Fra organisasjonsutvikling til drift - involvering av ansatte Nina Kristiansen

Transkript

1 Fra organisasjonsutvikling til drift - involvering av ansatte Nina Kristiansen

2 2

3 3

4 Endringskurven Nyssgjerrighet Uvisshet Handlingslammelse Muligheter, nye mål tap av energi sjokk, uro, usikkerhet, stress, sorg, sinne, tomhet Motstand Kaos mer energi Aktivitet Positivt syn på fremtiden Stabilisering Vendepunkt endring oppklaring 4

5 Medvirkning Administrerende direktør Linjeorganisasjonen Divisjoner/klinikker/sentre Brukergrupper Prosjektgrupper Ressurspersoner Vernetjenesten Ansattes organisasjoner Brukerorganisasjonene Prosjekt nytt sykehus 5

6 Fylkeskommunen Virksomhetsprogram Hovedfunksjons Program Skisseprosjekt Virksomhetsplan Programmering HFP DFP OU prosjektene Nye Sia Barnesentret Sengeområde Dagkirurgi Operasjonsvirksomhet Poliklinikk Obs.post Lab Etablering pasient hotell Første arealkutt Arkitektkonkuransen Skisseprosjekt Fra visjon til virkelighet IKT strategi 6

7 Analyser Revidert forprosjekt Godkjent forprosjekt Byggestart OU prosjektene Lab Bileddiagnostikk Gevinstrealisering Integrert prosjekt 2 mrd kutt Revidert HFP/DFP Revidert forprosjekt Forprosjekt godkjent av RHF og Storting Grunnlag for detaljprosjektet Byggestart Detaljprosjektering 7

8 Planlegging og strukturering Organisasjonsutvikling Forberedelse Flytte Opplæring Prosjektering Hovedplan OU Identifikasjon av OU-prosjekter Etablert struktur for OU-programmet Utforming av prosjektdirektiver Faglige kriterier Prosjekter Ny organisasjon Faglig satsningsområde Lederavtaler/ ibruktagelse avtaler Samlet plan Lederkrav Organisasjons kultur Detaljert organisasjonskart Kompetanse Gevinstuttak Bemanning Opplæring Planlegge flytting Rutiner/prosedyrer Konvertering Endring av arbeidsform Rokade Opplæring

9 Etablert 1998 Sykehusets port inn Koordinering og tilrettelegning Sikre helhet og kvalitet Sikre byggeherre og prosjekterende sykehuskompetanse Sikre brukermedvirkning Prosjektsekretariatet 9

10 Prosjekt Nytt Sykehus Oppgaver/roller Organisasjonsutvikling Prosjektering Utstyr Opplæring Flytting Rokader Ibruktagelse Eierskifte Byggeplass Oppgaver linjen IKT Kvalitet Kompetanse Ledergruppe Ahus Styringsgruppen OU IP 10

11 Prosjektering Samhandling med byggherre Medspiller Medvirkningen slutter ikke i konseptfasen Felles rolleforståelse Eierskap Ikke risikoskapende 11

12 Forutsetninger 2002 Heldigitalisert Moderne og fremtidsrettet Driftseffektivitet Organisasjonsendring Fleksibelt/robust 12

13 Funksjonsplassering Løse kjerneoppgaver God funksjonalitet skal bidra til! Fleksibilitet til å møte behov for medisinsk og teknologisk utvikling Innfri driftskravene Effektivisering av bemanning Pasientene og medarbeider velger Ahus 13

14 Brukergruppens ansvar IKT/Utstyr Bygg OU Ivareta tverrfaglighet og helhet Informasjon og kommunikasjon i egen enhet Innhente innspill Gi driftseffektivitet Nytenkning og integrering/ implementering Ledelsesforankring 14

15 Skal vi lykkes Må fatte beslutninger i brukermøtene Ingen omkamper i etterkant Alle må delta Lojalitet til overordnet OU- og IKT strategi Forholde seg til forutsetningene Forpliktende avtale med brukergruppen 15

16 Planlegging og strukturering Organisasjonsutvikling Forberedelse Flytte Opplæring Prosjektering Hovedplan OU Identifikasjon av OU-prosjekter Etablert struktur for OU-programmet Utforming av prosjektdirektiver Faglige kriterier Prosjekter Ny organisasjon Faglig satsningsområde Lederavtaler/ ibruktagelse avtaler Samlet plan Lederkrav Organisasjons kultur Detaljert organisasjonskart Kompetanse Gevinstuttak Bemanning Opplæring Planlegge flytting Rutiner/prosedyrer Konvertering Endring av arbeidsform Rokade Opplæring

17 17 Prøvehuset

18 Nytt bygg Nye muligheter Digitalisering Logistikk Automasjon Sengetun Akuttsøyle Funksjonsløsninger Organisasjonsendringer Bygg IKT OU 18

19 GARDERMOEN (MAI 2005) Gjennomgang av forutsetninger og løsninger i byggeprosjektet Verdigrunnlaget Kvalitet Effektivitet Likeverd Forutsetninger og rammer i nytt sykehus Full digitalisering og ny teknologi Akuttsykehus med ca. 70 % ø.hjelp Utnyttelsesgrad Funksjonsløsninger Universitetssykehus 19

20 Prioritering av OU prosjektene Vurdering bygger på følgende : Forhold som er overmodent for beslutning Særlig strukturelle avklaringer Stor betydning for drift/bemanning Store avhengigheter Høy risiko og sårbarhet 20

21 Hovedfremdrift Nivå 1 Overordnet plane for OU. Planen er grunnlag for det enkelte prosjekt og viser oppstart og ferdigdato OU hovedplan Nivå 2 Prosjektmandat -milepæl og fremdrift -Faser -Piloter Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Delprosjekt/ piloter 21

22 Strukturering av OU-programmet GARDERMOEN (NOV 2005) Gjennomgang av direktiver for OU-prosjekter Laboratoriesenter Standard sengeområde Akutthenviste pasienter Organisasjonskultur Intensiv - intermediær Dersom vi er en kjendis: Erik Bye Dersom vi er en bil: Saab 22

23 Styringsgruppen Prosjekteier Forankring Overordnet styring og sikring av helheten Identifisere behov for prosjekter Påse at de arbeidsmiljømessige konsekvenser synliggjøres Gjennomføringsansvar 23

24 Intern rekruttering Geriljaledelse høy legitimitet vide fullmakter små prosjektgrupper godt kjent i organisasjonen Definerte prosjekter Gode og presise mandater Oppfølging Prosjektlederskole Mentorordning Én stryingsgruppe Brukermedvirkning Ansattmedvirkning Prosjektorganisering 24

25 OU samling mars

26 LILLLESTRØM (APR 2006) Faglige kriterier Vårt pasientgrunnlag Vår kompetanse Vårt verdigrunnlag Lyst/entusiasme/motivasjon Være til nytte Velge nisje Som gir bedret pasientbehandling Økt tverrfaglighet og samhandling 26

27 27

28 28

29 29

30 SANDVIKA (AUG 2006) Erfaringer fra St.Olav og RR Status OU-prosjekter Alle prosjekter presentert Fokus: sentral sengestyring Enighet om at dagens modell for sengestyring ikke kan videreføres Føring om at modell med spesialiserte senger på seksjonsnivå og generelle senger på avdeling / klinikk ikke løste dagens utfordringer Enighet om at arbeid med å fastsette sekundær og tertiærområder burde startes 30

31 Fremdrift og status for OU-prosjektene Nr. Prosjekt D P M1 M2 M3 S Neste milepæl Risikovurdering/kommentar 1 Akutthenviste pasienter Organisering til drøfting Barnesenter Sluttført - overlevert til linjen 3 Billeddiagnostikk Prosjektplan fase 2 4 Dagkirurgi Konverting inn i budsjett Forskning Organisering input til etablering av forskningssentret 6 Intensiv / intermediær Organisering og bemanning 7 Laboratoriesenter Iht plan 8 Primærhelsetjenesten Utvidet SG elektronisk samhandling med fastlegene 9 Standard sengeområde Bemanning/komp utsatt til Teknisk drift Sluttført - overlevert til linjen 11 Poliklinikk/dagbehandling Utformer nye hovedprosesser 12 Pasienthotellet Avventer beslutning om NN 13 Hovedkjøkken Prosjektplan godkjent 14 Organisasjonskultur Overført til kommunikasjons avd 15 Organisering (klinisk & stab) Se egen slide Prosjektet er i rute Prosjektet er forsinket, men ikke kritisk 31 Kritisk forsinkelse med leveranse

32 Nr. Prosjekt D P M1 M2 M3 S Neste milepæl Risikovurdering/kommentar 16 Sterilsentralen Etablering av prosjektgruppe 17 Kardiologi Prosjektplan dette SG-møte 18 Anestesi, sentr.op & post.op Nå situasjonsanalyse leveres 19 Nefrologi Prosjektplan 20 Talegjenkjenning Oppstart når kontrakt er inngått Prosjektet er i rute Prosjektet er forsinket, men ikke kritisk 32 Kritisk forsinkelse med leveranse

33 33

34 Opplæringsprosjektet Egen ansatte Prosjektgruppe Referansegruppe Arbeidsgruppe Samhandling med tillitsvalgte og vernetjeneste Rekruttering av egne ansatte som instruktører Prosjektplan Gjennomføringsplan med hovedmilepæler og leveranser ROS; Risiko- og sårbarhetsanalyse Avhengigheter til andre prosjekter Mobilisering og forankring 34

35 Overordnet strategi for opplæring Design av opplæringsplaner Overordnet og detaljert enhetsvis opplæringsplan Innhold i opplæringsplanen Strategi Kategorisering og obligatorisk opplæring Metode Sertifisering Tidsprioriteringer Instruktører/ superbrukere Minimum IT kompetanse 35

36 Opplæring din nøkkel til nytt sykehus - Hvem, hva og hvordan? Obligatorisk grunnopplæring Tilleggsopplæring Tilleggspakker 1-5 Praktisk trening Utstyrsopplæring Vil variere i omfang i forhold til hvor mye nytt utstyr enheten får Baseret på innmeldt behov i enhetsvis plan IKT systemer Vil variere i omfang for de ulike enheter 36

37 Bruk av digitale læremidler - gir mange muligheter Nytt Spennende Moderne Effektivt Tilgjengelig Varierende Utfordrende Morsomt 37

38 Hvordan bli kjent i bygget? Grunn- og tilleggsopplæring Presentasjon av bygget Praktisk runde i bygget Veiviseren Instruktørversjon Nettversjon med Back stage Publikumsversjon Kjentmannsprøven Praktisk prøve i nytt bygg Enhetsvis opplæring og utstyrsopplæring i sine lokaler 38

39 Denne viktige funksjonen kan vi ikke reetablere i nytt bygg før vi vet at bygget fungerer optimalt. Ved å teste bygget gjennom klinisk drift Vi flyttet over kliniske funksjoner som: ikke krevede nærhet til akuttsøylefunksjonene støttefunksjonene kan etableres i nytt bygg på samme tid Som i hovedsak ikke medførerte dublerende drift Overføringsverdi på øvrige kliniske arealer Suksesskriteriet reetablering av akuttsøylen 39

40 1.april 19.mai 25.august 1.oktober Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3 Trinn 4 Dagkirurgisk senter Sterilsentralen Øre-Nese-Hals poliklinikk Gynekologi/ Fødepoliklinikk Kirurgiske poliklinikker Ortopedisk poliklinikk Medisinske poliklinikker Blodtapping/ produksjon Genteknologi Akuttmottak, obspost, akuttpost Sengeområder Operasjon, anestesi, intensiv, intermediær Resepsjon/ 1.del av Glassgaten Servicefunksjoner - garderobe/tøyutlev. - renhold Anestesipoliklinikk Glassgaten - Prøvetaking Fellesarealer Patologi/obduksjon Siste del av Glassgaten Frisør, helsetorg, café, kiosk, vestibyle BUK Nevrologisk poliklinikk Klinisk nevrofysiologi Poliklinikk for hematologi og onkologi Smertepoliklinikk Støttefunksjoner, fysioterapi Radiologi (gradvis) Lab (gradvis) Nukleærmedisin (gradvis) 40

41 Enhetsvisplan Prosjekt nytt sykehus Detaljert plan innen alle områder Sikre oversikt for styring og prioritering Forpliktende Masterplan Enhetsvis plan for forberedelse til nytt sykehus Enhet: BUK Enhetsleder: Jan-Petter Odden Kontaktperson: Monica Brenna Versjon 3:

42 Skisse til overordnet plan for ibruktagelse - 1/10 1/11 1/12 1/1 1/2 1/3 1/4 Overordnet plan klinisk ibruktagelse Detaljplan kliniske arealer Enhetsvise planer Detaljert plan for for klinisk ibruktagelse reetabl av akuttsøylen Implementering av OU Midlertidige rutiner for nytt bygg (T1) på plass Ferdigstille organisering Utarbeide/ferdigstille prosesser, prosedyrer og rutiner for virksomhet i nye arealer Påske: 20 25/3 Overordnet plan for opplæring Enhetsvise planer for opplæring Obligatorisk opplæring Obligatorisk opplæring Enhetsvis opplæring utenfor bygget Enhetsvis opplæring i bygget Prosjektbeskrivelse for eierskifte Detaljerte planer for eierskifteprosess Overordnet flytteplan Eierskifteprosess Tekniske befaringer Juleferie 21/12 2/1 Eierskifteprosess bygg, anlegg (funksjon) Eierskifteprosess Virk.rel. tjenestetester Utplassering og verifikasjon av utstyr Praktisk forberedelse til flytting Forberedelse til drift Flytting Aktivitetsopptrapping Overordnede planer på plass 42 Ansvar for gjennomføring Prosjekt klinisk ibruktagelse Prosjekt opplæring Enhetene Detaljplaner på plass Prosjekt eierskifte Prosjekt flytting Prosjekt kvalitet Utstyr på plass og fungerer. Obligatorisk opplæring ferdig Klar til praktiske forberedelser i nytt bygg Rutiner og prosedyrer testet i nytt bygg. Alle opplært i kritiske elementer Klar til klinisk drift i nytt bygg

43 MASTER PLAN En beskrivelse av alle aktiviteter som den enkelte avdeling skal igjennom før Fulgt opp av Prosjekt Nytt Sykehus Ingvild Bryde- Eriksen Cecilia Flattum 43

44 Hvordan er Masterplanen bygget opp for den enkelte avdeling? Avd Type akt. Nivå Aktivitet Start Slutt Ansvarlig Status DKS FO 1 Ferdigstille organisasjonen Ingvild B- Erichsen DKS FO 2 Implementere OU Berit K. Helland DKS FO 3 Ansette operasjonssykepleiere Berit K. Helland DKS FO 3 Inngåelse av samarbeidsavtaler om rullering mellom DKS og Anestesi Berit K. Helland DKS FL 1 Forberede og gjennomføre flytting Peter Anker DKS FL 2 Identifisere hva som skal flyttesoverordnet DKS FL 2 Identifisere hva som skal flyttesdetaljert DKS FL 3 Identifisere og telle småutstyr som skal overflyttes DKS FL 3 Anskaffe manglende småutstyr over driftsbudsjettet Berit K. Helland Berit K. Helland Berit K. Helland Berit K. Helland Iht plan Iht plan Fullført Iht plan Etter plan - ikke kritisk Fullført Etter plan ikke kritisk Fullført Etter plan - ikke kritisk 44

45 Eierskifte Tekniske tjenestetester Funksjonsbefaringer Virksomhetstester Avdelingsvise Tverrfaligetester Mangellister 45

46 46 Eierskifte

47 47

48 48 Virksomhetstester

49 Mal for spillplaner: Beskrivelse av hva som skal testes ut Forventet resultat Rom Utstyr Data applikasjoner Deltagere 49

50 AMM Traumestue Akuttbehandling bilde/lab Logistikk mot operasjonsstue Intensiv Intensiv/intermediær Respiratorpasienter Pasientflyt 50

51 Klinisk Ibruktakelse Skisse KL Trinn 1 reetablering av akuttsøylen Trinn 2 flytting av pasienter med spesielt pleiebehov Trinn 3 flytting av resterende inneliggende virksomhet Nye Nord Ambulanser Ca pas 15p B403 NN3 HjO 5 10p 15p 15p NN2 H/O NN4 G/K NN5 L S303 S202/S403 S404 15p S402 NN2 Inf 3 Sentralblokka 8p Intensiv 15p N6 Ga 10p S12 B 10p N10 B 5p S11 Gy/Ø 20p N8/S8 Orto Kulvert Ca pas B203 - intensiv 6p NN5 intermed tbd 4p PO (med) tbd S304 10p S7 K/T S204 S405 10p S3 Ga S202 S405 S305 S205 5p N7 U S304 12p S203 S9 N 8p S203 N9 N Sentralblokka Ambulanser Ca pas 15p 15p Andre barn 15p Nyfødtintensiv N5 Ba S5 E/N/G 3 4 (kir) 2 BS05 BS03/BS04 BS03 S303 5 Ambulanser Forklaring: 15p = forventet antall pasienter ved flyttetidspunkt 51 4 = planlagt antall ambulanser pr post S402 = plassering nytt bygg 3 Versjon: pr 1. august 2008

52 Skisse Plan for flytting av inneliggende pasienter for: 1. Overordnet logistikk Tidsvindu Transportvei Sengebytte - når - hvor 3. Bemanning 1/10 Plassansvarlig spl post Plassansvarlig spl sengeområde Bemanning gjennom døgnet 1/10 Dag Aften Natt Sykepleiere Leger Kommentarer sykepleiere xx Kommentarer leger xx Fra: Via: Til: S12 Kulvert S405 Før flytting Under flytting Etter flytting Mor: U1 S3 Barn: på rom Kommentarer logistikk Alle spedbarn skal ha ny seng - all sengebytte for barn skjer på rommet Flere av pasientene kan gå selv disse kan samles i grupper av 3 pasienter pr følgesykepleier Hvis mor er sengeliggende har hun barnet i sengen Hvis mor går selv trilles barnet i egen seng Navn Kari Nordmann Ola Nordmann S12 Barsel 2. Pasient Antall pas 10 Antall pr pasientkategori K 1 K 2 K 3 K 4 K 5 K 6 4. Utstyr, annet m.m.??? Rekkefølge Organisering Utstyr som flyttes sammen med pasient under transport Xx Xx xx xx xx xx Utstyr som flyttes parallelt med pasient under transport xx Xx xx Andre kommentarer til flytting Xx xx xx xx Internt Følgepersonell Kommentarer 52 Ved spørsmål under flytting kontakt Stian Schioldborg tlf: eller Jill Skøyum Rugaas For medisinske spørsmål kontakt avdelingsoverlege

53 Følgeskjema for flytting av pasient fra gammelt til nytt bygg 1. oktober 2008 Pasientinformasjon (fylles ut av følgesykepleier) Bruk blokkbokstaver Pasientens navn Pasient ID # Klinisk avdeling Følgesykepleier, navn/avd Hoveddiagnose Pasientkategori (flytting) Sett kryss K1 K2 K3 K4 K5 K6 Flyttes fra: Post: Romnr: Flyttes til: Pir: Etg: Romnr: Seng: Klær Med pasient Ikke med pasient Kommentarer Verdisaker Medisinsk vurdering av pasient før flytting (fylles ut av lege) Tidspunkt for vurdering Navn på lege: Pasienten er: Stabil Ustabil Kommentarer Pasienten er: Sett kryss Flyttbar uten spesielle tiltak Flyttbar men krever spesielle tiltak Ikke flyttbar på planlagt tidspunkt Tiltak/begrunnelse Ny vurdering kl Signatur lege: Skal undersøkes/følges opp av lege etter overflytting Nei Ja Vurdering av pasient ifm flytting (fylles ut av følgesykepleier) Tidspunkt forlatt post Tidspunkt ankommet sengeområde Beskrivelse av eventuelle hendelser som oppstår under transport: Signatur følgesykepleier:: 53 Versjon 2, 25/8/08/pss

54 54

55 55

56 56

57 On site Support Behandlingsbygget - Akuttsøylen Sengeområder BUK Ressursplaner/turnusplaner for uke 40: - Ressurspersoner PNS - NA - SEIM - S&T - MTD - Metavision - Medisinering 57 Vi hjelper deg! on site - Ressurspersoner - Instruktører - superbrukere - SEIM - mfl.

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 Dyrke markering Foretaksnivå Divisjonsnivå Avdelingsnivå Seksjonsnivå Forankring og involvering Intranett kikkehullet Pesonalmøter Allmøter Det vil alltid være noen som ikke har hørt.. 63

64 64

65 Åpen byggeplass Juni 2006 Åpen byggeplass juni

66 Åpen dag September

67 67

68 400 dager igjen 68

69 69

70 70

71 71 Menneskelig nær faglig sterk!