Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 27. april 2009 KL i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 2 Kontrollutvalget i Strand INNKALLES TIL MØTE 27. april 2009 KL i Formannskapssalen Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 5/09 Kommunens årsregnskap og årsmelding /09 Årsrapport for Skatteoppkreveren i Strand kommune med kontrollrapport 7/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Evaluering av kommunens organisering 8/09 Forvaltningsrevisjonsrapport: Etikk 9/09 Oversikt over status prosjekter og kontroller EVENTUELT MELDINGER Rådmann og økonomisjef er invitert til å orientere/svare på spørsmål i sakene 5 og 6. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e- post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Strand, 20. april 2009 Jens Petter Thoresen Leder av kontrollutvalget Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2009 KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2008 Bakgrunn Kontrollutvalget skal iht. til kommunelovens 77, 4. ledd og kontrollutvalgsforskriftens 7 uttale seg om kommunens årsregnskap før kommunestyret vedtar regnskapet. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Etter kontrollutvalgsforskriftens 8 skal også kontrollutvalget påse at revisjons merknader i forhold til regnskapet (årsoppgjørsnotatet) blir fulgt opp. Saksutredning: Regnskapet for 2008 viser et nettodriftsresultat på 11,14 mill kr (merforbruk). Etter gjennomføring av strykninger, bruk av fond og lovpålagte avsetninger til fond, er regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig merforbruk på 2,73 mill kr Regnskapet viser at virksomhetene har et samlet overforbruk på 12,13 mill kr, før avsetninger/ bruk av fond. Rådmannen forklarer dette slik i sin årsmelding: Budsjettavvikene på virksomhetene har et sammensatt årsaksforhold og kan i grove trekk oppsummeres med at Overskudd skyldes: Merinntekter både fakturering og tildeling av statlige midler. Ubesatte stillinger / ikke vikar v/fravær. Budsjettmidler drift skal dekke tilsvarende kostnader på investering. Underskudd skyldes: Årets samlede lønnsoppgjør. Seniorplan. Nødvendig arbeidsinnsats på tross av pålagt vakans eller mangel på personal, jf rekrutteringsutfordringer i andre stillinger. Vakansbudsjettering. Driftsnivå ikke justert tilstrekkelig iht stadig lavere budsjettrammer. Flere plassering av barn utenfor hjemmet. Økt ressursbruk knyttet til brukere med stort omsorgsbehov. Merinntekter vises sentralt og ikke på den enkelte virksomhet som har kostnaden. Adferds-/læringsprosjekt ungdomsskole. Revisjonsberetning og andre merknader fra revisjonen. Rogaland Revisjon IKS har gitt standard revisjonsberetning for 2008 med en presiseringer. Presiseringen gjelder underskudd på renovasjonstjeneste på kr , som er brudd på forurensningslovens 34, som krever full dekning av utgifter til renovasjon. 2

3 Revisor utarbeider i tillegg et årsoppgjørsnotat, der årsoppgjøret og revisjonen gjennom året oppsummeres. Dette vil danne grunnlaget for en evt. oppfølging fra kontrollutvalget i hht 8, som nevnt i innledningen. Revisor peker her på manglende selvkostregnskap som et forhold kontrollutvalget må lukke. Kontrollutvalget kan videre vurdere om det er andre forhold nevnt i brevet om årsoppgjøret som de ønsker å følge opp. Den fremlagte revisjonsberetningen samt årsoppgjørsnotatet tilsier at kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner årsregnskapet og årsmeldingen for Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Strand tilrår at kommunestyret godkjenner regnskap og årsmelding 2008 for Strand kommune SANDNES, Rådgiver Vedlegg: 1. Revisjonsberetning fra revisor 2. Revisjonsrapport for årsregnskapet 2008 fra revisor 3. Strand kommunes årsregnskap Strand kommunes årsmelding 2008 Sendes medlemmene fra Strand kommune 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2009 ÅRSRAPPORT FOR SKATTEOPPKREVEREN I STRAND KOMMUNE MED KONTROLLRAPPORT Bakgrunn Kontrollutvalget har mottatt Årsrapport 2008 frå skatteoppkreveren i Strand. Videre har vi også mottatt Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Strand kommune, fra Skatteetaten. Kontrollrapporten er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. Kontrollrapporten oppsummerer de ettersyn som Skatteetaten har utført i Riksrevisjonen tok i 2004 over revisjonen av skatteregnskapet fra kommunerevisjonene. Omleggingen innebar også at behandling av skatteregnskapet ble overført fra den enkelte kommunestyrene til Stortinget, som behandler skatteregnskapet på nasjonalt nivå. I forbindelse med omleggingen uttalte Skattedirektoratet, at kontrollutvalget og kommunestyret likevel burde få skatteregnskapet lagd fram til orientering. Saksutredning Skatteregnskapet viser en samlet skatteinngang på 917,0 mill kr som er en økning i forhold til i fjor på 95,8 mill kr eller 11,68 %. Av samlet skatteinngang har kommunen mottatt 220,2 mill kr, som er en økning i forhold til i fjor på 14,7 mill kr eller 7,18 %. En viktig årsak til at kommunens økning er mindre enn samlet skatteinngang er reduksjonen i den kommunale skatteøret. Margin oppgjøret for 2007 viset en under/overdekning på 6,9 mill kr. Kommunens avsetning til margin er på 10 %. Restansene pr utgjør 17,3 mill kr som er 2,8 mill kr lavere enn året før. I følge skatteoppkrever er nedgangen i restansene positiv, men målet er å få restansene ytterligere ned. Det er gjennomført 6 arbeidsgiverkontroller i Kontrollrapporten fra Skatteetaten konkluderer med at det er etablert rutiner mv. som sikrer at skatteregnskapet i det alt vesentlige er korrekt, fullstendig og tidsriktig bokført, samt at gjeldende regelverk er fulgt. I kontrollrapporten er det gjort følgende presiseringer: 1. Skatteetaten har merkes seg skatteoppkrevers vurdering av ressurssituasjonen 4

5 2. Kommunen har foretatt motregning for kommunale krav i til gode skatt, som er i strid med regelverket. 3. Det er gjennomført mindre arbeidsgiverkontroller enn målkravet til Skattedirektoratet. De forhold som skattetaten har tatt opp med skatteoppkrever i løpet av året som gikk, har kommunen gitt tilbakemeldinger på. Kontrollutvalget har ikke mottatt andre rapporter som tyder på at Skatteetaten gjennom sine kontroller har funnet vesentlige avvik i løpet av året som gikk. Skatteoppkrever er invitert til å delta i møtet under behandlingen av skatteregnskapet. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Strand tar Årsrapport 2008 fra skatteoppkreveren i Strand, med Kontrollrapport 2008 fra Skatteetaten til orientering. 2. Saken videresendes til kommunestyret til orientering. SANDNES, Rådgiver Vedlegg: 1. Årsrapport 2008 fra skatteoppkreveren i Strand kommune 2. Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i 1130 Strand kommune 5

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2009 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON - EVALUERING AV KOMMUNENS ORGANISERING Bakgrunn Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonen Evaluering av kommunes organisering i møtet Etter forskrift om kontrollutvalg 12, skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak ved behandling av rapporter om forvaltningsrevisjon, blir fulgt opp. Kontrollutvalget skal videre rapportere til kommunestyret hvordan merknadene er fulgt opp. Kontrollutvalget foreslo den gangen å følge opp rapporten etter ca 9 måneder. Saksframstilling Kontrollutvalget hadde oppe sak om oppfølging i møte Som en del av oppfølgingen mottok kontrollutvalget brev fra rådmannen der det ble gjort rede for den politiske prosessen som kommunestyret hadde iverksatt ved behandlingen av rapporten. Kontrollutvalget tok rådmannens svar til etterretning. I forbindelse med at kommunestyret nå har oppe sak om Ny administrativ organisering har rådmannen også sendt saken til kontrollutvalget til orientering. Saken med unntak av høringsuttalelsene er lagt ved saken. I denne saken har kommunestyret selv foretatt en oppfølging, gjennom den prosessen de satte inngang med ny administrativ organisering. Kontrollutvalget kan derfor bare konstatere at oppfølging har funnet sted. Det anses heller ikke nødvendig å rapportere til kommunestyret. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget tar saken om Ny administrativ organisering til etterretning. 2. Kontrollutvalget ser ikke behov for ytterligere oppfølging av forvaltningsrevisjonen Evaluering av kommunens organisering. 6

7 SANDNES, Rådgiver Vedlegg: 1. Oversendelsesbrev fra rådmannen. 2. Ny administrativ organisering 3. Ny administrativ organisering Dokument til høring 7

8 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen/ Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand / /2009 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: ETIKK Bakgrunn: Kontrollutvalget i Strand bestilte i forrige periode ( ) forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk. Rapportens formål har vært å gjennomgå status i kommunen med hensyn til forekomst av etiske retningslinjer og prosesser i tilknytning til utvikling og etterlevelse av dem. I tillegg skulle prosjektet søke å belyse viktige elementer knyttet til mislighets- og korrupsjonsrisiko. Kontrollutvalget vedtok i sin bestilling at revisor skulle se nærmere på Hvordan arbeider kommunen for å forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger? o Status for etiske retningslinjer: Er de nedtegnet, klargjørende, veiledende, tydelige og fullstendige? Gitt at kommune ikke har etiske retningslinjer: Hva skyldes dette? o Status for prosesser, kommunikasjon, dialog mellom ansatte i kommunen. o Hvilke tiltak iverksettes når det avdekkes brudd på kommunens etiske retningslinjer eventuelt når foreligger mistanke om regulære lovbrudd? o Hvordan håndteres varslere i kommunens regelverk, og i praksis? I hvilken grad er kommunen utsatt for risiko for økonomiske og regnskapsmessige misligheter, og hvordan styres risiko? Rapporten ble utsendt/utdelt som eget hefte til forrige møte, og blir derfor ikke sendt ut på ny nå. Saksutredning: Rapporten foreligger nå til behandling i kontrollutvalget. Revisor har foretatt en dokumentgjennomgang i kommunen i tillegg til møter med kommuneledelsen og tillitsvalgte. I tillegg har 265 av kommunens ansatte gitt tilbakemeldinger i en spørreundersøkelse. I grunnlaget for prosjektet har revisor også tatt med kunnskap fra tilsvarende prosjekter i Stavanger, Sandnes og Rogaland fylkeskommune. Rapporten viser at det er en rekke fellestrekk med de andre undersøkte kommunene. Oversikt over denne sammenligningen finnes i rapportens kap I rapportens konklusjoner nevnes det bl.a. som positivt at Strand har hatt etiske retningslinjer siden juni 1991 (de er nå under revidering) og at mange i organisasjonen har høyt fokus på yrkesetiske problemstillinger. Revisor ser likevel klare forbedringsområder på mange områder, og oppsummerer sine anbefalinger til at kommunen bør: Synliggjøre kommunens etiske retningslinjer bedre på intranett og Internett Utarbeide opplæringstiltak tilpasset behovene i de forskjellige fagmiljøene. Tiltakene bør særlig legge til rette for systematiske diskusjoner på arbeidsplassene 8

9 Iverksette tiltak som reduserer de mest rapporterte etikkbrudd, nemlig brudd på yrkesetiske retningslinjer og normer, brudd på taushetsplikt, habilitetsproblemer, og forekomsten av mobbing, trakassering og diskriminering Ivareta varslerens behov for konfidensialitet, trygghet og kunnskap om resultatet av sitt varsel. Iverksette aktiviteter for å bygge opp tilliten til varslingssystemet og legge til rette for en god organisasjonskultur Fortsette det gode forebyggende arbeid i forhold til mislighetsrisiko, slik at Strand ikke får oppleve korrupsjonsskandaler som enkelte andre kommuner For å få oversikt over samlede konklusjoner og anbefalinger må en lese selve rapporten. Det vises i den sammenheng til sammendraget i rapportens kap. 1 og til revisors vurderinger og anbefalinger i kap. 5. Administrasjonssjefen (rådmannen) skal alltid uttale seg til en gjennomført forvaltningsrevisjonsrapport. Rådmannens kommentarer finnes i sin helhet i rapportens kap. 6. Rådmannen nevner her bl.a. at rapportens konklusjoner og anbefalinger vil bli brukt i det videre arbeidet med den pågående revisjonen av de etiske retningslinjene. En forvaltningsrevisjonsrapport skal systematisk følges opp for å sikre at forvaltningen setter i verk tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheter. Kontrollutvalget skal derfor sørge for at kommunestyrets vedtatte merknader til rapporten følges opp av rådmannen. Det anbefales at en slik oppfølging skjer ca. 6 mnd. etter at rapporten er vedtatt av kommunestyret. Iflg. Rundskriv H 02/06 skal kontrollutvalget innstille direkte til kommunestyret i forbindelse med behandling av forvaltningsrevisjonsrapport. Rådmannens kommentarer til saken skal gå fram av selve rapporten. Revisor gjennomgikk rapporten i møtet Kontrollutvalget vedtok å utsette saken til møtet siden de hadde fått forlite tid til å sette seg inn i rapporten. Forslag til VEDTAK: 1. Kommunestyret i Strand slutter seg til de kommentarer og anbefalinger som går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten Etikk 2. Kontrollutvalget påser at kommunestyrets vedtak i tilknytning til rapporten følges opp ca 6 mnd etter vedtaket i kommunestyret. SANDNES, Rådgiver Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport 9

10 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Strand /2009 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER Bakgrunn Oversikt over status prosjekter og kontroller skal være et verktøy for kontrollutvalget slik at de kan følge bestillinger fram til rapport er ferdig sluttbehandlet/fulgt opp. Oversikten blir oppdatert til hvert møte. Saksframstilling Rapporten om forvaltningsrevisjonen Etikk skal behandles i dette møtet. Kontrollutvalget har i tillegg en forvaltningsrevisjon i bestilling som forventes klar til siste møtet i år. Forvaltningsrevisjonen Fastlønnsleger og leger med fastlegeavtaler vil bli fulgt opp i møtet i juni og forvaltningsrevisjonen Utbyggingsområder og utbyggingsavtaler skal følges opp til høsten. Kontrollutvalget har fått oversendt dokumentasjon fra kommunestyrets oppfølging av forvaltningsrevisjonen Evaluering av kommunes organisering. Dokumentasjonen legges fram i dette møtet, slik at kontrollutvalget kan endelig lukke saken. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller mars 09 til orientering SANDNES, Rådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over status prosjekter og kontroller mars 09 10