BRUKERMANUAL. Emweb. m/administratorveiledning

Transkript

1 BRUKERMANUAL Emweb m/administratorveiledning

2 INNHOLD OM EMWEB... 5 Arbeidsflyt... 5 Emnebeskrivelse... 6 Studiemodell... 6 Studieplan... 7 Publisering til nettsider... 7 Ressursallokering... 7 Emneplaner EP... 7 Arbeidsplaner AP... 8 Undervisningsplaner UP... 8 Emweb oversikt og kontroll på ett sted... 9 Den komplette løsningen... 9 Institusjonens autoritative kilde for emnedata... 9 Et hjelpemiddel for aktivitets- og ressursplanlegging... 9 Institusjonens primære informasjonskilde... 9 KLARGJØRING Registreres av Norweb i samarbeid med institusjon Logo Godkjenningsnivåer (workflow state) Studieplanens generelle del Listevalg Aktiviteter arbeidsinnsats Aktiviteter arbeidsplan fou Aktiviteter arbeidsplan annet Aktiviteter emneplan Arbeidskrav Organisasjonstilhørighet Inndeling Karakterskala Kull Omfangstype Semester Side 2

3 Studiemodelltyper Studienivå Undervisningsspråk Vurderingsformer Vurderingsvarighetstyper Eksempler på innhold i listebokser i FS arkfanen (EB) DRIFT Brukere Opprette bruker Roller og tilhørighet Eksempel på roller definert i systemet: Hvordan de mest brukte rollene benyttes: Endre roller eller organisasjonstilhørighet Veiledninger Skjemaveiledninger Øvrige veiledninger Forsideblogg Rapportering INNHOLDSPRODUKSJON Hierarkis innholdsstruktur Emnebeskrivelsen Statisk og dynamisk del Statisk del Emnets oversiktside Forenklet redigering av flere dynamiske deler Studiemodellen Legg til emne Legg til Studieretning Kontrollmekanismer i studiemodellen Feil i fordelte studiepoeng Emne fortsatt ikke godkjent Emnet finnes i en nyere versjon Studieplanen Kapitler i studieplanen Statusrapport for alle emner i studieplanen Side 3

4 KOPIERING AV STUDIEPLAN Kopiering av studieplaner for nytt kull Kopieringsmekanismen RESSURSALLOKERING Roller Emneplanlegging Ny emneplan Arbeidsplaner Ny arbeidsplan Undervisningsplaner Ny undervisningsplan Side 4

5 OM EMWEB Emweb er et verktøy utviklet for utdanningsinstitusjoner innen universitets- og høgskolesektoren. Emweb gir deg full kontroll og oversikt over utvikling av emnebeskrivelser, studieplaner, undervisningsaktiviteter og tilgjengelige ressurser. Emweb er utviklet i tråd med det Nasjonale Kvalifikasjonsrammeverket. Emweb skal altså både forenkle og støtte prosessen og samtidig sikre at vitenskapelige ansatte og støtteapparatet rundt kan ivareta lovpålagte krav. Emweb er et prosessverktøy som støtter institusjonen i arbeidet med studieplanarbeidet, fra emne via modell til ferdig studieplan. I tillegg finner du verktøy for emneplanlegging, med aktivitetsoversikt og ressurstildeling, samt oversikten over undervisning- og forskningsoppgaver på individnivå og på tvers i organisasjonen. Arbeidsflyt Hovedelementene Emnebeskrivelse, Studiemodell og Studieplan er organisert som egne prosesser i Emweb. For hver prosess finnes det en arbeidsflyt med formelle godkjenningsnivåer. Navn på og antall godkjenningsnivåer bestemmes av institusjonen selv. De ulike godkjenningsnivåene genererer automatisk en tilsvarende rolle som kan tildeles brukere. Samme bruker kan ha flere roller. Brukere med en godkjenningsrolle gis på denne måten en rett til å godkjenne elementet og gjøre elementet tilgjengelig for neste nivå i arbeidsflyten. Dersom brukeren ikke ønsker å godkjenne elementet kan det «returneres» til avsender for endringer. Institusjonen kan selv avgjøre om kun brukere på et bestemt nivå (feks laveste nivå) i prosessen kan redigere selve innholdet i elementet, eller om dette kan gjøres av alle. Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf... Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf Generell arbeidsflyt i Emweb Det er definert en egen rolle i Emweb som kan benyttes for å kunne «låse opp» sluttgodkjente emner, studiemodeller eller studieplaner for ny redigering. Side 5

6 Emnebeskrivelse I arbeidet med emnebeskrivelsen er det lagt vekt på at Emweb skal gi støtte til prosessen, men ikke tvinge frem en spesiell arbeidsform. Emneansvarlig og den som registrerer emnet i Emweb kan være samme, eller forskjellige personer og flere personer kan ha rett til å redigere samme emnebeskrivelse. Illustrasjonen viser at en emnebeskrivelse følger en arbeidsflyt der emneansvarlig (eller en som ansvaret er delegert til) registrerer emnet i Emweb, deretter følger en definert godkjenningsprosedyre før det godkjente emnet lagres for bruk i studiemodeller og planer. Denne arbeidsflyten sikrer at publiserte emner ikke utsettes for vilkårlige endringer etter at det er tatt i bruk. Emnebeskrivelsen er en av hjørnesteinene i datagrunnlaget til utdanningsinstitusjonen og brukes i flere ulike sammenhenger. I Emweb benyttes emner til å sette sammen studiemodeller og studieplaner samt danne grunnlag for planlegging av undervisningsaktiviteter og ressursbruk. Emnebeskrivelse er delt i en statisk og en dynamsk del tilpasset behovet for å kunne registrere ulik informasjon ved gjennomføring av et emne i flere kontekster i samme periode eller over tid. Studiemodell Under arbeidet med studiemodellen presenterer Emweb kun de emner som tilhører et valgt studieprogram og forenkler dermed oppbyggingen av studiemodellen. Illustrasjonen viser at den ansvarlige for å sette opp studiemodellen kan velge blant emner som tilhører studieprogrammet, eller søke opp emner fra andre program. For hvert emne angis studiepoengfordeling for det eller de semestre emnet skal undervises. Studiemodellen bygges på denne måten opp med automatisk summering av studiepoeng både for det enkelte emnet og totalt for studiemodellen. Innebygde kontrollmekanismer sørger for tydelige tilbakemedlinger til bruker dersom noe er feil i studiemodellen. Side 6

7 Studieplan Studieplanen gir en detaljert beskrivelse av innholdet i et studieprogram for en bestemt periode. I studieplanen inngår en overordnet beskrivelse av studieprogrammet sammen med aktuelle studiemodeller og tilhørende emnebeskrivelser. Emweb inneholder all informasjon om både studiemodeller og emnebeskrivelser som trengs under arbeidet med studieplanen. Gjennom studieplanprosessen bidrar Emweb til å sikre enkel registrering av tekster, at tekster kan gjenbrukes, at de enkelte elementene i studieplanen kvalitetssikres og godkjennes på riktig nivå og at ulike versjoner skilles fra hverandre. Emweb genererer statusoversikter for hver enkelt studieplan og gjør det enkelt å vedlikeholde og distribuere innholdet i studieplanen til alle interessenter, både på web og via utskrift. Publisering til nettsider Med Emweb kan man publisere emner, studiemodeller og studieplaner direkte til institusjonens eget nettsted. Det er utviklet publiseringsmekanismer som gir enkel publisering uten krav til at det må benyttes spesielle publiseringsløsninger eller andre systemer. Ressursallokering Emneplaner EP Verktøyet for emneplanlegging tar utgangspunkt i at ethvert emne må undervisningsplanlegges i tilknytning til et bestemt semester. Derfor er studiemodellen selve inngangen til emneplanleggingen. Emneplanleggeren lar oss velge hvilke aktiviteter som skal inngå i emnet, hvilket omfang hver aktivitet skal ha og hvilken fagperson som gjennomfører aktiviteten. Ved hjelp av emneplanleggeren kan vi tildele hver aktivitet en undervisningsramme og visuelt holde oversikt over at summen av de ulike aktivitetenes undervisningstid ikke overstiger den totale undervisningsrammen som emnet skal ha. Side 7

8 Vi kan i planleggeren også legge inn konverteringsfaktorer som gjør undervisningstimer om til arbeidstimer for den enkelte fagperson. Arbeidstimene finner vi så igjen i verktøyet Arbeidsplan (undervisning og forskningsoversikt). Arbeidsplaner AP AP viser den totale belastningen innen undervisning og forskning som hver enkelt fagperson er tildelt for en gitt periode vanligvis et undervisningsår. Verktøyet henter sømløst inn all undervisningsaktivitet som er tildelt fagpersonen via EP og lar oss manuelt legge til FoU oppgaver eller andre oppgaver i perioden. AP summerer timer for hver oppgavetype (undervisning, forskning og annet) og totalt, og sammenligner disse med fagpersonens totale arbeidstid. Undervisningsplaner UP Undervisningsplaner bygges opp enten av den enkelte ansatte selv, eller av en dedikert person. Planleggeren for undervisning tar utgangspunkt i de timene som er tildelt gjennom EP og lar oss bryte disse ned til undervisningsøkter. En komplett oversikt over alle undervisningsøkter skal kunne overføres til timeplansystemer vi kommuniserer med. Verktøyene knyttet til ressursallokering gir et sterkt og positivt bidrag i planleggingsfasen, men vil også være en viktig kilde til informasjon på alle ledelsesnivåer for å holde oversikt over ressursbruk og ressursutnyttelse ved institusjonen. Side 8

9 Emweb oversikt og kontroll på ett sted Den komplette løsningen Institusjonens autoritative kilde for emnedata Emweb lar deg registrere emnedata som du i ettertid kan overføre til andre av institusjonens administrative systemer. Via en standardisert webservice leverer vi i dag data til både FS og andre proprietære systemer for presentasjon av emnedata. Ved å registrere og endre alle emnedata direkte i Emweb sikres god oversikt og kontroll i et brukervennlig grensesnitt. Et hjelpemiddel for aktivitets- og ressursplanlegging Emweb tilbyr to verktøy spesialdesignet for aktivitets- og ressursplanlegging EP - verktøy for aktivitets-/undervisningsplanlegging AP - verktøy for å holde oversikt over undervisning og FoU aktivitet I tillegg utvikler vi en rekke rapporter og statistikker, både i standardutgaver og som skreddersøm. Institusjonens primære informasjonskilde Ved å ta i bruk alle verktøyene i Emweb vil systemet også kunne fungere som institusjonens primære informasjonskilde for videre planlegging av utdanningslogistikk (timeplaner og eksamener osv) og allokering av ressurser som rom, fagpersonale osv. Vår webservice kan leverer data både til studieadministrative systemer, timeplan- og rombookingsystemer, «butikkløsninger» og en rekke andre systemer som presenterer studieemner i ulike format og for ulik målgrupper. Side 9

10 KLARGJØRING Før systemet kan tas i bruk må noe grunnlagsdata være registrert. Registreres av Norweb i samarbeid med institusjon Logo Institusjonens logo legges inn av Norweb, men skaffes tilveie av institusjonen selv. Logoen bør ikke være mer enn 100px høy og 180px bred Godkjenningsnivåer (workflow state) I gjeldende versjon av Emweb må institusjonens godkjenningsnivåer registreres av Norweb. Institusjonen kan selv avgjøre hvilke og hvor mange nivåer som skal benyttes og navnene på de ulike nivåene. Det registreres godkjenningsnivåer for både Emnebeskrivelse og Studieplan. Etterhvert vil dette også implementeres i Studiemodellene. Andre har benyttet disse godkjenningsnivåene: For emnebeskrivelser For studieplaner Studieplanens generelle del Studieplanens generelle del er bygd opp etter mal som ivaretar det Nasjonale Kvalifikasjonsrammeverket. Det er imidlertid fullt mulig for en institusjon å definere sine egne felt i den generelle delen eller velge bort noen av våre standardfelt. Dette må i gjeldende versjon av Emweb gjøres av Norweb i samarbeid med institusjonen. Emweb leveres med med følgende felt i studieplanens generelle del: Godkjenning. Innledning. Målgruppe. Krav om sikkerhet og autorisasjon. Sensorordning. Tekniske og andre forutsetninger. Opptakskrav og rangering. Oppbygning og sammensetning. Praksis. Arbeids-, lærings- og vurderingsformer. Innpassing. Studieprogrammets nivå, varighet og omfang. Internasjonalisering. Kvalifikasjon/vitnemål. Forventet læringsutbytte. Overgangsordninger. Side 10

11 Listevalg I gjeldende versjon av Emweb registreres dette av Norweb i samarbeid med institusjonen. Informasjonen i de ulike listeboksene benyttes som grunnlag for registreringer i ulike deler av systemet. Bruken er angitt i kortform under hver taxonomi for å vise hvor i systemet termene benyttes. Aktiviteter arbeidsinnsats Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emneplanlegging -> Krav til arbeidsinnsats Angir hvilke aktiviteter som inngår forventet arbeid til studentene i emnet. Valgene hentes fra en predefinert liste. Aktiviteter arbeidsplan fou Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Arbeidsplan -> Beskrivelse av arbeidsoppgave Angir tilgjengelige valg for fou oppgaver til bruk i arbeidsplanen. Valgene hentes fra en predefinert liste. Aktiviteter arbeidsplan annet Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Arbeidsplan -> Beskrivelse av arbeidsoppgave Angir tilgjengelige valg for arbeidsoppgaver til bruk i arbeidsplanen. Valgene hentes fra en predefinert liste. Side 11

12 Aktiviteter emneplan Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emneplanlegging -> Aktiviteter Angir hvilken (emne)aktivitet som skal foregå i den planlagte perioden. Valgene hentes fra en predefinert liste. Arbeidskrav Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Dynamisk del -> Arbeidskrav I forbindelse med registrering av obligatoriske arbeidskrav til et emne, skal type arbeidskrav oppgis. Valgene hentes fra en predefinert liste. Organisasjonstilhørighet Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Folk -> Rediger -> Tilhørighet Angir brukernes tilhørighet i organisasjonen. Benyttes ved førstegangs registrering av brukere og av brukerkoordinator ved redigering av brukere. Valgene hentes fra en predefinert liste. Inndeling Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Dynamisk del -> Vurdering Emneforfatter angir her om vurderingen skal gis på gruppe- eller individuell basis. Valgene hentes fra en predefinert liste. Side 12

13 Karakterskala Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Vurdering ->Karakterskala Emneforfatter angir hvilken karakterskala som skal benyttes ved vurdering. Valgene hentes fra en predefinert liste. Kull Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Studiemodell -> Kull Angir startåret for kullet studiemodellen gjelder for. Valgene hentes fra en predefinert liste. Omfangstype Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Omfangstype Angir hva som benyttes ved angivelse av emnets omfang. Valgene hentes fra en predefinert liste. Semester Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Om/Ny Studiemodell -> Semester Ansvarlig for studiemodellen angir hvilke semester studiemodellen gjelder for. Valgene hentes fra en predefinert liste. Side 13

14 Studiemodelltyper Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Studiemodell -> Type studiemodell Angir hvilken type studiemodell som opprettes/redigeres. Valgene hentes fra en predefinert liste. Studienivå Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Studienivå Angir studiets nivå i henhold til kvalifikasjonsrammeverkets trinnvise sykluser. Valgene hentes fra en predefinert liste. Undervisningsspråk Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Undervisningsspråk Emneforfatter angir undervisningsspråk for emnet. Valgene hentes fra en predefinert liste. Vurderingsformer Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Dynamisk del -> Vurdering Emneforfatter angir vurderingsform for aktuelle emnevurdering. Valgene hentes fra en predefinert liste. Side 14

15 Vurderingsvarighetstyper Hva andre har registrert Hvor dette benyttes Emnebeskrivelse -> Dynamisk del -> Vurdering Emneforfatter angir varighet og type varighet fra en liste (feks 3 timer/dager). Valgene hentes fra en predefinert liste. Eksempler på innhold i listebokser i FS arkfanen (EB) Emnetype Etteranmelding Fjernundstatus Studienivå (komplett nasjonal liste) Terminkode Vektingstype Studieprogram (komplett programoversikt for institusjonen) Side 15

16 DRIFT Brukere Opprette bruker Når Emweb er i daglig bruk vil etablering av nye brukerkontoer gjøres ved at den nye brukeren selv går til et registreringsskjema og legger inn ønsket brukerdata, organisasjonstilhørighet og hvilke roller vedkommende skal ha i Emweb. Registreringsskjemaet ligger på og aksesseres fra påloggingsskjemaet på forsiden. Ved opprettelse av kontoen blir det automatisk sendt en epost til en brukerkoordinator. Det kan opprettes brukerkoordinatorer på alle nivå i organisasjonen. Brukerkoordinator som mottar eposten vil se en lenke til den nye brukerens profil og kan sjekke at de opplysningene som ble registrert ved opprettelsen er korrekt. Brukerkoordinator får også opp en utvidet rolleliste med mulighet til å tildele flere roller til brukeren. Inntil brukerkoordinator har godkjent en bruker vil denne ikke være aktiv i systemet og kan da ikke logge seg på. Når brukeren settes til Aktiv sendes det automatisk en epost til brukeren med påloggingsinformasjon. Side 16

17 Roller og tilhørighet En bruker tildeles roller i henhold til hvilke oppgaver brukeren skal ha i Emweb. Ofte tildeles en administrativ bruker flere roller, mens de fleste emneansvarlige kun har en rolle for å opprette og endre emnebeskrivelser. Rollene som tildeles en bruker bestemmer også hvilke tilganger brukeren har og hvilke menyvalg som er tilgjengelig i systemet. Eksempel på roller definert i systemet: (De konkrete rollenavnene kan variere fra en institusjon til en annen) Hvordan de mest brukte rollene benyttes: EB statisk del EB opprette/endre - Skal kunne opprette emnebeskrivelser - Skal kunne endre status til "Til godkjenning [1]" EB godkjenne for [1] - Skal kunne endre status til "Tilbake til emneansvarlig" - Skal kunne endre status til "Til godkjenning [2]." EB godkjenne for [2] - Skal kunne endre status til "Tilbake til [1]" - Skal kunne endre status til "Til endelig godkjenning" EB endelig godkjenning - Skal kunne endre status til "Tilbake til [2]" - Skal kunne endre status til "Klar til publisering" EB publisere - Skal kunne endre status til "Publisert" Side 17

18 EB dynamiske deler For hver dynamisk del finnes det to arbeidsflytstatuser (hvor XX nedenfor tilsvarer en dynamisk del): XX opprett/endre - Skal kunne opprette og redigere en dynamisk emnedel - Skal kunne endre status til «Ferdigstille» XX ferdigstille - Skal kunne redigere og ferdigstille en dynamisk emnedel Studiemodeller SM opprette/endre - Skal kunne opprette studiemodeller og redigere alle SM på eget organisasjonsnivå - Skal kunne endre status til "Til godkjenning" SM publisere - Skal kunne endre status til "Tilbake til under arbeid" - Skal kunne endre status til "Publisert" Studieplaner SP opprette/endre - Skal kunne opprette studieplaner og redigere alle SP på eget organisasjonsnivå - Skal kunne endre status til "Til godkjenning" SP publisere - Skal kunne endre status til "Tilbake til under arbeid" - Skal kunne endre status til "Publisert" Felles roller xx admin - Kan bryte inn i en arbeidsflyt og sette ny status på tvers av standard rekkefølge - Kan redigere et element Brukerkoordinator - Tildeles en bruker som skal kunne administrere andre brukeres konto. Rollen gir tilgang til menypunktet "Brukere" - Kan begrenses på tilhørighet slik at man kan velge å ha en brukerkoordinator per fakultet eller institutt Tenk nøye igjennom hvem som får disse rollene! Endre roller eller organisasjonstilhørighet Endringer på roller eller organisasjonstilhørighet til en bruker i Emweb kan kun gjøres av en brukerkoordinator. Side 18

19 Veiledninger Skjemaveiledninger En administrator med rollen «Rediger skjemaveiledning» kan legge inn og redigere de veiledningstekstene som vises under opprettelse av emnebeskrivelser og studieplaner. Rollen gir tilgang til menyvalget «SKJEMAVEILEDNINGER» og til et skjema for redigering av veiledningsteksene. Hver overskrift i skjemaet åpner et sett med tekstbokser for de aktuelle skjemaveiledningene. Ved å klikke på overskriften «Emnebeskrivelse Emneinfo» vises alle veiledningsfelt for denne delen av emnebeskrivelsen. Side 19

20 Øvrige veiledninger I tillegg til den dokumentasjonen som er utviklet av Norweb og som er tilgjengelig enten i pdf eller via våre nettsider, kan hver enkelt institusjon utvikle sitt eget sett med brukerveiledninger. Menyvalget «Ny veiledning» åpner for å legge inn en veiledning i en bok-struktur, med inndeling i kapitler og underkapitler for en strukturert presentasjon av innholdet. Forfatter av brukerveiledningen kan velge å åpne for bruk av kommentarfelt for innspill fra leserne. Alle brukere kan lese og kommentere veiledningene, mens bare brukere med riktig tilgang kan opprette veiledninger. Forsideblogg Vedlikehold av nyhetsbloggen på forsiden tildeles brukere via rollen «Aktuelt». Dette gir tilgang til menyvalget «Ny nyhet». Blogginnlegg kan målrettes og benyttes som en intern informasjonskanal ved å angi hvilke(n) organisasjonsenheter som skal ha leserett til blogginnlegget. Leserett gis på fakultets- og instituttnivå. Side 20

21 Rapportering Norweb inneholder en rekke standard utlistinger og rapporter: Oversikt over emner både statiske og dynamiske deler, studiemodeller og studieplaner; alt tilpasset bruker og brukers rolle(r) Emnerapporter o Filtrerbar oversikt o «Mine» Emneplaner o Sist brukte o Filtrerbar oversikt o «Mine» Arbeidsplaner o Sist brukte o Filtrerbar oversikt o «Mine» Undervisningsplaner o Sist brukte o Filtrerbar oversikt o «Mine» I tillegg er det mulig å få utviklet egne institusjonsspesifike rapporter der standardrapportene ikke strekker til. Side 21

22 Studieplan INNHOLDSPRODUKSJON Innhold i Emweb produseres av brukere med riktige rettigheter. Rettighetene tildeles brukerne via roller. En bruker kan ha en eller flere roller. Brukere kan se hele eller deler av hovedmenyen ihht de rollene de er tildelt: Hierarkis innholdsstruktur I Emweb kan man gjerne tenke seg at innholdet bygger en struktur som vist i modellen nedenfor. Studiemodell Emne Emne Emne Modellen viser at en studieplan i Emweb utgjør den sentrale delen i strukturen. Toppnivået om vi tenker det slik. På nivået under studieplanen finner vi et sett med tilhørende studiemodeller. Studiemodell Emne I de fleste tilfellene vil en studieplan inneholde kun èn studiemodell, men det er ingenting i veien for å legge til flere. Emne Side 22

23 Hver studiemodell vil igjen være «hode» for et sett med emner. Emnet utgjør altså den minste selvstendige enheten i Emweb. Når man bygger opp studiemodeller i Emweb er det derfor naturlig å starte nederst i strukturen, med å registrere de emnene som skal inngå i en eller flere studiemodeller som igjen inngår i en studieplan. Emnebeskrivelsen Statisk og dynamisk del Emnebeskrivelsen i Emweb består av to deler. En statisk del inneholder all informasjon som er uforanderlig selv om emnet gjennomføres i ulike studieløp eller tidsrom. Denne delen skal kunne være uforandret gjennom hele emnets levetid. I tillegg til den statiske emnebeskrivelsen finnes det også en dynamisk del som er nært knyttet til gjennomføringen av emnet. For hver gjennomføring kan vi se for oss at noe av informasjonen om emnet vil måtte forandres. Dette kan typisk være hvem som er emneansvarlig, gjeldende vurderingsdatoer, pensumlitteratur osv. Emweb tar høyde for at dette kan variere for ulike gjennomføring av samme emne og tillater endringer av denne typen informasjon uten at det betinger at det opprettes flere emner eller at emner må finnes i flere varianter. Statisk del Menyvalg: NY EMNEBESKRIVELSE Emnebeskrivelsen inneholder bare et lite antall obligatoriske felt. Dette gjør det mulig å etablere et emne med minst mulig arbeidsinsats slik at emnet kan være tilgjengelig for den som skal bygge opp studiemodellen som emnet skal inngå i. Følgende felt er obligatoriske og må fylles ut: Emnekode Emnenavn Omfang Organisasjonstilhørighet Studienivå Alle feltene ligger øverst i skjermbildet når et nytt emne opprettes. I tillegg til forfatter (den som oppretter emnebeskrivelsen) er det mulig å legge til medforfattere på et emne. Dette gjøres ved å skrive inn medforfatterens fulle navn i feltet «Andre som kan redigere emnebeskrivelsen» nederst i skjemaet: Side 23

24 Det er kun forfatter og medforfattere som kan redigere en emnebeskrivelse som er under arbeid. Menyvalg: MINE EMNEBESKRIVELSER Registrerte emner legges i en brukertilpasset oversikt som vises under menyvalget «Mine emnebeskrivelser». Side 24

25 Emnene vil være sortert slik at man enkelt kan se hvor i arbeidsflyten de enkelte emnene befinner seg. Alle emner som er «under arbeid» vil fortsatt være tilgjengelig for redigering av emneansvarlig. Emner med andre statuser vil emneansvarlig kunne se, men ikke redigere. På denne måten sikrer vi at emner som er sendt fra emneansvarlig og til kvalitetskontroll ikke blir gjenstand for tilfeldige endringer uten at dette er plassert inn i en formell struktur. Emnekode og navn er en lenke til emnets oversiktside. Emnets oversiktside Oversiktsiden viser informasjon både om emnets statiske del og informasjon som kan variere ved gjennomføring av emnet. Statisk informasjon Emnets organisasjonstilhørighet hvilket institutt/seksjon som er eier av dette emnet, emnets status (her er emnets statiske del Publisert) og dato for når emnet er godkjent. Handlingslinjen kan gi tilgang til følgende valg (avhengig av rolle): OVERSIKT Viser en oversikt over emnet som vist i illustrasjonen på foregående side LES Dette valget lister ut alt innhold i emnet på en oversiktlig og strukturert måte. KOMMENTER Dette er en bokmerke til kommentarfeltet nederst på siden. REDIGER Brukere med tilgang til å redigere kan endre på tekstene i emnebeskrivelsen. OPPRETT / REDIGER FS METADATA Gir tilgang til å registrere spesifike FS-relatert informasjon om emnet. Kun for brukere med gitt tilgang. Når FS metadata opprettes vil det allerede være registrert en del standardverdier, når innholdet er kvalitetssikret må FS metadata lagres. Side 25

26 Dynamisk informasjon Dersom et emne skal gjennomføres i ulik kontekst, enten på samme tid eller over en tidsperiode, vil det være behov for å kunne endre noe informasjon om emnet uten at det fører til at man må opprette en ny versjon av emnet. I Emweb har vi lagt til rette for dette ved å opprette dynamiske felt som knyttes til gjennomfingen av emnet. Under emnets oversiktsbilde har vi samlet alle studieplaner og modeller hvor emnet inngår. For emner som brukes i mange studiemodeller kan statusbildet til emnet lett bli uoversiktelig. Med filtreringsmekanismen kan hver bruker velge å filtrere gjennomføringer på hvilke semester det har studiepoengbelastning. Side 26

27 Fra denne oversikten kan vi gå videre inn i de enkelte dynamiske emneelementene. Dersom et dynamisk emneelement ikke er opprette, virker lenken som en «opprett-lenke», mens den ellers vil fungere som en «rediger-lenke». Følgende emneelementer inngår i den dynamiske delen: Om gjennomføringen o emneansvarlig o studiepoengsbelastning o supplerende opplysninger om gjennomføringen Obligatoriske arbeidskrav Vurdering Pensum/læremidler Vektingsreduksjoner Det er mulig å legge inn flere slike dynamiske emneelementer dersom slike behov oppstår i fremtiden. Status for hver enkelt dynamisk del kan leses av direkte på oversiktssida ved å forstå hvordan statussymbolene skal tolkes: Symbolene til høyre viser status for de dynamiske delene i følgende rekkefølge (fra venstre mot høyre): Om gjennomføringen, Arbeidskrav, Vurderinger, Pensum / Læremidler og Vektingsreduksjoner. I eksemplet over har alle de dynamiske delene status «Under arbeid». For å gjøre verktøyet brukervennlig også for svaksynte/fargeblinde vil hver status ikke bare ha sin egen farge, men også en geometrisk form. Følgende symboler og farger benyttes for å angi status for de dynamiske delene: Finnes ikke / Skal ikke ha (Valget er slått av under «om gjennomføringen») Mangler. Den dynamiske delen er ikke opprettet enda. Under arbeid Til ferdigstilling Ferdig Side 27

28 Oversikt over tidligere års dynamiske deler Når man kopierer en studieplan til en nytt kull vil alt innhold i studieplan, studiemodell(er) og dynamiske deler bli med i kopieringen. Etterhvert som man jobber med de forskjellige dynamiske delene kan det være nyttig å se hva forrige års verdier var. Ved å klikke på "Tidligere vurderinger" i redigeringsbildet for vurderinger får man opp publiserte vurderinger for i fjor. Hvis det ikke finnes publiserte verdier for i fjor, prøver vi å finne først 2 år tilbake i tid og til slutt 3 år tilbake i tid. Hvis vi ikke finner tidligere publiserte verdier vil det stå en forklaring på dette. Denne mekanismen gjelder tilsvarende for alle dynamiske deler. Side 28

29 Forenklet redigering av flere dynamiske deler Iblant kan det oppleves problematisk å se de dynamiske delene i konteksten til den statiske delen til emnet. Emweb har derfor to mekanismer for å jobbe med de dynamiske delene. I tillegg til å gå inn til hver dynamisk del via Rediger-lenker i statusbildet, kan også den grønne knappen "Les/rediger" til høyre på gjennomføringslinja benyttes for å komme til en side hvor får man ser det komplette innholdet til emnet. Under overskriften til hver dynamisk del vil det være ei verktøylinje med: en bakgrunnsfarge som reflekterer statusen til den dynamiske delen en redigeringslink, for de som skal kunne redigere den enkelte dynamiske delen statusen til den dynamiske delen på tekstform tidspunkt og navn på brukeren som utførte siste endring på den dynamiske delen Denne siden samler alle delene av emnebeskrivelsen og gjør det enkelt å se hva som må behandles av den enkelte brukeren. Eksemplet nedenfor viser en emnebeskrivelse der de dynamiske delene er satt til «Ferdigstilling» og verktøylinjene derfor vises med blå bakgrunn: Side 29

30 Sparringpartner Fra oversiktsbildet kan brukere med riktig rettighet invitere en (faglig) sparringspartner til å vurdere registrert informasjon om emnet. Søk opp personen du ønsker å invitere, klikk på vedkommendes navn i lista og klikk [Send invitasjon]. Det er to ting som nå vil skje: 1) Sparringspartneren får en epost slik: Emne: Invitasjon til sparring for emnet Emnenavn Melding: Du har blitt invitert til å komme med faglige innspill på Emnenavn [1]. Gå til emnets oversikt for å legge inn kommentarer i kommentarskjemaet. Når du klikker på lenken vil du enten komme direkte til emnebeskrivelsen hvis du er logget inn i systemet, eller til innloggingsbildet hvis du ikke er logget inn. Etter at du ev. logger inn tas du automatisk til emnebeskrivelsen. Husk å bruke kommentarskjemaet når du legger inn kommentarer og benytt "Arbeidslogg" som Type kommentar. [1] 2) Det registreres automatisk en ny kommentar av typen "arbeidslogg" i emnets oversiktsbilde slik: Menyvalg: MINE GODKJENNINGER Alle emner skal følge en etablert prosedyre før emnet statiske del kan endelig godkjennes til bruk i studier. Antall kvalitetssikringsnivåer bestemmes av den enkelte institusjon, men ved alle institusjoner følger emnene en generell arbeidsflyt som vist nedenfor: Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf... Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf Emne kjhs dkløl Omfang 20 Nivå kjlkjljk ølks ødlkf Side 30

31 Generell arbeidsflyt i Emweb Brukere som har en rolle i kvalitetssikringsprosessen gis på denne måten en rett til å godkjenne et emne og gjøre emnet tilgjengelig for neste nivå i arbeidsflyten. Dersom brukeren ikke ønsker å godkjenne emnet kan det «returneres» til avsender for endringer. I eksemplet nedenfor er et emne til godkjenning ved et Program (Institutt/Seksjon) og kan enten her godkjennes for videre kontroll ved Avdeling (Fakultet) eller returneres til emneansvarlig for videre arbeid. Kommentarfeltet er alltid obligatorisk ved statusendringer og benyttes til å begrunne hvorfor et emne eventuelt returneres til et tidligere nivå eller som en bekreftelse før emnet sendes videre i kvalitetsikringsprosessen. Hver gang det foretas en statusendring for et emne, sendes det en epostvarsling til brukere som er mottaker av emnebeskrivelsen. Brukere med godkjenningsroller vil ha menyvalget «Mine Godkjenninger» som lister alle emner som skal kvalitetskontrolleres av brukeren. Side 31

32 Studiemodellen Studiemodellen er en matrise som presenterer gjennomføringsmodellen for et gitt studium. Modellen viser emner, studiepoengsbelastning per emne og semestervis gjennomføringsmodell for hele studiet. Opprettelse og endringer av studiemodeller er knyttet til egne roller i Emweb slik at bare brukere med riktig rolle kan utføre disse oppgavene. En studiemodell kan settes opp selv om arbeidet med emnene som skal inn i modellen ikke er sluttført. Så snart et emne er opprettet med alle felt som er obligatoriske, kan emnet benyttes i en studiemodell. Når det foretas en revidering eller duplisering av studieplaner vil også tilhørende studiemodeller bli revidert/duplisert. Dette vil i praksis si at man ikke behøver å manuelt opprette studiemodeller til eksisterende studieprogrammer da disse vil bli opprettet i forbindelse med en revisjon av studieplanen for studieprogrammet. For nye studieprogrammer må man alltid opprette studiemodellene manuelt. Menyvalg: NY STUDIEMODELL En ny studiemodell må gis et navn vanligvis navnet på studieprogrammet. Angi hvilken organisatorisk enhet modellen tilhører (Institutt/Seksjon). Oppgi hvilke semester studiemodellen gjelder for. Semestervalgene kan ikke senere endres. Det skal også oppgis hvilken type studiemodell man lager, etter følgende struktur: Hovedmodell o Årsstudium, Høgskolekandidat, Bachelor, Master, PhD eller Videreutdanning Valgfag Side 32

33 Studieretning Angi startsemester for kullet studiemodellen gjelder for. Til slutt kan det også legges inn en tekstlig beskrivelse av studiemodellen. Når informasjonen er fyllt inn og lagret vil Emweb presentere en tom studiemodell med angivelse av organisatorisk tilhørighet, arbeidsflytstatus (Under arbeid i illustrasjonen nedenfor) og med en handlingslinje med følgende valg: REDIGER "OM STUDIEMODELLEN" For å kunne redigere studiemodellens beskrivende tekst. LEGG TIL EMNE Er et bokmerke for å flytte fokus til oversikten over hvilke emner som er registrert med samme organisatorisk tilknytning som den nye studiemodellen. SØK I ALLE EMNER Bokmerke for å flytte fokus til søkefeltet som kan benyttes for å søke opp emner på tvers av organisatorisk tilknytning. Benyttes for å legge til emner som ikke tilhører samme Institutt/Seksjon som studiemodellen. TIL GODKJENNING For å endre arbeidsflytstatus på studiemodellen og gjøre den tilgjengelig for neste godkjenningsinstans. En nyopprettet studiemodell vil da se ut slik: Side 33

34 Legg til emne For å legge til et emne i studiemodellen benyttes en av to metoder: 1. Vanligvis vil en studiemodell kun inneholde emner som har samme organisatorisk tilhørighet som selve modellen og man vil derfor benytte den genererte listen med disse emnene. 2. Dersom det skal legges inn et emne i studiemodellen som tilhører en annen organisatorisk enhet, kan man søke opp emnet på tvers av alle enheter. Uavhengig av hvordan man finner emnet skal man nå klikke på lenken «+ legg til emne» for det aktuelle emnet for å opprette studiemodellemnet. Man kan også redigere dynamiske emneelementer fra studiemodellen. Legg til Studieretning I mange studier kan studentene velge inn valgfagsblokker, studieretninger og lignende. For å unngå at en studiemodell blir overlesset av valgfag, studieretningsemner etc, samles disse i egne modeller. Deretter legges disse «undermodellene» inn i hovedmodellen og i riktig semester angis det hvor mange studiepoeng studenten skal velge. På den måten blir det totale antall studiepoeng i hovedmodellen riktig, selv om det finnes langt flere studiepoeng totalt i studieprogrammet når man teller med obligatoriske emner, valgbare emner, studieretningsemner osv. Side 34

35 En hovedmodell hvor det er lagt inn både valgfag og studieretninger vil se slik ut: For å legge til slike modeller i hovedmodellen må man først ha opprettet valgfagsmodellen og studieretningsmodellen(e). Deretter benyttes valget Legg til studieretninger for å registrere riktig informasjon. I illustrasjonen ovenfor ser vi at studenten tredje året skal velge totalt 45 studiepoeng fra «Programområde 3. studieår». Dette er registrert slik: A. Velg «Legg til Studieretning» B. Fyll ut riktig informasjon i dette skjermbildet: 1. Skriv inn navnet på studieretningen 2. Velg riktig undermodell 3. Fordel studiepoengene som studenten skal velge på riktige semester Side 35

36 Kontrollmekanismer i studiemodellen Studiemodellen inneholder en rekke kontrollmekanismer som sjekker emnene i modellen. Feltet Studiemodellintegritet vil vises på rød bakgrunn dersom det oppdages feil eller avvik i modellen. Feil i fordelte studiepoeng Dersom det er fordelt et annet antall studiepoeng i modellen enn det som er oppgitt i emnebeskrivelsen, vil dette vises både i selve modellen og med informasjon under Studiemodellintegrasjon. Studiepoengsummeringen som skjer i feltet sum() angir hvor mange studiepoeng som er fordelt i studieplanen for hvert enkelt emne. I illustrasjonen nedenfor ser vi at emnet TBYG3012 har et avvik i antall studiepoeng i forhold til det som er oppgitt i emnebeskrivelsen (kolonne SP i modellen) og sum-feltet er derfor vist med rød bakgrunnsfarge. I tillegg er situasjonen også beskrevet under Studiemodellintegritet. Side 36

37 Emne fortsatt ikke godkjent Dersom det legges inn et emne som enda ikke er godkjent vil dette vises under Studiemodellintegritet som i eksemplet nedenfor. Klikk på den røde meldingen åpner/lukker detaljfeltet: Emnet finnes i en nyere versjon Under arbeidet med en studiemodell kan man ha lagt inn et emne som så blir gjenstand for revisjon og dermed foreligger i en nyere godkjent versjon før studiemodellen er avslutte og godkjent. Dette vil også fanges opp av kontrollmekanismene og blir gjort oppmerksom på under Studiemodellintegritet. Side 37

38 Menyvalg: FINN STUDIEMODELL Alle studiemodeller legges i en brukertilpasset oversikt som vises under menyvalget «Finn Studiemodell». Dette er ikke en søkeliste, men en oversikt over tilgjengelige studiemodeller for pålogget bruker. Listen er sortert etter institutt/seksjon og viser studiemodellenes status og når de sist ble endret. Side 38

39 Studieplanen Studieplanen gir en detaljert beskrivelse av innholdet i et studieprogram for en bestemt periode. I studieplanen inngår en overordnet beskrivelse av studieprogrammet sammen med aktuelle studiemodeller og tilhørende emnebeskrivelser. Opprettelse og endringer av studieplaner er knyttet til egne roller i Emweb slik at bare brukere med riktig rolle kan utføre disse oppgavene. En studieplan kan settes opp selv om arbeidet med studiemodeller og emner som skal inn i planen ikke er sluttført, men kan ikke godkjennes før alle enkeltdelene er godkjent. Menyvalg NY STUDIEPLAN Nye studieplaner opprettes ved å angi studieprogrammets navn og organisatoriske tilhørighet. De øvrige feltene i studieplanen kan fylles ut etterhvert som informasjonen er tilgjengelig. Menyvalg FINN STUDIEPLAN Alle studieplaner legges i en brukertilpasset oversikt som vises under menyvalget «Finn Studieplan». Dette er ikke en søkeliste, men en oversikt over tilgjengelige studieplaner for pålogget bruker. Listen er sortert etter institutt/seksjon og viser studieplanens status og når de sist ble endret. Side 39

40 Klikk på ønsket studieplan for å gå til planens oversiktsside. Oversikten viser studieplanens organisatoriske tilhørighet, status og datoer for endringer og revideringer. Oversiktens handlingslinje gir oss følgende valg: OVERSIKT Tar oss tilbake til oversiktssiden LES Dette valget lister ut alt innhold i studieplanen på en oversiktlig og strukturert måte. REDIGER Lar oss endre på innholdet i planen. STATUS EMNEBESKRIVELSER Tar oss til en rapport som viser status for alle deler av alle emner i studieplanen. SKRIV UT Gir tilgang til.pdf utskrift av studieplanen i et oppsett definert av institusjonen selv. I tillegg viser oversikten navnet på samtlige delkapitler som inngår i studieplanens generelle del. I eksemplet nedenfor ser vi at alle delkapitler er merket med en grå hake. Side 40

41 Etterhvert som delkapitlenes innhold gjøres ferdig kan brukeren merke av kapitlet som «Klar til godkjenning». Dette gir en grønn hake foran delkapitlet for å markere hva som er gjort i studieplanen og hva som gjenstår. Side 41

42 Oversiktsbildet viser også også hvilke studiemodeller som er lagt inn i studieplanen og studiemodellen(e) er også merket med en grå hake inntil selve modellen er godkjent. I tillegg til modellens navn vises også antall semester den går over og antall emner som inngår. Man kobler kun studieplanen til én studiemodell (hovedmodellen). De tilhørende valgblokker, studieretningsemner etc, inngår i hovedmodellen og skal derfor ikke legges inn eksplisit i studieplanen. Slik det fremgår av illustrasjonen på forrige side, vil imidlertid alle modellene være synlige i studieplanen, med samtlige emner som er tilknyttet de ulike studiemodellene. Den nederste grafen til høyre på oversiktssiden viser arbeidsflytstatus for alle emner i studiemodellen(e). En studiemodell kan ikke godkjennes før arbeidet med alle emner i modellen er fullført. I grafen vil dette vises som at alle emner er plassert til høyre enten Til publisering eller Publisert. Studieplanarbeidet er altså siste fase i prosessen som starter med emnene, går videre til studiemodellen(e) og avsluttes først når alle emner og studiemodeller er godkjent for endelig godkjenning av studieplanen. Kapitler i studieplanen I det følgende har vi beskrevet spesielle forhold ved noen av delkapitlene i studieplanen. Alle kapitler inneholder en teksteditor med mulighet for å skrive inn formatert tekst. Studieplanens navn og tilhørighet er obligatoriske felt som må settes ved oppretting av planen. Alle øvrige felt kan fylles ut etterhvert som informasjonen er tilgjengelig. Feltet for revisjon benyttes når en studieplan revideres for en ny planperiode. Side 42

43 I kapitlet Studieprogrammets nivå, varighet og omfang hentes det automatisk data fra tilhørende studiemodell. Det er i tillegg laget en mekanisme for å velge om informasjonen som vises skal legges inn i planens utskrift eller fungere som en «veiledning» til den som fyller ut dette kapitlet i studieplanen. I tilknytning til tekstfeltet for beskrivelse av studiets Oppbygning og sammensetning finnes det en studiemodellvelger. Studieprogrammets hovedmodell legges inn her og dermed vil denne og alle «undermodeller» som er lagt inn i hovedmodellen presenteres på planens oversiktsside og ved utskrift. Statusrapport for alle emner i studieplanen Menypunktet "Status emnebeskrivelser" tar deg til en side som lister opp alle emner med tilhørende status for både statisk og dynamiske deler. Presentasjonen av denne siden inkluderer en variant av gjennomføringene som listes opp på emnets statusside. Det vil på denne måten være mulig å jobbe med de dynamiske delene her også. For store studieplaner med mange emner har vi implementert en filtreringsmekanisme på semester på samme måte som i emnets statusside. Man kan velge ett eller flere semester. For gjennomføringer som går over flere semestre vil vises så lenge et av semesterene samsvarer med semester som er valgt i filtreringen. (Velger du å filtrere på 2016 Vår vil emner som går over de to semesterene 2015 Høst og 2016 Vår også listes opp.): Side 43

44 Side 44

45 KOPIERING AV STUDIEPLAN Kopiering av studieplaner for nytt kull Emweb har lagt til rette for en enklest mulig prosess for å kunne lage en kopi av en studieplan med alle tilhørende modeller og emnegjennomføringer. I studieplanens handlingsliste vil man finne valget «KOPIER»: En kopiering betyr at det lages ny studieplan for en ny oppstart av samme studieprogram som tar utgangspunkt i studieplanen man har foran seg. En kopiering vil da bety at all informasjon om innhold i både studieplan, studiemodell og emner kopieres inn i den ny studieplanen. Kopieringen starter med en administrativ handling. Dette delegeres mest typisk til institutt eller programområde. Kopiering av studieplaner vil for de fleste studieplaner skje ved undervisningsstart på høsten, mens man kan velge å utsettekopiering av enkelte studieplaner til neste semester. På denne måten sikrer vi oss mot at enkeltemner blir kopiert før både emnet, emnegjennomføringen og studiemodellene som emnet inngår i er kvalitetssikret og godkjent for inneværende undervisningssemester. Kopieringsmekanismen tar i praksis en kopi av den eksisterende studieplanen med informasjon om alle studiemodeller og tilhørende emnebeskrivelser. Deretter settes delene sammen til en ny studieplan, klar for neste undervisningsperiode. Etter at den nye studieplanen på denne måten er klargjort vil vi ha følgende situasjon: Emner o o o statiske deler av emner som inngår i den nye studieplanen har status Publisert nye dynamiske deler er opprettet med samme innhold som i den originale studieplanen og gitt status Under arbeid datofelt i dynamiske deler er tomme Nye studiemodeller er opprettet med samme innhold som i de originale modellene og satt til Under arbeid Selve studieplanen vil ha status Under arbeid og inneholde en komplett kopi av alle tekstkapitler i den originale studieplanen samt koblinger til nye studiemodeller og emner Side 45

46 RESSURSALLOKERING I Emweb kan du allokere ressurserknyttet til undervisning. Det finnes tre verktøy for ressursallokering; Emneplanlegging, Arbeidsplanlegging og Undervisningsplanlegging. Brukt på denne måten blir Emweb ikke bare et system for utvikling av emnebeskrivelser og studieplaner, men også et system med støtte for planleggere og beslutningstakere på Forutsetningene for å ta i bruk verktøyene er at det allerede er laget studiemodeller som viser undervisningsoppsettet for det studieprogramet som skal planlegges. Roller Hele menyen med de aktuelle verktøyene skjules dersom man ikke har minst en av følgende tre roller: * Opprette / endre for EP, AP eller UP Alle verktøyene har minst to roller som styrer tilganger: «EP opprette / endre» gir deg mulighet til å opprette en ny, eller redigere en EP du selv har opprettet. «EP admin» gir deg muligheten til å opprette ny, redigere *alle* EP på tvers av alle brukere, samt slette enhver EP. Tilsvarende for AP og UP. Tenk nøye igjennom hvem som får adminroller! AP har i tillegg rollen: AP publisere, som gir mulighet til å sette en arbeidsplan som "låst". Den som har rollen «AP opprette / endre» kan sende den til godkjenning og rollen «AP publisere» er den som godkjenner. Side 46

47 Emneplanlegging Menyvalget Emneplaner tar deg til en rik rapport som viser en oversikt over de sist registrerte eller endrede emneplaner, samt en filtrerbar rapport for å finne ønskede emneplaner. Mine emneplaner inneholder en oversikt over emneplaner for innlogget bruker. Ny emneplan Ved hjelp av en styrt prosess blir du tatt gjennom tre trinn for oppretting av en emneplan. Nye emneplaner opprettes alltid for en bestemt undervisningsperiode. Ettersom studiemodellene inneholder alle emner som skal undervises i en gitt periode, blir første trinn i emneplanleggingen å velge studiemodellen som inneholder emnet du skal planlegge. I studiemodellen vil du nå se at angitt studiepoengbelastning for hvert semester er en lenke som tar oss videre til selve emneplanleggingen. Det benyttes to visuelt ulike lenker i modellen. Heltrukket Side 47

48 linje (feks 10) betyr at det allerede er opprettet en emneplan for dette emnet i denne perioden, mens stiplet linje (feks 10) betyr at det ikke finnes noen emneplan for dette emnet i denne perioden. Et klikk på heltrukket linje vil ta deg til den aktuelle emneplanen, mens et klikk på en stiplet linje vil la deg opprette en emneplan. Når man klikker på studiepoengene i et studiemodellemne kan emnet planlegges videre i et nytt skjermbilde: Ved hjelp av emneplanleggeren kan vi tildele hver aktivitet en ressursramme og visuelt holde oversikt over at summen av de ulike aktivitetenes undervisnings-/arbeidstid ikke overstiger den totale rammen som emnet skal ha. Side 48

49 I eksemplet ovenfor blir antall studiepoeng i emnet automatisk overført fra studiemodellen. Ved å legge inn riktig faktor blir studiepoengene konvertert til undervisningstimer. Etterhvert som vi legger inn aktiviteter i planleggeren vil undervisningstimene summeres og planleggeren vil vise differansen mellom ressursrammen og det som til enhver tid er planlagt. Emneplanleggeren lar oss velge hvilke aktiviteter som skal inngå i emnet, hvilket omfang hver aktivitet skal ha og hvilken fagperson som gjennomfører aktiviteten. For at en person skal kunne kobles til en ressurs må brukeren ha rollen "Fagperson". Vi kan i planleggeren også legge inn konverteringsfaktorer som gjør undervisningstimer om til arbeidstimer for den enkelte fagperson. Arbeidstimene finner vi senere igjen i verktøyet UFO. Verktøyet kan tilpasses andre modeller for utregning av tidsressurser enn det som er vist i eksemplet over. Når man lagrer vil emneplanen vises slik: Fra emneplanen kan man nå klikke seg frem til hver faglærers arbeidsplan(er) og undervisningsplaner for dette emnet. Side 49

50 Arbeidsplaner For hver registrerte fagperson i Emweb kan det opprettes en eller flere arbeidsplaner. På samme måte som for emneplaner gir menyvalget Arbeidsplaner en fyldig rapport, med en liste over de siste registrerte eller endrede arbeidsplaner og en filtrerbar liste for å finne ønskede arbeidsplaner. Mine arbeidsplaner inneholder en oversikt over arbeidsplaner for innlogget bruker. Ny arbeidsplan Når det skal lages en ny arbeidsplan kan dette gjøres fra emneplaner eller fra menyvalget Ny Arbeidsplan. Ved hjelp av en styrt prosess blir du tatt gjennom tre trinn i opprettingen av en arbeidsplan. Første fase består i å velge hvilken fagperson arbeidsplanen skal opprettes for. Det kan filtreres på organisasjonstilhørighet for å redusere omfanget av navn. Klikk på ønsket fagperson for å gå videre til neste trinn som er å velge periode for arbeidsplanen. Side 50

51 Eksisterende arbeidsplaner for valgt fagperson vises i en egen liste i skjermbildet, mens ny arbeidsplan opprettes ved å velge undervisningsår i nedtrekkslisten. Side 51

52 I en arbeidsplan kan man legge til nye oppgaver etter behov. Arbeidsplanen begrenser ikke hvilke typer oppgaver man kan legge inn. Arbeidsplanen deler oppgavene i tre typer; Undervisning, FoU og Andre oppgaver. Verktøyet henter sømløst inn all undervisningsaktivitet som er tildelt fagpersonen via aktivitetene i emneplaner og lar oss manuelt legge til FoU oppgaver og andre oppgaver i perioden. Side 52

53 En ferdig arbeidsplan vil vise den totale belastningen som hver enkelt fagperson er tildelt for en gitt periode vanligvis et undervisningsår. Timene summeres totalt og i tillegg for hver oppgavetype, og disse sammenlignes med fagpersonens arbeidstidramme. Innholdet i listeboksen Oppgave er institusjonstilpasset og kan endres av en administrator. Side 53

54 Undervisningsplaner For hver aktivitet i en emneplan kan det opprettes en detaljert undervisningsplan med egne beskrivelser og en mulighet til sømløst å overføre disse til timeplansystemer Emweb kommuniserer med. Menyvalget Undervisningsplaner viser en fyldig rapport med en liste over de siste registrerte eller endrede undervisningsplaner og en filtrerbar liste for å finne ønskede undervisningsplaner. Mine undervisningsplaner inneholder en oversikt over undervisningsplaner for innlogget bruker. Ny undervisningsplan Nye undervisningsplaner kan etableres både fra en emneplan, en arbeidsplan og fra menyvalget Ny undervisningsplan. Ved bruk av menyen blir du i en styrt prosess tatt gjennom tre trinn i opprettingen av en undervisningsplan. Første fase består i å velge fagpersonen som har ansvaret for aktiviteten som skal undervisningsplanlegges. Oversikten viser alleeksisterende arbeidsplaner for hver ansatt og kan filtreres på ulike kriterier. Ettersom en undervisningsplan bare kan etableres dersom vedkommendes arbeidsplan er godkjent (og låst), fremgår det også av oversikten hvilken status den enkeltes arbeidsplan har. Side 54

55 Neste trinn i prosessen er å velge hvilken aktivitet i fagpersonens arbeidsplan som skal undervisningsplanlegges: I arbeidsplanen over ser vi at det for hver aktivitet er angitt om undervisningsplanen må opprettes eller allerede eksisterer. Tredje og siste trinn blir da å opprette (eller gå til) undervisningsplanen. En påbegynt undervisningsplan kan se slik ut: Side 55