Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

Transkript

1 Visma FLYT Arkiv Sikker, digital arkivering av personsensitiv informasjon

2 Sikring av papirbasert og elektronisk arkivmateriale VISMA FLYT ARKIV DE GODE GRUNNENE: Sikker lagring av sensitiv data Forbedret samhandling Økt effektivitet og kvalitet Eneste Noark 5-standardiserte løsningen i Norge I 2010 utga Riksrevisjonen en rapport som avdekket at svakhetene ved elektroniske og papirbaserte arkiver over hele Norge svekker innbyggernes rettssikkerhet. I den forbindelse sa Riksrevisor Jørgen Kosmo: «Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i kommunesektoren». MANGLENDE PLASS Det viser seg at mange kommuner mener de ikke har de nødvendige fysiske forutsetningene for å bevare sine papirarkiver, at de har mangler ved sine arkivlokaler og at disse manglene kan føre til arkivtap. SVIKTENDE RUTINER OG SYSTEMER Kommunene sier at de mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer til å vedlikeholde og sikre elektronisk dokumentasjon. Hovedsvakheter er manglende sikkerhetskopiering, konvertering og utilstrekkelige løsninger for langtidslagring. Dette kan føre til arkivtap. USIKREDE ARKIVER Det store og økende omfanget av usikret elektronisk arkivmateriale gir en høy risiko for at dokumentasjonen etter hvert vil gå tapt, eller bli av redusert kvalitet. Alle de sentrale aktørene er enige om at svært mye elektronisk arkivmateriale allerede har gått tapt, og at mer går tapt i dag enn tidligere. Dette betyr at en stor del av vår nære historie er i ferd med å bli borte HVORDAN ER SITUASJONEN I DIN KOMMUNE? Har dere god nok kontroll på arkivmaterialet som produseres i fagsystemene? Oppfyller din virksomhet myndighetskrav knyttet til arkivering? Visma FLYT Arkiv 2 3

3 Arkivering for fagsystem i sikker sone Med Visma FLYT Arkiv (VFA) tilbyr vi et digitalt arkiv i sikker sone. Løsningen er enkel og brukervennlig og erstatter dagens papirarkiv. Visma FLYT Arkiv effektiviserer hele arkiveringsprosessen med elektronisk saksbehandling og leverer ferdige koblinger mellom fagsystem og arkivkjerne. Dermed kan saksbehandler bruke fagløsningene på samme måte som tidligere, mens arkiveringen skjer elektronisk. OPPFYLLER MYNDIGHETENES KRAV Vismas arkivløsning oppfyller Noark5-standarden, og gir dere et godkjent arkiv. Saksbehandlingen skjer i fagsystemene som i dag, og personsensitive opplysninger arkiveres på en sikker måte. Dermed oppfylles myndighetskrav i henhold til arkivering og avlevering, samt til håndtering av personsensitiv informasjon. VI LEVERER FERDIGE KOBLINGER MELLOM FAGSYSTEM OG ARKIVKJERNE I dag er integrasjoner mellom fagsystem og arkiv komplisert og ressurskrevende. Med Visma FLYT Arkiv effektiviseres hele prosessen med elektronisk saksbehandling. Vi tar fullt ansvar for datafl yten mellom fagsystemene og den frittstående arkivkjernen, noe som sikrer dere at arkivering skjer som forventet. Saksbehandler bruker fagløsningen på samme måte som tidligere. HELELEKTRONISK ARKIV VFA er en enkel og brukervennlig løsning som erstatter dagens papirarkiv. Som en del av løsningen inngår også skanning av inngående dokumenter. Dermed får dere sikker arkivering av all dokumentasjon, som er 100 % digitalt. Arkivkjernen er åpen og kan også integreres mot andre leverandørers fagløsninger. Visma FLYT Arkiv oppfyller Noark5- standarden og gir dere et godkjent elektronisk arkiv. Visma FLYT Arkiv 4 5

4 DIGITAL ARKIVERING I SIKKER SONE Med Visma FLYT Arkiv får kommunene et trygt og digitalt arkiv i sikker sone. Løsningen er den første og eneste på markedet som er godkjent etter Noark 5-standarden. Visma FLYT Arkiv er en enkel og brukervennlig løsning og erstatter dagens papirarkiv fullt ut. Som en del av løsningen inngår også skanning av inngående dokumenter. INTEGRERT MED EKSISTERENDE LØSNINGER Vi er eksperter på saksbehandling i de enkelte fagsystemene. I dag er integrasjoner mellom fagsystem og arkiv komplisert og ressurskrevende. Med FLYT Arkiv får dere en frittstående arkivkjerne som leveres ferdig koblet og integrert mot fagsystemene. Vi tar fullt ansvar for dataflyten mellom fagsystemene og den frittstående arkivkjernen. Arkivkjernen er åpen og kan også integreres mot andre leverandørers fagløsninger. AUTOMATISERTE PROSESSER Med Visma FLYT Arkiv skjer fortsatt all saksbehandling i fagsystemene, men dataen blir automatisk lagret i arkivet. Dermed slipper saksbehandleren å kopiere, skrive ut og postlegge. EFFEKTIVISERENDE OG VERDISKAPENDE Med Visma FLYT Arkiv trenger en ikke lenger skrive ut en bunke kopier av viktige dokumenter. Bruken av papirkopier begrenses dermed betydelig for kommunen, samtidig som miljøet spares. Med digital arkivering minsker risikoen for at sensitiv informasjon skal gå tapt eller havne på avveie betydelig. Søkefunksjonaliteten i løsningen gjør at en sparer mye tid ved at en enkelt får tilgang til informasjonen man trenger der og da. Saksbehandlingen skjer i fagsystemene som i dag, og personsensitive opplysninger arkiveres på en sikker måte. Visma FLYT Arkiv 6 7

5 VISMA FLYT Visma FLYT er vårt nye moderniseringsprogram for IT-tjenester, skreddersydd for offentlig sektor. Alle som er engasjert innen IKT for offentlig sektor vet at vi er inne i en ny epoke som vil gi oss utfordringer, men også banebrytende muligheter. Offentlig sektor skal levere digitalt førstevalg til sine innbyggere, parallelt som det arbeides for å digitalisere prosessene som understøtter tjenesteproduksjonen. Grunnpilarene for Visma FLYT er Åpenhet, Effektivisering og Brukeropplevelse. Våre løsninger vil nå moderniseres og utvikles i tråd med denne standarden. Med Visma FLYT ønsker vi å ligge i forkant av denne utviklingen. Visma FLYT skal sette standarden for nye IT-tjenester som understøtter offentlig tjenesteproduksjon på nett. Åpenhet Effektivisering Brukeropplevelse Visma Unique AS Karenslyst allé 56 Pb. 733 Skøyen 0214 Oslo Tel: For mer informasjon, se visma.no/arkiv Visma Unique AS tar forbehold om eventuelle feil eller mangler i denne brosjyren, og påberoper seg retten til å endre oppgitte spesifikasjoner uten varsel. Det henvises forøvrig til systemdokumentasjonen, samt lisens- og vedlikeholdsavtale som medfølger det enkelte systemet.