STYREMØTE nr.11/2014 I INTER

Transkript

1 STYREMØTE nr.11/2014 I INTER kl. 16:30 Til stede: Sondre Omar Arneberg Anette Storvik Trine Beate Nilsen Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk Ingrid Nautnes Ikke til stede: Hanne Margrethe Rian André Arnestad Leder Økonomiansvarlig Velferdsansvarlig Fagdagsansvarlig Fag- og kvalitetsansvarlig Nestleder Markedsansvarlig Sak 77/14 Godkjenning av innkalling og saksliste SAKER TIL EVENTUELT Steffen: Ønsker at styret tar stilling til muligheten for å gi en donasjon til Sex og Politikk. Sondre: Foreslår at styret godkjenner at eventueltsaken behandles. Sondre: Foreslår også at vi flytter sak 85/14, Resterende fagdager høsten 2014, til før Sak 83/14, Godkjenning av halvårsrapport 2014, slik at revidert aktivitetsplan kan endres ihht resultatet av styrets behandling av sak 85/14. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner innkallingen og sakslisten.» Side 1 av 7

2 Sak 78/14 Rapport fra styrets medlemmer LEDER, SONDRE OMAR ARNEBERG - Utarbeidet sakspapirer til styremøte 11/ Utarbeidet referater fra styremøte 9/2014 og 10/ Utarbeidet foreningens halvårsrapport samt revidert aktivitetsplan og budsjett. - Deltatt på lederformøte til årsmøte i SOB 16. september Avholdt formøte til årsmøte i SOB med Inters representanter 16. september Deltatt på årsmøte i SOB 17. september Vært i kontakt med Prostud vedrørende samarbeid om Valentourettes. - Vært i kontakt med SAIHs og Fos lokallag vedrørende mulig samarbeid om temakveld. - Deltatt på fakultetsstyremøte i FSV 29. september Fått bedret mye av foreningens interne dokumentasjon, regnskap spesielt. - Registrert endringer i Brønnøysunds enhetsregister, inkludert ny signaturtildeling. - Fått overført fullmakt til å disponere foreningens konto til leder. Økonomiansvarlig for fullmakt førstkommende fredag. NESTLEDER, HANNE MARGRETHE RIAN Ikke tilstede. ØKONOMIANSVARLIG, ANETTE STORVIK - Intet å rapportere. Avventer overføring av fullmakt til å disponere konto og opplæring. VELFERDSANSVARLIG, TRINE BEATE NILSEN - Deltatt på formøte til årsmøte i SOB. - Deltatt på årsmøte i SOB. FAGSDAGSANSVARLIG, STEFFEN-JOHAN JAKOBSEN HALSBAKK - Deltatt på årsmøte i SOB. - Arbeidet med å få på plass planlagte fagdager. MARKEDSANSVARLIG, ANDRÉ ARNESTAD Ikke tilstede. FAG- OG KVALITETSANSVARLIG, INGRID NAUTNES - Kan melde om at Dannelsessemesteret fortsatt har mange utfordringer, spesielt tekstseminarene. Forrige tirsdag møtte for eksempel ikke seminarleder på et seminar, uten å gi beskjed på forhånd. Gruppen ligger nå en uke bak alle andre seminargrupper. Kommunikasjonsseminaret har også nesten utelukkende kun hatt bachelorstudenter som seminarledere. Kun et seminar hadde seminarleder ansatt ved FSV (førsteamanuensis). Den faglige kvaliteten har som følge vært svært lav. Forslag til vedtak: «Styret tar rapportene til etterretning.» Sak 79/14 Økonomisk rapport Leder, Sondre Omar Arneberg, holder en muntlig orientering om den økonomiske rapporten. Nåværende driftsresultat kr ,99 Side 2 av 7

3 Nåværende beholdning Inngående balanse Kasse kr ,00 Kasse kr ,00 Bank kr ,91 Bank kr ,90 Egenkapital kr ,91 Egenkapital kr ,90 Inntekter Beskrivelse Budsjett Regnskap Budsjettavvik % belegg ihht budsjett Støtte/Fakultetet/SOB kr ,00 kr 6 519,00 kr ,00 14,17 % Renter og gebyrer kr 85,00 kr - kr -85,00 0,00 % Arrangementer sosialt kr ,00 kr 2 078,00 kr ,00 4,95 % Fadderperiode høst kr ,00 kr ,00 kr 4 894,00 132,63 % Sponsormidler kr - kr - kr - Sum inntekter kr ,00 kr ,00 kr ,00 27,64 % Utgifter Beskrivelse Budsjett Regnskap Budsjettavvik % belegg ihht budsjett Drift/div/kontorrek. kr 7 000,00 kr 4 835,00 kr ,00 69,07 % Fagdager kr ,00 kr ,06 kr ,94 56,69 % Gaver/Interne arrangement kr 9 000,00 kr 2 815,00 kr ,00 31,28 % Profilering kr ,00 kr ,75 kr 2 248,75 114,05 % Renter og gebyrer kr 300,00 kr 163,00 kr -137,00 54,33 % Arrangementer sosialt kr ,00 kr ,00 kr ,00 225,82 % Fadderperiode høst kr ,00 kr ,18 kr 1 121,18 107,47 % Sum utgifter kr ,00 kr ,99 kr ,01 98,56 % Forslag til vedtak: «Styret tar rapporten til etterretning.» Sak 80/14 Orienteringssaker Årsmøte i SOB 17. september Leder, Sondre Omar Arneberg, gir en kort muntlig orientering om resultatene av Årsmøte i SOB den 17. september Side 3 av 7

4 Status tillitsvalgtordningen Leder, Sondre Omar Arneberg, gir en kort muntlig orientering om status på tillitsvalgtordningen ved FSV. Status evaluering av fadderperioden Leder, Sondre Omar Arneberg, gir en kort muntlig orientering om status på evalueringen av fadderperioden høsten Forslag til vedtak: «Styret tar orienteringene til orientering.» Sak 81/14 Halloweenfesten 31. oktober 2014 Planlegging av Halloweenfesten tas opp som diskusjonssak i styret. Velferdsutvalget blir etablert i dag, den 30. september Det vil bli avholdt et møte med de som velges inn før neste styremøte, kl. 16:30 onsdag 8. oktober Det foreslås at medlemmer av velferdsutvalget gis gratis inngang på de arrangementene de bidrar til å gjennomføre. OPPSUMMERING Stor satsning på pynting av lokalet o Mye bør bestilles over nett, billigere, større utvalg. o All pynt som kan gjenbrukes skal lagres til fremtidige halloweenfester. o Svarte scenetepper til å dekke vegger i storsalen. o Storsalen deles slik at 2/3 av salen brukes til sitteplasser, beer pong, biljard og lignende. Resterende brukes som dansegulv foran scenen. o Flere bord og sitteplasser i storebaren og lillebaren. o Egne lykter for å sette stemningen samt belyse sitteplasser o.l. i storsalen. Billettsalget begrenses til 450 av 650 billetter. Flere billetter kan selges etter behov, enten i forkant eller i døra. Hensikten er å ikke overfylle lokalet. Jellyshots i forskjellige farger som velkomstdrink. Undersøke muligheten for egen barmeny (temadrinker). o Ifm. beer pong bør mulighetene for å selge øl i mugger undersøkes. Det bør settes opp mobilbar i storsalen for å lette trykket i store- og lillebaren. Det er ønske om at det arrangeres et fellesvors. Ifm. kåring av beste kostyme kan f. eks. Thomax annonsere dette ved midnatt. Dørene åpnes 22:00. Forslag til vedtak: «Styret tar med seg momentene som kom frem av diskusjonen under saksbehandlingen i det videre arbeidet med Halloweenfesten 2014.» Sak 82/14 Valentourettes november 2014 Leder, Sondre Omar Arneberg gir en kort muntlig orientering om muligheten for å arrangere en konsert med Valentourettes i løpet av november Konserten vil, om styret vedtar å avholde den, arrangeres i samarbeid med Prostud og Studenthuset UFO. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner at foreningen inngår et samarbeid med Prostud og Studenthuset UFO om å arrangere en konsert med Valentourettes i løpet av november Kostnadsrammen for arrangementet settes til kr ,-. Styret understreker viktigheten av at billettprisen for studenter holdes så lav som mulig.» Side 4 av 7

5 Sak 83/14 Resterende fagdager høsten 2014 Styret må ta stilling til når planlagt fagdag skal avholdes samt hva temaet for denne skal være. For øvrig har leder av UiNs FO-studentlokallag foreslått av vi kan inngå et samarbeid med dem og lokallaget til SAIH om en fagdag/temakveld om Støttekomiteen for Vest- Sahara. Steffen: Foreslår av vi inviterer lokale ungdomspartier, fagforeninger og lignende til fagdager/temakvelder. Flere av temaene vil uten tvil være relevante for disse. For øvrig mener jeg IS-temakvelden bør flyttes til våren, slik at vi får den høye kvaliteten styret har etterspurt på denne. Minotenk kan for så vidt også forelese da og, så gjør vi en stor fagdag ut av det. Sondre: Høres bra ut. Skal vi gå for Wayback i stedet da? Evt. Incestsenteret i Mosjøen om Wayback ikke er ledige? Det oppfattes bred enighet om dette og styret setter som mål å avholde førstkommende fagdag mellom 17. og 21. november uten at det legges føringer på dette i vedtaket. Sondre: Har som nevnt i rapport fra styrets medlemmer vært i kontakt med SAIHs og FOs lokallag vedrørende mulighetene for å samarbeide om en temakveld denne høsten. Mer info om det når det foreligger. Forslag til vedtak: «Styret setter fagdagsansvarlig, Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk, til å starte forarbeidet til en fagdag/temakveld med Wayback, eventuelt med Incestsenteret i Mosjøen dersom Wayback ikke er ledige, i løpet av november 2014.» Sak 84/14 Godkjenning av halvårsrapport 2014 Vedlagt er Inter halvårsrapport. Rapporten omhandler foreningens halvårsregnskapet og gjennomførte aktiviteter i vårsemesteret 2014, samt revidert aktivitetsplan og budsjett. Det foreslås at styret behandler revidert aktivitetsplan og budsjett under samme sak. OPPSUMMERING AV ENDRINGER Legg til informasjon om tidligere økonomiansvarlig, Stian Knudsen. Endre alt vedrørende Valentourettes slik at det fremgår at styret ikke lenger vurderer, men skal arrangere konserten. Oppdater informasjon om planlagte kategori A (Fagdager) aktiviteter i revidert aktivitetsplan slik at disse stemmer overens med resultatet av sak 83/14. I revidert budsjett økes inntekter fra Fadderperiode høst til ,- og utgifter for Profilering økes til ,-. Sondre: Foreslår av vi stryker forslag til vedtak og gjør vedtak på godkjenning av halvårsrapporten og forslag til revidert aktivitetsplan og budsjett hver for seg. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner Inters halvårsrapport samt revidert aktivitetsplan og budsjett for 2014.» Strykes. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner revidert aktivitetsplan og budsjett med de endringer og tillegg som fremkom i styremøtet.» Forslag til vedtak: «Styret godkjenner Inters halvårsrapport for vårsemesteret 2014.» Side 5 av 7

6 Sak 85/14 Avvikling av intern handlingsplan Da revidert handlingsplan i foreningens halvårsrapport nå omfatter all planlagt aktivitet for resten av styreperioden foreslås det å avvikle ordningen med intern handlingsplan. Forslag til vedtak: «Styret avvikler ordningen med intern handlingsplan med umiddelbar virkning.» Sak 86/14 Fagdagsutvalget Ref. styrets vedtak i sak 69/14 vedrørende Velferdsutvalget foreslås det at samme valgordning benyttes for fagdagsutvalget. Forslag til vedtak: «Styret gir styrets arbeidsutvalg samt fagdagsansvarlig fullmakt til å velge inn medlemmer til foreningens fagdagsutvalg.» Sak 87/14 SKU Ledelsen ved fakultetet har etterspurt opplysninger om våre nåværende representanter i studie- og kvalitetsutvalget (heretter SKU). Leder, Sondre Omar Arneberg, innstiller Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk og Ingrid Nautnes som representanter til SKU. Det må også nevnes at fakultetet enda er under inntrykk av at Egil Johan Mathisen har vært SKU-representant frem til nå, på tross av gjentatte beskjeder om at Ingrid tok hans plass. Steffen: Jeg ønsker ikke å stille til gjenvalg da jeg må redusere antall verv. Sondre: Foreslår at styrets arbeidsutvalg gis fullmakt til å supplere inn en representant. Tenker Dino Omerovic kan være en god kandidat. Forslag til vedtak: «Styret velger Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk og Ingrid Nautnes som Inters representanter i studie- og kvalitetsutvalget.» Strykes. Forslag til vedtak: «Styret velger Ingrid Nautnes som Inters representant i studie- og kvalitetsutvalget og gir styrets arbeidsutvalg fullmakt til å supplere inn til det gjenværende representantvervet.» Sak 88/14 Godkjenning av referater Referatene fra styremøte 9/2014 og 10/2014 er vedlagt sakspapirene. Forslag til vedtak: «Styret godkjenner referatene fra styremøte 9/2014 og 10/2014 med de endringer og tillegg som fremkommer.» Side 6 av 7

7 Sak 89/14 Eventuelt Eventuelt-sak 1: Donasjon til Sex og Politikk ifm. fagdag 9 september 2014 Fagdagsansvarlig, Steffen-Johan Jakobsen Halsbakk, orienterer. Steffen: Ettersom Anneli Rønes ikke skulle ha betalt for foredraget hennes lurer jeg på om vi kan donere noe til Sex og Politikk som en takk foredraget. Foreslår en donasjon på kr 5 000,-. Sondre: Det er absolutt mulig, men foreslår at vi avventer dette til vi har bedre oversikt over hva foreningens årsresultat vil lande på. Forslag til vedtak: «Styret stiller seg positivt til å donere penger til Sex og Politikk som takk for foredraget de avholdt gratis for oss den 9. september 2014, men ønsker å utsette behandlingen av saken frem til foreningen har en mer sikker prognose på årets driftsresultat.» Møtet hevet 19:11 Bodø, 30. september 2014 Side 7 av 7