REFERAT FRA STYREMØTE nr. 3/2014 I INTER

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE nr. 3/2014 I INTER kl. 12:15-14:10 Til stede: Øystein Parelius Sondre Omar Arneberg Stian Knudsen Ingrid Nautnes Partizan Duhoki Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk Fredrick Pettersen Ikke til stede: Trine Beate Nilsen Leder Nestleder Økonomiansvarlig Studie- og kvalitetsansvarlig Markedsansvarlig Fagdagsansvarlig Observatør Velferdsansvarlig Sak 9/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: «Styret godkjenner innkallingen og sakslisten.» Sak 10/14 Rapport fra styrets medlemmer RAPPORTER Øystein, leder: Har hatt det travelt med arbeid som studentambassadør i januar-februar. Utarbeidet og levert helårsrapport og helårsplan for styret. Hatt møte med Mats Pettersen (Àjour) vedr. fordeling av representanter mellom Inter og Àjour. Hatt møte med Mats Pettersen (Àjour) og Kristoffer Grorud (Prostud) ang. et felles praksis- og skikkethetsnemd. Viste seg at dette allerede eksisterer, men er inaktivt. Sondre, nestleder: Vært opptatt med en del ekstra oppfølgingsarbeid, og deltatt på lunsj med rådgivningstjenesten og på lederforum ettersom leder har vært opptatt den siste perioden. Har planlagt Tapasaften og koordinert samarbeidet med det forrige Interstyret i den forbindelse. Hatt formøte med studentforeningenes nestledere og forberedt formøte med Inters representanter ifm. Studentting Stian, økonomiansvarlig: Er i prosessen av å skaffe tilgang til studentforeningens konto for å få gjort sine arbeidsoppgaver. Trine, velferdsansvarlig: Ikke tilstede. Ingrid, studie- og kvalitetsansvarlig: Har hatt problemer med intern kommunikasjon vedr. innkalling til SKU-møter. Skal være et SKU-møte i morgen, 12. februar, men mangler konkret informasjon. Side 1 av 8

2 Partizan, markedsansvarlig: Intet å rapportere ifm. arbeid med markedsføring, men har mottatt flere klager på forelesninger i OPA på mandager kl Kan også rapportere om høy etterspørsel på planlagt Tapasaften. Steffen, fagdagsansvarlig: Hatt kontakt med Glenn Forrestgate ifm. fagdag til vårsemesteret Ser for seg at religioners plass i dagens samfunn kan være aktuelt som tema for høstsemesteret Er i prosessen av å undersøke om skolering/kurs fra større organisasjoner om f. eks. debattering, politisk innflytelse i praksis o.l. kan være aktuelt i løpet av styreperioden. Kan i likhet med Ingrid rapportere om dårlig intern kommunikasjon ifm. SKU. Forslag til vedtak: «Styret tar rapportene til orientering.» Sak 11/14 Orienteringssaker Studenthuset UFO Samfunnet gjenåpnes og skifter navn til Studenthuset UFO. Studenthuset vil bli drevet av et privat selskap, med daglig leder og ansvar for skjenkebevilgning, i samarbeid med frivillige studenter. Pr. 27. januar var det 54 frivillige, så det trengs fortsatt flere. Det vurderes derfor tiltak som kan gjøre det å stille som frivillig for Studenthuset mer attraktivt, f. eks. ved å gi gratis vaktkurs eller gratis inngang til konserter mot at frivillige binder seg til arbeid over en viss periode. Utover det vil lokalet fortsette å være gratis til leie for studentforeningenes arrangementer. Studenthuset vil tidligst få skjenkebevilgning 5. mars Studentleder har advart om at for lav aktivitet på Studenthuset i perioden mars-oktober 2014 kan, og vil mest sannsynlig, medføre nedleggelse. SAKSOPPLYSNINGER Øystein: Daglig leder har blitt valgt nå. Generert overskudd fordeles likt mellom det private selskapet og SOB. Det private selskapet har uttrykt at de ikke kommer til å ta ut overskudd før Studenthuset UFO har vist seg å være drivkraftig og genererer et betydelig overskudd. Sondre: Andelen av overskuddet som tilfaller SOB vil, så vidt jeg vet, kunne gis som økonomisk støtte til studentsosiale arrangementer ved Studenthuset UFO etter søknad. Øystein: Det er viktig å merke seg at 5. mars ikke er en offisiell dato for gjenåpning, det kan enda oppstå forsinkelser. Sondre: Styremedlemmene bør også være forsiktige med å omtale advarselen om at lav aktivitet kan medføre nedleggelse da det kan virke negativt på videre markedsføring ifm. Studenthuset UFO. Valg i SOB våren 2014 Valg av ny studentleder og nytt studentstyre gjennomføres ila vårsemesteret Mer informasjon om dette kommer senere. Det skal også velges studentrepresentanter til styret i studentsamskipnaden (StudentiNord). Fem delegater skal velges, hvorav minst en delegat skal være fra UiN og minst en skal være fra HiN. Fire av vervene har en varighet på to år, mens resterende har varighet på ett år. Vervene er krevende, men godt kompenserte. Det er viktig å merke seg at man som studentrepresentant i StudentiNord har personlig ansvar, også økonomisk, for sine handlinger i styret. SAKSOPPLYSNINGER Stian: Nytt studentstyre velges ikke før på høsten. Sondre: Feil i sakspapirene, korreksjon: Mer informasjon om valg av neste studentstyret kommer ila. vårsemesteret. Side 2 av 8

3 På Studentting 4/2013, : - Skal valg av alle styremedlemmer i UKA 15 styret avholdes. - Er det frist for å melde seg som kandidat til valg av seks delegater til Landsmøtet til Norsk Studentorganisasjon (NSO). Delegatene må stille til to møter: o Regionsmøte (Alta, mars 2014) o Landsmøte (Tønsberg, mars 2014) SOBs Dag HHBS v/ Simen Steira forslo på lederforum 27. januar 2014 at alle studentforeninger og undergrupper ved UiN gjenopptar det årlige arrangementet SOBs Dag, dvs. at samtlige stiller med stand i gråsonen, for å synligjøre organisasjonene ovenfor studentene. Forslaget fikk utelukkende god respons i lederforumet og det ble gitt utrykk for at dette bør arrangeres halvårlig. Dette semesteret er SOBs Dag satt til 12. mars. Påmeldingsfrist er 3. mars. SAKSOPPLYSNING Øystein: SOBs Dag vil bli arrangert uavhengig av om studentforeningene bekrefter oppmøte eller ikke. Klage vedr. bruk av Gråsonen Studentstyret har fått en del klager ang. rydding etter stander i gråsonen og minner om gjeldende avtale om bruk av gråsona: - Ved aktivitet skal normal ferdsel ikke hindres - Alle brukere av området plikter å bringe med seg og rydde opp det materiell de bruker, samt forlate tildelt område slik det var før aktivitet. - Plakater, flyers og annet kommersielt materiell skal godkjennes av Studentorganisasjonen i Bodø (SoB) før bruk. - Brukere av tildelt område skal holde seg på tildelt og anvist område og ikke drive aktivitet utenfor denne. Informasjonsskjermer på universitetet Det skal settes opp infoskjermer på universitet som bl.a. kan benyttes av studentforeningene ifm. markedsføring. Forslag til vedtak: «Styret tar orienteringene til orientering.» Sak 12/14 Økonomisk status Økonomiansvarlig, Stian Knudsen, gir en muntlig orientering om Inters økonomiske situasjon. RAPPORT Stian: Kort oppsummert: Vi ligger veldig bra an. Utover det er det svært lite å rapportere ettersom nødvendig tilgang til konto osv. ikke er i orden enda. Ingrid: Har vi funnet ut av de pengene som manglet? Øystein: Det var bare noe som ikke var bokført. Det eneste som kan sies å «mangle» er svinn fra fjorårets arrangementer og det er det ikke noe å gjøre med. Forslag til vedtak: «Styret tar orienteringen til orientering.» Side 3 av 8

4 Sak 13/14 Intern handlingsplan vårsemesteret 2014 På bakgrunn av diskusjonen i forrige styremøte skal det utarbeides en intern handlingsplan for vårsemesteret Forslag til momenter som bør tas opp følger: - Fagdager o F. eks. m/ Glenn Forrestgate - Sosiale arrangementer o Noe nytt? Flere? o Alkoholfrie arrangementer - Undersøkelser av oppfattet studiekvalitet ved FSV o F. eks. av EX150S Dannelsessemesteret - Kontortid o Tidsrom? o Ansvar? - Opprydding i filstruktur og dokumentasjon - Nye passord og koder (kontoret, FB, mail, PCer, osv.) ifm. nytt styre Steffen: Av fagdager for vårsemesteret er det vel kun Glenn Forrestgate som har vært aktuell til nå. Øystein: Så fort Studenthuset UFO får skjenkebevilling kan vi jo arrangere noe der, f. eks. i slutten av april eller begynnelsen av mai. Det er viktig at vi bruker Studenthuset med en gang det er klart for å vise at Inter ønsker et Studenthus. Vi bør også arrangere alkoholfrie arrangementer, f. eks. kunne vi arrangert grilling ute, turer, bading o.l. Stian: Angående alkoholfrie arrangementer: Det er mange studenter med barn på UiN og de etterspør ofte flere barnevennlige arrangementer. Vi kunne f. eks. arrangert en vårfeiring med grilling og forskjellige leker som sekkeløp o.l., si 2. uka i april? Vi må også være der for de studentene som ikke kan eller er interessert i å feste hele tiden. I tillegg kan det være lurt å markedsføre dette via AN. Øystein: Ja, rundt april/mai burde fungere. Til slik markedsføring bør vi bruke Ventus først og fremst, om de trykker det dukker det nok opp i AN i ettertid uansett. Øystein: Ang. undersøkelse av oppfattet studiekvalitet så har jo nettopp NOKUT gjennomført en slik undersøkelse nasjonalt? Sondre: Fikk det som anbefaling av forrige styre. Tenkte spesielt ifm. EX150S Dannelsessemesteret ettersom det er helt nytt. Om vi klarer å få til en undersøkelse om det emnet uavhengig av fakultetet kunne vi gitt klare tilbakemeldinger. Øystein: Kanskje bedre å forsøke med et allmøte f. eks.? Veldig få som deltar på slike undersøkelser så spørs om vi ville fått noe ut av det. Sondre: Så langt i styreperioden har vi operert med kontortid tirsdager kl. 12:00-14:00 og torsdager 13:00-15:00 ettersom det går godt overens med timeplanen til flertallet i styret. Jeg og Trine har tatt det enn så lenge, men vi bør lage en plan for kontortid slik at det ikke blir de samme som tar ansvar for at kontoret er åpent hver gang. Stian: Torsdager passer bra for meg. Kan sitte ekstra på mandager òg fordi jeg uansett kommer til å være her med økonomiarbeid da. Øystein: Jeg kan sitte på kontoret til begge tidene. Forrige styret avtalte stort sett slikt løpende over Facebook. Steffen: Problematisk med det for meg fordi jeg er i fulltidsarbeid ved siden av studiene. Sondre: Vi får ta høyde for det i planleggingen og bør legge opp til å være fleksible. Det viktigste er at noen sitter på kontoret innenfor de planlagte tidene. Øystein: Vi må rydde opp i filstrukturen på PC-ene til Inter. Det må være lett å finne frem alt av dokumentasjon. Det kan også være en god idé å bruke Dropbox slik at man har tilgang til alt uansett hvor man er. Forslag til vedtak: «Leder/nestleder utarbeider en intern handlingsplan for våren 2014 på bakgrunn av diskusjonen i styret.» Side 4 av 8

5 Sak 14/14 Tapasaften 14. mars 2014 Vi har nå fått reservert Grillen til fredag den 14. mars. Det er plass til personer og det koster 260,- for tapas pr. pers. Om vi tar en billettpris på 20,- for 60 stk. kommer kostandene for arrangementet på ,- dersom alle billettene selges. Maten vil stå i kjøleskap eller i varmekontainer, dvs. at maten ikke blir servert og at vi er nødt til å gjøre klart en stund før arrangementet starter. Utover det har vi også mulighet til å betale for rydding og vasking om vi ønsker det, for minimum 1000,-, alt ettersom hvor mye som må gjøres. Hvis vi velger å ta det selv kan det evt. tas før man drar fra Grillen eller dagen derpå, mest sannsynlig innenfor en viss tid. Stian: Finner det økonomisk forsvarlig å betale for rydding og vasking av lokalet. Tapas må bestilles senest torsdag 6. mars. Det kan derfor være en god idé å starte billettsalget så tidlig som mandag 24. februar slik at vi kan vurdere matbestillingen i forhold til billettsalget. Dette betyr at vi ganske snart må starte promotering av arrangementet. Plakater og billetter må trykkes opp, stand i Gråsona må reserveres (7 dager i forveien), info må ut over sosiale medier, osv. Øystein: Svært få studenter kjøper billetter så lang tid før arrangementet. F. eks. solgte Inter nesten alt av billetter til Halloweenfesten i fjor samme dagen som det ble arrangert. Foreslår heller at vi starter billettsalget 3. mars. Det blir helt sikkert utsolgt uansett, det er bare plass til 60 personer. Nå må det altså gjøres en ansvars- og arbeidsfordeling, planer må ferdigstilles og promoteringen må begynne slik at dette blir et vellykket arrangement! Øystein: Markedsansvarlig må få bestilt plakater og billetter fra Trykkeriet og opprette en Facebook-event ila. neste uke. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner arrangering av Tapasaften den 14. mars 2014 for inntil 60 studenter fra FSV med de priser og kostnader som ble fremstilt i sakspapirene samt kostnadene av rydding og vasking i etterkant. Markedsansvarlig settes til å opprette event på Facebook for arrangementet, og til bestilling av plakater og billetter fra Trykkeriet under forutsetningen at Trykkeriets designforslag godkjennes av styret. Styret starter markedsføringen av arrangementet i uke 8 og billettsalg den 3. mars.» Sak 15/14 Samarbeid med Nugla ifm. Havets Døgn 9. april 2014 Nugla ønsker et samarbeid med oss ifm. Havets døgn. De ønsker tilbakemelding på hvilken vinkling vi ønsker på foredragene ifm. arrangementet slik at dette blir mest mulig aktuelt for også våre studenter. De ønsker også at vi deltar i markedsføringen av arrangementet i forkant dersom vi har interesse for det. Start UiN og HBS er for øvrig også involvert. Se vedlegg for mer informasjon om arrangementet. SAKSOPPLYSNING Øystein: På lederforum 10. februar presiserte Nugla at de ønsker at vi arrangerer en liten del av Havets Døgn, f. eks. nachspiel på Kjeller n. Nugla står i så fall for utgiftene, de ønsker kun at vi skal organisere og planlegge en del av arrangementet. Når det kommer til markedsføring gjelder det hovedsakelig å spre informasjon gjennom sosiale medier, Inter-siden på Facebook bl.a. og at vi ellers gir informasjon til studentene. Side 5 av 8

6 Stian: Hvem tar seg av renhold etter nachspielet om vi organiserer det? Ikke interessert i sitte igjen med den jobben. Øystein: Ikke jeg heller, det er uaktuelt. Ellers positiv til samarbeidet, det er viktig at vi viser at studentforeningene kan jobbe sammen for studentvelferden. Forslag til vedtak: «Leder/nestleder utarbeider svar til Nugla på bakgrunn av diskusjonen i styret.» Sak 16/14 «Fagdagsbegrepet» Fagdagsansvarlig, Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk, utrykker i handlingsplanen for Inter 2014 at «fagdagsbegrepet» er dårlig egnet til å markedsføre disse arrangementene. Sondre: Fremfor å forsøke å finne noe nytt å kalle det kan det være en fordel å heller bare markedsføre rundt det, dvs. at vi heller fokuserer på det aktuelle tema osv. Steffen: Ja, så kan vi heller bare la være å bruke ordet «fagdag». Øystein: Vi bør også vektlegge det sosiale rundt selve forelesningen(e), f. eks. mingling og matservering, ut på Studenthuset etterpå o.l. Forslag til vedtak: «Styret tar problemstillingen til orientering og vil ta hensyn til momentene som kom frem i diskusjonen i styret under fremtidig markedsføring.» Sak 17/14 Styregensere Styregensere kan bidra til å gjøre styremedlemmene i Inter mer synlig ute blant studentene. Dette kan være nyttig ifm. stands i Gråsona generelt og SOBs Dag spesielt, og naturligvis til fadderperioden til høsten. Om styret stiller seg positivt til dette bør bestilling skje snarest slik at genserne er klare til SOBs Dag 12. mars. Sondre: Basert på møterapporter fra studentstyret ser det ut til at slike gensere normalt koster rundt 300,- pr. genser. Burde være uproblematisk å kjøpe inn. Stian: Ser ingen problemer med det ift. Inters økonomiske situasjon. Jeg kan undersøke videre. Forslag til vedtak: «Styret setter økonomiansvarlig til å kartlegge innkjøp av styregensere under forutsetningen at styret blir holdt løpende oppdatert om dette og godkjenner designet.» Sak 18/14 Styrefest med Interstyret 13 Har vært snakk om å få til en styrefest med forrige styret i løpet av februar. Fredag 14. eller lørdag 15. har blitt foreslått. Gyllen mulighet til å få ryddet opp på kontoret og pantet flasker i forkant dersom vi vorser der. Forslag til vedtak: «Styret rydder opp på kontoret og i lagerenheten til Inter 13. feb 13:00-15:00, og tar planleggingen av styrefesten videre til Interstyret 13.» Side 6 av 8

7 Sak 19/14 Møteplan for våren 2014 For å sikre at samtlige styremedlemmer skal ha best mulig forutsetninger for å møte til alle styremøter foreslås det at det lages en møteplan for hele vårsemesteret. Forslag til møteplan for våren 2014 Styremøter avholdes den andre tirsdagen i hver måned. Styremøte 4/ mars Kl. 12:15 Styremøte 5/ april Kl. 12:15 Styremøte 6/ mai Kl. 12:15 Styremøte 7/ juni Kl. 12:15 Øystein: Ser greit ut så lenge vi kan avtale flere møter om det er behov for det. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner møteplanen med de endringer og tillegg som fremkommer.» Strykes. Nytt forslag til vedtak: «Styret godkjenner møteplanen under forutsetningen at nye møter kan tilføyes planen etter behov.» Sak 20/14 Eventuelt Eventuelt-sak 1: Rapport fra møte med Fadderstyret 2014 Fremstilt av Fredrick Pettersen Fadderlederne til Inter 2014 hadde ikke anledning til å stille på møte med Fadderstyret 2014 den 11. februar kl. 12:00 grunnet praksis, og Fredrick Pettersen stilte dermed som representant for dem. RAPPORT Fredrick: Nugla og Àjour har så langt ikke fadderledere. Prostud stilte ikke til møtet. Møtet var kort, uten noen agenda. Fadderstyret lurte på hvor mange faddere vi trenger. Anslo mellom stk. Det ble litt diskusjon rundt arrangementene i fadderperioden, f. eks. ønsket BOSI å avholde nattfotball, men Fadderstyret fikk streng beskjed om at det er Inters arrangement. Fadderstyret virker dessverre uerfarne, og det er dermed viktig at Inters fadderledere og Interstyret samarbeider om å følge dem opp videre i planleggingen. Utover det planlegger de å drive fadderrekruttering på SOBs Dag. De lurte også på om Inter planla å avholde noen flere arrangementer enn de faste. Øystein: Ang. flere arrangementer i fadderperioden: Ingenting foreløpig, muligens noe ad-hoc. Nattfotball er et stort og tidkrevende arrangement. Forslag til vedtak: «Styret tar rapporten til orientering. Nestleder videreformidler rapporten til Inters fadderledere.» Side 7 av 8

8 Eventuelt-sak 2: Arbeidsutvalg Fremstilt av økonomiansvarlig, Stian Knudsen Styret bør opprette egne arbeidsutvalg for velferdsansvarlig og fagdagsansvarlig i styret for å senke arbeidsmengden i perioder med høy aktivitet. Det bør òg formelt opprettes et arbeidsutvalg til styret, bestående av styrets leder, nestleder og økonomiansvarlig. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner opprettelsen av egne arbeidsutvalg underlagt velferdsansvarlig og fagdagsansvarlig samt opprettelsen av et arbeidsutvalg til styret.» Eventuelt-sak 3: Innkjøp av bærbar PC til Inter Fremstilt av leder, Øystein Parelius, og økonomiansvarlig, Stian Knudsen Det er såpass store problemer med PC-ene på Interkontoret at styret bør investere i en ny bærbar PC til bruk på kontoret. Foreslår en øvre kostnadsgrense på 4000,-. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner innkjøp av bærbar PC til bruk på Interkontoret for inntil 4000,- under forutsetningen at PC-en kjøpes på tilbud og er egnet til ordinært kontorarbeid.» Eventuelt-sak 4: Mulig UKA 15 utsettelse Fremstilt av nestleder, Sondre Omar Arneberg Det er fare for at valgkomiteen ikke vil ha funnet nok kvalifiserte kandidater til valg av UKA 15-styret på Studentting Dersom det er tilfelle vil Studenttinget mest sannsynlig ta stilling til om en skal utsette arrangeringen av UKA til Hvordan stiller styret seg til utsettelse av arrangementet? Forslag til vedtak: «Flertallet i styret stiller seg positivt til UKA 15 dersom et kvalifisert styre fremstilles.» Møtet hevet kl. 14:10. Bodø, 11. februar 2014 Side 8 av 8