Kontrollutvalget i Sandnes kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget i Sandnes kommune Møteinnkalling Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: Kl Møtenr: Til behandling: Sak nr Sakstittel 25/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 26/13 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Etikk" 27/13 Regnskapsoversikt 1. tertial kontrollutvalgets budsjett 28/13 Statusoversikt prosjekter og kontorller juni 2013 Referatsaker/meldinger Periode: Nr. Arkivsak Referatsakstittel 4/13 13/ Skatteinngangen for mai /13 13/ Kontrollutvalgets nettsider - mulige endringer? Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke underskrift 1

2 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 25/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 24. mai legges fram for kontrollutvalget til godkjenning. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner protokoll fra møtet den 24.mai SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Protokoll fra forrige møte 2

3 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 26/13 Forvaltningsrevisjonsrapporten "Etikk" Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte i november 2012 en oppfølging av tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon innenfor Etikk. Formålet med prosjektet har vært å å vurdere hvordan situasjonen er i Sandnes nå, fire år etter forrige undersøkelse. Ut fra dette formålet ble revisor bedt om å kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Hvordan har kommunen fulgt opp forrige etikkundersøkelse? I hvilken grad følges kommunens etiske standarder/normer, herunder varslingsrutiner? I hvilken grad opplever de ansatte etiske dilemmaer på arbeidsplassen? I hvilken grad er kommunens etiske retningslinjer kjent blant ansatte? Hvordan har utviklingen vært siden forrige etikkundersøkelse? Saksutredning: Den nye gjennomgangen viser at kommunen har gjennomført flere til tak for å øke den etiske bevisstheten og kunnskapen i kjølvannet av den forrige undersøkelsen. Revisor påpeker også at det ser ut til at disse tiltakene har hatt en positiv effekt. Det viser seg likevel at selv om det ble påekt i den forrige rapporten at kommunen burde sette i verk tilstak som reduserte brudd på taushetsplikt, yrkesetiske normer, mobbing, trakassering og diskriminering, er bildet nokså likt 5 år senere. Revisor går i rapporten inn på flere mulige årsaker til dette, bl.a. kan det også være et resultat av større satsing innenfor etikkområdet har ført til flere observerte og rapporterte brudd. På samme måte som i en tilsvarende undersøkelse i Stavanger, rapporteres det at flere ansatte mener at ledelsens reaksjon på mottatt varsling ikke står i forhold til alvorlighetsgraden i det som det varsles om. Det vises til rapportens side 3-6 for en mer utfyllende oversikt over oppsummeringen av revisors funn, samt til selve rapporten for utdyping av de enkelte områdene. Samlet sett kommer revisor med følgende anbefalinger til kommunen: Vi anbefaler kommunen å se nærmere på hvorfor det har vært en økning i andelen ansatte som har observert mobbing/trakassering og diskriminering, og hvorfor det er så mange innen levekårsektoren som har observert dette. Kommunen bør iverksette tiltak for å redusere forekomsten. Vi anbefaler kommunen å se nærmere på den høye andelen ansatte som ikke opple-ver at ledelsens reaksjon stod i forhold til varselets 3

4 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat alvorlighetsgrad, spesielt innen sentraladministrasjon og teknisk/kultur. Kommunen bør vurdere tiltak for å øke tilli-ten til varslingssystemet. I samsvar med Revisjonsforskriftens 2 er rådmannen gitt anledning til å uttale seg til rapporten. Rådmannen poengterer her at man vil etterfølge rådene ved at dette blir fulgt opp innenfor det enkelte tjenesteområdet. Kontrollutvalget er også pålagt en oppfølging av bystyrets vedtak knyttet til gjennomført forvaltningsrevisjon. Rådmannen blir derfor bedt om å gi tilbakemelding på oppfølging et godt halvår etter at rapporten er vedtatt i bystyret. Det er bystyret som fatter endelig vedtak i saken. Forskrift om kontrollutvalget slår fast at kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i saker ang. forvaltningsrevisjon. KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL BYSRTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk til orientering. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til bystyret via kontrollutvalget om oppfølging av bystyrets vedtak etter ca. 6 måneder. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport. 4

5 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 27/13 Regnskapsoversikt 1. tertial kontrollutvalgets budsjett Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 212 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Ifølge Forskrift for kontrollutvalg har kontrollutvalget ansvar for å legge fram årlig budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Som en konsekvens av dette følger også ansvar for budsjettoppfølging overfor eget budsjett. Rapporten baserer seg på mottatte opplysninger fra Sandnes kommune pr , (vedlegg), revisors tertialrapport pr (vedlegg) og sekretariatets regnskap pr. 1. tertial Saksutredning: Gjennomsnittlig forbruk pr. 1. tertial ligger på ca. 33% av budsjettet. For revisor vil dette likevel variere i løpet av året, da noen perioder er mer arbeidsintensive enn andre, spesielt gjelder det ofte 1. tertial pga årsoppgjør og avslutning av regnskap. Sekretariatet fakturer et fast beløp i 3 terminer, og skal derfor pr. 1. termin ligge på normalforbruket i forhold til kontrollutvalgets budsjettforslag. På dette tidspunktet vil oversikten fra selskapene (revisor og sekretariat) gi det riktigste bildet av forbruket innenfor dette området, da dette viser faktisk forbruk i perioden. Kommunens oversikt viser hva som er postert i regnskapet pr Det vil derfor som oftest være regninger som ikke er postert eller fakturaer som ikke er sendt på rapporteringstidspunktet. Når det gjelder kjøp av tjenester fra selskapene viser oversikt fra kommunen at det er postert noe mer på kjøp av sekretariatstjenester enn det selskapet oppgir (kr 8.000,-). Når det gjelder kjøp fra revisjonen mangler fakturaen fra april, som kommunen har ført i mai. Når det gjelder utgifter tik kontrollutvalget er det pr kun ført utgifter til kurs opplæring, mens det ikke er ført noe på møtegodtgjørelser ennå. Revisor har ifølge egen rapportering forbrukt ca. 33%, altså et gjennomsnittlig forbruk. Det er lite tatt i betraktning at mesteparten av regnskapsavslutningen ligger inne i dette tidsrommet. Sekretariatet ligger på normalforbruket. Samlet sett er det ingen signaler i regnskapet for 1. tertial som tyder på at kontrollutvalgets budsjett for 2012 ikke skulle være tilstrekkelig., da samlet forbruk for øyeblikket ligger omtrent på normalforbruket. 5

6 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar regnskapsoversikten for kontroll og tilsyn for 1. tertial 2013 til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Regnskapsoversikter 6

7 Sandnes kommune - kontrollutvalget Regnskap 1. tertial Kontroll og tilsyn Ansvar 1000 Tjeneste 1100 Alle beløp er ekskl. mva Kontrollutvalgets forslag 2013 Bystyrets vedtak 2013 Tjeneste Art Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Matvarer Annonser/reklame Bevertning og representasjon Kurs/opplæring Skyss, reise, diett etter regning Skyss, reise, diett knyttet til kurs Kontingenter Kontrollutvalgets driftsutgifter Regnsk revisors/ sekr. regnskap % Regnskap kommuneregnsk % Sekretariat ,3% Kjøp av tjenester Konsulenttjenester (sekretariat inkl.) ,3% Kjøp fra IKS (Rogaland Revisjon) ,3 % Samlet kjøp av tjenester % 1429 Merverdiavg. Utenfor mva-loven - drift Samlede utgifter 1729 Kompensasjon moms påløpt i driftsregnsk Sum budsjett/regnskap Side 1 av 2

8

9 28/13 Statusoversikt prosjekter og kontorller juni 2013 Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Denne oversikten er kontrollutvalgets verktøy for å følge saker som går over flere møter. Slike saker oppstår enten ved at kontrollutvalget bestiller en rapport fra revisor eller ved at kontrollutvalget finner at en sak som de mener krever videre oppfølging. Statusoversikten følger sakene fra de oppstår til de er sluttbehandlet og ferdig oppfulgt. Oversikten blir oppdatert til hvert møte. Saksutredning: Til dette møtet foreligger forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk til behandling, se egen sak. Det vil til møtene framover bli purret på oppfølging av flere av rapportene som tidligere har vært behandlet i bystyret. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. juni 2013 til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Statusoversikt pr. juni 7

10 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Kontrollutvalget i Sandnes Arkivkode : 217 Saksnr. : 13/00079 Statusoversikt pr. juni 2013 Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt Estimert Status/forventet Merknader igangsatt timeforbr ferdigstilt *) Beredskap Etikk (omdømme?) Til behandling Byplan Samhandlingsreformen Selskapskontroller Eierskapskontroll av Sandnes kommune Andre saker: Sak/prosjekt Behandlet Status Merknader Overordnet analyse Lagt fram i mars 12 Undersøkelse Sandnes Læringssenter Ferdigbehandlet Oppfølging av ikke avsluttede prosjekter behandlet i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Bestilt Behandlet Oversendt kommunen Planlagt oppfølging og svarfrist Selvkost mnd. etter bystyrevedtak Skole kartlegging/oppfølging mnd. etter bystyrevedtak Anskaffelser / mnd. etter bystyrevedtak Integrering/opplæring av mnd. etter fremmedspråklige bystyrevedtak19.6. Status/dato for evt. purring Mld. om oppf. sendt. Selskapskontroller: Interkommunalt arkiv - IKA Ca 6 mnd. - selskapet Prosjekter der oppfølging er behandlet, men som skal følges opp videre: Forvaltningsrevisjons- Bestilt Behandlet Oppfølg. Planlagt oppfølging prosjekter behandlet og svarfrist Språkopplæring for innvandrere Innen Status/dato for evt. purring Side 1 av 2

11 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Prosjekter som er ferdigbehandlet i kontrollutvalget etter Forvaltnings- Vedtatt Behandlet Oppfølging Sluttbehandlet/merkn. revisjonsprosjekter igangsatt i KU behandlet Bestiller-/utførerorganiseringen Ferdigbehandlet Styring av byggeprosjekter Ferdigbehandlet Barnevern Ferdigbehandlet Kvalitet i barnehage Ferdigbehandlet Kommunale utleieboliger Ferdigbehandlet Selskapskontroller Stavanger Brannvesen IKS Ferdigbehandlet Rogaland Revisjon IKS Ferdigbehandlet Wencke Sissel Olsen Daglig leder Side 2 av 2

12