TJØME KOMMUNE ØKONOMIREGLEMENT. Vedtatt i kommunestyret Revidert Kommunenr. 723 Org.nr

Transkript

1 ØKONOMIREGLEMENT Vedtatt i kommunestyret Revidert Kommunenr. 723 Org.nr

2 Innholdsfortegnelse 1. Formål og omfang Internkontroll og rutiner Hjemmel Anvisning Erstatninger og forsikring Budsjettansvar Budsjettoppfølging og rapportering Årsavslutning. Over- og underskudd. Fond Innfordring av kommunale krav Tap på krav Tjøme revidert Versjon Side 2 av 11

3 1. Formål og omfang. et skal sikre en effektiv og etisk forvaltning av kommunens verdier i tråd med kommunestyrets planer og målsetninger. et gir en helhetlig oversikt over lokale bestemmelser for kommunens økonomiforvaltning. Det beskriver plikter og rettigheter som gjelder forbruk, endringer og oppfølging av kommunens budsjett, samt klargjør det ansvar politiske fora og administrasjonen har gjennom delegasjon av myndighet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen (herunder evt kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11). Vedtatt i kommunestyret, sak 044/10 den Dette reglementet trer i kraft , og erstatter tidligere vedtatte reglement på berørte områder i dette reglementet. Reglementet er revidert 20. april 2012 som en følge av endret organisering fra og med 1. august Internkontroll og rutiner Internkontroll skal sikre at kommunen når de mål som er satt, både på overordnet nivå og for de ulike tjenestene. En effektiv kontroll sikres gjennom en kontinuerlig oppfølging / dialog med virksomhetene. Aktiviteter som er vesentlige i forbindelse med økonomisk internkontroll er bl.a: -realistisk budsjettering og forsvarlig regnskapsføring -kontroll av inn- og utbetalinger -avstemming / oppfølging av kunde- og leverandørreskontro -regelmessige avstemminger av regnskapet -oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale -planlegging av innkjøp av varer og tjenester (herunder attestasjons- og anvisningsrutiner) -planlegging og koordinering av personellressurser -sikring av inntekter gjennom gode faktureringsrutiner Rådmannen har ansvar for at rutiner dokumenteres og er gjenstand for løpende oppfølging. 3. Hjemmel et er utarbeidet med hjemmel i Lov av 25. september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), forskrifter av 15. desember 2000; nr 1423 om årsbudsjett, nr 1424 om årsregnskap og årsberetning, nr 1425 om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner, forskrift av 2. februar 2001 nr 144 om kommunale og Tjøme revidert Versjon Side 3 av 11

4 fylkeskommunale garantier, samt forskrift av 5. mars 2001 nr 299 om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning. et gjelder som et supplement til ovennevnte lover og forskrifter. et og endringer av dette vedtas av kommunestyret selv. 4. Anvisning Alle anskaffelser av varer og tjenester gjennomføres i tråd med kommunens innkjøpsreglement. Det skal foreligge anvisning før utbetaling skjer som innebærer kontroll av faktura/timeliste fra den som har anvisningsmyndighet. Den som er delegert anvisningsmyndighet skal utpeke personer som skal attestere. Rådmannen delegeres anvisningsmyndighet på alle områder i henhold til kommunens delegasjonsreglement. Fullmakten kan videredelegeres. Delegeringen gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom gjennom et notat fra Rådmannen til hver enkelt (virksomhetsleder) kommunalsjef. Kommunalsjef for hvert enkelt område delegerer videre til lederne av de enkelte enhetene. Den som er delegert anvisningsmyndighet fra rådmannen kan delegere videre sin fullmakt. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Den som delegerer anvisningsmyndighet må fylle ut Skjema for delegering av anvisningsmyndighet. Skjemaet skal fylles ut i ett eksemplar og sendes økonomikontoret. Økonomikontoret ajourfører en oversikt som til enhver tid viser hvem som har anvisningsfullmakt i kommunen. Oversikten skal ligge tilgjengelig på intranettet. Anvisningsmyndigheten gjelder ikke ved anvisning av egne regninger, eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av overordnet. Anvisning og regnskaps-/lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. Samme person kan ikke både attestere og anvise samme faktura/timeliste. Salg av eiendommer, bygninger, aksjer / andeler og anleggsmidler ligger til kommunestyret selv å avgjøre. Salg og avhending av utstyr og materiell ligger til rådmannen å avgjøre innenfor gjeldende budsjett. Regnskapsansvarlig skal straks ha melding når anvisningsmyndighet opphører, for eksempel ved opphør av tjenesteforhold, endringer o.l. Dette skal framgå av oversikten over alle med anvisningsfullmakt i minst 2 år etter opphør av fullmakt. Dersom utøvelse av delegert anvisningsmyndighet ikke tilfredsstiller de krav som stilles til god internkontroll (jfr. foranstående punkter), skal dette rapporteres til rådmannen. ATTESTASJON Den som attesterer skal påse at: Levering er i samsvar med bestilling Varemottak/utført tjeneste stemmer med fakturaen Pris og betalingsbetingelser er i henhold til innkjøpsavtale Tjøme revidert Versjon Side 4 av 11

5 Arbeidet er utført og at timetallet er korrekt ANVISNING Den som anviser skal påse at: Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven Det er budsjettmidler. Der hvor merforbruk ikke kan unngås, skal det rapporteres til overordnet (se pkt 7). Det i størst mulig grad foreligger en fullstendig oversikt over hvilke kontrakter som legger bindinger på budsjettbevilgningene ut driftsåret Alle aktuelle IKT-systemer hvor økonomiske fullmakter registreres f eks Unique, Basware, Notus skal gjennomgås av systemansvarlig minimum 1 gang pr år. 5. Erstatninger og forsikring (Virksomhets) Enhetsleder er ansvarlig for at kommunens eiendeler er tilstrekkelig forsikret. Endringer rapporteres løpende til forsikringsansvarlig. Forsikringsansvarlig har ansvar for at kommunen til enhver tid har en gyldig skadeforsikring. Skade på forsikret utstyr meldes umiddelbart til kommunens forsikringsselskap. Erstatningsutbetalinger til 3. part som ikke er av rutinemessig karakter, skal alltid drøftes med overordnet og/eller forsikringsansvarlig. 6. Budsjettansvar Kommunestyret fastsetter årsbudsjettet pr virksomhet fordelt pr artsgruppe: Lønn Pensjon Arbeidsgiveravgift Driftsutgifter Driftsinntekter Ref sykepenger Fonds, finans etc Avskrivninger Det er dette vedtatte budsjettet som er bindende for underliggende organer i forhold til kommunelovens bestemmelser. Det vedtatte budsjettet spesifiseres ytterligere ned på detaljert kontostreng. Delegert myndighet i budsjettsaker må ikke anvendes slik at kommunestyrets Tjøme revidert Versjon Side 5 av 11

6 forutsetninger og premisser i årsbudsjettet undergraves. Omdisponeringer må skje med dekning innenfor de rammer som er fastsatt. Kun kommunestyret har myndighet til å vedta årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet jfr. kommuneloven, 45. Budsjettmyndigheten kan normalt ikke delegeres. Kommunelovens 13 ( Hasteparagrafen ) åpner for en delegering når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette (kommunestyret). Bevilgningene i drifts- og investeringsbudsjettet skal ikke overskrides før det i tilfellet er gitt tilleggsbevilgning. Rådmannen skal gjennom sin budsjettkontroll føre slikt tilsyn at budsjettoverskridelser unngås. Den som har myndighet til å disponere over en bevilgning står ansvarlig i forhold til overordnet myndighet. Forslag om tilleggsbevilgninger og omdisponeringer på budsjettet fremmes i så god tid at de som senere skal behandle forslaget får rimelig tid til å vurdere nødvendigheten av den foreslåtte bevilgning og mulighetene for å dekke den. I den utstrekning bevilgningene til nybygg og nyanlegg mv. forutsetter låneopptak, kan bevilgningene ikke brukes før låneopptaket er formelt godkjent. Årsbudsjett og økonomiplan I henhold til kommunelovens 44 skal kommunestyret selv vedta en økonomisk plan som omfatter fire år, og som skal rulleres hvert kalenderår. Økonomiplanens første år tilsvarer kommende kalenderårs budsjett. Økonomiplanen skal gi en realistisk oversikt over kommunens forventede inntekter og utgifter i planperioden. I tillegg skal den inneholde en oversikt over kommunens gjeldsbyrde med oversikt over renter og avdrag i perioden. Økonomiplanen oppstilles tilsvarende som årsbudsjettet, slik at det av oppstillingen klart fremgår hvilke områder som prioriteres og rammene for den økonomiske handlefriheten i perioden. Økonomiplanen skal vedtas i balanse innen utgangen av året før planens første gjeldende budsjettår. Hvert enkelt år i økonomiplanperioden skal være i balanse. Økonomiplanen skal forelegges kommunestyret til behandling i desembermøtet. I henhold til kommunelovens 45 og 46 skal kommunestyret selv vedta en økonomisk plan for kommende kalenderår. Årsbudsjettet skal deles inn i en drifts- og en investeringsdel, og er bestemmende for bruken av midler i løpet av året. Utgangspunktet for årsbudsjettarbeidet er økonomiplanen. Viser det seg at de økonomiske rammene har endret seg betydelig og derfor ikke faller innenfor rammene i økonomiplanen, må også økonomiplanen endres tilsvarende. Årsbudsjettet skal vedtas i balanse innen utgangen av året før gjeldende budsjettår. Årsbudsjettet skal forelegges kommunestyret til behandling i desembermøtet. Budsjettet vedtas etter de krav som følger av lov og forskrifter. Tjøme revidert Versjon Side 6 av 11

7 Økonomisk oversikt for drifts- og investeringsbudsjettet skal ligge ved årsbudsjettet. Oversikten skal vise hele kommunens budsjett fordelt på typer av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, samt utgifter, utbetalinger og avsetninger jfr. budsjettforskriftens 12. Oversikten skal ikke behandles av kommunestyret og er derfor ikke bindende. Dette for å unngå brudd med prinsippet om rammebudsjettering. Rådmannen gis fullmakt til å fastsette leieinntekter for kommunens eiendommer i tråd med prinsippet om gjengs leie inngåelse av leie- og leasingavtaler i den grad det er økonomisk forsvarlig i forhold til kjøp fastsette egenandeler og priser ved salg av varer og tjenester i kommunen, der disse ikke er fastsatt av annen myndighet disponere kommunens bankkonto Disse fullmaktene kan videredelegeres. 7. Budsjettoppfølging og rapportering For å muliggjøre en effektiv budsjettoppfølging, skal det foretas periodisering av budsjettets driftsdel etter at kommunestyret har vedtatt budsjettet. (Virksomhets) Enhetsleder skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet og iverksette de eventuelle justeringer i driften som er nødvendig for å innarbeide avvikene. Ved fare for overskridelser på den budsjettrammen som den enkelte virksomhet har fått seg tildelt, skal dette rapporteres umiddelbart til kommunalsjef. Kommunalsjef løfter dette videre til økonomisjef eller rådmann hvis dette må anses som vesentlig. Pr utgangen av månedene mars, april, juni, august, og september skal formannskapet og kommunestyret i egen sak få seg forlagt en økonomisk rapport. Tidspunktet for rapportering kan fravikes når det vurderes som hensiktsmessig. I henhold til kommunelovens 47 er vedtatt årsbudsjett bindende for administrasjonen på det nivå budsjettvedtaket foreligger. Viser det seg at forutsetningene for budsjettet endrer seg i løpet av budsjettåret skal rådmannen melde dette til kommunestyret, som må foreta den nødvendige budsjettendringen. 8. Årsavslutning. Over- og underskudd. Fond. I henhold til kommunelovens 48 skal kommunen utarbeide årsregnskap (tallmessig oppstilling) og årsberetning (beskrivende tekstdel) etter hvert budsjettår. Rådmannen gis fullmakt til å avslutte regnskapet i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Dette inkluderer strykninger i tråd med regnskapsforskriftens 9, dersom regnskapet viser et regnskapsmessig Tjøme revidert Versjon Side 7 av 11

8 merforbruk (underskudd). Årsregnskapet skal fremlegges i samme form som årsbudsjettet ble vedtatt. Investeringer med en brutto ramme under 5 mill kr avsluttes i årsregnskapet. Prosjekter med en brutto ramme på 5 mill kr eller over skal revideres og legges fram for kommunestyret som en egen sak (se Rutinebeskrivelse prosjektregnskap, sist vedtatt av KS ). Hele eller deler av et enkelt (virksomhets) områdes overskudd i forhold til budsjett kan settes av på disposisjonsfond, hvis kommunen går med overskudd det aktuelle regnskapsåret. (Virksomheten) Kommunalsjef fremmer en søknad til rådmannen, som vurderer dette og evt innstiller overfor kommunestyret. Kommunestyret fatter det endelige vedtaket. Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at underskuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år. I henhold til regnskapsforskriften opererer kommunen med ulike typer fond. Disse er: Disposisjonsfond: Denne type fond kan kommunen benytte fritt til enten drifts- eller investeringsformål. Eks: Avsatt regnskapsmessig overskudd. Bundne driftsfond: Denne type fond kan kommunen benytte til bestemte driftsformål. Eks: Ikke disponerte øremerkede inntekter og overskudd på tjenestene vann, avløp, renovasjon og feiing, da bruken av disse er regulert i lov og/eller forskrifter. Ubundne investeringsfond: Denne type fond kan kommunen fritt disponere til investeringsformål. Eks: Ikke disponerte midler ved salg av fast eiendom eller anleggsmidler. Bundne investeringsfond: Denne type fond kan kommunen kun benytte til bestemte investeringsformål. Eks: Ikke disponerte øremerkede inntekter til investeringsformål (bygg/anlegg). Avsetning til og bruk av disposisjonsfond og ubundne investeringsfond vedtas av kommunestyret selv. Avsetning til og bruk av bundne driftsfond og investeringsfond ligger til rådmannen. Omdisponering av midler avsatt til fond vedtas av kommunestyret selv. Ubrukte investeringsmidler overføres som hovedregel til påfølgende år dersom prosjektet ikke er avsluttet. Rådmannen kan foreta slik overføring ved regnskapsavslutningen. Tjøme revidert Versjon Side 8 av 11

9 9. Innfordring av kommunale krav Grunnlaget for fakturering oppstår når kommunen har et krav / fordring på en person, et foretak eller en organisasjon, ved at det er levert eller inngått avtale om levering av varer og / eller tjenester. Kommunen fakturerer selv sine kunder. Forfall settes normalt til dager etter fakturadato. Av fakturaen skal fremgå at betaling etter forfall medfører at kommunen beregner forsinkelsesrenter og purregebyr. Rådmannen har ansvar for at kommunen etablerer forsvarlige og effektive rutiner for dette arbeidet. Nødvendige fullmakter i dette arbeidet gjelder innkreving av alle privat- og offentligrettslige krav hvor kommunen er kreditor. Innfordring omfatter purringer og innkreving iht tvangsfullbyrdelseslovens regler. Grunnlaget for innfordring oppstår når kravet er forfalt til betaling, men fortsatt står ubetalt. Rådmannen har de nødvendige fullmakter til å iverksette effektive og forsvarlige innfordringstiltak for å sikre og kreve inn kommunens utestående fordringer. Innfordringen skal skje i henhold til god innfordrings- og inkassoskikk, og etter gjeldende lover og regler på området. Det praktiske innfordringsarbeidet utføres av innfordringskonsulenten, som er innfordringsansvarlig for kommunale krav. Innfordringsansvarlig skal ikke ha tilgang til å produsere kreditnota. Fullmakten omfatter også aksept og avslag på tilbud / avtaler som faller inn under Lov av 17. juli 1992 nr 99 om frivillig og tvungen gjeldsordning for privatpersoner (gjeldsordningsloven), og Lov av 8. juni 1984 nr 58 om gjeldsforhandling og konkurs (konkursloven). For tyngre innfordring eller spesielle saker kan det innledes samarbeid med inkassobyrå og/ eller advokat. Dersom et krav betales etter forfall skal det normalt beregnes forsinkelsesrenter fra forfallsdato og frem til betaling skjer. Kommunen skal følge de til en hver tid gjeldende maksimumssatser for beregning av forsinkelsesrenter. Jf Lov av 17. desember 1976 nr 100 om renter ved forsinket betaling m.m., og aktuelle særlover. Påløpte renter under kr 20 innfordres ikke. Påløpte renter under kr 50 innfordres ikke alene. Ved purringer og andre innfordringstiltak skal det kreves erstatning (gebyr) for innfordringskostnader. Denne type erstatning er regulert av Lov av 13. mai 1988 nr 26 om inkassovirksomhet og annen inndriving av forfalte pengekrav, og kommunen skal følge de til en hver tid gjeldende maksimumssatser. På bakgrunn av henvendelse fra skyldner kan innfordringskonsulenten inngå betalingsavtaler for alle kommunale krav. Slike avtaler bør ikke strekke seg ut over 1 år og gjelde restanser større enn kr uten at det stilles krav om sikkerhet. Innfordringskonsulenten har ansvar for å påse at det iverksettes nødvendige tiltak for de debitorer som har restanser for mer enn to perioder, herunder begjæring om utleggsforretning og/eller en vurdering om at tjenestetilbudet stoppes. Dette være seg utkastelse fra kommunal bolig, plassoppsigelse i barnehage og SFO m.m. Tjøme revidert Versjon Side 9 av 11

10 Søknader om ettergivelse av krav for tilfeller som ikke faller inn under lov om sosiale tjenester, skattebetalingsloven eller barnevernslovgivningen, behandles av formannskapet når beløpet overstiger kr Søknader om ettergivelse av inntil kr avgjøres av rådmannen. Rådmannen gis fullmakt til å avgjøre søknader om prioritetsvikelse av kommunale heftelser. Det forutsettes at restansen / kravet sikres på andre måter. Når det gjelder sosiale lån, foreligger det en egen rutinebeskrivelse. Innfordring av skatt og avgift utføres hos den lokale Skatteoppkrever i kommunen og utøves etter eget regelverk gitt i Skattebetalingsloven. Skatteoppkreveren har egne lokale rutiner, utarbeidet etter føringer fra Skattedirektoratet. Skatteoppkreveren har egen konto i Nordea, og denne er adskilt fra kommunens regnskap. 10. Tap på krav Krav skal kunne konstateres som tapt og kan avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: a) Påleggstrekk er forsøkt, men inntekten er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold. b) Utleggsforretning har ikke ført fram ( intet til utlegg ). c) Eventuelle sikkerheter er realisert, og debitor har likevel ikke økonomiske evner til å betjene restkravet. d) Eventuell kausjonist er krevd, men verken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. e) Debitor adresse er ukjent i mer enn 1 år. f) Debitor har utvandret til et land Norge ikke har avtale med. g) Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordringstiltak vil gi negativt resultat. h) Kommunen har ved avtale ettergitt gjeld, f.eks. ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. i) Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. j) Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet uten utbytte til kommunen. k) Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. l) Kravet er foreldet. m) Kravet er prekludert (bortfalt). Ved vurdering av om tapet skal avskrives, skal følgende hensyntas : Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. Tjøme revidert Versjon Side 10 av 11

11 Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, slettes. Dette gjelder konstaterte tap nevnt under forrige avsnitt, bokstavene fra h) til m). Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Som hovedregel skal tapet føres på budsjettansvarsområde Felles/finans. Beløp over kr anvises av rådmannen. Eventuelle senere innbetalinger på konstatert tap inntektsføres på samme ansvarsområde som tapet tidligere er ført. Tjøme revidert Versjon Side 11 av 11