STAVANGER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat STAVANGER KOMMUNE KONTROLLUTVALGET PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON VEDTATT AV BYSTYRET I STAVANGER

2 INNHOLD 1. BAKGRUNN LOVHJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERINGER OVERORDNET ANALYSE AV STAVANGER KOMMUNE PRIORITERINGER AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER FOR PERIODEN RAPPORTERING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON OPPFØLGING AV VEDTATTE FORVALTNINGSREVISJONER RULLERING/OPPDATERING AV PLANEN Oppsummering av mottatte innspill til plan for forvaltningsrevisjon... 8 I Vedlegg til Plan for forvaltningsrevisjon for Stavanger Lovgrunnlaget Side 2 av 10

3 1. BAKGRUNN Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget at det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av bystyret selv 1., som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriften foreslår at planen rulleres årlig. Hovedgrunnen til dette er at kommunene står overfor store utfordringer, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon endrer seg kontinuerlig. Kontrollutvalget kan imidlertid rullere planen sjeldnere dersom det ikke oppstår behov for en årlig rullering, se planens kap. 8. Bystyret kan også pålegge kontrollutvalget å utføre forvaltningsrevisjonsprosjekter utenom planen/planens prioriteringer. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger (utrykt vedlegg). En slik analyse er utført av Rogaland Revisjon IKS, se kap. 3 og 4 Det er kontrollutvalget selv som har det nærmere ansvar for å påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon, jf. kommuneloven 77 nr. 4 annet punktum. I dette ligger at kontrollutvalget har en bestillerrolle i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon ble første gang utarbeidet i Denne planen gjelder for den inneværende bystyreperioden fram til ny plan foreligger, senest LOVHJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON Gjennomføring av årlig forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for kommunen. Forvaltningsrevisjon er hjemlet både i Kommuneloven, Forskrift om kontrollutvalg og Forskrift om revisjon. Kontrollutvalget skal i henhold til Kommunelovens 77.4 påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forskrift om kontrollutvalg 9-12 gir nærmere regler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Her fastslås bl.a. plikten til å sørge for at det gjennomføres årlig forvaltningsrevisjon, samt krav om at det skal utarbeides en Plan for forvaltningsrevisjon for hver kommunestyreperiode. I tillegg finnes temaet nevnt i Forskrift om revisjon, hvor vi bl.a. finner en definisjon av hva en forvaltningsrevisjon er og skal inneholde. For utdrag av selve lovtekstene vises til vedlegg Kontrollutvalget handler på vegne av bystyret, og er kun underlagt dette, ikke andre kommunale råd og utvalg. Dette skyldes at kontrollutvalgets tilsynsansvar omfatter alle kommunale utvalg så nær som bystyret. Det er derfor kun kommunestyret (bystyret) som kan fatte vedtak som er bindende for kontrollutvalget. Side 3 av 10

4 3. RISIKO- OG VESENTLIGHETSVURDERINGER Fig.1 Utgangspunktet for forvaltningsrevisjon: Bakgrunnen for forskriftens krav om at planen skal bygge på en overordnet analyse ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, er å gi informasjon om eventuelle områder hvor det er avdekket risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for kommunen. Målsettinger og risikovurderinger henger derfor nøye sammen. Risikovurderingen består i å identifisere relevante trusler for oppnåelse av kommunens målsettinger. Risiko betyr at det foreligger en mulighet for at målsettinger ikke oppfylles. Det skal også tas hensyn til kommunens egen internkontroll, som skal avdekke og motvirke risiko. Se for øvrig fig. 2 i kap. 5. Risiko kan skyldes både interne og eksterne forhold. Eksempel på eksterne forhold kan være lovgivning, endring i kommunens økonomi etc. Interne faktorer kan være sammenbrudd i IT-systemer, endringer i ledelsen som påvirker måten enkelte kontrollrutiner utføres på, rekrutteringsproblemer, omorganiseringer etc. Kontrollutvalget har foretatt sin endelige prioritering av aktuelle prosjekter ut fra en samlet risiko- og vesentlighetsvurdering sett opp mot overordnet analyse. 4. OVERORDNET ANALYSE AV STAVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget i Stavanger har bedt Rogaland Revisjon IKS om å utarbeide en overordnet analyse av kommunen. Hensikten med analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette for at en skal kunne prioritere de beste og mest aktuelle prosjektene. Overordnet analyse har som mål å avdekke avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Et viktig element i analysen er å avdekke hvor det kan være risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Analysen skal identifisere hendelser som truer kommunens måloppnåelse, ved å avdekke hvor sannsynligheten er størst for avvik, og hvor konsekvensene er størst dersom avvik skjer. Analysen er et utrykt vedlegg til planen, og kan fås ved henvelse til Stavanger kommune eller til kontrollutvalgets sekretariat. Side 4 av 10

5 Den overordnede analysen oppsummer kommunens hovedutfordringer slik: Megatrender og økonomien tilsier Presset på kommuneøkonomien antas å fortsette og må stimulere til økende kreativitet i forhold til effektivisering og alternative løsninger. Kravet til bemanning øker, både mer spesialisert og kompetent personell, men også flere hender i arbeid innenfor de personaltunge sektorene spesielt. Kampen om arbeidskraften er hard og tiltakende. Tjenestekvaliteten tilsier Rettighetsfesting og økende forventninger fra befolkningen legger ytterligere press på tjenestene. Tilbudet til befolkningen peker ikke seg ut i særlige retninger,men er nøkternt tilpasset en kommune med få utpregede levekårsvansker. Befolkningsendringer tilsier Barnehageutbygging kan fortsatt komme til å sette sitt preg på kommunen, men oppmerksomheten vris mer over på innholdet. Skolesektoren er volummessig under mindre press, det samme med ungdomsgruppene i den tidsperioden vi har sett på. Omsorgstjenestene utsettes for mindre press i forhold til de eldste eldre, som ivaretakelsen av yngre og andre grupper. Her kreves mye av både omog nybygg, organisering, kompetanse og bemanning. Forvaltningsrevisjon kan gi impulser til å rette politisk og administrativt fokus på de viktige områdene, de med forbedringspotensial, men også til å understreke hva som er tilfredsstillende praksis. Det blir til sist en politisk vurdering fra kontrollutvalg og bystyre av hvilke årlige prosjekter Stavanger skal prioritere i valgperioden. 5. PRIORITERINGER AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER FOR PERIODEN Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden , bygger på flere kilder. 1. Kontrollutvalgets dialog med kommunens administrative ledelse og sentrale politikerer for å få innspill til mulige områder som bør vurderes i tilknytning til planen 2. Revisors innspill til områder de mener bør vurderes. 3. Kontrollutvalgets egen kunnskap og erfaring med kommunens virksomhet. Oppsummering av alle innspillene finnes i vedlegg 1. Side 5 av 10

6 Fig. 2 Skjematisk framstilling av prosessen fram til kontrollutvalgets prioritering: Ut fra en samlet vurdering anser kontrollutvalget følgende prosjekter som aktuelle for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i første del av den kommende perioden: 1. Psykiatri og psykisk helse ivaretaking av tilbudet til utsatte grupper 2. Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett (fritid) 3. Miljø internt, lokalt og regionalt arbeid for en bærekraftig utvikling 4. Innløsning av eiendom kommunens praksis/ekspropriasjon 5. Samfunnssikkerhet kriseberedskap/annen beredskap (rassikring/brann/ VAR) Øvrige prioriterte prosjekter for første del av perioden (alfabetisk, innbyrdes uprioritert): Attraktiv arbeidsgiver Barnevern Byplan arealplanlegging/byggesaksbehandling/oppmåling Budsjett- og styringsmodeller for tjenesteproduksjonen Driftsavtaler Eiendomsforvaltning Finansforvaltning IKT bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi i Stavanger kommune Innkjøp Kontantsalg Sykehjem Tilbud til utsatte grupper Kontrollutvalgets budsjett tilsier at det gjennomføres ca. 10 prosjekter årlig i planperioden. Se også pkt. 8 om rullering/oppdatering av planen. Side 6 av 10

7 6. RAPPORTERING AV GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å rapportere til bystyret. Med mindre bystyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå er det iflg. forskriften opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Kontrollutvalget er bystyrets kontrollorgan, og handler på vegne av bystyret. Kontrollutvalget ønsker derfor at gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporter skal behandles av bystyret i Stavanger når de er ferdigbehandlet i kontrollutvalget (se også tidligere fotnote 1). Vedtatt forvaltningsrevisjonsrapport oversendes det respektive sektorstyre for videre oppfølging samtidig med at de videresendes bystyret for sluttbehandling. 7. OPPFØLGING AV VEDTATTE FORVALTNINGSREVISJONER Forskrift om kontrollutvalg 12 slår fast at kontrollutvalget også har ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp, og at dette rapporteres til bystyret. Hensikten med oppfølgingen er iflg. kommentarer til forskriften at det er sentralt av hensyn til å sikre en lærende organisasjon at resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter blir fulgt opp. Merknader til forskriften fastslår derfor at kontrollutvalget skal se til at forvaltningen iverksetter tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheter. Det er kommunens administrasjonssjef (rådmann) som har ansvar for oppfølgingen av bystyrets merknader, jf. kommuneloven 23 nr. 2. Det ligger ikke til kontrollutvalget å fastsette hvordan administrasjonen skal følge opp påviste avvik/ svakheter i det konkrete tilfelle, det ansvaret påligger administrasjonssjefen. Kontrollutvalget kan likevel påpeke om en mener administrasjonssjefens tilakemelding ikke er adekvat. Bystyrets vedtak i forbindelse med behandling av forvaltningsrevisjonsrapport følges opp av kontrollutvalget innen den frist som er satt i hvert enkelte tilfelle, minimum 6 mnd. Resultatet av oppfølgingen videreformidles til bystyret. 8. RULLERING/OPPDATERING AV PLANEN Iflg. Forskrift om kontrollutvalg vil kontrollutvalgets myndighet til å foreta eventuelle endringer i den vedtatte planen bero på hvilke rammer bystyret har satt. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden. Dette er først og fremst aktuelt dersom det skulle dukke opp nye aktuelle tema som ikke er nevnt og vurdert i planen. I tillegg vil kommunens utfordringer endre seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. Bystyret i Stavanger har tidligere delegert til kontrollutvalget myndighet til å oppdatere Plan for forvaltningsrevisjon. Når kontrollutvalget har foretatt endringer/oppdatering av planen, sendes denne bystyret til orientering. Side 7 av 10

8 I VEDLEGG TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR STAVANGER 1. Oppsummering av mottatte innspill til plan for forvaltningsrevisjon Oversikten nedenfor er alfabetisk og uprioritert. Like innspill som har kommet fra de forskjellige aktørene er slått sammen. Kontrollutvalget vil ved bestilling av rapporter ta endelig stilling til hvilke problemstillinger som skal undersøkes. Opplistingen under hvert enkelt prosjekt er derfor ikke uttømmende. Attraktiv arbeidsgiver. Rekruttering/ kompetanseheving Hva gjør kommunen for å rekruttere og beholde personale? Rekruttering, kompetanse, seniorpolitikk m.m. Barnevern Nye avgrensede revisjoner innenfor fagområdet/oppfølging av tidligere rapport. BASIS Oppfølging av tidligere prosjekt Budsjett- og styringsmodeller for tjenesteproduksjonen Bestiller/utfører- organiseringen i forskjellige kommunale sektorer. ABI/prising av hjemmehjelptjenester Byplan/arealplanlegging/bygge- saksbehandling/oppmåling Når en fristene, blir arbeidet prioriter annerledes som følge av fristene? Blir arbeidet kvalitetssikret tilstrekkelig når en må omprioritere som følge av fristene en har på saksbehandlingen? Hvilke økonomiske konsekvenser får det for kommunen og innbyggerne? Er det forskjell på saker som avgjøres etter delegasjon og saker som klages inn politisk? Driftsavtaler/oppfølging av tjenestekjøp fra private org. Får en tilbake de tjenestene kommunen har krav på, hvordan er kvalitet og omfang sett i lys av ressurstildelingen Dokumenthåndtering. Hensiktsmessig dokumentflyt, overholdes arkivlov, o0ffentlighetslov, brukes system og følges rutiner Eiendomsforvaltning: Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunal realkapital, evt. med utvidelse i forhold til prosjektstyring. - Oppfylles anbefalinger til kommunene om standard på vedlikehold? Bevilges det tilstrekkelig med midler fra kommunestyrets side til å oppfylle egne vedtak? Extens og GP-Units (IST-program for skolene) - Oppfølging av tidligere prosjekt Finansplassering/likviditetsstyring Oppbygging av og håndheving av reglement. Risikovillighet Forvaltningsrevisjon i interkommunale IKS-er innenfor VAR-området (IVAR og Renovasjonen): Praktiseres selvkost, kostnadsfordeling mellom eiere og selskap, anskaffelsespraksis/enerettildeling, husholdning vs. Næring, tjenestesammensetning i fht formål, eierstyring ivaretas gjennom selskapskontrollen. Gjennomgang av rutiner på forsikringsområdet Oppfølging av tidligere prosjekt Side 8 av 10

9 Husleietap Oppfølging av tidligere prosjekt, evt. med ny vinkling IKT (IKT-avd. og IT-arbeidet) Får en den kvaliteten og den bruker-vennligheten en skal ha i forhold til de ressurser som brukes? Flere undertemaer mulige både ift datasikkerhet og personvern, men også faktisk utnyttelse av eksisterende systemer, samt brukerdialogen. Etisk bruk. Kan ses opp mot kommunens dokument-håndtering (se eget forslag over). Innkjøp/Anskaffelser Overholdelse Lov om offentlig anskaffelser og inngåtte kjøpsavtaler m.m. Innholdet i barnehagetilbudet mangler ved pedagogisk tilbud (førskolelærere). Likebehandling av offentlige og private barnehager. Innløsing av eiendom Kommunens praksis brukes for eksempel ekspropriasjon for ofte?? Behandles like tilfeller likt? Eks. Friområdeprosjektet. Forhandlingsutvalgets rolle Kontantsalg ny rapport/oppfølgingsrapport mot slutten av perioden Kvalitet i sykehjem Oppfølging av tidligere rapport Kvalitetssikring av brukersamtalen, utarbeiding av skriftlig forventningsavklaring og rapportering i fagsystemene. Bemanning Miljø Internt, lokalt og regionalt arbeid for en bærekraftig utvikling. Følges planer? Næringsutvikling Forutsetninger og konsekvenser av planer Oppussing av kommunale utleieboliger Tidligere forvaltningsrevisjon bør sjekkes på ny: Har vi bedre resultater nå? Kan vurderes slått sammen med ovenstående forslag vedr. Eiendomsforvaltning Psykiatri og psykisk helse Ivaretakelse av tilbudet til utsatte grupper Samferdsel Transportutfordringene, kollektivreiser. Dekning av behovet/ kommunens ansvar? Utfordringer vedr. spesielle grupper: Barn, eldre/uføre el.l. Samfunnssikkerhet og beredskap Kriseberedskap generelt, kommunens innsats innenfor områder som rassikring/brann/va-området. m.m. Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett Tilbudet til utsatte grupper voksne: Rus,/sosialhjelpmottakere/innvandrere med minoritetsbakgrunn. Side 9 av 10

10 2. LOVGRUNNLAGET Kommunelovens 77.4: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forskrift om kontrollutvalg 9 12: Forskriften inneholder både et pålegg om å utføre forvaltningsrevisjon, et krav om at det skal utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon, samt krav om rapportering/oppfølging: 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Forskrift om revisjon Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner av gir nærmere omtale av hva forvaltningsrevisjon innebærer. I forskriften defineres begrepet forvaltningsrevisjon som følgende: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyret og fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området c) regelverket etterleves d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd Side 10 av 10