TILBUDSMAPPE. Kjøp av annonser. Firma: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Internettadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson:

Transkript

1 TILBUDSMAPPE Kjøp av annonser i Firma: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Internettadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson: Side 1 av 11

2 Innhold 1 Erklæring fra tilbyder Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kontraktsgjennomføringskrav Gjennomføringskrav Spesielle kontraktsvilkår Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Kravspesifikasjon... 7 Beskrivelse av anskaffelsen Tildelingskriterier Pris/totalkostnad Kvalitet / service Opsjon Forbehold Bedriftshemmeligheter Vedlegg Side 2 av 11

3 1 Erklæring fra tilbyder I overensstemmelse med konkurransedokumentene, tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransedokumentene gjelder for denne tilbudskonkurransen. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud og oppfølgingen av dette, er for egen regning og risiko. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende med en vedståelsesfrist på 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Vi er inneforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av begge parter. Tilbudet vil sammen med konkurransedokumentene utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 3 av 11

4 2 Kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at tilbyderne er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, vil tilbyderen bli vurdert som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattetaten og skatteattest for skatt utstedt av kemneren/kommunekasserer der entreprenøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest Vedlegg 1 Merverdiavgiftsattest Vedlegg 2 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Kvalifikasjonskrav 2: HMS-Egenerklæring Om kvalifikasjonskravet: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg HMS-erklæring Vedlegg Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav 3: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har tilstrekkelig soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Følgende vil være gjenstand for vurdering: Tilbyderens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til også å etterspørre foreløpige tall etter siste årsberetning, samt årsregnskap for de to foregående årene dersom det vurderes at det er behov for det. Vedlegg 4 For nyetablerte firmaer må det leveres en nyere regnskapsutskrift signert av revisor. Side 4 av 11

5 3 Kontraktsgjennomføringskrav Kapittel 3 inneholder gjennomføringskrav og kontraktsvilkår. Tilbyder skal signere på at punktene som er listet opp aksepteres. 3.1 Gjennomføringskrav nr krav 1 E-faktura Per i dag er statlige etater pålagt å bruke elektronisk faktura (fra 1. juli 2012). Regjeringen pålegger kommunene å innføre det samme. Dette kravet vil tre i kraft fra 1. januar Tilbyder bekrefter å kunne tilby elektronisk faktura i EHF-format (Elektronisk handelsformat) til oppdragsgiver, senest 1. januar Dette skal skje uten kostnad for oppdragsgiver. Beskrivelse av formatet EHF kan lastes ned hos DIFI. 2 Alminnelige kontraktsvilkår I vedlegg 4 følger oppdragsgivers alminnelige kontraktsvilkår. Tilbyder bekrefter sin aksept av denne. 3.2 Spesielle kontraktsvilkår Nr Krav 1 Priser Prisen skal inkludere alle kostnader tilbyder ønsker godtgjøring for (gebyr, avgifter, fakturagebyr osv..) Prisene oppgis eks.mva. 2 Prisjustering De avtalte prisene er faste og gjelder for 2 år fra avtaletidspunktet. Etter at oppdragsgiver skriftlig har godkjent eventuelle prisendringer er prisene faste i nye 2 år dersom ikke annet er konkret avtalt. Ved prisjustering gjøres dette med 80% av endringene i Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks. Basisindeks settes til sist kjente indeks på tidspunktet angitt som frist til å levere tilbud. 3 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er netto pr 30 dager. 4 Bruk av underleverandører Dersom leverandøren engasjerer underleverandører til å utføre deler eller hele omfanget av denne avtalen, er rammeavtaleleverandøren ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Bruk av underleverandører skal alltid godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av kontraktskravene nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte kravene, kan vårt tilbud bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 5 av 11

6 3.3 Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte punkter under kapittel ovenfor. Tilbyder kan alternativt vise til vedlegg. Punkt Utdypende informasjon Side 6 av 11

7 4 Kravspesifikasjon Avtalen skal dekke Horten kommunes behov for produksjon og formidling av stillings- og kunngjøringsannonser. Avtalen skal gjelde trykte medier og deres nettsider. Tilbyder skal inngå rabattavtaler på vegne av Horten kommune. Avtalen skal gi Horten kommune ressurs- og kostnadsbesparelse. Oppdragsgiver kunngjør i dag i hovedsak i Gjengangeren og Tønsberg blad. Horten kommune bruker WebCruiter til kunngjøring av stillingsannonser og mottak av stillingssøknader. Beskrivelse av anskaffelsen Tilbyder må kunne ta imot bestilling av stillingsannonser/ henvisningsannonser via WebCruiter. Produksjon av stillings- og kunngjøringsannonser i kommunens til enhver tid gjeldende maler. Publisering av stillings- og kunngjøringsannonser i trykte medier, samt på disses tilhørende nettsider. Den valgte leverandør skal bestille annonseplass og sørge for innrykk i medier i henhold til bestilling fra Horten kommune. Horten kommune vil selv kunngjøre på egen internettside og NAV. Oppfølging og kvalitetssikring av publiserte annonser. Følge opp eventuelle mangler eller feil hos mediene, og påse at reklamasjoner blir foretatt innen reklamasjonsfristen. Betale fakturaer fra mediene innen forfall. Fakturere Horten kommune for utlegg til annonsering og honorar for utført overnevnte arbeid i henhold til bestillingen fra Horten kommune. Fremforhandle gode rabattavtaler med mediene. Fakturere hele bestillingen på en faktura, dersom annet ikke er angitt av oppdragsgiver. Tilbyder skal opplyse oppdragsgiver om spesielle kampanjer i aktuelle medier. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til og benytte spesielle kampanjer/ annonsepakker i aktuelle medier som er bedre enn det tilbyder kan tilby. Horten kommune forbeholder seg retten til å benytte seg av tilbud om annonsering formidlet / fremforhandlet via WebCruiter. Gi råd og veiledning i forbindelse med utarbeidelse av annonser, strategisk annonsering, aktuelle publiseringskanaler, pris etc. Omfanget av rådgivning vil variere og er avhengig av kompleksiteten av oppdraget til enhver tid. Leverandøren skal tilby rådgivning i tidsrommet kl mandag til fredag. Leverandøren skal ha oversikt over publiseringskanaler og deres tidsfrister for annonsering. Det skal gis en oversikt over tidsfrister til korrektur og endringer/stopp i bestilte annonser. Legges ved tilbudet. Tilbyder skal oppgi en egen kontaktperson for Horten kommune. Tilbyder skal oppgi aktuelle referanser med kontaktpersoner og kontaktinfo. Side 7 av 11

8 5 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Priser/totalkostnad 70% Kvalitet/ service 30% Hvert kriterium vil bli gitt en karakter (0-10) som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder. 5.1 Pris/totalkostnad Prisene oppgis tabellen under. Prisen skal oppgis eks mva og skal inkludere alle kostnader tilbyder ønsker godtgjørelse for. Innenfor tildelingskriteriet vurderes tilbyders priser/totalkostnad samt eventuelle justeringer som følge av forbehold. Produksjon, ferdiggjøring og formidling Produksjon av stillings- og kunngjøringsannonser (inkluderer ombrekking, korrektur og produksjon) Formidling Andre utgifter (skal spesifiseres) Oppnådde rabatter på annonser: - Gjengangeren - Tønsberg blad - Aftenposten - Teknisk Ukeblad - Sykepleien - Andre medier (spesifiseres) Fast pris eks mva Pris pr spaltemillimeter Pris pr annonse pr media Oppgis i % rabatt av ordinær pris Kommentarer 5.2 Kvalitet / service Innenfor kvalitet vurderes tilbyders besvarelse av punktene under. Besvarelsen på punktene kan gjøres i ett eget vedlegg eller i tabellen under. Tilbyder beskriver rutiner for annonseproduksjon og formidling som tilbys Horten kommune. Horten kommune vil kunne ta kontakt med en eller flere av de oppgitte referansene for vurdering av punktene under kvalitet/ service. - Tilbyders besvarelse på kravspesifikasjonen. - Responstid og tilgjengelighet - Bestillingsfrister 5.3 Opsjon Horten kommune ønsker opsjon på annonsering i sosiale medier. Tilbyder bes oppgi om de kan tilby dette og priser. Side 8 av 11

9 6 Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder skal oppgi hvilken prismessig konsekvens forbeholdet innebærer dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom linjen Konsekvens i pris ikke er fylt ut, vil oppdragsgiver legge til grunn at forbeholdet er av frivillig karakter og det derfor er fritt for oppdragsgiver å akseptere forbeholdet eller ikke. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil medføre avvisning av tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Inneholder tilbudet forbehold: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. Vedlegget må settes opp i henhold til malen under. Det bekreftes herved at forbeholdene nevnt ovenfor er en total opplisting av samtlige av våre forbehold til denne konkurransen. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 9 av 11

10 7 Bedriftshemmeligheter Om bedriftshemmeligheter: I forbindelse med ny Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16 og i henhold til Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) av 10. februar 1967, nr 00 med seinere endringer, kan ikke oppdragsgiver unnta tilbudene fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig. I denne forbindelse må tilbyder oppgi hvilken informasjon i tilbudet som er å anse som bedriftshemmeligheter i tabellen under, og som derfor ikke skal utleveres i forbindelse med en eller flere anmodninger om innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det skal grunngis godt hvorfor noe er å anse som bedriftshemmeligheter, og at oppdragsgiver har rett til å overprøve tilbyders opplisting av unntak. Dersom det kreves at noe av tilbudet skal unntas offentligheten, må tilbyder også legge ved et ferdig sladdet eksemplar av tilbudet. Angivelsene av eventuelle bedriftshemmeligheter skal være presise og entydige. Dersom det ikke er tilstrekkelig med plass i rubrikkene under, kan unntakene legges ved som eget vedlegg, men det kreves da at oppsettet er som angitt under. Opplisting av bedriftshemmeligheter Inneholder tilbudet informasjon som er å anse som bedriftshemmeligheter: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. Vedlegget må settes opp i henhold til malen under. Opplistingen av bedriftshemmeligheter er lagt ved som vedlegg nr: Opplistingen må være datert og signert. Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Det bekreftes herved at unntakene nevnt ovenfor er identisk med hva vi ønsker unntatt fra offentligheten i henhold til Forvaltningsloven 13. Vi er klar over at oppdragsgiver kan komme til å ikke kontakte oss som tilbyder før utsendelse av vårt tilbud til andre tilbydere som spør om det så lenge ovennevnte punkter er unntatt offentligheten. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 10 av 11

11 8 Vedlegg Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Vedlegg 4 Årsregnskap/Kreditvurdering Andre vedlegg fra tilbyder: Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Side 11 av 11