Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF

Transkript

1 Dato Referanse 2014/ av 4 Det medisinske fakultet Møtereferat Utvidet fakultetsledermøte ved DMF Tilstede: Forfall: Om: Stig A. Slørdahl (tom sak 3), Hilde Grimstad, Björn Gustafsson, Lars Jacob Stovner, Siri Forsmo, Magne Børset, Toril Nagelhus Hernes, Marite Rygh, Odd Sverre Westbye, Olav Haraldseth, Even Kjellevold, Theo Winter Geir Kristiansen, Torill Naavik, Nora Gullbekkhei, Jannicke Ankile, Kari Håland, Kadri-Liis Wist Lars Ødegaard, Knut Arne Kissten (tom sak 4), Tore Romundstad (tom sak 4), Albert Verhagen (tom sak 4), Rannveig Tellemand Storeng, Judith Rødsten (referent) Stein Kaasa, Terje Espevik, May-Britt Moser, Arild Skaug Hansen, Hilde E. Woll, Marita Olaussen, Vegard Sollie Fakultetsledermøte ved Det medisinske fakultet (DMF) Møtetid: Tirsdag 24. februar 2015, kl Møtested: MTM32 - MTFS 3. etg. Sak Tema Ansvarlig 1 Dekanens tid *Instituttene har en samlet avsetning på 32 mill (herav 4 mill knyttet til kjernefasilitetene), men det er betydelige variasjoner mellom instituttene. DMF sentralt har 14 mill i underskudd. *Fusjonsprosessen: NTNU organiserer prosessen på oppdrag fra KD. Det er arrangert felles seminar med HiST, samt møter ved høgskolene i Ålesund og Gjøvik. Det går mot helsefakultet for DMF sin del, og alle 3 høgskoler er positive til dette. Noen av høgskolenes fagområder er enda ikke avklart, f. eks. sosialfagene ved HiST. I forbindelse med campusprosessen ved NTNU må også enheter ved SVT-fakultetet avklares (eks. psykologi, helsefremming). Det vil bli arrangert ett nytt allmøte ved DMF om fusjonsprosessen. Ny nettside om fusjonsprosessen: *Fakultetsstyret ved DMF har møte 6. mars. Innkalling med saksliste her: einnkalling+fakultetsstyret.pdf/1f7c9ca3-9a0d-4d dce081 Viktige diskusjonssaker er konsekvenser av integrasjonsprosessen med St. Olav og fusjonsprosessen med høgskolene, samt seniorpolitikk ved DMF. *Arbeidsmiljøundersøkelsen - alle institutt/enheter er godt i gang. DMF rapporterer status på dekanmøte i dag. * Professor emerita Ann Mari Brubakk er utnevnt til Ridder av 1. klasse av Den Kongelige Norske St. Olavs Orden for sin innsats innenfor nyfødtmedisin. Vi Stig A. Slørdahl Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Judith Rødsten forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Tlf: 7489 Trondheim Olav Kyrres gt All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 gratulerer! *Helse og omsorgskomiteen på besøk ved HUNT forskningssenter i dag, viktig for finansiering av HUNT4. *Dekanen har skrevet blogg om utspillet fra Helsedirektoratet om mulig organisering av utdanningen i spesialisthelsetjenesten under helseforetakene : 2 Studentenes tid *Studentene er involvert i arbeidet med nasjonal eksamen i medisin. *Halve studentrådet (SR) er byttet ut, en del institutt får nye studentrepresentanter. *Studentene er opptatt av å bygge et felles studentmiljø mellom medisin- og masterstudentene ved DMF. 2 masterstudenter har nå plass i SR. *Studentene er positive til fusjonsprosessen. Det etterspørres hva DMF ønsker fra studentene, de ønsker å bidra i dette arbeidet. Dekanene synes det er veldig positivt at studentene melder interesse, og lover at studentene skal involveres. I første omgang blir det arbeidet med de overordna rammene på NTNU-nivået, og her er sentrale tillitsvalgte inn i prosessen. DMFstudentene blir involvert senere. En bekymring som så langt er registrert er om trykket på studentarbeidsplassene øker så mye at det går ut over studiesituasjonen for dagens medisin- og masterstudenter. Prodekanen påpeker at DMF vil sørge for å opprettholde normen for studentarbeidsplasser også i framtida. 3 Selektiv stillingsstopp ved DMF tiltaksplan (2 vedlegg). Grunnlag for kronekutt i budsjettene er antall årsverk i tekniske og administrative stillinger. For DMF utgjør innsparingen 3,6 mill kr i 2015 (14,7% av årsverk ved NTNU), og bidrag skal synliggjøres innen NTNU har ikke tatt hensyn til eksternfinansiering, DMFs kronekutt blir derfor forholdsvis større enn de andre fakultetene. Dette oppleves som urimelig, men det synes vanskelig å få endret for inneværende år. Even Kjellerud og Theo Winter Stig A. Slørdahl Albert Verhagen Dekanen minner om at det uansett er sunt å se på administrative rutiner/ arbeidsprosessene, og jobbe kontinuerlig med dette. Kan noen funksjoner kuttes/ting gjøres smartere? Det understrekes at primærvirksomheten skal skjermes i størst mulig grad. Tiltak iverksettes i samarbeid mellom seksjonssjefer og kontorsjefer, og det må også være fokus på gevinst som kan tas ut på lengre sikt. Rektor inviterer alle enheter/enkeltpersoner til å melde inn forslag til: - arbeidsprosesser som egner seg godt for forenkling, standardisering og effektivisering - tiltak for å redusere drifts- og inveseringskostnader i støtteapparatet Forslag sendes marianne.dyresen@ntnu.no innen 20. mars Ressursplanlegging ved nye studieprogram/emner (se vedlegg) *Nytt studieprogram: Prosessbeskrivelse for nye studieprogam er utarbeidet. Instituttleder ved vertsinstitutt setter ned arbeidsgruppe. Nødvendige økonomiske og faglige avklaringer gjøres i forkant. Rett kompetanse, kapasitet, ressurser til veiledning, midler til lab osv må avklares. I praksisutdanninger vurderes Hilde Grimstad Lars Grønflaten

3 3 kompetansen til praksislærerne. Ikke basisbevilgning, kun resultat, og ingen ekstra finansiering av oppstartskostnader. Inntektene kommer 2 år etter avlagt eksamen. Dekanen vil oppnevne en arbeidsgruppe for å vurdere/evt foreslå endringer til budsjettfordelingsmodell. Instituttene får anledning til å spille inn endringer. *Etablering av nytt emne: Instituttleder beslutter etablering av nytt emne (NB: ett år i forveien), utpeker emneansvarlig og vurderer kompetanse/ressurser. Instituttene kvalitetssikrer i EpN (Emner på nett). *Etter- og videreutdanning (EVU) EVU-prosessen ved NTNU er under vurdering. EVU skal være en del av ordinær aktivitet, og dette kan påvirke finansiering. EVU er etterspurt fra helsetjenesten, og gir inntekter til instituttene. Finansiering er 3-delt (basis, resultat og ekstern). Tildeling av basisfinansiering krever at minimum 5 studenter består eksamen. Også her må ressursbruk til undervisning og infrastruktur avklares, inkludert bruk av timelærere. DMF har ikke klar modell for beregning av kursavgift, dette er opp til instituttene. Faglærere med undervisningsplikt ved NTNU skal normalt ikke ha betaling. NTNU Videre har laget budsjettmaler som alltid skal brukes. EVU kan være del av masterprogram, men underviser må skille studentgruppene: De som betaler kan ikke sponse de andre studentene. Bruk av faglærere fra andre institutt ved DMF og NTNU må avtales mellom instituttledere. 5 Open Access (OA) orientering fra Universitetsbiblioteket (se vedlegg) Rektor ønsker sterk fokus på OA. NTNU stiller krav om OA til egne ansatte og sørger for infrastruktur for arkivering. Bli synlig publiser åpent! Se også Randi Tyse Eriksen Detaljert informasjon i vedlegget, om bl.a. *Begrepene «Grønn OA», «Gull OA» og «Hybrid OA». *PMC PubMEd Central Artikler i full tekst eller abstract. NIH bruker PMC. *Helsebiblioteket et offentlig finansiert nettsted som gir helsepersonell og studenter innen medisin og helsefag gratis tilgang. *NTNU UB: Bruker årlig 50 mill for at forskere skal få tilgang til tidskrifter. Opplasting i NTNUs institusjonelle arkiv gjøres via CRIStin. *EU: Resultater fra EU finansierte prosjekter gjennom H2020 skal publiseres åpent. *NFR forventer at alle forskningsdata i NFR-finansierte prosjekter er åpent tilgjengelig. NFR henter informasjon fra CRIStin, og kan holde tilbake midler hvis dette kravet ikke er oppfylt.

4 4 Dokumentert liten forskjell i impact mellom OA vs subscription journals. Ingen konflikt mellom publisering åpent og god kvalitet. Start med å registrere aktive prosjekt med støtte fra EU og NFR! Deretter kan eventuelt eldre artikler publiseres. DMF v/rannveig vil lære opp flere som registrerer i CRIStin. Instituttlederne mener det er behov for mer informasjon ut til fagmiljø og enkeltforskere ved DMF om OA: Randi Tyse Eriksen inviteres til allmøter ved DMF holdes på 2 tidspunkter slik at flere kan delta. Rannveig T. Storeng 6 TDI-modell og leiested: Konsekvenser ved innføring Saken er utsatt til et senere møte. Børre Flovik

5 1 Selektiv stillingsstopp ved DMF fra

6 Avbyråkratisering, forenkling og standardisering Bakgrunn: regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform Kutt i bevilgning for NTNU ca. 25 MNOK for 2015 Tilsvarende kutt gjennom hele regjeringsperioden (ca. 100 MNOK) Primærvirksomheten skal skjermes Samme produksjon, med lavere ressursinnsats Rektors oppdrag: tiltak som gir rask effekt, og uttelling allerede i 2015 Kutt i budsjettene for 2015 Dokumentert innsparing Resultatoppnåelse vurderes ift til et kartleggingsskjema Tiltak som det legges opp til i 2015: Administrasjonsgjennomgang Forenkling, standardisering og effektivisering av prosesser Begrensning i bruk av eksterne konsulenter 2

7 Avbyråkratisering, forenkling og standardisering Med bakgrunn i tilbakemeldinger fra fakultetene valgte Rektor følgende: 1. Vi starter oppgaven med tilpasninger i arbeidsprosessene. 2. Det iverksettes ikke en felles ansettelsesstopp for NTNU, og det blir ikke stilt konkrete krav om reduksjon i årsverk i Dersom noen enheter allikevel ser det som ønskelig med lokal ansettelsesstopp er dette mulig, og vi forutsetter at dette skjer i tett samarbeid med de tillitsvalgte. 4. Det ønskes en videre drøfting av hvordan vi best kan håndtere kuttet i bevilgning NTNU har fått i Arbeidet vi har startet med å utrede arbeidsprosessen omkring store transaksjoner lønn/hr fortsetter. Grunnlaget for krone-kutt i budsjettene er antall årsverk i tekniske og administrative stillinger, uansett finansieringskilde For DMF betyr det et kutt i bevilgningen på 3,6 MNOK Rapportering om hvordan kuttet er tenkt innført innen 20. mars 3

8 Selektiv stillingsstopp fra 1. februar 2015 Stillingsstoppen gjelder alle administrative og tekniske stillinger uansett finansieringskilde. Stillingsstoppen gjelder: opprettelse av nye stillinger nyansettelse i eksisterende stillinger og vikariater. Stillingsstoppen gjelder: stillinger som allerede er i prosess men hvor tilsettingsvedtaket ikke er fattet ennå nye anmodninger. 4

9 Stillingsstopp fra 1. februar 2015 Hovedregler: Ingen fast ansatte blir sagt opp som følge av stillingsstoppen reduksjon av antall støttestillinger oppnås ved naturlig avgang reduksjon av antall eksisterende stillinger gjøres i fakultetsadministrasjonen stopp for opprettelse av nye stillinger gjelder alle enhetene ved DMF Alle beslutninger om evt. utlysning av nye stillinger eller videreføring av eksisterende stillinger tas av dekanen I utgangspunktet skjermes instituttene for bemanningsreduksjon Dekanen har gitt seksjonssjefene i oppdrag å vurdere alle stillinger innenfor fagseksjonene og å kartlegge mulige effektiviseringsgevinster på tvers av administrative enheter 5

10

11

12

13 Nye studieprogram og emner Ressursplanlegging

14 Etablering av nye studieprogram Det er laget en prosessbeskrivelse (med kravspesifikasjon) til hjelp for institutt og fagmiljø. Revideres årlig Instituttleder ved vertsinstitutt setter ned en arbeidsgruppe. En controller og en studiekonsulent bør være med i dette arbeidet helt fra starten av. Instituttet må ha et særlig fokus på kostnader Vurdere behov for innleie av timelærere og gjesteforelesere? Driftskostnader (eks. lab, reiser)? Behov for økt studieadministrativ støtte*? Andre kostnader? * Ved etablering av nytt studieprogram kan instituttet søke om å få tilført en ekstra administrativ ressurs (normalt 0,3 årsverk for masterprogram) 2

15 Økonomi knyttet til studier (1) Det gis normalt ikke basisbevilgning til nye studieprogram, kun resultatbevilgning. Inntektene til instituttet kommer først to år etter første eksamen. I denne perioden må instituttet forskuttere kostnader. I fakultetets budsjettfordelingsmodell til instituttene ligger det ingen finansiering av oppstartskostnader. Dekanen oppnevner et arbeidsutvalg for å vurdere fakultetets fordelingsmodell og evt foreslå ny modell.... 3

16 Økonomi knyttet til studier (2) Kostnadsplanlegging Ansvar Planlegging Oppstart Gjennomføring Beskrivelese Studieadministrativ ressurs Fak x x Ved behov Studieadministrativ ressurs Inst x x x 0,3 årsverk Undervisningskostnader lønn faste Inst x x Hva trenger vi, hvem har vi og er de tilgjengelig Undervisningskostnader lønn innleide Inst x Hva trenger vi, hvem kan vi leie inn og hva er kostnaden Undervisnigskostnader studenter Inst x Midler til studentoppgaven drift/trykking Undervisnigskostnader faglig ansatte Inst x Nye analyser/ forskningsmidler Undervisnigskostnader studieadministrative Inst x x Reiser, markedsføring, undervisningsrom, studentarbeidsplasser

17 5 Generelt om finansiering av studier

18 Etablering av nytt emne Instituttleder bestemmer om det skal etableres nytt emne og hvem som skal være emneansvarlig. Dette gjøres i høstsemesteret i studieåret før emnet skal undervises første gang. Kvalitetssikring av emner i EpN hva betyr det? Instituttet må tidlig avklare om det finnes kompetente faglærere med ledig undervisningstid, og vurdere behovet for innleie av timelærere. Det finnes ingen mal for omfanget av organisert undervisning per studiepoeng. Store variasjoner! 6

19 Etter- og videreutdanning (EVU) Vanligvis tredelt finansiering: Basisbevilgning* Resultatbevilgning Eksterne inntekter (deltakeravgift og/eller eksternt tilskudd) * Tildeling av basisbevilgning forutsetter at minimum fem studenter består eksamen. Kostnader: innleie av timelærere, eventuelt leie av lokaler, kaffe til deltakerne, eventuell lunsj, eventuelle laboratoriekostnader etc. NTNU VIDERE har laget nye budsjettmaler som alltid skal brukes. 7

20 Faglærere fra andre institutt Dersom det skal benyttes faglærere fra andre institutt ved NTNU, må dette avklares mellom instituttlederne. Dette gjelder både internt ved DMF, og mot andre fakulteter. Faglærere med undervisningsplikt ved NTNU skal normalt ikke ha betaling. 8

21 Åpen publisering Open Access Desember Oktober Randi Tyse Eriksen Universitetsbibliotekets publiseringsgruppe Kunnskap for en bedre verden

22

23 Begrepsavklaring Grønn OA Først publisere i et abonnementsbasert tidsskrift og så egenarkivere / parallellpublisere godkjent kopi i et arkiv Gull OA Publisere i et Open Access-tidsskrift som enten krever APC (Author Publishing Charge) eller ingen avgift Hybrid OA Abonnementstidsskrift har ordning med Open Choice m.fl. Springer som eksempel: Our Open Choice program allows authors to publish open access in the majority of Springer's subscription-based journals. 3

24 PMC Launched in February 2000

25

26

27

28

29

30 EUs bestemmelser What to deposit A machine-readable electronic copy of the published version, publisher s final version of the paper, including all modifications from the peer review process, copyediting and stylistic edits, and formatting changes (usually a PDF) OR A final peer-reviewed manuscript accepted for publication Where to deposit Researchers should deposit in a repository for scientific publications (online archives) of their choice. Institutional repository of the research institution with which they are affiliated OR Subject-based/thematic repository

31

32

33 Vitenskapelige publikasjoner i Web of Science Avgrensing: finansiert av EU eller Forskningsrådet registrert med forfattere fra UiB, UiO eller NTNU andel gull åpen publisering Scientific publications from projects funded by the EU or the RCN Web of Science 2013 EU funded EU OA 827 RCN funded RCN OA [14 %] 38 [17 %] 34 [13 %] 117 [14 %] [10 %] 56 [11 %] University of Bergen University of Oslo NTNU

34 Forskningsrådets prinsipper for åpen tilgang til vitenskapelig publisering. Oppdatert juni 2014 Forskningsrådet krever åpen tilgang til alle vitenskapelige artikler som er resultat av forskning som helt eller delvis er finansiert av Forskningsrådet. Alle artikler med slik finansiering skal egenarkiveres. Dersom vitenskapelige artikler som er resultat av prosjekter helt eller delvis finansiert av Forskningsrådet ikke er egenarkivet i tråd med prinsippene for åpen tilgang, kan Forskningsrådet holde tilbake midler inntil de aktuelle artiklene er egenarkivert. Forskernes rett til selv å velge publiseringskanal for egne vitenskapelige resultater er et viktig aspekt ved den akademiske friheten. Men forskere har også en akademisk forpliktelse til å publisere på en slik måte at fagfellesskapet og allmennheten enkelt får tilgang til disse resultatene. Forskningsrådet oppfordrer derfor forskere som mottar midler om å velge tidsskrift med åpen tilgang (Open Access). Kunnskap for en bedre verden

35 NTNU legger til rette for åpen publisering gjennom vårt eget institusjonelle arkiv, og gjennom et fond for publisering i vitenskapelige tidsskrifter med åpen tilgang på nivå 1 eller 2 i det norske forskningsdokumentasjonssystemet. NTNU skal:

36 Opplasting i NTNUs institusjonelle arkiv Forskningsrådet Registrere i CRIStin Legge til finansiør og deres prosjektkode Laste opp akseptert fagfellevurderte versjon Embargo/Publisering sløyfe tilbake til CRIStin Forskningsrådet henter oversikt direkte EU Registrere i CRIStin Legge til finansiør og deres prosjektkode Laste opp akseptert fagfellevurderte versjon Embargo/Publisering sløyfe tilbake til CRIStin Overføring til EUs OpenAire

37

38 Kunnskap for en bedre verden

39

40

41

42

43 80 NTNUs institusjonelle arkiv PhD-avhandlinger DMF OA Ikke OA

44 Kunnskap for en bedre verden

45 Pr januar 2014:

46

47 Bo-Christer Björk and David Solomon; Open access versus subscription journals: a comparison of scientific impact BMC Medicine 2012, 10:73 doi: /

48 Our results indicate that OA journals indexed in Web of Science and/or Scopus are approaching the same scientific impact and quality as subscription journals, particularly in biomedicine and for journals funded by article processing charges. In summary, gold OA publishing is rapidly increasing its share of the overall volume of peer-reviewed journal publishing, and there is no reason for authors not to choose to publish in OA journals just because of the 'OA' label, as long as they carefully check the quality standards of the journal they consider. BO-CHRISTER BJÖRK AND DAVID SOLOMON; OPEN ACCESS VERSUS SUBSCRIPTION JOURNALS: A COMPARISON OF SCIENTIFIC IMPACT BMC MEDICINE 2012, 10:73 DOI: /

49

50 Bruken av NTNUs publiseringsfond Totalt 18 institutter masterstudenter, stipendiater, postdok, lektorer, 1.amanuenser og professorer

51

52

53 Bli synlig publiser åpent! Kunnskap for en bedre verden