Tilbudsmappe- vedlegg 6.1

Transkript

1 Tilbudsmappe- vedlegg 6.1 Anskaffelse prosjektadministrative tjenester for prosjektet FORSMANN 3/4 og FRAMNESSENTERET Omsorgsboliger Sandefjord kommune Ved elektronisk utfylling: Bruk TAB for å gå fra post til post, for avkryssing: venstreklikk Firma: Selskapsform: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Internettadresse: Kontaktperson: Innhold 1. Erklæring fra tilbyder 2. Kvalifikasjonskrav 3. Tildelingskriterier 4. Forbehold Side 1 av 14

2 5. Vedlegg 1. ERKLÆRING FRA TILBYDER I overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransegrunnlaget gjelder for denne tilbudskonkurransen. Vi bekrefter at vi har mottatt alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen til Konkurransegrunnlaget og satt oss inn i alle dokumenter. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at oppdragsgiver vil velge leverandør etter det tilbudet som har det mest økonomisk fordelaktige tilbud i forhold til oppgitte tildelingskriterier. Vi er også innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud, er for egen regning og risiko. Vi har satt oss nøye inn i konkurransegrunnlaget og har inngitt tilbudet under forutsetning av at foreliggende dokumenter skal danne grunnlag for en eventuell kontrakt. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende og har en vedståelsesfrist på 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dette tilbudet, sammen med Konkurransegrunnlaget og Oppdragsgiverens skriftlige aksept av vårt tilbud, vil utgjøre en bindende avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 2 av 14

3 2. KVALIFIKASJONSKRAV Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, vil tilbyder bli vurdert som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de tilbydere som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver krever. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyder har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) der tilbyder har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest Vedlegg 1 Merverdiavgiftsattest Vedlegg 2 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Kvalifikasjonskrav 2: HMS-Egenerklæring Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder følger lovbestemte krav i Norge om helse, miljø og sikkerhet i egen virksomhet. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg HMS-egenerklæring Vedlegg Tilbyderens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav 3: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har tilstrekkelig/god soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Følgende vil være gjenstand for vurdering: Tilbyderens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter. Side 3 av 14

4 Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til også å etterspørre foreløpige tall etter siste årsberetning, samt årsregnskap for de to foregående årene dersom det vurderes at det er behov for det. For nyetablerte firmaer må det leveres en nyere regnskapsutskrift signert av revisor. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg 4 I tillegg fylles matrisen under ut før innlevering av tilbud. Tilbyder sine kommentarer til egen økonomisk situasjon: Tilbyder presentasjon av siste års regnskapstall: Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Egenkapital Gjeld Omløpsmidler År: 2.3 Tilbyderens faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav 4: Om kvalifikasjonskravet: Tilbyder skal ha tilstrekkelig erfaring fra tilsvarende oppdrag av omtrent samme størrelse og kompleksitet, utført for en offentlig byggherre. Tilbyder skal dokumentere gode referanser på utførte tjenester. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal vedlegge en liste på maks 3 relevante referanseprosjekter utført de siste 5 år, herunder opplysninger om kontraktssum eks mva, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Oppgitte leveranser vil kunne bli kontaktet ved behov. Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg Miljø Kvalifikasjonskrav 5: Om Miljø : Det skal dokumentere at tilbyder har etablert et Miljøledelsessystem. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Det skal her dokumenteres at tilbyder har kunnskap og erfaring med utarbeidelse og implementering av miljømål, miljøprogram eller tilsvarende. Tilbyder skal også dokumentere kjennskap til prosjektering som Bekreftes dokumentert i vedlegg Vedlegg 6 Side 4 av 14

5 ivaretar miljøforhold i prosjekteringsprosessen. Med miljøforhold menes: -Materialbruk -Energieffektiv bygningsdesign -Arealeffektive løsninger -Sentral driftsstyring (SD) og automatisering av tekniske anlegg 3 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV Det er satt en rekke kontraktsgjennomføringskrav, spesielle kontraktsvilkår og absolutte krav til det som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under punkt 3. Tilbyder bekrefter at kravene tilfredsstilles ved å krysse av for ja. Dersom tilbyder svarer Nei på ett eller flere av de følgende punktene, medfører det at tilbyder ikke kan velges som leverandør. Det vil si at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Tilbyder skal også signere på at punktene som er ramset opp følges/aksepteres. 3.1 Gjennomføringskrav Nr Krav 1 Prisbestemmelser Tilbyder skal fylle ut Prisskjema. (vedlegg 6.2) Prisene skal oppgis eksklusive mva, men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, bilkostnader, kontorhold,administrasjon og liknende). Bekreftes Ja: Nei: For byggeplasskontor vil byggherren sørge for 2 kontorplasser med kontorinnredning og tilgang til datanett og skriver med kopi og scannefunksjon. Kontorene stilles til disposisjon uten kostnad for tilbyder. Reisetid skal være inkludert i timeprisene. Timeprisene regnes for den effektivearbeidstiden på oppdraget. Det gis ikke tillegg til avtalt timesats for overtid dersom ikke annet er avtalt. Reisekostnader, som kilometergodtgjørelse, parkometeravgift og bompengeavgift til og fra arbeidssted samt diettutgifter m.v skal være inkludert i timeprisene. Oppdragsgiver forventer ikke reiser ifm utførelse av oppdraget utenfor Sandefjord kommune. Utgifter til annonsering, kopiering og distribusjon/porto av tegninger og annet materiale til bruk utenfor leverandørens egen anvendelse dekkes av oppdragsgiver etter regning. Leverandør til disse tjenestene benyttes etter avtale med oppdragsgiver Side 5 av 14

6 Ja: Nei: 2 Alminnelige kontraktsvilkår I konkurransegrunnlagets kapittel 3 følger alminnelige kontraktsvilkår. Tilbyder bekrefter sin aksept av denne. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle kontraktsgjennomføringskrav nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, vil dette føre til at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 6 av 14

7 3.2 Spesielle kontraktsvilkår Nr Krav 1 Bruk av underleverandører Dersom tilbyder engasjerer underleverandører til å utføre deler av denne avtalen, er tilbyder ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Bruk av underleverandører skal alltid godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. 2 Kontraktsbetingelser for leveransen Kontraktsbestemmelser ihht NS 8401, NS 8402, NS Bekreftes Ja: Nei: Ja: Nei: 2 Tilbudt personell Tilbudt personell skal helhetlig ivareta etterspurte roller. Det er en forutsetning at de personer som tilbys, og som inngår ved evaluering av tilbudet, er de personer som også skal ivareta oppdraget i prosjektgjennomføringen. Det forutsettes at en person både er prosjektansvarlig og ivaretar hovedrollen i alle faser av prosjektgjennomføringen. Ved lengre tids sykemelding eller i tilfeller hvor tilbudt personell slutter i bedriften, skal en eventuell stedfortreder godkjennes av oppdragsgiver. Stedfortreder skal ha samme utdanning og relevant erfaring som tilbudt personell i konkurransen Tilbudt personell skal ha gode samarbeidsevner og forståelse for oppgaven. Byggherren forbeholder seg retten til å skifte ut personer som byggherren mener ikke har den rette forståelse for prosjekteringsgruppens arbeidsform og målsetting. Ja: Nei: Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle de angitte spesielle kontraktsvilkårene nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, vil dette føre til at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet. Oppdages avviket etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 7 av 14

8 3.4 Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte punkter i tabellen ovenfor (se nr. referanse til tabellen ovenfor): Nr Utdypende informasjon Side 8 av 14

9 4. TILDELINGSKRITERIER Kontrakten tildeles den tilbyder som har det mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Pris Kompetanse Oppgaveforståelse Tildelingskriteriene vektes som følger: Tildelingskriterier Delvekt Totalvekt: 1 Pris 20 2 Kompetanse 40 1) Formell grad 60 2) Erfaring/praktisk kompetanse 40 3 Oppgaveforståelse 40 SUM 100 Alle de ovenstående komponentene vil bli vektet og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert kriterie, eventuelt delkriterie vil bli gitt en karakter (1-5 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder). Dersom evalueringen viser at ingen har oppnådd høyeste karakter på ett eller flere kriterier, vil oppnådd score bli normalisert. Normaliseringen utføres i henhold til DIFIs anbefaling etter følgende formel: (5 / beste score) * oppnådd score Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger: 4.1 Pris Om pris: Innenfor tildelingskriteriet pris vurderes tilbyders priser samt justeringer som følge av forbehold. Hvordan pris skal angis og evalueres er beskrevet i punktene under Tilbys ulike timepriser for tilbudt personell vil et gjennomsnitt av timeprisene legges til grunn for evalueringen. Nr Angivelser og evaluering av pris 1 Prisangivelse Prisskjemaet i vedlegg 6.2 i konkurransegrunnlaget er fylt ut og vedlagt som vedlegg 7 2 Prisevaluering Bekreftes og aksepteres av tilbyder: Ja: Ja: Score på kriteriet pris vil bli beregnet etter følgende metode: Side 9 av 14

10 Lineær metode 5 (((tilbud billigste/beste tilbyder) / billigste/beste tilbyder)*5) = Score For endelig poengsum for tildelingskriteriet pris multipliseres score med 0,2 4.2 Kompetanse Om kompetanse: Innenfor tildelingskriteriet kompetanse vurderes følgende delkriterier: Formell utdanning/teoretisk kompetanse Erfaring/praktisk kompetanse Det blir utregnet en samlet, vektet karakter (mellom 1,00-5,00) for kompetanse for hver tilbyder. Dersom tilbyder leverer flere CV-er innen et fagområdet, vil snittet av disse benyttes i evalueringen Formell utdanning/teoretisk kompetanse Nr Krav 1 Evalueringsmodell Formell grad blir vektet med 60% Aksepteres av tilbyder: Ja: Nei: Formell grad blir vurdert som følger: 2,5 poeng : Mastergrad (siv.ing. e.l og lengre utdanning) 2,0 poeng : Bachelor (3 årig ingeniørhøgskole, øk/adm-utd.) 1,5 poeng : Teknisk fagskole 1,0 poeng : Yrkesrettet utdannelse (3-årig vg- skole, fagbrev) Relevans for oppdraget blir evaluert som følger: 2,5 poeng : meget relevant for oppgaven 1,5-2,0 poeng : middels relevans for oppgaven 0,75-1,0 poeng : mindre relevans for oppgaven. 0,5 poeng : totalt irrelevant utdanning for oppgaven. Samlet karakter for teoretisk kompetanse blir summen av karakter for formell grad og relevans. Samlet karakter for teoretisk kompetanse blir multiplisert med 0,6 og deretter summert med tilsvarande vektet karakter for erfaring/praktisk kompetanse til samlet kompetansekarakter CV for tilbudt personell vedlegges, vedlegg 8 Side 10 av 14

11 4.2.2 Erfaring/praktisk kompetanse Nr Krav 1 Evalueringsmodell Samlet karakter for praktisk kompetanse blir summen av karakter for yrkeserfaring og relevante tidligere oppgaver. Samlet karakter for praktisk kompetanse blir multiplisert med 0,4 og deretter summert med tilsvarande vektet karakter for formell/teoretisk kompetanse til samlet kompetansekarakter. Aksepteres av tilbyder: Ja: Nei: Erfaring/praktisk kompetanseblir vektet med 40%. Den blir delt i to like deler som hver kan få maks 2,5 poeng (5 poeng i sum): Yrkeserfaring: 2,5 poeng : > 20 års relevant erfaring 1,5-2,5 poeng : års erfaring 0,5-1,5 poeng : 0-10 års erfaring Relevante tidligere oppgaver/gjennomføringsmodeller 2,5 poeng : 3 eller flere tilsvarende oppgaver 1,5-2,0 poeng : 1-2 tilsvarende oppgaver 0,75-1,0 poeng : tilgrensede oppgaver. 0,5 poeng : kun irrelvante oppgaver/r (i denne samanheng) CV for tilbudt personell vedlegges, vedlegg Oppgaveforståelse Om oppgaveforståelse: Innenfor tildelingskriteriet oppgaveforståelse vurderes tilbyders forståelse/vurdering av oppgaven samt responstid. Nr 1 Evaluering av tildelingskriteriet oppgaveforståelse. Det gis poeng fra en skala mellom 1-5. Høyeste poengsum er 5 Samlet poengsum multipliseres med 0,4 Bekreftes og aksepteres av tilbyder: Ja: Nei: 2 Følgende dokumentasjon som skal vedlegges: Vedlegg A Notat på maks 2 stk A4 sider som beskriver tilbyders forståelse for oppgaven, samt begrunne hvorfor tilbyder er spesielt skikket for oppgaven. Vi ønsker at tilbyder i grove trekk beskriver de forskjellige fasene for oppdraget. Ja: Nei: Side 11 av 14

12 Vedlegg B Et eksempel på en månedsrapport inkludert økonomisk oversikt for et prosjekt av samme størrelse og kompleksitet. Vedlegg C Responstid for fremmøte til møter etter innkalling fra oppdragsgiver skal også oppgis Vedlegg A,B og C samles i et Vedlegg 9 5. FORBEHOLD Om forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens får dersom kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil medføre avvisning av tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder Forbehold og konsekvens av forbeholdet Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Side 12 av 14

13 Side 13 av 14

14 5. VEDLEGG FRA TILBYDER Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3 HMS - skjema Vedlegg 4 Årsregnskap Vedlegg 5 Referanser iht kvalifikasjonskrav nr. 4 Vedlegg 6 Miljø Vedlegg 7 Utfylt prisskjema Vedlegg 8 CV er for tilbudt personell Vedlegg 9 Dokumentasjon vedrørende oppgaveforståelse, månedsrapport, responstid NB!! Kun vedlegg 1 6 skal legges i Konvolutt 1 Side 14 av 14