REFERAT FRA STYREMØTE nr. 4/2014 I INTER

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE nr. 4/2014 I INTER kl. 12:15-13:51 Til stede: Øystein Parelius Sondre Omar Arneberg Stian Knudsen Ingrid Nautnes Partizan Duhoki Hanne Margrethe Rian Hanne Fredrikke Bjørnstad Ikke til stede: Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk Trine Beate Nilsen Leder Nestleder Økonomiansvarlig Studie- og kvalitetsansvarlig Markedsansvarlig Observatør Observatør Fagdagsansvarlig Velferdsansvarlig Sak 21/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Forslag til vedtak: «Styret godkjenner innkallingen og sakslisten.» Sak 22/14 Supplering av fadderleder i Inter En av fadderlederne i Inter, Anette Storvik, har måttet trekke seg fra sitt verv som fadderleder i Inter av helsemessige årsaker. Hanne Fredrikke Bjørnstad ønsker å stille til dette vervet. Forslag til vedtak: «Styret supplerer Hanne Fredrikke Bjørnstad inn som fadderleder i Inter ved akklamasjon.» Sak 23/14 Planlegging av SOBs Dag SOB arrangerer SOBs Dag onsdag den 12. mars og styret skal naturligvis stille med stand for å informere studenter om foreningen. I tillegg har fadderleder for Inter, Hanne Margrethe Rian, utrykt interesse for å delta på dette for å rekruttere faddere til fadderperioden høsten Side 1 av 6

2 Ettersom arrangementet kan bidra til å synliggjøre foreningen bør styret utarbeide en plan for denne dagen. Egne plakater, flyers og styregensere kan være nyttig til dette. Diskuter. Øystein: Kan bruke rollupen ved B-trappa. Kan kjøpe inn en del twist, det trekker folk! Sondre: Kan forsovet servere noe kaffe og, folk står jo i kø for det like ved uansett. Hanne Margrethe: Har SOB markedsført noe i det hele tatt? Har ikke hørt om det andre steder. Sondre: Nei, ingenting enda, foreningen fikk først «formell» forespørsel om å delta for et par dager siden. Øystein: SOBs Dag er svært, det blir helt sikkert lagt merke til. Hanne Margrethe: Har vi noen gensere til fadderledere som vi kan bruke? Sondre: Nei, om vi kunne fått ordnet noe hadde det vært bra, viktig at de to fadderlederne er synlige ifm. fadderrekrutteringen. Stian: Jeg kan stikke innom JB Reklame på fredag og ordne to t-skjorter med logo og tekst. Burde være klart til da. Sondre: Styregenserne derimot blir som kjent ikke klare til SOBs Dag. Sondre: Hvem kan delta på SOBs Dag? Fra kl. 08:45 til 15:30. Stian: Kan frem til kl. 12. Partizan: Jeg kan ikke, har forelesning. Sondre: Resten kan, men usikkert med Steffen, skal høre med han. Fått beskjed fra Trine at hun kan være med tom. Kl. 11. Forslag til vedtak: «Styret påbegynner forberedelser til SOBs Dag på bakgrunn av diskusjonen i styret og ønsker fadderlederne i Inter velkommen til å delta for å rekruttere faddere til fadderperioden høsten Styret setter økonomiansvarlig, Stian Knudsen, til å kjøpe inn t-skjorter til fadderlederne innen fredag 7. mars.» Sak 24/14 Rapport fra styrets medlemmer LEDER, ØYSTEIN PARELIUS - Møte med markedsansvarlig fra HHBS vedr. foreningens arbeid for å øke engasjement blant studentene samt muligheter for samarbeid mellom foreningene i slikt arbeid. - Møte med ledelsen vedr. Studenthuset UFO («UFO-middagen») for å diskutere bl. a. drift, muligheter, arrangementer og foreningenes bidrag til dette - Lederforum, bl. a. ang. SOB og organisasjonens fremtid, foreningenes aktiviteter og koordinering mellom dem. - En del ledermøter samt uformelle møter med HHBS og NUGLA. Ang. samarbeid med NUGLA ifm. Havets Døgn skal vi arrangere nach på Kjellern (ryddes med Nugla). - Hastemøte vedr. felles valgorgan. Studentparlamentet i Narvik har ikke svart på høringsbrev o.l., så nå kjøres det hardt mot hardt, dårlige utsikter for samarbeid nå. - Ellers fått oppdaterte vedtekter for INTER fra kontrollkomiteen. Jobber med å finne årsmøterapporter fra INTER for å få orden på vedtektene. Også funnet en aktuell Inter-PC og kjøper inn denne fredag 7. mars. NESTLEDER, SONDRE OMAR ARNEBERG - Formøte med Inters studenttingsrepresentanter og studentting 4/ Vært i kontakt med Ann-Kristin Evjen fra StudentiNord ifm. Tapasaften. - En av fadderlederne i Inter har trukket seg av helsemessige årsaker, ny kandidat ordnet. - Møtt med tillitsvalgt for sosialt arbeid, kull 2013 høst, ifm. søknad på støtte om midler til klassefest 4. mars. ØKONOMIANSVARLIG, STIAN KNUDSEN - Betalt regninger og ryddet opp i regnskap, papirer, osv. - Betalt en forfalt regning som dukket opp fra i fjor. - Ordnet tilgang til konto. - Ordnet med styregensere og fremmet designforslag. Side 2 av 6

3 VELFERDSANSVARLIG, TRINE BEATE NILSEN Ikke tilstede, nestleder kan rapportere følgende på vegne av henne: - Møte med velferdsansvarlig i SOB ang. alkoholfritt, barnevennlig arrangement i april. - Deltatt på velferdsforum 4. mars. Info fra møtet: - Vaffeltirsdager på UFO, foreningene stiller hver 5. uke. - SOBs Dag 12. mars 09:45-15:30. - Åpningsfest for UFO 14. mars m/ konsert. + konsert 15. mars april, eks-russefest på UFO (HHBS). - 5 mai (?), St. Patricks Day på UFO (AJOUR) mai, fest på UFO (SOB?) mai, arrangement av SOB (jubileum). - Pris for fremragende undervisning + ildsjelkampanjen ønskes nominasjoner, videreformidle (Frist april? Nærmere dato kommer) STUDIE- OG KVALITETSANSVARLIG, INGRID NAUTNES - Fortsatt dårlig internkommunikasjonen med SKU. - Tatt kontakt med FSV ang. oversikt over tillitsvalgte. FSV utarbeider liste etter midtveisevaluering., men tenker heller å finne ut av det selv før den tid. MARKEDSANSVARLIG, PARTIZAN DUHOKI - Bestilt billetter og plakater samt opprettet FB-event til Tapasaften. - Tenkt til å skaffe liste over studenter ved FSV for å invitere disse. FAGDAGSANSVARLIG, STEFFEN-JOHAN JAKOBSEN HALSBAKK Ikke tilstede, nestleder kan rapportere følgende basert på tidl. meldinger fra han: - Vært i kontakt med Glenn Forrestgate ifm. fagdag våren Forsøkt å kontakte Redd Barna og Stine Sofies Stiftelsen ifm. fagdagen uten hell. Forslag til vedtak: «Styret tar rapportene til orientering.» Sak 25/14 Økonomisk status Økonomiansvarlig, Stian Knudsen, holder en muntlig orientering om Inters økonomiske situasjon. RAPPORT Stian: Kontroll på regnskap nå og det er ingen utestående betalinger. Ellers er den økonomiske situasjonen uforandret. Forslag til vedtak: «Styret tar orienteringen til orientering.» Sak 26/14 Søknad om støtte til klassefest for Sosialt Arbeid & Barnevern Tillitsvalgt for bachelor i sosialt arbeid (kull 2013 høst), Julie Kristine Nielsen, har på vegne av medstudenter søkt støtte om midler til et sosialt arrangement for førsteårsstudentene på sosialt arbeid og barnevern. Arrangementet skal være en klassefest med formål om at disse studentene skal bli bedre kjent, og vil avholdes lørdag 5. april på Grillen for rundt 70 studenter. På bakgrunn av dette søkes støtte om midler pålydende inntil kr 1 000,- for å dekke kostnadene av snacks og felles alkoholfri drikke til arrangementet. Normalt leies ikke Grillen ut til klassefester uten matservering. Kantinesjef ved SiN, Espen Hovland, har derimot sagt seg villig til å gjøre ett unntak dersom studentforeningen Inter tar på seg ansvaret for å dekke eventuelle erstatningskrav dersom det utleide lokalet eller tilhørende materiell skades eller ødelegges som følge av arrangementet. Side 3 av 6

4 Stian: Helt uproblematisk økonomisk. Øystein: Forsovet gjort det helt klart at vi vil kreve full tilbakebetaling dersom det blir erstatningskrav som følge av arrangementet, uansett hvordan det ordnes. Forslag til vedtak: «Styret innvilger kr 1 000,- for å dekke kostnader av snacks og felles alkoholfri drikke til klassefesten for sosialt arbeid og barnevern, kull 2013 høst, 5. april 2014 under forutsetningen av støtten brukes til det formålet som her er vedtatt og at dette kan dokumenteres.» Forslag til vedtak: «Styret stiller som garantist for bruk av Grillen til klassefesten 5. april og vil dekke erstatningskrav dersom det skulle oppstå som følge av eventuelle skader på det utleide lokalets bygningsmasse eller tilhørende materiell under forutsetning av at summen blir tilbakebetalt av den eller de som står ansvarlige for skader med erstatningskrav som følge.» Sak 27/14 Tapasaften 14. mars 2014 Tapasaften nærmer seg og billettsalget settes i gang, noe forsinket, torsdag 6. mars. Vi har stand i Gråsona 6, 10, 11. og 14. mars kl. 12:00-14:00 til dette, og i tillegg kan det selges billetter fra standen vår på SOBs Dag 12. mars. Hvem som skal sitte når er det eneste som gjenstår å bestemme. Stian: Jeg får beskjed om jeg jobber senere i dag, gir beskjed når jeg kan. Sondre: Fått beskjed av Trine at hun kan sitte mandag 10, fredag 14, og evt. torsdag 6. mellom kl. 12:00 og 13:00. Hvordan skal vi gjøre det med billettkontroll forresten? Øystein: Går fint å ta det litt ad-hoc, bare bytt på å sitte ved døra på starten av kvelden, gi stempel og sånt. FORSLAG TIL TIDSPLAN FOR BILLETTSALG Fremstilt av Sondre Omar Arneberg TORSDAG 6. mars 12:00-14:00 Partizan MANDAG 10. mars 12:00-14:00 Øystein, Trine TIRSDAG 11. mars 12:00-14:00 Øystein, Sondre ONSDAG 12. mars 08:45-15:30 SOBs Dag FREDAG 14. mars 12:00-14:00 Ingrid, Partizan, Sondre, Trine En annen sak; så langt er kun ca. 40 stk. invitert til eventen på Facebook. Det bør være uproblematisk å bruke dette mer aktivt i markedsføringen. Så fort oversikt over tillitsvalgte ved FSV foreligger kan for eksempel disse kontaktes for å få invitert flere og spre informasjon om arrangementet. Partizan: Jeg ordner liste over alle studenter ved FSV og inviterer de. Øystein: Jeg inviterer de jeg kjenner ved fakultetet ASAP ZULU HONOLULU. Til slutt, om styret ønsker at kantinepersonalet skal dekke opp på Grillen i forkant av arrangementet koster det kr 15,- pr. pers. Om styret finner det økonomisk forsvarlig kan det bestilles samtidig som vi bestiller tapasen. Fristen for dette er fredag 7. mars, men for sikkerhets skyld bør bestillingen gjøres i dag etter styremøtet. Stian: Synes oppdekking av bord er en unødvendig utgift. Side 4 av 6

5 Øystein: Jepp, kan ta det selv, evt. bare la folk hente tallerkener og bestikk fra tralla selv. Trenger ikke være så formelt. Sondre: Ok, jeg ordner bestilling og avtaler med Kantina nå etter møtet. Mulig tapasbestillingen blir mye billigere enn først antatt, gir beskjed så fort det er avklart. Forslag til vedtak: «Styret fortsetter forberedelsene til Tapasaften 14. mars på bakgrunn av diskusjonen i styret.» Sak 28/14 Alkoholfritt, barnevennlig fellesarrangement i april 2014 På bakgrunn av diskusjon under styremøte 3/2014, hvor styret utrykte ønske om å avholde et alkoholfritt, barnevennlig fellesarrangement i april, er det behov for at styret diskuterer mulighetene for arrangementet. Alle innspill vil være nyttige for å få gang i planleggingen, men først og fremst må en eventuell dato for arrangementet settes. Ingrid: Kan ta det enten uka før eller etter påsken? Øystein: Siste uka i april er kanskje bedre? Leie av Pelle Politibil kan fort bli dyrt forresten, mener man må betale timelønnen til den eller de som stiller fra Politiet. Brannvesenet stiller visstnok med brannbil gratis til sånne arrangementer. Sondre: Siste uken i april høres bra ut. Øystein: Foreslår at vi ikke setter en fast dato nå ettersom man først må vite når politi eller evt. brannvesen er ledige til arrangementet. Vi bør heller gi velferdsansvarlig fullmakt til å planlegge å ha et arrangement innenfor den angitte perioden, dvs. i løpet av den siste uken i april (Red: 28. april - 4. mai). Forslag til vedtak: «Styret gir velferdsansvarlig, Trine Beate Nilsen, fullmakt til å avgjøre på hvilken dato det alkoholfrie, barnevennlige arrangementet skal avholdes innenfor perioden mellom 28. april og 4. mai.» Sak 29/14 Fagdag våren 2014 Fagdagsansvarlig, Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk, ønsker at styret skal ta stilling til hvilken dato fagdagen for våren 2014 bør avholdes slik at han kan utarbeide et forslag til neste ordinære styremøte på bakgrunn av det og samtale med Glenn Forrestgate. Aktuelle datoer er innenfor perioden mellom 1. april og 14. mai. Partizan: Heller første april enn 14. mai. Øystein: Enig, april er en bedre måned enn mai mtp. eksamensperioden. Før eller etter påske? Ingrid: Før? Siden vi har arrangement etter påske. Øystein: En av de to første ukene i april da. Tenker vi gir fagdagsansvarlig fullmakt til å bestemme en dato innenfor 1-4. april slik at han kan koordinere med andre mulige aktører som kan delta på fagdagen, som Redd Barna f. eks. Ingrid: Kanskje det kan være aktuelt å leie inn en foreleser innenfor den aktuelle profesjonen og? Så får vi med den vinklingen på saken og. Øystein: Tenker at alle styremedlemmene bør undersøke om det er noen aktuelle aktører som kan delta på arrangementet for å bistå fagdagsansvarlig i planleggingen. Forslag til vedtak: «Styret gir fagdagssansvarlig, Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk, fullmakt til å avgjøre på hvilken dato fagdagen for våren 2014 skal avholdes innenfor perioden mellom 1. og 4 april.» Side 5 av 6

6 Sak 30/14 Godkjenning av referat fra styremøte 3/2014 Referatet er vedlagt sakspapirene. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner referatet fra styremøte 3/2014 med de endringer og tillegg som fremkommer.» Sak 31/14 Eventuelt Møtet hevet 13:51 Bodø, 5. mars 2014 Side 6 av 6