TILBUDSMAPPE Avtale om kjøp av biokjeler Til

Transkript

1 TILBUDSMAPPE Avtale om kjøp av biokjeler Til Firma: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Internettadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson: Side 1 av 15

2 Innhold 1 Erklæring fra tilbyder Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kontraktsgjennomføringskrav Gjennomføringskrav Spesielle kontraktsvilkår Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Kravspesifikasjon Bakgrunn Generell kravspesifikasjon Beskrivelse av plassering Grensesnitt Framdrift Ansvarsforhold ifm byggemelding Tilbudets innhold Tegningsliste Tildelingskriterier Pris/totalkostnad Kvalitet Service Forbehold Bedriftshemmeligheter Vedlegg som leveres med tilbudet Side 2 av 15

3 1 Erklæring fra tilbyder I overensstemmelse med konkurransedokumentene, tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransedokumentene gjelder for denne tilbudskonkurransen. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud og oppfølgingen av dette, er for egen regning og risiko. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende med en vedståelsesfrist på 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Vi er inneforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av begge parter. Tilbudet vil sammen med konkurransedokumentene utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 3 av 15

4 2 Kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbudsmappe 15/2174 Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, vil tilbyderen bli vurdert som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for skatt og merverdiavgift fra skatteetaten. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatte- og mvaattest Vedlegg 1 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Kvalifikasjonskrav 2: HMS-Egenerklæring Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder følger lovbestemte krav i Norge om helse, miljø og sikkerhet i egen virksomhet. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg HMS-egenerklæring Vedlegg Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav 3: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har tilstrekkelig soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Følgende vil være gjenstand for vurdering: Tilbyderens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til også å etterspørre foreløpige tall etter siste årsberetning, samt årsregnskap for de to foregående årene dersom det vurderes at det er behov for det. For nyetablerte firmaer må det leveres en nyere regnskapsutskrift signert av revisor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittopplysninger. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg 3 Side 4 av 15

5 2.3 Tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbudsmappe 15/2174 Kvalifikasjonskrav 4: Om kvalifikasjonskravet: Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra tilsvarende avtaler/oppdrag. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de Vedlegg 4 siste 2 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Oppgitte referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. Kvalifikasjonskrav 5: Om kvalifikasjonskravet: Det kreves sentral eller lokal godkjenning som minimum tiltaksklasse 2 utførelse innenfor varmearbeid eller tilsvarende kvalifikasjoner. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Sentral eller lokal godkjenning minimum tiltaksklasse 2 utførelse innenfor varmearbeid eller dokumentasjon av tilsvarende kvalifikasjoner. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg 5 Vedlagt bekreftelse på sentral/lokal godkjenning Vedlagt dokumentasjon på tilsvarende kvalifikasjoner Side 5 av 15

6 3 Kontraktsgjennomføringskrav Det er satt noen kontraktskrav som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under kapittel 3. Tilbyder skal signere på at punktene følges/aksepteres. 3.1 Gjennomføringskrav Nr Krav 1 Kontraktsvilkår Kontrakten vil baseres på NS Fakturering etterskuddsvis per måned 3 Taushetsplikt Alle personer som er involvert i en eventuell avtale har taushetsplikt. Oppdragsgiver kan kreve at taushetserklæring signeres ved eventuell kontraktsinngåelse. 3.2 Spesielle kontraktsvilkår Nr Krav 1 Priser De avtalte prisene er faste. 2 Sanksjoner/bot ved brudd på alminnelige kontraktsvilkår, punkt Dersom det ved kontroll avdekkes brudd på alminnelige kontraktsvilkår på punktene 20, 21 og 22, vil oppdragsgiver kunne holde tilbake 25 % av oppdragets verdi, eller minimum kr frem til avviket er rettet opp. Når avviket er rettet opp vil halvparten av tilbakeholdt beløp utbetales. 3 Bruk av underleverandører Dersom tilbyder engasjerer underleverandører til å utføre deler eller hele omfanget av denne avtalen, er tilbyder ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Bruk av underleverandører skal alltid godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle kontraktskravene nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, kan dette føre til at vårt tilbud avvises. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur 3.3 Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte punkter i tabellen ovenfor: Nr Utdypende informasjon Side 6 av 15

7 4 Kravspesifikasjon Beskrivelsen av tjenesten: 4.1 Bakgrunn Varmesentralen har i dag tre kjeler. To av disse er oljekjeler på ca 1000kW hver. Hovedkjel er en biokjel av fabrikat REKA på 750 kw. Denne fyres med trepellets i dag. Pelletssilo rommer ca 30 m3. Alle kjeler er fra sentralen var ny i Total installert effekt er ca 2,7 MW. Oljekjelene som brukes til spisslast og backup har en tilfredsstillende status. En oljekjel har nylig blitt oppgradert med ny oljebrenner. Biokjelen er av en tidlig generasjon. Den krever mye vedlikehold og den tekniske levetid anses som oppnådd. UnionConsult er engasjert som rådgivere for denne konkurransen. 4.2 Generell kravspesifikasjon Denne tilbudskonkurransen omfatter totalentreprise TE1 av komplett elektrisk- og mekanisk installasjon for plassbygd bioenergisentral på pellets med nødvendig lagerkapasitet. Totalentreprisen TE1 skal omfatte: Leveranse av komplett elektro- og mekanisk utrustning til bioenergisentral 2 stk Biokjeler med effekt på mellom 500 og 600 kw og /eller 1 stk biokjel med effekt på 1000 til 1200kW. Komplett pipe som isolert rustfri modul pipe. Armatur, nettpumper, interne styring, ekspansjonssystem, ev nødvendig akkumulatortank, rørisolasjon, etc. Askehåndtering med mating til container utenfor bygget. Nødvendig ombygning av eksisterende pelletssilo komplett med innmatingsutstyr. Hydraulisk veksler og interne pumper på primærsiden i energisentralen Som spisslast og reserve skal dagens oljekjeler integreres i valgt leverandørs system. (Disse skal også levere energi ifm utskiftningsarbeid og må kunne levere varme fra starten på september). Igangkjøring, testing, opplæring og service i garantiperiode. Andre minimumskriteria: Anlegget må være dimensjonert for minimum 3 bars driftstrykk. Sekundær nettet forventes driftet på 90 C turtemperatur og 80 C returtemperatur. Det legges vekt på enkel drift og stor grad av sikkerhet i drifting av anlegget selv om tilbyder skal drifte, fordi dette gir en indikasjon på god stabilitet av varmeleveranse. Det skal legges opp til fjernovervåkning av anlegget samt alarmer via mobilnettet og kommunens SD anlegg. Overvåkningen skal være oppdelt slik: Leverandør må ha tilstrekkelig overvåking til å sikre god drift. I tillegg skal SD anlegg ha tilført signaler som angir viktige temperturer, driftstatus på kjel og trykk, samt fyllingsgrad på pelletslager. BACnet/IP foretrekkes som bus kommunikasjon. Det legges opp til en høy miljøprofil for anlegget således at bl.a. inneklima, askehandtering, utslipp vil bli vektlagt. Container for aske er tenkt plassert utenfor pelletssilo. Det vil vektleggs anleggets fleksibilitet, i det legger bl.a. hvor langt ned (% av maks effekt) biokjelene kan driftes og med dette holde de tillatte utslippskravene gitt av SFT. Automatisk start av kjeler. Automatisk rensing av kjeler Side 7 av 15

8 Rørarbeider utføres iht relevante norske standarder og fagmessig utførelse. Varmerør og ventiler skal merkes med samme system som eksisterende varmeanlegg. Mateskruer og kjeler utstyres med slukking og nødkjøling. Alle ventiler skal isoleres. Leverandøren foreslår metode. Isolasjonen skal enkelt kunne remonteres etter evt. inspeksjon/service. Kapasitetstester og utslippsmålinger vil være tilbyders ansvar. 3. parts målinger kreves ikke, men målinger må gjennomfores med kalibrerte instrumenter der dette er relevant. I pelletssilo skal det innmontertes overvåking, slik at fylling av silo enkelt kan overvåkes. I tillegg skal måling av mengde i silo overføres til SD anlegg. Det er med hensikt ikke utarbeidet noen detaljbeskrivelse av anlegget da det er leverandørindustriens forslag til løsning basert på egne referanser og erfaringer som vil bli vurdert. Tilbydere står fritt til å kontakte rådgiver med tanke på en dialog knyttet til teknisk løsning før endelig bindende tilbud gis. Slik informasjon vil bli videresendt til alle tilbydere. All dokumentasjon skal være på norsk. 4.3 Beskrivelse av plassering Kirkebakken nærvarmeanlegg Ynglingeveien 20, 3184 Borre. Side 8 av 15

9 4.4 Grensesnitt Oppdragsgiver: Strømtilførsel til tavler i biokjeler. Maling og bygningsmessige arbeider. Tilkobling SD anlegg til ny biokjeler Tilbyder leverer: Frakopling, rivning og bortkjøring av eksisterende Biokjel med alt utstyr som skal rives. Innmontering av ventiler på strekk etter oljekjeler, slik at oljekjeler kan driftes uavhengig av biokjeler. Tilkobling på rørstrekk etter oljekjel og all infrastruktur for varmeleveranse inklusiv inntransport, montasje, rørarbeid, internelektrikerarbeid osv for en komplett varmeleveranse. SD signaler fra biosentral som skal tilkobles kommunens SD anlegg Nødvendige tegninger, montasje og ev tilpasninger. Tegninger (i DWG format) må leveres iht omforent frist. Komplett FDV dokumentasjon. 4.5 Framdrift. Det er planlagt utskifting sommer/ høst 2015, med raskest mulig oppstart når fyringssesongen begynner. Leveringstid og fremdriftsplan på kjeler skal oppgis. 4.6 Ansvarsforhold ifm byggemelding. Tilbyder TE1 med egne underentreprenører må stå som ansvarlig for egne leveranser og tekniske installasjoner i forhold til bygningsmyndigheter. Det forutsettes at valgt entreprenør har relevant sentral godkjenning, og at det i tilbudet opplyses om navn på aktuelle underentreprenører. Tegninger og nødvendig papirer må leveres iht omforent frist slik at fremdrift på byggesøknad ikke hindres. Gebyrer for byggesaksbehandling betales av oppdragsgiver. Side 9 av 15

10 4.7 Tilbudets innhold Tilbyder skal utarbeide et komplett tilbud som minst innholder: Leveransen: Teknisk beskrivelse av levert utstyr som kjel, pumper, automatikk anlegg, Effekter og kapasiteter Minimums og maksimums effekt på tilbudte kjeler. Brennstoff forbruk ved ulike effekter Beskrivelse av styring, automasjon, og SD overvåkning, hvor punkter som kan overføres til kommunens SD anlegg (Johnson Controls) er beskrevet. Type bus kommunikasjon. Beskrivelse av valgte leverandører for kjeler, pumpe, vekslere, tank pelletssilo og matesystem Alternativ brenselstyper med krav Garantier: Effekt Utslipp Tilgjenglige reservedeler. Antall år oppgis av tilbyder. Virkningsgrad Dokumenter Tegninger som synliggjør plassbehov og arrangement av komponenter. Flytskjema for valgt løsning. Plan for drift og tilsyn. Fremdriftplan Referanseanlegg med kontaktpersoner. Muligheter for befaring av anlegg i drift. 4.8 Tegningsliste Flytskjema V320-1 Plan og snitt av bygg RIB tegning (Tegning Fyrhus.pdf) (NB Det foreligger ikke rørtegning av bygg) Side 10 av 15

11 5 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt det økonomisk mest fordelaktige tilbud ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Pris/totalkostnad 50 % Kvalitet 25 % Service 25 % Hvert kriterium vil bli gitt en karakter (1-10) som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder. 5.1 Pris/totalkostnad Tildelingskriteriet pris/totalkostnad vurderes ut fra tilbyders priser samt eventuelle justeringer som følge av forbehold. Priser oppgis ekskl. mva. Prisen skal inneholde alle kostnader. Karakteren på kriteriet pris vil bli beregnet etter forholdsmetoden: Billigste/ beste tilbyder / tilbud * 10 = karakter. Beskrivelse Pris Kommentarer Totalpris på leveransen i hht beskrivelsen i kap 4 med 2 biokjeler. Totalpris på leveransen i hht beskrivelsen i kap 4 med 1 biokjel. Opsjon: Tilbyder oppgir pris på serviceavtale som opsjon. Pris pr år 5.2 Kvalitet Tildelingskriteriet kvalitet/service vurderes ut fra tilbyders oppfyllelse av kravspesifikasjonen og besvarelse av kriteriene under. Det/de beste tilbudet/ene vil få karakteren 10. De øvrige tilbudene blir vurdert opp mot dette. Punktene kan beskrives i eget vedlegg. Oppgitte referanser kan forespørres om tilbyders oppnådde kvalitet. Nr Underkriterier 1 Oppfyllelse av kravspesifikasjonen. 2 Tilbyder oppgir ytelsen på kjelene. 3 Tilbyder skal beskrive brukervennlighet på drift. Brukervennligheten på dokumentasjonen av anlegget blir også vurdert. 5.3 Service Tildelingskriteriet kvalitet/service vurderes ut fra tilbyders oppfyllelse av kravspesifikasjonen og besvarelse av kriteriene under. Det/de beste tilbudet/ene vil få karakteren 10. De øvrige tilbudene blir vurdert opp mot dette. Punktene kan beskrives i eget vedlegg. Oppgitte referanser kan forespørres om tilbyders oppnådde service. Nr Underkriterier 1 Oppfyllelse av kravspesifikasjonen. 2 Tilbyder bes oppgi garantitid og vilkår. 3 Leveringskapasitet/ tid Tilbyder vedlegger fremdriftsplan Side 11 av 15

12 4 Opsjon: Tilbyder bes oppgi vilkår i serviceavtale Side 12 av 15

13 6 Forbehold Om forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder skal oppgi hvilken prismessig konsekvens forbeholdet innebærer dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom linjen Konsekvens i pris ikke er fylt ut, vil oppdragsgiver legge til grunn at forbeholdet er av frivillig karakter og det derfor er fritt for oppdragsgiver å akseptere forbeholdet eller ikke. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil medføre avvisning av tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Inneholder tilbudet forbehold: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. Vedlegget må settes opp i henhold til malen under. Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Det bekreftes herved at forbeholdene nevnt ovenfor er en total opplisting av samtlige av våre forbehold til denne konkurransen. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 13 av 15

14 7 Bedriftshemmeligheter Om bedriftshemmeligheter: I forbindelse med ny Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16 og i henhold til Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) av 10. februar 1967, nr 00 med seinere endringer, kan ikke oppdragsgiver unnta tilbudene fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det skal grunngis godt hvorfor noe er å anse som bedriftshemmeligheter, og at oppdragsgiver har rett til å overprøve tilbyders opplisting av unntak. Dersom det kreves at noe av tilbudet skal unntas offentligheten, må tilbyder også legge ved et ferdig sladdet eksemplar av tilbudet. Inneholder tilbudet informasjon som er å anse som bedriftshemmeligheter: Ja: Nei: Hvis ja, må tilbyder også legge ved et ferdig sladdet eksemplar av tilbudet. Det bekreftes herved at unntakene som er i sladdet er det vi ønsker unntatt fra offentligheten i henhold til Forvaltningsloven 13. Vi er klar over at oppdragsgiver kan komme til å ikke kontakte oss som tilbyder før utsendelse av vårt tilbud til andre tilbydere som spør om det. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 14 av 15

15 8 Vedlegg som leveres med tilbudet Tilbudsmappe og prisskjema Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Vedlegg 4 Foretakets siste årsregnskap Vedlegg 5 Referanser Vedlegg 6 Godkjenning Andre vedlegg fra tilbyder: Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Side 15 av 15