KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE ONSDAG 17. AUGUST 2011 KL I FORMANNSKAPSSALEN

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTET 17. AUGUST 2011 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE ONSDAG 17. AUGUST 2011 KL I FORMANNSKAPSSALEN SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 35/11 Granskning av Sandnes Læringssenter. Rapport. 36/11 Utkast til prosjektmandat: Forvaltningsrevisjon vedr. innkjøp i Lyse Energi AS. 37/11 Egenerklæring om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet 38/11 Orientering om revisors overordnede revisjonsstrategi for Behandles for lukkede dører, jfr. KL EVENTUELT MELDINGER 13/11 Skatteinngangen for juni /11 Skatteinngangen for juli 2011 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 10. august 2011 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: Møtedato: 17. august 2011 Utvalgssaksnr.: 35/11-38/11 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Alfred Frantzen Forfall: Karen Margrethe Mjelde Varamedlem Idar Kristiansen møtte. Leif O. Larsen fratrådte som inhabil i sak 35/11. Varamedlem Karin Røyseland Jordal møtte. Andre: Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Forvaltningsrevisor Ingrid Tjørhom, Rogaland Revisjon IKS Fagansvarlig regnskapsrevisjon Tove Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, RKS Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 22. juni 2011 ble godkjent uten merknader. 35/11 Undersøkelse av Sandnes Læringssenter. Rapport. Forvaltningsrevisor Ingrid Tjørhom orienterte om rapporten og svarte på spørsmål Leif O. Larsen er tidligere vedtatt inhabil i denne saken, og fratrådte ved behandling. Varamedlem Karin Røyseland Jordal tok sete. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten fra undersøkelse av arbeidsforholdene ved Sandnes LæringsSenter til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen. Etter behandling av denne saken fratrådte Karin Røyseland Jordal. Leif O. Larsen tok igjen sete. 36/11 Utkast til prosjektmandat: Innkjøp i Lyse Energi AS. Kontrollutvalget foreslo følgende tillegg til forslag til vedtak: Kontrollutvalget forutsetter at andre vesentlige eiere også deltar i prosjektet. Forslag til vedtak ble endelig vedtatt med dette tillegget. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjon av Lyse Energi As vedr. innkjøp i tråd med det utkastet til prosjektmandat som er lagt fram. Kontrollutvalget forutsetter at andre vesentlige eiere også deltar i prosjektet.

3 37/11 Egenerklæring om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar den framlagte uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig revisor i Sandnes kommune til orientering. 38/11 Orientering om revisors overordnede revisjonsstrategi for Behandles for lukkede dører, jfr. KL Fagansvarlig revisor og revisjonssjefen orienterte. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar presentasjonen av overordnet revisjonsstrategi for 2011 til orientering. MELDINGER 13/11 Skatteinngangen for juni /11 Skatteinngangen for juli 2011 Meldingssakene ble tatt til orientering EVENTUELT Leif O. Larsen tok opp spørsmål om rutiner for vedlegg ved oversending av saker til Fylkesmannen. Sekretariatet ber om redegjørelse fra kommunen til neste møte. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 GRANSKNING AV SANDNES LÆRINGSSENTER. RAPPORT. Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandes bestilte på møte den 6. april 2011 granskning ved Sandnes Læringssenter. Bakgrunnen for prosjektet var at det i den siste tiden er satt søkelys på Sandnes Læringssenter, både fra tidligere ansatte som har henvendt seg til kontrollutvalget og i Stavanger Aftenblad. Spørsmålet har vært om personalbehandlingen og økonomistyringen i virksomheten er i samsvar med lover og regler, og hvorvidt Sandnes kommune etterlever regelverk og egne retningslinjer som arbeidsgiver. Kontrollutvalget vedtok at formålet med granskningen har vært å kartlegge Sandnes kommunes praktiske utøvelse av arbeidsgiver- og personalpolitikk på Sandnes Læringssenter, sett i lys av lover, regler og interne retningslinjer. Systemer for og praktisk håndtering av økonomistyringen ved enheten skulle også kartlegges. Ut fra dette formålet ble revisor bedt om se nærmere på følgende: Sandnes Læringssenter organisasjonsform, struktur, ressurser, lederansvar. Hvilke styringsdokumenter ligger til grunn for den praktiske utøvelsen av arbeidsgiver- og personalpolitikk? Hvilke retningslinjer ligger til grunn for ledelsesfunksjonen? Hvordan er resultatene i medarbeiderundersøkelse og hvordan følges disse opp? Hvordan praktiseres kommunikasjon og medvirkning for tillitsvalgte og vernetjeneste? Hvordan praktiseres samarbeidet med overordnet nivå rådmannsfunksjon og personalavdeling? Enhetens HMS-rutiner og internkontroll? Hvilke ansettelsesrutiner har enheten? Hvilke varslingsrutiner praktiseres? Organisering av økonomistyring ved Sandnes Læringssenter Hvordan kan man forklare den uroen som har vært ved enheten? Saksutredning: Revisor hadde en foreløpig orientering om funn og konklusjoner i rapporten på kontrollutvalgets møte i juni. Rapporten er nå klar, og legges fram for kontrollutvalget til behandling: Revisor har ved utarbeiding av rapporten benyttet følgende kriterier/lovgrunnlag: Arbeidsmiljøloven Hovedavtalen Hovedtariffavtalen i kommunen Sandnes kommunes regler for arbeidsgiver- og personalpolitikk, HMS- håndbok Virksomhetsplan for Sandnes læringssenter I tillegg er ledelse og tillitsvalgte intervjuet, og det er foretatt dokumentgransking. Skriftlige redegjørelser fra aktuelle personer er også mottatt og vurdert. Rapporten går gjennom de problemstillingene som er nevnt i kontrollutvalgets bestilling. 2

5 Hovedkonklusjonen etter denne gjennomgangen er at det er svakheter og utfordringer i arbeidsmiljøet ved SLS, som etter revisors vurdering i det alt vesentlige henger sammen med en konflikt mellom rektors ledelsesprinsipper og lederadferd, og de rådende kulturelle forhold blant en del av de ansatte. Selv om dette ikke er uvanlig på en arbeidsplass ved lederskifte, har denne konflikten blitt drevet videre framover, også av ansatte som allerede har sluttet. Ifølge revisors gjennomgang preges arbeidsmiljøet også av at noen ansatte og noen tillitsvalgte mener at det ikke er rom for initiativ og engasjement, og at man ikke blir invitert til reell medvirkning. Arbeidsmiljøet har vært preget av at de som har vært lenge ved skolen tidligere hadde stor grad av individuell frihet og kanskje en forventning om å ha mer innflytelse enn det som er vanlig medbestemmelse. Det har også vært splittelse i fagforeningene, noe som har gjort arbeidet som tillitsvalgt vanskelig. Det er fra begge sider uttrykt at både ledelse og ansatte trenger skolering om hva som er fagforeningens og verneombudenes rolle og mandat og hva som ligger i arbeidsgivers styringsrett. Revisor vurderer også om Sandnes kommune kunne gjort mer for å hindre de problemene som har vært. Her pekes det på at det kun har kommet to varslingssaker, og at det har vært jevnlige møter mellom skolens ledelse og kommunaldirektøren. Revisor peker imidlertid på at Sandnes kommune kanskje på et tidligere tidspunkt burde gitt klarere støtte til rektor for å markere hvilke verdier og holdninger det er som skal prege arbeidsmiljøet i Sandnes kommune. Revisor nevner til slutt at alle involverte er enige om at det er behov for endringer ved SLS, og siterer en av sine informanter, som uttrykker det slik: Problemene på senteret er ikke en form for svart/hvit problematikk der en side har rett og den andre feil. Det er noe dypere enn det og jeg tror de trenger hjelp utenfra for å komme gjennom dette på en god måte. Det har satt seg en uheldig kultur. Det kan virke som en del av de ansatte plasserer hverandre i båser etter om du er for eller mot rektor/ledelsen. Fortrolige samtaler med ledelsen gir på tilsvarende måte inntrykk av et fiendebilde bestående av folk som har sluttet og en del av de som er ansatt i dag. Både ledelse og ansatte må greie å legge kategoriske svart/hvite holdninger bak seg. Iflg. forskriften skal den revidert part alltid ha mulighet til å uttale seg til rapporten. I dette tilfellet har revisor også latt rektor uttale seg, da han er direkte nevnt i rapporten som en av partene i den pågående konflikten. Rektor har uttalt seg via sin fagforening, som uttaler at de mener at media og tidligere ansatte har fått sette dagsorden ved en heksejakt på rektor. De mener også at rapporten frifinner rektor for framsatte negative påstander. Juridisk rådgiver i fagforeningen har også uttalt at man savner en arbeidsrettslig konklusjon som poengterer hva som inngår i arbeidsgivers styringsrett. Rådmannens kommentarer finnes på side 7 og 8 i rapporten. Rådmannen fremhever her at han er glad for at det er foretatt en grundig undersøkelse av forholdene ved Sandnes Læringssenter som bekrefter at det utføres et godt arbeid ved enheten og at de fleste medarbeiderne trives godt med arbeidet sitt. Videre at den uroen som har vært først og fremst skyldes at noen få nåværende og tidligere ansatte ikke har vært tilfreds med rektors lederstil. Rapporten dokumenterer at det er gode, administrative rutiner ved senteret, god økonomistyring og at lover, bestemmelser og avtaler for partene i arbeidslivet i all hovedsak har blitt fulgt. Det pekes også på medarbeiderundersøkelsen, som viser at sykefraværet er lavt og medarbeidertilfredsheten har økt kraftig fra

6 Rådmannen uttrykker også at man har fulgt utviklingen nøye, og at rådmannen har full tillit til rektor som leder. På bakgrunn av både resultater fra medarbeiderundersøkelsen og det som kommer fram i rapporten, er rådmannen derfor tvilende til om det nå bør startes en videre undersøkelse ved senteret. Rådmannen håper at at rapporten vil bidra til at det i framtiden blir større fokus på det positive i arbeidsmiljøet, og at det internt i enheten blir arbeidet målrettet og aktivt med å finne løsninger på de utfordringene som finnes. En granskningsrapport er ikke en forvaltningsrevisjon, og derfor ikke omfattet av samme regelverk om oppfølging. Det er derfor opp til kontrollutvalget om man ønsker en videre oppfølging av denne granskningen. Sekretariatet foreslår at rapporten oversendes rådmannen. Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne type saker. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten fra granskning av arbeidsforholdene ved Sandnes LæringsSenter til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Rapport 4

7 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 UTKAST TIL PROSJEKTMANDAT: FORVALTNINGSREVISJON VEDR. INNKJØP I LYSE ENERGI AS. Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes gjennomførte i samarbeid med øvrige eierkommuner selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Lyse Energi AS i 2007/2008. Ved behandling av rapporten ble det i kontrollutvalget i Sandnes fattet et vedtak i fire punkter, der punkt 2 var følgende: I tilknytning til selskapskontroller som skal gjennomføres innenfor valgperioden forutsetter kontrollutvalget at revisjonen kontrollerer praktisk gjennomføring av forsyningsforskriften og lovregler om offentlige anskaffelser i Lyse Energi AS Med bakgrunn i dette vedtaket ba kontrollutvalget på sitt forrige møte Rogaland Revisjon IKS legge fram utkast til prosjektmandat knyttet til forvaltningsrevisjon av Lyse Energi AS sin oppfølging av lovreglene om offentlige anskaffelser. Lyse Energi AS er et selskap som er heleid av kommunene. Ifølge Kommunelovens 80 kan forvaltningsrevisjon i den utstrekning det finnes nødvendig gjennomføres i selskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat at formålet med prosjekter skal være å gjennomgå og vurdere konsernets innkjøpsfunksjon og overholdelse av regelverket, herunder innkjøp etter forsyningsforskriften. Ut fra dette formålet blir det foreslått å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvordan er innkjøp organisert i den delen av Lyse konsernet som omfattes av LOA og forsyningsforskriften? Har konsernet klare skiller når loven gjelder og når det er unntak? Basert på konsernets prosedyrer, i hvilken grad overholder Lyse Energi AS loven og forskriftene for offentlige anskaffelser? Det er behov for å verifisere flere av anskaffelsene opp mot LOA og forsyningsforskriften ved å gjennomgå konkrete anskaffelser. Slik prosjektet foreligger nå er det kostnadsregnet til et arbeidsforbruk på timer. Kontrollutvalget må før bestilling av prosjektet ta stilling til om de foreslåtte problemstillingene dekker det utvalget ønsker å oppnå med prosjektet. 5

8 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjon av Lyse Energi As vedr. innkjøp i tråd med det utkastet til prosjektmandat som er lagt fram. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 6

9

10

11

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 026 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 EGENERKLÆRING OM OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHET Bakgrunn: Oppdragsansvarlig revisor skal årlig og ellers ved behov gi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet (Forskrift om revisjon 15). Ifølge Kommunelovens 79 skal den som foretar revisjon for en kommune ikke ta oppdrag for kommunen dersom revisor eller revisors nærstående har en slik tilknyting til kommunen at den kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg sier forskriftens 13 og 14 noe om hvilke krav som stilles til at revisor skal være uavhengig, og hvilke avgrensninger som finnes for revisor ved gjennomføring av revisjonsoppdraget. Saksutredning Sekretariatet har mottatt vedlagte erklæring fra revisor, som er en egenerklæring om revisors uavhengighet i forhold til Sandnes kommune. Iflg. kommentarer til forskrift om revisjon (vedl. 2 til Rskr. H-15/04) gjelder kravet til uavhengighet og objektivitet både revisor og revisors medarbeidere, men bestemmelsene om dokumentasjon gjelder som nevnt i erklæringa bare oppdragsansvarlig revisor. Det er også nevnt i samme vedlegg til rundskrivet at oppdragsansvarlig revisor som et minimum skal gi en årlig skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget om sin uavhengighet. Erklæringen gis på revisors eget ansvar og skal ikke godkjennes av kontrollutvalget, men tas til orientering. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar den framlagte uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig revisor i Sandnes kommune til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Revisors uavhengighetserklæring

13

14

15

16 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 026 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 ORIENTERING OM REVISORS OVERORDNEDE REVISJONS-STRATEGI FOR BEHANDLES FOR LUKKEDE DØRER, JFR. KL Bakgrunn: Etter kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse at kommunens regnskaper blir revidert på betryggende måte. Tilsynet gjennomføres bl.a. ved at revisor rapporterer til kontrollutvalget på de ulike trinnene i revisjonsprosessen. Rapporteringen dekker både planlegging, gjennomføring og oppsummering av arbeidet. I denne omgang vil revisor presentere overordnet revisjonsstrategi som viser hvordan revisor planlegger årets revisjon. Saksutredning I følge forskrift om revisjon 4 og god kommunal revisjonsskikk, skal revisor årlig utarbeide en plan for revisjon av regnskapet. Dette er et internt dokument som styrer det arbeidet revisor må utføre for å kunne bekrefte regnskapet. Da dette er et internt arbeidsdokument blir det ikke utlevert til kontrollutvalget. Revisor gir i stedet en muntlig orientering til utvalget om hovedtrekkene i arbeidet. Opplysninger som kommer fram i møtet er unntatt offentlighet i medhold av Offentleglova 24. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar presentasjonen av overordnet revisjonsstrategi for 2011 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder 8

17

18