Kontrollutvalget i Tysfjord kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag 28. november 2016, kl , ved rådhuset i Tysfjord. Sakskart Sak 28/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 8. september 2016 Sak 29/16 Plan for forvaltningsrevisjon Sak 30/16 Plan for selskapskontroll Sak 31/16 Protokoll kommunestyremøte 13. september 2016 Sak 32/16 Sak 33/16 Sak 34/16 Sak 35/16 Svar fra Fylkesmannen, jf. sak 24/16 i kommunestyret Sak 101/15 Revidert kommuneplan i kommunestyret Sak 18/16 vedrørende bilagskontroll Sak 26/16 og 27/16 i kontrollutvalget Sak 36/16 Møteplan 2017 Sak 37/16 Eventuelt, herunder; - Avfallshåndtering i Tysfjord - Disputt vedrørende innsendt budsjettforslag - Sakkyndig eiendomsskattenemnd Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 22. november 2016 Narvik, 22. november 2016 Ann Aashild Hansen Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 8. september 2016 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 8. september 2016 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 8. september 2016

3 Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 22/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:40 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: Økonomimedarbeider Idar Kintel var inne i møtet under behandling av sak 27/16 Budsjett 2017 kontrollutvalget. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble gjennomgått og godkjent. Budsjettsak ble tatt inn på sakslisten under eventuelt. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 1

4 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 22/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 17. juni 2016 Innstilling til vedtak: Protokoll godkjennes. Protokoll fra møte 17. juni 2016 ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte 17. juni 2016 ble godkjent. Enstemmig vedtak Sak 23/16 Bedriftskompetanse Innstilling til vedtak: Ingen Notat fra rådmannen med tilhørende vedlegg, datert , ble gjennomgått i møtet, og det ble fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar notatet fra rådmannen til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at oppdrag utført av Bedriftskompetanse er utført i henhold til avtaler, til tross for manglende etterprøvbarhet i form av skriftlige avtaler. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at det ikke ser ut til å foreligge skriftlige avtaler mellom kommunen og Bedriftskompetanse for vesentlige leveranser. Enstemmig vedtak Sak 24/16 Kommunestyremøte 22. juni 2016, sakspapirer og protokoll Kontrollutvalget gjennomgikk saksdokumenter og protokoll fra kommunestyremøte Kontrollutvalget diskuterte inngående sak 43/16, og stiller spørsmålstegn til lovligheten av kommunestyrets behandling og vedtak i saken, og fattet så slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ønsker fylkesmannens vurdering av lovligheten i kommunestyrets saksbehandling og vedtak i sak 43/16. Sekretariatet forbereder forespørsel til fylkesmannen. Enstemmig vedtak Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 2

5 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 25/16 Overordnet analyse Innstilling til vedtak: Orientering om arbeidet med overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget søker kommunestyre om midler for gjennomføring av analysen. Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Sekretariatet ble av kontrollutvalget anmodet om å bistå med denne oppgaven. Sekretariatet orienterte om at dette vil bli gjennomført som en tilleggsoppgave til det ordinære sekretariatarbeidet, og inngår følgelig ikke i ordinært honorar. Oppgaven med en slik analyse er lovpålagt. Sekretariat anslår et timeforbruk i størrelsesorden timer for å få utført analysen. Målsetningen er å få ferdigstilt en overordnet analyse i løpet av høsten Sekretariatet er allerede i gang med å utarbeide overordnet analyse for Tysfjord kommune, og kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Orientering om arbeidet med overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at det er midler tilgjengelig i kommunen for gjennomføring av denne lovpålagte oppgaven, og ber kommunestyret om midler for gjennomføring av analysen, i form av regulert budsjett for kontroll- og tilsynsoppgaver for Sekretariatet fortsetter sitt arbeid med utarbeidelse av overordnet analyse for Tysfjord kommune for å kunne ferdigstille sitt arbeid innenfor lovens tidsramme. Enstemmig vedtak Sak 26/16 Saksbehandling driftsutvalget Innstilling til vedtak: Ingen En oppgave som tilligger kontrollutvalget er å kontrollere at kommunen har tilfredsstillende systemer og rutiner for en forsvarlig forvaltning av kommunen. Kontrollutvalgets leder meldte sommeren 2016 inn en sak vedrørende driftsutvalgets saksbehandling for behandling i neste kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalgets leder henviste til protokoll fra møte i driftsutvalget 17. juni 2016, hvor hun uttrykte bekymring over utvalgets saksbehandling, og ønsket at sekretariatet iverksatte en forberedende gjennomgang av driftsutvalgets saksbehandlingspraksis til neste kontrollutvalgsmøte. En slik gjennomgang ble påbegynt, men underveis i arbeidet ble kontrollutvalget i form av protokoll fra formannskapets møte gjort Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 3

6 Kontrollutvalget i Tysfjord oppmerksomme på at også fylkesmannen har uttrykt bekymring for Tysfjord kommunes saksbehandling og vedtak gjort i driftsutvalget. Herunder skal visstnok flere vedtak i saker ha blitt omgjort av fylkesmannen. Kontrollutvalget ønsker i første omgang å få tilgang til fylkesmannens vurderinger og eventuelle irettesettelser i saken, for å unngå eventuelt dobbeltarbeid. Kontrollutvalget kan ikke finne korrespondanse fra fylkesmannen i sakens anledning i kommunens postjournal. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ber administrasjonen oversende kopi av alle brev mottatt fra fylkesmannen i 2016 som omhandler driftsutvalget, herunder fylkesmannens omgjøring av vedtak. Enstemmig vedtak Sak 27/16 Eventuelt/orienteringssaker Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 Innstilling til vedtak: Revisjonens oppsummeringsbrev etter revisjon av lønnsområdet, Selvkost og Stetindhallen Tysfjord for 2015 tas til orientering. Oppsummering etter revisjon av lønnsområdet i 2015, Tysfjord kommune Oppsummering etter revisjon av regnskapet for 2015 Selvkost Oppsummering etter revisjon av regnskapet for 2015, Stetindhallen Tysfjord KF. Brevene ble gjennomgått og kommentert, og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Revisjonens oppsummeringsbrev etter revisjon av lønnsområdet, Selvkost og Stetindhallen Tysfjord KF for 2015 tas til orientering. Kontrollutvalget følger opp at brevene blir tilfredsstillende besvart i henhold til revisors anmodninger. Enstemmig vedtatt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 4

7 Budsjett Kontrollutvalget i Tysfjord Innstilling til vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for Kontrollutvalget har behandlet forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsyn 2016 jf kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene man kjøper tjenester fra. Økonomimedarbeider Idar Kintel var inne i møtet og opplyste om regnskapsførte kostnader for kontroll- og tilsynsoppgaver i de foregående år. VEDTAK: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for Enstemmig vedtatt Møtet ble hevet kl Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 5

8 Kontrollutvalget i Tysfjord Kjøpsvik, 27. september Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 6

9 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/16 Sakstittel: Plan for forvaltningsrevisjon Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Saksopplysninger: Overordnet analyse Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget.

10 Den overordnede analyse legges frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Hensikten er å fremskaffe relevant informasjon til å kunne gjøre prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Følgende forvaltningsrevisjoner er gjennomført i Tysfjord kommune de siste årene: Investeringsprosjekter Drag vannverk og Stetindhallen (2014) Investeringsprosjekter del 2 (2015) Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden Kontrollutvalget foreslår følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Vedlegg: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon Tysfjord kommune

11 KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FOR TYSFJORD KOMMUNE TYSFJORD KOMMUNE

12 Innholdsfortegnelse Plan for forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune for perioden Planens tidsperspektiv... 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 4 Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 4 år... 4 Generelt om valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter... 4 Anbefalte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden i prioritert rekkefølge... 4 Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon... 4 Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon... 5 Side 2

13 Plan for forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune for perioden Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Dette innebærer et ansvar for at følgende oppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll For å sikre at kontrollutvalget foretar de mest «hensiktsmessige» bestillingene, skal kommunestyret vedta en plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for forvaltningsrevisjon i en gitt periode. Forskrift om kontrollutvalg 10 krever at «Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» Kontrollutvalget har anmodet sekretariatet om å gjøre en slik overordnet analyse av Tysfjord kommune. Denne er ferdigstilt, og ble gjennomgått i kontrollutvalgsmøtet 28. november Planens tidsperspektiv Planen skal i henhold til forskriftene legges frem for kommunestyret minimum en gang i løpet av valgperioden, men med mulighet for det enkelte utvalg å gjøre dette hyppigere. Kontrollutvalget i Tysfjord har her valgt å legge frem en indikativ plan som gjelder for perioden , men vil understreke at det kan oppstå forhold som gjør det aktuelt med endringer i planen. Dette gjelder både i forhold til prioriteringsrekkefølge og i forhold til endringer av prosjekter. Side 3

14 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kommunens valgte revisor er KomRev NORD IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene, på bakgrunn av kontrollutvalgets bestillinger. Forvaltningsrevisjonsprosjekter behandlet siste 4 år Kontrollutvalget i Tysfjord kommune har i planperioden bestilt to forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektene, som gikk på Investeringsprosjekter Drag vannverk og Stetindhallen (2013), og Investeringsprosjekter del 2 (2015), resulterte i noen oppfølgingspunkter. Disse ble, fra kontrollutvalgets side, videreformidlet til kommunestyret som gjennom vedtak har bedt administrasjonen iverksette tiltak for å imøtekomme de forhold som forvaltningsrevisjonsrapportene tok opp. Generelt om valg av forvaltningsrevisjonsprosjekter Omfanget av forvaltningsrevisjon er avhengig av identifiserte behov og de ressurser som stilles til rådighet for oppgaven. Kontrollutvalget har med bakgrunn i det som er nevnt over, samt vedlagt Overordnet analyse av Tysfjord kommune, vurdert prosjektene som er opplistet i prioritert rekkefølge nedenfor som mest hensiktsmessige for forvaltningsrevisjon i perioden Hvilke problemstillinger som ønskes belyst i hvert prosjekt vil bli nærmere konkretisert av kontrollutvalget i samråd med revisor i forbindelse med endelig bestilling av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Anbefalte forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden i prioritert rekkefølge 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner i form av en utarbeidet rapport. Videre er kontrollutvalget pålagt å rapportere tilsvarende til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne form og frekvens for dette. Side 4

15 I tråd med tidligere praksis videreføres en fortløpende rapportering til kommunestyret etter hvert gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. Oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp av administrasjonen. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom oversending av enkeltsaker til orientering. Vedlegg: Overordnet analyse Tysfjord kommune Side 5

16 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 30/16 Sakstittel: Plan for selskapskontroll Innstilling til vedtak: Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Bakgrunn for saken: Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Saksopplysninger: Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Det er i budsjettforslaget fra kontrollutvalget for 2017 lagt inn kr til selskapskontroll. Selskapskontroll kan gjennomføres som eierskapskontroll (obligatorisk) eller som forvaltningsrevisjon i selskap (frivillig).

17 Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Tysfjord kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Revisjonen foreslår ut fra sin analyse av kommunens eierinteresser at følgende selskap blir prioritert for selskapskontroll i perioden: 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Vedlegg: Forslag til plan for selskapskontroll Tysfjord kommune

18 KONTROLLUTVALGET PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FOR TYSFJORD KOMMUNE TYSFJORD KOMMUNE

19 Innholdsfortegnelse Plan for selskapskontroll for Tysfjord kommune for perioden Plan for selskapskontroll... 3 Anbefalte selskapskontroller for perioden i prioritert rekkefølge... 4 Side 2

20 Plan for selskapskontroll for Tysfjord kommune for perioden I følge kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget: påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan romme ulike former av selskapskontroller, henholdsvis eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomføres selskapskontroller som kombinerer elementer fra de to nevnte formene. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere hvordan kommunen utøver sitt eierskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan man blant annet vurdere selskapets økonomi, ressursbruk, regeletterleving og måloppnåelse ut fra kommunale vedtak og føringer. Plan for selskapskontroll Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Kommunestyret vedtar planen, mens det er kontrollutvalget som bestemmer hvem som skal gjennomføre selskapskontrollene. Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har utarbeidet en veileder til selskapskontroll. Veilederen sier følgende om plan for selskapskontroll: «Valg av kontroller bør skje på bakgrunn av en risiko- og vesentlighetsvurdering.» Innholdet i 13 i forskriften må sees i sammenheng med kommuneloven 80, som omhandler hvilke selskaper kontrollutvalget og kommunens revisor har full innsynsrett i. Det kommer fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrenset til interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskap kommunen eier alene eller aksjeselskap kommunen eier sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner, heleide datterselskap til overnevnte selskaper. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Side 3

21 Anbefalte selskapskontroller for perioden i prioritert rekkefølge 1. (Prioritert liste over prosjekter framlegges i møtet) Vedlegg: Overordnet analyse Tysfjord kommune Side 4

22 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 31/16 Sakstittel: Protokoll kommunestyremøte 13. september 2016 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalgets leder orienterer om protokoll fra kommunestyremøte 13. september Sekretariatet har ingen innstilling til saken. Vedlegg: Protokoll fra kommunestyremøte 13. september 2016

23 HOVEDUTSKRIFT Kommunestyret Møtested: Rådhuset, Kjøpsvik Møtedato: Tid: 08:00 15:45 Til stede på møtet Det norske Arbeiderparti medlemmer: forfall: varamedlemmer: Tor Asgeir Johansen, Emma Kristensen, Johan Daniel Hætta Tommy Kristensen, Øystein Allan Eide Anne Kari Solheim, Gerd-Sissel Stenseng Felleslista for Høyre, KrF, Venstre og Uavhengige medlemmer: Filip Mikkelsen, Lars Filip Paulsen, Jan Ivar Jakobsen forfall: Heidi Kalvåg varamedlemmer: Ann Åshild Hansen Tverrpolitisk liste for Tysfjord medlemmer: Guttorm Aasebøstøl, Ellen Verdier Pedersen, Jan Einar Pedersen forfall: varamedlemmer: Sosialistisk venstreparti medlemmer: forfall: varamedlemmer: Senterpartiet medlemmer: forfall: varamedlemmer: Tysfjord Bygdeliste: medlemmer: forfall: varamedlemmer: John Gunnar Skogvoll Øyvin Johansen Leif Harald Olsen Johanne Ellingsen Monika Jensen, Kurt Solstrøm Fra adm. (evt. andre): Rådmann Oddbjørn Nilsen, formannskapssekretær Ingunn Foshaug Teknisk sjef Pål S. Jensen og økonomileder Mari Hegge under økonomirapporteringen. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: KJØPSVIK KJØPSVIK Telefaks:

24 Innkalling: Saksliste: Godkjent John Gunnar Skogvoll: Brev til ordføreren forrige uke om at han ønsket sitasjonen ved Storjord oppvekstsenter satt opp som sak til kommunestyremøtet Forslag: 1.Situasjonen ved Storjord oppvekstsenter settes opp som sak på møtet , slik at kommunestyret kan ta stilling til den foreliggende situasjonen. 2.Tysfjord kommune inviterer utdanningsdirektøren i Nordland, Guri Adelsten Iversen, til samtaler med representanter for kommunen, kommunedelsutvalget og foreldrene som har organisert heimeundervisning for elevene ved ungdomstrinnet Filip Mikkelsen: Viktige kommunale saker som settes opp som orienteringssaker til kommunestyret må settes opp på sakslista slik at kommunestyret får drøfte sakene. Johanne Ellingsen: Støtter John Gunnar Skogvoll om at Storjord oppvekstsenter settes opp som sak. Også økonomirapporter må settes opp som saker slik at det kan gjøres vedtak i kommunestyret. Sakslista godkjent. Behandlede saker: 47/16,48/16, 49/16, 50/16, 51/16,52/16, 53/16,54/16 Inhabiliteter: Orienteringer: Rådmannen orienterte om seminar angående seksuelle overgrep 1. september Ordføreren orienterte fra møtet 8. september 2016 med fylkesmannen angående kommunestrukturen. Egil Sletteng orienterte om politireformen. Rådmannen orienterte om Storjord oppvekstsenter. Møtet lukket kl for å gjennomgå saken vedrørende Storjord oppvekstsenter. Møtet åpnet kl Ordføreren orienterte om at det blir kommunestyremøte 21. september 2016 hvor også Fylkesmannen v/guri Adelsten Iversen vil være tilstede. I forkant av møtet vil det bli forsøkt å få til et møte med Fylkesmannen, øverste politiske ledelse, administrasjonen og foreldrene til elevene som får heimeundervisning. Side 2 av 13

25 Det ble senere i møtet opplyst fra ordføreren at Fylkesmannen ikke kan møte foreldrene, da de er tilsynsmyndighet. Kjell Enkrogh orienterte om ambulansebåter. Rådmannen orienterte om Robek-nettverket- Økonomileder Mari Hegge orienterte om status økonomi per Annet: Spørsmål: John Gunnar Skogvoll: i år sendte jeg et brev til Tysfjord kommune, med kopi til Rådmannen, Ordføreren og Driftsutvalget ved lederen. Nå over sju måneder siden har jeg ennå ikke fått svar. Jeg tillater meg å gjenta spørsmålet nå i kommunestyremøtet: Jeg siterer fra det enstemmige vedtakets pkt. 2: -. Det er en forutsetning at det inngås forpliktende Fristen for forutsetningen er gått ut for lengst. Mitt spørsmål er: Om forutsetningen i vedtaket ble oppfylt innen fristen. Og hvis så er, ønsker jeg å få kopi av denne forpliktende planen. Jeg kan ikke se at noen har startet på ei rehabilitering av bygningen. Videre ønsker jeg å få tolket vedtaket. Hva inne bærer formul Svar fra teknisk sjef Pål S. Jensen: Tysfjord kommune er eier av bygningen. Vi kjenner ikke til en forpliktende plan, men kjøper hadde et forbehold om finansiering via Husbanken. Vi kjenner ikke til om kjøper har fått til dette. Side 3 av 13

26 Tilleggsspørsmål: Hvorfor svarer ikke Tysfjord kommune på spørsmål fra innbyggerne, også fra kommunestyremedlemmer? Svar fra ordføreren: Vi prøver etter beste evne å svare på spørsmål, men beklager dersom noen ikke har fått tilbakemelding. Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at hovedutskriften er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Kjøpsvik, dato Tor Asgeir Johansen ordfører Ingunn Foshaug formannskapssekretær Side 4 av 13

27 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 47/16 15/683 VALG AV LAGRETTEMEDLEMMER OG MEDDOMMERE SAMT SKJØNNSMEDLEMMER 48/16 16/533 VALG AV LAGRETTEMEDLEMMER/MEDDOMMERE TIL HÅLOGALAND LAGMANNSRETT FOR PERIODEN 1. JANUAR DESEMBER /16 16/534 VALG AV JOEDSKIFTEMEDDOMMERE TIL SALTEN JORDSKIFTERETT FOR PERIODEN 1. JANUAR 2017 TIL 31. DESEMBER /16 16/428 VALG AV STYRE TIL STETINDHALLEN 51/16 11/793 GATE/STEDSNAVN I TYSFJORD KOMMUNE 52/16 16/349 BUDSJETT- OG ØKONOMIPLANARBEID 2016 (BØP) /16 16/480 HOVEDPLAN VANN /16 16/489 FYRKJELE -KJØPSVIK SKOLE Side 5 av 13

28 47/16 VALG AV LAGRETTEMEDLEMMER OG MEDDOMMERE SAMT SKJØNNSMEDLEMMER Rådmannens innstilling: Behandlingen i Kommunestyret: Forslag fra AP/TPL/SV/Tysfjord bygdeliste: Meddommere: 1. Marita Helland 2. Siv Grundvold 3. Rita Borgen 4. Alfhild Larsen 5. Ellen V. Pedersen 6. Anne S. Solheim 7. Åse Gælok 8. Solveig Hveding 9. Ann-Herdis Fagernes 10. May Judith Amundsen 11. Lars O. Gerhardsen 12. Bjørn Johansen 13. Børge Stenseng 14. Lars Braseth 15. Svein H. Ellefsen 16. Kjetil Hansen 17. Oddvar Eriksen 18. Edd-Geir Eriksen 19. Kurt M. Solstrøm 20. Leif Harald Olsen. Skjønnsmedlemmer: Kjell Hveding Terje Ellingsen Kristin Kristiansen Side 6 av 13

29 Alf-Roald Larssen Turid Jakobsen Kvalvik. Vedtak: Forslaget enstemmig vedtatt 48/16 VALG AV LAGRETTEMEDLEMMER/MEDDOMMERE TIL HÅLOGALAND LAGMANNSRETT FOR PERIODEN 1. JANUAR DESEMBER 2020 Rådmannens innstilling: Behandlingen i Kommunestyret: Forslag fra AP/TPL/SV/Tysfjord bygdeliste: Johan Daniel Hætta, Heidi B. Gerhardsen Forslag fra Felleslista for Høyre, Krf, Venstre og Uavhengige og SP: Bjørnar Grunni Vedtak: Forslagene på Johan Daniel Hætta og Bjørnar Grunni satt opp mot hverandre. Johan Daniel Hætta valgt med 10 mot 5 stemmer Heidi B. Gerhardsen enstemmig vedtatt. Side 7 av 13

30 49/16 VALG AV JORDSKIFTEMEDDOMMERE TIL SALTEN JORDSKIFTERETT FOR PERIODEN 1. JANUAR 2017 TIL 31. DESEMBER 2020 Rådmannens innstilling: Behandlingen i Kommunestyret: Forslag fra AP/TPL/SV/Tysfjord bygdeliste: 1. Guttorm Aasebøstøl 2. Roy Arne Westermann 3. Idar Westgård 4. Svein Ole Andorsen 5. Ann Aashild Hansen 6. Rolf Martin Andersen 7. Siv Ingunn Kintel 8. Øyvind Johansen 9. Stig Arvid Tangen 10. Marius O. Nilsen 11. Hans Petter Skjellnes 12. Asgeir Kvalvik 13. Lars Filip Paulsen 14. Tommy Kristensen 15. Kurt Allan Nilsen 16. Jan Ivar Jakobsen 17. Magnus Lie 18. Aina Olsen 19. Karete Pedersen 20. Anne Kalstad Mikkelsen 21. Børge Kjær 22. Karl G. Mikkelsen 23. Nelly B. Molvik 24. Rune Pedersen, Kjøpsvik 25. Knut Arne Ediassen- Side 8 av 13

31 Vedtak: Enstemmig vedtatt 50/16 VALG AV STYRE TIL STETINDHALLEN Rådmannens innstilling: Behandlingen i Kommunestyret: Saken utsettes. Enstemmig vedtatt Vedtak: Ikke behandlet utsatt. 51/16 GATE/STEDSNAVN I TYSFJORD KOMMUNE Rådmannens innstilling: Forslag til veinavn i Tysfjord kommune på stedene Drag, Storjord og omegn, Haukøy, Fredagsvika, Hundholmen, Kjelkvika, Storå og omegn, Skarberget, Lysvoll, Skrovkjosen Eide og Musken vedtas i hht. vedlagte tabell, kart og saksutredning. Side 9 av 13

32 Behandlingen i Kommunestyret: Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak: Enstemmig vedtatt. 52/16 BUDSJETT- OG ØKONOMIPLANARBEID 2016 (BØP) 2016 Formannskapets innstilling: Formannskapet følgende vedtak: 1. BØP-arbeidet legges opp etter følgende framdriftsplan: x. juni Formannskapet Tema BØP ca fram til lunsj. Oppstartsmøte. Gjennomgang gjeldende BØP Bestilling av utredninger. Gjennomgang utslag av kommunepropen. Befolkningsprognose. KOSTRA-tall. Ca 11.9 Administrasjonen Frist for innspill fra enhetene alt utenom lønn. Ca 25.9 Administrasjonen Frist for enhetene for gjennomgang lønn Formannskapet Underveisorientering, inkl statsbudsjettet. Litt opplæring om BØP. Bestilte utredninger legges fram. Side 10 av 13

33 30.10 Administrasjonen Rådmannens forslag ferdig. xx.11 Formannskapet Mulighet spørsmål/avklaringer vedr rådmannens forslag. xx.11 Formannskapet Innstilling budsjett og økonomiplan. xx.11 xx.12 Offentlig ettersyn. 15.des. Kommunestyret Vedtak budsjett og økonomiplan Behandlingen i Kommunestyret: Forslag fra Ann Aashild Hansen: Formannskapets innstilling tas til orientering. Vedtak: Forslag fra Ann Aashild Hansen satt opp mot innstillinga. Forslag fra Ann Aashild Hansen enstemmig vedtatt. 53/16 HOVEDPLAN VANN Rådmannens innstilling: 1. Planutvalget vedtar at Kommunedelplan Hovedplan vann Tysfjord kommune , datert 2016, legges ut til offentlig ettersyn i henhold til plan- og bygningsloven 5-2, 2. ledd. Planforslaget og øvrige saksdokumenter sendes på høring til berørte myndigheter for uttalelse. Sakens dokumenter legges ut til offentlig ettersyn på Tysfjord rådhus med høringsfrist på 6 uker. Offentlig ettersyn av Kommunedelplanen kunngjøres i lokalavisen Fremover, samt kommunens hjemmeside. 2..Utbedring av vannledning ved Kjerrvannet utlyses på anbud. Rådmannen delegeres myndighet til å besørge låneopptak på kr ,- eksl mva. Lånekostnadene dekkes inn over selvkostområdet for vann. Side 11 av 13

34 Innstillingen enstemmig vedtatt. Behandlingen i Kommunestyret: Punkt 1 i innstillinga er en høringssak, og skal ikke vedtas av kommunestyret. Punkt 2 enstemmig vedtatt. Vedtak: 2..Utbedring av vannledning ved Kjerrvannet utlyses på anbud. Rådmannen delegeres myndighet til å besørge låneopptak på kr ,- eksl mva. Lånekostnadene dekkes inn over selvkostområdet for vann. Innstillingen enstemmig vedtatt. 54/16 FYRKJELE -KJØPSVIK SKOLE Rådmannens innstilling: 1. Oljekjelen ved Kjøpsvik skole byttes med ny el-kjele. 2. Beredskap ivaretas med nytt nødstrømsaggregat som dekker skolen og sykehjemmet. Det tas opp et lån på ,- eks mva. Rådmannen delegeres myndighet til å ta opp lånet, etter Fylkesmannens godkjenning. Behandlingen i Kommunestyret: Innstillingen enstemmig vedtatt Vedtak: 1.Oljekjelen ved Kjøpsvik skole byttes med ny el-kjele. Side 12 av 13

35 2. Beredskap ivaretas med nytt nødstrømsaggregat som dekker skolen og sykehjemmet. Det tas opp et lån på ,- eks mva. Rådmannen delegeres myndighet til å ta opp lånet, etter Fylkesmannens godkjenning. Innstillingen enstemmig vedtatt. Side 13 av 13

36 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 32/16 Sakstittel: Svar fra Fylkesmannen, jf. sak 24/16 i kommunestyret Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, og ber sekretariatet følge opp saken. Saksopplysninger: Sekretariatet har etterspurt svar på kontrollutvalgets forespørsel til Fylkesmannen i Nordland vedrørende utvalgets vilkår for utøvelse av kontrollfunksjonen i Tysfjord kommune. Svar er ikke mottatt fra Fylkesmannen ennå.

37 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 33/16 Sakstittel: Sak 101/15 Revidert kommuneplan i kommunestyret Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Sekretariatet har etterspurt status hos Fylkesmannen i forhold til godkjenning av kommuneplanen.

38 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 34/16 Sakstittel: Sak 18/16 vedrørende bilagskontroll Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: I forbindelse med bilagskontroll ble det fattet følgende vedtak i kommunestyret sak 18/16: Rapporten fra revisjonen avdekker at det har vært svakheter i rutiner for attestasjon og anvisning av fakturaer. Kommunestyret ber rådmannen om å gi en skriftlig tilbakemelding på hvordan disse oppgaver skal håndteres framover. Sekretariatet har etterspurt status i forhold til slik tilbakemelding.

39 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/16 Sakstittel: Sak 26/16 og 27/16 i kontrollutvalget Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Sekretariatet orienterer i møtet.

40 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 36/16 Sakstittel: Møteplan 2017 Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2017.

41 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 37/16 Sakstittel: Eventuelt, herunder; 37.1/16 Avfallshåndtering i Tysfjord Dokumenter framlegges i møtet. Kontrollutvalgets leder orienterer. 37.2/16 Disputt vedrørende innsendt budsjettforslag Sekretariatet og kontrollutvalgets leder orienterer i møtet om status for budsjett for kontroll- og tilsynsaktiviteter. 37.3/16 Sakkyndig eiendomsskattenemnd Kontrollutvalgets leder orienterer i møtet.