Vedlegg 1 til sluttrapport for OG-prosjektet

Transkript

1 Vedlegg 1 til sluttrapport for OG-prosjektet Tittel Orientering om innføringen av informasjonsteknologi ved Aust-Agder sykehus HF Forfatter Gerd Gulstad Oskar Aanonsen Oppdragsgiver Sosial- og Helsedepartementet (nå Sosial- og Helsedirektoratet) Dato 30. april 2002 Antall sider 19 Godkjent av Sykehusdirektør Bjørn Engum, Aust-Agder sykehus HF Gradering Ingen Kommunikasjon OGprosjektet@aassh.no Plassering Dokumentbeskrivelse I forbindelse med prosjektet Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal ved medisinsk avdeling, har det vært behov for å utarbeide et dokument som beskriver prosjektet som har vært gjennomført ved innføring av pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ) ved ASA. Dette dokumentet gir bakgrunnsforståelse for sluttrapporten med tilhørende vedlegg 2 og 3. Aust-Agder Sentralsjukehus var på slutten av 1990-tallet trolig blant de sykehus som lå lengst tilbake i Norge når det gjaldt bruk av gode IT-løsninger. Spesielt manglet større felles IT-løsninger og datasikkerhetsløsninger. På bakgrunn av dette vedtok Fylkestinget i Aust-Agder i desember 1998 å gjennomføre et større IT-prosjekt på Aust-Agder Sentralsjukehus. Prosjektet hadde en kostnadsramme på 56 mill. kr. og skulle gjennomføres fra 1999 til Høsten 2001 laget Kube Rådgiving en redegjørelse over IT-prosjektet så langt, som rapportering til fylkestinget i forbindelse med statlig overtakelse av helseforetakene. Dette dokumentet er delvis basert på denne rapporten, som i all hovedsak var positiv i de foreløpige konklusjoner. Omskriving og forsterking er gjort for områder som har med innføring av prosjektene i DIPS 2000 for pasientadministrativt system, elektronisk journalsystem og skanning av journal å gjøre. Fra oppsummeringene er det bare tatt med hovedkonklusjoner og noen utfordringer videre. Prosjektgruppen for OG-prosjektet har bestått av: Prosjektleder Tom Hemming Karlsen (Assistentlege, medisinsk avdeling, Aust-Agder sykehus HF) Prosjektleder Vivian Eikestad (Seniorkonsulent, PwC Consulting) Tom B. Schulz (Klinikksjef, dr.med., medisinsk klinikk, Aust-Agder sykehus HF) Astrid Norberg (Sykepleiekonsulent, medisinsk klinikk, Aust-Agder sykehus HF) Anne-Brit Riiser (Avdelingssjef, medisinsk klinikk, Aust-Agder sykehus HF) Gerd Saanum Gulstad (Leder for IT-prosjektet, Aust-Agder sykehus HF) Arendal april 2002 På vegne av prosjektgruppen, Gerd Saanum Gulstad Gerd.Gulstad@aassh.no Medisinsk avdeling Aust-Agder sykehus HF Serviceboks Arendal Tlf

2 Innhold 1 Situasjonen ved Aust-Agder sykehus før IT-prosjektet Klinisk-administrative systemer Generelle administrative systemer Nettverk, kommunikasjon og utstyr Datasikkerhet Organisering, bemanning og kompetanse 4 2 Handlingsplan av 2. november Målsettinger Forventede effekter Tiltakene i handlingsplanen 7 3 Gjennomføring av handlingsplanen Generelt Innføring av kliniske administrative løsninger Skanning av papirbasert pasientjournal Andre pasientrettede systemer Generelle administrative systemer Nettverk, kommunikasjon, utstyr og sikkerhet 17 4 Hovedkonklusjoner og utfordringer videre Hovedkonklusjoner Hovedutfordringer videre 18 Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 2

3 1 Situasjonen ved Aust-Agder sykehus før IT-prosjektet Målt ut fra omfanget av tilgjengelige systemer, ressursinnsats til IT og bemanning i IT-avdelingen, var Aust-Agder Sykehus HF (ASA) på slutten av 1990-tallet trolig blant de sykehus som lå lengst tilbake i Norge når det gjelder satsing på IT. Spesielt manglet større felles IT-løsninger og datasikkerhetsløsninger. Dette til tross for at det siste årene før IT-planen ble vedtatt var skjedd en viss utbedring av IT-verktøyene på ASA. Standardiseringer var gjort innenfor kontorstøtte der enkelte moderne løsninger var innført. En strukturering og oppbygging var også påbegynt på den tekniske siden av IT-strukturen. Strategisk ble sykehusets dårlige IT-løsninger vurdert være en stor ulempe i kampen om å levere gode, rasjonelle og konkurransedyktige helsetjenester til Aust-Agders befolkning. 1.1 Klinisk-administrative systemer IT-løsningene som fantes for kliniske administrative funksjoner hadde et fokus som gjorde at de ga lite gevinster for effektivitet og kvalitet i pasientbehandlingen. Sykehusets systemer for pasientadministrasjon, røntgen og klinisk kjemi var systemer på tampen av sin livssyklus og måtte fornyes. Leverandører var i ferd med å avslutte betjening av systemene og maskinvaren. Funksjonalitet og brukervennlighet var til dels mangelfull og dårlig. ASA hadde mange ulike IT-systemer, blant annet tre ulike pasientadministrative systemer pluss en rekke mindre tilleggssystemer. Systemene kunne ikke utveksle data med hverandre, ei heller med systemer hos andre aktører i helsevesenet. Systemene møtte ikke krav i forbindelse med digitalisert røntgenbildearkiv (PACS), digitaliserte journaler, kommunikasjon i helsesektoren, med mer. Løsning for elektronisk pasientjournal (EPJ) manglet totalt. Noen mulighet for digitalisering av eksisterende papirbaserte pasientjournaler var heller ikke til stede. Noen av systemene ville heller ikke greie overgangen til år Generelle administrative systemer Med generelle administrative løsninger menes IT-løsninger som i hovedsak behandler administrative data som ikke omhandler pasientinformasjon og mer teknisk rettet produksjon. Før IT-prosjektet tok til hadde ASA nylig standardisert et felles kontorstøttesystem for tekstbehandling og regneark. Løsning for elektronisk post var imidlertid ikke innført, men var svært etterspurt. Sykehuset hadde ved prosjektstart ikke noe system for strukturert intern informasjonsformidling, såkalt intranett (lokalt på ASA). Løsninger for internett var bygd ut i beskjeden grad utenfor sykehusets øvrige datanettverk av sikkerhetsmessige årsaker. ASA hadde ikke noe system for saksbehandling og elektronisk brev- og saksarkiv. De tilsvarende manuelle systemene oppfylte ikke norsk lov med hensyn til journalføring, offentliggjøring og arkiveringsrutiner. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 3

4 Systemer for lønn, personale og økonomi var felles med fylket for øvrig. Tiltak innenfor dette ble ikke tatt med som en del av IT-prosjektet, men er håndtert av andre prosjekter. Tilsvarende gjelder system for arbeidsplan med turnusplanlegging. 1.3 Nettverk, kommunikasjon og utstyr Nettverk, kommunikasjon og utstyr utgjør en infrastruktur som ikke har noen egenverdi, men som er fundamentalt for at dataløsningene skal kunne fungere. Sykehuset hadde et godt fungerende nettverk med servere, men det var begrenset utbygd og hadde mangler i forhold til sikkerhetsfunksjoner. Det omfattet i liten grad lokaler utenfor hovedbygget, med dertil manglende elektronisk samhandling. Det var et savn at det ikke var etablert kursrom for IT på sykehuset. Dette ble oppfattet som en forutsetning for flere av de planlagte prosjektene og for IT-bruken generelt. Sykehuset hadde nesten ikke mulighet for elektronisk kommunikasjon med verden utenfor ASA, det være seg med fylkeskommunens sentraladministrasjon, med primærhelsetjenesten, andre sykehus, med leverandører eller med andre samarbeidspartnere. 1.4 Datasikkerhet Det stilles strenge krav til sikkerhet for elektronisk informasjon på sykehus. Det gjelder så vel rutiner og holdninger som tekniske løsninger. Datasikkerhet defineres ofte som: Sikring av konfidensialitet (beskyttelse mot uautorisert innsyn) Sikring av integritet (sørge for korrekte opplysninger og beskytte disse mot utilsiktede endringer) Sikring av tilgjengelighet (sørge for at opplysninger er til stede) ASA hadde ved prosjektets start ikke tatt fatt i disse problemstillingene på en systematisk måte. Det var således betydelig mangler innenfor alle disse tre feltene. Både prosedyrer, organisering og tekniske løsninger måtte forbedres for å kunne bygge ut systemene videre og særlig for å kunne åpne for ekstern kommunikasjon på ASA. 1.5 Organisering, bemanning og kompetanse Sykehuset hadde fram til handlingsplanen ble iverksatt en sentral IT-avdeling med 5 ansatte, organisert under økonomisjefen. Avdelingens arbeidsfelt var voksende og ventetiden på tjenester fra avdelingen var for lang. Det ble leid inn en del eksterne konsulenter for å avhjelpe arbeidssituasjonen. På flere av sykehusets avdelinger var det ressurspersoner som hadde oppgaver innen systemadministrasjon, brukerstøtte og opplæring på spesielle systemer. Det var ikke utbygd noen struktur for slike lokale ressurspersoner. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 4

5 Det var ikke avsatt ressurser til å organisere og gjennomføre opplæring i edb-systemer på ASA, bortsett fra på pasientsystemet. Dette ble oppfattet som en alvorlig hemsko for utnyttelsen av IT på sykehuset. I og med at IT-løsninger var lite utbredt var også kompetansen svært lav. De fleste hadde ikke erfaring fra bruk av IT i det hele tatt. En viktig del av IT-prosjekt ville derfor være å lære de ansatte å forholde seg til de nye hjelpemidlene, alt fra hvordan man holder og bruker en mus, via filbehandling til funksjoner i Word, Excel, e-post-programmer og ikke minst kommende pasientadminstrative systemer (PAS) og EPJ-programvare. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 5

6 2 Handlingsplan av 2. november 1998 I desember 1998 vedtok fylkestinget en handlingsplan for IT ved sykehuset. Det redegjøres her kort for mål, satsingsområder og tiltak, samt forventninger knyttet til denne. 2.1 Målsettinger Handlingsplanens målsettinger tok utgangspunkt i (den gang) gjeldende IT-strategi for Aust-Agder fylkeskommune. Følgende mål var lagt til grunn for handlingsplanen (handlingsplanens kapittel 2): Aust-Agder Sentralsjukehus skal innføre systemer, løsninger og ordninger som gjør det mulig for sykehuset å følge lover og forskrifter. Aust-Agder Sentralsjukehus skal benytte IT som et strategisk verktøy for å være i posisjon i markedet i forhold til pasienter, primærhelsetjenesten, personell, forretningskontakter og andre samarbeidspartnere Det skal etableres systemer og løsninger som muliggjør IT-kommunikasjon og -samarbeid mellom sykehuset og aktører i 1., 2. og 3. linjetjenesten, samt med sentraladministrasjonen. Det skal etableres klinisk administrative systemer som har høy grad av integrasjon og intern kommunikasjon. For den enkelte medarbeider på sykehuset, skal de ulike pasientadministrative systemene framstå som en løsning. Systemer skal være sikret mot misbruk av data og uautorisert innsyn. Systemer skal være pålitelige slik at data ikke tapes og kvaliteten opprettholdes. Aust-Agder Sentralsjukehus skal ha systemer som tilfredsstiller alminnelige krav til kvalitet på områder som tilgjengelighet, funksjon, brukervennlighet og rapporter. Sentrale systemer som er truet av stopp i vedlikehold og videreutvikling skal byttes ut. Aust-Agder Sentralsjukehus skal ha systemer som fungerer på utbredt standard teknologi. Det skal legges til rette for tilgang til internett på en sikker måte i sykehusets nettverk. 2.2 Forventede effekter Handlingsplanens kapittel 8 inneholder betraktninger vedrørende effekter som forventes av ITsatsingen. Disse betraktningene bygger i stor grad på en rapport vedrørende kostnadsnyttevurderinger i forbindelse med et tilsvarende prosjekt i Rogaland fylkeskommune i På bakgrunn av denne pekes det i handlingsplanen på flere områder for gevinster og effektivisering. Disse forventede effektene kan stikkordsmessig oppsummeres slik: Bedre kvalitet på tjenester. Økt produksjon uten økt bemanning. Økt service og brukervennlighet. Timebøker: bedre pasientinformasjon og grunnlag for økonomisk oppgjør. Rasjonalisering av skjemautfylling, resepter etc. Effektiv tilgang til informasjon om pasientene - oppdatert journal alltid tilgjengelig. Ikke mer leting etter journal. Raskere journalskriving. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 6

7 Raskere epikriseskriving og redusert ventetid på epikrise for primærhelsetjenesten. Redusere dobbeltrekvirering (røntgen og lab). Nytt røntgeninformasjonssystem (RIS): elektroniske røntgenbilder/-beskrivelser. Nytt laboratorie-system: elektronisk svar internt / bedre kommunikasjon eksternt. Bedre informasjonssikkerhet. Ekstern rapportering forenkles / lettere å følge lover og forskrifter. I handlingsplanen er det ikke gjort forsøk på å tallfeste ovennevnte gevinster. 2.3 Tiltakene i handlingsplanen Handlingsplanen er gruppert i følgende tiltaksområder og tiltak: Klinisk administrative løsninger Pasientadministrativt system, elektronisk journal, skanning av journal, røntgeninformasjonssystem, system for klinisk kjemi, kommunikasjonsløsninger, andre mindre løsninger for klinikere. Generelle administrative løsninger Office-programmer, e-post, sak- og arkivsystem, EDI av innkjøp etc., intranett, internett (intern tilgang og ekstern presentasjon), andre administrative systemer. Nettverk, kommunikasjon og utstyr Datasikkerhet Intern infrastruktur (nettverk, PC-er, servere etc.), ekstern kommunikasjon. Tekniske tiltak, organisatoriske tiltak, rutiner og prosedyrer. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 7

8 3 Gjennomføring av handlingsplanen 3.1 Generelt Organisering Prosjektorganisasjonen er etablert som en del av IT-avdelingen. Dette medfører at forskjellige aktiviteter må dele på de totale ressursene i avdelingen, samtidig som store delprosjekter kan dra nytte av driftspersonalet når det er nødvendig. Prosjektene er ledet av en heltidsansatt prosjektleder på IT-avdelingen. Direktøren har oppnevnt prosjektgrupper som vesentlig har vært sammensatt av medisinske og merkantile fagpersoner avhengig av hvilke prosjekt det gjelder. Prosjektgruppene har hatt jevnlige møter, hver uke. En styringsgruppe ledet av direktøren har overvåket prosjektgjennomføringen, fremdriftsplanene og de økonomiske rammene for alle prosjektene. Styringsgruppen har hatt seks møter i året med representanter fra fylkeskommunen, sykehusets ledelse, tillitsvalgte og prosjektledelsen Status i forhold til framdrift Gjennomføringen av handlingsplanen har så langt i hovedsak vært som forutsatt. Status for gjennomføring av de planlagte tiltak er som følger: Opprinnelig framdriftsplan Status pr april 2002 Tiltaksområde Gjennomføring Kommentar Klinisk administrative løsninger Pasientadm.system og felles prosj.kost. # # # Gjennomført Elektronisk journal # # Gjennomført RøntgenInformasjonSystem # # Gjennomført februar 2001 LAB - Klinisk kjemi # Anbud innhentet Kommunikasjonsløsninger # Delvis gjennomført Ikke ekstern komm. Andre løsninger for klinikerne # # # # Delvis gjennomført Generelle administrative systemer IT-verktøy på kontorpulten # # # # Gjennomført Ca 1000 brukere Saksbehandlings- og arkivsystem # # Ikke gjennomført Nedprioritert Lønn, økonomi og innkjøp # Ikke gjennomført Gjelder EDI Intranett og informasjonsformidling # # Gjennomført Internett # Ikke gjennomført Kun via eget nett Andre administrative systemer # # # # Delvis gjennomført Nettverk, kommunikasjon og utstyr Intern infrastruktur # # # # I hovedsak gjennomført Ekstern kommunikasjon # # I hovedsak gjennomført I hovedsak Datasikkerhet # # gjennomført Figur 3-1 Status for gjennomføring av handlingsplanens tiltak pr. april Innføring av kliniske administrative løsninger Innføringen av kliniske administrative løsninger med pasientadministrativt system (PAS), elektronisk pasientjournal (EPJ) og spesialistsystemer er det største tiltaksområdet i det totale ITprosjektet på ASA. Den datamessige utfordringen i prosjektet har vært å erstatte de gamle pasientadministrative systemene CinSoft, Klip og SpesMed og de selvstendige spesialistprogrammene med det nye DIPS Dessuten å overføre gamle data fra disse Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 8

9 systemene til et felles nytt. Etablering av kommunikasjon mellom DIPS 2000 og spesialistsystemer for klinisk-kjemi, øye og hørselssentral har også medført datatekniske utfordringer. En annen utfordring har vært å etablere felles rammer for innsyn i og betingelser for elektronisk journal i DIPS 2000, både for somatiske og psykiatriske avdelinger ved ASA. Elektronisk pasientjournal er tatt i bruk på alle avdelinger ved sykehuset, innbefattet ergoterapi- og fysioterapi avdelingen. Som status for fremdriften viser er PAS og EPJ innført innenfor den opprinnelige prosjektplan. PAS i perioden oktober 1999 til mars 2000 og journal fra februar 2000 til oktober Både PAS og journal ble først innført i de psykiatriske avdelingene og et halvt år senere i de somatiske avdelingene Mål for innføringen av kliniske administrative systemer Overordnede og konkrete mål for prosjektet "Informasjonsteknologi på Aust-Agder Sentralsykehus" er allerede presentert. Mest sentralt er de strategiske målsetningene for de kliniske administrative løsningene: Mer effektiv tilgang til informasjon om pasientene Bedre kvalitet på tjenester og økt service med lettere tilgang på informasjon Økt produksjon uten økt bemanning ved å ta i bruk gode arbeidsredskap Bedre økonomistyring og budsjettoppfølging. Rasjonalisering av skjemautfylling, eksternt og internt Raskere journalskriving og epikriseskriving Oppdatert journal alltid tilgjengelig uten å lete etter journaler Redusere dobbeltrekvirering (røntgen og lab) Nytt RIS: elektronisk tilgjengelige røntgenbilder/-beskrivelser Nytt LAB-system: elektronisk svar internt /bedre kommunikasjon internt Bedre informasjonssikkerhet mot tap og misbruk av data Ekstern rapportering forenkles / lettere å følge lover og forskrifter Gjøre sykehuset til en attraktiv arbeidsplass Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 9

10 3.2.2 Organisering DIPS ASA i Bodø har to prosjektledere med ansvar for gjennomføringen av prosjektet hos leverandøren. Dette er direktør Tor Arne Viksjø og konsulent Jon Even Sandvei som er bindeleddet til prosjektlederen ved ASA. Det er avholdt faste videomøter hver 2-3 uke. Skissen under viser hvordan DIPS prosjektet er organisert ved ASA. Styringsgruppen Direktør, Fylke, Økonomisjef, Sjeflege, TV og Prosjektledere IT-prosjektorganisasjon Oskar - ITsjef Even og Gerd Prosjektledere PAS og Journal systemene i DIPS Gerd S. Gulstad Prosjektleder Prosjektgruppen PAS og Journal Leger og sykepleiere, Kontor og It-ansatte Prosjektgruppe Skanning av Journal Medlemmer av Journalkomiteen og IT Prosjektgruppe Labkommunikasjon Bioingeniører, leger og sykepleiere Arbeidsgruppe Psyk. avd. Arbeidsgruppe Øye avd. Arbeidsgruppe Kir.avd. Arbeidsgruppe Med. avd. Arbeidsgruppe Din avd. osv. Superbruker Leger, kontor, Psykolog Kontaktpersoner Superbrukere Superbrukere Kontaktpersoner Superbrukere Kontaktpersoner Superbrukere Kontaktpersoner Ved prosjektstart av DIPS PAS og Journal høsten 1999, utpekte hver avdeling sine DIPS Superbrukere og en DIPS arbeidsgruppe. Den interne DIPS arbeidsgruppen fikk ansvar for å forberede det psykiske og fysiske arbeidsmiljøet, være pådrivere for å ta i bruk de nye datasystemene og fortløpende vurdere organisatoriske endringer som en følge av innføringen av DIPS. En DIPS superbruker er en representant for sin profesjon og sin avdeling. De har fått utvidet opplæring og mottar all ny informasjon om DIPS De har et spesielt ansvar for å lære opp nye medarbeidere innen sin profesjon på sin avdeling. Disse har vært nøkkelpersoner ved innføring av nye metoder og rutiner, er med som fagpersoner for brukerne på videreutvikling av DIPS og er bindeleddet mellom IT-avdelingen og sin avdeling. Ved innføring av elektronisk journal var flere superbrukere lønnet av prosjektorganisasjonen i åtte uker. Begrunnelsen var å ha nærværende ressurspersoner for kollegaer i innføringsperioden, og for å bidra til organisatoriske endringer på tvers av avdelingene.. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 10

11 3.2.3 Opplæring og kvalitetsforbedrende tiltak Opplæringen er organisert av prosjektorganisasjonen og undervisningen gitt av prosjektansatte. Grunnopplæring er gitt som klasseromsundervising med bruk av egen PC. Undervisningen er kategorisert etter profesjon og arbeidsoppgaver og enkle brukerveiledninger delt ut (disse ligger også tilgjengelig på datanettets fellesområde). I tillegg til generell opplæring i IT-systemer og grunnopplæring i bruk av DIPS 2000 blir det gitt felles informasjon og introduksjon om nye funksjoner og delsystem i DIPS 2000 i sykehusets auditorium etter behov. I tillegg blir det sendt ut skriftig informasjon om nyheter og forbedringer i systemene. ASA har utarbeidet et Kvalitetskonsept - Begreper i DIPS 2000 for PAS, RIS og Journal. Sykehusets merkantile personale har etter selvstudium og undervisning i de mest sentrale emnene i konseptet, gjennomført en skriftlig test fra innholdet. Etter bestått test mottar de et bevis for bestått Kvalitetskonsept undertegnet av direktøren. Dette er et ledd i kvalitetsarbeidet for å oppnå et godt og felles datagrunnlag i DIPS. Dette er obligatorisk for merkantilt personale og det arbeides med tilsvarende opplæring for de andre yrkesgruppene. Det har også vært gjennomført 3-4 dagers kvalitetsseminar både i psykiatriske og somatiske avdelinger for å ansvarliggjøre brukerne til riktig bruk av DIPS Foreløpig er det laget obligatorisk opplæringsprogram for nye turnuskandidater, assistentleger og sykepleieelever. Vår erfaring med ulike typer opplæring er at grunnopplæringen er å oppfatte som en startpakke for å komme videre. Det kreves mye egeninnsats, og flinke og nære kollegaer med ansvar for videreopplæring for å bli en god og trygg databruker. Våre superbrukere fungerer som hjelpere, og har ansvaret for videre opplæring. Informasjon og opplæring av leger er spesielt vanskelig, de får ikke avsatt tid til slikt arbeid. Den beste metoden å nå frem til dem på, er å komme på deres egne faste møter Informasjon til ledelse og ansatte Stadig oppdatert informasjon både til den administrative og medisinske ledelse om status på fremdrift og videre planer er av stor betydning. Så store endringer som følger med innføring av et PAS og journalsystem i et sykehus, må ha en solid forankring i ledelsen på alle nivå. Etter at sykehuset har tatt i bruk intranettet for nyheter, og over 1000 ansatte har fått egen e- postadresse, er disse to informasjonskanalene den sikreste måten å nå mange ansatte med skriftlig informasjon. Ved større endringer og innføringer er det gitt muntlig informasjon til alle ansatte i sykehusets auditorium. Slik informasjon vil alltid bare nå et begrenset antall, men dersom de tilstedværende formidler informasjonen videre til sine medarbeidere kan en få gitt mer omfattende og forklarende informasjon på denne måten. Informasjon om nyheter i DIPS 2000 formidles enten på møter eller skriftlig til mellomledere og superbrukere via e-post. Det er stadig en utfordring å nå fram med forståelig, tilstrekkelig og riktig informasjon til alle som trenger det. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 11

12 3.3 Skanning av papirbasert pasientjournal Bakgrunn Skanningprosjektet hører ikke med i den opprinnelige planen for IT-prosjektet, men ble innarbeidet som en del av fylkesrådmannens forberedelse av saken til fylkestinget. Det ble ut fra grove estimater gitt en økning av budsjettrammene på 2 millioner kroner til prosjektet. Prosjektet har til nå belastet IT-prosjektet økonomisk utover budsjettrammene. Hovedårsaken til dette er at krav til tilgjengelighet på utstyr øker kraftig i forbindelse med endrede arbeidsrutiner. Deler av bemanningen i forbindelse med organisering og skanning av journaler dekkes også av ITprosjektet. I utgangspunktet var det bevilget midler til mikrofilming av journaler. Dette skyldes at regelverket tidligere krevde at journalopplysninger primærlagres på papir eller mikrofilm. I det nye lovverket, gjeldende fra , er dette endret og en elektronisk lagret journal kan betraktes som sykehusets juridiske journal. Ovennevnte endring var varslet før prosjektet startet høsten 2001 og mikrofilming ble derfor erstattet med skanning Formålet med skanningprosjektet Skanningsprosjektet går ut på å etablere tekniske løsninger, gjennomføre skanning av sykehusets papirbaserte pasientjournaler og etablere nye praktiske og organisatoriske rutiner, organisere opplæring for skanning av journaldokumenter og å gjenfinne informasjonen i DIPS. Definerte mål for prosjektet: Fjerne alle A- journaler fra nærarkivet innen innflyttingsdato for den nye E-fløyen høsten Dette skal gjennomføres ved at A-journalene blir gjort tilgjengelig elektronisk.. Bedre og raskere pasientbehandling, ved at journalen til en hver tid er tilgjengelig og kan leses av flere samtidig. Dette gir trygg og sikker pasientbehandling. Effektivisering av rutiner gjennom elektronisk håndtering og godkjenning av dokumenter Definisjoner av elektronisk journal Pasientjournalen er ihht. Administrativ definisjonskatalog for somatiske sykehus 1999 : Den samlede dokumentasjon om en persons sykdom, behandling og pleie, og relevante personlige forhold som er nedtegnet av lege, eventuelt annet helsepersonell i henhold til. dokumentasjonsplikten. EPJ er ihht. ved Kompetansesenter for IT i helsevesenet (KITH): Med pasientjournal menes alle opplysninger om en persons sykdom og relevante personlige forhold nedtegnet av lege og annet helsepersonell. Journalen skal gi så riktige og tilstrekkelige opplysninger som mulig om pasienten og forhold av betydning for den hjelp personen trenger. En elektronisk pasientjournal (EPJ) er en pasientjournal hvor informasjonen er elektronisk lagret på en slik måte at den kan gjenfinnes ved hjelp av Edbverktøy. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 12

13 Alle aktive A-journaler på Aust-Agder Sentralsykehus er sortert etter prinsippene i Norgesjournalen. I overgangsfasen mellom papirbasert og elektronisk pasientjournal opererer vi med følgende journalformer: Papirbasert pasientjournal (PJ): Pasientinformasjon fra tidligere opphold på sykehuset som ikke er skannet, men lagret i pasientens originale papirjournal i arkivet. Kombinasjonen av elektronisk journal (EPJ) og papirjournal (PJ): Noe pasientinformasjon ligger i pasientens gamle papirjournal i arkivet, men i tillegg finnes nyere pasientinformasjon lagret direkte elektronisk og/eller skannet i DIPS. Ren elektronisk journal (EPJ): All pasientinformasjon er lagret elektronisk i DIPS. Enten har pasienten aldri hatt en papirjournal på dette sykehuset eller dokumentene fra tidligere papirjournal er skannet inn i pasientens EPJ i DIPS. Kombinasjoner av de ulike journalformene vil i overgangsfasen eksistere, men ihht. målbeskrivelsen for skanningsprosjektet, skal all aktiv journalinformasjon på sikt kun være tilgjengelig i elektroniske medier integrert i DIPS Et ikon av en skanner vises nederst i høyre hjørne som symbol for at pasienten har en elektronisk pasientjournal (EPJ). Hvilke journalformer pasienten har og hvor de befinner seg skal til en hver tid være oppdatert i skjermbildet for journalplassering i DIPS. Dette er et viktig krav fra Riksarkivaren Gjennomføring av skanningprosjektet Prosjektet ble planlagt gjennomført i tre faser. Første fase omfattet i hovedsak skanning av historiske A-journaler for elektive pasienter utført på store, sentrale skannere. I andre fase ble utskrifter fra den kontinuerlige tekstjournalen i DIPS 2000 stanset, det vil si at denne informasjonen bare ble å finne i elektroniske form. Dessuten ble syv noe mindre skannere plassert på ekspedisjoner for skanning av post som kommer til sykehuset. I tredje fase er elektronisk signering og elektronisk arbeidsflyt i DIPS 2000 tatt i bruk Fase 1 Prosjektet startet sent høsten 2000 og innskanningen av journaler startet i mars Fra desember til mars det året, hadde DIPS ASA utviklet programvarefunksjonalitet for å skanne historisk materialet til grafikkfiler i mapper i EPJ. I første omgang skannet man den aktive delen (Ajournalen) fra gamle papirjournaler for pasienter med en planlagt innleggelse (elektive pasienter). Dette foregår ved at dokumenter fra en kategori i papirjournalen skannes samlet inn i en mappe i DIPS journalen, såkalt bulkskanning. For ø-hjelpinnleggelser gjøres tilsvarende skanning av A- journalen etter at pasienten er utskrevet, i den utstrekning det er skannerkapasitet til det. I denne perioden foregikk all skanningen på to store fargeskannere plassert i egne lokaler. Eget arkivpersonale ble spesialtrent til denne oppgaven. Disse arbeider på to skift med rydding av journaler, tilrettelegging for skanning og skanning både av enkeltdokumenter og av den historiske A-journalen. For at den elektroniske journalen skal være komplett, skannes all papirbasert informasjon som oppstår under pasientens sykehusopphold. Denne informasjonen blir samlet i en mappe kalt Oppholdsmappen. Oppholdsmappen skal skannes innen et døgn etter at pasienten er utskrevet, noe som resulterer i enkeltdokumenter i EPJ Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 13

14 Fase 2 Fra 1.juni ble kapasiteten for skanning betydelig økt gjennom utplassering av 7 lokale skannere i tillegg til skanningssentralens som ble etablert da prosjektet startet. Fra juni 2001 ble tilnærmet all pasientrelatert post som kom til sykehuset skannet etter at legen hadde signert dokumentet. Dessuten ble ny papirbasert journalinformasjon skannet inn i den elektroniske journalen. En stor og dramatisk milepæl ble samtidig iverksatt. Alle utskrifter fra den kontinuerlige tekstjournalen som tidligere gikk til arkivering i papirjournalen ble stoppet. Bare utskrifter av brev og kopier sendt til pasient eller primærlege ble skrevet ut på papir. Likeledes ble utskrifter av interne laboratoriesvar og røntgensvar som allerede finnes elektronisk i DIPS ikke lagret i papirjournalen etter legens gjennomsyn og signering. Dette medførte at sekretærene ikke trengte å ha pairjournalen hos seg i det hele tatt. All ny informasjon kunne hentes fra DIPS og ingen nye papirer skulle ryddes inn i den gamle journalen. Dette har medført mer effektiv skrivetjeneste, ingen leting etter journaler og et enklere sekretærarbeid Fase 3 Så langt har godkjenningsrutiner for en del av journaldokumentene, laboratoriesvar og røntgensvar vært papirbasert. I løpet av første kvartal 2002 har hele sykehuset tatt i bruk elektroniske signeringsrutiner og elektronisk arbeidsflyt i DIPS. Det innebærer at alle interne elektroniske dokumenter og eksterne skannete dokumenter havner i legens mappe i en elektronisk arbeidsliste i DIPS 2000 eller vises på sengepostlisten hvor pasienten er innlagt. Dette krever at legene må bruke datamaskinen for å vurdere resultater og signere for at disse er vurdert og nødvendig tiltak er i verksatt. Interne henvisninger blir også sendt mellom avdelingene på egne vaktarbeidslister. Verken røntgenavdelingen eller laboratoriet skriver pasientresultatene ut på papir lenger, alt overføres kun elektronisk. Laboratoriesvar som er øyeblikkelig hjelp ringes ikke, disse markes med et rødt kors på listene i DIPS Forståelig nok medfører dette betydelige endringer i arbeidsrutiner for mange ansatte og kanskje mest for legene som blir tvunget til å bruke DIPS som arbeidsverktøy og informasjonskilde på pasientopplysninger. Det har også vist seg at gjenfinning av dokumenter fra omfattende, historiske skannede A-journaler er tungvint og tar tid. Dette gjelder spesielt pasienter med kroniske sykdommer innen de medisinske spesialitetene som har gjentatte sykehusopphold og omfattende journaler Status for skanningprosjektet Skanning av journaler og dokumenter er godt i gang og har stort sett fulgt planen. Mange elektive pasienter som har vært innlagt etter mars 2001 har allerede en komplett elektronisk journal. Målet er at alle pasienter som har vært i kontakt med sykehuset skal ha en komplett elektronisk journal, men skanningen tar tid og vi rekker ikke alle enda. Mulighetene for dette vil være større når EKG blir elektronisk overført til DIPS og når elektronisk overføring av mikrobiologisvar, røntgensvar, henvisninger og epikriser til primærhelsetjenesten blir en realitet. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 14

15 Opptelling over pasienter med fullstendig EPJ i DIPS i april 2002: Hovedjournal elektronisk pasienter Avdeling Innlagt Poliklinisk Barn ca. 85 % 98 % ØNH ca. 81 % 25 % GYN ca. 80 % 34 % Kir ca. 50 % 35 % Med ca. 25 % 22 % 3.4 Andre pasientrettede systemer RøntgenInformasjonsSystem (RIS) Prosjektet har erstattet sykehusets eksisterende egenutviklede RIS, med DIPS-RIS. Dette ble gjort for å få en løsning som kunne kommunisere med sykehusets PAS og EPJ. Det var også viktig å etablere det nye RIS på en teknologisk fremtidsrettet plattform, som var i stand til å takle det nye årtusen og den kommende PACS-løsning, dvs. system for elektronisk lagring og distribusjon av røntgenbilder. Det nye DIPS-RIS ble innført i februar 2001, i henhold til korrigert prosjektplan Innføring av PACS Med PACS menes system for elektronisk lagring og framhenting av røntgenbilder. En PACSløsning erstatter sykehusenes filmbaserte bildearkiver. PACS er en sentral del av sykehusets fremtidige IT-løsninger og vil bli innført på ASA høsten 2002 som en del av prosjektet for utbygging av en ny fløy på sykehuset. PACS-løsningen vil kommunisere med røntgenmodulen i DIPS Klinisk kjemi Prosjektet har som mål å bytte ut det gamle IT-systemet på klinisk kjemisk laboratorium med et nytt system. Dette gjøres blant annet for å redusere usikkerheten som er rundt gammel maskin- og programvare, og for å få et system som er sikrere og med bedre muligheter blant annet til ekstern kommunikasjon i samsvar med gjeldende standarder for elektronisk meldingsformidling. Det er etablert et samarbeid med Vest-Agder Sentralsykehus og Sentralsykehuset i Vestfold vedrørende kravspesifikasjon og utarbeidelse av anbudsdokumenter. Anbudsforespørsel ble sendt ut tidlig i september i samarbeid med sykehusene i Vest-Agder og Vestfold. Anbudene er kommet inn og under vurdering. Etter diverse forberedende aktiviteter tar en sikte på å ta i bruk en ny løsning våren Kommunikasjonsløsninger Gjennom PAS og EPJ er det etablert løsninger som gir brukeravdelingene tilgang til røntgenbeskrivelser og prøvesvar fra klinisk-kjemisk laboratorium. Videre gjøres prøvebestillingene til laboratoriet fra DIPS Elektronisk bestilling av røntgenundersøkelser er under utvikling som et samarbeidsprosjekt mellom ASA og DIPS ASA. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 15

16 Lagring av EKG i DIPS 2000 fra transportable EKG apparat og fra overvåkningsutstyret Danica blir etablert 2. kvartal Lagring av bilder fra pasientundersøkelser er under uttesting våren ASA har brukergrupper som aktivt deltar i viderutvikling og testing av nye moduler i DIPS 2000 systemet. I 2001 ble slik kommunikasjonsløsning etablert mellom DIPS 2000 og utrykningsprogrammet AMIS for ambulansetjenesten. Det arbeides med å etablere en tilsvarende kommunikasjonsløsning mellom ØNH-systemet AuditBase og DIPS 2000 i løpet av Elektronisk kommunikasjon mot primærhelsetjenesten er i prosjektplanene forutsatt etablert i Elektronisk epikrise og henvisning, samt røntgensvar vil være prioriterte løsninger. Samtidig vil den ca. 10 år gamle løsningen for overføring av laboratoriesvar fra klinisk kjemisk laboratorium til primærlegene bli erstattet med en ny løsning. Våren 2001 ble det som et pilotprosjekt etablert en løsning med elektronisk interaktiv henvisning mellom 3 legekontorer og kirurgisk poliklinikk Andre løsninger for det kliniske personalet Det gjenstår fremdeles integrasjon og innføring av flere spesialistmoduler i DIPS. Dette arbeidet vil strekke seg ut over resten av prosjektperioden. Nye integrasjonsønsker kommer fortløpende, og tettere integrering mot diverse medisinsk-tekniske apparater og spesialistapplikasjoner blir viktig for å øke nytten av IT-investeringene fremover. Ved siden av de avdelingsovergripende store systemene, er følgende systemer blitt tatt i bruk eller planlegges tatt i bruk: Ny sårjournal for kirurgisk poliklinikk - innført Konvertering av system for oppfølging av behandling for diabetes - innført vår Konvertering av system for registrering og rapportering av anestesi og intensivbehandling - under innføring. Konvertering av modul for operasjon og komplikasjonsregistrering under innføring. Konvertering og videreutvikling av øyemodul - innføres våren Konvertering av programsystem for gastroseksjonen - innføres 2002 Konvertering og videreutvikling av fødemodul - innføres Sykepleiedokumentasjon i DIPS vil i årene fremover være et høyt prioritert satsingsområdet. I dag er sykepleierne den yrkesgruppen som bare i liten utstrekning har tilrettelagt datasystem for sin faglige dokumentasjon. Sykehuset har ansatt prosjektleder for innføring av elektronisk sykepleiedokumentasjon. Prosjektplan er utarbeidet og avtale er gjort med DIPS ASA, men prosjektet avventer behandling om økonomisk tilskudd for å komme i gang. Bruk av mobile enheter, PC-er og PDA under legevisitten, er et annet pilotprosjekt som venter på økonomisk støtte for å komme i gang. Mobile enheter vil lette arbeidet på sengeposten, der det i dag ikke finnes tilgang til EPJ inne på pasientrommene.. Dette er et samarbeidsprosjekt mellom ASA, DIPS ASA og Medicom AS som har utviklet DIPS-programmvare for PDA. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 16

17 3.5 Generelle administrative systemer Med generelle administrative løsninger menes IT-løsninger som i hovedsak behandler administrative data som ikke omhandler pasientinformasjon og mer teknisk rettet produksjon. Som en del av IT-prosjektet har det vært gjennomført en rekke tiltak også innen for innenfor slike løsninger. Det har blitt innført system for varebestilling og innkjøp, for personal og lønn, intranettløsning og flere mindre avdelingsvise system. Særlig viktig har den store utbredelsen av Microsoft Office-programmer, e-post og avtalebok vært. Over 1000 ansatte har fått tilgang og opplæring i disse programmene parallelt med innføringen av mer klinisk rettede systemer. Fra ledelsens side har det vært fokus på at de nye løsningene skulle brukes aktivt. Også innen administrative systemer er dette nødvendig, blant annet ved at de som ikke bruker intranett, e-post og elektronisk avtalebok ikke får informasjon som nå distribueres elektronisk. Innføringen av mange løsninger parallelt har vært krevende, men det har også gitt betydelige synergieffekter. Tryggheten og kompetansen ved bruk av IT-løsninger har steget mye fortere i organisasjonen enn om innføringen skulle funnet sted over lenger tid. Dette har tjent både PAS, EPJ og administrative funksjoner. 3.6 Nettverk, kommunikasjon, utstyr og sikkerhet Alle ASAs avdelinger og flere andre helseinstitusjoner er knyttet til et felles nettverk. ASA baserer seg på Microsofts standard plattform for operativsystem og kontorstøttesystemer. Det er gjort store utstyrsinnvesteringer. Blant annet er det anskaffet lagringsløsninger med tanke på DIPS, skanning av journaler og klargjøring for PACS (elektronisk lagring av røntgenbilder se nedenfor). Det er også gjort store investeringer i servere, kabling, sikkerhet, nettverk, sikring av datarom, PC-er med mer. Det er gjennomført systematiske tiltak for å bedre sikkerheten knyttet sykehusets IT-løsninger. Dette innbærer bl.a. etablering av infrastruktur (brannmurer etc.), administrative rutiner for sikker lagring av data og for å hindre uautorisert tilgang til sensitive persondata, rutiner for hvem som skal ha tilgang til ulike typer data, påloggingsrutiner, passord og skifte av passord etc. Disse tiltakene er bl.a. nødvendig for å kunne benytte ekstern e-post og internett på PC-ene med en sikkerhet innenfor Datatilsynets forskrifter. Det foregår en kontinuerlig prosess å forbedre og vedlikeholde teknisk sikkerhet, rutiner og holdninger til sikkerhet. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 17

18 4 Hovedkonklusjoner og utfordringer videre 4.1 Hovedkonklusjoner ASA har i all hovedsak og i tråd med opprinnelig tidsplan gjennomført de tiltak og implementert de IT-systemer som hittil er forutsatt Fra å være et sykehus med svak satsing på dette feltet, ligger ASA nå i fremste rekke med hensyn til bruk av informasjonsteknologi. Spesielt gjelder dette overgang til EPJ hvor ASA nå fremstår som et nasjonalt referansesykehus. Ressursinnsatsen har så langt vært i samsvar med vedtatt handlingsplan og budsjett for tiltakene. De gjenstående tiltakene forventes gjennomført i hovedsak i samsvar med handlingsplan og budsjett. Systemene fungerer etter hensikten, men det vil være et fortløpendebehov for justeringer og forbedringer for å gjøre systemene mer brukervennlige. En del etterlyste muligheter og forbedringer vil imidlertid komme som et resultat av de tiltak som nå blir gjennomført i resten av planperioden. Blant annet gjelder dette elektronisk kommunikasjon med legekontorer og problemer i tilknytning til at en del journalmateriale foreløpig ikke finnes elektronisk. De nye IT-verktøyene har ført til gjennomgripende endringer i måten sentrale arbeidsprosesser utføres på. Endelig evaluering vil først være mulig mot slutten og etter den 4-årige gjennomføringsperioden. Mange tiltak er nylig iverksatt og noen skal først iverksettes i slutten av perioden. Det er derfor for tidlig å forvente målbare effekter på virksomhetsdata. De samlede effektene av IT-systemene synes imidlertid så langt i hovedsak å være i samsvar med forventede effekter beskrevet i handlingsplanen. Spesielt innføring av elektronisk journal, anses å være en hovedårsak til at ventetid for epikriser fra sykehuset er betydelig redusert. 4.2 Hovedutfordringer videre Hovedutfordringen for sykehuset fremover vil være å omsette de mange effektiviseringsgevinster som er oppnådd i enkeltrutiner og spesifikke arbeidsoppgaver til målbare produktivitets- eller kvalitetsgevinster som synliggjøres i sykehusets regnskaps- og aktivitetsdata, kvalitetsindikatorer og nøkkeltall. Fokus for gjennomføring av tiltakene i IT-handlingsplanen synes så langt å ha vært teknisk og funksjonelt orientert, herunder IT-opplæring. Ansvaret for tiltakene har som naturlig i en etableringsfase - vært forankret i styringsgruppe, IT-avdeling og prosjektgruppene. For å utnytte IT-systemenes potensialet fullt ut anbefales at fokus framover i økende grad blir avledelsesmessig og organisatorisk karakter: Utvikle videre visjoner og overordnede mål med suksesskriterier for IT-satsingen på ASA. Dette må knyttes opp mot ASAs overordnede mål og strategier. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 18

19 Avdelingene må vurdere eksisterende arbeidsmåter, møtevirksomhet, ressursfordeling, fordeling av arbeidsoppgaver og informasjonsrutiner i lys av de mulighetene de nye ITverktøyene gir. Legge til rette for at brukerne utnytter de elektroniske systemene og deres funksjonalitet fullt ut, ved å arbeide for å gjøre tilgang til systemene enklere, forbedre brukervennligheten i EPJ-programvaren samt bidra opplærings- og motivasjonstiltak. Gjennomføre organisatoriske endringer internt i avdelingene og på tvers av avdelinger med forankring i avdelingsledelsen. Sykehuset har gjennom IT-satsingen gjort seg avhengige av elektroniske systemer. Det må derfor legges stor vekt på å sikre fortsatt driftsstabilitet i systemene og sikker lagring av dataene. Integrasjon mot medisinsk utstyr med lagring av bilder og video er helt nødvendig for å få en fullgod EPJ. Skanning av denne type dokumentasjon er vanskelig, tidkrevende og kvalitetsforringende. Det samme gjelder integrasjon til kliniske spesialistsystemer, som øker i omfang. For å få gjennomført disse oppgavene kreves det formelle avtaler med leverandører, møysommelig prosjektledelse og ikke minst penger. Vedlegg 1 til sluttrapport for prosjekt Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering knyttet til elektronisk pasientjournal 19