ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling. Utval: UNGDOMSRÅDET Møtestad: Åmlihallen, Oasen Dato: Tidspunkt: 11:00

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: UNGDOMSRÅDET Møtestad: Åmlihallen, Oasen Dato: Tidspunkt: 11:00 Forfall meldes til ungdomsarbeider Jetmund Berntsen på tlf Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.

2 SAKSLISTE: Saksnr.: PS 15/1 PS 15/2 PS 15/3 PS 15/4 Innhald: Godkjenning av protokoll frå forrige møte Røykfri kommune Utkast til kommunikasjonsstrategi Evaluering av Åmli kommunes løsning for papirløse politikere

3 PS15/1Godkjenningavprotokollfråforrigemøte

4 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/ Ungdomsrådet 15/ Arbeidsmiljøutvalet 15/ Administrasjonsutvalet Formannskapet Kommunestyret Arkivref: 2012/ Saksbeh.: Anne-Grete Askland, Leiar av helse- og familieavd. Avdeling: Helse- og familieavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Røykfri kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Åmli kommune blir en røykfri kommune gjennom å følge opp gjeldende lovverk innen Lov om vern mot tobakkskader, samt ved at ansatte i Åmli kommune ikke røyker i arbeidstiden. Saksnr: 2012/ Dato: Saksframlegg: Røykfri kommune Side 1 av 3

5 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Helse- og familieavdelinga ved folkehelsekoordinator fikk oppfordring om å se på muligheten for om Åmli kommune kunne bli røykfri. Innen forebyggende folkehelsearbeid har det skjedd nye innen lovregulerende tiltak når det gjelder røyking. Lov om vern mot tobakksskader ble vedtatt i 1973 og trådte i kraft i Loven er blitt endret flere ganger siden. Formålet med loven er å begrense de helseskader som bruk av tobakk medfører gjennom å redusere forbruket og på sikt bidra til å oppnå et tobakksfritt samfunn. Vernet mot passiv røyking er regulert i tobakksskadeloven 25, den såkalte «røykeloven». Å røyke passivt vil si å puste inn luft som er forurenset av tobakksrøyk. Passiv røyking øker risikoen for de samme sykdommene som aktiv røyking øker risikoen for. Du har rett til å puste i røykfri luft på arbeidsplassen, i institusjoner, på offentlige transportmidler og i lokaler der allmennheten har adgang, som f.eks. kinoer, teatre, serveringssteder, butikker, offentlige kontorer og skoler. Røykfrie inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter Fra 1. juli 2014 er adgangen til å opprette særskilte røykerom fjernet. Samtidig er det innført røykfrie inngangspartier til offentlige virksomheter og private/offentlige helseinstitusjoner(helsedirektoratet, 2014). Dette fremgår av tobakksskadeloven 25: «I lokaler og transportmidler hvor allmennheten har adgang skal lufta være røykfri. Det samme gjelder i møterom, arbeidslokaler og serveringslokaler. Utendørs inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter skal være røykfrie.» Rent praktisk innebærer forbudet at det må settes opp skilt som informerer om røykeforbudet og at alle askebegre o.l. må fjernes fra inngangspartiene. Som etter dagens ordning vil det være eier eller leier av bygningen som vil få ansvar for at røykeforbudet overholdes, jf 25, tredje ledd. Videre vil kommunene ha ansvar for å føre tilsyn med at røykeforbudet overholdes, på samme måte som etter dagens regulering, jf. 29. Tobakksfrie skoler og barnehager Alle elever fikk fra 1. juli 2014 rett til et tobakksfritt miljø på skolen. Da ble det innført tobakksfri skoletid i barne-, ungdoms- og videregående skoler. All tobakk, både røyk og snus, er forbudt i skoletiden. Skolen og skoletiden er nå lovbestemt tobakksfri. Det betyr at elever ikke kan bruke snus og røyk i skoletiden, heller ikke utenfor skolens område. Loven gjelder både for elever, lærere, andre ansatte på skolene og besøkende innenfor skolens område. For elevene gjelder den også når de er utenfor skolens område, i skoletiden. Det samme gjelder for ansatte i barnehager. Tobakksforbudet omfatter både kommunale og private barnehager, også private familiebarnehager. (Helsenorge, 2014) Det er skoleeier/rektor og barnehageeier/styrer som er ansvarlig for at forbudene håndheves. Regler om tobakksbruk skal inngå i internkontrollsystemene. Kommunene og Arbeidstilsynet fører tilsyn som tidligere. Saksnr: 2012/ Dato: Saksframlegg: Røykfri kommune Side 2 av 3

6 MERKNADER/VURDERING: Åmli kommune ved formannskapet har bedt folkehelsekoordinator om å se på muligheten for en røykfri kommune. Kommunen kan ikke gå inn og regulere innbyggernes privatliv, men kommunen har i følge gjeldende lovverk ulike muligheter for å begrense omfanget av røyking hos ansatte i kommunen, og innføre forebyggende tiltak i kommunale virksomheter. Det er utarbeidet plakater som folkehelsekoordinator har laminert, og som kan henges opp ved alle kommunens inngangspartier. Det er også utarbeidet plakater spesielt for barnehager og skoler som kan hentes på Helsedirektoratets sider. I tillegg kan det vurderes om kommunen skal gå til det skritt å forby ansatte å røyke i arbeidstiden, samt ha på klær som ikke er utsatt for røyklukt i arbeidsutførelsen sin. Dette er med tanke på at mange av brukerne kommunens ansatte arbeider i forhold til, kan reagere på at de som har kontakt med dem, eller steller alvorlig syke, lukter røyk. Det kan bidra til en forverring av brukeren/pasientens tilstand. Dette gjelder særlig ansatte innen helse og omsorg, barnehage og skole. Barn, unge og andre brukere av kommunale tjenester kan reagere allergisk på røyk og røyklukt. Saksnr: 2012/ Dato: Saksframlegg: Røykfri kommune Side 3 av 3

7 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/ Ungdomsrådet 15/ Arbeidsmiljøutvalet 15/ Administrasjonsutvalet Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Kommunestyret Arkivref: 2013/179-5 Saksbeh.: Kristin Mood, Plan- og næringsleiar Avdeling: Plan- og næringsavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune tas til orientering. Strategi 4 og 5 prioriteres. Rådmann får i oppgave å fremme en handlingsplan inklusiv kostnadsanalyse for strategi 4 og 5 med tanke på iverksettelse fra Kostnadene innarbeides i budsjettet for Saksnr: 2013/179-5 Dato: Saksframlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Side 1 av 3

8 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Utkast til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune KORT OM SAKA: Åmli kommune gjennomførte i 2012 en innbyggerundersøkelse. På bakgrunn av de innkomne svara ble Plan- og næringsleder bedt om å utarbeide et forslag til Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune. Forslaget skulle legges fram for politisk behandling. Det ble satt ned ei gruppe bestående av Signe Syrtveit (leder), Ina Therese Hellesfjord, Reidar Saga, Trine Krossbekk Agersborg, Arnhild Smeland og Kristin Mood. Arbeidet har tatt veldig lang tid. Arbeidet startet med en innledning fra fylkeskommunen og gruppa jobbet i tråd med det, men forkastet etter hvert den tilnærmingsmåten. Det ble for lite jordnært og lite brukervennlig. Gruppa har hele tiden vært opptatt av at strategien skulle være enkel. Under arbeidets videre gang har det vært en langtidssykemelding og i 2014 tiltrådte ny rådmann i Åmli kommune. Den nye rådmannen hadde en helt annen forståelse av hva innholdet i en kommunikasjonsstrategi skulle være enn det arbeidsgruppa hadde jobbet med. Nå er forslaget omarbeidet etter innspilla fra høringsrunden, og blir med dette lagt fram for politisk behandling. MERKNADER/VURDERING: Utkastet til kommunikasjonsstrategi ble sendt på høring til de kommunale avdelingene og alle tillitsvalgte med innspillsfrist Det kom 4 innspill under høringsrunden; fra ny Rådmann, Administrasjonsavdelinga, Teknisk avdeling og fra Plan- og næringsavdelinga. Samtlige innspill er tatt hensyn til og forslaget har blitt omarbeidet i tråd med innspilla. Mål: Kommunikasjonsstrategien skal sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om kommunens aktiviteter og gi innbyggerne og de ansatte størst mulig kjennskap til kommunens planer, virksomheter og rammebetingelser. For å oppnå et godt resultat innen informasjons-, kommunikasjons- og markedsføringsarbeid, bør en være åpen og tenke nytt og i tillegg være villig til å bruke den teknologien som gir størst nytte. Det betyr ikke at alt som er gjort så langt skal endres på, men at en ser på andre informasjonskanaler og hvordan en best mulig kan nytte teknologien. Det kan være hensiktsmessig å starte med egne ansatte. Det er viktig at alle har god tilgang til informasjon, men like viktig at formen er forståelig slik at alle oppfatter budskapet så likt som mulig og at det skaper interesse. Lykkes man med dette, kan det gi effekt på utviklingen av en god bedriftskultur. Politiske og administrative vedtak blir rett forstått og kommunen blir et godt bo-, arbeids- og besøksted. Det er mange planer, lover og avtaler som er styrende for det kommunale informasjonsarbeidet. Kommuneplanens samfunns- og arealdel og kommunale fagplaner. En skal og forholde seg til fylkesplaner og lovverk. I tillegg har staten gitt retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid. De fem hovedprinsippene i den statlige informasjonspolitikken skal ligge til grunn for informasjonsarbeidet i Åmli kommune. Kommunikasjonsprinsippet Prinsippet om aktiv informasjon Helhetsprinsippet Linjeprinsippet Prinsippet om informasjon som lederansvar Disse prinsippene står det mer om i vedlagte forslaget til kommunikasjonsstrategi. Saksnr: 2013/179-5 Dato: Saksframlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Side 2 av 3

9 Det er foreslått 6 strategier i vedlagte dokument. For hver strategi er det foreslått en målsetting. Strategi 1 Strategi 2 Strategi 3 Strategi 4 Strategi 5 Strategi 6 Åmli kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk Åmli kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger Åmli kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet Åmli kommune skal videreutvikle sin interninformasjon Åmli kommune ønsker å tilrettelegge for best mulig dialog med innbyggerne Åmli kommune skal profilere kommunen med de egenskapene som Åmli kan tilby. Disse strategiene er i utgangspunktet ikke prioritert, men rådmannen vil anbefale at strategi 4 får høyest prioritet, og deretter foreslås strategi 5 som neste trinn. Det er grunnleggende viktig at den interne informasjonen fungerer godt før man går videre. Ut i fra bakgrunnen for kommunikasjonsstrategien er det viktig å satse på å tilrettelegge for kommunikasjon med innbyggerne, derfor foreslås den strategien som nr. 2. Videre arbeid: Videre arbeid for å sluttføre og igangsette informasjonsplanen forutsetter utarbeidelse av taktisk del (hvordan utføre), handlingsplan og økonomiske vilkår og budsjett. På enhver taktisk del på strategiplanens deler må det gjennomføres kontroll på oppnådd målsetning og avvik må korrigeres omgående. KONKLUSJON: Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune godkjennes slik den foreligger i vedlagte utkast. Strategi 4 og 5 prioriteres. Rådmann får i oppgave å fremme en handlingsplan inklusiv kostnadsanalyse for strategi 4 og 5 med tanke på iverksettelse Kostnadene innarbeides i budsjettet for Saksnr: 2013/179-5 Dato: Saksframlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Side 3 av 3

10 Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Rådmannen sitt framlegg

11 INNHOLD: 1 Innledning Overordnede prinsipper Informasjonsprofil Mål Intensjoner Målgrupper Forankring av informasjonsarbeidet Statens retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid Forutsetninger for måloppnåelse Roller og oppgaver Administrativt Politisk Kontakt med media Hvem kan uttale seg om hva? Grunnleggende prinsipper for kommunens strategier Strategiene Strategi Strategi Strategi Strategi Strategi Strategi Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 2 av 11

12 1 Innledning Åmli kommune er en liten kommune med ca. 220 ansatte. Den kommunale virksomheten består av 11 avdelinger med hver sin avdelingsleder som er direkte under Rådmannen. Det bor i overkant av 1800 innbyggere i vår vidstrakte kommune. I kommuneplanen 2007/2019 finner vi kommunens visjon og målsetting: Visjon: Åmli kommune - bygda for alle. Målsetting: Sikre eksisterende arbeidsplasser og skape grunnlag for utvikling av flere nye, varierte arbeidsplasser i forhold til heltids- og deltidsplasser, og varierte i forhold til tjenesteyting og livskvalitet. Skape gode bomiljø i sentrum og ute i grendene basert på ei bærekraftig utvikling med vekt på trygghet, trivsel og livskvalitet. Kommunens vedtatte grafiske profil brukes både internt og eksternt. 2 Overordnede prinsipper Intensjoner og mål Strategien omfatter både intern og ekstern informasjon. For å oppnå et godt resultat i informasjonsarbeidet må det være åpenhet for å tenke nytt og å bruke den teknologien som gir best effekt. Det betyr ikke at alt som er gjort så langt skal endres på, men at andre og nye informasjonskanaler vurderes fortløpende slik at tilgjengelig teknologien benyttes på best mulig måte. 2.1 Informasjonsprofil Åmli kommune legger vekt på åpenhet og tilgjengelighet i sitt forhold til innbyggere, ansatte og medier og praktiserer en aktiv informasjon i positive så vel som i negative saker. Informasjonen skal være 2.2 Mål saklig og korrekt lett tilgjengelig og lett å forstå Kommunikasjonsstrategien skal sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om kommunens aktiviteter og gi innbyggerne og de ansatte størst mulig kjennskap til kommunens planer, virksomheter og rammebetingelser sikre den enkelte innbygger informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter sikre lik og alminnelig tilgang til å delta aktivt i den demokratiske prosessen styrke kommunens forhold til innbyggere, ansatte, samarbeidspartnere og andre Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 3 av 11

13 2.3 Intensjoner Informasjonsstrategien skal sikre integreringen av informasjons- og kommunikasjonsoppgavene i kommunens arbeid sikre at informasjon og kommunikasjon står sentralt i alt omstillingsarbeid og at informasjon og kommunikasjon brukes som viktige verktøy i møtet med nye kommunale utfordringer fastsette lederansvaret for intern og ekstern informasjon sette intern og ekstern kommunikasjon og informasjon på dagsorden innenfor alle kommunens avdelinger og sørge for at ansvar og oppgaver defineres tydelig føre til en proaktiv pressehåndtering som bidrar til å sette/styre dagsorden i større grad enn tidligere sørge for en bevisst og enhetlig profilering av kommunen og gjøre den mer synlig i mediebildet 2.4 Målgrupper Intern kommunikasjon Ansatte Tillitsvalgte Folkevalgte Ekstern kommunikasjon Kommunens innbyggere Næringsliv Medier Utflyttede Åmlifolk Eiere av hytter og fritisboliger Turister Potensielle tilflyttere 2.5 Forankring av informasjonsarbeidet Kommuneplanen (samfunnsdel og arealdel) Handlingsprogram og økonomiplan Øvrige kommunale planer og reglement Fylkesplaner Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven 4) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova) Lov om offentlighet i forvaltningen (Offenltleglova) Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. (Arbeidsmiljøloven) Lov om offentlige tjenestetvister (Tjenestetvistloven) Hovedavtalen i kommuner og fylker (Hovedavtalen) Andre særlover Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 4 av 11

14 2.6 Statens retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid De fem hovedprinsippene i statlig informasjonspolitikk skal ligge til grunn for informasjonsarbeidet i Åmli kommune: Kommunikasjonsprinsippet kommunen skal drive målrettet kommunikasjon. All informasjonsvirksomhet skal ta hensyn til senders og mottakers behov Prinsippet om aktiv informasjon informasjon fra kommunen skal være utformet med utgangspunkt i brukernes behov og forutsetninger Helhetsprinsippet informasjon fra kommunen skal utformes og samordnes slik at den fremstår entydig og helhetlig for mottakeren Linjeprinsippet utformingen av korrekt informasjon skjer der fagansvaret ligger Prinsippet om informasjon som et lederansvar ledelsen er ansvarlig for at kommunens prinsipper i informasjonspolitikken gjennomføres, og for at medarbeiderne har nødvendig informasjonskompetanse og ressurser til å gjennomføre arbeidsoppgavene 2.7 Forutsetninger for måloppnåelse Informasjonsprinsippene må ses i sammenheng med hovedhensiktene I utgangspunktet kan ikke linjeprinsippet fungere dersom ikke prinsippet om informasjon som ledelsesansvar får gjennomslag. For å oppfylle intensjonene i informasjonspolitikken er det dessuten svært viktig at linjeprinsippet blir avpasset helhetsprinsippet. Høy oppmerksomhet på intern informasjon God intern kommunikasjon og informasjon er en viktig forutsetning for god ekstern informasjon og kommunikasjon. Det er derfor nødvendig å se sammenhengen mellom den interne og eksterne informasjonsvirksomheten og ta hensyn til dette både i organisering og planlegging av tiltak. 3 Roller og oppgaver 3.1 Administrativt I Åmli kommune har rådmannen et overordnet kommunikasjonsansvar. Kommunikasjonsoppgavene er desentralisert og lagt til alle avdelingslederne. De har et ansvar for aktivt å informere om sitt fagområde. Noen felles kommunikasjonsoppgaver er lagt til: Ansvarlig for publisering på kommunens webside og kommunens facebookprofil er arkiv- og systemansvarlig som også er ansvarlig for kommunens annonsering i ÅmliAvisa. I andre aviser annonserer avdelingslederne i selv. Ansvarlig for publisering på kommunens ansattportal er HMSK-/beredskaps-/personalrådgiver. Informasjonssenteret: Generell kommunikasjon rettet mot publikum I større prosjekter og felles satsningsområder skal nødvendige kommunikasjonsstrategier beskrives spesielt som en del av planarbeidet. Ved kriser erstattes informasjonsstrategien av kommunens beredskapsplan. Alle har ansvar for informasjon. Denne måten å organisere kommunikasjonsarbeidet på innebærer at hver enkelt medarbeider i Åmli kommune har et selvstendig ansvar for å kommunisere aktivt og holde seg informert om sin virksomhet. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 5 av 11

15 3.2 Politisk Ordfører er Åmli kommunes talsmann og representerer kommunens offentlige syn. Generelt sett har ordfører et ansvar for å være tilgjengelig for publikum. Ordføreren har ansvar for at politiske møter er best mulig tilgjengelig for publikum og media. 3.3 Kontakt med media Dette omfatter både å ta initiativ til å gi informasjon, og å kommentere kommunens virksomhet overfor de ulike medier. I Åmli er det et lederansvar å gjøre dette, Åmli kommune har derfor ikke en pressetalsperson til å utføre denne oppgaven. Avdelingslederne finner selv praktiske ordninger for sin mediekontakt innenfor sin avdeling. Når kriseledelsen i Åmli kommune er satt, erstatter beredskapsplanen denne kommunikasjonsstrategien. 3.4 Hvem kan uttale seg om hva? I Åmli kommune kan alle fast ansatte medarbeidere gi opplysninger om fakta vedrørende egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger. Som privatperson har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Når det gjelder forhold som hører inn under eget arbeidsområde, kan det stille seg annerledes, spesielt for den som har lederansvar. Her kommer den ansattes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver inn. Det er ønskelig at en i slike tilfeller skal gå tjenestevei med sine kritiske synspunkter. Disse hensyn gjelder ikke når ansatte uttaler seg til media i kraft av sin rolle som tillitsvalgt. Innen fagområder med lovbestemt taushetsplikt gjelder retningslinjer utarbeidet av fagansvarlige. Ansatte forholder seg for øvrig til media etter Kommunenes Sentralforbunds anbefalte generelle retningslinjer og Åmli kommunes etiske retningslinjer og Informasjonsreglementet (når dette er vedtatt). Retningslinjene for sosiale medier ligger i Informasjonsreglementet. 4 Grunnleggende prinsipper for kommunens strategier Bevisst bruk av informasjon som virkemiddel i kommunens oppgaveløsning Bevisst bruk av informasjon som virkemiddel skal styrke kommunens muligheter for måloppnåelse, og derfor må kommuneadministrasjonen tilegne seg kompetanse på bruk av informasjon som styrings- og problemløsningsverktøy. Økt kvalitet på informasjonsvirksomheten Kommunen skal sette søkelys på kvaliteten på alle deler av informasjonsvirksomheten og sikre at all intern og ekstern informasjon er i samsvar med kommunens strategiske mål for informasjonsarbeidet. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 6 av 11

16 Bevisst bruk av den kommunale profilen All informasjon skal følge helhetsprinsippet og bidra til at kommunen fremstår med en enhetlig profil hos mottakerne. Dette gjelder intern og ekstern informasjon - både elektronisk og på papir. Elektronisk informasjon/internettpresentasjon Kommunen skal satse på tilrettelegging av elektronisk informasjon i ansattportalen, på kommunalt internettsted, på facebook og i informasjonssenteret. Ansattportal- og informasjonen på internett/facebook skal styres av de med ansvar for godkjenning og vedlikehold/oppdatering av innhold i informasjonsbasene. 5 Strategiene 5.1 Strategi 1 Åmli kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk Åmli kommunens ledere skal være mediebevisste og skal aktivt benytte media for å nå ut med informasjon til, og kommunisere med publikum. Det gjelder å løfte frem sakene som har samfunns- og lokal interesse. Åmli kommune ønsker å styrke samarbeidet med media. Dette skal bidra til å skape trygghet og forståelse for partenes roller. Budskap skal være klare og forståelige. er hovedkanal for informasjon til innbyggerne. l tillegg til vår hjemmeside benytter vi følgende kanaler: ÅmliAvisa Agderposten Fagtidsskrifter/fagpresse Åmli kommune skal ha en kommunikasjonsplan for hver sak. Hvordan være proaktiv i forhold til media, også fagpresse og nasjonale media. Hva er saken, hvor bør den presenteres, hvem ønsker du å nå? Etablere rutiner for tett kontakt med media i forbindelse med politisk saksgang. Utarbeide retningslinjer for mediekontakt med sjekkliste. Klare og gode retningslinjer for mediekontakt. Faste møtepunkter mellom redaktører og ledergruppe. Gjennomføre medieopplæring for avdelingsledere og nøkkelpersoner Bevisstgjøre alle avdelingslederne slik at de mer aktivt benytter pressen og øvrige kommunikasjonskanaler. Dette skal evalueres i ledersamtaler Medieopplæring av avdelingslederne. Øke kompetansen i bruk av språk for å skape gode medieoppslag MÅL: Media får større innsikt i og kunnskap om kommunens virksomhet og blir dermed i bedre stand til å dekke saksområder i sin helhet, ikke bare i enkeltsaker. Større kunnskap om, og troverdighet til, kommunal virksomhet hos publikum - bedre forhold til media bedre omdømme. 5.2 Strategi 2 Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 7 av 11

17 Åmli kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløsninger muliggjør mer fleksible og enklere former for samhandling mellom forvaltningen og dens brukere og de ansatte imellom. Bruk av informasjonsteknologi gir muligheter til en mer brukerorientert organisering og lokalisering av forvaltningens tjenesteområder. Sosiale medier implementeres i kommunens teknologiske mediestrategi. Videreutvikle en tettest mulig integrasjon mellom intern og ekstern kommunikasjon slik at den gjøres tilgjengelig for alle ved minst mulig bruk av tid. Videreutvikle verktøyet vi bruker for å oppdatere internett og ansattportal. Videreutvikle interaktivitet i interne og eksterne skjema- og kommunikasjonsløsninger for å sikre optimal nytteverdi. Videreutvikle papirløs politisk forvaltning. Åmli kommune skal ha flest mulige selvbetjeningsløsninger lett tilgjengelig på internett og ansattportal. Etablere gode rutiner for å sikre at vår elektroniske kommunikasjon blir oppdatert løpende og alltid er tilgjengelig, også på sosiale medier. I størst mulig grad få kommunens utsendelser elektroniske. Videreutvikle elektroniske meldingssystemer (eksempelvis innen UPS beredskap og helsenett). MÅL: Internett skal gi publikum og ansatte muligheter for raskt og effektivt å kunne hente ut ønsket kommunikasjon og tjenester fra kommunens ulike databaser ved størst mulig grad av selvbetjening. Ansattportal muliggjør rask, effektiv og enhetlig kommunikasjonsformidling til og mellom alle ansatte - samtidig. Mulighet for selvbetjening sparer bruk av egen og andre ansattes tid. De teknologiske løsninger skal bidra til en forbedret informasjonsutveksling og dialog mellom publikum og de folkevalgte og Åmli kommune som organisasjon. Publikum, ansatte og politikere skal bli bedre informert om kommunens virksomhet noe som skaper bedre omdømme. Flere som følger med på hva som skjer - følge av tilgjengelighet og aktuelt innhold. Dette vil medvirke til at publikum får kunnskap om og benytter seg av ulike tilbud i større grad. Økt tilgjengelighet til Åmli kommune og økt mulighet for tilbakemeldinger fra innbyggerne brukermedvirkning og deltakelse i den offentlige debatt. Kostnadsbesparelse og helhetlig profil ved samkjøring av annonser og andre publikasjoner 5.3 Strategi 3 Åmli kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet For å gjøre informasjon tilgjengelig for flest mulig brukergrupper vil Åmli kommune bruke flere og varierte informasjonskanaler med ulikt tilgjengelighetsnivå. Ekstern kommunikasjon, de viktigste kommunikasjonskanalene: Kommunens hjemmesider på internett amli.kommune.no er under stadig utvikling, også i retning av mest mulig dialogpreget kommunikasjon. Direkte publikumskontakt som skjer i Informasjonssenteret og i møter mellom ansatte og publikum, i åpne møter, i skoler, institusjoner, fritidsklubber o.l. Her dominerer muntlig kommunikasjon, men også skriftlighet benyttes. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 8 av 11

18 Velkomstbrev til nye innbyggere distribueres ved mottak av oppdaterte lister fra Folkeregisteret. Fellesannonsering i lokalpressen når de fleste husstandene i kommunen. Den skal gi publikum informasjon om politisk møtevirksomhet, kunngjøringer og ledige stillinger. Alle kunngjøringer legges i tillegg ut på våre internettsider. Minimalisere annonser i media, referanse til Åmlis internettsider. Lokale og nasjonale media (avis/radio/tv) representerer informasjonskanaler som når publikum lett, er mest dagsaktuelle og benyttes av mange. Åmli kommune skal bidra til at disse kanalene gis tilgang til all relevant informasjon fra og kommunikasjon til organisasjonen - hovedsakelig fra våre internettsider. Kommunestyremøte på nett. Alle kan følge saker historisk fra arkiv Sosiale media: Facebook - legge ut saker vi ønsker innspill og dialog på Fortløpende - vurdere andre sosiale medier Informasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir publikum aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer Gode rutiner for annonsering av ledige stillinger - på internett og i media All annonsering/kunngjøring samordnes Trykking av alt informasjonsmateriell (eks. visittkort, brosjyrer, osv.) samordnes gjennom rammeavtale med trykkeri Ved større prosjekter skal det utarbeides egne kommunikasjonsplaner. Kommunikasjonen skal legges ut på internett- og ansattportal Avdelingenes eksterne kommunikasjonsarbeid skal beskrives i virksomhetsplanene og lederavtaler Hver avdelingsleder er delegert kommunikasjonsansvaret for sin avdeling MÅL: Innbyggerne har god tilgang til og mulighet for å gi tilbakemeldinger til organisasjonen Innbyggerne er informert om kommunens virksomhet Innbyggerne har kunnskap om ulike kulturtilbud Næringslivet har nødvendig informasjon om og kommunikasjon med organisasjonen Ansatte er oppdatert i forhold til tjenestetilbud og politisk virksomhet Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 9 av 11

19 5.4 Strategi 4 Åmli kommune skal videreutvikle sin interninformasjon God intern kommunikasjon er en forutsetning for at ansatte og ledere skal greie å utføre sine oppgaver og trekke i samme retning. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon. Alle ansatte skal ha rollestyrt tilgang til ansattportalen. Ansattportalen skal ha egne avdelingssider når verktøy som gjør dette mulig er på plass. Dette innebærer et ansvar hos den enkelte ansatte om å holde seg orientert. Avdelingslederne vil være ansvarlig for at all informasjons når ut til ansatte. Internkommunikasjon gir alle ansatte tilgang til samme informasjon og muligheter for dialog - samtidig. Et attraktivt organ for felles kommunikasjon og økt kunnskap om de ulike arbeidsplassene i Åmli kommune. Intern kommunikasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med åpne holdninger og godt samhold innad i organisasjonen - vi tar vare på hverandre. Internkommunikasjonen skal medvirke til å skape en felles plattform. Skape en holdning om at kommunikasjon sikrer forståelse og samarbeid rundt deres egen og andre avdelingers tjenesteproduksjon Det skal stå pc-er sentralt plassert (kantine, personalrom, osv.) i avdelinger hvor ikke alle ansatte har egen pc Alle større prosjekter legges ut på ansattportal med løpende informasjon Det skal i størst mulig grad benyttes elektroniske interne skjema. Avdelingenes interne kommunikasjonsarbeid skal beskrives i planer og lederavtaler. Det skal gis kontinuerlig opplæring til redaktører. MÅL Gir alle ansatte tilgang til samme informasjon og muligheter for dialog - samtidig. Et attraktivt organ for felles kommunikasjon og økt kunnskap om de ulike arbeidsplassene i Åmli kommune. Intern kommunikasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med åpne holdninger og godt samhold innad i organisasjonen - vi tar vare på hverandre. Internkommunikasjonen skal medvirke til å skape en felles plattform 5.5 Strategi 5 Åmli kommune ønsker å legge til rette for best mulig dialog med innbyggerne Et ledd i å styrke lokaldemokratiet er å skape større interesse og engasjement for politiske saker i lokalmiljøet. Legge til rette for offentlig debatt spesielt gjelder det for yngre personer som er fremtidens velgere. Gjennom engasjement og dialog blir innbyggere, politikere og administrasjon informert om utfordringer, problemstillinger og alternative løsning er. Ved å skape åpne arenaer legges det til rette for gjensidig kommunikasjon og muligheter for innspill i en tidlig fase i saksbehandlingen, samt at det skapes muligheter for de folkevalgte for å utføre sin ombudsrolle. Internett og sosiale media er viktige verktøy. Åpne møter om større saker eller planer mellom publikum og politikere og/eller administrasjonen. Aktuelle saker under behandling i Åmli kommune legges ut på internett og Facebook Legge ut høringer på enkeltsaker på internett og i Informasjonssenteret. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 10 av 11

20 Elektroniske skjema for innbyggerinitiativ og høringer Spørretime i kommunestyret Tilrettelegge for fast møteplass med ordfører i rådhusets 1.etasje og på internett. Det gjennomføres ulike medvirkningsprosesser slik som høringer/offentlig ettersyn i aktuelle saker - disse legges ut på Internett - media lenker aktuelle artikler opp mot kommunens hjemmesider. MÅL Større deltakelse og engasjement i utviklingen av lokalsamfunnet En god kommunikasjonsutveksling til nytte for innbyggere, folkevalgte og administrasjon. 5.6 Strategi 6 Åmli kommune skal profilere kommunen med de egenskapene som Åmli kan tilby. Åmli kommune skal ha en tydelig og urokkelig strategi på annonsering og bruk av sponsormidler. All annonsering og sponsorvirksomhet skal ha dobbel eksponering. Åmlis kvaliteter skal eksponeres. Åmli skal kun ha gode og målbare annonser. I alle former for sponsing skal Åmli profileres på en måte som gir størst mulig synlighet. MÅL Det skapes oppmerksomhet på Åmli Åmli oppfattes som en interessant kommune å jobbe i Åmli oppfattes som en interessant kommune å bo i Åmli oppfattes som innovativ Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 11 av 11

21 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/ Ungdomsrådet Formannskapet Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Kommunestyret Arkivref: 2011/ Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Evaluering og videreføring av Åmli kommunes løsning for papirløse politikere RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Åmli kommune sin løsning for innsyn og papirløse politikere er god. Likevel skal vi tilstrebe å øke brukervennligheten i innsynsmodulen. Dette arbeidet skal prioriteres frem mot valget slik at innsynsmodulen er enda bedre når nytt kommunestyre trer i kraft. Herunder å få på plass bestillingsfunksjon. Modulen emøte skal vurderes å tas i bruk fra ny kommunestyreperiode, uten tilleggsfunksjon for elektronisk avstemming/forslagsstilling. Åmli kommune ønsker ikke å ta i bruk fulltekstpublisering fra postjournalen på nåværende tidspunkt. Åmli kommune viderefører dagens løsning for papirløse politikere etter følgende forutsetninger: All distribusjon av saksdokumenter til politiske utvalg i Åmli kommune foregår elektronisk. Åmli kommune kjøper ipad til de fleste representantene. I noen tilfeller vil en ordning med økonomisk godtgjørelse velges som løsning. Innkjøp av ipad til medlemmer/varamedlemmer av kommunestyret og medlemmer av kontrollutvalet: Åmli kommune kjøper inn ipad med GoodReader til medlemmer/varamedlemmer til kommunestyret, og medlemmer av kontrollutvalet. IKT konfigurerer disse til politisk bruk. IPad lånes så ut til representantene mot undertegning av låneavtale. Nettverksutgifter dekkes av lånetaker. Det presiseres at det gjelder faste medlemmer og de første varamedlemmene. Medlemmer av formannskap/ planutval/administrasjonsutval er også medlemmer av kommunestyret. De øvrige varamedlemmene vil i de tilfeller de blir innkalt bli bedt om å laste sakspapirene ned fra kommunens nettside, alternativt få de tilsendt på e-post eller hente de på rådhuset. Opplæring: Det blir gitt en enkel opplæring i forbindelse med folkevalgtopplæringen. Gamle ipader: De politikerne som har hatt ipad i perioden må levere disse inn til kommunen. Disse skal formateres av IKT for så å komme til bruk i Beverborga Barnehage. Løsning for medlemmer/varamedlemmer til Ungdomsråd og Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne, samt varamedlemmer til kontrollutvalet: Medlemmer og varamedlemmer til Ungdomsråd og Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne, samt varamedlemmer til kontrollutvalet får en årlig godtgjørelse på kr 500,- mot elektronisk nedlastning av møtedokumenter. Representanten bærer selv alt ansvar for kjøp og vedlikehold av utstyr, samt opplæring. Ønsker representanten å skrive ut dokumentene må han selv bære kostnadene til dette. Løsning for arbeidstakerorganisasjonenes medlemmer/varamedlemmer til ADM og AMU: Arbeidstakerorganisasjonenes medlemmer og varamedlemmer til Administrasjonsutvalet og Arbeidsmiljøutvalet får papirkopi av innkallingene i posthylle på rådhuset. Saksnr: 2011/ Dato: Saksframlegg: Evaluering og videreføring av Åmli kommunes løsning for papirløse politikere Side 1 av 3

22 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Utkast til avtale mellom kommunen og politiker om lån av ipad SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Det ble i kommunestyret , sak 12/62, vedtatt at Åmli kommune skulle gå over til papirløse politikere. Løsningen vi da valgte har fungert veldig bra. Vi har hatt minimalt med problemer disse årene vi har vært i drift. Arbeidet for utvalgssekretær er også blitt mindre tidkrevende, mer givende, og vi sparer store summer på porto. Arbeidstakerorganisasjonenes medlemmer/varamedlemmer i AMU og ADM har bedt om å få papirkopi av innkallingene. Selv om dette ikke er ønskelig, da de er ansatt i kommunen og kan laste ned til kommunal pc, eller skrive ut på kommunale skrivere, har vi imøtekommet ønsket. MERKNADER/VURDERING: I Kommunestyret , sak 12/62 ble følgende vedtatt, som tillegg til ordning for papirløse politikere: Administrasjonen skal i god tid før neste valg komme tilbake med en ny sak som omfatter en helhetlig løsning for papirløse politikere fra og med neste kommunestyreperiode, herunder en bedre løsning for nedlasting av innkallinger, søk og direkte tilgang til gamle saksdokumenter, tilgang til dokumenter for delegerte vedtak, dokumenter i postliste osv. I tillegg bør det også utredes mulige løsninger for over samme plattform å kunne effektivisere møter gjennom bl.a. elektronisk avstemming, forslagsstilling og direkte dokumentutveksling. Etter at denne saken ble vedtatt har det skjedd en del ift brukervennlighet for politikerne: Alle politikerne har ipad, og er papirløse. Epost sendes så snart innkalling er klar, og denne kan lastes ned fra innsynmodulen. Også protokoll etter møtet lastes ned fra innsynsmodulen. Vi har fått ny innsynsmodul (ble tatt i bruk ) der innkallinger til politiske møter publiseres i fulltekst, med alle vedlegg, samme dag som de blir klargjort i sak-/arkivsystemet. Innkalling og protokoll ligger søkbart helt tilbake til Også delegerte vedtak, referatsaker, forespørsler/interpellasjoner og meldinger publiseres i fulltekst (fra ). Med unntak av delegerte vedtak til Administrasjonsutvalet, fordi dette er personalsaker som ofte inneholder opplysninger som ikke skal publiseres. Vi mener at mange av ønskene som ble fremsatt i tillegget til vedtak i sak 12/62 derfor allerede er innfridd. Likevel er det to punkter i ønsket, som vi ikke har prioritert pr dags dato, fordi det er en del utfordringer forbundet med å ta dette i bruk: Modulen emøte Modulen gjør nedlasting av møtedokumenter enda enklere for politikerne, og spesielt blir det brukervennlig ved ettersending av saker, da allerede nedlastet innkalling bare oppdateres. I dag må hele innkallingen lastes ned på nytt. Vi har anskaffet modulen emøte for hele regionen (DDØ), men den er ikke tatt i bruk enda pga sikkerhet. IKT anbefaler ikke sky-lagring av møtedokumenter, noe som er en forutsetning for å få dette til på en rimelig måte. Vi kan ta i bruk ephorte politikerportal, men dette er en lagt dyrere og mer omfattende løsning. Saksnr: 2011/ Dato: Saksframlegg: Evaluering og videreføring av Åmli kommunes løsning for papirløse politikere Side 2 av 3

23 Via emøte-portalen kan vi også kjøpe tilleggsfunksjonalitet for elektronisk avstemming og forslagsstilling. Dette er enda ikke vurdert fordi modulen ikke er tatt i bruk. Om vi skal kjøpe slik tilleggsfunksjon må det innhentes tilbud, og det må tas med i budsjettbehandling. Det er også slik at IKT på nåværende tidspunkt har kapasitetsproblemer, noe som påvirker alle fem kommunene i regionen ift ny funksjonalitet. Fulltekstpublisering fra postjournal I vår innsynsmodul har vi valgt å ikke publisere fulltekstdokumenter fra postjournalen. Dette er en avgjørelse som er tatt i samråd med alle de fem kommunene i Østregionen. Årsakene til dette valget er først og fremst følgende: Ressursbruk Ved fulltekstpublisering vil arkivpersonalet måtte bruke betydelig mer tid på kontroll ift lovverk, da det gjelder egne bestemmelser for hva som kan publiseres og ikke, i tillegg til vanlig offentligvurdering. Også saksbehandlerne, som er ansvarlige for sine utgående, inngående og interne dokumenter i systemet, vil trenge opplæring og måtte bruke mer tid for å vurdere sine dokumenter ift. dette. Personvernhensyn - konsekvens Konsekvensen for enkeltpersoner/innbyggere blir så mye større om vi gjør feil ift dette, da alle kan se hele dokumentet, og slik vite akkurat hva det dreier seg om, istedenfor at det bare er en journaloppføring som lekker ut når vi har det som i dag. Vi ser selvsagt at fulltekstpublisering vil være en fordel ift praktisering av meroffentlighet for publikum og ikke minst for politikerne. Men slik bemanningssituasjonen er i dag har vi ikke kapasitet til å sette i gang med dette. Vi har også litt å hente ift bestillingsfunksjon fra postlisten. Denne fungerer ikke som den skal. Dette arbeider vi med, og håper å ha på plass ila Til informasjon er det ingen lov som krever at kommunen skal legge ut postliste på nett. Kun stat og fylkeskommune er pålagt dette. Og ingen instanser er pålagt å publisere dokumentene i fulltekst. Konklusjon: Åmli kommune sin løsning for innsyn og papirløse politikere er god. Likevel skal vi tilstrebe å øke brukervennligheten i innsynsmodulen. Dette arbeidet skal prioriteres frem mot valget slik at innsynsmodulen er enda bedre når nytt kommunestyre trer i kraft. Herunder å få på plass bestillingsfunksjon. Modulen emøte skal vurderes å tas i bruk fra ny kommunestyreperiode, uten tilleggsfunksjon for elektronisk avstemming/forslagsstilling. Åmli kommune ønsker ikke å ta i bruk fulltekstpublisering fra postjournalen på nåværende tidspunkt. Saksnr: 2011/ Dato: Saksframlegg: Evaluering og videreføring av Åmli kommunes løsning for papirløse politikere Side 3 av 3

24 Avtale om lån av ipad til politisk arbeid Undertegnede bekrefter at lånetaker disponerer 1 stk ipad med omslag og lader (utstyret) for bruk til møtevirksomhet og møteforberedelse i sitt verv som folkevalgt i Åmli kommune på følgene vilkår: 1. Utstyret er i lånetiden kommunens eiendom. 2. Utlånet er avgrenset til låntakers funksjonstid som folkevalgt. 3. Låntaker har ikke anledning til å låne bort utstyret til andre. Heller ikke til familiemedlemmer. 4. Låntaker forplikter seg til å behandle og oppbevare utstyret forsvarlig. 5. Utstyret skal beskyttes med PIN-kode. Ti mislykkede forsøk medfører sletting av alle data. Utstyret må da leveres til kommunen v/iktavdelingen for nytt oppsett. 6. Ved opphør av utlånet (ved kommunestyreperiodens slutt) kan kommunen be om at utstyret bli levert inn. Dersom kommunen ikke ønsker dette kan låntaker, om han/hun ønsker det, overta utstyret kostnadsfritt. 7. Dersom låntaker søker om, og får, fritak fra verv som folkevalgt i Åmli kommune skal utstyret leveres tilbake til kommunen. 8. Dersom låntaker mister eller ødelegger utstyret gir han/hun omgående melding til kommunen v/iktavdelingen. 9. Låntaker skal i bruksperioden ikke koble til egen ituneskonto på privat pc for synkronisering, da dette medfører at oppsettet fra kommunen blir slettet. 10. Alt vedlikehold og reklamasjoner blir håndtert av kommunen v/ikt-avdelingen. Åmli, * Eier, Åmli kommune Låntaker Christina Ødegård * Rådmann Folkevalgt i Åmli kommune