Møteinnkalling. Organisasjonsutvalget. Dagsorden

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: Kl.: 09:30 Organisasjonsutvalget Rådhuset, Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll fra Orientering/opplæring - Fellesskolering Hovedavtalen (ca. 1 time) - Arbeid med å utarbeide ledertrenings konsept. Spørsmål Fra Terje Cruickshank (V): «Det er ikke et skriftlig spørsmål, men et muntlig der jeg ønsker at vi diskuterer HRs posisjon i revideringen av p-vedtektene. Med tanke på folkehelse fokuset, aktiv transport, anti arbeidsreiser med bil bør HR ha p-politikk som stimulerer riktig og ønsket bruk, og dette bør være en del av kommunens p-vedtekter.») Jevnlige orienteringer fra HR sjefen Sykefravær/nærværsjobbing Rekruttering hvordan arbeides det Heltid/deltid Omdømme som arbeidsgiver Kompetanseutvikling Side1

2 Saksliste Saksnr PS 13/1 PS 13/2 Innhold Ny organisering av kommunalteknisk område - statusrapport Mobbing og konflikthåndtering. Bodø kommunes handlingsprogram. Arbeidsgiverpolitikk. Bodø, 6. mars 2013 Ingrid Lien leder Torill E. Kristiansen sekretær Side2

3 Teknisk avdeling Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 13/1 Organisasjonsutvalget Ny organisering av kommunalteknisk område - statusrapport Sammendrag Fra er resultatenheten Bodø Bydrift og Kommunalteknisk kontor etablert i en forvaltningsenhet med ny betegnelse Byteknikk i samsvar med vedtak i bystyret. Det vises til vedlagte organisasjonsplan. Saksopplysninger Gjennomførte tiltak Navn på enheten: Den nye enheten har fått betegnelsen BYTEKNIKK Organisering: Organisasjonsplan vedtatt av bystyret er gjennomført med noen justeringer: Faggruppene vei/park/idrett er delt med hhv vei og park/idrett som egne seksjoner Faggruppe prosjekt/entreprise er skilt fra egen anleggsvirksomhet Parkeringsenheten er foreløpig ikke overført Innplassering: Alle medarbeidere er innplassert i ny organisasjon Bemanning: Stillingen som leder for drift/produksjon er vakant og under tilsetting. Stillingen som leder for forvaltning blir ledig fra 1. april og utlyses snarest. Budsjett/regnskap: Samordnet Ansvarsdeling mellom OK-avd/T-avd: Grenseoppgang mellom teknisk drift og kultur pågår. Samhandlingsområder avklares. Risikovurdering: Det vil bli foretatt risikovurdering av endringen. Vurderinger Selv om den nye modellen er etablert som forutsatt, gjenstår det ikke ubetydelig arbeid med å utvikle organisasjonen slik at den fungerer optimalt. Måloppnåelse er avhengig av hvor fort nye rutiner og styringssystemer kan etableres. Styringsstrukturen vil bygge på prinsipper om: helhetlig linjeledelse med lederansvar for fag, økonomi og personal delegering av myndighet og myndiggjøring av medarbeidere mål og resultatstyring med klar beskrivelse av ansvar og løpende styringsinformasjon Side3

4 Forslag til vedtak Organisasjonsutvalget tar sak om organisering av kommunalteknisk område til orientering. Rolf Kåre Jensen rådmann Saksbehandler: Henrik K. Brækkan Henrik K. Brækkan kommunaldirektør Trykte vedlegg: Organisasjonsplan Utrykte vedlegg: Ingen Side4

5 Side5

6 Risikovurdering av omorganisering i Teknisk avdeling - Byteknikk Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) utføres for å avdekke mulige risiko og konsekvenser, samt vurdere risikoreduserende tiltak. Risikoanalysen brukes til å fremskaffe beslutningsgrunnlag til ledelsen. Et viktig element i ROS-analysen er å innarbeide en metodikk og forståelse i organisasjonen for vurdering og korrigering av risiko og sårbarhet. Analysen gjennomføres i hovedsak ved å svare på de tre grunnleggende spørsmålene: Hva kan gå galt? Hva er sannsynligheten for at de uønskede hendelsene inntreffer? Hvilke konsekvenser kan hver av de uønskede hendelsene medføre? Bodø kommune benytter ROS-metodikk og ROS-modulen i kvalitetssystemet (Kvalitetslosen) i gjennomføringen av ROS-analyse. Her utpekes det en arbeidsgruppe for gjennomføring av selve risikovurderingen. Gruppen bør være sammensatt på en slik måte at den er representativ for de områdene som er berørt av endring. Gjennom identifisering av risikofaktorer, refleksjoner og vurderinger av disse kommer deltakerne fram til en samlet risikomatrise. Deltakerne foreslår risikoreduserende tiltak for de faktorene som viser høy risiko i matrisen. ROS-analyse av endringer i Teknisk avdeling, Byteknikk Den 5. februar 2013 ble det gjennomført risikovurdering av omorganiseringen i Teknisk avdeling etter at Bodø bydrift ble overført til kommunalteknisk område (nå Byteknikk). Risikovurderingen tar utgangspunkt i flere forhold (jf. møte den 17/1-13): Endringer i de økonomiske forhold gir konsekvenser. Opphør av bestiller/utfører-modell. Myndighet og ansvarsforhold er endret. Lederstruktur. Oppgavefordeling. Personalforvaltning. Praktiske konsekvenser, kulturutfordringer og psykososiale forhold. HMS. Endring av noen stillinger, noen flyttinger, bortfall av noen stillinger. Risiko mht. tjenesteproduksjon, kontakt med publikum, informasjon m.m. Kommunaldirektør for Teknisk avdeling, Henrik Brækkan har ansvaret for de organisatoriske endringene innenfor avdelingen, herunder gjennomføring av risikovurdering. Koordinator for ROSanalyse har vært Eirik Lie (HR-kontoret). Deltakere i prosessen har vært Marvin Johansen (3.4.2-leder Byteknikk), Svein Ole Lindqvist (verneombud), og Stig Hedly Andreassen (HTV). Under følger alle påpekte risikoforhold med vurdert risiko (sannsynlighet x konsekvens), samt tiltak for de risikoforholdene som oversteg fastsatt risikogrense på verdien 9. Vurdert risiko etter tiltak forutsetter at foreslåtte tiltak iverksettes. Side6

7 RISIKOFAKTOR 312 Elektronisk timeføring Risiko for feilføring med økonomiske konsekvenser for både arbeidsgiver og arbeidstaker. 313 Nye rapporteringsrutiner økonomi Risiko for mindre kontroll/ oversikt over de økonomiske forhold. 314 Utydelige ansvars- og myndighetsforhold Risiko ift. uklarhet for medarbeidere, ledere, publikum og samarbeidspartnere. 315 Lang rapporteringslinje Uklare ansvars- og myndighetsforhold knyttet til de ulike nivåene. F.eks. personalansvar. 316 Manglende personalkonsulentstilling Risiko for dårligere ivaretakelse av den enkelte arbeidstaker. Kvalitetssikring av arbeidsavtaler. RISIKO OG TILTAK Samlet vurdering av risiko: 6,22 Samlet vurdering av risiko: 8,53 Samlet vurdering av risiko før tiltak: 13,33 Samlet vurdering av risiko etter tiltak: 3,33 Tiltak: Beskrive ansvars- og myndighetsforhold Lage stillingsbeskrivelser, organisasjonskart og artikler på kommunens intra- og internettsider. Gjøre dette kjent for alle. Samlet vurdering av risiko før tiltak: 13,44 Samlet vurdering av risiko etter tiltak: 6,22 Tiltak: Evaluering/ vurdering av organisasjonsstruktur Mulige endringer i rapporteringslinjen Ellers samme tiltak som for faktor 314 Samlet vurdering av risiko før tiltak: 13,44 Samlet vurdering av risiko etter tiltak: 2,22 Tiltak: Ta opp påbegynt sak mellom TA og HR Avklares snarest 317 Avviksstruktur i Kvalitetslosen Risiko for at avvik ikke ivaretas. 318 Manglende kvalitetsutvalg i Byteknikk Risiko for manglende ivaretakelse av internkontroll, HMS og kvalitetsarbeid. 319 Ikke enhetlig ledelse Sammenslåing gir risiko for at ledere ikke er samkjørte, ledere praktiserer ulikt 320 Mangelfull medvirkning Risiko for at de tillitsvalgte ikke tas med på råd, ikke informeres. Samlet vurdering av risiko: 7,00 Samlet vurdering av risiko: 7,11 Samlet vurdering av risiko: 9,00 Kommentar: Intern lederopplæring i Teknisk avdeling bør vurderes Samlet vurdering av risiko før tiltak: 11,11 Samlet vurdering av risiko etter tiltak: 4,00 Tiltak: Fellesskolering i Hovedavtalen og HMS Side7

8 Både ledere, verneombud og tillitsvalgte Opprette arena for informasjon og medbestemmelse Fast møtearena mellom ledelse og arbeidstakerorganisasjoner på avdelingsnivå. 321 Mange verneområder Risiko for at mange verneombud ikke får satt av nok tid, opprettholde god nok kompetanse. 322 Mangelfull intern informasjon Manglende informasjonsrutiner, tilgang på informasjon. Medarbeidere uten tilgang på PC. Oppslagstavle-praksis ikke videreført. Mangler "begge veier". 323 Brødre i direkte linje/ ektefeller i organisasjonen Nære slektskapsforhold/ ekteskap kan utgjøre en risiko på flere områder. Samlet vurdering av risiko: 7,11 Samlet vurdering av risiko: 8,56 Samlet vurdering av risiko før tiltak: 13,33 Samlet vurdering av risiko etter tiltak: 1,67 Tiltak: Økt bevissthet om saken Diskusjon av risiko på ledernivå skaper bevissthet om at problemstillingen er vurdert og håndtert. 324 Kulturutfordringer Risiko ved at ulike kulturer slås sammen. Ulik historie, tidligere funksjoner, forventninger, "det som sitter i veggene". 325 Mangelfull intern og ekstern kommunikasjon Risiko for dårligere tjenester samlet sett dersom god kommunikasjon ikke er på plass innad i Byteknikk, i kommunen som helhet, med samarbeidsparter og publikum. Samlet vurdering av risiko: 7,11 Samlet vurdering av risiko: 6,22 Side8

9 Risikomatrise Før tiltak Etter tiltak 6 av 14 risikofaktorer over risikogrense 0 av 14 risikofaktorer over risikogrense 7. februar 2013 Eirik Lie organisasjonsrådgiver Side 9

10 Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 13/2 Organisasjonsutvalget Mobbing og konflikthåndtering. Bodø kommunes handlingsprogram. Arbeidsgiverpolitikk. Sammendrag Arbeidsmiljøloven pålegger alle i virksomheten å bidra til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Det forebyggende arbeidet som skal sikre dette, skal prioriteres høyt. Utvikling av arbeidsplasser med god, åpen og tydelig kommunikasjon, involvering og medvirkning, gode møteplasser for meningsutveksling og tydelige beslutninger, er sentrale suksessfaktorer i et godt psykososialt arbeidsmiljø. Godt forebyggende arbeid forutsetter tydelige grenser for hva som er akseptabelt og uakseptabel atferd. Disse må både være uttalt og håndheves. Arbeidsgiver har undersøkelses- og aktivitetsplikt når de ser eller får meldt at det foreligger brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser. Arbeidstakerne har meldeplikt når det gjelder alvorlige brudd og skal medvirke til et godt arbeidsmiljø. Personkonflikter og saker som er knyttet til brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø, skal behandles på riktig nivå i organisasjonen. Habilitet og tilstrekkelig kompetanse vil være avgjørende for hvor dette er. Partene skal ha fullt innsyn i saken slik at deres grunnleggende rett til å ta til motmæle er ivaretatt. Konfidensialitet og respekt for partene skal prege saksbehandlingen videre. Prosedyrene i denne handlingsplanen skal bidra til at håndteringen blir ensartet og forutsigbar. Saksopplysninger Hensikten med handlingsprogrammet er å fremme aktivitet som forebygger personkonflikter og reduserer risiko for at kommunens medarbeidere utsettes for uheldig psykisk belastning å ha tydelige og gode prosedyrer som gir god og rettferdig behandling av konkrete saker å sikre veiledning, støtte og oppfølging av involverte parter Planene inneholder en veiledning i håndtering av konflikter, denne er i hovedsak lik den som tidligere er vedtatt. Kap. 5 Mobbing klage og håndteringsprosedyrer er ny. Denne tar utgangspunkt i de faglige føringer som Ståle Einarsen og Harald Pedersen presenterte for Rådmannens ledergruppe, sentral stab, HTV og HVO i januar Dersom dette vedtas tydeliggjøres klageretten, undersøkelsesplikten og aktivitetsplikten. Det vil også gi en rydding i varselbegrepet. Varsling vil gjelde forhold som ikke gjelder en selv, de kan framsettes anonymt og varsler er ikke part i videre saksbehandling. Klage brukes for forhold som gjelder en selv. En klage kan ikke være anonym og prinsippet om kontradiksjon gjelder i klagesaker der både klager og den som anklages har innsyn og kan komme med anførsler i saken. Saksbehandlingen er ellers lik, sakene skal undersøkes og Side10

11 konkluderes, og gjenopprettende tiltak skal iverksettes dersom det er kritikkverdige forhold eller brudd på arbeidsmiljøloven. Arbeidsmiljølovens bestemmelser om vern mot gjengjeldelse ved varsling gjelder i begge tilfeller. Begrepet søknad innføres og gjelder der arbeidstaker ønsker endring i forhold selv om det ikke foreligger brudd på arbeidsmiljøloven. Slike søknader skal behandles og besvares. Vurderinger Bodø kommune trenger å kvalitetssikre det fremmende, forebyggende og reagerende arbeidet knyttet til det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette gjøres gjennom å skape gode arbeidsplasser som er preget av åpen og tydelig kommunikasjon, involvering og medvirkning og tydelige beslutninger som settes i verk. Tydelige grenser som håndheves forebygger brudd på arbeidsmiljølovens krav. Håndteringen blir ensartet og forutsigbar gjennom felles prosedyrer. I hvilken grad handlingsplanen virker i organisasjonen påvirkers av flere faktorer. Den må forankres i hele organisasjonen; på alle ledernivå, i stab, blant medarbeiderne og i arbeidstakerorganisasjonene. Forankringen ligger i å sette seg inn i den og forplikte seg gjennom å bruke den i praksis. Saken er sendt ut til kommunens ledere til høring. Ingen høringssvar er kommet inn. Handlingsplanen ble behandlet av SAMU SAMU anbefaler Organisasjonsutvalget å vedta planen med vedtak. Planen er drøftet med Arbeidstakerorganisasjonene. Etter drøftingen er det tydeliggjort at arbeidsmiljølovens bestemmelser om vern mot gjengjeldelse ved varsling også gjelder ved klager. Konklusjon og anbefaling For at handlingsplanen skal virke er opplæring en viktig suksessfaktor. Det er PO-kontoret som har ansvaret for å planlegge og gjennomføre fellesopplæring. Opplæringen må sikre at ledere, tillitsvalgte og verneombud er kjent med innholdet, kjenner sitt ansvar og har kompetanse til å fylle sin rolle i arbeidet. Forslag til vedtak Mobbing og konflikthåndtering Bodø kommunes handlingsprogram vedtas. Tiltak for å implementere planen i Bodø kommunes organisasjon iverksettes av Personal- og Organisasjonskontoret. Saksbehandler: Ragnhild Skålbones Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Side11

12 Trykte vedlegg: Mobbing og konflikthåndtering. Bodø kommunes handlingsprogram. Arbeidsgiverpolitikk. Side12