Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget /15 Formannskapet /15 Bystyret

Transkript

1 Saksnr.: 2010/23419 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 44987/2015 Klassering: 091 Saksbehandler: Kirsti Sand Aune Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Administrasjonsutvalget /15 Formannskapet /15 Bystyret /15 Varslingsinstituttet i Endring. Ordførers innstilling Ordfører anbefaler formannskapet å fatte følgende vedtak: sekretariatets sammensetning. 3. Varslingsrutiner endres i henhold til vedlegg. Fredrikstad, Administrasjonsutvalgets behandling : Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets uttalelse : sekretariatets sammensetning. 3. Varslingsrutiner endres i henhold til vedlegg. Formannskapets behandling : Ordfører informerte om at saken skal til Bystyret. Rådmann redegjorde for notat sendt formannskapets medlemmer før behandling av saken. På vegne av Ap, SV og Sp fremmet representanten Atle Ottesen følgende tilleggsforslag: sekretariatets sammensetning. Det forutsettes at sekretariatet skal ha ekstern ledelse. I påvente av anbudsprosess og nødvendige forberedelser finner Bystyret det naturlig at rådmannen gjennomfører endringer som skissert i saken 3. Administrasjonsutvalget gis fullmakt til å vedta eventuelle endringer i varslingsrutinen og andre praktiske forhold som følge av endringen til ekstern leder av sekretariatet. Rådmannen bes om å innarbeide kostnad til ekstern leder i budsjettforslaget for På vegne av H og FrP fremmet representanten Peter Kuran (H) følgende forslag: Saken sendes tilbake til administrasjonen med følgende oppdrag: 1. Det utarbeides umiddelbart ny sak basert på følgende forutsetninger: Ulike alternativer hvor hele eller deler av varslingsinstituttet legges eksternt. Saken skal inneholde forslag til økonomisk inndekning. Side 1 av 6

2 Votering: Ordførers innstilling punkt 1 ble vedtatt med 9 stemmer (Ap 6, SV 1, Sp 1, FrP 1) mot 4 stemmer (H 3, FrP 1) som ble avgitt for forslag fra Peter Kuran. Ordførers innstilling punkt 2 fikk ingen stemmer og falt, forslag fra Atle Ottesen punkt 2 ble enstemmig vedtatt. Ordførers innstilling punkt 3 fikk ingen stemmer og falt, forslag fra Atle Ottesen punkt 3 ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling til Bystyret: sekretariatets sammensetning. Det forutsettes at sekretariatet skal ha ekstern ledelse. I påvente av anbudsprosess og nødvendige forberedelser finner Bystyret det naturlig at rådmannen gjennomfører endringer som skissert i saken 3. Administrasjonsutvalget gis fullmakt til å vedta eventuelle endringer i varslingsrutinen og andre praktiske forhold som følge av endringen til ekstern leder av sekretariatet. Rådmannen bes om å innarbeide kostnad til ekstern leder i budsjettforslaget for Bystyrets behandling : Rune Fredriksen (Ap) ønsket å få vurdert sin habilitet, han er styremedlem i Østfold kommunerevisjon IKS. Atle Ottesen (Ap) ønsket å få vurdert sin habilitet, han er vara til Østfold Kommunerevisjon IKS. Et enstemmig Bystyre erklærte dem habile. Rådmann Ole Petter Finess orienterte. På vegne av Høyre, KrF og Venstre fremmet Peter Kuran følgende forslag: Saken sendes tilbake til administrasjonen med følgende oppdrag: 1. Det utarbeides umiddelbart ny sak basert på følgende forutsetninger: Ulike alternativer hvor hele eller deler av varslingsinstituttet legges eksternt. Saken skal inneholde forslag til økonomisk inndekning. 2. På kort sikt/umiddelbart ivaretas varslingsinstituttet av Østfold Kommunerevisjon (ØKR) inntil anbudsprosess er gjennomført og endelig valgt varslingsinstitutt er etablert. 3. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføre midlertidig avtale med ØKR. Votering: Formannskapets innstilling ble vedtatt med 31 stemmer (Ap 26, SV 2, Sp 1, Pp 1, Bym 1) mot 22 stemmer (H 11, FrP, KrF 2, V 2) som ble avgitt for forslag fra Peter Kuran. Bystyrets vedtak : sekretariatets sammensetning. Det forutsettes at sekretariatet skal ha ekstern ledelse. I påvente av anbudsprosess og nødvendige forberedelser finner Bystyret det naturlig at rådmannen gjennomfører endringer som skissert i saken. 3. Administrasjonsutvalget gis fullmakt til å vedta eventuelle endringer i varslingsrutinen og andre praktiske forhold som følge av endringen til ekstern leder av sekretariatet. Rådmannen bes om å innarbeide kostnad til ekstern leder i budsjettforslaget for Side 2 av 6

3 Fredrikstad, Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Kirsti Sand Aune, Personalavdelingen Kommunalsjef Kari Sørum Rådmann Ole Petter Finess Kort begrunnelse for eventuelt endret innstilling fra ordfører. Ingen endring. Rådmannens kommentar. Ingen kommentarer. Rådmannens forslag til innstilling sekretariatets sammensetning. 3. Varslingsrutiner endres i henhold til vedlegg. Sammendrag Saken legges frem for administrasjonsutvalget til uttalelse. Varslingsinstituttet har høsten 2014 gjennomgått en intern evaluering. Forrige evaluering var Navnet varslingsutvalget bør endres til varslingssekretariat Det er behov for endring og supplement til varslingssekretariatets medlemmer. Det bør oppnevnes et medlem med kompetanse på økonomi og korrupsjon, en egen sekretær og varamedlemmer til sekretariatet. Det legges fram justerte rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Vedlegg 1. Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i 2. Drøftingsnotat fra drøfting og Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Sak utsatt i Administrasjonsutvalget : Endring av varslingsutvalget og varslingsrutiner i Saksopplysninger Det ble lovfestet rett til å varsle om kritikkverdige forhold i Arbeidsmiljøloven pr 1. januar I tillegg til rett til å varsle gir bestemmelsen den enkelte varsler vern mot gjengjeldelse. Arbeidsgiver ble pålagt å legge forholdene til rette for intern varsling. I forarbeidene til loven anbefales arbeidsgiver å opprette rutiner for intern varsling. Bystyret vedtok en varslingsrutine for Denne fastslår at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Begrunnelsen for å innføre rutinen var å fremme et godt ytringsklima på alle arbeidsplasser slik at det er mulig å si fra om kritikkverdige forhold. Forarbeidene til lov om varsling viser til at varslingsrutinene bør være skriftlige, men sier ikke noe om saksbehandlingsregler. Det gjør heller ikke Arbeidsmiljøloven. Det anbefales å lage skriftlige rutiner knyttet til varsling, men det er ingen plikt for kommunene å gjøre dette. Arbeidstilsynets veileder knyttet til varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen viser til at slike rutiner bør inneholde referanse til relevante lover og regler for varsling, og vise til Side 3 av 6

4 hvem eller hvor det kan varsles. Både arbeidstilsynet og KS sine veiledere presiserer at varsling ført og fremst skal være tjenestevei, og på lavest mulige nivå i organisasjonen. Intern evaluering av varslingsutvalg og rutine Rådmannen gjennomførte en intern evaluering av varslingsutvalget og varslingsrutinene høsten Tidligere var varslingsordningen evaluert i Konklusjonen fra evaluering i 2014 er at det bør gjøres flere grep for å bedre varslingsinstituttet i Navnet bør skiftes fra utvalg til sekretariat slik at det ikke forveksles med politisk utvalg. Bruk av navnet varslingssekretariat er i tråd med KS sine anbefalinger. Sekretariatet bør tilføres kompetanse innen økonomi og korrupsjon og det bør oppnevnes en egen sekretær til sekretariatet. Varslingsutvalget i Fredrikstad kommune ble oppnevnt av Bystyret i sak og har siden da vært uendret. Sammensetningen av utvalget ble gjort på bakgrunn av KS sine anbefalinger, og har bestått av personalsjef, hovedverneombud og kommuneadvokat. På bakgrunn av evalueringen vil det bli utarbeide en egen modul i kvalitetssystemet til interne varsel. Det vil gi et klarere skille mellom varslingskanalen og tjenesteavvik. De tre som har sittet i utvalget mener at dagens sammensetning ikke er optimal. Det kan være en utfordring at leder av personalavdelingen er medlem og sekretær. Dette kan gi mulighet for rolleblanding. Det er også en utfordring at medlemmene ikke har vararepresentanter og at utvalget består av tre medlemmer som har mye arbeid i utgangspunktet. Det å samle utvalget til møter er en stadig tilbakevendende utfordring. Siden medlemmene av utvalget ble oppnevnt i en bystyresak er det bare en ny sak som kan skifte ut og supplere medlemmene av sekretariatet. Fullmakt til rådmannen å oppnevne medlemmer til sekretariatet Det foreslås nå at rådmannen får fullmakt til å oppnevne medlemmer og varamedlemmer til sekretariatet. Rådmannen anser at det er nødvendig å styrke sekretariatet med et medlem som har kompetanse innenfor økonomi og korrupsjon. Rådmannen foreslår at medlemmene har kompetanse på arbeidsgiverpolitikk og HR, juridisk kompetanse, kompetanse på økonomi og korrupsjon. I tillegg er hovedverneombudet medlem av sekretariatet. Det oppnevnes i tillegg en sekretær. Sekretariatet vil bestå av 4 medlemmer samt sekretær. Endring i varslingsrutiner i Fredrikstad kommune Rutinen som fremlegges er en justert rutine og inneholder langt på vei de samme momentene som den gamle rutinen. Den er redigert og tydeliggjort på enkelte punkter. Selve lovtekstene er tatt inn i rutinen slik at det fremstår for alle hva som står i loven og hvor disse er å finne. Varslingssekretariatets saksbehandling og håndtering av varslingssaker er også tydeliggjort. Forholdet til forvaltningsloven og personopplysningsloven er tatt inn. Saksbehandling for sekretariatet innebefatter å føre «logg» over behandlede saker, og å slette dokumenter iht. personopplysningslovens bestemmelser. Punkt 4, ekstern varsling til allmenheten er tatt ut av rutinen. Det er i stedet lagt inn en klar forutsetning om at rutinen ikke begrenser den enkeltes ytringsfrihet. Den bygger på KS sine anbefalinger for utforming av varslingsrutiner slik også den gjeldende rutinen gjør. Mulighet for å varsle for eksterne/ ikke arbeidstakere i kommunen er tatt inn i rutinen. Hvordan varsle? Siden varslingsinstituttet ble innført er det opprettet en egen kanal gjennom kvalitetssystemet. Her kan alle medarbeidere levere interne varsel. Interne varsel er skjermet for innsyn for alle andre enn de som skal behandle varselet. Forutsetninger for behandling av varsel Både varsler og den det varsles om må ivaretas iht. personopplysningsloven, men også med partsrettigheter i henhold til forvaltningslovens bestemmelser. Retten til kontradiksjon bør Side 4 av 6

5 fremgå av rutinen. Varslingssekretariatet fatter ikke vedtak, og saksbehandling som ved enkeltvedtak er ikke påkrevet. Det er en klar forutsetning at alle varsel til syvende og sist må finne vei til en linjeleder- som kan gjøre noe med det evt. avdekkede kritikkverdige forholdet. Varslingssekretariatet har ikke myndighet og kan ikke pålegge tiltak, bare anbefale slike. Anonymt varsel Arbeidstilsynets veileder anbefaler å legge opp til en mulighet for å varsle anonymt. KS sin veileder peker på det samme. Anonyme varsel er vanskelig å følge opp med videre undersøkelser. Det er også umulig å melde tilbake til varsler hvordan saken står, og hva varslingssekretariatet gjør videre med saken. Mulighet for anonym varsling er likevel inntatt i kommunens rutine. Gjennom varslingskanalen i kvalitetssystemet er det mulig å velge å være anonym når en varsler til varslingssekretariatet. Det kan være gode grunner til at noen ønsker å være anonyme, og det er en fordel om varselet kommer til behandling selv om muligheten for å gjøre de nødvendige undersøkelser ikke er tilstede. Arbeidet med å skape kultur for et godt ytringsklima hvor det er mulig å si fra uten å være redd for gjengjeldelse, er det viktigste tiltaket for at varslere skal velge å si fra under fullt navn. Mulighet for ekstern varsling/ytring. Retten til å ytre seg på Fredrikstad kommunes vegne er nedfelt i arbeidsreglementet punkt 17- informasjon. Det er rådmannen, kommunalsjefer, fagsjefer, virksomhetsledere og ledere for kommunens forretningsbedrifter som kan gi opplysninger på kommunens vegne til media. For alle borgere i Norge gjelder grunnlovens 100, om ytringsfrihet. Ytringsfrihet i et arbeidsforhold må alltid sees opp mot den ulovfestede lojalitetsplikten som alle medarbeidere har. Det skal mye til for at ytringer på egne vegne til media handler om brudd på lojalitetsplikten. Når den som varsler er i «aktsom god tro» og har ivaretatt arbeidsgivers interesser i ytringen, har alle rett til å ytre seg eksternt. Når rådmannen har valgt å ta ut kapittelet om mulighet for ekstern varsling/ytring i rutinen og heller klargjøre at rutinen ikke begrenser ytringsfriheten er det for å unngå at ordlyd i et slikt kapittel begrenser den enkeltes rett til ekstern varsling/ytring. Denne varslingsrutinen er imidlertid utformet slik at kommunen selv kan avdekke og rette opp kritikkverdige forhold ved at alle medarbeidere gis mulighet til å si fra om slike forhold internt. Eksterne varslere De som ikke er ansatt i Fredrikstad kommune kan ha et behov for å si fra til kommunen når de oppdager kritikkverdige forhold. Det vil via kommunens hjemmesider bli gitt mulighet for slik varsling. En kan også her velge å være anonym. Økonomiske konsekvenser Modulendring i kvalitetssystemet vil medføre noen kostnader som pt ikke er avklart. Konsekvenser levekår/folkehelse Ikke aktuell. Ansattes medbestemmelse Drøftet med arbeidstakerorganisasjonene, og de ansattes organisasjoner deltar i behandling av saken. Vurdering Rådmannen anser at det er hensiktsmessig at han oppnevner medlemmene og vurderer sammensetningen i varslingssekretariatet. Det vil gjøre det enklere å endre medlemmene i sekretariatet, og til enhver tid sørge for et optimalt sammensatt varslingssekretariat. Det er også nødvendig å oppnevne varamedlemmer slik at sekretariatet kan fungere selv om medlemmer har ferie, er syke eller av andre grunner ikke kan ivareta vervet. Det kan Side 5 av 6

6 også være en fordel å kunne sette inn en vara på saker man har vært i kontakt med på andre måter enn i varslingssekretariatet. Den vedlagte rutinen for varsling av kritikkverdige forhold i Fredrikstad kommune er etter rådmannens oppfatning en tydeligere og mer oversiktlig rutine enn den forrige. Den er laget slik at det ikke skal være for mye tekst. Det kan bli vanskelig å forholde seg til en rutine som er omfattende og inneholder mange momenter. Side 6 av 6