Utvalget for kultur og personrettede tjenester. Møteinnkalling

Transkript

1 Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møteinnkalling Utvalg: Utvalget for kultur og personrettede tjenester Møtested: Stuevika, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 35/10 PS 36/10 PS 37/10 PS 38/10 PS 39/10 Sakstittel Godkjenning av protokoll for forrige møte Spørsmål Forprosjekt konkurranseutsetting - sykehjem og hjemmetjenester Orientering om progresjon - organisasjonsendring i Seksjon Miljø og Teknikk Meldinger og informasjon Sverre Johnsen utvalgsleder Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 14

2 PS 35/10 Godkjenning av protokoll for forrige møte Møteinnkalling side 2 av 14

3 PS 36/10 Spørsmål Møteinnkalling side 3 av 14

4 Hvaler kommune Saksnr 2010/825 - Konkurranseutsetting av sykehjem og hjemmetjenesten Arkivkode 027 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /10 Eldrerådet /10 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Administrasjonsutvalget /10 Formannskapet Kommunestyret Forprosjekt konkurranseutsetting - sykehjem og hjemmetjenester Sammendrag Kommunestyret gjorde i møte , sak 38/09, blant annet vedtak om å be rådmannen iverksette prosessen med å konkurranseutsette driften av sykehjemmet, slik det ble skissert i et notat fra rådmannen til kommunestyret I nevnte notat var opplegget at det først skulle gjennomføres et forprosjekt, slik at dette kunne være beslutningsgrunnlag for senere vedtak i kommunestyret om eventuell konkurranseutsetting. Rådmannen har i tillegg, i forståelse med kommunestyret, lagt til grunn at forprosjektet om konkurranseutsetting også burde belyse spørsmålet om kommunen burde bygge nytt eget sykehjem, eller eventuelt fortsette leieavtalen med Stiftelsen Dypedalåsen. Det er dette forprosjektet som nå skal behandles i kommunestyret, sammen med rådmannens vurderinger og forslag til oppfølging. Til å gjennomføre forprosjektet har rådmannen engasjert BDO, som er et av landets største revisjonsog rådgivningsmiljøer. BDO ble valgt etter en anbudskonkurranse i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. BDO sin rapport fra forprosjektet, datert , vedlegges denne saken. I vurderinger og forslag til vedtak i denne saken følger rådmannen i det alt vesentlige opp de tilrådingene som fremkommer i forprosjektet. Dette innebærer at det i denne omgang ikke foreslås at kommunen konkurranseutsetter driften av sykehjemmet og hjemmetjenestene. Rådmannen foreslår i stedet at det tas initiativ til et prosjekt som skal konkurranseeksponere flere deler av kommunens virksomhet. Videre foreslår rådmann at spørsmålet om bygging av nytt eget sykehjem, alternativt fortsatt leie av Stiftelsen Dypedalåsen utredes nærmere i I denne saken legger rådmannen til grunn at det er UKPT (utvalget for kultur og personrettede tjenester) som i henhold til delegeringsreglementet avlegger innstilling til kommunestyret. Alle andre utvalg som behandler saken kan eventuelt avgi uttalelse til UKPT og/eller kommunestyret. Saksopplysninger Om prosessen Møteinnkalling side 4 av 14

5 Med bakgrunn i kommunestyrets oppdrag (se sammendraget foran) formulerte rådmannen i anbudsforespørselen at forprosjektet blant annet skulle avklare: Fordeler, ulemper og forutsetninger for å kunne gjennomføre konkurranseutsetting av driften av sykehjemmet og hjemmetjenestene. Dette innebærer kvantitative og kvalitative analyser og vurderinger av nåværende drift ved sykehjemmet og hjemmetjenestene, sammenlignet med tilsvarende drift i andre kommuners regi, og i privat regi. Herunder gevinstpotensialet når det gjelder økonomi og andre forhold som følge av eventuell konkurranseutsetting. Organisatoriske og andre endringer som bør gjøres i Hvaler kommune for å kunne gjennomføre den aktuelle konkurranseutsettingen på en betryggende måte, i etableringsfasen og senere oppfølging og evaluering. Dette blant annet hensett til at Hvaler kommune har lite erfaring og kompetanse i kontrakts- og avtalestyring (bestiller-/utfører), særlig på områder hvor rettighetslovgivningen og nasjonale kvalitetskrav/standarder står sterkt. Samlede økonomiske konsekvenser, kapitalkostnader og driftsutgifter, av en eventuell bygging av ny kommunalt eiet bygningsmasse for sykehjemmet og hjemmetjenestene, sammenholdt med fortsatt leie i nåværende bygningsmasse på Dypedalåsen. Samlede økonomiske konsekvenser skal vurderes i to alternativer, nemlig for nåværende antall plasser i sykehjemmet, samt for et alternativ med 40 plasser. Hele tiden har det vært forutsatt at kommunen skulle innhente ekstern konsulentbistand for å få gjennomført forprosjektet. I brev datert sendte rådmannen anbudsforespørsel til 7 kvalifiserte konsulentselskaper, med invitasjon til å inngi anbud i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. Frist for levering av anbud var satt til Blant annet på grunn av knappe tidsfrister mottok kommunen bare to anbud. UKPT har blitt orientert om anbudsforespørselen, anbudene og valget av anbyder. Anbudene ble vurdert i en gruppe bestående av ledere i seksjon helse og sosial, stabsledere, tillitsvalgte og rådmannen. Gruppen var enige om å velge anbudet fra BDO. Arbeidet med forprosjektet startet med møte i prosjektgruppen Endelig rapport fra forprosjektet ble levert av konsulentene Kommunens deltakere i prosjektgruppen er enige om at konsulentene har levert et forprosjekt som på en god måte besvarer det oppdraget som ble gitt, og begrenset av de frister og ressursrammer som ble satt. Om rapporten fra BDO I kapittel 5 analyserer konsulentene dekningsgrader og bemanningsfaktorer i eksisterende virksomhet i Hvaler kommune. Grunnen til dette er at tallene må kvalitetssikres for å sikre sammenlignbarhet ved eventuell konkurranseutsetting. Dagens kostnadsbilde må justeres for eventuell underdekning i forhold til behovet for tjenester, og/eller i forhold til underdekning i ressursbruken. Konsulentene har ikke funnet indikasjoner på vesentlig underdekning i forhold til behovet, men de beskriver en viss underdekning i ressursbruken på tre områder. Dette fremgår av kapittel 5, og oppsummeringen av kapittel 5.5. Forprosjektet understreker at KOSTRA ikke er tilstrekkelig spesifisert til å kunne sammenligne kommunens kostnader, med prisene til eksterne tilbydere, eller kostnadene til andre offentlige leverandører av samme tjenester. Fra 3. avsnitt i kapittel siteres i denne sammenheng følgende: Sammenligningsanalyser ved hjelp av KOSTRA blir da i beste fall unøyaktig, og tilnærmet ikke relevant for dette forprosjektets behov. Vi advarer derfor mot å trekke konklusjoner basert på KOSTRA-tallene i Hvaler kommune sammenlignet mot for eksempel hva eksterne leverandører mener å kunne tilby av priser. Vi anbefaler at det i stedet gjøres sammenligningsanalyser basert på aktivitetskostnader (såkalte ABC-analyser). Ved å dekomponeres kostnadene i relevante enhetskostnadsbegreper, kan det foretas en mer relevant sammenligning av kostnadsnivået i Hvaler mot andre kommuner til tross for at kommunene har ulike størrelser og ulike aktivitetsnivåer på sine tjenester. Enhetskostnaden vil også normalt være spesifisert på samme nivå som den pris man i en konkurranseutsetting vil etterspørre tilbud på fra en ekstern leverandør. For eksempel per time hjemmetjeneste, per langtidsplass på sykehjem osv. Hovedkonklusjonene i forprosjektet bygger på de analysene som fremgår av kapitlene 6.2 og 6.3, såkalte ABC-analyser (se rapporten eller senere i saksfremstillingen som forklarer). Konklusjonene ville antakelig blitt annerledes hvis man skulle basert analysene alene på tall fra KOSTRA. Forprosjektet Møteinnkalling side 5 av 14

6 presiserer at analysene må betraktes som beste estimater ut fra den tid som har vært tilgjengelig, og ikke som nøyaktige størrelser som grunnlag for å beregne eksempelvis mulige innsparinger. I kapittel 7 gir konsulentene en vurdering av fremtidige kapital- og FDV-kostnader, ved henholdsvis bygging av nytt kommunalt eiet sykehjem, alternativt fortsatt leie av eiendommen tilhørende Stiftelsen Dypedalåsen. Vurderingene i kapittel 7 tar ikke hensyn til at driften av plassene i et nytt sykehjem sannsynligvis vil bli mer effektiv enn i en gammel bygningsmasse. Det er heller ikke tatt hensyn til statlige tilskudd til bygging av nye plasser. Dette siste er kommentert nedenfor i rådmannens vurderinger. Kapittel 7 inneholder også en vurdering av ulike alternativer for lokalisering av et eventuelt nytt sykehjem. Det kan se ut til at det i disse vurderingene har vært en noe upresis kommunikasjon mellom kommunens VA-avdeling og konsulentene. I virkeligheten ser det ut til at kostnadene til vann- og avløp ikke gir vesentlige innvirkninger på valget mellom de tomtene som er nevnt, forutsatt at vanntilførselen til Hvaler forsterkes før kommunen bygger ut ytterligere sykehjemskapasitet. Vannforsyningssituasjonen synes å tilsi at det blir nødvendig med forsterket vannforsyning, i god tid før det blir mulig å bygge ut sykehjemskapasiteten. I kapittel 8 og 9 gir konsulentene vurderinger av hva som må til av endringer i Hvaler kommune for å kunne gjennomføre en betryggende konkurranseutsetting, vurderinger av det aktuelle leverandørmarkedet, og noen momenter som taler for og mot konkurranseutsetting. Konsulentene skisserer i tillegg alternativer til konkurranseutsetting, kalt konkurranseeksponering. Rådmannen anser at vedlagte rapport fra for prosjektet gir de saksopplysninger som er relevant for behandlingen av denne saken, og vi viser derfor til rapporten. Lenger ned i denne saksfremstillingen gir rådmannen sine vurderinger av det som fremkommer i rapporten, samt sitt forslag til oppfølging. Vedlegg (som kopieres og sendes automatisk med saksdokumentene): Rapport fra BDO, datert , forprosjekt konkurranseutsetting av sykehjem og hjemmetjenester i Hvaler kommune. Vedlegg (som ligger i saksmappen, men som ikke sendes automatisk med saksdokumentene. Disse kan bestilles av de som ønsker dem tilsendt. Grunnen er at dataene fra dokumentene er omtalt i rapporten datert som sendes ut): KOSTRA-analyse for pleie- og omsorgstjenester i Hvaler kommune 2009, utført av BDO AS i Oversikt over utgifter i forbindelse med feriegjester i Hvaler kommune Oversikt over utgifter i forbindelse med feriegjester i Hvaler kommune Innkomne merknader I henhold til hovedavtalen (del B, 1-4-2) skal den enkelte arbeidstakerorganisasjon/forhandlingssammenslutning gis anledning til skriftlig å uttale seg før besluttende organ treffer vedtak om konkurranseutsetting. Organisasjonene er orientert om dette, og eventuelle uttalelser må senest foreligge til kommunestyrets møte 16. september. Av nevnte bestemmelse i hovedavtalen fremgår også at arbeidstakerorganisasjonene skal være representert i administrative ad hoc-grupper som utreder mulig konkurranseutsetting. De tre hovedtillitsvalgte for henholdsvis Fagforbundet, Sykepleierforbundet og DELTA har derfor deltatt i prosjektgruppen for arbeidet med forprosjektet. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyrets vedtak i sak 38/98, i møte Notat fra rådmannen til kommunestyret datert Møteinnkalling side 6 av 14

7 Konsensus i kommunestyret om at forprosjektet om konkurranseutsetting også burde belyse spørsmålet om hvorvidt kommunen burde bygge nytt eget sykehjem, eller eventuelt fortsette leieavtalen med Stiftelsen Dypedalåsen. Vurdering Sammenligningen av enhetskostnader ved driften av sykehjem og hjemmetjenester I kapittel sammenlignes enhetskostnader (ABC-metoden) for sykehjemmet Dypedalåsen med driften av sykehjem i Kristiansand, Oslo og Asker. Kristiansand er anerkjent som en veldrevet kommune innenfor helse og omsorg. Sykehjemmene i Kristiansand er drevet av kommunen, etter en såkalt bestiller-utfører modell, der sykehjemmene blir tilført ressurser fra bestillerenheten etter en sammensatt kalkyle av ulike aktivitetselementer. Dette kalles ISF-priser (innsatsstyrt finansierings pris). Oslo og Asker har en blanding av egen drift av sykehjem, og drift etter kontrakt med eksterne drivere. Hovedkonklusjonen i kapittel er at det kan se ut til at Hvaler kommune har et kostnadsnivå for driften av sykehjemmet som ikke avviker vesenlig fra de som det sammenlignes med. Dette på tross av at man her sammenligner med de antatt beste, som også er vesentlig større i volum enn driften på Hvaler. Dessuten har disse i gjennomsnitt lavere sykefravær og antakelig mer effektiv bygningsmasse med tanke på den operative driften. I denne sammenheng bør det nevnes at forprosjektet i samme kapittel mener at nye og større sykehjem gir mer effektiv drift. I kapittel sammenlignes enhetskostnader (ABC-metoden) for hjemmetjenesten i Hvaler kommune, med tilsvarende i Kristiansand og Oslo kommune. Forprosjektet understreker at sammenligningen av enhetskostnader for hjemmetjenesten er usikker på grunn av ulike styringssystemer (registrering/rapportering), og ulikt innhold i tjenesten. Konklusjonen er også her at enhetskostnadene i Hvaler kommune ikke synes å avvike vesentlig fra de som det sammenlignes med. Nybygg versus utbygging av eksisterende I beregningene i kapittel 7.4 er det lagt til grunn at kommunen ikke betaler leie til Stiftelsen, etter at de lånene som nå løper i Husbanken er nedbetalt i 2014, og i alle fall frem til og med utløpet av nåværende leieavtale i Det er viktig å merke seg at tabellen i punkt 7.4 sammenligner nåværende bygningsmasse på ca 2000 kvm, med eventuell ny bygningsmasse tilsvarende 3000 kvm, og at den heller ikke tar hensyn til statlige tilskudd til nybygg. Tabellen sier heller ikke noe om hvordan utgiftene til driften av sykehjemmet kan reduseres som følge av nytt og moderne bygg. Konsulentenes konklusjon i kapittel 7.4 er at det vil være mest lønnsomt for kommunen å fortsette driften på Dypedalåsen, og samtidig bygge nytt i nærheten av rådhuset/floren skole som tar over driften når avtalen med Stiftelsen om Dypedalåsen utløper i Hvaler kommune er tidligere av fylkesmannen informert om at vi kan få investeringstilskudd med kr pr plass for 40 plasser, dersom vi bygger nytt kommunalt sykehjem. Til sammen kr I tabellen i punkt 7.4 i rapporten fra forprosjektet er byggekostnaden for et nybygg på 3000 kvm anslått til kr Forventede kapitalutgifter for et nybygg vil bli vesentlig mindre enn det som fremgår av tabellen, når det tas hensyn til statstilskuddet. Nødvendige endringer i Hvaler kommune for å kunne konkurranseutsette alternative modeller I kapittel 8 og 9 gir konsulentene vurderinger av hvilke endringer Hvaler kommune bør gjennomføre for å kunne konkurranseutsette på en betryggende måte. Dessuten gis det vurderinger av leverandørmarkedet, og eventuelle alternative modeller til konkurranseutsetting og bestiller-/utfører. Nødvendige endringer i Hvaler kommune består for det første i at det må bygges opp et kvalitetssystem/styringssystem, basert blant annet på aktivitetsbaserte kostnader, som gjør det mulig å sammenligne og styre ved hjelp av enhetspriser/kostnader. Dernest må det bygges opp en Møteinnkalling side 7 av 14

8 bestillerkompetanse/-avdeling som er tilfredsstillende både i kapasitet og kompetanse. Hvis man tenker seg at kommunen også skal levere anbud i konkurranse med eksterne leverandører, må det bygges opp en særskilt tilbyder- og leverandørkompetanse/-avdeling som er tydelig adskilt fra bestiller- og eierrollen. Rådmannen ser det som urealistisk at kommunen, i tilfelle av konkurranseutsetting, også skal kunne posisjonere seg på en akseptabel måte som tilbyder. Det å bygge opp et hensiktsmessig kvalitetssystem/styringssystem (kapittel 8.1 og 8.2.2) er i første omgang et prosjektarbeid med begrenset varighet, men som krever betydelige ressurser utover det som i dag finnes i Hvaler kommune. På varig basis må det sikres ressurser som kan vedlikeholde og videreutvikle kvalitetssystemet/styringssystemet. Utfordringen med å bygge tilfredsstillende kompetanse og kapasitet til en bestillerenhet vil i henhold til rapporten kreve 2 4 årsverk (kapittel 8.2.3, 3. avsnitt), utover det som allerede finnes i Hvaler kommune. Det vil bli svært krevende å få bred nok kompetanse (kapittel 8.2.1) representert i disse årsverkene. I kapittel 8.6 og 8.7 vurderer konsulentene to faktorer som taler mot konkurranseutsetting av sykehjem og hjemmetjenester i små kommuner som Hvaler. Det ene er at kommunen ved en konkurranseutsetting med tilhørende virksomhetsoverdragelse gir fra seg kritisk operativ kompetanse innen pleie- og omsorg. Dette er kompetanse som er viktig for oppfølging av eksterne leverandører, samt for oppfølging av brukernes rettigheter i henhold til kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. Hvis kommunen ikke er i stand til å beholde denne typen kompetanse, vil dette kunne skape ubalanse mellom leverandør og kommune som kan være til ugunst for kommunens økonomi. Ubalansen kan også skape usikkerhet om hvorvidt kommunen oppfyller sine plikter i forhold til brukernes rettigheter. Den andre faktoren som vurderes i kapittel 8.7 er at det i en liten kommune er vanskelig å unngå å konkurranseutsette alle deler av de aktuelle virksomhetene. Dette fordi det må et visst volum til for å kunne forsvare konkurranseutsetting. Når alle deler av de aktuelle virksomhetene konkurranseutsettes, mister kommunen mulighet til å drive læring og utviklingsarbeid i de delene som de større kommunene kan drive selv. Konsekvensen av dette er at det i en liten kommune også vil bli svært krevende å bygge opp igjen egen drift, dersom man kommer til at man ikke lenger ønsker en ekstern leverandør. Rådmannen oppfatter at konsulentene i forprosjektet er skeptiske til at Hvaler kommune bør konkurranseutsette sykehjemmet og hjemmetjenesten (se særlig kapittel 9.1 og 9.2). Det synes som om konsulentene heller anbefaler en alternativ modell, der flere av fordelene ved konkurranseutsetting kan oppnås, mens risikoen samtidig reduseres sammenliknet med konkurranseutsetting. Konklusjoner Forprosjektet gir etter rådmannens mening klare indikasjoner på hvilke videre skritt som Hvaler kommune bør ta for å sikre en best mulig ressursutnyttelse i driften av sykehjemmet og hjemmetjenesten, og for så vidt også i andre deler av kommunens virksomhet. I konklusjoner og forslag til vedtak vil rådmannen i det alt vesentlige følge de råd som fremkommer i forprosjektet. Om konkurranseutsetting og konkurranseeksponering Det synes ikke fornuftig å konkurranseutsette sykehjemmet og hjemmetjenestene i Hvaler kommune, men det synes svært interessant å fortsette utviklingen av Hvaler kommune i retning av større eksponering for konkurranse. Konklusjonene i forprosjektet er etter rådmannens mening godt i samsvar med de erfaringene som er gjort i Norge og Norden med konkurranseutsetting av den typen tjenester som her er aktuelle. Rådmannen mener at forprosjektet sannsynliggjør at det er lite å tjene på eventuell konkurranseutsetting av sykehjemmet og hjemmetjenestene, slik disse drives av Hvaler kommune i dag. Forprosjektet sannsynliggjør at kostnadene ved å gjøre Hvaler kommune til en kvalifisert bestiller/innkjøper for konkurranseutsetting av denne typen tjenester, blir vesentlig høyere enn de gevinstene som konkurranseutsetting i beste fall kan gi. Disse kostnadene består som tidligere nevnt av å etablere tilfredsstillende kvalitets- og styringssystemer, samt bestillerkompetanse/-avdeling. Møteinnkalling side 8 av 14

9 Rådmannen vil med bakgrunn i forprosjektet foreslå at administrasjonen gis i oppdrag å utforme et forslag til prosjekt som har som mål at flere deler av kommunens virksomhet skal eksponeres for konkurranse. Dette innebærer at det må utvikles kvalitets- og styringssystemer som i vesentlig grad er basert på enhetskostnader for de tjenestene som produseres. Hensikten må være at slike kvalitets- og styringssystemer setter oss i stand til å etterprøve om vi er konkurransedyktige sammenlignet med andre produsenter av tilsvarende tjenester. De vi må kunne sammenligne oss med er andre enheter i egen kommune, andre kommuner, og leverandører fra privat eller frivillig sektor. For de virksomhetene hvor vi klarer å etablere slike kvalitets- og styringssystemer, vil det være mulig kontinuerlig å sikre at virksomheten er konkurransedyktig. I tilfeller hvor vi ikke makter konkurransedyktig drift vil vi kunne endre organisering, konkurranseutsette, eller forta andre grep for å styrke effektiviteten/produktiviteten. Et kvalitets- og styringssystem som dette vil innebære at vi må finne riktige enhetskostnader som ansatte, tillitsvalgte, ledere og politikere har tillit til. Deretter vil det i prinsippet være en politisk oppgave å bestemme hvor mange enheter man vil bevilge midler for å få produsert. Virksomhetsleder vil som i dag få det primære ansvaret for å produsere mest og/eller best mulig innenfor den rammen som bevilges. Til forskjell fra nå bør det vurderes om myndigheten til å beslutte hvor mange enheter som skal produseres bør legges til en annen instans enn virksomhetsleder. I så fall kan dette bli en modifisert bestillerfunksjon, eksempelvis seksjonssjefen, som bestiller i henhold til politiske beslutninger. Dette vi i så fall kunne bidra til et enda klarere skille mellom politiske og administrative oppgaver. Et slikt prosjekt for ytterligere konkurranseeksponering i Hvaler kommune er etter rådmannen mening i samsvar med det utviklingsarbeidet som kommunen har drevet i flere år, og som blant annet har bestått av: Systematisk benchmarking med andre kommuner, blant annet ved deltakelse i KS sine effektiviseringsnettverk. Kjøp av tjenester fra og forpliktende samarbeid med andre kommuner, særlig Fredrikstad, i tilfeller hvor dette gir fordeler. Behovsbasert fordeling av økonomiske ressurser til våre tre skoler (ARGUS-programmet). Nybygg versus utbygging av eksisterende Forprosjektet gir etter rådmannens mening ikke godt nok grunnlag for endelig beslutning om kommunen skal bygge nytt eget sykehjem, og i tilfelle hvor dette skal lokaliseres, eller om kommunen bør fortsette samarbeidet med Stiftelsen om ytterligere utbygging på Dypedalåsen. Disse spørsmålene bør utredes nærmere. Samtidig er det nødvendig å få avsluttet arbeidet med å få avklart hvordan eksisterende leieavtale skal forståes, særlig med hensyn på oppsigelig og hvilke økonomisk oppgjør som skal skje mellom partene ved eventuell oppsigelse, eller ved utløpet av leieavtalen. Kommuneadvokaten er som kjent engasjert for å forsøke å få gjennomført disse avklaringene. Forprosjektet indikerer at det vil være vesentlige driftsfordeler ved å bygge nytt sykehjem. Sykehjemmet kunne med fordel vært lokalisert i nærheten av en sterkere infrastruktur enn det som i dag finnes på Dypedalåsen. Lokaliseringsalternativet ved rådhuset og Floren skole ville i så fall, etter rådmannens mening, være interessant. Beliggenheten i nærheten av de servicefunksjonene og kommunikasjonene som finnes på Skjærhalden, vil formodentlig være til fordel for brukere, pårørende og driften. Ulempen med en lokalisering til Skjærhalden vil antakelig først og fremst være det økte transportarbeidet som hjemmetjenestene blir utsatt for, forutsatt at denne tjenesten fortsatt samlokaliseres med sykehjemmet. Behovet for flere plasser i sykehjem, og kanskje andre alternative boformer for eldre, vil ventelig økte raskt frem mot år 2020 og de nærmeste årene etter det. Det er i tillegg grunn til å tro at Samhandlingsreformen fra 2012 vil påføre kommunene flere og mer krevende brukere enn det vi i dag er vant med. Denne reformen innebærer jo at flere oppgaver skal flyttes fra Helseforetakene til kommunene, samt at det skal satses på forebyggende arbeid på en helt annen måte enn tidligere. Nåværende statlige ordninger for finansiering av investeringer i eldreomsorg er samtidig ganske gunstige. Hvaler kommune kan derfor ikke vente for lenge med å bestemme hvor og hvordan vi vil utvikle eldreomsorgen i årene som kommer. Møteinnkalling side 9 av 14

10 Rådmannen vil foreslå at det i budsjettet for 2011 bevilges midler til å utrede nærmere hvor og hvordan det bør investeres i kommunens fremtidige eldreomsorg. I så fall må vi kunne forvente at utredningen kan gjennomføres i lys av en avklart situasjon med Stiftelsen Dypedalåsen. I denne saken legger rådmannen til grunn at det er UKPT (utvalget for kultur og personrettede tjenester) som i henhold til delegeringsreglementet avlegger innstilling til kommunestyret. Alle andre utvalg som behandler saken kan eventuelt avgi uttalelse til UKPT og/eller kommunestyret. Rådmannens forslag til vedtak Utvalget for kultur og personrettede tjenester, UKPT, anbefales å avgi til kommunestyret slik innstilling: 1. Hvaler kommune ønsker i denne omgang ikke å konkurranseutsette driften av sykehjemmet og hjemmetjenestene. 2. Rådmannen gis i oppdrag å fremme forslag til et prosjekt med målsetting om at flere deler av kommunens virksomhet skal eksponeres for konkurranse. Prosjektforslaget kan bygge på det som er formulert i foranstående avsnitt med konklusjoner. 3. Kommunestyret tar til orientering at rådmannen i budsjettet for 2011 vil foreslå en utredning som kan gi beslutningsgrunnlag for vedtak om hvor og hvordan kommunen bør investere i øket kapasitet i eldreomsorgen de nærmeste årene. Utredningen må bygge på vedtatte kommunedelplan for pleie og omsorg , samt de avklaringer som må komme når det gjelder eksisterende avtale mellom Hvaler kommune og Stiftelsen Dypedalåsen. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 10 av 14

11 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2010/41 - Organisering av Seksjon Miljø og Teknikk Heidi Vildskog Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /10 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /10 Administrasjonsutvalget /10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Formannskapet Kommunestyret Orientering om progresjon - organisasjonsendring i Seksjon Miljø og Teknikk Sammendrag Det vises til tidligere behandling av saken i februar/mars 2010, hvor rådmannen fremla Plan for organisasjonsendring i Seksjon Miljø og Teknikk og kommunestyrets vedtak den 03. mars 2010 ble enstemmig i tråd med forslag: Rådmannen gis fullmakt til å iverksette organisasjonsendring i Seksjon Miljø og Teknikk jamfør vedlagt metodebeskrivelse og progresjonsplan. Kommunestyret ønsker videre progresjonsmessig behandling av sakene som følger av denne endringen innen ny eiendomsforvalting og vurdering av VAR området. Saken legges med dette frem som en orientering for politikerne, med ønske om å beskrive progresjonen i organisasjonsendringen, etter at fase 1 og 2 (av totalt 4) er gjennomført. Saksopplysninger Følgende formål er fremtredende argumenter for endringen: Etablere en organisasjonsstruktur som er endringsdyktig og som kan fungere dynamisk i forhold til tjenesteyting for innbyggere/brukere av kommunaltekniske tjenester Etterprøvbare metoder og driftsformer som kontinuerlig vurderer former for samordning og evt eksternt kjøp av tjenester herunder vurdering av kommunens VAR område Skape samlede og tydelige ansvarsforhold rundt kjøp, bygging, forvaltning/drift og salg av kommunale bygg, veier og eiendommer Synliggjøring av kostnader knyttet til spesielt eiendomsforvaltning og selvkostområder Bedre ressursutnyttelse og mindre sårbarhet for seksjonens konsulentstab (saksbehandling, regnskap, fakturering, merkantile oppgaver) Inkludering av nye oppgaver som tilkommer ved lovendringer, nasjonalpark og kommunens øvrige oppgavefordeling Trinn 1 i endringen hadde som hovedtittel Grunnleggende. Her ble partssammensatte drøftinger, metode og prosess gjennomgått og resulterte i et omforent dokument: Plan for organisasjonsendring av Miljø og Teknikk. Trinn 1 ble avsluttet (og avløst av trinn 2) ved at kommunestyret 3. mars 2010 vedtok planen som retningsgivende. Møteinnkalling side 11 av 14

12 Trinn 2 i endringen hadde som hovedtittel Rekruttering til stillinger. I denne delen av prosessen ble det gjennomført utlysninger, ansettelser og informasjon til organisasjonen. Fra 20. mai 2010 var alle internrekrutterte stillinger bekledd og ny struktur iverksatt. Ny virksomhetslederstilling ble utlyst eksternt og Jan Richard Aspheim ble innstilt som førstekandidat og aksepterte tilbudet. Aspheim begynner i sin stilling hos oss den 25. oktober Seksjonssjef Heidi Vildskog fungerer i stillingen som virksomhetsleder/eiendomssjef for den nye virksomheten Kommunal Teknikk frem til dette. Trinn 3 er under utredning nå, og har som hovedtittel Justering av organiseringen av eiendomsforvaltning. Det forberedes et politisk vedtak om eiendomsforvaltningsmodell i løpet av tidlig Denne vil ta sikte på å få til endring i retning av en mer åpen, bedriftsøkonomisk og ansvarliggjørende eiendomsforvaltningsmodell. Trinn 4 er også påbegynt under tittelen Hovedevaluering, og vil trolig våren 2011 kunne fremmes som politisk sak med utredninger herunder vurderinger omkring lønnsomhet og form knyttet til Vann/Avløp/Renovasjon som kommunalt tjenesteområde. Organisasjonskart Seksjon Miljø og Teknikk (etter 20. mai 2010) Seksjon Miljø og Teknikk Seksjonssjef Heidi Vildskog Virksomhet Kommunal Teknikk (Avd.struktur se nedenfor) Virksomhet Havn Avd. Skjærgårdstjenesten Avd. Forvaltning Virksomhet Plan og Miljø Avd. Byggesak Avd. Plan Avd. Naturforvaltning Avd. Oppmåling/Geodata Virksomhetsleder Kommunal Teknikk og Eiendomssjef Jan Richard Aspheim Støttestab Konsulent Kate Lønne Konsulent Mette Ekstrand Ingeniør Maryanne Å Hansen Avdelingsleder VAR Roy Hansen Avdelingsleder Vedlikehold/Renhold Jon Birger Eriksen Avdelingsleder Eiendomsforvaltning Tore Trondsen Driftsleder VA Per Kåre Rubach Driftsleder Byggvedl. Jan Erik Holm Driftsleder Renovasjon og Vei Raymond Ingemannsen Driftsleder Renhold Rita Nilsen Vurdering Vurderingen rundt trinn 1 og 2 av prosessen er gjort gjennom en partssammensatt evaluering. Evalueringen viser at gjennomføringen av endringen var velkommen, etter lang tids drøfting og forberedelse. Endringer er alltid utfordrende prosesser å stå i, men endringsviljen til seksjonen var god. Det har vært tilstrebet å ivareta den enkeltes behov for informasjon og drøfting av personlig usikkerhet, med samtidig fokus på kjerneoppgaver mens det hele har pågått. Møteinnkalling side 12 av 14

13 Forbedringspotensiale kunne vært å ha delegeringsreglementet klart på forhånd, men dette var et omforent valg forut for prosessen. Vi ser også at informasjonsbehovet i endringer er stort, og for ettertidens endringer kan det være nyttig å holde ennå tettere informasjon mot servicetorg og arkiv, enn det man antok som tilstrekkelig i denne omgang. Av kapasitetsmessige årsaker kunne det også ha vært en ekstra styrke å ha ny virksomhetsleder på plass før omorganiseringen ble gjennomført, med tanke på oppfølgningsbehov for både inne- og utearbeidende personell. Partene i evalueringen ønsker å understreke at ny kabal ser ut til å fungere godt, spesielt når budsjettstrukturen faller på plass i tråd med nye ansvarsområder. Tilbakemeldingene fra både eksterne og interne brukere av den nye virksomhetens avdelinger er positive. Hvaler kommune har sterkt fokus på endringsledelse, og erfaringene fra den enkelte prosess er viktig kunnskap. Partene anbefaler at det bør utarbeides en mal for endringsprosesser som omhandler de viktigste prosesskravene og suksessfaktorene for små og store endringer. Rådmannens forslag til innstilling Saken tas til orientering. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 13 av 14

14 PS 39/10 Meldinger og informasjon Utvidelse av timer til leksehjelp utvidelse av timetall orientering v/seksjonssjefen. Møteinnkalling side 14 av 14