Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 16. mars 2010 kl på Møterom Mosvannet

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 16. mars 2010 kl på Møterom Mosvannet SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 06/10 Godkjenning av protokoll fra møtet /10 Rapport fra selskapskontroll i Forus Næringspark AS 08/10 Rapport fra selskapskontroll i IVAR IKS 09/10 Skatteregnskap 2009 m. kontrollrapport fra Skatteetaten 10/10 Eventuell oppdatering/rullering av gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon 11/10 Årsregnskap budsjett for kontroll og tilsyn 12/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. mars 2010 EVENTUELT MELDINGER 02/10 Stor undersøkelse av teknisk etat 03/10 Saksprotokoll Bystyret - Stavanger kommunes eierskapsmelding - oppdatert versjon 04/10 Saksprotokoll fra bystyret - FR-rapport - Forhandlingsutvalgets rolle 05/10 Saksprotokoll bystyret Fr-rapport Husleier - Næringsbygg 06/10 Saksprotokoll bystyret - Oppfølging av fr-rapport Etikk 07/10 Saksprotokoll bystyret - FR-rapport Psykisk helse - voksne 09/10 Saksprotokoll bystyret - FR-rapport Psykisk helse barn og unge 09/10 Rundskriv ang. tolkninger fra Departmentet - kontroll og revisjon 11/10 Kontrollutvalget har rett til å være til stede på lukkede møter Skatteoppkrever er invitert til sak 09/10. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Stavanger, Arnt-Heikki Steinbakk Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET Det vises til vedlagt protokoll fra kontrollutvalgets møte den 19. januar Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokoll fra møtet den SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Protokoll fra møte

3 Tilbake KONTROLLUTVALGET I STAVANGER PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Stavanger Innkalt: Arnt-Heikki Steinbakk Jens Jakob Dreyer Ellen Solheim Christian Rugland Kristin Bade Veire Møtenr.: Forfall: Jens Jakob Dreyer Møtedato: 19. januar 2010 Utvalgssaksnr.: 1/10-5/10 Vara var forsøkt innkalt, men kunne ikke møte Andre: Fung. Rådmann Kristine Carlson Hernes, Stavanger kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Sekr.leder Wencke S. Olsen, RKS Innkallingen ble godkjent uten merknader. 01/10 Godkjenning av protokoll fra møtet Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokoll fra møtet den /10 Årsmelding kontrollutvalget i Stavanger Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner framlagt utkast til årsmelding 2009 for kontrollutvalget. Årsmeldingen videresendes bystyret til orientering sammen med tidligere vedtatt årsplan /10 Internkontroll i kommunene - orientering om rapport 3

4 Tilbake Fungerende rådmann Kristine Carlson Hernes orienterte om Stavanger kommunes arbeid med internkontroll. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar saken til orientering. 04/10 Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. januar 2010 Revisor utdypet oversikten. Forslag til vedtak ble deretter enstemmig vedtat. VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for januar 2010 til orientering. 5/10 Eventuell selskapskontroll i Sørmarka Flerbrukshall IKS Kontrollutvalget diskuterte saken, og det ble fremmet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Stavanger vedtar selskapskontroll i Sørmarka IKS under forutsetning av at selskapskontrollen vedtas i de øvrige eierkommunene. Dette forslaget ble til slutt enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger vedtar selskapskontroll i Sørmarka IKS under forutsetning av at selskapskontrollen vedtas i de øvrige eierkommunene. 4

5 MELDINGER 01/10 Skatteinngangen for desember 2009 Meldingssaken ble tatt til orientering. Tilbake EVENTUELT Ingen saker under eventuelt i dette møtet. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget 5

6 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL I FORUS NÆRINGSPARK AS Bakgrunn: Kontrollutvalget vedtok i oktober 2008 å gjennomføre selskapskontroll i Forus Næringspark AS. Formålet med kontrollen har vært å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Forus Næringspark AS (eierskapskontroll), og analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Med bakgrunn i dette formålet vedtok kontrollutvalget å se nærmere på: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Hvilke incentivordninger innenfor tomteutvikling er etablert og fungerer disse etter sin hensikt? 3. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? 4. Hvilken praksis i forhold til anskaffelser og offentlighet utøver selskapet? Saksutredning: Sekretariatet har fått oversendt den ferdigstilte rapporten for framlegging i kontrollutvalgene i eierkommunene. Rapporten har ikke avdekket forhold som tilsier at eiere, styre og selskap opptrer i strid med gjeldende lovgivning, offentlige pålegg, vedtekter, styreinstruks eller fastlagte strategier. Dette tilsier at det er en tilfredsstillende grad av eierstyring i selskapet. Revisor mener at de mest sentrale funn i selskapskontrollen knytter seg til overholdelse av KS anbefalinger om eierskap. I denne sammenheng anbefaler Rogaland Revisjon følgende: Eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke følger hele eller deler av følgende KS anbefalinger om eierskap: KS anbefaling nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte KS anbefaling nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan KS anbefaling nr. 8 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor KS anbefaling nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene KS anbefaling nr. 12 Styresammensetning i konsernmodell KS anbefaling nr. 14 Om habilitet og politisk representasjon styrene KS anbefaling nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer I tillegg anbefales det at selskapet Formaliserer prinsippene for samarbeid med private aktører. Vurderer egnete måter å legge seg tettere opp til det offentlige anskaffelsesregelverket, ettersom det er underlagt offentlig eierskap og kontroll. Det er gitt uttale til rapporten fra styret og eierne. Styret nevner i sin uttale at den nevnte KSrapporten ang. kommunalt eierskap ikke har blitt oversendt dem, og derfor er ukjent. Styret 6

7 Tilbake kommenterer likevel de enkelte anbefalinger i sin uttale, både når det gjelder KS anbefalinger og revisors øvrige anbefalinger til selskapet. Eierrepresentantene har stilt seg spørrende til at anbefalinger fra KS er lagt til grunn for anbefalingene til rapporten, i stedet for den enkelte kommunes vedtatte eiermeldinger. Etter at denne uttalen ble gitt er imidlertid en oppdatert versjon av Stavanger kommunes eierskaps-melding vedtatt i bystyret. Samtlige av de nevnte KS-anbefalingene er her diskutert/ tatt stilling til. Det er også nevnt i rådmannens saksutredning at man ved oppdatering av eksisterende eiermelding nettopp har hatt KS sine anbefalinger som utgangspunkt og ønsker å videreutvikle dette i forbindelse med at det nå foretas en full revisjon av eierskapsmeldingen. Kontrollutvalget kan derfor diskutere om det anses nødvendig med en videre oppfølging av disse anbefalingene. Det er imidlertid også gitt anbefalinger til selskapet. Disse anbefalingene bør følges opp av kontrollutvalget. Før saken blir lagt fram for kontrollutvalget i Stavanger, er den behandlet av kontrollutvalg-ene i de to øvrige eierkommunene; Sola og Sandnes. Kontrollutvalget i Sola pekte på at selskapet bør ha spesiell fokus offentlighetsloven og regelverk for offentlige anskaffelser, samt i større grad formalisere prinsippene for samarbeid med private aktører. Utvalgt har også tatt med et punkt om etisk regelverk. Kontrollutvalget i Sandnes utsatte saken på sitt møte i februar, da utvalget ønsket tilleggsopplysinger fra revisor knyttet til hvordan praktisk gjennomføring av salg/avhendinger av næringstomter foregår. En kort utredning om dette ligger som et vedlegg til saken. Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Stavanger tar den framlagte selskapskontrollen med forvaltningsrevisjon i Forus Næringspark AS til etterretning. Selskapets styre bes om å ta stilling til revisors anbefalinger. Tilbakemelding gis kontrollutvalget innen utgangen av SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Vedtak i kontrollutvalgene i Sola og Sandnes Notat ang. praktisk gjennomføring av salg/avhending av næringstomter 7

8 SAKSPROTOKOLL Tilbake Arkivsak Arkivkode E: 216 Saksbehandler Per Kåre Vatland Saksgang Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sola /10 RAPPORT OM SELSKAPSKONTROLL I FORUS NÆRINGSPARK IKS Kontrollutvalget i Sola / Rapport om selskapskontroll i Forus Næringspark IKS Revisjonen orienterte om rapporten, og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ble enig om å legge til følgende setning i vedtakets punkt 2. Særlig vil kontrollutvalget peke på offentlighetsloven, regelverk for offentlige anskaffelser, formalisering av prinsippene for samarbeid med private aktører, etiske regelverk samt de øvrige anbefalingene fra KS om eierskap. Forslag til vedtak med nytt tillegg ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kommunestyret i Sola tar den framlagte selskapskontrollen med forvaltningsrevisjon i Forus Næringspark AS til etterretning. 2. Selskapets styre og eiere bes om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Særlig vil kontrollutvalget peke på offentlighetsloven, regelverk for offentlige anskaffelser, formalisering av prinsippene for samarbeid med private aktører, etiske regelverk samt de øvrige anbefalingene fra KS om eierskap. Tilbakemelding gis kontrollutvalget innen utgangen av Sandnes. 8. mars 2010 Rett utskrift: 8

9 Tilbake SAKSPROTOKOLL Arkivsak Arkivkode E: 216 Saksbehandler Wencke S. Olsen Saksgang Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sandnes /10 GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL I FORUS NÆRINGSPARK AS Kontrollutvalget i Sandnes / Gjennomført selskapskontroll i Forus Næringspark AS Forvaltningsrevisor Bård Humberset orienterte om selskapskontrollen. Kontrollutvalget ønsket å se nærmere på et tilleggspunkt, og foreslo derfor følgende forslag til vedtak: Saken utsettes. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding på hvordan praktisk gjennomføring av salg/avhendinger av næringstomter foregår. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Saken utsettes. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding på hvordan praktisk gjennomføring av salg/avhendinger av næringstomter foregår. Sandnes. 8. mars 2010 Rett utskrift: 9

10 Notat Til Rogaland Revisjon Kopi til Fra Direkte telefon Direkte telefaks Erik Tjemsland Referanse Dato N110223/ET Side 1 av 2 Prosedyrer for salg av næringstomter 0. Innledning Det vises til forespørsel fra Kontrollutvalget i Sandnes vedr. praktisk gjennomføring av salg av næringstomter. Vi har kortfattet beskrevet våre prosedyrer i dette notatet. 1. Kjøpekontrakt Forus Næringspark har utarbeidet standard kjøpekontrakt som anvendes ved alle salg av næringstomter. Kjøpekontrakten er godkjent av styret. Kjøpekontrakten legges til grunn for alle forhandlinger om kjøp av næringstomt med aktuelle interessenter. Det er kun unntaksvis og av praktiske årsaker det forekommer avvik fra standard ved utforming av de endelige kjøpekontrakter. 2. Tomtepris Styret har fastsatt veiledende tomtepriser. Tomtepris pr m2 ferdig opparbeidet og byggeklar næringstomt er fastsatt på grunnlag av: Grunnforhold kvaliteten på grunnens beskaffenhet Beliggenhet nærhet til vei og/eller kollektivtraseer Utnyttelsesgrad regulert utnyttelsesgrad i godkjente reguleringsplaner (% TU) Grunnervervskostnader Opparbeidelseskostnader kommunalteknisk infrastruktur, masseutskifting, planering, grøntanlegg og friområder Rekkefølgetiltak krav om finansiering av utbygging av ekstern infrastruktur fastsatt som rekkefølgetiltak i godkjente reguleringsplaner Påslag administrasjon, markedsføring, kapitalkostnader, reguleringsrisiko, markedsrisiko Næringsparken er forpliktet til å legge til grunn en markedsbasert prisfastsetting og vi holder oss fortløpende à jour med omsetning av næringstomter i Stavanger-regionen og nyttes i utstrakt grad som referanse ved forespørsler fra eiendomsutviklere, næringsmeklere, advokater, takstmenn og tomteinteressenter om hva som er markedsprisene i regionen. 3. Markedsføring Forus Næringspark markedsfører sin tomteportefølje gjennom vår hjemmeside årsrapporter og brosjyrer, annonsering, medieomtale, nettverksdeltakelse, deltakelse i åpne arrangementer.

11 Notat Side 2 av 2 4. Salg Vi blir i utstrakt kontaktet av mulige interessenter med forespørsler om aktuelle tomter. Vi tar også direkte kontakt med mulige interessenter som vi har kjennskap til vurderer relokalisering. Tomteinteressenter inviteres til møte for gjenomgang av bedriftens behov og mulige løsninger på utbyggingsbehov. Tomteinteressentene får på dette stadiet normalt utlevert en salgsmappe som inneholder oversiktskart, plankart, reguleringsbestemmelser, standard kjøpekontrakt, standard utbyggingsavtale om gjennomføring av rekkefølgetiltak mv. Tomteinteressenter som velger å gå videre med sine planer, engasjerer arkitekt eller byggefirma for å utarbeide forprosjekt, ta kontakt med bank for å avklare finansieringsmuligheter etc., kan få avtale om å ha en bestemt tomt på hånd for en kortere periode på 1 3 måneder frem til bedriften får tatt en beslutning. Ved flere interessenter til samme tomt, praktiserer vi først til mølla ; dvs. vi inngår kun i forhandlinger med en tomteinteressent ad gangen og kjører ikke parallelle forhandlinger. Næringsparken inngår kun unntaksvis og etter en konkret vurdering opsjonsavtaler. 5. Kjøpekontrakt Det kan erfaringsmessig ta mellom 1 og 36 måneder fra den første kontakten ble etablert til bekreftet beslutning om kjøp av tomt foreligger. Ved bekreftelse på tomtekjøp utformes den endelige kjøpekontrakten basert på vår standard og med evt. tilpassinger av praktisk karakter. På dette tidspunktet avklares omforent tomtepris. Kjøpekontrakt skrives ut og undertegnes av begge parter med forbehold om godkjenning av kontraktspartenes styre. Alle kjøpekontrakter legges frem til godkjenning av næringsparkens styre med unntak hvor en har benyttet sommerfullmakt. 6. Kontraktsgjennomføring Etter godkjenning av kjøpekontrakten i partenes styrer gjenstår: Innbetaling av forskudd (20 % av kjøpesummen) Tinglysning av kjøpekontrakten på tomteområdet Fradeling og oppmåling av den aktuelle tomten; tinglysing av målebrev Utstedelse og tinglysning av skjøtet Innbetaling av restkjøpesum Overtakelse av tomt doc

12 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL I IVAR IKS Kontrollutvalget i Stavanger bestilte den selskapskontroll med forvaltningsrevi-sjon i det interkommunale selskapet IVAR IKS. Selskapskontrollen gjennomføres sammen med øvrige eierkommuner. Kontrollutvalget ba i sitt vedtak om at det ble sett nærmere på følgende problemstilinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp, blant annet i forhold til utvikling av selskapets tjenestespekter? 2. Hvor kostnadseffektivt drives selskapet, f.eks. sett i forhold til lignende selskaper? 3. Hvordan blir selvkostreglene for tjenestene på VAR-områdene ivaretatt av selskapet, og hvordan blir kostnadene fordelt mellom eierne/kundene? 4. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 5. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Saksutredning: Sekretariatet har nå fått oversendt den ferdigstilte rapporten for behandling i eierkommunenes kontrollutvalg. Revisor har ved utarbeiding av rapporten i hovedsak støttet seg på følgende: Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtalen for IVAR IKS Vedtak og føringer gitt av kommunene om selskapets eierstrategi Lovregler på VAR-området Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Veiler om beregning av kommunale avfallsgebyr Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Intervjuer/møter Dokumentgranskning Samlet oversikt over metode og kilder finnes i rapportens vedleggsdel. Revisor bemerker at selskapet oppfyller eller arbeider tilfredsstillende innenfor de aller fleste områder kontrollutvalget ba om nærmere undersøkelse av. Det betyr at Man finner selskapets eierform godt tilpasset formålet Eierkommunene utøver eierstrategi overfor selskapet. Stavanger kommune har utarbeidet en samlet eierstrategi, noe alle eierkommunene ikke har. Det anbefales derfor at ALLE kommunen sammen utarbeider en eierstrategi for selskapet. Representantskapet utøver sin myndighet i tråd med lover og regler Stavanger kommune har rapportering om sine selskaper i eiermøte i kommunalutvalget (som er kommunens utvalg for eierstrategier) der rådmannen rapporterer og legger fram eierskapssaker. Disse legges også om nødvendig fram for bystyret. Kommunalutvalget har også innkalt enkelte selskaper samlet (IKS-er). Eierkommunene har ellers utstrakt oppfølging av selskapet VAR-kostnader blir belastet eierkommunene iht. selskapsavtalen 10

13 Tilbake Styret har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet, bortsett fra at det knytter seg usikkerhet til store bokførte beløp på selvkostfond. Dette beløpet er ved utg. av 2008 på 462 mill. kr. Selskapet må klargjøre hvor store disse selvkostfondene reelt er, og skille renovasjonsfondet ut i en selvkostdel og en næringsdel. Ut fra revisors gjennomgang, fremmes følgende anbefalinger overfor eierne og selskapet: Eierkommunene bør utarbeide en felles eierstrategi for selskapet. For de kommuner som ikke har utarbeidet eierskapsmeldinger og generelle eierstrategier, anbefaler vi at dette arbeidet prioriteres. Dette gjelder kommunene Hå, Rennesøy, Finnøy og Kvitsøy. De samme kommunene bør også på generell basis utvikle et system for oppfølging og en rutine for rapportering av sine selskaper. De kommuner som ikke har registrert sine styreverv på bør prioritere å få utført denne registreringen. Dette gjelder kommunene Sandnes, Hå, Finnøy og Kvitsøy. Selskapet bør tegne styreforsikring for det økonomiske ansvaret. 1 Selskapet bør avvikle ordningen med lån til ansatte. Selskapet må ajourføre selvkostfondene og skille renovasjonsfondet i en selvkostdel (husholdningsavfall) og en næringsdel (næringsavfall). Det vises ellers til selve rapporten for en mer utfyllende oversikt over undersøkelser, konklusjoner og anbefalinger. Ifølge forskriftens 15 skal et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Styrets og representantskapets kommentarer går fra av kap 1 Høringsuttalelser. Høringsuttalelsene er stort sett sammenfallende. Det poengteres bl.a. her at man vil be selskapets revisor om å avklare de juridiske sidene ved de omtalte selvkostfondene. I tillegg vil styret behandle ordingen med lån til ansatte. Styret vil også vurdere oppretting av en ordning med styreforsikring. Ut over dette støtter man opp om rapportens anbefalinger. Selv om verken Forskrift om kontrollutvalg med kommentarer eller litteratur om emnet nevner samme oppfølgingsplikt overfor selskapskontroller som overfor forvaltningsrevisjon, vil en foreslå at rapportens konklusjoner og anbefalinger følges opp. De deler av rapporten som gjelder forvaltningsrevisjonsdelen vil uansett komme inn under kontrollutvalgets oppfølgingsplikt på samme måte som ved øvrig forvaltningsrevisjon. Det foreslås derfor å følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger innen en gitt frist. Da representantskapet kun har to obligatoriske møter årlig, bør man vurdere når det kan være tjenlig å sette frist for tilbakemelding i henhold til dette. Tidspunkt for tilbakemelding vil også måtte ses i sammen-heng med når saken blir behandlet i bystyret. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: 1 Samtlige AS er og IKS er der Sandnes kommune er eier ble tilskrevet av kontrollutvalget i Sandnes/ sekretariatet i februar 2007, der de ble anmodet om å vurdere tegning av slik forsikring. Blant disse selskapene var også Stavanger kommune inne på eiersiden i de aller fleste, deriblant IVAR IKS. 11

14 Bystyret i Stavanger tar den framlagte selskapskontrollen i IVAR IKS til etterretning. Tilbake Rapporten oversendes representantskapet og selskapets styre og ledelse for videre oppfølging av rapportens anbefalinger. Tilbakemelding på oppfølging gis til kontrollutvalget ca. 6 mnd. etter bystyrevedtaket. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll 12

15 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 SKATTEREGNSKAP 2009 M. KONTROLLRAPPORT FRA SKATTEETATEN Kontrollutvalget har fått tilsendt Skatteoppkrevers årsrapport for I tillegg har vi mottatt Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Stavanger kommune, sendt fra Skatteetaten. Kommunene har ansvaret for skatteinnkreving og føring av skatteregnskap (skatteoppkreverfunksjonen). Staten v/riksrevisjonen har ansvar for revidering av kommunenes skatteregnskap, og bygger sin revisjon på de stedlige kontrollene som Skatteetaten gjennom-fører. Kontrollavdelingen avgir årlig rapport til Riksrevisjonen og til kommunen med kopi til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ikke pålagt noen form for behandling av skattregnskapet. Regnskapet legges derfor fram for kontrollutvalget til orientering, bl.a. som et ledd i kontrollutvalgets overordne ansvar for at de kommunale regnskaper blir utført og revidert på en betryggende måte. Saksutredning Som det går fram av skatteoppkrevers årsrapport er kommunens andel av skatteinngangen for 2009 på 3,69 milliarder kroner, mot 3,63 milliarder kroner i Dette er en økning på 1,7 % sammenlignet med året før. Den totale økningen i skatteinngangen var på 7,4% i 2009, mot 19% i Skatteoppkrever antar at den nedgangen man har sett i skatteinngangen ut over i året skyldes at finanskrisen etter hvert også har gjort seg gjeldene i Stavanger. Skatteoppkrevers rapport redegjør også for restanseutviklingen og arbeidsgiverkontrollen. Skatteetaten bemerker i sin kontrollrapport at kemnerkontoret tidligere har fått pålegg om å iverksette tiltak for å sikre måloppnåelse med hensyn til arbeidsgiverkontrollen. Det vises i kontrollrapporten til skatteoppkrevers egne kommentarer til dette i årsrapporten. Det nevnes i tillegg at Skatteetaten har gitt pålegg og anbefalinger til kemneren i brev, men det framkommer ellers ingen merknader til de enkelte kontrollpunktene. Det foreligger derfor ingen merknader som tilsier at skatteregnskapet for 2009 ikke vil bli godkjent. Kontrollutvalget tar selve skatteregnskapet til orientering, da utvalget ikke er pålagt noen form for behandling av dette regnskapet. Det er en statlig oppgave. Departementet har imidlertid uttalt at kontrollutvalgets tilsynsrolle likevel ikke er totalt avskåret i forhold til skatteoppkreveren. Skatteoppkrevers melding er også lagt fram for bystyret i møte den , og ble tatt til orientering (se vedlegg). Skatteetatens kontrollrapport er datert samme dag, og forelå derfor ikke ved denne behandlingen. Skatteoppkrever er invitert til kontrollutvalgets møte for å gjennomgå årsrapporten. 13

16 Forslag til Tilbake VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar skatteregnskapet for 2009 med kontrollrapport fra Skatteetaten til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen sekretariatsleder Vedlegg: Kontrollrapport fra skattefuten Årsrapport skatteregnskapet Saksprotokoll Stavanger Bystyre

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 EVENTUELL OPPDATERING/RULLERING AV GJELDENDE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: Gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret i Stavanger i februar Planen nevner at det kan foretas en rullering/oppdatering i løpet av inneværende år. Saksutredning: I gjeldende plan er i underkant av 20 FR-prosjekter prioritert for de første årene. Av disse er det fremdeles mange prosjekter som ennå ikke er satt i bestilling. I tillegg er det vedtatt oppfølgingsrapporter på 2 nye prosjekter etter at planen ble behandlet i bystyret. Oversikt over mulige prosjekter fra planen/vedtak om oppfølgingrapport: Nye prosjekter fra planen (alfabetisk rekkefølge): Attraktiv arbeidsgiver Barnevern Byplan/arealplanlegging/byggesaksbehandling/oppmåling Budsjett- og styringsmodeller for tjenesteproduksjonen Finansforvaltning Innkjøp Innløsning av eiendom kommunens praksis/ekspropriasjon (delen som omhandler forhandlingsutvalget er gjennomført, men ikke resten) Vedtak i kontrollutvalget om vurdering av oppfølgingsrapport (alfabetisk): Avlastning tilbudet til barn og unge Etikk Extens og GP-units Kommunal bostøtte Kontantsalg Sykehjem Ut fra oversikten går det fram at det vil være mer enn nok prosjekter til å dekke den resterende bystyreperioden. Kontrollutvalget må likevel ta stilling til om man ønsker en gjennomgang av planen for evt. å foreta endringer der man tar bort eller legger til aktuelle prosjekter. Etter sekretariatets oppfatning bør en i så fall også vurdere om det skal utarbeides noe nytt analysemateriale som bakgrunn for en oppdatering av planen. En ser ikke behov for en ny fullversjon av overordnet analyse, men dersom utvalget ønsker en ny gjennomgang av planen kan det være lurt med en oppdatert risiko- og vesentlighetsvurdering. Jfr. også utredningen om styrket egenkontroll, som fokuserer sterkt på risikovurderinger. En slik vurdering kan om ønskelig gjøres av kontrollutvalget selv, der en går gjennom de foreslåtte prosjektene og vurderer hvilke områder der en mener risikoen er størst både for at en uønsket hendelse kan skje og dersom en uønsket hendelse skjer. Samtidig må en også ta hensyn til hvor konsekvensene i så fall vil være størst. Størst risiko og størst konsekvens vil i så fall utgjøre de høyest prioriterte prosjektene. 15

32 Tilbake Kontrollutvalget har fått delegert myndighet fra bystyret til å oppdatere planen ved behov. Kontrollutvalget har i grove trekk følgende muligheter: 1. Man kan beholde nåværende plan ut den resterende del av perioden, uten å foreta noen større justering. Kontrollutvalget har fått delegert myndighet til å oppdatere planen ved behov, slik at skulle det dukke opp nye aktuelle saker i perioden vil disse uansett kunne bestilles og legges inn i planen. 2. Kontrollutvalget kan foreta en større justering av planen. Kontrollutvalget må i så fall ta stilling til om en ønsker en ny risikovurdering, og om en ønsker nye innspill fra politikerne og administrasjonen. I så fall bør det lages en framdriftsplan for arbeidet. Eksempel på framdriftsplan: Mai: Innspill fra administrasjonen Juni: Innspill fra politikerne Sept.: Ny risikovurdering (evt. egen prosess i kontrollutvalget) Okt-nov: Utarbeiding av oppdatert plan Dersom en oppdatert plan er ferdig høsten 2010, vil denne gjelde for bestillinger for levering i 2011 og 2012 (det samme vil gjelde nåværende plan om det ikke vedtas oppdatering). Selv om det er valg i 2011, vil det første året i et nytt kontrollutvalg stort sett innebære å behandle rapporter bestilt av nåværende kontrollutvalg, samt til en viss grad også å bestille nye i henhold til den gamle planen. Kontrollutvalget må selv ta stilling til om en ønsker å oppdatere eksisterende plan eller ikke. Saken legges derfor fram uten forslag til vedtak. Forslag til VEDTAK: SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utdrag av eksisterende plan 16

33 Tilbake 5. Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden , bygger på flere kilder. 1. Kontrollutvalgets dialog med kommunens administrative ledelse og sentrale politikerer for å få innspill til mulige områder som bør vurderes i tilknytning til planen 2. Revisors innspill til områder de mener bør vurderes. 3. Kontrollutvalgets egen kunnskap og erfaring med kommunens virksomhet. Oppsummering av alle innspillene finnes i vedlegg 1. Fig. 2 Skjematisk framstilling av prosessen fram til kontrollutvalgets prioritering: Ut fra en samlet vurdering anser kontrollutvalget følgende prosjekter som aktuelle for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i første del av den kommende perioden: 1. Psykiatri og psykisk helse ivaretaking av tilbudet til utsatte grupper 2. Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett (fritid) 3. Miljø internt, lokalt og regionalt arbeid for en bærekraftig utvikling 4. Innløsning av eiendom kommunens praksis/ekspropriasjon 5. Samfunnssikkerhet kriseberedskap/annen beredskap (rassikring/brann/ VAR) Øvrige prioriterte prosjekter for første del av perioden (alfabetisk, innbyrdes uprioritert): Attraktiv arbeidsgiver Barnevern Byplan arealplanlegging/byggesaksbehandling/oppmåling Budsjett- og styringsmodeller for tjenesteproduksjonen Driftsavtaler Eiendomsforvaltning Finansforvaltning IKT bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi i Stavanger kommune 17

34 Innkjøp Kontantsalg Sykehjem Tilbud til utsatte grupper Tilbake Kontrollutvalgets budsjett tilsier at det gjennomføres ca. 10 prosjekter årlig i planperioden. Se også pkt. 8 om rullering/oppdatering av planen. 8. Rullering/oppdatering av planen Iflg. Forskrift om kontrollutvalg vil kontrollutvalgets myndighet til å foreta eventuelle endringer i den vedtatte planen bero på hvilke rammer bystyret har satt. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden. Dette er først og fremst aktuelt dersom det skulle dukke opp nye aktuelle tema som ikke er nevnt og vurdert i planen. I tillegg vil kommunens utfordringer endre seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. Bystyret i Stavanger har delegert til kontrollutvalget myndighet til å oppdatere Plan for forvaltningsrevisjon. Når kontrollutvalget har foretatt endringer/ oppdatering av planen, sendes denne bystyret til orientering. Oppsummering av innspill til Plan for forvaltningsrevisjon vedlegg.: Oversikten nedenfor er alfabetisk og uprioritert, og er justert slik at kun ikke gjennomførte prosjekter er tatt med. Attraktiv arbeidsgiver. Rekruttering/ kompetanseheving Hva gjør kommunen for å rekruttere og beholde personale? Rekruttering, kompetanse, seniorpolitikk m.m. Barnevern. Nye avgrensede revisjoner innenfor fagområdet/oppfølging av tidligere rapport. BASIS. Oppfølging av tidligere prosjekt Budsjett- og styringsmodeller for tjenesteproduksjonen. Bestiller/utfører- organiseringen i forskjellige kommunale sektorer. ABI/prising av hjemme-hjelptjenester Byplan/arealplanlegging/bygge- saksbehandling/oppmåling Når en fristene, blir arbeidet prioriter annerledes som følge av fristene? Blir arbeidet kvalitetssikret tilstrekkelig når en må omprioritere som følge av fristene en har på saksbehandlingen? Hvilke økonomiske konsekvenser får det for kommunen og innbyggerne? Er det forskjell på saker som avgjøres etter delegasjon og saker som klages inn politisk? Etikk Oppfølging av tidligere rapport Extens og GP-Units (IST-program for skolene) - Oppfølging av tidligere prosjekt Finansplassering/likviditetsstyring Oppbygging av og håndheving av reglement. Risikovillighet 18

35 Innkjøp/Anskaffelser Overholdelse Lov om offentlig anskaffelser og inngåtte kjøpsavtaler m.m. Tilbake Innløsing av eiendom Kommunens praksis brukes for eksempel ekspropriasjon for ofte?? Behandles like tilfeller likt? Eks. Friområdeprosjektet. Kontantsalg ny rapport/oppfølgingsrapport mot slutten av perioden Kvalitet i sykehjem Oppfølging av tidligere rapport Kvalitetssikring av brukersamtalen, utarbeiding av skriftlig forventningsavklaring og rapportering i fagsystemene. Bemanning 19

36 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 ÅRSREGNSKAP BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Bakgrunn Kontrollutvalget har iflg. Forskrift for kontrollutvalg 18 ansvar for å fremme forslag til budsjett for kontroll og tilsynsområdet. Dette medfører også at kontrollutvalget har ansvar for oppfølging av budsjett og regnskap innenfor dette området. Saksframstilling Sekretariatet har fått tilsendt budsjettkontroll pr fra Rogaland Revisjon IKS, se vedlegg. Vi har i tillegg vært i kontakt med økonomikontoret i Stavanger, for å få oversikt over hva som er registrert i kommuneregnskapet for Kontrollutvalget må forholde seg til regnskapstallene fra kommunen, da det er disse som inngår i kommunens endelig regnskap for Oversikten fra Rogaland Revisjon viser et mindreforbruk på regnskapet for 2009 på ca kr. i forhold til vedtatt budsjett. Mindreforbruket relaterer seg til forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, mens det er et merforbruk på attestasjoner. Det er også et mindreforbruk på utgifter til sekretariat. Dette skyldes tilbakebetaling av del av regnskapsmessig overskudd for 2008 samt renter av innskuddskapital. Se for øvrig vedlagte oversikt. Regnskapstall mottatt fra Stavanger kommune viser omtrent samme forbruk dersom man tar hensyn til interne fordelinger. Det gir et totalt forbruk på ca. 81,5% for Endelig samlet årsregnskap m/revisjonsberetning for Stavanger kommune vil bli behandlet på neste møte i kontrollutvalget. Dette budsjettområdet vil da være en del av det regnskapet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar regnskap 2009 for budsjettområdet kontroll og tilsyn til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskapsoversikter 20

37 Stavanger kommune - kontrollutvalget Regnskap 1. tertial 09 Kontroll og tilsyn Ansvar Tjeneste Alle beløp eks. mva. Art Vedtak K.utv Vedtak Bystyret 09 Forbruk 1. tertial 09, selskapenes regnskaper Forbruk 1. tertial 09, kommunens regnskap Regnskap, attestasjoner m.m Forvaltningsrevisjon og selsk.kontroll Annet (kontrollutvalg) Til disp. for revisor Kjøp av tjenester % Kontrollutvalgssekretariatet ,9% Budsjett kontroll og tilsyn ,6% ,5% Side 1 av 1

38 Tilbake ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2010 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. MARS 2010 Bakgrunn: Kontrollutvalget får på hvert møte orientering om status på bestilte forvaltningsrevisjons-prosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Vedlagte følger en oversikt over bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontroll- utvalget, med oppdatert oversikt fra revisor over antatt dato for ferdigstillelse. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Oversikten viser også når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontroll-utvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger selskapskontroll i Forus Nærspark AS og i IVAR IKS til behandling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for februar 2010 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt for februar

39 KONTROLLUTVALGET I STAVANGER Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. mars 2010 Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbruk Anslått ferdigstilt - oppdatert pr mars Tilbudet til barn og unge innenfor t kultur og idrett Miljø, internt, lokalt og regionalt arb t for bærekraftig utvikling Bestilt for levering i 2010: Samfunnssikkerhet Eiendomsforvaltning og vedlikehold IKT Driftsavtaler Tilbud utsatte grupper Merknader Selskapskontroller IVAR IKS Til behandling Stavanger Interkommunale Havn IKS Forus Næringspark AS Til behandling Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Behandlet Oversendt Planlagt oppfølging og svarfrist Ferdigbehandlede prosjekter der oppfølging er behandlet i perioden: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt Oppfølging Kontrollutvalgets oppfølging: igangsatt behandlet Kommunal bostøtte Ny rapport vurderes siste del av perioden Etikk Ny rapport vurderes siste del av perioden Avlastning tilbudet til barn og unge Ny rapport vurderes siste del av perioden Kontantsalg Ny rapport vurderes Status/dato for evt. purring Ikke bystyrebeh. Ikke bystyrebeh. Psykiatri og psykisk helse for voksne md etter byst.vedtak Husleier næringsbygg md etter byst.vedtak Psykiatri og psykisk helse for barn og Mars 2010 Ikke unge bystyrebeh. Skal utgifter føres i drifts- eller md etter Ikke investeringsregnsk.? byst.vedtak bystyrebeh. Kvalitetsutvikling i skolen ca. 1. april Bystyrebeh. Innhold/kvalitet i SFO Forhandlingsutvalgets rolle Ikke bystyrebeh Oppfølging av ikke avsluttede prosjekter behandlet i kontrollutvalget: Styring av byggeprosjekter Ny tilbakemelding til bystyret fra adm. Side 1 av 2

40 Selvkost innen VAR-området Ferdigbehandlet AFP-ordningen Beh Ingen oppfølging, ferdigbehandlet Kjøp og salg av utbyggingsområder/eiend./bygninger Ferdigbehandlet Oppfølging av fosterhjem Ferdigbehandlet Kvalitet på sykehjem Ferdigbehandlet Husleietap Ferdigbehandlet Aktivitetsbasert inntekter vurdering av ordningen Ferdigbehandlet Selskapskontroller Lyse Energi AS Ferdigbehandlet Side 2 av 2