LFH Markedsgruppe Kommune. 27. august kl Forskningsparken

Transkript

1 LFH Markedsgruppe Kommune 27. august kl Forskningsparken

2 Agenda Gjennomgang utkast Tall & Fakta kommune, innspill og diskusjon Sara Referat forrige møte Anders Status mot strategiplan, fokus 2.halvår Trond «Den ideelle anskaffelsesprosessen» Trond - Etablering av arbeidsgruppe - Idémyldring om fokus, form innhold i prosjektet Videre prosess vedr. Helfo og bandasjemateriell Per/Trond Orientering Trond/Hartvig - Strategiprosessen - Prosess sammensetning MG - Kurskalender - Nordic Medtech Growth - Investment day - Procurement conf. - Øvrige nordiske prosjekt - Medica Dokumentflyt

3 LFH PROSJEKT Den ideelle anskaffelsesprosessen Høsten 2013

4 Den ideelle anskaffelsesprosessen Prosjektbeskrivelse Etableres for hver enkelt markedsgruppe Parallell prosess i alle markedsgrupper Gjennomføres høsten 2013 Utgangspunkt i blant annet: NAV 21 punkt liste for anskaffelsesprosesser LFH innspill i Helse Sør-Øst: Innkjøps- og logistikkstrategi 2013 Verktøy utviklet av «Leverandørutviklingsprosjektet» (NHO/KS) «Den goda affären»: LFU (kommunalt innkjøpsnettverk i Sverige) og Swedish Medtech

5 Den ideelle anskaffelsesprosessen Mål for prosjektet Skape omforent prosess i hvert markedssegment Dra nytte på tvers av segmentene Påvirke anbudsprosessen for hvert av markedsområdene

6 Den ideelle anskaffelsesprosessen Gjennomføring Mål: Etablere mal for prosess Definere elementer i prosessen Beskrivelse av elementene Tidsplan: Etablere arbeidsgruppe i hver markedsgruppe sept. Møter i arbeidsgruppen okt. Presentere, diskutere, beslutte i MG nov. Møter i MG uke 35: Innspill fra MG: Ideer, momenter, hvor trykker skoen i dag, etc. Etablere arbeidsgrupper Forankre tidsplan

7 NAV anskaffelsesprosess, def Besluttet etter samarbeid med LFH

8 NAVs anskaffelsesprosess 1. Bestilling fra NAV Spesialenheter 2. Forberedelser (faktainnhenting) 3. Eventuell veiledende kunngjøring 4. Oppstartsmøte med leverandørene 5. Bestillermøte (oppstartsmøte NDU + Spesialenheten) 6. Første møte Referansegruppen (kravspek + tildelingskriterier) 7. Arbeid og gjennomgang av dokumentasjon, inkl. kvalitetssikring 8. Utlysning (inkl. kriterier for tildeling) 9. Tilbyderkonferanse 10. Tilbudsfrist 11. Anbudsåpning 12. Kvalifisering (leverandør og produktdokumentasjon 13. Evaluering (med Referansegr. + Spesialenheten + NDU) 14. Innstilling med beslutning 15. Tildeling 16. Eventuell klagebehandling 17. Kontraktsinngåelse 18. Overlevering av resultat til bestiller (spesialenheten) 19. Informasjon til Spesialenheten (kontraktsdokument) 20. Informasjon til HMSene 21. Evaluering (videokonferanse med HMS + leverandørhøring)

9 Innspill fra LFH til HSØ Innkjøps- og logistikkstrategi

10 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH Medlemsforankrede innspill fra LFH 1. Egen arbeidsgruppe etablert 2. To arbeidsmøter gjennomført 3. Arbeidsgruppen konkretiserer budskapene 4. Konklusjonene fra LFH presenteres for Kjetil Istad i et eget møte etter at innholdet er kvalitetssikret av LFH Markedsgruppe HF

11 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH PRIORITERINGER FRA LFH 1. Løpende dialog og kompetanseutveksling mellom leverandører og helsetjenesten (arenaer?) Innovasjon, produkt- og prosedyreutvikling (muligheter i markedet) 2. Forankret behovsdefinisjon fra HF (klinikere + innkjøpere + leverandører) Produktbasert/prosedyrefokus? (FOKUS: pasientforløp/behandlingslinje) Kategoriteam (kategoribaserte innkjøp) 3. Tydelig kravspesifikasjon: Hva skal være inkludert og ikke? (produkt, installasjon, tilpasning, opplæring, service m.v.) Hva skal være lokalt/regionalt/sentralt/nasjonalt (def før utlysning) Hva skal inngå i avtalen og hvem skal det gjelde for? (- forutsigbarhet for leverandørene)

12 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH NB Store variasjoner internt i HSØ, mellom de ulike HF og fra anbud til anbud POSITIVE ELEMENTER (signaler og enkelteksempler) Årsoversikt over kommende anbud (ref Sykehuspartner) Vilje til dialog: Bedre dialog/statusmøter. Større grad av imøtekommenhet Faglig samarbeid og dialog, spesielt i forkant av anbud Gode, tydelige kravspesifikasjoner Fokus på samfunnsansvar (etikk + miljø) Samhandlingsavtale på plass (RHF + LFH) - ulik grad av implementering Mer klarhet om compliance (ref samhandlingsavtalene) MEN: ulik tolkning i HF

13 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH POSITIVE ELEMENTER (signaler og enkelteksempler) Den totale tiden for anbudsprosesser er redusert Fokus på avtalelojalitet (Sykehuspartner, leverandørseminar) Oppfølging og tilbakemelding under veis Mindre grad av individualisme (fra enkeltindivider til systemkontakt) Fast kontaktperson hos Sykehuspartner (for enkelte leverandører og enkelte produktgrupper) Bedre struktur på markedsdata: Bedre struktur på Norkat (Sykehuspartner) Større/bedre fokus på innovasjon og produktutvikling

14 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH Forbedringspotensialet Produktanbud eller prosedyreanbud? Kategoribaserte innkjøp (helhetlig vurdering) Profesjonalitet i gjennomføringen (alle ledd) Leverandørens kunnskap og kompetanse må utnyttes (kompetansedeling) Prosedyrer for utprøving, spesielt i forkant av utlysning Like muligheter for alle Ulike prosesser/prosedyrer internt i helseforetakene (inkl produktgrupper) Tidslinje for hva man kommuniserer når Plan for implementering (forutsigbar og realistisk) Mangelfull avtalelojalitet (ikke avrop på inngått avtale) Bedre statistikk/markedsinformasjon Nasjonale retningslinjer (harmonisering av rammebetingelser)

15 HSØ innkjøpsstrategi FASER I ANSKAFFELSER FØR utlysning Løpende dialog og kompetanseutveksling mellom leverandører og helsetjenesten (arenaer?) Innovasjon, produkt- og prosedyreutvikling (muligheter i markedet) Kommunikasjon med leverandører (informasjon) -tillatt kommunikasjon Tidslinje for hva som kan kommuniseres når Forankret behovsdefinisjon fra HF (klinikere + innkjøpere + leverandører) Produktbasert/prosedyrefokus? (FOKUS: pasientforløp/behandlingslinje) Kategoriteam (kategoribaserte innkjøp) Oversikt over kommende anbud (årsplan) Klarhet/forutsigbarhet om implementering av avtale (avtalelojalitet og konsekvens av brudd på avtalen for begge parter)

16 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER FØR utlysning forts. Mulighet for utprøving av produkter, før kravspesifikasjon utarbeides Tydelig kravspesifikasjon: Hva skal være inkludert og ikke? (produkt, installasjon, tilpasning, opplæring, service m.v.) Hva skal være lokalt/regionalt/sentralt/nasjonalt (def før utlysning) Hva skal inngå i avtalen og hvem skal det gjelde for? (- forutsigbarhet for leverandørene) Behov for klare og realistiske forventninger om volum

17 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER FØR utlysning forts. Tidslinje for evaluering, tildeling, oppstart og implementering (forutsigbarhet for leverandøren om når leveranse skal starte) Akseptabel makstid for evalueringsfasen hos HF? Dialog med leverandører også før anbud utlyses (markedsinfo + produktoppdatering + erfaringer fra eksisterende anbud) Rammebetingelser for anskaffelsen i plenum: inkl. logistikkutfordringer + hvilke produkter samt kravspesifikasjon + erfaring fra forrige anbud Diskusjon om kategoriinndeling og tildelingskriterier En-til-en med enkeltleverandører (løsningsforslag)

18 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER UNDER anbudsfasen Utprøving inkl. vareprøver Kommunikasjon med tilbydere under veis Implementering inkl. info/varekataloger til HF (tidsplan) Unngå endringer i avtalevilkår som kommer i løpet av anbudsperioden Konsekvenser av feil (fra kunde eller leverandør)

19 HSØ innkjøpsstrategi Innspill fra LFH FASER I ANSKAFFELSER ETTER tildeling (avtalerett) Plan for implementering (inkl. avtalelojalitet) Klagebehandling - ikke mulighet til å inngå avtale hvis klager er innlevert? Konsekvenser/sanksjoner for mangelfull implementering (tosidig)? Kostnader ved prosessendringer/prosedyreendringer i HF (mangel på forutsigbarhet for leverandørene) Mulighet/fleksibilitet for nye produkter/prosedyrer i anbudsperioden (ref EU regler med grense nok ) Hvordan få inn innovasjon/nye produkter? (eks. 20% av årlig volum/ 20% av hva?) Evaluering av anbudsprosessen

20 Orienteringer fra administrasjonen - Strategiprosessen - Prosess sammensetning MG - Kurskalender - Nordic Medtech Growth - Investment day - Procurement conf. - Øvrige nordiske prosjekt - Medica Dokumentflyt

21 Strategiprosess høst 2013 Perioden

22 Strategiprosess 3-års plan; perioden ) Bakgrunnsdata Innspill fra WS Bransjetreff 23.mai Omdømmekartlegging stakeholders, august Internt og eksternt Samme spørsmål som forrige gang Tankesmie 15 største medlemmer, september 5 største i hver MG Tanker og fokus de neste 3 årene Forventninger til LFH som bransjeorganisasjon 2) Strategisamling I styret + MG ledere, 18.oktober, 1 dag Etablere strategiske veivalg (inkl. visjon/misjon) Administrasjonen lager utgangspunkt til strategidokument basert på bakgrunnsdata 3) Strategisamling MG individuelt, 14.nov. (K), 19.nov. (N), 25.nov. (H), 0,5d. Presentasjons strateginotat fra strategisamling styret Strategiske mål og tiltak pr. MG 4) Strategisamling II styret + markedsgrupper, 12.des., 0,5 dag Presentere feedback strategiske veivalg (fra MG) Presentasjon strategiske mål og tiltak pr. MG Diskusjon og konklusjon

23 Markedsgrupper LFH pr. oktober 2013 Helseforetak (HF) NAV Kommune

24 Prinsipper Sammensetning Markedsgruppene (MG) skal representere medlemsmassen innenfor det respektive markedsområdet Størrelse, produktsortiment, engasjement MG skal bestå av 6-10 personer, som hver og en representerer firmaene, og som har møteplikt Styrets representanter fordeles på MG og deltar rullerende MG revideres hver høst og godkjennes formelt av styret, etter innstilling fra administrasjonen

25 Prinsipper Ansvar og myndighet MG har beslutningsmyndighet ifht. operativ strategiplan for sitt respektive markedsområde MG skal etablere og implementere aktivitetsplan for segmentet MG er delaktig i å representere LFH i eksterne sammenhenger innenfor segmentet

26 Prinsipper Struktur MG gjennomfører møter hver 4-6 uke Avstemming strateg- og aktivitetsplan Presentasjoner, diskusjoner, beslutninger Det etableres arbeidsgrupper løpende etter behov Deltakere fra MG (+ evt. utenforstående) Tar frem forslag til løsning for presentasjon, diskusjon og beslutning i MG MG gir innspill til eksterne møter (kunder, myndigheter)

27 Revisjon okt Henvendelser fra firmaer og personer med ønske om deltakelse Adm. kontakter utvalgte personer for å avstemme interesse for deltakelse Adm. kontakter deltakere i MG som er på valg for å avklare videre deltakelse Adm. lager innstilling til styret på revidert sammensetning Styret beslutter sammensetning på styremøte 18.oktober

28 Innovation in the health sector through public procuremement Nordic Medtech Procurement conference OSLO 13 November 2013

29 MedTech Nordic Procurement Conference TARGET GROUPS Nordic suppliers of medical devises Nordic sales organizations of global medtech companies Medtech SMEs that want to introduce their products on the Nordic market Governmental managers in the health sector Nordic health politicians Top management of health authorities, regional and local (municipalities) Procurement managers, regional and local People working in the innovation system for more innovation friendly procurements Researchers

30 MedTech Nordic Procurement Conference OBJECTIVES FOR THE EVENT 200 delegates representing all Nordic countries 40 % of delegates from other nationalities than Norwegian 25 % of delegates from SMEs 25 % of delegates shall represent Nordic and global medtech companies 50 % of delegates shall come from stakeholders to medtech industry The project shall cooperate with the project Public procurement an innovation within health and Nordic Innovation

31 MedTech Nordic Procurement Conference ELEMENTS IN THE PROGRAM Innovation in public procurement: New regulatory framework for public procurement: Europe + Nordic Experiences from Nordic countries New arenas for dialog in public procurement (public-private partnership) Reporting NORDIC INNOVATION PROGRAM: Public Procurement and Innovation in the Nordic Health Sector Healthcare economics; new tools for implementation of new technology and solutions Examples/best practice from Nordic countries Panel discussion

32 Program DRAFT TIME TOPIC Comments Registration Welcome words Trond Dahl Hansen, LFH + Nordic Innovation Key note speaker 1 Norwegian Minister of Health INNOVATION IN PUBLIC PROCUREMENT International experiences Europe Lunch INNOVATION IN PUBLIC PROCUREMENT IN THE HEALTH SECTOR Nordic strategies for innovation in public procurement New regulatory framework: EU Procurement Directive + Nordic legislation New arenas for dialog in public procurement Reporting on Nordic Innovation program: «Public procurement and innovation in Nordic health sector» Best practice from all Nordic country Cases, PCP Reporting from all three projects Energy break

33 Program DRAFT cont. TIME TOPIC Comments Healthcare economics; new tools for implementation of new technology and solutions Health Technology Assessment (HTA) as tool for implementation of new technology Total cost of ownership/lifecycle costs Experiences from NICE, UK Cases/best practice for Nordic countries Panel discussion HEALTHCARE ECONOMICS How can HTA contribute to efficient implementation of new medtech? Closing remarks Networking dinner/mingling Tapas buffet

34 Potencial speakers Karin Johansson, statssekretær Sosialdepartementet Sverige Yves Verboven, Eucomed Andrew Tailor, ABHI UK `(Nice, UK) Ethical trading initiative (Europe) Hanne Gürtler, Director, DIEH and Per Bondevik, Director, IEH Norway Bertrand Wert, Policy advisor EU Commision Ignasio Gimenesz, Coordinator of «procurement of innovation» prject, Germany Marc Broucquault, Project manager Clubster Santé, France Philip Mayjonad, University Hospital Lill, France Suzan Ikävalko, PCP expert, senior healthcare system manager,culiminatum Innovation Oy, Finland Mariek Van Putten, Program mangere public procurement of innovation, the Netherlands Irène Foglierini, Associate direktor IPMS (International Purchasing and supply management, director for purchasing training, ESCP Europe Foredragsholder fra Investement Day

35 Workshop 12 November 2013 OBJECTIVES Building of nettwork Improve role understanding Establishment of Nordic reference group Feedback on draft for master and executive programme Agreement on next step, including new date of workshop Max 20 delegates from all four target groups (INHP internals + esternals) TARGET GROUPS Suppliers of medtech devices Costumers (from hospitals and municipalities) Governmental persons Academic staff