ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling ARBEIDSMILJØUTVALET. Utval: Dato: Tidspunkt: 08:00

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: ARBEIDSMILJØUTVALET Rådhuset Dato: Tidspunkt: 08:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på telefon Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Innhald: PS 15/1 Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 15/2 Røykfri kommune PS 15/3 Fastsetting av lokale delmål til ny IA-avtale for PS 15/4 Felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene PS 15/5 Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune PS 15/6 Årsrapport fra bedriftshelsetjenesten Stamina Helse 2014

3 PS15/1Godkjenningavprotokollfråforrigemøte

4 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: Ungdomsrådet 15/ Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Formannskapet Kommunestyret Arkivref: 2012/ Saksbeh.: Anne-Grete Askland, Leiar av helse- og familieavd. Avdeling: Helse- og familieavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Røykfri kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Åmli kommune blir en røykfri kommune gjennom å følge opp gjeldende lovverk innen Lov om vern mot tobakkskader, samt ved at ansatte i Åmli kommune ikke røyker i arbeidstiden. Saksnr: 2012/ Dato: Saksframlegg: Røykfri kommune Side 1 av 3

5 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: Ingen. SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Helse- og familieavdelinga ved folkehelsekoordinator fikk oppfordring om å se på muligheten for om Åmli kommune kunne bli røykfri. Innen forebyggende folkehelsearbeid har det skjedd nye innen lovregulerende tiltak når det gjelder røyking. Lov om vern mot tobakksskader ble vedtatt i 1973 og trådte i kraft i Loven er blitt endret flere ganger siden. Formålet med loven er å begrense de helseskader som bruk av tobakk medfører gjennom å redusere forbruket og på sikt bidra til å oppnå et tobakksfritt samfunn. Vernet mot passiv røyking er regulert i tobakksskadeloven 25, den såkalte «røykeloven». Å røyke passivt vil si å puste inn luft som er forurenset av tobakksrøyk. Passiv røyking øker risikoen for de samme sykdommene som aktiv røyking øker risikoen for. Du har rett til å puste i røykfri luft på arbeidsplassen, i institusjoner, på offentlige transportmidler og i lokaler der allmennheten har adgang, som f.eks. kinoer, teatre, serveringssteder, butikker, offentlige kontorer og skoler. Røykfrie inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter Fra 1. juli 2014 er adgangen til å opprette særskilte røykerom fjernet. Samtidig er det innført røykfrie inngangspartier til offentlige virksomheter og private/offentlige helseinstitusjoner(helsedirektoratet, 2014). Dette fremgår av tobakksskadeloven 25: «I lokaler og transportmidler hvor allmennheten har adgang skal lufta være røykfri. Det samme gjelder i møterom, arbeidslokaler og serveringslokaler. Utendørs inngangspartier til helseinstitusjoner og offentlige virksomheter skal være røykfrie.» Rent praktisk innebærer forbudet at det må settes opp skilt som informerer om røykeforbudet og at alle askebegre o.l. må fjernes fra inngangspartiene. Som etter dagens ordning vil det være eier eller leier av bygningen som vil få ansvar for at røykeforbudet overholdes, jf 25, tredje ledd. Videre vil kommunene ha ansvar for å føre tilsyn med at røykeforbudet overholdes, på samme måte som etter dagens regulering, jf. 29. Tobakksfrie skoler og barnehager Alle elever fikk fra 1. juli 2014 rett til et tobakksfritt miljø på skolen. Da ble det innført tobakksfri skoletid i barne-, ungdoms- og videregående skoler. All tobakk, både røyk og snus, er forbudt i skoletiden. Skolen og skoletiden er nå lovbestemt tobakksfri. Det betyr at elever ikke kan bruke snus og røyk i skoletiden, heller ikke utenfor skolens område. Loven gjelder både for elever, lærere, andre ansatte på skolene og besøkende innenfor skolens område. For elevene gjelder den også når de er utenfor skolens område, i skoletiden. Det samme gjelder for ansatte i barnehager. Tobakksforbudet omfatter både kommunale og private barnehager, også private familiebarnehager. (Helsenorge, 2014) Det er skoleeier/rektor og barnehageeier/styrer som er ansvarlig for at forbudene håndheves. Regler om tobakksbruk skal inngå i internkontrollsystemene. Kommunene og Arbeidstilsynet fører tilsyn som tidligere. Saksnr: 2012/ Dato: Saksframlegg: Røykfri kommune Side 2 av 3

6 MERKNADER/VURDERING: Åmli kommune ved formannskapet har bedt folkehelsekoordinator om å se på muligheten for en røykfri kommune. Kommunen kan ikke gå inn og regulere innbyggernes privatliv, men kommunen har i følge gjeldende lovverk ulike muligheter for å begrense omfanget av røyking hos ansatte i kommunen, og innføre forebyggende tiltak i kommunale virksomheter. Det er utarbeidet plakater som folkehelsekoordinator har laminert, og som kan henges opp ved alle kommunens inngangspartier. Det er også utarbeidet plakater spesielt for barnehager og skoler som kan hentes på Helsedirektoratets sider. I tillegg kan det vurderes om kommunen skal gå til det skritt å forby ansatte å røyke i arbeidstiden, samt ha på klær som ikke er utsatt for røyklukt i arbeidsutførelsen sin. Dette er med tanke på at mange av brukerne kommunens ansatte arbeider i forhold til, kan reagere på at de som har kontakt med dem, eller steller alvorlig syke, lukter røyk. Det kan bidra til en forverring av brukeren/pasientens tilstand. Dette gjelder særlig ansatte innen helse og omsorg, barnehage og skole. Barn, unge og andre brukere av kommunale tjenester kan reagere allergisk på røyk og røyklukt. Saksnr: 2012/ Dato: Saksframlegg: Røykfri kommune Side 3 av 3

7 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/ Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Arkivref: 2014/ Saksbeh.: Terje Beruldsen, administrasjonsleiar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Fastsetting av lokale delmål til ny IA-avtale for RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Følgende delmål legges til grunn i Åmli kommune for avtaleperioden : Delmål 1: Sykefravær: Det er et mål at gjennomsnittlig sykefravær skal reduseres med 10% i hvert av årene fra 2015 til og med 2018 med utgangspunkt i samlet fravær for hele 2014 på 9,4%. Målsetting pr : 8,46 eller lavere (snitt for hele 2015) Målsetting pr : 7,61 eller lavere Målsetting pr : 6,84 eller lavere Målsetting pr : 6,15 eller lavere Delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne: 2 a) egne ansatte: I samtaler med ansatte, medarbeidersamtaler og ved oppfølging av sykmeldte er det viktig å fange opp ansatte som av ulike årsaker har perioder med redusert arbeidsevne. Det er viktig å bruke bedriftshelsetjenesten aktivt i forhold til avklaringer når det er aktuelt, samt søke forebyggings- og tilretteleggingstilskudd og også vurdere andre tiltak fra NAV for arbeidstakere som over tid har redusert arbeidsevne. Målet er å fange opp slike signaler fra ansatte så tidlig som mulig slik at leder og ansatt kan ha fokus på hvilke tiltak som er mulig å gjennomføre for at arbeidstaker kan fortsette i sin opprinnelige stilling og eventuelt også prøves ut i annen stilling i kommunen eller annen IA-bedrift når det er hensiktsmessig. Dersom det er aktuelt å sette inn særskilte tiltak og eventuelt tilrettelagt arbeid på arbeidsplassen er det viktig at dette gjøres for en avgrenset periode og maksimalt for inntil 3 måneder. I denne perioden er det viktig å ha fokus på både den ansatte som har redusert arbeidsevne og øvrige ansatte på arbeidsplassen. Hvor omfattende tiltak som kan iverksettes for den ene arbeidstakeren i denne perioden må også vurderes i forhold til om dette medfører merbelastning for andre ansatte i avdelingen. 2 b) personer som NAV har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i Åmli kommune: Åmli kommune vil legge til rette for at personer som NAV henviser til kommunen får prøve seg ut i arbeidsoppgaver som er tilpasset den enkeltes arbeids- og funksjonsevne så langt det er praktisk mulig. Antall personer som er inne på slike utprøvingstiltak må avpasses i forhold til hva den enkelte arbeidsplass kan klare og i perioder med stort arbeidspress og/eller fravær må det være aksept for at Åmli kommune sier nei til slike forespørsler. Saksnr: 2014/ Dato: Saksframlegg: Fastsetting av lokale delmål til ny IA-avtale for Side 1 av 3

8 Disse personene får sine ytelser fra NAV og Åmli kommune forutsetter også at NAV kan gi godtgjøring til lokale veiledere eller andre tilskudd dersom arbeidsplassen vurderer en slik ordning med utprøving som forsvarlig i forhold til andre ansatte og de oppgaver arbeidsplassen skal utføre. Delmål 3: Avgangsalder: Åmli kommune har nå vedtatt et opplegg med utvidet medarbeidersamtale for ansatte fra og med det året de fyller 58 år. I disse samtalene, som gjennomføres mellom den ansatte og nærmeste leder, er det viktig å få frem hva som er viktig for at den ansatte skal kunne fortsette i sin stilling helt eller eventuelt delvis. Det må også avklares om det er mulig å kombinere stilling med delvis AFP (tidligst fra fylte 62 år) dersom arbeidstaker ønsker en slik løsning. Dersom dette ikke er mulig eller ønskelig fra arbeidsgivers side må det vurderes om det er andre stillinger arbeidstaker kan fylle for å oppnå det overordnede mål om heving av avgangsalderen totalt sett for Åmli kommune. Saksnr: 2014/ Dato: Saksframlegg: Fastsetting av lokale delmål til ny IA-avtale for Side 2 av 3

9 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Underskrevet avtale - Samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv mellom Åmli kommune og Arbeidsog velferdsetaten ved NAV Arbeidslivssenter SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Fraværstall for Åmli kommune fra 2010 til og med KORT OM SAKA: Ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) for ble behandlet i AMU 8. desember 2014 og vedtatt i Administrasjonsutvalget samme dag. Virksomheter som er tilsluttet avtalen skal innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen ha utarbeidet lokale delmål på de tre nasjonale delmålene: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. 2. Hindre frafall og øke sysselsettingen av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenliknet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). MERKNADER/VURDERING: Forslag til lokale delmål er i hovedsak en videreføring av de lokale delmål som ble vedtatt av administrasjonsutvalget til den forrige IA-avtalen. Lokale delmål skal være noe å strekke seg etter, men de må også være realistiske. I forhold til delmål 1 om reduksjon i sykefraværet var delmålene i den forrige avtalen: Målsetting : 8,79% eller lavere (snitt for hele 2011) Faktiske tall var 8,95% Målsetting : 7,91% eller lavere Faktiske tall var 7,5% Målsetting : 7,11% eller lavere Faktiske tall var 8,85% I forslag til nye delmål for sykefraværet er det en målsetting om å redusere sykefraværet med 10% i hvert av årene fra 2015 til og med 2018 med utgangspunkt i samlet fravær for 2014 på 9,4%. Det er ambisiøst å ha en målsetting om at samlet fravær for 2018 skal være på 6,15% eller lavere. Skal vi klare denne målsettingen vil det betinge et kontinuerlig fokus på nærvær og fravær i hele avtaleperioden. En tett dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstakere i hele perioden og aktivivt bruk av bedriftshelsetjenesten og forebyggings- og tilretteleggingstiltak. Mange kommuner har klart det og som Evje og Hornnes kommune tidligere har sagt: Det er ikke noe hokus pokus, men jevnt fokus og arbeid med nærvær og sykefraværsoppfølging som vil gi resultater på lang sikt. De to andre delmålene må ha noe runde formuleringer da Åmli kommune er en liten kommune og samlet omfang på tiltak må stå i forhold til det kommunen kan klare å håndtere. Saksnr: 2014/ Dato: Saksframlegg: Fastsetting av lokale delmål til ny IA-avtale for Side 3 av 3

10 . tir 3.3 lillitsvalgtes forpliktelser Tile2ne sels,nødvendig kunnskap om HMS- og la-arbeid sammen med arbeidsg.iver og verneombud. Som avtalepart skal tillitsval(2te gjennom medvirkning og samarbeid med ledelsen bidra aktivt i utformingen av virksomhetens planer. målsettinuer og rutiner i la-arbeidet. Delta i dialogmøter hvis den ansatte onsker det. 3.4 Arbeidstakers forpliktetser Delta aktivt i HMS- og IA-arbeidet på arbeidsplassen slik at det settes forpliktende resultatmål i virksomheten som bidrar til å nå la-avtalens nasjonale mål. Opplyse om hvorvidt euet sykefravær har sammenheng med arbeidssituasjonen. Arbeidstaker skal bidra aktivt til dialog med nærmeste leder om egen arbeidsevne. medvirke aktivt i utarbeidelse og gjennomførinu av egen oppføl2ii-wsplan o2nødvendiue tiltak for å være i - eller komme tilbake til - arbeid helt eller delvis. Samarbeidsavtateom et mer inktuderendearbeidstiv 4 Kontaktpersoner Kontaktperson for NAVArbeidslivssenter: 14 E 17211/0 L-<1.) Kontaktperson for virksomhetens ledelse. 7ERJE Kontaktperson for tillitsvalgte/ansatte- ( 4 v( 5 Avtalensvarighet Denne avtalen ujelder fra 12.f You har samme arighet som IA-a\talen om den ikke brinues til opphør av en av partene. ia Arbeidsgiver og tillitsvalzt/ansatterepresentant er likeverdige avtaleparter i virksomheten, og kan si opp avtalen med en måneds varsel. Arbeidsmiljøutvalget eller virksomhetens andre samarbeidsora.aner skal avgjøre oppsigelse av avtalen. Arbeids- og velferdsetaten v/ NAV Arbeidslivssenter kan si opp avtalen og dermed frata virksomheten status som IAvirksomhet. For virksomheten /e((i/ tillitsvalgt/ansatterepresentant % iiij-.-t_, For Arbeids- ou velferdsetaten. NAV Arbeidslivssenter i (L f>11-7/ leder Revidert versjon Organisasjonsnr. I l I Intensjonsavtale Bedriftsnr. IfIRKE SPEKTER1I.1 tjnio ir akaderelkerne Apre 2014 Opptrykk Trykkeri 07 nnedie Lay-outktornmunikasjonestaben // Rådgivrengsseksjonen ISBN

11 SAMARBEIDSAVTALE OM ETMERINKLUDERENDEARBEIDSLIV mellom (virksomheten) og Arbeids-og velferdsetatenved NAVArbeidslivssenter i411r D Denne samarbeidsavtalen bygger på "Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 4. mars desember 2018 (IA-avtalen)". IA- avtalensoverordnedemåler: å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. IA- avtalenstre delmålpå nasjonaltnivåer: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Denne samarbeidsavtalen erstatter tidligere samarbeidsavtaler. Samarbeidsavtaten Ved å inngå samarbeidsavtale om å bli 1A-virksomhet, stiller den enkelte virksomhet seg bak målene i IA-avtalen. Inngåelse av denne samarbeidsavtalen innebærer at arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten samarbeider målrettet for å oppnå en mer inkluderende arbeidsplass. I virksomheter som ikke har tillitsvalgte, kan en ansatterepresentant ivareta de ansatte i IA-arbeidet. En viktig forutsetning for å nå 1A-avtalens mål, er at virksomheten har et systematisk forebyggende HMS-arbeid. Virksomhetens IA-arbeid skal være en del av dette arbeidet. IA-virksomheter får til gjengjeld rettigheter som er forbeholdt disse virksomhetene: Egen kontaktperson i NAV Arbeidslivssenter Forebyggings- og tilretteleggingstilskudd fra Arbeids- og velferdsetaten Utvidet bruk av egenmelding 2 Mål for virksomhetens IA-arbeid Virksomheten skal på grunnlag av de tre delmålene i IA-avtalen fastsette egne mål for 1A-arbeidet. Mål utarbeides i fellesskap av arbeidsgiver, tillitsvalgt, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Den nasjonale IA-avtalen understreker at de ulike delmålene må ses i sammenheng for å oppnå intensjonen om et mer inkluderende arbeidsliv. Virksomheten skal så lanut det er hensiktsmessig sette mål på alle tre delmål. Delmål 1: Sykefravær Utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. Delmål 2: Personer med nedsatt funksjonsevne Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne, for å hindre frafall fra arbeidslivet. Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten skal åpne for personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Delmål 3: Avgangsalder Sette aktivitetsmål for hvordan virksomheten kan stimulere eldre arbeidstakere til å stå lenger i arbeid Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. 3 Forpliktelser Inngåelse av denne samarbeidsavtalen forplikter virksomheten, de ansatte og Arbeids- og velferdsetaten. Tilretteleggingsplikten i arbeidsmiljøloven 4-6 er ufravikelig og vidtrekkende. Pliktens omfang avhenger av arbeidsgiverens reelle muligheter for tilrettelegging og gjelder "så langt det er mulig". IA-avtalen endrer ikke dette Arbeids-og velferdsetatensforpliktelser Arbeids- og velferdsetaten skal sørge for at virksomheten får en egen kontaktperson ved NAV Arbeidslivssenter. Kontaktpersonen er virksomhetens faste kontaktledd i Arbeids- og velferdsetaten, og har ansvar for å informere om og koordinere etatens tilbud til virksomheten. Det betyr ikke at kontaktpersonen selv skal utøve all bistand, men sørge for at de tjenester og den informasjon man er enige om, blir gitt av den mest kompetente på aktuelle fagområder og av de rette instanser. Dette skal sikre virksomheten den beste faglige tjeneste. Oppgaver for kontaktpersonen: I dialog med ledere, tillitsvalgte og verneombud aktivt bistå virksomhetene i å arbeide målrettet og resultatorientert med utvikling av mer inkluderende arbeidsplasser, herunder virksomhetens arbeid for å forebygge sykefravær og overgang til trygdeytelser. Sørge for at virksomheten får informasjon og veiledning om: Rutiner for sykefraværsoppfølging og fraværsregistrering IA-virkemidler og tiltak innenfor rammen av IA-avtalen Arbeids- og velferdsetatens øvrige tiltak og virkemidler i forbindelse med oppfølging av medarbeidere i virksomheten og ved rekruttering av personer som ikke har et arbeidsforhold Gi råd og veiledning i vanskelige enkeltsaker. Bidra til at økonomiske virkemidler i enkeltsaker utløses raskt og effektivt og basert på skriftlig dokumentasjon. Samarbeide med virksomhetens bedriftshelsetjeneste. Ta initiativ overfor andre samarbeidsaktører som kan bistå virksomheten i IA-arbeidet, for eksempel NAV-kontor, Arbeidstilsynet og leverandører av helse- og rehabiliteringstjenester. Gjennom øvrige generelle virkemidler vil myndighetene legge til rette for virksomheters arbeid med å hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. I tillegg har Arbeids- og velferdsetaten en rekke virkemidler til rådighet til bruk i oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet. Arbeidslivssentrene skal bistå med informasjon om og formidling av disse generelle virkemidlene overfor IA-virksomheter, herunder gi IA-virksomhetene informasjon om Raskere tilbake-ordningen. Arbeids- og velferdsetaten skal levere statistikk til IA-virksomheter over virksomhetens/bransjens sykefravær fra sentral sykefraværsstatistikk. 3.2 Arbeidsgiversforpliktelser Arbeidsgiver skal sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i samarbeid og i tett dialog med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte. IA-arbeidet skal to ganger i året settes på agendaen som en integrert del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Felles opplæring bør inngå for å oppnå omforent forståelse for IA-arbeidet Oppfolgingav egne ansatte HMS- og IA-arbeidet forutsetter langsiktighet, og arbeidsgiver må sørge for at ledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidet. Tilrettelegge arbeidsforholdene for arbeidstakere med spesielle behov. Føre sykefraværsstatistikk og bruke denne i det systematiske sykefraværsarbeidet Personersom ikke er tilknyttet virksomheten a) Virksomheten skal åpne for at personer som Arbeids- og velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving, får utprøvd sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Dette forutsetter at Arbeids- og velferdsetaten formidler aktuelle kandidater, sikrer bistand gjennom økonomiske og kompetansemessige tiltak, samt annen tilrettelegging.

12 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 15/ Arbeidsmiljøutvalet Administrasjonsutvalet Saksordførar: # Arkivref: 2013/ Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Forslag til nytt felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene blir vedtatt slik det foreligger fra Rådmannen gis fullmakt til å foreta endringer og justeringer av reglementet i framtida. Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene Side 1 av 3

13 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Etter de nye forenkla skatteregler gjeldene fra , skal arbeidstakere som har en fri elektronisk kommunikasjonstjeneste utenfor sin ordinære arbeidssituasjon skattes etter et fast sjablongbeløp (inntektstillegg) på kr 4.400,-. Dette gjelder uansett om arbeidstaker har slik fordel i form av naturalytelse eller utgiftsdekning, og fordelen gjelder om arbeidstaker har en eller flere elektroniske kommunikasjonstjenester. Det skattefrie bunnbeløpet på kr 1000,- og fradraget for egenbetaling ble opphevet. Dvs. at en ansatt som bruker privat mobil både privat og på jobb, dekker regning selv og kommunen dekker kr 1.500,- pr. år. De nye reglene gjorde det lettere å behandle elektroniske kommunikasjonstjenester. Nåværende reglement ble laget etter de nye reglene og kommunestyret vedtok reglementet i kommunestyre sak 2014/13. På initiativ fra Personalmedarbeiderforum i DDØ har Gjerstad kommune og leder for DDØ ajourført mobiltelefonreglementet Åmli laget i De har lagt til et avsnitt om sikkerhet, utenlands samtaler og skjemaet er bygd litt om for å tilpasse seg lønningskontorene. Revidert mobiltelefonreglement skal brukes i alle 5 kommunene i DDØ. Endringene i felles mobiltelefonreglement i DDØ er små i forhold til gjeldende reglement her i Åmli. På grunn av at Rådmannen ikke har fått fullmakt til å foreta senere revisjoner av reglementet må det nye felles reglementet for DDØ kommunene opp til politisk behandling. En foreslår at Rådmannen får fullmakt til å foreta revisjoner av reglementet i fremtiden. MERKNADER/VURDERING: Kommunen har i dag ca 50 mobiltelefoner i bruk. Ca 18 av disse telefonene er private telefoner som blir brukt både privat og i jobbsammenheng, og som kommunen dekker et beløp pålydende 1500,- kr året. Ca 20 mobiler er kommunale og blir lagt igjen på arbeidsplassen etter endt arbeidsdag. 12 ansatte har kommunal mobil som blir brukt både privat og i jobbsammenheng, disse blir nå skatta av et sjablongbeløp på kr ,-. Gjeldende reglement tilbyr 3 alternativ for bruk av mobiltelefon etter de nye forenkla skattereglene fra : Arbeidstaker velger mellom alternativ 1, 2 og 3 etter avtale med enhetsleder. 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene Side 2 av 3

14 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tiden kr ,- (fast sjablongbeløp) og trekk av innholdstjenester utover bunnfradraget for tiden kr ,- uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tilganger på privat eide mobiltelefoner. Revidert reglement blir gjort gjeldende for skatteåret Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Felles mobiltelefonreglement i DDØ kommunene Side 3 av 3

15 Mobiltelefonreglement Gjeldende fra 1. januar Vedtatt av Administrasjonsutvalget x. xxxx 2015 Side 1 av 6

16 Innhold Mobiltelefongodtgjøring for kommunalt ansatte... 3 Generelt... 3 Sikkerhet... 3 Mobiltelefon Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat... 4 Tale og data trafikk i utlandet... 5 Side 2 av 6

17 Mobiltelefongodtgjøring for kommunalt ansatte Generelt Mobiltelefon og ipad helt eller delvis for kommunen sin regning, kan bare bli gitt i de tilfeller der det er nødvendig for å ivareta tjenesten og hensynet til brukere på en fullt ut tilfredsstillende måte. Dersom behovet for mobiltelefon og ipad m.m. helt faller bort, blir opphør av ordning gjort gjeldende fra neste månedslønn (måneden etter at behovet for telefon faller bort). Ved sykemelding utover 8 uker belastes alle kostnader for abonnement/bruk den ansatte. Den skattepliktige satsen vil i samme periode ikke trekkes i lønn. Arbeidsgiver kan forlenge 8 ukers perioden der det kan være hensiktsmessig. Vakttelefon i samband med legevakt, brannvakt/teknisk vakt, vakt innen PLO (hjemmesykepleien) o.l. faller utenfor disse forutsetningene. Det forutsettes at disse abonnementene er merket som vakttelefoner. Sikkerhet Alle mobiltelefoner og ipader eid av arbeidsgiver settes opp med MDM (Mobile Device Management) i forhold til tap eller tyveri av enhet. Sikkerheten består i et sikkerhetssertifikat som installeres på enheten, noe som gjør det mulig å fjernstyre enheten ved sperring/sletting av enheten og installasjon av oppsett til f.eks. E-post og apper som Mitt Telenor. Sikkerhetsoppsettet tar vare på navn, mobilnummer, IMEI-nummer, E-post adresse, brukerid og hvilke apps som er installert på enheten. Det er ikke kommunikasjon mellom apps i enheten, som f.eks. E-post, og det er heller ikke mulig å hente ut filer (f.eks. bilder) fra enheten. Arbeidsgiver ikke kan bruke opplysninger til å overvåke den enkelte ansatte jf. personopplysningsforskriften paragraf Innretningen er ikke en kontroll eller overvåking av enheten, men en mekanisme for å sikre at innhold på enheten ikke skal komme på avveie ved tap eller tyveri av enheten. Mobiltelefon Enhetsleder/rådmann må vurdere hvem i tjenesten som av hensyn til tjenesten og servicen til brukerne har behov for mobiltelefon. Arbeidstakere får i disse tilfellene utlevert kommunal mobiltelefon eller tilskudd til bruk av privat mobiltelefon til same formål. Kommunal mobiltelefon er kommunen sin eiendom. Når arbeidstaker slutter i kommunen eller er i lengre permisjon, skal mobiltelefonen leveres tilbake til kommunen. Abonnementet overføres privat eller sies opp. Kommunen er som eier av mobiltelefonen ansvarlig for evt. vedlikehold, utskifting m.m. Det forventes at Gjerstad kommunes ansatte er ansvarlige, og holder den private bruken innenfor den totale rammen av ringeminutter, SMS og datatrafikk som er disponibelt pr. måned. Dersom mobilkostnadene overstiger forventet nivå, vil leder konfrontere den enkelte ansatte med forholdet. Reglementet sine skattemessige satser blir endret i tråd med de til en hver tid gjeldende regler. Ellers gjelder den vedtatte datainstruksen. Side 3 av 6

18 Arbeidstaker velger mellom alternativ 1, 2 og 3 etter avtale med enhetsleder. 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tiden kr ,- (fast sjablongbeløp) og trekk av innholdstjenester utover bunnfradraget for tiden kr ,- uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tilganger på privat eide mobiltelefoner. Revidert reglement blir gjort gjeldende for skatteåret Side 4 av 6

19 Tale og data trafikk i utlandet Kommunale abonnement med inkluderte ringeminutter/datamengder gjelder ikke for utlandet. Nedenfor er to tjenester som ansatte kan benytte ved opphold i utlandet. Dette for å redusere kostnaden med bruk av kommunal mobil i utlandet. Tale: Ring Europa er en tjeneste hvor du ringer med norske priser i alle EU- og EØS-land for kun 79,- per måned. Det er gratis å motta samtaler og tjenesten gjelder uansett hvilken operatør du benytter i EU- og EØS land. Når tjenesten er aktiv, er mottak av samtaler gratis og kostnaden er kr. 0,49 i oppstartsavgift per samtale og kr. 0,49 per minutt. Bestill ved å sende en SMS til 1999 med kodeord BESTILL RING EUROPA (NB! Husk å avbestille tjenesten når du kommer hjem med AVBESTILL RING EUROPA ). Data: Datapakke EU er en pakke du kan kjøpe på 400 MB data som kan benyttes innenfor alle EU- og EØS-land. Datamengden koster kr. 249,- og er tilgjengelig i syv dager fra tjenesten bestilles. Bruker du opp 400 MB før syv dager har gått, blir du varslet via SMS og du kan bestille nye 400 MB som varer i nye syv dager. Velger du ikke å kjøpe ny pakke, går du tilbake til prisene du hadde fra før av. Datamengden kan også benyttes på eventuelle tvilling- og datakort uten ekstra kostnad. Prisen på kr. 249,- blir belastet ved bestilling. Det kan derfor lønne seg å bestille når du har ankommet landet du skal til. Bestill ved å sende en SMS til 1999 med kodeord BESTILL DATAPAKKE EU. (NB! Bør bestilles når du er kommet frem til oppholdslandet). Dette kan også utføres i Appen Mitt Telenor som kan lastes ned fra App Store eller Google Play. Side 5 av 6

20 Avtale om mobiltelefon mellom kommune og (arbeidstaker) Undertegnede arbeidstaker disponerer mobiltelefon på følgende vilkår: Alternativ: 1. Kommunal mobiltelefon blir lagt igjen på arbeidsplassen: Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir lagt igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Vedkommende må skrive under på at dette blir gjort. Arbeidsgiver har rett til å foreta stikk-kontroll av at telefonen ligger igjen og at den ikke blir brukt privat i arbeidstida. Abonnementet er sperret for utlandstrafikk og innholdstjenester. (Ingen skatteplikt i dette tilfelle). 2. Kommunal mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat: Den ansatte bruker kommunal mobiltelefon som blir brukt på jobb og privat. Kommunen betaler hele regningen og arbeidstaker blir skattlagt etter gjeldende skatteregler, for tida kr 4.400,- (fast sjablongbeløp), uansett bruk og beløp og uavhengig av hvor mange tjenester en disponerer (eks. ipad med SIM kort og mobiltelefon). Maks 4 SIM-kort pr. abonnement. 3. Privat mobiltelefon blir brukt både på jobb og privat: Den ansatte bruker privat mobiltelefon både på jobb og privat. Den ansatte dekker regningen selv. Av dette dekker arbeidsgiver kr 1.500,- pr. år som arbeidstaker skatter av. Det gis ikke tilgang til arbeidsgiverrelaterte tilganger på privat eide mobiltelefoner. Avkryss:, den Ressursnummer: Mobilnummer Underskrift arbeidstaker Gjelder fra dato Må fylles ut ved bruk av alternativ 3: Lønnart: Beløp: Konto: Ansvar: Tjeneste: ,- Attestert: Anvist: Side 6 av 6

21 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: Ungdomsrådet 15/ Arbeidsmiljøutvalet Rådet for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Kommunestyret Arkivref: 2013/179-5 Saksbeh.: Kristin Mood, Plan- og næringsleiar Avdeling: Plan- og næringsavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune tas til orientering. Strategi 4 og 5 prioriteres. Rådmann får i oppgave å fremme en handlingsplan inklusiv kostnadsanalyse for strategi 4 og 5 med tanke på iverksettelse fra Kostnadene innarbeides i budsjettet for Saksnr: 2013/179-5 Dato: Saksframlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Side 1 av 3

22 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Utkast til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune KORT OM SAKA: Åmli kommune gjennomførte i 2012 en innbyggerundersøkelse. På bakgrunn av de innkomne svara ble Plan- og næringsleder bedt om å utarbeide et forslag til Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune. Forslaget skulle legges fram for politisk behandling. Det ble satt ned ei gruppe bestående av Signe Syrtveit (leder), Ina Therese Hellesfjord, Reidar Saga, Trine Krossbekk Agersborg, Arnhild Smeland og Kristin Mood. Arbeidet har tatt veldig lang tid. Arbeidet startet med en innledning fra fylkeskommunen og gruppa jobbet i tråd med det, men forkastet etter hvert den tilnærmingsmåten. Det ble for lite jordnært og lite brukervennlig. Gruppa har hele tiden vært opptatt av at strategien skulle være enkel. Under arbeidets videre gang har det vært en langtidssykemelding og i 2014 tiltrådte ny rådmann i Åmli kommune. Den nye rådmannen hadde en helt annen forståelse av hva innholdet i en kommunikasjonsstrategi skulle være enn det arbeidsgruppa hadde jobbet med. Nå er forslaget omarbeidet etter innspilla fra høringsrunden, og blir med dette lagt fram for politisk behandling. MERKNADER/VURDERING: Utkastet til kommunikasjonsstrategi ble sendt på høring til de kommunale avdelingene og alle tillitsvalgte med innspillsfrist Det kom 4 innspill under høringsrunden; fra ny Rådmann, Administrasjonsavdelinga, Teknisk avdeling og fra Plan- og næringsavdelinga. Samtlige innspill er tatt hensyn til og forslaget har blitt omarbeidet i tråd med innspilla. Mål: Kommunikasjonsstrategien skal sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om kommunens aktiviteter og gi innbyggerne og de ansatte størst mulig kjennskap til kommunens planer, virksomheter og rammebetingelser. For å oppnå et godt resultat innen informasjons-, kommunikasjons- og markedsføringsarbeid, bør en være åpen og tenke nytt og i tillegg være villig til å bruke den teknologien som gir størst nytte. Det betyr ikke at alt som er gjort så langt skal endres på, men at en ser på andre informasjonskanaler og hvordan en best mulig kan nytte teknologien. Det kan være hensiktsmessig å starte med egne ansatte. Det er viktig at alle har god tilgang til informasjon, men like viktig at formen er forståelig slik at alle oppfatter budskapet så likt som mulig og at det skaper interesse. Lykkes man med dette, kan det gi effekt på utviklingen av en god bedriftskultur. Politiske og administrative vedtak blir rett forstått og kommunen blir et godt bo-, arbeids- og besøksted. Det er mange planer, lover og avtaler som er styrende for det kommunale informasjonsarbeidet. Kommuneplanens samfunns- og arealdel og kommunale fagplaner. En skal og forholde seg til fylkesplaner og lovverk. I tillegg har staten gitt retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid. De fem hovedprinsippene i den statlige informasjonspolitikken skal ligge til grunn for informasjonsarbeidet i Åmli kommune. Kommunikasjonsprinsippet Prinsippet om aktiv informasjon Helhetsprinsippet Linjeprinsippet Prinsippet om informasjon som lederansvar Disse prinsippene står det mer om i vedlagte forslaget til kommunikasjonsstrategi. Saksnr: 2013/179-5 Dato: Saksframlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Side 2 av 3

23 Det er foreslått 6 strategier i vedlagte dokument. For hver strategi er det foreslått en målsetting. Strategi 1 Strategi 2 Strategi 3 Strategi 4 Strategi 5 Strategi 6 Åmli kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk Åmli kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger Åmli kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet Åmli kommune skal videreutvikle sin interninformasjon Åmli kommune ønsker å tilrettelegge for best mulig dialog med innbyggerne Åmli kommune skal profilere kommunen med de egenskapene som Åmli kan tilby. Disse strategiene er i utgangspunktet ikke prioritert, men rådmannen vil anbefale at strategi 4 får høyest prioritet, og deretter foreslås strategi 5 som neste trinn. Det er grunnleggende viktig at den interne informasjonen fungerer godt før man går videre. Ut i fra bakgrunnen for kommunikasjonsstrategien er det viktig å satse på å tilrettelegge for kommunikasjon med innbyggerne, derfor foreslås den strategien som nr. 2. Videre arbeid: Videre arbeid for å sluttføre og igangsette informasjonsplanen forutsetter utarbeidelse av taktisk del (hvordan utføre), handlingsplan og økonomiske vilkår og budsjett. På enhver taktisk del på strategiplanens deler må det gjennomføres kontroll på oppnådd målsetning og avvik må korrigeres omgående. KONKLUSJON: Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune godkjennes slik den foreligger i vedlagte utkast. Strategi 4 og 5 prioriteres. Rådmann får i oppgave å fremme en handlingsplan inklusiv kostnadsanalyse for strategi 4 og 5 med tanke på iverksettelse Kostnadene innarbeides i budsjettet for Saksnr: 2013/179-5 Dato: Saksframlegg: Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Side 3 av 3

24 Kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Rådmannen sitt framlegg

25 INNHOLD: 1 Innledning Overordnede prinsipper Informasjonsprofil Mål Intensjoner Målgrupper Forankring av informasjonsarbeidet Statens retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid Forutsetninger for måloppnåelse Roller og oppgaver Administrativt Politisk Kontakt med media Hvem kan uttale seg om hva? Grunnleggende prinsipper for kommunens strategier Strategiene Strategi Strategi Strategi Strategi Strategi Strategi Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 2 av 11

26 1 Innledning Åmli kommune er en liten kommune med ca. 220 ansatte. Den kommunale virksomheten består av 11 avdelinger med hver sin avdelingsleder som er direkte under Rådmannen. Det bor i overkant av 1800 innbyggere i vår vidstrakte kommune. I kommuneplanen 2007/2019 finner vi kommunens visjon og målsetting: Visjon: Åmli kommune - bygda for alle. Målsetting: Sikre eksisterende arbeidsplasser og skape grunnlag for utvikling av flere nye, varierte arbeidsplasser i forhold til heltids- og deltidsplasser, og varierte i forhold til tjenesteyting og livskvalitet. Skape gode bomiljø i sentrum og ute i grendene basert på ei bærekraftig utvikling med vekt på trygghet, trivsel og livskvalitet. Kommunens vedtatte grafiske profil brukes både internt og eksternt. 2 Overordnede prinsipper Intensjoner og mål Strategien omfatter både intern og ekstern informasjon. For å oppnå et godt resultat i informasjonsarbeidet må det være åpenhet for å tenke nytt og å bruke den teknologien som gir best effekt. Det betyr ikke at alt som er gjort så langt skal endres på, men at andre og nye informasjonskanaler vurderes fortløpende slik at tilgjengelig teknologien benyttes på best mulig måte. 2.1 Informasjonsprofil Åmli kommune legger vekt på åpenhet og tilgjengelighet i sitt forhold til innbyggere, ansatte og medier og praktiserer en aktiv informasjon i positive så vel som i negative saker. Informasjonen skal være 2.2 Mål saklig og korrekt lett tilgjengelig og lett å forstå Kommunikasjonsstrategien skal sikre den enkelte innbygger og virksomhet reell tilgang til informasjon om kommunens aktiviteter og gi innbyggerne og de ansatte størst mulig kjennskap til kommunens planer, virksomheter og rammebetingelser sikre den enkelte innbygger informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter sikre lik og alminnelig tilgang til å delta aktivt i den demokratiske prosessen styrke kommunens forhold til innbyggere, ansatte, samarbeidspartnere og andre Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 3 av 11

27 2.3 Intensjoner Informasjonsstrategien skal sikre integreringen av informasjons- og kommunikasjonsoppgavene i kommunens arbeid sikre at informasjon og kommunikasjon står sentralt i alt omstillingsarbeid og at informasjon og kommunikasjon brukes som viktige verktøy i møtet med nye kommunale utfordringer fastsette lederansvaret for intern og ekstern informasjon sette intern og ekstern kommunikasjon og informasjon på dagsorden innenfor alle kommunens avdelinger og sørge for at ansvar og oppgaver defineres tydelig føre til en proaktiv pressehåndtering som bidrar til å sette/styre dagsorden i større grad enn tidligere sørge for en bevisst og enhetlig profilering av kommunen og gjøre den mer synlig i mediebildet 2.4 Målgrupper Intern kommunikasjon Ansatte Tillitsvalgte Folkevalgte Ekstern kommunikasjon Kommunens innbyggere Næringsliv Medier Utflyttede Åmlifolk Eiere av hytter og fritisboliger Turister Potensielle tilflyttere 2.5 Forankring av informasjonsarbeidet Kommuneplanen (samfunnsdel og arealdel) Handlingsprogram og økonomiplan Øvrige kommunale planer og reglement Fylkesplaner Lov om kommuner og fylkeskommuner (Kommuneloven 4) Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningslova) Lov om offentlighet i forvaltningen (Offenltleglova) Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. (Arbeidsmiljøloven) Lov om offentlige tjenestetvister (Tjenestetvistloven) Hovedavtalen i kommuner og fylker (Hovedavtalen) Andre særlover Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 4 av 11

28 2.6 Statens retningslinjer for offentlig informasjonsarbeid De fem hovedprinsippene i statlig informasjonspolitikk skal ligge til grunn for informasjonsarbeidet i Åmli kommune: Kommunikasjonsprinsippet kommunen skal drive målrettet kommunikasjon. All informasjonsvirksomhet skal ta hensyn til senders og mottakers behov Prinsippet om aktiv informasjon informasjon fra kommunen skal være utformet med utgangspunkt i brukernes behov og forutsetninger Helhetsprinsippet informasjon fra kommunen skal utformes og samordnes slik at den fremstår entydig og helhetlig for mottakeren Linjeprinsippet utformingen av korrekt informasjon skjer der fagansvaret ligger Prinsippet om informasjon som et lederansvar ledelsen er ansvarlig for at kommunens prinsipper i informasjonspolitikken gjennomføres, og for at medarbeiderne har nødvendig informasjonskompetanse og ressurser til å gjennomføre arbeidsoppgavene 2.7 Forutsetninger for måloppnåelse Informasjonsprinsippene må ses i sammenheng med hovedhensiktene I utgangspunktet kan ikke linjeprinsippet fungere dersom ikke prinsippet om informasjon som ledelsesansvar får gjennomslag. For å oppfylle intensjonene i informasjonspolitikken er det dessuten svært viktig at linjeprinsippet blir avpasset helhetsprinsippet. Høy oppmerksomhet på intern informasjon God intern kommunikasjon og informasjon er en viktig forutsetning for god ekstern informasjon og kommunikasjon. Det er derfor nødvendig å se sammenhengen mellom den interne og eksterne informasjonsvirksomheten og ta hensyn til dette både i organisering og planlegging av tiltak. 3 Roller og oppgaver 3.1 Administrativt I Åmli kommune har rådmannen et overordnet kommunikasjonsansvar. Kommunikasjonsoppgavene er desentralisert og lagt til alle avdelingslederne. De har et ansvar for aktivt å informere om sitt fagområde. Noen felles kommunikasjonsoppgaver er lagt til: Ansvarlig for publisering på kommunens webside og kommunens facebookprofil er arkiv- og systemansvarlig som også er ansvarlig for kommunens annonsering i ÅmliAvisa. I andre aviser annonserer avdelingslederne i selv. Ansvarlig for publisering på kommunens ansattportal er HMSK-/beredskaps-/personalrådgiver. Informasjonssenteret: Generell kommunikasjon rettet mot publikum I større prosjekter og felles satsningsområder skal nødvendige kommunikasjonsstrategier beskrives spesielt som en del av planarbeidet. Ved kriser erstattes informasjonsstrategien av kommunens beredskapsplan. Alle har ansvar for informasjon. Denne måten å organisere kommunikasjonsarbeidet på innebærer at hver enkelt medarbeider i Åmli kommune har et selvstendig ansvar for å kommunisere aktivt og holde seg informert om sin virksomhet. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 5 av 11

29 3.2 Politisk Ordfører er Åmli kommunes talsmann og representerer kommunens offentlige syn. Generelt sett har ordfører et ansvar for å være tilgjengelig for publikum. Ordføreren har ansvar for at politiske møter er best mulig tilgjengelig for publikum og media. 3.3 Kontakt med media Dette omfatter både å ta initiativ til å gi informasjon, og å kommentere kommunens virksomhet overfor de ulike medier. I Åmli er det et lederansvar å gjøre dette, Åmli kommune har derfor ikke en pressetalsperson til å utføre denne oppgaven. Avdelingslederne finner selv praktiske ordninger for sin mediekontakt innenfor sin avdeling. Når kriseledelsen i Åmli kommune er satt, erstatter beredskapsplanen denne kommunikasjonsstrategien. 3.4 Hvem kan uttale seg om hva? I Åmli kommune kan alle fast ansatte medarbeidere gi opplysninger om fakta vedrørende egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger. Som privatperson har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Når det gjelder forhold som hører inn under eget arbeidsområde, kan det stille seg annerledes, spesielt for den som har lederansvar. Her kommer den ansattes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver inn. Det er ønskelig at en i slike tilfeller skal gå tjenestevei med sine kritiske synspunkter. Disse hensyn gjelder ikke når ansatte uttaler seg til media i kraft av sin rolle som tillitsvalgt. Innen fagområder med lovbestemt taushetsplikt gjelder retningslinjer utarbeidet av fagansvarlige. Ansatte forholder seg for øvrig til media etter Kommunenes Sentralforbunds anbefalte generelle retningslinjer og Åmli kommunes etiske retningslinjer og Informasjonsreglementet (når dette er vedtatt). Retningslinjene for sosiale medier ligger i Informasjonsreglementet. 4 Grunnleggende prinsipper for kommunens strategier Bevisst bruk av informasjon som virkemiddel i kommunens oppgaveløsning Bevisst bruk av informasjon som virkemiddel skal styrke kommunens muligheter for måloppnåelse, og derfor må kommuneadministrasjonen tilegne seg kompetanse på bruk av informasjon som styrings- og problemløsningsverktøy. Økt kvalitet på informasjonsvirksomheten Kommunen skal sette søkelys på kvaliteten på alle deler av informasjonsvirksomheten og sikre at all intern og ekstern informasjon er i samsvar med kommunens strategiske mål for informasjonsarbeidet. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 6 av 11

30 Bevisst bruk av den kommunale profilen All informasjon skal følge helhetsprinsippet og bidra til at kommunen fremstår med en enhetlig profil hos mottakerne. Dette gjelder intern og ekstern informasjon - både elektronisk og på papir. Elektronisk informasjon/internettpresentasjon Kommunen skal satse på tilrettelegging av elektronisk informasjon i ansattportalen, på kommunalt internettsted, på facebook og i informasjonssenteret. Ansattportal- og informasjonen på internett/facebook skal styres av de med ansvar for godkjenning og vedlikehold/oppdatering av innhold i informasjonsbasene. 5 Strategiene 5.1 Strategi 1 Åmli kommune skal føre en åpen og aktiv mediepolitikk Åmli kommunens ledere skal være mediebevisste og skal aktivt benytte media for å nå ut med informasjon til, og kommunisere med publikum. Det gjelder å løfte frem sakene som har samfunns- og lokal interesse. Åmli kommune ønsker å styrke samarbeidet med media. Dette skal bidra til å skape trygghet og forståelse for partenes roller. Budskap skal være klare og forståelige. er hovedkanal for informasjon til innbyggerne. l tillegg til vår hjemmeside benytter vi følgende kanaler: ÅmliAvisa Agderposten Fagtidsskrifter/fagpresse Åmli kommune skal ha en kommunikasjonsplan for hver sak. Hvordan være proaktiv i forhold til media, også fagpresse og nasjonale media. Hva er saken, hvor bør den presenteres, hvem ønsker du å nå? Etablere rutiner for tett kontakt med media i forbindelse med politisk saksgang. Utarbeide retningslinjer for mediekontakt med sjekkliste. Klare og gode retningslinjer for mediekontakt. Faste møtepunkter mellom redaktører og ledergruppe. Gjennomføre medieopplæring for avdelingsledere og nøkkelpersoner Bevisstgjøre alle avdelingslederne slik at de mer aktivt benytter pressen og øvrige kommunikasjonskanaler. Dette skal evalueres i ledersamtaler Medieopplæring av avdelingslederne. Øke kompetansen i bruk av språk for å skape gode medieoppslag MÅL: Media får større innsikt i og kunnskap om kommunens virksomhet og blir dermed i bedre stand til å dekke saksområder i sin helhet, ikke bare i enkeltsaker. Større kunnskap om, og troverdighet til, kommunal virksomhet hos publikum - bedre forhold til media bedre omdømme. 5.2 Strategi 2 Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 7 av 11

31 Åmli kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløsninger muliggjør mer fleksible og enklere former for samhandling mellom forvaltningen og dens brukere og de ansatte imellom. Bruk av informasjonsteknologi gir muligheter til en mer brukerorientert organisering og lokalisering av forvaltningens tjenesteområder. Sosiale medier implementeres i kommunens teknologiske mediestrategi. Videreutvikle en tettest mulig integrasjon mellom intern og ekstern kommunikasjon slik at den gjøres tilgjengelig for alle ved minst mulig bruk av tid. Videreutvikle verktøyet vi bruker for å oppdatere internett og ansattportal. Videreutvikle interaktivitet i interne og eksterne skjema- og kommunikasjonsløsninger for å sikre optimal nytteverdi. Videreutvikle papirløs politisk forvaltning. Åmli kommune skal ha flest mulige selvbetjeningsløsninger lett tilgjengelig på internett og ansattportal. Etablere gode rutiner for å sikre at vår elektroniske kommunikasjon blir oppdatert løpende og alltid er tilgjengelig, også på sosiale medier. I størst mulig grad få kommunens utsendelser elektroniske. Videreutvikle elektroniske meldingssystemer (eksempelvis innen UPS beredskap og helsenett). MÅL: Internett skal gi publikum og ansatte muligheter for raskt og effektivt å kunne hente ut ønsket kommunikasjon og tjenester fra kommunens ulike databaser ved størst mulig grad av selvbetjening. Ansattportal muliggjør rask, effektiv og enhetlig kommunikasjonsformidling til og mellom alle ansatte - samtidig. Mulighet for selvbetjening sparer bruk av egen og andre ansattes tid. De teknologiske løsninger skal bidra til en forbedret informasjonsutveksling og dialog mellom publikum og de folkevalgte og Åmli kommune som organisasjon. Publikum, ansatte og politikere skal bli bedre informert om kommunens virksomhet noe som skaper bedre omdømme. Flere som følger med på hva som skjer - følge av tilgjengelighet og aktuelt innhold. Dette vil medvirke til at publikum får kunnskap om og benytter seg av ulike tilbud i større grad. Økt tilgjengelighet til Åmli kommune og økt mulighet for tilbakemeldinger fra innbyggerne brukermedvirkning og deltakelse i den offentlige debatt. Kostnadsbesparelse og helhetlig profil ved samkjøring av annonser og andre publikasjoner 5.3 Strategi 3 Åmli kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til lokalsamfunnet For å gjøre informasjon tilgjengelig for flest mulig brukergrupper vil Åmli kommune bruke flere og varierte informasjonskanaler med ulikt tilgjengelighetsnivå. Ekstern kommunikasjon, de viktigste kommunikasjonskanalene: Kommunens hjemmesider på internett amli.kommune.no er under stadig utvikling, også i retning av mest mulig dialogpreget kommunikasjon. Direkte publikumskontakt som skjer i Informasjonssenteret og i møter mellom ansatte og publikum, i åpne møter, i skoler, institusjoner, fritidsklubber o.l. Her dominerer muntlig kommunikasjon, men også skriftlighet benyttes. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 8 av 11

32 Velkomstbrev til nye innbyggere distribueres ved mottak av oppdaterte lister fra Folkeregisteret. Fellesannonsering i lokalpressen når de fleste husstandene i kommunen. Den skal gi publikum informasjon om politisk møtevirksomhet, kunngjøringer og ledige stillinger. Alle kunngjøringer legges i tillegg ut på våre internettsider. Minimalisere annonser i media, referanse til Åmlis internettsider. Lokale og nasjonale media (avis/radio/tv) representerer informasjonskanaler som når publikum lett, er mest dagsaktuelle og benyttes av mange. Åmli kommune skal bidra til at disse kanalene gis tilgang til all relevant informasjon fra og kommunikasjon til organisasjonen - hovedsakelig fra våre internettsider. Kommunestyremøte på nett. Alle kan følge saker historisk fra arkiv Sosiale media: Facebook - legge ut saker vi ønsker innspill og dialog på Fortløpende - vurdere andre sosiale medier Informasjonskanalene skal inneholde tema/stoff som gir publikum aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer Gode rutiner for annonsering av ledige stillinger - på internett og i media All annonsering/kunngjøring samordnes Trykking av alt informasjonsmateriell (eks. visittkort, brosjyrer, osv.) samordnes gjennom rammeavtale med trykkeri Ved større prosjekter skal det utarbeides egne kommunikasjonsplaner. Kommunikasjonen skal legges ut på internett- og ansattportal Avdelingenes eksterne kommunikasjonsarbeid skal beskrives i virksomhetsplanene og lederavtaler Hver avdelingsleder er delegert kommunikasjonsansvaret for sin avdeling MÅL: Innbyggerne har god tilgang til og mulighet for å gi tilbakemeldinger til organisasjonen Innbyggerne er informert om kommunens virksomhet Innbyggerne har kunnskap om ulike kulturtilbud Næringslivet har nødvendig informasjon om og kommunikasjon med organisasjonen Ansatte er oppdatert i forhold til tjenestetilbud og politisk virksomhet Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 9 av 11

33 5.4 Strategi 4 Åmli kommune skal videreutvikle sin interninformasjon God intern kommunikasjon er en forutsetning for at ansatte og ledere skal greie å utføre sine oppgaver og trekke i samme retning. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon. Alle ansatte skal ha rollestyrt tilgang til ansattportalen. Ansattportalen skal ha egne avdelingssider når verktøy som gjør dette mulig er på plass. Dette innebærer et ansvar hos den enkelte ansatte om å holde seg orientert. Avdelingslederne vil være ansvarlig for at all informasjons når ut til ansatte. Internkommunikasjon gir alle ansatte tilgang til samme informasjon og muligheter for dialog - samtidig. Et attraktivt organ for felles kommunikasjon og økt kunnskap om de ulike arbeidsplassene i Åmli kommune. Intern kommunikasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med åpne holdninger og godt samhold innad i organisasjonen - vi tar vare på hverandre. Internkommunikasjonen skal medvirke til å skape en felles plattform. Skape en holdning om at kommunikasjon sikrer forståelse og samarbeid rundt deres egen og andre avdelingers tjenesteproduksjon Det skal stå pc-er sentralt plassert (kantine, personalrom, osv.) i avdelinger hvor ikke alle ansatte har egen pc Alle større prosjekter legges ut på ansattportal med løpende informasjon Det skal i størst mulig grad benyttes elektroniske interne skjema. Avdelingenes interne kommunikasjonsarbeid skal beskrives i planer og lederavtaler. Det skal gis kontinuerlig opplæring til redaktører. MÅL Gir alle ansatte tilgang til samme informasjon og muligheter for dialog - samtidig. Et attraktivt organ for felles kommunikasjon og økt kunnskap om de ulike arbeidsplassene i Åmli kommune. Intern kommunikasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med åpne holdninger og godt samhold innad i organisasjonen - vi tar vare på hverandre. Internkommunikasjonen skal medvirke til å skape en felles plattform 5.5 Strategi 5 Åmli kommune ønsker å legge til rette for best mulig dialog med innbyggerne Et ledd i å styrke lokaldemokratiet er å skape større interesse og engasjement for politiske saker i lokalmiljøet. Legge til rette for offentlig debatt spesielt gjelder det for yngre personer som er fremtidens velgere. Gjennom engasjement og dialog blir innbyggere, politikere og administrasjon informert om utfordringer, problemstillinger og alternative løsning er. Ved å skape åpne arenaer legges det til rette for gjensidig kommunikasjon og muligheter for innspill i en tidlig fase i saksbehandlingen, samt at det skapes muligheter for de folkevalgte for å utføre sin ombudsrolle. Internett og sosiale media er viktige verktøy. Åpne møter om større saker eller planer mellom publikum og politikere og/eller administrasjonen. Aktuelle saker under behandling i Åmli kommune legges ut på internett og Facebook Legge ut høringer på enkeltsaker på internett og i Informasjonssenteret. Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 10 av 11

34 Elektroniske skjema for innbyggerinitiativ og høringer Spørretime i kommunestyret Tilrettelegge for fast møteplass med ordfører i rådhusets 1.etasje og på internett. Det gjennomføres ulike medvirkningsprosesser slik som høringer/offentlig ettersyn i aktuelle saker - disse legges ut på Internett - media lenker aktuelle artikler opp mot kommunens hjemmesider. MÅL Større deltakelse og engasjement i utviklingen av lokalsamfunnet En god kommunikasjonsutveksling til nytte for innbyggere, folkevalgte og administrasjon. 5.6 Strategi 6 Åmli kommune skal profilere kommunen med de egenskapene som Åmli kan tilby. Åmli kommune skal ha en tydelig og urokkelig strategi på annonsering og bruk av sponsormidler. All annonsering og sponsorvirksomhet skal ha dobbel eksponering. Åmlis kvaliteter skal eksponeres. Åmli skal kun ha gode og målbare annonser. I alle former for sponsing skal Åmli profileres på en måte som gir størst mulig synlighet. MÅL Det skapes oppmerksomhet på Åmli Åmli oppfattes som en interessant kommune å jobbe i Åmli oppfattes som en interessant kommune å bo i Åmli oppfattes som innovativ Forslag til kommunikasjonsstrategi for Åmli kommune Vår ref.: 2013/179-4 Side 11 av 11