KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 18. MARS 2010 KL PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTET 18. MARS 2010 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 18. MARS 2010 KL PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 13/10 Skatteregnskapet for 2009 med kontrollrapport fra skatteetaten 14/10 Gjennomført selskapskontroll i Forus Næringspark AS 15/10 Gjennomført selskapskontroll i IVAR IKS 16/10 Eventuell oppdatering/rullering av Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /10 Oversikt over status prosjekter og kontroller, mars 2010 EVENTUELT MELDINGER 5/10 Endret mandatforslag plan- og byggesaksbehandling 6/10 Skatteinngangen for februar /10 Kontrollutvalgets rett til å være til stede på lukkede møter Skatteoppkrever møter i sak 13. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 10. Mars 2010 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: Møtedato: 18. mars 2010 Utvalgssaksnr.: 13/10-17/10 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Alfred Frantzen Forfall: Ingen Andre: Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Sekretariatsleder Wencke S. Olsen, RKS Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 18. februar 2010 ble godkjent uten merknader. 13/10 Skatteregnskapet for 2009 med kontrollrapport fra skatteetaten Skatteoppkrever Richard Haukeland orienterte om skatteregnskapet for Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar skatteregnskapet for 2009 til orientering. 14/10 Gjennomført selskapskontroll i Forus Næringspark AS Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte selskapskontrollen med forvaltningsrevisjon i Forus Næringspark AS til etterretning. Selskapets styre og eiere bes om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Tilbakemelding gis kontrollutvalget innen utgangen av /10 Gjennomført selskapskontroll i IVAR IKS Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad orienterte om rapporten. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte selskapskontrollen i IVAR IKS til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen og selskapets styre og ledelse for videre oppfølging av rapportens anbefaleringer. Tilbakemelding på oppfølging gis til kontrollutvalget innen utgangen av 2010.

3 16/10 Eventuell oppdatering/rullering av Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalget ønsker å ha samtale både med ordfører og med administrasjonen på møtet den 6. mai. Ordfører inviteres til møtets start kl Dersom ordfører ønsker det, kan også varaordfører delta. Administrasjonen inviteres til å komme med innspill til kl Sekretariatet bes også om å invitere politikerne til møtet den 10. juni. Møtetidspunktet flyttes til kl Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes vedtar følgende framdriftsplan for oppdatering av gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon: Mai: Innspill fra ordfører og administrasjonen Juni: Innspill fra politikerne. Møtet holdes 10. juni kl. 16:30. Sept.: Innspill fra revisor/ny risikovurdering Okt-nov: Utarbeiding av oppdatert plan/vedtak i kontrollutvalget Sekretariatet inviterer kommuneadministrasjonen og ordfører til å komme med innspill til evt. nye prosjekter til kontrollutvalgets møte den 6. mai /10 Oversikt over status prosjekter og kontroller, mars 2010 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for mars 2010 til orientering. MELDINGER 5/10 Endret mandatforslag 6/10 Skatteinngangen for februar /10 Kontrollutvalgets rett til å være til stede på lukkede møter 8/10 Notat vedr. spørsmål fra kontrollutvalget Meldingssakene ble tatt til orientering. EVENTUELT Deltagelse konferanse FKT Brunes og Mjelde deltar. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /10 SKATTEREGNSKAPET FOR 2009 MED KONTROLLRAPPORT FRA SKATTE-ETATEN Bakgrunn: Kontrollutvalget har fått tilsendt Skatteoppkrevers årsrapport for I tillegg har en mottatt Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Sandnes kommune, sendt fra Skatteetaten. Kommunene har ansvaret for skatteinnkreving og føring av skatteregnskap (skatteoppkreverfunksjonen). Staten v/riksrevisjonen har ansvar for revidering av kommunenes skatteregnskap, og bygger sin revisjon på de stedlige kontrollene som Skatteetaten gjennom-fører. Kontrollavdelingen avgir årlig rapport til Riksrevisjonen og til kommunen med kopi til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ikke pålagt noen form for behandling av skattregnskapet. Regnskapet legges derfor fram for kontrollutvalget til orientering, bl.a. som et ledd i kontrollutvalgets overordne ansvar for at de kommunale regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Saksutredning Som det går fram av skatteoppkrevers årsrapport er kommunens andel av skatteinngangen for 2008 på 1,616 milliarder kroner, mot 1,496 milliarder kroner i Dette er en økning på 8,1 % sammenlignet med året før. Skatteinngangen ligger imidlertid under kommunens budsjett med 56,5 mill. kroner. Skatteoppkrever nevner også at det var en markert nedgang i årets to siste måneder, og at tendensen for 2010 dermed er usikker. Skattekontoret har gitt pålegg og anbefalinger til kemneren i brev, men det framkommer ellers ingen merknader til de enkelte kontrollpunktene. Det foreligger derfor ingen merknader som tilsier at skatteregnskapet for 2009 ikke kan godkjennes. Kontrollutvalget tar selve skatteregnskapet til orientering, da utvalget ikke er pålagt noen form for behandling av dette regnskapet. Det er en statlig oppgave. Departementet har imidlertid uttalt at kontrollutvalgets tilsynsrolle likevel ikke er totalt avskåret i forhold til skatteoppkreveren. Skatteoppkrevers melding er også lagt fram for bystyret i møte den , men kontrollrapporten fra skatteetaten forelå ikke ved denne behandlingen. Bystyret tok skatteregnskapet til orientering. Skatteoppkrever er invitert til kontrollutvalgets møte for å gjennomgå årsrapporten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar skatteregnskapet for 2009 til orientering. 2

5 SANDNES, Wencke S. Olsen sekretariatsleder Vedlegg: Årsrapport skatteregnskapet Kontrollrapport fra skattefuten 3

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes / /10 GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL I FORUS NÆRINGSPARK AS Bakgrunn: Kontrollutvalget vedtok i oktober 2008 å gjennomføre selskapskontroll i Forus Næringspark AS. Formålet med kontrollen har vært å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eier-interessene i Forus Næringspark AS (eierskapskontroll), og analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Med bakgrunn i dette formålet vedtok kontrollutvalget å se nærmere på: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? 2. Hvilke incentivordninger innenfor tomteutvikling er etablert og fungerer disse etter sin hensikt? 3. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? 4. Hvilken praksis i forhold til anskaffelser og offentlighet utøver selskapet? Under kontrollutvalgets behandling ble det besluttet å presisere at revisor under pkt. 1 i problemstillingene må undersøke hvordan selskapet styres i henhold til vedtektene i tillegg til nevnte problemstillinger. Saksutredning: Sekretariatet har fått oversendt den ferdigstilte rapporten for framlegging i kontrollutvalgene i eierkommunene. Rapporten har ikke avdekket forhold som tilsier at eiere, styre og selskap opptrer i strid med gjeldende lovgivning, offentlige pålegg, vedtekter, styreinstruks eller fastlagte strategier. Dette tilsier at det er en tilfredsstillende grad av eierstyring i selskapet. Revisor mener at de mest sentrale funn i selskapskontrollen knytter seg til overholdelse av KS anbefalinger om eierskap. I denne sammenheng anbefaler Rogaland Revisjon følgende: Eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke følger hele eller deler av følgende KS anbefalinger om eierskap: KS anbefaling nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte KS anbefaling nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan KS anbefaling nr. 8 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor KS anbefaling nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene KS anbefaling nr. 12 Styresammensetning i konsernmodell KS anbefaling nr. 14 Om habilitet og politisk representasjon styrene KS anbefaling nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer I tillegg anbefales det at selskapet Formaliserer prinsippene for samarbeid med private aktører. Vurderer egnete måter å legge seg tettere opp til det offentlige anskaffelsesregelverket, ettersom det er underlagt offentlig eierskap og kontroll. 4

7 Det er gitt uttale til rapporten fra styret og eierne. Styret nevner i sin uttale at den nevnte KS-rapporten ang. kommunalt eierskap ikke har blitt oversendt dem, og derfor er ukjent. Styret kommenterer deretter anbefalinger, både når det gjelder enkelte av KS anbefalinger og revisors øvrige anbefalinger til selskapet. Den enkelte kommune anbefales fra overordnet hold å utarbeide og vedta en eierskapsmelding. En slik eierskapsmelding er vedtatt i bystyret i Sandnes, og er det overordnede styringsverktøyet for kommunens eierskap. Eierrepresentantene stiller seg derfor i sin uttale spørrende til at anbefalinger fra KS er lagt til grunn for anbefalingene i rapporten, i stedet for den enkelte kommunes vedtatte eiermeldinger. De omtalte anbefalingene fra KS er heller ikke behandlet og tatt stilling til i noen av eierkommunene, og ligger derfor pr. i dag heller ikke til grunn for kommunenes forvaltning av eierinteressene (som styres av nåværende kommune- og bystyrevedtak). KS Eierforums anbefalinger kan neppe ses på som et direkte pålegg til kommunene, men er som nevnt en anbefaling for utøvelse av godt eierskap. Rapporten inneholder imidlertid heller ingen pålegg om å rette seg etter disse anbefalingene, men anbefaler kun at eierkommunene tar stilling til relevante anbefalinger fra KS om kommunalt eierskap. Saken ble behandlet første gang på kontrollutvalgets møte , der det ble fattet slikt vedtak: Saken utsettes. Kontrollutvalget ber om å få en tilbakemelding på hvordan praktisk gjennomføring av salg/avhendinger av næringstomter foregår. Notat vedr. praktisk gjennomføring av salg/avhending av næringstomter er vedlagt. Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte selskapskontrollen med forvaltningsrevisjon i Forus Næringspark AS til etterretning. Selskapets styre og eiere bes om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. Tilbakemelding gis kontrollutvalget innen utgangen av SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll (se innkalling til forrige møte) Notat vedr. salg/avhending næringstomter 5

8 Sak 14/10 vedlegg 2

9

10 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /10 GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL I IVAR IKS Kontrollutvalget i Sandnes bestilte den selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i det interkommunale selskapet IVAR IKS. Selskapskontrollen gjennomføres sammen med øvrige eierkommuner. Kontrollutvalget ba i sitt vedtak om at det ble sett nærmere på følgende problemstilinger: 1. Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp, blant annet i forhold til utvikling av selskapets tjenestespekter? 2. Hvor kostnadseffektivt drives selskapet, f.eks. sett i forhold til lignende selskaper? 3. Hvordan blir selvkostreglene for tjenestene på VAR-områdene ivaretatt av selskapet, og hvordan blir kostnadene fordelt mellom eierne/kundene? 4. Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? 5. Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Saksutredning: Sekretariatet har nå fått oversendt den ferdigstilte rapporten for behandling i eierkommunenes kontrollutvalg. Revisor har ved utarbeiding av rapporten i hovedsak benyttet følgende kilder/metode: Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtalen for IVAR IKS Vedtak og føringer gitt av kommunene om selskapets eierstrategi Lovregler på VAR-området Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Veiler om beregning av kommunale avfallsgebyr Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper Intervjuer/møter Dokumentgranskning Samlet oversikt over metode og kilder finnes i rapportens vedleggsdel. Revisor bemerker at selskapet oppfyller eller arbeider tilfredsstillende innenfor de aller fleste områder kontrollutvalget ba om nærmere undersøkelse av. Det betyr at Man finner selskapets eierform godt tilpasset formålet Eierkommunene utøver eierstrategi overfor selskapet. Stavanger kommune har utarbeidet en samlet eierstrategi, noe alle eierkommunene ikke har. Det anbefales derfor at ALLE kommunen sammen utarbeider en eierstrategi for selskapet. Representantskapet utøver sin myndighet i tråd med lover og regler 6

11 Stavanger kommune har rapportering om sine selskaper i eiermøte i kommunalutvalget (som er kommunens utvalg for eierstrategier) der rådmannen rapporterer og legger fram eierskapssaker. Disse legges også om nødvendig fram for bystyret. Kommunalutvalget har også innkalt enkelte selskaper samlet (IKSer). Eierkommunene har ellers utstrakt oppfølging av selskapet VAR-kostnader blir belastet eierkommunene iht. selskapsavtalen Styret har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet, bortsett fra at det knytter seg usikkerhet til store bokførte beløp på selvkostfond. Dette beløpet er ved utg. av 2008 på 462 mill. kr. Selskapet må klargjøre hvor store disse selvkostfondene reelt er, og skille renovasjonsfondet ut i en selvkostdel og en næringsdel. Ut fra revisors gjennomgang, fremmes følgende anbefalinger overfor eierne og selskapet: Eierkommunene bør utarbeide en felles eierstrategi for selskapet. For de kommuner som ikke har utarbeidet eierskapsmeldinger og generelle eierstrategier, anbefaler vi at dette arbeidet prioriteres. Dette gjelder kommunene Hå, Rennesøy, Finnøy og Kvitsøy. De samme kommunene bør også på generell basis utvikle et system for oppfølging og en rutine for rapportering av sine selskaper. De kommuner som ikke har registrert sine styreverv på bør prioritere å få utført denne registreringen. Dette gjelder kommunene Sandnes, Hå, Finnøy og Kvitsøy. Selskapet bør tegne styreforsikring for det økonomiske ansvaret. 1 Selskapet bør avvikle ordningen med lån til ansatte. Selskapet må ajourføre selvkostfondene og skille renovasjonsfondet i en selvkostdel (husholdningsavfall) og en næringsdel (næringsavfall). Det vises ellers til selve rapporten for en mer utfyllende oversikt over undersøkelser, konklusjoner og anbefalinger. Ifølge forskriftens 15 skal et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Styrets og representantskapets kommentarer går fra av kap 1 Høringsuttalelser. Høringsuttalelsene er stort sett sammenfallende. Det poengteres bl.a. her at man vil be selskapets revisor om å avklare de juridiske sidene ved de omtalte selvkostfondene. I tillegg vil styret behandle ordingen med lån til ansatte. Styret vil også vurdere oppretting av en ordning med styreforsikring. Ut over dette støtter man opp om rapportens anbefalinger. Selv om verken Forskrift om kontrollutvalg med kommentarer eller litteratur om emnet nevner samme oppfølgingsplikt overfor selskapskontroller som overfor forvaltningsrevisjon, vil en foreslå at rapportens konklusjoner og anbefalinger følges opp. De deler av rapporten som gjelder forvaltningsrevisjonsdelen vil uansett komme inn under kontrollutvalgets oppfølgingsplikt på samme måte som ved øvrig forvaltningsrevisjon. Det foreslås derfor å følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger innen en gitt frist. Da representantskapet kun har to obligatoriske møter årlig, bør man vurdere når det kan være tjenlig å sette frist for tilbakemelding i henhold til dette. Tidspunkt for tilbakemelding vil også måtte ses i sammen-heng med at saken ikke vil være ferdigbehandlet i alle eierkommunene før siste halvdel av april. 1 Samtlige AS er og IKS er der Sandnes kommune er eier ble tilskrevet av kontrollutvalget i Sandnes/ sekretariatet i februar 2007, der de ble anmodet om å vurdere tegning av slik forsikring. 7

12 Kontrollutvalget innstiller til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte selskapskontrollen i IVAR IKS til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen og selskapets styre og ledelse for videre oppfølging av rapportens anbefaleringer. Tilbakemelding på oppfølging gis til kontrollutvalget innen utgangen av SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll 8

13 Sak 15/10 vedlegg

14 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /10 EVENTUELL OPPDATERING/RULLERING AV PLAN FOR FORVALTNINGS- REVISJON FOR PERIODEN Bakgrunn: Gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret i Sandnes Planen nevner at det kan foretas en rullering/oppdatering i løpet av inneværende år. Saksutredning: I gjeldende plan er i underkant av 10 FR-prosjekter prioritert for de første årene i uprioritert rekkefølge. Av disse er 6 bestilt. Ett prosjekt er utsatt til 2011 (Kommunale utleieboliger). I tillegg har kontrollutvalget vedtatt å vurdere oppfølgingsrapporter mot slutten av perioden på enkelte prosjekter. Av opplistede prosjekter i planen er pr. i dag følgende utestående: Kommunale utleieboliger (utsatt til 2011, bestilles høsten 2010) Bestiller-/utførerorganiseringen Anskaffelser (oppfølgingsrapport) Barnevern oppfølging av tidligere rapport/nye innfallsvinkler I tillegg har kontrollutvalget også vedtatt ny gjennomgang av: Rapport vedr. Etikk Lyse Energi AS (selskapskontroll) Dersom man ikke ønsker å foreta en rullering av planen, vil det ut fra ovenstående (alt etter den enkelte rapportens omfang) uansett være litt snaut med prosjekter for den resterende del av perioden. Sekretariatet har også oppfattet at kontrollutvalget ønsker en gjennomgang av planen. Kontrollutvalget bør i så fall også vurdere om det skal utarbeides noe nytt analysemateriale som bakgrunn for en oppdatering av planen. Det er nødvendigvis ikke behov for en ny fullversjon av overordnet analyse. Dersom utvalget ønsker en ny gjennomgang av planen kan det likevel være lurt med en oppdatert risiko- og vesentlighetsvurdering. Jfr. også utredningen om styrket egenkontroll, som fokuserer sterkt på risikovurderinger. En slik vurdering kan om ønskelig gjøres av kontrollutvalget selv, der en i samarbeid med revisor og sekretariat går gjennom de foreslåtte prosjektene og vurderer hvilke områder der en mener risikoen er størst både for at en uønsket hendelse kan skje og dersom en uønsket hendelse skjer. Samtidig må en også ta hensyn til hvor konsekvensene i så fall vil være størst. Størst risiko og størst konsekvens vil i så fall utgjøre de høyest prioriterte prosjektene. Kontrollutvalget har fått delegert myndighet fra bystyret til å oppdatere planen ved behov. Kontrollutvalget anbefales å foreta en justering av planen. Det bør derfor utarbeides en framdriftsplan for arbeidet. 9

15 Eksempel på framdriftsplan: Mai: Innspill fra administrasjonen Juni: Innspill fra politikerne Sept.: Ny risikovurdering/innspill fra revisor (evt. egen prosess i kontrollutvalget) Okt-nov: Utarbeiding av oppdatert plan En oppdatert plan bør være ferdig innen utgangen av Denne vil gjelde for bestillinger for levering i 2011 og Selv om det er valg i 2011, vil det første året i et nytt kontrollutvalg stort sett innebære å behandle rapporter bestilt av nåværende kontrollutvalg, samt til en viss grad også å bestille nye i henhold til den gamle planen fram til ny plan er vedtatt. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes vedtar følgende framdriftsplan for oppdatering av gjeldende Plan for forvaltningsrevisjon: Mai: Innspill fra administrasjonen Juni: Innspill fra politikerne Sept.: Innspill fra revisor/ny risikovurdering (evt. egen prosess i kontrollutvalget) Okt-nov: Utarbeiding av oppdatert plan/vedtak i kontrollutvalget Sekretariatet inviterer kommuneadministrasjonen til å komme med innspill til evt. nye prosjekter til kontrollutvalgets møte den 6. mai SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utdrag av eksisterende plan 10

16 Sak 16/10 vedlegg 5. Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekt for perioden Prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter for perioden , bygger på flere kilder: 1. Kontrollutvalgets dialog med kommunens politiske ledelse, fagforeningsledere og administrative ledelse for å få innspill til mulige områder som bør vurderes i tilknytning til planen 2. Revisors overordnede analyse, der revisor også kom med innspill til områder som bør vurderes. 3. Kontrollutvalgets egne kunnskaper og erfaringer med kommunens virksomhet. Oppsummering av alle innspillene finnes i vedlegg 1. Fig. 2 Skjematisk framstilling av prosessen fram til kontrollutvalgets prioritering: Kontrollutvalget ønsker å ha et overordnet fokus på serviceerklæringer og brukerdialogen, og at dette skal implementeres i alle prosjekter der det er relevant. Ut fra en sammenstilling av tilbakemeldingene anses følgende prosjekter som aktuelle for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i første del av den kommende perioden, i uprioritert rekkefølge: Kvalitet i skolen Kommunale utleieboliger Informasjons- og kommunikasjonsteknologi/personopplysningsloven Barnehage innhold, rapportering, dispensasjoner, offentlige/ private m.m. Attraktiv arbeidsgiver/rekruttering Plan og byggesaksbehandling frister, ny lov, etikk m.m. Psykiatri og psykisk helse tilbudet til utsatte grupper Anskaffelser ny gjennomgang Bestiller-/utførerorganiseringen evaluering m.m. Barnevern oppfølging av tidligere rapport/nye innfallsvinkler 11

17 Kontrollutvalgets budsjett tilsier at det gjennomføres 5-7 prosjekter årlig i planperioden. Se også pkt. 8 om rullering/oppdatering av planen. 8. Rullering/oppdatering av planen Iflg. Forskrift om kontrollutvalg vil kontrollutvalgets myndighet til å foreta eventuelle endringer i den vedtatte planen bero på hvilke rammer bystyret har satt. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta nødvendige endringer i planperioden. Kommunens utfordringer endrer seg over tid, slik at risikoområder med behov for forvaltningsrevisjon også endrer seg kontinuerlig. Endringer vil derfor være aktuelt dersom det skulle dukke opp nye aktuelle tema som ikke er nevnt og vurdert i planen. Kontrollutvalget ber bystyret i Sandnes om delegert myndighet til å oppdatere Plan for forvaltningsrevisjon. Når kontrollutvalget foretar endringer/oppdatering av planen, sendes oppdatert plan bystyret til orientering. Vedlegg til planen: Sammenstilling av innkomne forslag Oversikten nedenfor er alfabetisk og uprioritert. Gjennomførte/bestilte prosjekter er ikke tatt med. Anskaffelser: Overholdelse Lov om offentlig anskaffelser og inngåtte kjøpsavtaler m.m Praksis i forhold til komplisert lovverk, kreves jevnlig gjennomganger. Praksis i forhold til komplisert lovverk, kreves jevnlig gjennomganger av. Gå videre fra tidligere prosjekt, gjerne også med nye innfallsvinkler eller ved å se på spesielle områder Barnevern oppfølging av tidligere rapport m/evt. nye vinklinger Bestiller/utførerorganiseringen (Organisasjon 2000) Evaluering av virksomheten, stab. Bestiller- utførerorganiseringen. Fungerer endringene etter hensikten? Styringssystemer Mest aktuelt mot slutten av perioden, da det nylig er utarbeidet nytt regelverk. Kommunale utleieboliger tildeling, køer og rulleringe 12

18 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /10 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER, MARS 2010 Bakgrunn: Kontrollutvalget får på hvert møte orientering om status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Vedlagte følger oversikt over bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget, med oppdatert oversikt fra revisor over antatt dato for ferdigstilling. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Vedlegget inneholder også oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger selskapskontroll i IVAR IKS til behandling, mens selskapskontroll Forus Industrier AS foreligger til realitetsbehandling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for mars 2010 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt 13

19 Sak 17/10 vedlegg

20

21 Melding nr 5/

22

23 Melding nr 6/

24 Melding nr 7/

25