Risikovurdering, forenklet modell:

Transkript

1 Sykehusapotekene HF Handlingsplan v 1.0 Vedtatt i ledergruppemøte desember 2015 Tiltak merket med *) har høy prioritet Risikovurdering, forenklet modell: Iht. plan/ mål Tett oppfølging påkrevet. Mulighet for avvik/ avvik av mindre grad Krever ytterligere tiltak. Stor sannsynlighet for avvik/ foreligger allerede avvik av stor grad. Ved "rød" risiko må korrigerende tiltak defineres. Overordnede føringer: Operasjonalisere mål og handlingsplan: Konkretisere mål og tiltak i hvert enkelt apotek og evt. i hver enkelt avdeling (lokale tiltak, frister, ansvar) Målkategorier: K = Kvalitetsmål M = Miljømål Ø = Økonomisk mål 1

2 Brukerveiledning Trykk på "Aktiver innhold" etter åpning av dokumentet slik at knappene på hver side skal fungere. For ledergruppen Viser kolonner som normalt brukes ved gjennomgang av handlingsplanen Skjuler kolonnene "Ansvar" og "Ressurs" og erstatter disse med visning av kolonner per hovedkontoravdeling. Her angis A for ansvar og R for ressurs. Avdelingene kan dermed bruke filterknappene til å se sine ansvars-/arbeidsområder. Skriver ut arket uten at knappene øverst blir med. Alternativt kan man selv skjule rad 2-5 for å oppnå det samme. (Vis/skjul linjenumre og tema) Linjenumre: Brukes til referanse til felles handlingsplan. Tallene bør derfor ikke endres på. Tema: Kolonnen inneholder arkfanenavn, men kan ellers brukes til det man ønsker. Slik kan man sortere/filtrere på temaer og hvis ønskelig kun vise kun ett tema av gangen. For apotek/avdelinger Sammenstilling av ark (Vis/skjul linjenumre og tema) apotek/avdeling 1. Ta kopi av et av arkene i handlingsplanen for å lage egen handlingsplan. 2. Trykk på knappen "Vis linjenumre og tema" 3. Trykk på knappen "Vis linjenumre og tema" i alle ark som kopieres inn i det nye arket 4. Kopier inn linjer fra alle ark og lim inn i egen handlingsplan 5. Sorter, slett og filtrer etter eget ønske. Viser kolonner som kan brukes til avdelinger eller personer. Her angis A for ansvar og R for ressurs. Avdelingene eller personene kan dermed bruke filterknappene til å se sine ansvars-/arbeidsområder. Skriver ut arket uten at knappene øverst blir med. Alternativt kan man selv skjule rad 2-5 for å oppnå det samme. Brukerveiledning - side 2 av

3 Før sammenstilling av ark For ledergruppen For apotek/avdelinger uten rad 2-5 Vis linjenumre og tema Skjul linjenumre og tema apotek/avdeling 5 mål 2016 Varesalg privat drives med målsatt lønnsomhet i 2016 Øke reseptfangst. Øke handelsvaresalg Enhetlig profilering Oppfølging Ø,K Fokus på reseptavtaler med kunde og om mulig ekspedisjonsanmodninger fra sykehuslege (e-resept). Skal ha utviklet app for bestilling og klargjøring av resepter slik at pasientene og kunder bruker oss i større grad. Skal ha vurdert hvilke avdelinger det kan etableres en tjeneste for leveranse av ferdige resepter og startet dette tilbudet slik at pasientene og de ansatte oppleverer oss som en god samarbeidspartner. Skal ha videreutviklet "salgstrening" slik at avrunding av kundemøte resulterer i et salg blir en naturlig del av kundemøte. Skal utvikle varesortimentet slik at vi kan tilby handelsvarer spesielt tilpasset pasientgrupper på sykehuset. Skal ha offensive kampanjer og gode tilbud slik at vi oppleves som et attraktivt apotek å handle i. Skal ha omprofilert Kristiansand, SAO Radiumhospital, Skien og Hamar slik at våre apotek fremstår i tråd med vår profil som sykehusapotek. Skal ha ferdigstilt og implementert "rofilhåndbok" slik at ombygging kan gjøres etter en mal. Utvikle og implementere rapporter for verdidrivere / nøkkeltall og sikre at apotekene benytter disse. Antall resepter økes med x %. Dette skal hvert enkelt apotek sette. Antall resepter økes med x %. Dette skal hvert enkelt apotek sette. Antall resepter økes med x %. Dette skal hvert enkelt apotek sette. Kryss-salget skal utgjøre x % av salget. Handelsvare salget skal øke med 10 %. Handelsvaresalget skal øke med 10 %. I henhold til budsjett og effektmål. Ferdigstilt og tatt i bruk ved ombygging D T MU, Ø Ø, T D F Ø D 5 mål - side 3 av

4 5 mål 2016 Samhandling Innføre regionalt system for Medikamentell Kreftbehandling i alle sykehusapotek og støtte sykehusene i deres implementering. Menneskene Grensesnitt Regionalt Skal ha gjennomført kundemålinger som måler kundetilfredshet og avdekker spesielt 2 parametre, avdekke behov og begrunne råd slik at vi kan fortsette utviklingen av våre tjenester på en positiv måte. Skal ha implementere tjenesten inhalasjonsveiledning i alle apotek, slik at denne tjenesten oppfyller kravene som settes for refusjon. Skal ha utarbeidet ny "to be løsning" med klare klare roller og ansvar slik at opplæring og implementering Sørge for at teknologiske grensesnitt for alle våre løsninger er ivaretatt i det regionale prosjektet. Bidra aktivt med ressurser og kompetanse til regionalt prosjekt. Øke score på GA vision til minumum 80 på kundetilfredshet. Skal ha gjennomført x antall veiledninger D F Beste praksis implementert på alle D HR Vellykket implementering integrert med våre virksomhetssystemer T Driftsløsning Sørge for å få etablert nødvendig IT-utstyr i tilknytning til produksjonsenhetene. Ivareta SA`s interesser og sikre sømløse overganger D T, K, Ø Nødvendig IT-utstyr i produksjonsenhetene etablert T Skal sørge for at omfanget av lokale/regionale preparater omfattet av LIS avtalene og betydning av riktige valg i anbudene følges opp i prosjektet D LIS, F Skal kartlegge og belyse utfordringer i arbeidsprosessene som påvirkes av strekkoder for å sikre lukket legemiddelsløyfe D Ø Sørge for nødvendige avklaringer i forhold til fremtidig driftsløsning av løsningen. Driftsavtale med S på plass D 5 mål - side 4 av

5 5 mål 2016 Sikre leveranser med 80% dekningsgrad av identifiserbare endoser til lukket legemiddelsløyfe Langsiktig strategi Utarbeide en anbefaling for legemiddeldistribusjon i sykehus Gjennomført analyse knyttet til hele legemiddelkjeden, fra produsent til pasient med fokus på pasientsikkerhet, økonomi og effektivitet. Lukket sløyfe Ivareta foretakets interesser i prosjekt for nytt bransjesystem i apotek og starte arbeidet med å erstatte Farmaro i Sykehusapotekene HF Systemstøtte legemiddeldistribusjon i sykehus og sykehusapotek (forslag til O&B) Støtte sykehusene i deres arbeid med å implementere beslutninger fra regional arbeidsgruppe for Lukket Legemiddelsløyfe. Sammenfatte og videreføre løpende oppgaver/aktiviteter med ansvar og beslutningspunkter som berører det pågående arbeidet med Lukket Legemiddelsløyfe. Sykehusapotekene skal framskaffe et økt antall legemidler som er emballert og elektronisk identifiserbare på dosenivå som forberedelse til innføring av lukket legemiddelsløyfe i sykehusene. Ivareta SAHF sine interesser i DIFA-prosjektet og Systemstøtteprosjektet (NIKT). Beslutninger implementert. 80 % dekningsgrad D Ø-VF, F D Ø Adm.dir Adm.dir 5 mål - side 5 av

6 5 mål 2016 Redusere sykefravær til 7,6 % i 2016 HMS, Ø HMS, Ø Ø,K K,Ø HMS,Ø Oppfylle mål for systemportefølje for SAHF hvor alle program-moduler og -systemer passer inn i en helhetlig arkitektur Det skal jobbes systematisk med arbeidsmiljøet i hele virksomheten for å sikre motivasjon og arbeidsglede. HR skal tilby støtte til apotek eller avdelinger med svake MU resultater. SAHF skal fremstå som en sunn arbeidsplass som vektlegger å legge til rette for aktiviteter som kan bidra til å fremme de ansattes livsstil, helse trivsel. Våre ledere skal få tilbud om kompetansehevende tiltak som gjør de trygge og kompetente i lederrollen. Vi skal sikre at vi gjennomfører gode rekrutteringsprosesser som medfører at vi ansetter de riktige personene til rett tid og på rett sted. HR skal være aktiv bidragsyter i oppfølgingsarbeidet av sykefravær med særlig fokus på å støtte Bærum, SAO og SALØ,men også i enkeltsaker på øvrige apotek. - De eksterne prosjektene DIFA, Systemstøtte (NIKT), MKB, SAFEST, LLS er samkjørt - Applikasjonsportefølje SAHF 2019 definert T D, Ø, F, LG Opprettholde indikatorene for motivasjon og arbeidsglede på hhv 77 og Adm.dir D,K,T,Ø,F Årshjulet for Helse luss implementeres ved at sentrale og lokale aktiviteter gjennomføres. Gjennomført 1 utviklingsprogram og opplæringstiltak i henhold til kursplan HR Evaluere nåværende prosessser, rutiner, maler og annet verktøy og vurdere nyskapninger som kan bidra til måloppnåelse. Trygge ledere i prosessen ved å avholde kurs i rekruttering. HR overvåker turnover månedlig. rosess og plan utarbeidet HR D,K,T,Ø,F D, K, T, Ø, F HR D,K,T,Ø,F HR D 5 mål - side 6 av

7 Før sammenstilling av ark For ledergruppen For apotek/avdelinger uten rad 2-5 Vis linjenumre og tema Skjul linjenumre og tema apotek/avdeling asient Bidra i tverrfaglige team med farmasøytisk kompetanse Tilgjengeliggjøre nødvendige legemidler og legemiddelformer Ø (forslag til O&B),K,Ø,M,K,Ø,M,K,Ø,M,K,Ø,M,K,Ø,M,K,Ø,M Utarbeidet en felles standard for tjenesten "Klinisk farmasi" som er i samsvar med våre kunders behov og gjennomførbar i praksis. Utrede opprettelse av nasjonalt kompetansesenter for klinisk farmasi i SA HF. Sykehusapotekene skal i samarbeid med helseforetakene monitorere og følge sykehusenes forbruk av legemidler, etterlevelse av vedtak om legemidler fra Beslutningsforum og LIS-anbefalingene innenfor anbudsområdene TNF/biologiske legemidler, MS- og kreftlegemidler samt den store gruppen legemidler som overføres fra Helfo til helseforetaksfinansiering fra Standard utarbeidet og impementert. Vedtak gjort i LG. Utarbeide mal for rapporter i samarbeid med RHF og HF og levere månedlige rapporter med kommentarer til forbruket D F F D Ø F rosjektere nye produksjonslokaler på Gjøvik. Godkjente lokaler uten kritiske avvik fra SLV D K, T,HR,Ø lanlegge nytt sykehusapotek i nye Drammen Etablere sykehus Vestre Viken. prosjektorganisasjon. HR,K,T,F, Avklaring ift HSØ og VV. Ø Oppfølging av revidert legemiddelhåndteringsforskrift med veileder samt fellesrevisjon bidra i sykehusenes risikoanalyser av tilvirkning og innrette produk sjon etter resultatet av disse. Riktig fordeling av produksjon i sykehus og i sykehusapotek. F Igangsetting og oppskalering av robot for cytostatika 60 % av volum over på robo ved SAO, Radiumhospitalet D T, K Oppsummere og vurdere tiltak som er gjort ift å redusere avvik i sterilproduksjon D K Utarbeide strategi for eventuell utrulling av ferdige Strategi er utarbeidet og løsninger av antibiotika. kommunsisert D Sørge for at SA-varene ivaretas slik det er besluttet i rosjket avsluttet med felles nasjonalt prosjket. forutsatt resultat Adm.dir Ø (Vareflyt) asient - side 7 av

8 asient Bidra til riktig legemiddelbruk ved overføring mellom behandlingsnivåene Veilede pasienten om egen legemiddelbruk Erverve ny kunnskap om pasientens behov Sikre sporbarhet i hele forsyningskjeden (forslag til O&B),K Ø,K,M Sykehusapotekene skal i samråd med den nasjonale beredskapsfunksjonen bistå helseforetakene i arbeidet med å opprette og vedlikeholde lokale risikoog sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) for legemiddelberedskap, og sikre lagerhold i henhold til avtale. Tilby opplæring av annet helsepersonell i samstemming. resentert opplæringsmateriell i dialogmøter på alle HF D F D Etablere Sykehusapotekene HF på HelseNorge.no Gjennomført med pasientrettet informasjon F D Samarbeide med foretakets Bruklerutvalg for å bedre Fremmet aktuelles saker tjenstetilbud. til behandling F D Sikre forsvarlig transport av legemidler fra Transportstudie sluttført. sykehusapotekene til kunder. Dokumentert forsvarlig transportkjede Ø K, D asient - side 8 av

9 Før sammenstilling av ark For ledergruppen For apotek/avdelinger uten rad 2-5 Vis linjenumre og tema Skjul linjenumre og tema apotek/avdeling Kunnskap og kompetanse Være en aktiv bidragsyter i tverrfaglige team Oppfylle framtidige faglige behov Utøve forskning, innovasjon og framtidstenkning Videreutvikle Orakel og tilgjengeliggjøre løsningen til Løsning tilgjengelig. bruk av SA's ansatte ute på sykehusets poster F D, T K Utarbeide e-læringskurs for bestilere i TønSys D K Utarbeide e-læringskurs for legerollen i TønSys D Stimulere til bruk av Apokus-kursene. Øke antall gjennomførte,k kurs. Tas inn i ansattes kompetanseplaner D F M Utarbeide en plan for implementering av ISO 14001:2015 i styringssytemet og gjennomføre lan utarbeidet og gjennomført. tiltakene i planen slik at nye krav i standarden blir K D, Ø Ø,K Vi skal sikre at vi på kort og lang sikt har nødvendig kompetanse til å nå de langsiktige og kortsiktige målene og tiltakene som er utformet i tråd med vår strategiplan. Innføre Induct-løsningen for å stimulere til økt innovasjonsaktivtet og følge opp innovasjonsideer i foretaket. Revitalisere forskningsprosjektet med kvalitetssikring av legemiddelbehandlingen av barn. Utarbeide forslag til løsning for å samle, vedikeholde og forvalte spesifikk legemiddelinformasjon i ett samlet klinisk støtteverktøy. Etablere forskningsgruppe i klinisk farmasi i SAO med finasiering fra HSØ eller ekstern part. Implementere og gjennomføre sentrale og lokale tiltak i tråd med overordnet og lokal kompetanseplan HR Løsningen implementert og tatt i bruk. Ansette ny hd-stipendiat i prosjektet. D, K, T, Ø, F F T,D F D Forslag forelagt ledergruppen til beslutning F D,T Stipendiat ansatt, forskningsgruppe etablert med forankring i Apotekdift F D Kunnskap og kompetanse - side 9 av

10 Før sammenstilling av ark For ledergruppen For apotek/avdelinger uten rad 2-5 Vis linjenumre og tema Skjul linjenumre og tema apotek/avdeling Linjenr Tema Organisasjon 101 Organisasjon K,Ø Erstatte Current time med GAT-modul HR T,D, F Delta aktivt i prioriterte fora i helseforetaksstrukturen. Begrense deltagelse i fora som ikke deltagelse besluttet og rioritering gjennomført, 102 Organisasjon prioriteres. etterlevet. Være riktig organisert i forhold til interne behov og omgivelser i endring 103 Organisasjon K 104 Organisasjon M,Ø 105 Organisasjon M,Ø 106 Organisasjon M,HMS,Ø 107 Organisasjon Utvikle kultur for endring K, og forbedring 108 Organisasjon,K,Ø,M 109 Organisasjon Ø,HMS 110 Organisasjon K rioritere og gjennomføre 111 Organisasjon K Anskaffe, utvikle og ta i bruk nytt intranett (DIALOGprosjektet). Skal bidra i arbeidet for å redusere kassasjon av legemidler fra sykehuset. Redusere miljøskadelig transport. Utrede innføring av nye rengjøringsmetoder uten kjemikaliebruk. D,K,T,HR, Ø,F Adm Ny løsning implementert og i bruk F Konkrete mål settes lokalt i hver enhet D Ø, K Konkrete mål settes lokalt i hver enhet Implementere ny praskis i alle produksjonsavdelinger D Ø, K D,K,T,HR, Ø,F D Ø, HR, K Gjennomføre retrospektiv kvalifisering av lan gjennomført. leverandører iht plan for å sikre at leveranser av varer og tjenester er av riktig kvalitet K D, Ø Videreutvikle lean som metode for å sikre at Gjennomføre og forbedringsarbeid i apotek og på HK er en naturlig del utarbeide merittister på av arbeidet. lean aktiviteter i alle apotek og på HK D D,HR Forbedre og effektivisere arbeidsplanleggingen i alle apotek. Forbedre dokumentstyringssystemet for å sikre at myndighetenes forventninger etterleves: 1.Oppgradere Sokrates til nyere versjon. 2. Fortsette å revidere og/eller utfase utgåtte dokumenter. 3. Utarbeide en plan/spec for forenkling av styringssystemet (Lean). Skal ha utarbeidet årshjul for prosedyreutsending slik at apotekene har en forutsigbarhet for omfang av prosedyrer som skal implementeres. Gjennomføre piloter i BRASSE metodikk i deler av SAO og Bærum og overføre kunnskapen på utvalgte apotek. Retting av bugs i systemet. Elektronisk implementering muliggjort. Redusere antall utgåtte dokumenter til under 5%. Høyere andel prosedyrer implementert innen frist D D,HR 1.1 1) og 2) ) K T, D D HR,K,T,F, Ø Organisasjon - side 10 av

11 Før sammenstilling av ark For ledergruppen For apotek/avdelinger uten rad 2-5 Vis linjenumre og tema Skjul linjenumre og tema apotek/avdeling Teknologi Overvåke teknoloigisk utvikling,k,ø Involvere brukere i alle faser Etablere en tilpasningsdyktig teknologisk plattform Annet K,Ø,K,Ø,K,K,K Sammenstille og kommunisere overvåkingstiltak som gjøres. (Robotteknologi, styringssystemer, integrasjonsløsninger, ) Etablere og implementere styringsmodell for IT og applikasjoner. Utrede behov og evt innføre personlige brukere for alle foretakets ansatte. Sikre sykehusapotekenes rolle i eresept for spesialisthelsetjenesten. Implementere arkivløsning (begrenset bruk). Løsning implementert. Gjennomgå og revidere styringssystem for informasjonssikkerhet. Sammenstilling utarbeidet og presentert. Enkelt system for rapportering etablert T D,F,Ø Styringsmodell implementert T LG Riktig nivå av personlige brukere for foretakets ansatte implementert T D Sykehusapotekenes behov godt ivaretatt i løsningene som etableres. T,F,Ø Adm.dir Styringssystem for informasjonssikkerhet revidert T K Teknologi - side 11 av