HS-V-045/10 Vedlegg 2 Interne høringer - invitasjon og uttalelser. Innhold:

Transkript

1 Innhold: Hva Side Invitasjon til høringsuttalelser. 2 Høringsuttalelsene: AFT 6 AHS 12 AITeL 16 ALT 18 ASP 22 TØH 25 Studentparlamentet 27 Forskerforbundet (FF) 28 Norsk Tjenestemanns 31 lag (NTL) TEKNA 32 1 av 32

2 Sendes: Avdelingene Studentparlamentet Tjenestemannsorganisasjonene Evaluering av avdelingsstyreordningen en invitasjon til høringsuttalelser. Som allerede kjent fra rektors epost av (utsendt av Håvard Ravn Ottesen) ønsker rektor å gjennomføre en evaluering av avdelingsstyrene ved HiST. Dagens Reglement for avdelingsstyrer ved HiST finner du på ansattportalen ( og som vedlegg 1. Fra nevnte epost: Avdelingsstyrene skal evalueres i løpet av tidlig høst 2010 og Høgskolestyret skal få en evalueringsrapport i sitt møte november. (jfr orientering på HS møte juni 2010). Hensikten er å evaluere avdelingsstyrene som styringsorgan. Dette vil bli gjennomført med en høringsrunde internt i HiST og vi vil også se nærmere på andre høgskolers ordninger og erfaringer. Jeg ønsker i første omgang at evalueringen skal gi et grunnlag for å avklare om vi bør utrede en ny ordning. Samtidig bør evalueringen gi oss et bilde av hva vi ønsker å oppnå med en endring. Det sentrale spørsmålet blir om HiST bør endre sin nåværende ordning. Bør avdelingsstyrene ha et sterkere styringsansvar, bør vi ha avdelingsråd i stedet, eller kan avdelingsstyrenes oppgaver ivaretas gjennom tydelige og involverende ledelses-/beslutningsprosesser? Vil en endret ordning gjøre oss bedre i stand til å oppnå våre strategiske mål gjennom bedre styring og mer effektiv bruk av våre ressurser? Frist for innsending av høringsuttalelsen er Det er viktig at høringsuttalelsene ikke bare oppsummerer erfaringene med dagens ordning, men også angir hvilke endringer som bør gjøres. Aktuelle høringstema Høringsuttalelsene skal behandle nedenstående tema og kan for øvrig ta med de tema og momenter som anses viktig å fremme. Styringsrom/styringsrolle I dag har avdelingsstyrene ikke en ren vedtaksrolle eller en ren rådsrolle. Avdelingsstyrene skal både gjøre vedtak i enkelte saker, gi råd i noen og være høringsinstans for andre saker. Et hovedspørsmål er om en slik blanding er en god, og derigjennom bidrar til god utvikling og påvirkning, eller om ordningen bør endres til være enten et klassisk styre eller et rent råd, alternativt om 2 av 32

3 avdelingsstyrene bør avvikles og at funksjonen sikres gjennon inkluderende prosesser mellom ledere og studenter/tilsatte. Styringsevne/styringskvalitet Disse to begrepene dreier seg i hovedsak om effekten av avdelingsstyrenes arbeid, og kan kort beskrives gjennom spørsmålet: I hvilken grad bidrar avdelingsstyrets arbeid til å realisere kortsiktige, langsiktige og strategiske mål?. Er dagens avdelingsstyreordning en god og effektiv ordning som fremmer og støtter opp under de rette beslutninger slik at vi oppnår de mål vi har satt oss? Medbestemmelse og påvirkning Tradisjonelt i sektoren er medbestemmelse og påvirkning realisert ved at studenter og tilsatte har representanter i avdelingsstyrene/rådene. Universitets- og høgskoleloven fokuserer på mulighet til medbestemmelse og påvirkning, ikke hvilken ordning det gjøres gjennom. Slik medbestemmelse og påvirkning kan gjøres gjennom representasjon i styrer og råd, eller ved at ledere utøver inkluderende ledelse hvor studentene og de tilsattes medbestemmelse og påvirkning skjer gjennom informasjonsog drøftingsmøter. Eksterne representanter Intensjonen med eksterne representanter i avdelingsstyrene er å bidra til å rotfeste avdelingenes arbeid og utvikling til samfunnets stadig endrede behov og interesser. Er det slik at dagens ordning setter de eksterne representantene i stand til å bidra med dette? Hvordan bør signaler fra næringsliv og forvaltning fanges opp og påvirke de valg og beslutninger avdelingene gjør? Ressursbruk Gjennomføring av ordningen med avdelingsstyrer koster i form av saksutredning, medlemmenes saksforberedelse, møtegjennomføring og oppfølging av vedtakene. Som for alle aktiviteter må høgskolen også vurdere avdelingsstyreordningen ut i fra kost/nytte-perspektivet. Vår rett til selv å bestemme vår interne organisering Vårt høgskolestyre kan selv bestemme vår interne organisering i henhold til Universitets- og høgskoleloven (LOV ) 9-2 del 4: (4) Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. Loven setter derfor ingen føringer for hvordan høgskolens interne organisering skal være. Andre setning må tolkes slik at lovgiverne ønsket et spesielt fokus på studentenes og de ansattes mulighet til å bli hørt ut over det som ellers er fastsatt i andre lover og i forskrifter. Jan F. Bernts kommentar i sin bok Universitets- og høyskoleloven av 2005 er: 3 av 32

4 Vedtakshistorien for dagens ordning HiST reglement for avdelingsstyrer har utviklet seg i tråd med Org2002 og endring av styringslinjen fra valgt til tilsatt rektor. Grunnlaget for dagens ordning ble første gang vedtatt i ORG2002-vedtaket (HS ) gjennom forslagets punkter 8, 9, 10 og 11. En viktig premiss her var valgt rektor/prorektor og tilsatt dekan. 8. Avdelingene skal ha et kollegialt organ, avdelingsstyre. Avdelingsstyret fastsetter blant annet budsjett og behandler årsrapport, kvalitetsrapport og saker av overordnet og prinsipiell karakter. Høgskolestyret fastsetter nærmere mandat for avdelingsstyret med disse forutsetningene. 9. Avdelingsstyret skal ha 9 medlemmer med følgende sammensetning: 2 medlemmer valgt blant studentene 2 eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolestyret etter innstilling fra avdelingen 1 medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte. Dekan 3 medlemmer valgt blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling 10. Dekanen er leder av avdelingsstyret. 11. Avdelingsstyrene bestemmer selv om det skal etableres programråd for avdelingens programområder og hvilken sammensetning disse rådene skal ha. Høgskolestyret fastsetter retningslinjer for programrådets funksjon og sammensetning. Studentene skal sikres representasjon på samme nivå som i dagens instituttstyrer. Første reglement for avdelingsstyrene ved HiST ble vedtatt i 2004 (HS-003/04) se vedlegg 2. Neste endring i avdelingsstyreordningen (i 2007) var initiert av overgangen fra valgt til tilsatt rektor og de behov for endring i reglementer dette initierte. Første behandling var i sak HS-010/07 med et forslag om omgjøring fra avdelingsstyre til avdelingsråd. Høgskolestyret vedtok å sende dette forslaget på høring før endelig behandling skjedde i HS-026/07, hvor vedtaket ble at avdelingsstyrene ved HiST skulle videreføres, dog med nødvendige endringer i reglementet grunnet endring til tilsatt rektor. De to viktigste endringer er: Dekan var ikke lenger medlem, og leder, av avdelingsstyret Avdelingsstyret skal ikke lenger prioritere og disponere tildelt budsjett, men gi råd om bruken av tildelt budsjett Oppsummering Høringsuttalelsene skal inneholde erfaringer med og forslag til endringer angående høgskolens ordning med avdelingsstyrer. Høringsfrist er av 32

5 Høringsuttalelsen skal være på under 10 sider og behandle følgende tema: Styringsrom/styringsrolle Styringsevne/styringskvalitet Medbestemmelse og påvirkning Eksterne representanter Ressursbruk Andre tema Videre behandling av saken Høringsuttalelsene og en analyse av ordninger og erfaringer for et utvalg av andre institusjoner i sektoren, vil fremmes for Høgskolestyret til behandling i møtet Ønsker Høgskolestyret en ny ordning framlagt til vedtaksbehandling, vil dette skje i styrets møte av 32

6 HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG Avdeling for teknologi 7004 TRONDHEIM Notat Til: Rektoratet Dato: Kopi: Fra: AFT Saksbehandler: Olve Hølaas Sak: Evaluering av avdelingsstyreordningen høringsuttalelse fra AFT Det henvises til brev av hvor Avdeling for teknologi ble invitert til å komme med en høringsuttalelse i forbindelse med gjennomføringen av evaluering av avdelingsstyreordningen ved HiST. Høringsuttalelsen skal inneholde erfaringer med og forslag til endringer angående høgskolens ordning med avdelingsstyrer. Høringsuttalelsen skal behandle følgende tema 1. Styringsrom/styringsrolle 2. Styringsevne/styringskvalitet 3. Medbestemmelse og påvirkning 4. Eksterne representanter 5. Ressursbruk AFT har valgt følgende prosedyre for innspill til høringsuttalelse fra avdelingen: Diskuteres i avdelingens ledermøte og 9.9. Diskuteres i ID-møte og Diskuteres i avdelingsstyremøte Ferdigstilles av dekan Vedlegg 1. Særtrykk referat ledermøte Særtrykk referat ledermøte Særtrykk referat ID-møtet (23.8. ble saken bare presentert, ingen diskusjon) 4. Særtrykk referat avdelingsstyremøtet Styringsrom / styringsrolle Avdelingsstyret er i reglement av definert som avdelingens øverste styringsorgan. Samtidig er avdelingsstyret i reglementet også satt inn i en organisatorisk rolle som plasserer det på siden av styringslinja. Selv der avdelingsstyret er gitt fullmakter som et vedtaksorgan, er ikke relasjonen til høgskolens styre tilfredsstillende definert. Gjennom reglementet er dekan gitt i mandat ivaretakelse av daglig ledelse, dette bidrar heller ikke til å tydeliggjøre avdelingsstyrets rolle og mandat. Reglementet kompliserer arbeidssituasjonen for avdelingens ledergruppe (dekan og åtte studieledere) og avdelingsstyret. Dekan har ansvar for å rapportere etter linja, det vil si direkte til 6 av 32

7 rektor (pkt 1 avsnitt tre i reglement for avdelingsstyrer ved HiST av ), men har også et ansvar for å rapportere til avdelingsstyret. I dette er det et iboende potensial for uklarhet i styringsprosessene. Reglementet legge rikke til rette for kommunikasjon mellom avdelingsstyret og ledergruppen. Når styringsprosessene går gjennom avdelingsstyret økes kvalitetssikringen, dette knyttes opp til økt tidsbruk gjennom kursjusteringene av avdelingen når sakene går gjennom styret. Det behandles under punkt 5. Når det gjelder fremtidig organisering av ledelsesstrukturene på avdelingene, så er det ulike oppfatninger blant høringsinstansene på AFT. Alle instanser mener dog at dagens organisering ikke er tilfredsstillende. Det er en klar oppfatning i ledergruppen at et avdelingsråd kunne vært en bedre partner i ledelsen av avdelingen enn et styre, med et avdelingsråd vil ledergruppen ha en dialogpartner som kan brukes mer spisset på saker som oversendes fra ledergruppen og vil kunne ytterligere forbedre kontakten opp mot det regionale næringslivet. Det kom frem i ID-møtet at dagens organisering med avdelingsstyre ses på som litt uoversiktlig, fordi avdelingsstyret i ett og samme møte fra sak til sak har ulike mandat. Det vil løses ved å rendyrke avdelingsstyret som et rent vedtaksorgan. Avdelingsstyret vil da bli styrket i forhold til dagens funksjon. ID-møtet ønsker å ilegge avdelingsstyrene mer direkte innflytelse på den faglige drift av avdelingen. Dette poenget deles av avdelingsstyret som i sin behandling av høringsuttalelsen uttrykker behov for å bli ilagt mer direkte innflytelse over avdelingen. Avdelingsstyret mener det bør plasseres inn i styringslinja for slik å ha styringsrett i saker som angår avdelingen, dette har å gjøre med empowerment å ha myndighet til styring innenfor sitt eget område. 2. Styringsevne/styringskvalitet. En analyse av styringsevne og styringskvalitet (effekt) av avdelingsstyrene på HiST koker ned til et spørsmål om perspektiv. Det er en del prosesser i en organisasjon som det må holdes trykk på og som må gjennomføres i et stort tempo. I det lys ser ledergruppen at avdelingsstyret virker som å bremse opp utviklingsprosesser. Det tviles også på om avdelingsstyret fungerer til realisering av mål eller om det er mer av et formelt organ, en sandpåstrøer. Et annet perspektiv, som ble dratt frem i ID-møtet, er at den skriftlige saksbehandlingen som foregår før avdelingsstyremøtene er svært positiv siden det gir anledning til å belyse den enkelte saks kompleksitet, og heri ligger mye av styringskvaliteten for et styre. Hvis styret fjernes blir saksbehandlingen fremmedgjort for de ansatte (se også under for Medbestemmelse/Påvirkning). Avdelingsstyrets styrke ligger i at det diskuterer saker på et strategisk nivå, og gjennom sin demokratiske oppbygging istandsettes til å ta vedtak på prinsipielt grunnlag. Det ønskes fra ID-møtet at avdelingsstyrets styringsevne bør økes i en fremtidig organisering. ID-møtet mener at det innenfor avdelingsstyrets mandat må legges å delegere / gi fullmakt til dekan i områder der det er relevant, mens avdelingsstyret skal behandle større, tyngre, langsiktige saker. Avdelingsstyret pekte i sin behandling av høringen på at det allerede har ansvar for å utarbeide / vedta avdelingens strategier og mål, og som en konsekvens av dette må styret gis styringsrett og fullmakt til å beslutte i forhold som påvirker strategiene og målene. Forankringen av styringsretten er vesentlig for å sikre medbestemmelse i organisasjonen. Det skal samtidig påpekes at i en del saker av strategisk art vil tidsaspektet vanskeliggjøre avdelingsstyrets behandling. 3. Medbestemmelse og påvirkning Temaet medbestemmelse og påvirkning har ikke vært til gjenstand for stor diskusjon i AFTs behandling av denne høringen. Det er enighet om at avdelingsstyret, med foregående saksbehandling, spredning av sakene, og prosessene i styret, bidrar til at de ansatte holdes godt informert om hva som skjer på avdelingen. Medbestemmelse er også et godt poeng ved dagens avdelingsstyreordning. Avdelingsstyret har et potensial for å 7 av 32

8 sikre at den enkelte ansatte blir engasjert i den faglige utviklingen av avdelingen. Pr i dag er dette potensialet mulig å utvikle bedre, men likevel så gir avdelingsstyrets vedtak en nærmere tilhørighet for den enkelte ansatte enn bestemmelser som gjøres uten anledning til påvirkning fra den enkelte. Det ligger en stor utfordring i å skulle holde ansatte og studenter godt informert om avdelingens løpende saker. Man må da identifisere en god diskusjonsarena mellom ansatte, studenter og ledelsen i tillegg til den som er i et avdelingsstyre eller avdelingsråd. Informasjons- og drøftingsbehovet kan ikke dekkes ved ordinære allmøter. Det ble i ID-møtet pekt på at det vil være komplisert, og en unødvendig konstruksjon, å etablere ID-møtene som et substitutt for avdelingsstyret, slik høringsbrevet antyder. IDmøtet har en helt annen funksjon i organisasjonen enn et avdelingsstyre eller råd skal ha. ID-møtet mente også at det er positivt med styringsorgan også nede på programnivå, for slik å opprettholde muligheten for medbestemmelse. 4. Eksterne representanter Avdeling for teknologi har en lang og god tradisjon i å involvere næringslivet. Og de eksterne representantene i avdelingsstyret har gjort en stor innsats. Det er enighet i avdelingen om at det er viktig med eksterne representanter for å innrette avdelingens arbeid til næringslivets behov og til ivaretakelsen av samfunnsoppdraget vårt. Eksterne representanter vil kunne være viktige bidragsytere i både styre og råd på avdelingsnivå. Representasjon i styre eller råd kan komme fra ledere i NHO, LO eller regional næringslivsforening, det er ikke nødvendigvis optimalt om eksterne representanter ikke er ansatt i en organisasjon med en overbyggende funksjon, AFT ser fordelen med å inneha et bredere perspektiv enn man får med arbeidsforhold i bare en bedrift i en av bransjene. Det også viktig å ta med seg under dette punktet at de eksterne representantene i avdelingsstyret vil med sin fag- og bransjetilknytning sikre en annen dimensjon av HiSTs samfunnsoppdrag enn hva høgskolestyret alene kan oppnå 5. Ressursbruk Det går med mye tid i saksbehandling før avdelingsstyrenes møter. Eksterne representanter og studenter lønnes, og interne får tidsressurs. Den rene vurderingen av kost/nytte er implisitt i gjennomgangen under de andre fire punkt over. Det skal her sies at om man bytter ut et avdelingsstyre med et avdelingsråd med samme type representasjon, så vil ikke ressursbruken gå mye ned. Det er først når dette leddet i organisasjonen avskaffes at ressursbruken minsker merkbart. En av de viktigste vurderingene man må ta er om det man tjener ved å yte bred og dyp informasjon til organisasjonen gjennom saksbehandlingen for avdelingsstyret oppveies av det man taper på ved å bruke ressurser på saksforberedelsene og ved gjennomføring av avdelingsstyremøter. AFT heller mot at på dette punktet så er kostnadene en investering. Det er ikke relevant å analysere ressursbruken for oppfølging av vedtak i avdelingsstyrene. Det blir en prinsipielt feil måte å forholde seg til et hvert ledd i styringsprosessen ved HiST. 8 av 32

9 Ledermøte, Referat Vedlegg 1 Møtedato: 24/ Kl: Særtrykk Til stede: Tomas, Hallstein, Ketil, Kari, Margaret, Roar, Rolf Edvard og Sissel Til stede under sak 3 og 4 Gunnhild Oftedal Sted: R303 Retorten Møteleder: Sissel Referent: Olve Sak Ansv. Frist 2 Plan for høring om evaluering av avdelingsstyrenes status HiST har sendt ut en høring om evaluering av avdelingsstyrets status. Hvordan skal høringen utføres? Det er viktig at fokus bevares på høringen om ny rammeplan for ingeniørutdanningene. Høring om avdelingsstyrenes status gjøres som følger: - diskuteres i ledergruppen diskuteres på studietur diskuteres på ID-møter og behandles i avdelingsstyret ledergruppen ferdigstiller saken for innsending innen Ledermøte, referat SÆRTRYKK Vedlegg 2 Møtedato: 9/ Kl: Til stede: Atle, Hallstein, Ketil, Kari, Margaret, Tomas, Rolf Edvard og Sissel Til stede under sak 2 Pål Risan og Else Lervik Sted: R303 Retorten Møteleder: Sissel Referent: Olve Sak Ansv. Frist 6 Høring om evaluering av avdelingsstyrenes status Se LG-ref 24/8. Ledergruppen bes om å uttale seg om AS i relasjon til sitt eget virke. a) Styringsrom/styringsrolle. Det sitter på siden av linja/driften, så det blir uklar linje med et AS. Dekan rapporterer i linja, men har også et ansvar for å rapportere til AS. Det er liten kommunikasjon mellom AS og ledergruppen. AS har en milepælsrolle. Som et råd kunne LG brukt de bedre. b) Styringsevne/styringskvalitet. AS kan virke som å bremse opp prosesser. AS fungerer i liten grad til realisering av kortsiktige, langsiktige og strategiske mål. Er det vårt eksternalibi? c) Medbestemmelse og påvirkning. AS bidrar godt til at de ansatte holdes informert om hva som skjer på avdelingen. Medbestemmelse er et sentralt poeng. d) Eksterne representanter. De kan bidra innenfor sine fagområder. Viktig med eksterne repr for å innrette avdelingens arbeid til næringslivets behov. e) Ressursbruk. Det går med mye tid i saksbehandling før ASmøtene. Direkte utgifter er ca ,-. I tillegg kommer lønnsutgifter for representanter for de tilsatte. OHø av 32

10 Møtedato: 23/ Kl: Sted: R303 Retorten Møteleder: Sissel Referent: Olve Vedlegg 3 ID-møte, Referat Til stede: Arbeidstakerorganisasjonene: Susanne Hjemaas (NITO), Ståle Fjeldstad (Utdanningsforbundet), Ina Stuen (Tekna), Ronny Kjelsberg (NTL) Fravær Margareth Nupen (Forskerforbundet) Arbeidsgiver: Dekan Sissel Ravnsborg, Rådgiver Olve Hølaas SÆRTRYKK Evaluering av avdelingsstyreordningen høring 1. Styringsrom/styringrolle NTL: AS skal være et vedtaksorgan. Det sikrer faglig ledelse. Man sikrer prosessene bedre med et avdelingsstyre, prosessene bruker mer tid og kvalitetssikres derved. Avdelingsstyret skal inn i linja. Tekna: AS trenger mer innflytelse. UF: Strukturen pr i dag kan kanskje fortone seg som litt uoversiktlig, fordi avdelingsstyret i ett og samme møte ofte har ulike mandater fra sak til sak. Løsningen kan kanskje være at man rendyrker profilen som et rent vedtaksorgan. Evalueringen må vise inn mot en rendyrking av profilen til AS, for å styrke AS fra dagens funksjon. 2. Styringsevne/styringskvalitet UF: Det er svært positivt med skriftlig saksbehandling, slik får man bedre anledning til å belyse den enkelte saks kompleksitet. Å fjerne AS kan gi mer konflikt i en organisasjon som HiST. NTL: AS bør ha makta. Og de bør delegere / gi fullmakt til dekan i områder det er relevant. AS skal ha større, tyngre, langsiktige saker. Det er viktig å bruke AS for å løfte konflikter opp på et høyere nivå slik at de kan tas på et prinsipielt grunnlag. Det er godt å heve diskusjonen opp på et strategisk nivå. 3. Medbestemmelse/påvirkning NTL: Det er komplisert å skulle sette et ID-møte opp i stedet for at AS. ID-møtet har en helt annen rolle i organisasjonen. Det er viktig å ivareta et system som sikrer medbestemmelse på annet vis enn gjennom institusjonen ID-møtet. Pr i dag kommer gode saksdokument før AS, dette gjør at vi kan sette oss inn i saksgangen og innholdet og gir oss muligheten til å ha noe å si på hvordan avdelingen drives. Det er bra å ha styre på programnivå, jo lengre ned du får styringsorganet, jo bedre er det. Tekna: Det er synd om AS forsvinner, ledere er veldig forskjellige og det å utøve inkluderende ledelse blir for personavhengig. AS må til for å sikre medbestemmelse. UF: AS er en viktig, demokratisk institusjon. Det bidrar sterkt til at den enkelte ansatte blir engasjert i organisasjonen. Vi bør også gjeninnføre instituttstyrer. 4. Eksterne representanter UF: Det kan nok være vanskelig å være ekstern representant, men pr i dag har vi gode representanter som gir det innspill AS kan trenge. De eksterne repr skal også bidra til ivaretakelsen av samfunnsoppdraget vårt. NTL: Vi kan ha eksterne representanter til fagråd på hvert studium. Eksterne på AS-nivå kan gjerne være fra NHO og LO, evt regionens næringslivsforening. Da kan perspektivet som et AS skal arbeide ut fra bli bedre ivaretatt. 5. Ressursbruk Ingen kommentarer 10 av 32

11 AVDELINGSSTYRETS MØTE NR 03/10 PROTOKOLL Vedlegg 4 Tid: Fredag kl 09:00 13:15 Sted: Rom 303 Retorten Til stede Divisjonsleder Hallgrim Hjelmbrekke Avdelingssjef Elisabeth Rytter (2. vara) Førsteamanuensis Håkon Grønning Høgskolelektor Guri Sivertsen Korpås Høgskolelektor Ståle Fjeldstad Høgskolelektor Sven Olav Aastad Førsteamanuensis Eirik Sundby (3.vara) Avdelingsingeniør Tore Kristian Eliassen Student Andreas Langberg Student Andreas Bergh (1. vara) Forfall Produksjonsdirektør Eileen Andersen Buan Førsteamanuensis Beate Ystenes Student Daniel Georg Weber SÆRTRYKK Sak 28/10 Høring om avdelingsstyrenes fremtid Forslag til vedtak: Avdelingsstyrets diskusjon under saksgjennomgangen oversendes dekan for å brukes som en del av avdelingens høringsuttalelse. Vedtak Avdelingsstyret må plasseres inn i styringslinja på HiST, med styringsrett i saker som angår avdelingen. Avdelingsstyret har ansvar for å utarbeide / vedta avdelingens strategier og mål. Som en konsekvens må styret gis styringsrett og fullmakt til å beslutte i forhold som påvirker dette. Utviklingen sikres i forhold til de strategiske mål, gjennom å forankre styringsretten i Avdelingsstyret. Dette er også vesentlig for å sikre medbestemmelse i organisasjonen. HiST trenger faglig begrunnete bestemmelser, og at alle ansatte og studenter føler tilhørighet til bestemmelsene / beslutningsprosessene. Avdelingsstyret inkludert de eksterne representantene vil med sin fag- og bransjetilknytning sikre en annen dimensjon av HiSTs samfunnsoppdrag enn hva høgskolestyret alene kan oppnå 11 av 32

12 Dato: Arkiv: SAKSNOTAT Til: Avdelingsstyret Avdeling for helse- og sosialfag Fra: Dekan Møtedato: Sak: 21/2010 Saksbehandler: Vigdis Kristiansen A-sak 21/10: EVALUERING AV AVDELINGSSTYREORDNINGEN VED HIST Forslag til vedtak: Avdelingsstyret ved Avdeling for helse og sosialfag vedtar høringsuttalelsen AHS` høringsuttalelse vedrørende evaluering av avdelingsstyreordningen ved HiST Vedlegg: 1. Høringsbrev fra rektor Høringsuttalelser fra 2. Avdelingsstyremedlem Wenche Natland Dalen 3. Avdelingsstyremedlemmer Anne-Grethe Nilsen og Vigdis Kristiansen 4. Avdelingsstyremedlem Peder Martin Lysestøl 5. Studieleder ved PSU, Kristin Viggen 6. Oppsummert etter møte med stab og ledergruppa 7. Nina Ford, stab AHS Sakens bakgrunn Rektor ønsker å gjennomføre en evaluering av avdelingsstyreordningen ved HiST. Ordningen med avdelingsstyrer, historikken, og situasjon pr. i dag er for øvrig beskrevet i høringsbrevet (vedlegg 1). Høringsbrevet inneholder også fem punkter som høringsuttalesene bes strukturert i henhold til, i tillegg til andre tema som ansees som viktige å fremme: Styringsrom/styringsrolle Styringsevne/styringskvalitet Medbestemmelse og påvirkning Eksterne representanter Ressursbruk Slik vi har lagt opp prosessen ved AHS Avdelingene, Studentparlamentet og tjenestemannsorganisasjonene er bedt om å avgi høringsuttalelser. Avdelingsstyret er avdelingens øverste styringsorgan og fatter sine 12 av 32

13 Side 2 av 4 Vår dato: Vår ref.: beslutninger etter delegasjon fra og på vegne av høgskolestyret, og skal i sin virksomhet legge vekt på rollen som strategisk styringsorgan. Avdelingens daglige ledelse ivaretas av dekan som arbeider på delegasjon fra og rapporterer til rektor(jfr. Reglement for avdelingsstyrer ved HiST). Ved AHS har vi i arbeidet med høringen lagt vekt på ivareta sammenhengen i styringsstrukturen på avdelingsnivå, og invitert: 1) Avdelingsstyrets leder og medlemmer ved AHS til å komme med innspill til høringen. 2) Dekans stab bedt om innspill, blant annet som saksforberedere til styret. 3) Studielederne er bedt om innspill på ledermøtet. Hva er kommet fram i innspillene og uttalelsene Vi har mottatt 6 skriftlige høringsuttalelser (to fra studieledere, tre fra avdelingsstyremedlemmer, ett fra stab). Diskusjonene på stabs- og ledermøtet er i tillegg lagt ved kort oppsummert (vedlegg 6). I det følgende oppsummeres kort fra høringsuttalelsene. Oppsummeringen er ikke i henhold til punktene som er satt opp i rektors høringsbrev ettersom svarene og innspillene til de enkelte punkter er mer eller mindre overlappende. Kort oppsummert fra uttalelsene: Høgskolestyret har delegert vedtaksmyndighet i enkelte saker, men høgskolestyret har fortsatt ansvar og kan dermed overprøve avdelingsstyrets vedtak. Avdelingsstyret fungerer dermed i realiteten som et råd. Dagens avdelingsstyrer har ingen funksjon. Avdelingsstyret er ikke et egnet redskap for å realisere strategiske mål. Det er heller ikke et egnet redskap for å sikre demokrati og ansattes innflytelse. En av uttalelsene problematiserer konsekvensen av eventuelle endringer av ordningen med avdelingsstyrer. Et styrende organ (avdelingsstyre for hver avdeling) forutsetter at Departementet begrenser høgskolestyret ansvar slik at høgskolestyret kan delegere sin virksomhet ned til de ulike avdelinger. Da måtte i så fall avdelingene ha forholdt seg til Departementet på samme måte som dagens høgskolestyre gjør det. Avdelingsstyret bør endres til et klassisk styre. HIST bør styrke avdelingsstyret og la det få spille den rollen det er tiltenkt. Høringsnotatet tar ikke opp konsekvenser av endring for ledere som nå er tilsatt. Ivaretakelsen av demokratiet i organisasjonen er viktig og nødvendig. Ansatte må ha medbestemmelse og kunne delta i beslutning gjennom deltakelse i ulike styringsorgan. Dette uttrykkes svært tydelig i de to uttalelsene fra to program ved avdelingen. Ingen enhetlig forståelse av at det går for mye ressurser til saksforberedelser for avdelingsstyret. Dette er subjektive vurderinger, både ut i fra erfaring og i forhold til antall møter og antall saker som behandles i styret. Flere av sakene er også av en slik art at de samtidig er til innvortes bruk, saksfeltet ville uansett krevd utredning og behandling internt. Dette er stikkord for kort å illustrere innhold, problemstillinger og momenter i uttalelsene. Uttalelsene må imidlertid leses i sin helhet, ettersom disse stikkordene på ingen måte tar mål av seg til å gjengi hele innholdet. Uttalelsene har til felles: Ingen opplever at avdelingsstyrene i dag fungerer optimalt. 13 av 32

14 Side 3 av 4 Vår dato: Vår ref.: Styrene fungerer mer som råd, og er ikke gitt plass til noe annet gjennom reglement og delegasjonen fra høgskolestyret. Det er viktig og nødvendig at avdelingsstyrer kan fungere som strategiske organ Demokrati og medvirkning må ivaretas gjennom relevante organer. De to programmene som har avgitt egne uttaleser er tydelige på at demokrati og medvirkning er viktig og nødvendig, ett av programmene opplever det slik at organisasjonen er sterkt preget av demokratisk underskudd. Konklusjon Styring og ledelse i høyere utdanning har igjennom de siste årene gjennomgått relativt store endringer. Dette kan knyttes både til endringer gjennom omfattende reformer innen høyere utdanning, og gjennom ledelsesfilosofi som New Public Management. Det synes ikke å være en god ide å videreføre ordningen slik den er i dag. Ingen av uttalelsene tar til orde for det. Felles for uttalelsene er at de påpeker at avdelingsstyrene i dag ikke fungerer optimalt. Noen av innspillene tar til orde for ett råd som erstatter avdelingsstyrene, andre for en styrking av avdelingsstyreordningen og med grep inn mot endret reglement som gir utvidet beslutningsmyndighet, mens andre argumenter for verken råd eller styre på avdelingsnivå. Ordningen med avdelingsstyrer eksisterer i en sammenheng og er en del av HiST`s styringsog ledelsesstruktur for øvrig. En eventuell endring som innebærer styrking av avdelingsstyrer må nødvendigvis ha konsekvenser for ledelsesstrukturen for øvrig. Dette vil berøre ansvaret til ansatte dekaner og til studieledere, som i dag har resultatansvar og rapporterer til henholdsvis dekan og rektor. Høringsbrevet viser til høgskolens rett til selv å bestemme intern organisering. Ordningen med avdelingsstyrer problematiseres ikke med tanke på konsekvenser av eventuell endring, heller ikke på muligheten og handlingsrommet for endring av avdelingsstyreordningen ved HiST i dag. En av høringsuttalelsene problematiserer dette. Her påpekes det at det på prinsipielt grunnlag må drøftes hvilke følger det får om man går for den ene eller andre modellen. Dette rettes spesielt mot sammenhengen mellom høgskolestyre og avdelingsstyre. Like viktig er det å se på ledelsesstrukturen med dekan og studieledere slik den er vedtatt i HiST i dag. Ordningen med styre versus råd er for øvrig godt utredet og problematisert i forbindelse med vedtaket i saken om ORG2002, og i HS sak Valget sto da mellom å etablere en ordning med råd eller styrer på avdelingsnivå. Avdelingens konklusjon i saken er: Ordningen med avdelingsstyrer er ikke optimal slik den fungerer i dag og anbefales ikke videreført. Blandingen av råd og styre oppleves ikke som vellykket. Ordningen med avdelingsstyrer slik de fungerer i dag er en del av styrings- og ledelsesstrukturen ved HiST for øvrig (tilsatte dekaner og studieledere). En styrking av avdelingsstyrene, slik som enkelte av høringsuttalelsene tar til orde for, vil måtte medføre tilsvarende endringer i ledelsesstrukturen ved HiST. 14 av 32

15 Side 4 av 4 Vår dato: Vår ref.: Evaluering av avdelingsstyreordningen/invitasjon til høringsuttalelser gir ikke rom for en endring ut over avdelingsstyreordningen. Så lenge et styre eller råd skal fungerer innenfor rammene av HiST`s ledelses- og styringsstruktur for øvrig, mener vi at etablering av et råd er et ryddigere og bedre alternativ. Uansett hvilken modell HiST vil velge som eventuelt alternativ til ordningen med avdelingsstyrer, demokratiet i utdanningsinstitusjonen og studenters og ansattes reelle muligheter for medvirkning er sentralt og må ivaretas. 15 av 32

16 Trondheim Høringsuttalelse fra AITeL: Evaluering av avdelingsstyreordningen Utvikling og styring av aktiviteten i avdeling har flere interessenter: Studenter: Studentenes interesser vil være å få en utdanning av god kvalitet og som er relevant for profesjonsutøvelsen. Høgskoleadministrasjonen: Høgskoleadministrasjonens interesser vil være at avdelingene på en god måte oppfyller eiers krav til utdanning, forskning og samfunnsansvar på en effektiv måte. Avdelingens ansatte: De ansatte er opptatt av at avdelingene på en god måte oppfyller eiers krav til utdanning, forskning og samfunnsansvar på en effektiv måte. De ansatte vil også være opptatt av at avdelingen har en ressurstildeling som er rettferdig sammenlignet med andre avdelinger slik at studentene kan tilbys god undervisning og at de ansatte i gjennomsnitt får satt av 25 % av arbeidstiden til forskning. Eksterne: Representanter fra arbeidslivet som tilsetter ferdige kandidater innen de profesjoner som studentene utdannes til vil være opptatt av at kandidatene har relevant utdanning. Fordeling av ansvar Dagens Reglement for avdelingsstyrer angir at avdelingsstyret både har styre-, råds- og høringsoppgaver. At et styre kan ha alle disse oppgavene er neppe noe problem. Om organet blir gjort om til et råd vil det ikke være mulig å gjøre styrende vedtak. En omgjøring til råd vil etter avdelingsstyrets mening innebære en sentralisering av ansvar og styrefunksjon fra avdelingsnivå til virksomhetsnivå ved rektoratet. Avdelingsstyret ved AITeL kan ikke se et behov for slik sentralisering. Styrets virksomhet Avdelingsstyrene har begrenset beslutningsmyndighet. Det er likevel svært nyttig for avdelingen at avdelingsadministrasjonen gjennom styremøtene foretar en økonomi- og statusgjennomgang for den samlede virksomheten. At avdelingene har et eget styringsorgan nært de ansatte er viktig for identitetsbygging og følelse av medvirkning. Ekstern representasjon Ekstern representasjon i styret oppleves ved AITeL som viktig fordi representantene gir svært gode tilbakemeldinger og styringssignaler på faglig strategiske spørsmål. De eksterne representantene 16 av 32

17 opplever det også som nyttig at de tilføres kunnskap om hvilken kompetanse studentene får gjennom studiene. Det er avdelingsstyrets oppfatning at rekruttering av eksterne representanter er mulig til et avdelingsstyre, men at dette vil bli vanskelig dersom organet blir gjort om til et råd. Sammensetning Studenter, tilsatte og eksterne er alle representert i styret, mens høgskoleadministrasjonen er representert ved dekan som sekretær og ved rutiner og saksbehandling som pålegges avdelingsstyret i form av sentrale styringsdokumenter. Konklusjon AITeL-styret ser ikke noe behov for å endre avdelingsstyrets sammensetning eller funksjon. Styret vil spesielt fremheve verdien av ekstern representasjon, både for HiST og for samfunnet og dermed samfunnsoppdraget. Per Borgesen 17 av 32

18 NOTAT Evaluering av avdelingsstyreordningen - en invitasjon til høringsuttalelser Høringssvar fra Avdelingsstyret ved ALT Aktuelle høringstema Høringsuttalelsene skal behandle nedenstående tema og kan for øvrig ta med de tema og momenter som anses viktig å fremme. Styringsrom/styringsrolle I dag har avdelingsstyrene ikke en ren vedtaksrolle eller en ren rådsrolle. Avdelingsstyrene skal både gjøre vedtak i enkelte saker, gi råd i noen og være høringsinstans for andre saker. Et hovedspørsmål er om en slik blanding er en god, og derigjennom bidrar til god utvikling og påvirkning, eller om ordningen bør endres til være enten et klassisk styre eller et rent råd, alternativt om avdelingsstyrene bør avvikles og at funksjonen sikres gjennom inkluderende prosesser mellom ledere og studenter/tilsatte. Positive sider med dagens ordning Sikre stemmen til ulike grupper og seksjoner Gir mulighet for verdifulle diskusjoner i ulike arena, blant annet i personalmøter Bredere beslutningsgrunnlag gode kompromisser Utfordringer med dagens ordning Ny organisering av ALT gir mulighet til medvikning og innflytelse i linjen jf. ny styringsmodell Avdelingsstyret kan ta fokus vekk fra muligheten til medvikningskanalen i linja Endringsforslag Ønskelig med et sterkt avdelingsstyre, men det er viktig med en gjennomgang av hva som er vedtakssaker/rådssaker osv. Tydelig rolleavklaring for styremedlemmene Avdelingsråd ikke noe alternativ til Avdelingsstyre. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Sverresgt. 15 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.: av 32

19 Side 2 av 4 Styringsevne/styringskvalitet Disse to begrepene dreier seg i hovedsak om effekten av avdelingsstyrenes arbeid, og kan kort beskrives gjennom spørsmålet: I hvilken grad bidrar avdelingsstyrets arbeid til å realisere kortsiktige, langsiktige og strategiske mål?. Er dagens avdelingsstyreordning en god og effektiv ordning som fremmer og støtter opp under de rette beslutninger slik at vi oppnår de mål vi har satt oss? Positive sider med dagens ordning Legitimitet rundt vedtak er viktig for å realisere mål i strategisk plan Bidrar til maktbalanse, utfordrende og verdifull ordning Gir mindre støy i organisasjonen at vedtak er forankret i et avdelingsstyre Dette gir også en bedre gjennomføringsmulighet for saker Et samlet avdelingsstyre har stor samlet kompetanse Både faglige, studenter, eksterne og administrative er representert de beslutninger som er tatt har da et bredt beslutningsgrunnlag Utfordringer med dagens ordning Dagens ordning er en komplisert modell. Dekan sorterer under rektor og ikke under avdelingsstyret/høgskolestyret, noe som fører til at dekanen kan komme i krysspress Demokrati og medvirkning er en utfordring Oppsummering endringsforslag Uklar rolleforståelse - Felles forståelse hva rollen til avdelingsstyrerepresentantene/avdelingsstyret er dette kan være en utfordring viktig at medlemmer er kjent med sitt handlingsrom. Punktet i reglementet om oppretting/nedlegging av studietilbud i reglementet bør endres til oppretting/nedlegging av fagportefølje og flyttes til behandle/gjøre vedtak. Medbestemmelse og påvirkning Tradisjonelt i sektoren er medbestemmelse og påvirkning realisert ved at studenter og tilsatte har representanter i avdelingsstyrene/rådene. Universitets- og høgskoleloven fokuserer på mulighet til medbestemmelse og påvirkning, ikke hvilken ordning det gjøres gjennom. Slik medbestemmelse og påvirkning kan gjøres gjennom representasjon i styrer og råd, eller ved at 19 av 32

20 Side 3 av 4 ledere utøver inkluderende ledelse hvor studentene og de tilsattes medbestemmelse og påvirkning skjer gjennom informasjons- og drøftingsmøter. Positive sider med dagens ordning Både en linje gjennom representasjon (valg) og en linje gjennom ansettelse bidrar til å utvikle organisasjonen Bred kompetanse i et samlet avdelingsstyre sikrer medvirkning Utfordringer med dagens ordning Rolleavklaring styremedlemmene skal representere helheten, men vil ofte ha ulike perspektiv for hva som tjener helheten i organisasjonen Oppsummering endringsforslag IDF vil ikke kunne erstatte medvirkningsmuligheten dagens ordning med avdelingsstyre gir Eksterne representanter Intensjonen med eksterne representanter i avdelingsstyrene er å bidra til å rotfeste avdelingenes arbeid og utvikling til samfunnets stadig endrede behov og interesser. Er det slik at dagens ordning setter de eksterne representantene i stand til å bidra med dette? Hvordan bør signaler fra næringsliv og forvaltning fanges opp og påvirke de valg og beslutninger avdelingene gjør? Positive sider med dagens ordning Svært viktig med eksterne representanter har mange konstruktive innspill Et avdelingsråd vil gjøre det mindre interessant for eksterne representanter å ta imot slike verv nettopp, da de ikke vil ha beslutningsmyndighet Styrker samlet kompetanse i styret - får inn andre perspektiver Utfordringer med dagens ordning En stor del av sakene handler om fag dette er en vesentlig begrunnelse for å ha et avdelingsstyre. Derfor også viktig at eksterne har en faglig tyngde inn mot den enkelte avdelings profesjonsutdanning(er). Oppsummering - endringsforslag 20 av 32

21 Side 4 av 4 Ressursbruk Gjennomføring av ordningen med avdelingsstyrer koster i form av saksutredning, medlemmenes saksforberedelse, møtegjennomføring og oppfølging av vedtakene. Som for alle aktiviteter må høgskolen også vurdere avdelingsstyreordningen ut i fra kost/nytteperspektivet. Positive sider med dagens ordning Slipper å bruke så mye tid til informasjon i og med at det uansett følger en arbeidsog informasjonsprosess med saksforberedelsene Kostnaden er knyttet til det å ta beslutningen (selve møtegjennomføringen) Utfordringer med dagens ordning Prosessen koster i både tid og penger Oppsummering endringsforslag Marginale kostnader knyttet til avdelingsstyreordningen jf. at sakene må drøftes og behandles i ledergruppen uansett, derfor anses det ikke som et økonomisk viktig spørsmål om dagens ordning skal beholdes eller ikke. Andre tema Funksjonstiden bør ikke overstige to perioder Konklusjon Det vises til protokollen fra avdelingsstyremøtet for avdelingsstyrets vedtak i saken. 21 av 32

22 NOTAT Saksbehandler: Odd Meland, Vår dato: Ref.: 2010/1862 Deres dato: Til Johan Børre Melsom Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Evaluering av avdelingsstyreordningen - ASP Dekan vil først fremheve viktigheten av å ha et velfungerende avdelingsstyre ved avdelingen. Det er en god støtte å kunne legge fram saker for avdelingsstyret og få innspill både fra egne tilsatte, og fra eksterne representanter. Et samspill mellom dekan og avdelingsstyret er åpenbart viktig i saker som; Strategiarbeid, budsjett osv., men også i andre, og mindre saker er det ofte nyttig med innspill og kritiske refleksjoner fra et konstruktivt avdelingsstyre. Det faktum at en sak skal legges fram for avdelingsstyret gjør i seg selv at man får et litt ekstra fokus og en intern prosess i avdelingen som man ellers ikke ville oppnådd på samme måte. ASP har vært så heldig å ha et meget stabilt avdelingsstyre med en meget høy oppmøteprosent hos medlemmene. Dette har ført til en god kontinuitet og interesse for utviklingen ved avdelingen. Dette i seg selv har vært et meget verdifullt element i ledelsen av avdelingen. Vi vil i det følgende ta for oss de aktuelle punktene i høringsbrevet og kommentere hvert av punktene for seg. Styringsrom/styringsrolle I dagens avdelingsstyreordning har ikke avdelingsstyret en ren vedtaksrolle eller en ren rådsrolle. Avdelingsstyret skal gjøre vedtak i enkelte saker, gi råd i noen og være høringsinstans for andre saker. Ved ASP har det ikke vært et skarpt og entydig skille mellom hva som er vedtakssaker og saker hvor det skal gis råd. Enkelte saker vil være av en slik art at de helt klart havner i den ene eller den andre kategorien, men mange saker vil kunne plasseres etter skjønn. Dette kan i utgangspunktet virke noe forvirrende og ustrukturert, men har ved ASP fungert meget tilfredsstillende. Denne ordningen åpner for en fleksibilitet som oppleves som verdifull, både for dekan og for Avdelingsstyret. Ved en slik fleksibel ordning kan man konsentrere avdelingsstyrets arbeid om saker som er viktige og interessante for styret å jobbe med. Ved en klarere grenseoppgang og et klarere definert sett av saker som skal fremmes for et avdelingsstyre vil man miste noe av denne fleksibiliteten og stå i fare for at saker fremmes utelukkende fordi det står i retningslinjene. Skulle vi ha hatt et klassisk styre ville vi miste den konstruktive dialogen med Avdelingsstyret i mange saker som i dag blir fremmet for å få innspill og råd. ASPs erfaring er at en blanding av saker bidrar til en god utvikling og påvirkning. Avdelingsstyret får et helhetlig bilde av driften ved avdelingen og kan følge saker de mener er viktig, uavhengig av om det skal fattes vedtak eller gis råd. Et argument som teller for å ha et styre istedenfor råd er at et styre vil uttale seg med en større autoritet og tyngde enn et råd vil. Dette oppleves som en god støtte for dekan. Konklusjonen blir at dagens ordning skaper et fleksibelt styringsrom som gjør at Avdelingsstyret i samråd med dekan kan forme styringsstrukturen slik at den tilpasses avdelingens behov. Avdelingen mener vi absolutt at vi har behov for et styringsorgan og at dette har sin legitime og naturlige plass i avdelingens styringsstruktur. Skulle vi gå over til et klassisk styre vil det etter vår mening ta Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Mauritz Hansens gt. 2 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.: av 32

23 Side 2 av 3 Vår dato: Vår ref.: 2010/1862 bort noe av fleksibiliteten som ligger i dagens ordning. Samtidig vil en overgang til et råd medføre en svekkelse av organets funksjon og vi er usikre på hvor attraktivt det vil være å sitte i et organ som utelukkende har en rådgivende funksjon. Avdelingen ser det ikke som noe alternativ å avviklet styret og sikre dets funksjonen gjennom inkluderende prosesser mellom ledere og studenter/tilsatte. Styringsevne og styringskvalitet Spørsmålene som stilles her er: I hvilken grad bidrar avdelingsstyrets arbeid til å realisere kortsiktige, langsiktige og strategiske mål?. Er dagens avdelingsstyreordning en god og effektiv ordning som fremmer og støtter opp under de rette beslutninger slik at vi oppnår de mål vi har satt oss? For ASPs vedkommende må vi vise til det som står innledningsvis om stabiliteten og kontinuiteten i Avdelingsstyret. Denne kontinuiteten og høye oppmøteprosenten gjør at vi har et avdelingsstyre som har fulgt avdelingen lenge og som har meget god oversikt over avdelingens drift og strategiske mål. Dette har ført til at vi har et styre som er meget kompetent og absolutt har evne til både å styre og gi råd. Om dette er en konsekvens av avdelingsstyreordningen eller om det er personavhengig er vanskelig å si, men så lenge vi har en så fleksibel ordning at styrets representanter føler at de jobber med oppgaver som er interessante og viktige for avdelingen er det i alle fall langt enklere å opprettholde entusiasmen og engasjementet i arbeidet. Når det gjelder avdelingsstyrets evne til å støtte opp under beslutninger har vi tidligere nevnt dette som en av fordelene med styre fremfor et råd. For ASPs vedkommende må vi si at avdelingsstyret fungerer som en god støtte, noe som ikke er begrenset til de klassiske styresakene, men gjelder også i viktige saker som omhandler avdelingens daglige drift. Medbestemmelse og påvirkning Å sikre demokratisk påvirkning fra eksterne representanter, studenter og tilsatte, samt å tilstrebe at de samme gruppene identifiserer seg med avdelingens mål og strategier var også et viktig anliggende for avdelingen ved høringsrunden i Dette er prinsipper som fortsatt er av like stor betydning. Vi mener at gjennom dagens ordning blir disse momentene langt på vei ivaretatt. Avdelingen ser det som lite hensiktsmessig å skulle innføre en modell hvor dette utlukkende skal ivaretas gjennom en inkluderende ledelse hvor medbestemmelse og påvirkning skjer gjennom informasjons- og drøftingsmøter. Studenten stiller seg også kritisk til en modell hvor deres innflytelse skal bli overlatt til hver enkelt student uten at dette samordnes på en eller annen måte. Et moment som har vært diskutert er ved avdelingen er avdelingsstyrets mulighet for å forfølge sitt standpunkt i saker hvor det er uenighet mellom dekan og avdelingsstyret. I slike tilfeller sier Reglement for avdelingsstyrer ved Høgskolen i Sør-Trøndelag at dekan kan legge saken fram for høgskolestyret, via rektor. Her er linjen fra dekan til rektor sikret i reglementet, men det finnes ingen tilsvarende sikring for avdelingsstyret for å få lagt fram sitt synspunkt for høgskolestyret. ASP mener det bør innføres en linje mellom Avdelingsstyret og Høgskolestyret som binder disse styringsnivåene bedre sammen. Eksterne representanter Er det slik at dagens ordning setter de eksterne representantene i stand til å bidra til å rotfeste avdelingenes arbeid og utvikling til samfunnets stadig endrede behov og interesser? Dekan mener dagens ordning med eksterne representanter bringer svært verdifulle perspektiver inn i styrediskusjonene. Avdelingen blir stadig utfordret på å relatere sin aktivitet Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Mauritz Hansens gt. 2 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.: av 32

24 Side 3 av 3 Vår dato: Vår ref.: 2010/1862 til samfunnet og dets behov. Ikke minst er samfunnsendringer og endrede behov en utfordring som blir fremhevet. Det å kunne ha en dialog med eksterne representanter om avdelingens strategiske valg og utfordringer er selvfølgelig viktig, men nytten av å kunne diskutere og sende noen signaler tilbake til de eksterne representantene oppleves også som veldig positivt. ASPs samarbeidspartnere er i første rekke helseforetaket og kommunesektoren. Vi har ekstern representasjon fra helseforetaket og Trondheim kommune. Det har blitt reist som et spørsmål om denne representasjonen burde ha vært utvidet slik at distriktskommunene også kunne ha hatt en representant inn i avdelingsstyret. Ressursbruk Så lenge vi har konstatert at det er ønskelig med et styrings-/ rådgivende organ blir det interessante spørsmålet om det er noen forskjell i ressursbruken mellom styre og råd og evt. om denne forskjellen kan forsvares. Saksutredning og saksforberedelse er viktige elementer i denne diskusjonen. Om disse vil være vesensforskjellig om vi har råd eller styre er noe usikkert. Ved å ha et klassisk styre med klart definerte saker som skal styrebehandles står vi i fare for å saksbehandle saker for å oppfylle kriteriet om at de skal styrebehandles. Ved å ha et rent råd kan man stå overfor en situasjon hvor man fremmer saker som oppleves som lite relevante og at det derfor brukes uforholdsmessig mye ressurser til saksforberedelse. Dette vil lett bli oppfattet som at ressursbruken ikke står i forhold til den innflytelsen man opplever å ha. Konklusjonen må være at nøkkelen til god ressursbruk er den fleksibiliteten som ligger i dagens modell. Denne gjør at avdelingsstyret jobber med saker som er viktige for utviklingen av avdelingen og gir dekan konkrete råd i de tilfellene hvor dette er ønskelig. På denne måten kan avdelingen selv styre avdelingsstyrets arbeid og ressursbruk på en mest mulig optimal måte for å oppnå sine målsettinger. Konklusjon ASP mener dagens avdelingsstyreordning fungerer godt og støtter opp under, og ivaretar de styringsbehov man har ved avdelingen. Ordningen fremmer fleksibilitet og muligheter for avdelingsvise tilpasninger som gjør at man kan få ivaretatt ulike behov. Denne modellen virker også ressursoptimaliserende gjennom at man kan styre avdelingsstyrets arbeid til å omfatte det som oppfattes som viktig for avdelingen og ikke være nødt til å fremme saker med bakgrunn i administrative pålegg. Dette fører igjen til at man, både i saksutredning, saksforberedelse og møtediskusjoner føler at det er de riktige sakene som blir tatt opp og at det faktisk er en reell medbestemmelse og påvirkning. Noe som i sin tur fremmer engasjementet og interessen for styrets arbeid. ASP foreslår på bakgrunn av dette at dagens avdelingsstyreordning videreføres. Som en forbedring av dagens modell anbefaler ASP at det opprettes en kanal mellom Avdelingsstyret og Høgskolestyret. Dette vil knytte styringsnivåene tettere sammen og virke positivt i forhold til lojalitet og medvirkning i høgskolens styringsstruktur. Med hilsen Anne Tveit dekan Avdeling for sykepleierutdanning Odd Meland seniorkonsulent Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Mauritz Hansens gt. 2 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.: av 32