1.1. Stortinget vedtok sommeren 2000 endringer i kommunelovens kapittel 8 og 9 og innførte dermed nye økonomibestemmelser for kommunene. I medhold av kommuneloven har Kommunal- og regionaldepartementet gitt følgende økonomiforskrifter med ikrafttredelse : a. Budsjettforskrift: forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter, jf. kommuneloven 46 nr. 8. b. Regnskapsforskrift: forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning, jf. kommuneloven 48 nr. 6. c. Rapporteringsforskrift: forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner jf. kommuneloven 49 nr. 2. d. Garantiforskrift: forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier, jf. kommuneloven 51 nr. 3. e. Finansforvaltningsforskrift: forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, jf. kommuneloven Kommuneloven 59 a pålegger staten å føre betinget kontroll med kommunenes økonomi. Kontrollen begrenses til kommuner som står oppført i Kommunal- og regionalpartementets register over kommuner som har dårlig styring med sin økonomi. Oppføring i kontrollregisteret utløses av følgende betingelser: a. Økonomiplan eller årsbudsjett fastsettes uten at alle utgifter er dekket. b. Underskudd i driftsregnskap inndekkes over tre eller fire år (ved inndekning over ett eller to år havner kommunen ikke i registeret). c. Vedtatt plan for inndekning av tidligere års underskudd brytes Oppføring i kontrollregisteret medfører at tre typer vedtak skal godkjennes av fylkesmannen: kommunens årsbudsjett, opptak av lån og leie av bygninger. Oppføring i registeret begrenser dermed kommunens handlefrihet. Kommunen har videre plikt til å orientere medkontrahenter om situasjonen. Den viktigste ulempen ved oppføring i "gapestokkregisteret" er likevel at kommunen stigmatiseres i mediebildet, slik at omverden får inntrykk av at kommunen er dårlig styrt Økonomireglementet gir en samlet presentasjon av de viktigste statlige økonomibestemmelser og presiserer hvilke ordninger som gjelder i Enebakk kommune Enebakk kommunes økonomireglement 3 Side 21

22 2. PRINSIPPER I ØKONOMIFORVALTNINGEN 2.1. Enebakk kommunes økonomi skal styres slik at kommunen unngår oppføring i Kommunal- og regionaldepartementets kontrollregister Økonomiforvaltningen i kommunen skal kjennetegnes av: a. Mål- og resultatstyring: De folkevalgte skal gis et godt beslutningsgrunnlag i økonomiplan- og budsjettprosessen. Kommunesammenlikning i form av KOSTRA-nøkkeltall for ressursbruk og tjenesteproduksjon står sentralt. b. Rammestyring: Kommunens økonomistyring skal preges av helhetsfokus, forutsigbarhet og budsjettdisiplin. c. Internkontroll: Store såvel som små beløp skal brukes forsvarlig og regnskapsføres korrekt De økonomiske rammer for kommunen og dens avdelinger fastsettes av kommunestyret i budsjettet. Vedtatt budsjett skal ikke overskrides uten at dekning er sikret gjennom tilleggsbevilgning eller annen budsjettjustering De økonomiske rammer for kommunen og dens avdelinger fastsettes av kommunestyret i budsjettet. Vedtatt budsjett skal ikke overskrides uten at dekning er sikret gjennom tilleggsbevilgning eller annen budsjettjustering 2.5. Alle ansatte i kommunen plikter å utvise en sunn økonomisk holdning til kommunens midler og eiendeler, slik at kommunen ikke påføres unødvendige kostnader. All bruk av kommunens penger skal være etisk forsvarlig All myndighet som i dette reglement delegeres fra kommunestyret til rådmannen, kan rådmannen delegere videre. Delegerte fullmakter kan når som helst trekkes tilbake av den som har gitt fullmakten 2.7. Samtlige ledere i Enebakk kommune plikter å gjøre seg selv og sine medarbeidere kjent med økonomireglementet. 3. KOMMUNENS KONTOPLAN 3.1. Enebakk kommunes kontostreng (kontonumre) omfatter følgende dimensjoner (ledd): a. Ansvar uttrykker hvem i kommunens organisasjon som bruker ressursene. b. Art uttrykker hvilke typer ressurser som brukes. Rapporteringsforskriftens (KOSTRAs) nasjonale artsstandard benyttes - supplert med egendefinerte underarter enkelte steder. c. Tjeneste uttrykker hva som produseres med ressursene. Tjenestene er identiske med rapporteringsforskriftens funksjoner. d. Prosjekt benyttes ved investeringsprosjekter Kommunens konti har normalt 11 sifre fordelt på dimensjonene ansvar, art og tjeneste (12 sifre ved bruk av underart). Enebakk kommunes økonomireglement 4 Side 22

23 3.3. Endringer i kontoplanen, herunder opprettelse av nye budsjettposter i driftsbudsjett og investeringsbudsjett, fastsettes av rådmannen ved økonomisjefen. 4. ØKONOMIFORVALTNINGENS ÅRSSYKLUS 4.1. Arbeidet med økonomiplan, budsjettoppfølging, regnskap og rapportering oppsummeres i følgende "høydepunkter" gjennom året: Januar a) Innen 15. januar må avdelingene søke rådmannen ved økonomisjefen om overføring av ubrukte investeringsmidler til neste år. Februar a) Årsregnskap oversendes Follo distriktsrevisjon innen 15. februar. Samme frist gjelder for rapportering av årsregnskap og tjenesteproduksjon til Statistisk sentralbyrå (KOSTRA). Mars a) Kommunens årsmelding utarbeides i avdelingene og ferdigstilles av økonomisjefen. b) Årsrapport utarbeides av økonomisjefen. c) Årsmelding og årsrapport oversendes revisjonen innen 31. mars. April a) Revisjonen oversender årsmelding,årsrapport, årsregnskap og revisjonsberetning til kontrollutvalget. Mai a) Årsregnskap, årsmelding og årsrapport, samt revisjonsberetning og kontrollutvalgets innstilling, legges fram for formannskap og kommunestyre. Juni a) Regnskapsrapport 1. tertial fremmes for utvalg, formannskap og kommunestyre. b) Foreløpige rammebetingelser for neste år legges fram for formannskap og kommunestyret på bakgrunn av kommuneproposisjonen. September a) Regnskapsrapport 2. tertial fremmes for utvalg, formannskap og kommunestyre. November a) Formannskapets innstilling til økonomiplan vedtas og legges ut til 14 dagers ettersyn. Desember a) Kommunestyret vedtar økonomiplanen. Enebakk kommunes økonomireglement 5 Side 23

24 1. LOVVERK II. ØKONOMIPLAN 1.1. Arbeidet med økonomiplan i Enebakk kommune er hjemlet i kommuneloven 44 om obligatorisk økonomiplan, som lyder: a. 44. Økonomiplan 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Den skal legges til grunn ved kommunens eller fylkeskommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår, og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. I økonomiplanen skal det inngå en oversikt over kommunens eller fylkeskommunens samlede gjeldsbyrde og garantiansvar, og over utgifter til renter og avdrag i planperioden. 3. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv økonomiplanen og endringer i denne. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. 4. Formannskapets eller fylkesutvalgets innstilling til økonomiplan legges ut til alminnelig ettersyn minst fjorten dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. 5. Økonomiplan og endringer i denne oversendes departementet til orientering. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om økonomiplanens innhold. 2. RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIPLANARBEIDET 2.1. Enebakk kommunes økonomiplan utarbeides årlig og omfatter de påfølgende fire - år. Økonomiplanens første år er årsbudsjettet for det første året i perioden Kommuneplanen gir føringer for økonomiplanen, især når det gjelder befolkningsvekst. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanen Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet, inneholde en driftsdel og en investeringsdel, ha en oversiktlig form, inneholde mål og premisser for ressursbruken, være realistisk og settes opp i balanse (årlig balansekrav, d.v.s. at driftsresultatet hvert år skal være tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige fondsavsetninger) Rådmannens vurderinger og formannskapet/kommunestyrets vedtak innarbeides i økonomiplandokumentet. 3. ØKONOMIPLANPROSESSEN 3.1. Økonomiplanarbeidet skjer etter følgende fremdriftsplan: Enebakk kommunes økonomireglement 6 Side 24

25 1. Økonomiplanarbeidet igangsettes ved at rådmann og økonomisjef sender ut rundskriv til kommunalsjefer og enhetsledere vedrørende konsekvensjusteringer av inntekter og utgifter for neste år, samt innspill om nye tiltak. 2. Når kommuneproposisjonen og revidert nasjonalbudsjett er fremlagt (medio mai). Legges foreløpige rammebetingelser for Enebakk kommune fram for formannskap og kommunestyre til orientering. 3. Rådmannens forslag til økonomiplan skal foreligge i november som et arbeidsdokument for de folkevalgte. Første år i økonomiplanen har form av utkast til budsjettdokument med fordelte rammer for drift og investering. Saksfremlegget redegjør for mål og premisser for kommunens ressursbruk og viktige aktivitetsendringer. 4. Formannskapets innstilling til økonomiplan vedtas minst 14 dager før kommunestyrets behandling. Planen skal legges ut til offentlig ettersyn i minst 14 dager før endelig vedtak. Innstillingen består av rådmannens forslag til økonomiplan og formannskapets endringer (hvilke partier som støtter hvilke forslag, skal fremgå; det kreves ikke flertall for et av forslagene). Formannskapet plikter å fremme innstilling til et realistisk og saldert budsjett som er i balanse. 5. Økonomiplanen vedtas av kommunestyret innen 20. desember (kommunestyret voterer over alle fremsatte forslag fra formannskapet). Økonomiplanen sendes fylkesmannen til orientering. Enebakk kommunes økonomireglement 7 Side 25

26 III. ÅRSBUDSJETT 1. LOVVERK 1.1. Årsbudsjettet er hjemlet i kommuneloven 45: 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for kommende kalenderår. Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens og fylkes-kommunens inntekter i budsjettåret og anvendelsen av disse. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og vesentlige endringer i rammene for dette. Vedtak treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. 3. Formannskapets eller fylkesutvalgets innstilling skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. 4. Departementet skal føre kontroll med lovligheten av kommunestyrets vedtak. Krav til årsbudsjettets innhold er hjemlet i kommuneloven 46: 1. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året og anvendelsen av disse midler. 2. Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, ordinære avdrag og nødvendige avsetninger. 3. Kommunestyret og fylkestinget skal ved budsjetteringen påse at det til enhver tid er tilstrekkelige midler til å dekke løpende utbetalinger. 4. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsbudsjettets innhold og om delegasjon av myndighet i budsjettsaker. I disse bestemmelser kan det gjøres unntak fra bestemmelser i denne lov når det gjelder budsjett for kommunal eller fylkeskommunal bedrift. 2. RETNINGSLINJER FOR BUDSJETTARBEIDET 2.1. Økonomiplanens første år er årsbudsjettet for det første året i perioden. a. Driftsbudsjettet: Det er ikke lov å budsjettere med underskudd. Av formelle grunner skal det heller ikke budsjetteres med overskudd, da årsbudsjettet skal disponere inntektene i sin helhet. Et reelt driftsoverskudd budsjetteres derfor som overføring til investeringsbudsjettet eller avsetning i disposisjonsfond. b. Investeringsbudsjettet: Investeringene skal være fullfinansiert. 3. VEDTAK OM ÅRSBUDSJETT 3.1. Budsjettets vedtas i sin helhet av kommunestyret 3.2. Budsjettvedtaket skal presisere eventuelle prisendringer for kommunale avgifter og brukerbetaling (barnehagesatser, husleie o.l.). Prisendringer utover alminnelig prisstigning skal fremmes som egen sak for utvalg og kommunestyre Budsjettet vedtas på rammenivå det vil si avdelingenes nettoutgift (sum utgifter og inntekter). Enebakk kommunes økonomireglement 8 Side 26

27 IV. BUDSJETTOPPFØLGING 1. PERIODISK REGNSKAPSRAPPORTERING 1.1. Kommunen praktiserer tertialrapportering til politiske organer. Tertialrapporteringen skjer etter følgende opplegg: a. Utvalgssaker: Etter 1. og 2. tertial utarbeider kommunalsjefer regnskapsrapporter til sine utvalg. Alle større avvik skal forklares og begrunnes. Saksfremlegget skal også inneholde prognose for avdelingens avvik fra driftsbudsjettet ved årets slutt og om nødvendig forslag til innstrammingstiltak. Avdelinger som har investerings-aktiviteter, skal oppgi gjenstående investeringsmidler og vurdere faren for overskridelse av prosjektbudsjetter. Etter 2. tertial vedtar utvalgene nødvendige budsjettjusteringer innenfor sine ansvarsområder. b. Formannskaps- og kommunestyresak: På grunnlag av sakene til utvalgene utarbeider økonomisjefen regnskapsrapport for hele kommunen til formannskap og kommune-styre. Saksfremlegg for formannskap og kommunestyre skal foreligge fra rådmannen innen og 25.9., basert på den informasjon fra avdelinger og utvalg som foreligger på dette tidspunkt. Alle større avvik skal forklares og begrunnes. Saksfremlegget skal også inneholde prognose for kommunens årsresultat og om nødvendig forslag til innstrammingstiltak. Gjenstående investeringsmidler skal også oppgis og faren for overskridelse av prosjektbudsjetter vurderes. Ved rapportering for 2. tertial medtas budsjettjusteringer som krever kommunestyrevedtak Tertialrapporteringen suppleres med månedsrapport som utarbeides i egen rapporteringsmodul i kommunens regnskapssystem. Månedsrapportene legges fram for utvalg og formannskap til orientering. 2. NÅR KREVES BUDSJETTJUSTERING 2.1. Budsjettjustering vil normalt si politisk vedtatt endring i budsjettet underveis i budsjettåret. En budsjettjustering skal balansere, det vil si at sum av merutgifter og mindreinntekter er lik sum av besparelser og merinntekter Reelle besparelser og merinntekter krever ikke budsjettjustering. Besparelser og merinntekter bidrar til overskudd i kommunens årsregnskap. Dette disponeres av kommunestyret etter årets slutt. (Merinntekter fra øremerkede tilskudd krever budsjettjustering, for å oppfylle tilskuddsgivers betingelser.) a. Disponering av besparelser og merinntekter: Budsjettjusteringssak skal fremmes dersom besparelser eller merinntekter skal omdisponeres til å dekke merutgifter eller kostnader til nye tiltak. Unntak: Merinntekter på sykelønn- og svangerskapsrefusjoner kan benyttes til å lønne vikarer i den grad det er nødvendig for å kunne ivareta tjenesteproduksjonen. Dette gjelder hovedsakelig skoler, barnehager og turnusavdelinger. Enebakk kommunes økonomireglement 9 Side 27

28 2.3. Når det for året ligger an til overskridelse på driftsbudsjettet eller investeringsbudsjettet, fremmer rådmannen ved kommunalsjefene budsjettjusteringssak etter følgende retningslinjer: a. Overskridelse på nettoutgift på avdelingsnivå: Budsjettjusteringssak skal fremmes. Avdelingene plikter å holde seg innenfor sine nettorammer. Også tilleggsbevilgning til nye tiltak vedtas som budsjettjustering. b. Overskridelse på enhetsnivå: Budsjettjustering skal foretas som administrativt vedtak. Enhetenes nettorammer skal ikke overskrides. Regnskapsføring på en annen tjeneste enn den budsjetterte fordrer budsjettjustering til utvalget, når avviket fra budsjett er uttrykk for en reell omdisponering av ressurser til et nytt formål. Bokføringstekniske avvik, f.eks. regnskapsføring på en beslektet tjeneste, krever ikke budsjettjustering. c. Overskridelse på ansvarsnivå: Ved omdisponering innenfor en enhet (merforbruk ved et ansvar som oppveies av mindreforbruk et annet ansvar) skal budsjettjustering foretas som administrativt vedtak. 3. HVEM VEDTAR BUDSJETTJUSTERING 3.1. Utvalgene delegeres følgende ansvarsområder (utvalgsområder): a. Formannskap: 1 Sentraladministrasjon. b. Kultur, oppvekst og skoleutvalg: 2 Kultur, oppvekst og skoleavdelingen c. Helse og omsorgsutvalg: 3 Helse og omsorgsavdelingen, d. Utvalg for teknikk og miljø: 4 Avdeling for teknikk og miljø Enhetsleder delegeres myndighet til budsjettjustering av midler innenfor egen resultatstyrte enhet. Budsjettjusteringssak skal allikevel fremmes for utvalget dersom justeringen innebærer en reell omdisponering av ressurser til annet formål enn forutsatt i budsjettvedtaket Utvalgene vedtar interne budsjettjusteringer i driftsbudsjettene mellom resultatenhetene og all disponering av bundne fond innenfor utvalgets område Kommunestyret vedtar følgende budsjettjusteringer: a. Tilleggsbevilgninger og andre budsjettjusteringer mellom utvalgsområdene. b. Budsjettjusteringer innen finansområdet (80 Finans: rammetilskudd, skatteinntekter, renter/avdrag og folkevalgte organers reservepost). c. Disponering av ubundne fond (disposisjonsfond, ubundet investeringsfond). d. Tilleggsbevilgninger til investering - også når de finansieres ved bruk av fond Rådmannen ved økonomisjefen er ansvarlig for at vedtatte budsjettjusteringer registreres i kommunens økonomisystem, herunder føres på riktig budsjettpost når dette ikke spesifiseres i budsjettjusteringsvedtaket. Økonomikontoret arkiverer budsjettjusteringsvedtak slik at de er tilgjengelige for revisjonen. Enebakk kommunes økonomireglement 10 Side 28

29 4. OVERFØRING AV BUDSJETTMIDLER TIL NESTE ÅR 4.1. Investeringsarbeider videreføres så lenge prosjektregnskapet ikke overskrider prosjektbudsjettet (sum av bevilgninger over flere år). Så lenge prosjektet ikke er avsluttet, må avdelingene søke rådmannen ved økonomisjefen om overføring av ubrukte investeringsmidler til neste år. Søknadsfristen er 15. januar. Økonomisjefen registrerer budsjettjusteringer i årets og neste års budsjett for de aktuelle investeringsposter og tilhørende finansiering Øremerkede tilskudd fra staten eller andre til bestemte formål som ikke er benyttet i regnskapsåret, avsettes på fond. Rådmannen delegeres fullmakt til å foreta fondsavsetning i bundne fonds. Avsetning i ubundne fonds fremmes som sak for kommunestyret Avdelingenes driftsoverskudd eller driftsunderskudd overføres normalt ikke til påfølgende år. Avdelingene er m.a.o. ikke resultatenheter som drar med seg avvik fra tidligere år. Betydelige budsjettoverskridelser kan likevel belastes avdelingen i påfølgende år, dersom kommunestyret vedtar dette. Enebakk kommunes økonomireglement 11 Side 29

30 V. REGNSKAP OG RAPPORTERING 1. ORGANISERING AV REGNSKAPSFUNKSJONEN 1.1. Kommuneloven 24.2 pålegger alle kommuner å ansette en regnskapskyndig person med faglig ansvar for regnskapet. Regnskapssjefen er ansvarlig for leverandørreskontro, løpende regnskapsføring, avslutning av kommuneregnskapet og for kommunens kasseekspedisjon I Enebakk kommune er regnskapssjef en egen stilling underordnet økonomi-sjefen. Regnskapssjefen kan ikke instrueres av rådmannen eller andre i regnskapsfaglige spørsmål Skatteoppkreveren er ansvarlig for skatteregnskapet, regnskapskontroll av arbeidsgivere, fakturering og innfordring av kommunale avgifter m.v. Skatteregnskapet har sitt eget lovverk og berøres ikke i dette økonomireglement jfr. at Skattedirektoratet og Finansdepartementet har direkte instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreveren. 2. LØPENDE REGNSKAPSFØRING 2.1. Kommuneregnskapet føres etter anordningsprinsippet, det vil si at alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet uavhengig av om de er betalt eller ikke, forutsatt at varene/tjenestene er levert/utført innen årets utgang Årsregnskapet skal føres i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Blant annet skal alle inntekter og utgifter regnskapsføres brutto (bruttoprinsippet) Regnskapsføringen skal være tilfredsstillende á jour til enhver tid. Inn- og utbetalinger av kontanter skal om mulig regnskapsføres samme dag som de finner sted. Regnskapet per månedsskifte skal være a jour innen den 12. i påfølgende måned Kommunens balansekonti skal regelmessig gjennomgås kritisk Regnskapsføringen skal innrettes i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Foreningen for god kommunal regnskapsskikk vil kontinuerlig utvikle standarder og normer innenfor regnskapsområdet. Kommunale regnskapsstandarder gitt av foreningen har rettslig virkning for kommunens regnskapsføring. 3. AKTIVERING OG AVSKRIVNING 3.1. Eiendeler med anskaffelseskostnad over kr og en økonomisk levetid på minst tre år anses som anleggsmidler. Anskaffelsen utgiftsføres i investeringsregnskapet og aktiveres i balanseregnskapet Anleggsmidlene aktiveres til anskaffelseskostnad (historisk kost) fratrukket tilskudd. Netto anskaffelseskostnad avskrives over levetiden med like årlige beløp (lineær modell). Avskrivning starter året etter anskaffelsesåret. Følgende levetider legges til grunn (jf. regnskapsforskriften 5): a. år: EDB-utstyr, kontormaskiner. b. 10 år: Transportmidler, maskiner, verktøy, inventar, utstyr, anleggsmaskiner. Enebakk kommunes økonomireglement 12 Side 30

31 c. 20 år: Renseanlegg, pumpestasjoner, forbrenningsanlegg, brannbiler, parkerings-plasser og traffikklys. d. 40 år: Boliger, skoler, barnehager, idrettshaller, veier, ledningsnett (vann, avløp). e. 50 år: Administrasjonsbygg, lagerbygg, institusjoner, kulturbygg, brannstasjon og tomter 4. TAPSAVSKRIVNING 4.1. For at fordringsmassen i balanseregnskapet skal være mest mulig reell, skal den gjennomgås årlig. Dersom en fordring anses uerholdelig, kan den konstateres tapt (avskrives i regnskapet) selv om kravet juridisk sett består og selv om det ikke er gjennomført tvangsinnfordring Driftsbudsjettet skal inneholde en tapspost der det budsjetteres et beløp til dekning av kommunens forventede tap på kortsiktige fordringer Kommunale krav (ikke skatt) kan konstateres tapt og avskrives i regnskapet når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: a. Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen er ikke større enn debitor trenger til livsopphold. b. Utleggsforretning har ikke ført frem («intet til utlegg»). c. Panteobjekter er realisert, og debitor har ikke økonomiske evne til å betjene restkravet. d. Kausjonist er krevet, men hverken kausjonist eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. e. Debitors adresse er ukjent i mer enn 1 år. f. Debitor er utvandret til et land Norge ikke har avtale med. g. Videre innfordringsarbeid, som inkasso, vil med overveiende sannsynlighet gi negativt resultat. h. Kommunen har ved avtale ettergitt gjeld, f.eks. ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. i. Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet. j. Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. k. Kravet er foreldet. l. Kravet er prekludert (bortfalt) Formannskapet delegeres fullmakt til å avskrive tap. Sak om regnskapsmessig avskrivning av konstaterte tap fremmes for formannskapet Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langstidsovervåking med henblikk på at debitors økonomiske Enebakk kommunes økonomireglement 13 Side 31