Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet Referat

Transkript

1 Oppdatert: Møte i styringsgruppen for Biblioteksystemkonsortiet Referat Sted: BIBSYS, Abelsgt. 5, Trondheim Dato: Mandag 7. februar 2011 Tid: 10:00 15:00 Referent: Hege Johannesen Til stede: Randi E. Taxt, Arnt Dragsten, Hilde Høgås, Hilde Trygstad, Håvard Kolle Riis, Anna Løken og Johanne Raade (via telefon). Fra BIBSYS: Gunvald Strømme, Jan Erik Garshol, Hege Johannesen, Roy Gundersen (sak 1, 2, 3 og 6), Eva Ankjell Helgesen (sak 2 og 3), Ellen Røyneberg (sak 4 og 5). Forfall: Sissel Hafstad S-2011/01 Konstituering Saklisten ble gjennomgått og kommentert med hensyn på deltagelse fra kompetansepersoner fra BIBSYS under de enkelte sakene. Siden styringsgruppen ønsket at Roy Gundersen skulle delta ved behandlingen av sak 6, ble det bestemt at denne skulle tas etter sak 3. Styringsgruppen godkjenner innkalling og sakliste. S-2011/02 Regnskap for 2010 Saksdokument vedlagt regnskap for BIBSYS for 2010 ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 3. februar. Regnskapet skal behandles av BIBSYS styre 23. februar og ble lagt fram for styringsgruppen til orientering. Ved møtet ble hovedpunktene gjennomgått av Eva Ankjell Helgesen, teamleder for BIBSYS Administrasjon. I 2010 har BIBSYS lagt stor vekst på å utvikle gode rutiner og verktøy for å sikre god økonomistyring. For å unngå store svingninger i brukerbetalingen pga en økning av kostnadene de kommende årene, er det nødvendig å bygge opp en buffer. BIBSYS må derfor lete etter muligheter for å redusere kostnadene. Regnskapet for den totale virksomheten viser et overskudd på om lag 6,8 mill. Innektene er litt høyere, mens kostnadene er betydelig lavere enn budsjettert. Om lag 4 mill av overskuddet kan forklares med utsatte investeringer. Regnskapet for BIBSYS Biblioteksystem viser et overskudd på om lag 3,1 mill. Her er inntektene i hovedsak i henhold til budsjett, mens kostnadene er lavere enn budsjettert for de fleste postene. 2,2 mill av overskuddet er allerede disponert i budsjettet for 2011 slik at det reelle udisponerte overskuddet blir på om lag 0,9 mill. Denne summen overføres til 2012 for å unngå en økning i årlig avgift for bruk av BIBSYS Biblioteksystem. 1

2 Styringsgruppen tar regnskapet for 2010 til orientering. S-2011/03 Virksomhetsplan med revidert budsjett for 2011 Saksdokument vedlagt virksomhetsplan med revidert budsjett for 2011 ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 3. februar. Saken ble behandlet av styringsgruppen 7. desember 2010 og av BIBSYS styre 16. desember Budsjettdelen er revidert etter at regnskapstallene for 2010 forelå og overføringer fra foregående år er lagt inn. Revidert budsjett skal behandles av BIBSYS styre 23. februar og ble lagt fram for styringsgruppen for kommentering. Styringsgruppens uttalelser vil framgå som en del av premissgrunnlaget i forbindelse med styrets behandling av saken. Ved møtet ble hovedpunktene gjennomgått av Eva Ankjell Helgesen, teamleder for BIBSYS Administrasjon. Det overordnede målet med virksomhetsplanen er å danne et godt grunnlag for beslutninger for styret, konsortiene og ansatte i BIBSYS. Den skal beskrive hva som skal gjøres med hvilke ressurser. Det er fokus på inntekter og kostnader, ikke på årsverk. Årsverk er kun et redskap for å kunne utføre oppgaver i henhold til økonomiske rammer. For 2011 er budsjetteringen mindre detaljert enn i 2010 ved at postene ikke er brutt ned på enkeltaktiviteter. Udisponerte overføringer fra 2010 er ført opp på egen linje i tabellene i dokumentet. Dette gir økt frihet til styret og bedre økonomistyring. En økning av inntektene i 2011 skyldes økte overføringer og økte bevilgninger fra KD, mens fakturerbare inntekter er redusert. Kostnadene til lønn er økt med kun 1 % fra 2010 til Budsjettet for BIBSYS Biblioteksystem utgjør 80 % av det totale budsjettet for BIBSYS. Av en overføring fra KD på om lag 3,1 mill fra 2010 er 2,2 mill allerede disponert. Det udisponerte beløpet som foreslås overført til 2011 er derfor på om lag 0,9 mill. Det er ikke budsjettert med investeringer. Av lønnskostnadene på 16,6 mill er 0,7 mill en ekstra avsetning tilknyttet ekstrabevilgning fra KD. Drift utgjør 3,6 mill herunder 0,5 mill til konsulentbistand tilknyttet ekstrabevilgning fra KD. Det er budsjettert med 1,17 mill til reiser herunder 0,5 mill til ekstra reisevirksomhet pga innføring av nytt biblioteksystem tilknyttet ekstrabevilgning fra KD. Styringsgruppen ba om at kompensasjon til de bibliotekene som bidrar med deltagere i Ekstern prosjektgruppe og faggrupper i prosjektet Nytt biblioteksystem blir synliggjort i budsjettet. Styringsgruppen tar virksomhetsplan med revidert budsjett for 2011 til etterretning, men anbefaler at det blir satt av en egen pott til kompensasjon til de bibliotekene som bidrar tungt i prosjektet Nytt biblioteksystem. Midlene kan evt. tas fra ekstrabevilgingen fra KD. S-2011/04 Status for prosjektet Nytt biblioteksystem Saksdokument med status for prosjektet Nytt biblioteksystem med to vedlegg ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. februar. Ved møtet ga prosjektleder Ellen Røyneberg en oppsummering av innholdet i saksdokumentene med vekt på status for de fire delprosjektene. Delprosjekt 1: OCLCs utviklingsprosjekt for nytt nestegenerasjons biblioteksystem BIBSYS har fått statusrapport fra OCLC og har gitt tilbakemelding om at denne ikke er tilstrekkelig detaljert. BIBSYS mangler foreløpig tilgang til en test-site. Delprosjekt 2: Utvikling av nasjonale tileggstjenester Arbeidet med å rydde i dataene i Bibliotekbasen og konvertere disse for migrering til nytt system er godt i gang. En gruppe utviklere er også i gang med å lage en løsning for kommunikasjon med Nasjonalt lånerregister som skal demonstreres ved BIBSYS Brukermøte. Formålet med denne 2

3 aktiviteten er først og fremst at utviklerne skal bygge nødvendig kompetanse. Styringsgruppen bemerket at det kan være hensiktsmessig om det i beskrivelser av nasjonale tilleggstjenester framgår tydelig hvem tjenesten lages for. For eksempel om tjenesten er for alle bibliotek, kun for bibliotek i UH-sektoren, kun for Nasjonalbiblioteket eller kun for et bestemt annet bibliotek. Tjenester i Nasjonalbiblioteket rettet mot alle bibliotek vil da gå inn under den første betegnelsen. Styringsgruppens ba også BIBSYS vurdere å bruke et annet begrep enn Nasjonale tilleggstjenester, for eksempel begrepet Tilleggstjenester. Delprosjekt 3: Samarbeidsprosjekt mellom OCLC og BIBSYS BIBSYS har foreløpig ikke fått den tilgangen til en test-site som er ønskelig, men vil få en demo-site som kan brukes for demonstrasjonsformål overfor kunder og brukere bl.a. ved BIBSYS Brukermøte. BIBSYS har fått en kontaktperson hos OCLC som kommer på besøk og skal arbeide sammen med en gruppe utviklere fra tirsdag til fredag i inneværende uke. Det holdes månedlige møter (Project Board) mellom OCLC og BIBSYS. OCLCs prosjektleder har laget en risikohåndtering og samme mal er tatt i bruk av BIBSYS. Sluttbrukerverktøyet er viktig for styringsgruppen, som ønsker primært at bibliotekene skal kunne ta i bruk WorldCat Local så snart som mulig. Før WorldCat Local kan tas i bruk, må innholdet i Bibliotekbasen overføres til WorldCat. En slik overføring kan først gjøres når nødvendig rydding og konvertering av dataene er gjennomført. Så lenge bibliotekene bruker dagens biblioteksystem, vil bruk av WorldCat Local som sluttbrukerverktøy kreve hyppige oppdateringer (synkroniseringer) av bibliotekenes data i WorldCat mot Bibliotekbasen. I tillegg vil det påløpe lisenskostnader for bruk av WorldCat siden kontrakten med OCLC innebærer leveranse av software først fra og med Årlig lisenskostnad for bruk av WorldCat før 2013 vil være ca 2 mill. Styringsgruppen ba BIBSYS oppfordre OCLC til å prioritere funksjonalitet i WorldCat Local. Lenketjeneren er forventet å være på plass til sommeren, dermed vil det være mulig å teste resultatet av datamigrering fra Bibliotekbasen til nytt system. Bruk av WorldCat Local før 2013 forutsetter at dette verktøyet er godt nok. Kostnader ved overgangsløsninger mot dagens biblioteksystem må også vurderes. Fra Styringsgruppens side er det viktig at det informeres om at det systemet som skal tas i bruk i 2013 inneholder alle nødvendige funksjoner i henhold til utarbeidet kravspesifikasjon. Bibliotekene bør også informeres om hvor data vil bli lagret i det nye systemet, og hvilken kontroll de vil kunne ha med datakvaliteten. Delprosjekt 4: Prosjekt for innføring av nytt system i institusjonene Den gruppen som skal arbeide i dette delprosjektet er enda ikke fulltallig. Deltagere fra BIBSYS er på plass og det er ansatt en ny bibliotekar. Det som gjenstår er å få etablert den eksterne gruppen som skal delta i delprosjektet (jfr. sak 5). Det arbeides med en informasjonsplan som vil bli presentert ved BIBSYS Brukermøte. Styringsgruppen etterlyste en oversikt over ressursfordelingen mellom de fire delprosjektene. BIBSYS skisserte at delprosjekt 1 ikke innebærer noen kostnader for BIBSYS. Dette er fullt og helt et prosjekt i regi av OCLC. Delprosjekt 2 vil være mest kostnadskrevende for BIBSYS, mens delprosjekt 4 vil være mest kostnadskrevende for institusjonene. Styringsgruppen ba om en avklaring av hvordan en eventuell kontakt mellom institusjonene og OCLC skal være. En slik kontakt vil være mer relevant etter prosjektperioden, dvs. fra Det er viktig å få formidlet at verken BIBSYS eller institusjonene har noen direkte innflytelse på utviklingsarbeidet i OCLC. BIBSYS har kun kommenteringsrett og kan bruk denne til å formidle innspill og ønsker. Styringsgruppen mente det kunne være hensiktsmessig å få innsikt i avtalen som er inngått mellom BIBSYS og OCLC. BIBSYS vil undersøke med NTNU om avtalen, som er på nesten tusen sider, kan distribueres. Styringsgruppen vil få beskjed så snart dette er avklart. 3

4 Styringsgruppen tar den foreliggende status for nytt biblioteksystem til etterretning. Styringsgruppen ba om at det legges frem en oversikt over ressursfordelingen mellom de fire delprosjektene både til Styringsgruppen og Styret. Styringsgruppen vil også påpeke at det er viktig å ha oppmerksomhet rundt avklaringer hvordan en eventuell kontakt mellom institusjonene og OCLC skal være, både før og etter 2013, og at dette kommuniseres ut til institusjonene. S-2011/05 Etablering av Ekstern prosjektgruppe Saksdokument med liste over de kandidatene som var vurdert og liste over de kandidatene BIBSYS har funnet mest egnet ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. februar. Oppdatert saksdokument med liste over alle foreslåtte kandidater ble ettersendt 2. februar. Ekstern prosjektgruppe skal bestå av fem medlemmer som må regne med å møtes hos BIBSYS ca en gang pr. måned. Ved møtet 7. desember vedtok styringsgruppen å bistå gjennom å fremme forslag på personer til Ekstern prosjektgruppe innen 1. januar 2011 (S-2010/21). I tillegg til de forslagene som har kommet fra styringsgruppen, har BIBSYS arbeidet for å få inn flere kandidater. I vurderingen har BIBSYS lagt vekt på faglig erfaring og kompetanse. Medlemmene av Ekstern prosjektgruppe skal ikke representere egen institusjon. Det er ikke tatt hensyn til kjønn, institusjonstype, institusjonsstørrelse eller geografisk plassering. Styringsgruppen ba BIBSYS se på navnsettingen av de ulike delprosjektene og gruppene i hele prosjektet Nytt biblioteksystem i sammenheng. Delprosjekter og grupper bør få navn etter funksjon, ikke sammensetning o.l. Navnet Ekstern prosjektgruppe sier lite om hva denne gruppen skal gjøre og hvilken funksjon den skal ha. Styringsgruppen diskuterte verdien av komplementær kompetanse inn i prosjektgruppen. Styringsgruppen diskuterte også verdien av å ha med små biblioteker inn i gruppen som en kompetanse i seg selv. Styringsgruppen støtter den sammensetningen av Ekstern prosjektgruppe som BIBSYS har kommet fram til, men foreslår at gruppen utvides med Frode Nilsen for å få med den kompetansen på innføring av nye systemer som han besitter. Styringsgruppen mener det er viktig at alle de fire eldste universitetsbibliotekene er representert. Styringsgruppen ber også BIBSYS om å se på verdien av å ha med noen fra de små bibliotekene. 4

5 S-2011/06 Bibliotekledermøtet ved BIBSYS Brukermøte 2011 Saksdokument ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer 1. februar. Denne saken er en oppfølging av S-2010/16 som ble behandlet 7. desember Styringsgruppen vedtok da at den ønsket å bistå BIBSYS ved bibliotekledermøtet 23. mars og foreslo tre tema for møtet. Det er viktig at styringsgruppen bidrar til at biblioteklederne samarbeider med BIBSYS for å sikre at henvendelser fra bibliotekene til BIBSYS er forankret hos bibliotekets ledelse. Bibliografisk gruppe ble nevnt. Denne gruppen ble beholdt da de tidligere referansegruppene ble lagt ned. BIBSYS kan forberede en orienteringssak om Bibliografisk gruppe til det planlagte møtet i styringsgruppen 8. juni. Styringsgruppen viste også til saken om organisering av kontakt med brukermiljøene som styringsgruppen har bedt om å få opp ved flere anledninger. Dette kan være et viktig bakgrunnsdokument for arbeidet med videre organisering, men det var enighet i styringsgruppen om at det foreløpig er vanskelig å ha oversikt over hvilke samarbeidsorganer det vil være behov for i framtiden. Dette vil bli klarere i løpet av prosessen med innføring av nytt biblioteksystem. Styringsgruppens leder og nestleder tar ansvar for styringsgruppens bidrag ved bibliotekledermøtet. Styringsgruppen ønsker å oppsummere bibliotekledermøtet. Det blir derfor arrangert et møte i styringsgruppen om ettermiddagen 23. mars. BIBSYS vil sørge for at det blir reservert et møterom ved Rica Nidelven Hotel. Styringsgruppen diskuterte aktuelle saker for bibliotekledermøtet og det var enighet om å beholde de temaene som ble foreslått ved møtet 7. desember 2010 (S-2010/16), men med den endring av tema nr. 2, Samspillet mellom biblioteklederne, bibliotekene og BIBSYS i prosessen med innføring av nytt biblioteksystem, deles i to saker. Styringsgruppen foreslår følgende saker til bibliotekledermøtet: Konsortieorganiseringen og styringsgruppens rolle og ansvarsområde v/ direktør og styreleder og leder i styringsgruppen (herunder kommunikasjon og dialog med institusjonene) Organiseringen av arbeidet med innføring av nytt biblioteksystem v/ BIBSYS Arbeidet med dagens biblioteksystem og behandling av endringsforslag v/ BIBSYS En orientering om UNINETTs arkitekturprosjekt S-2011/07 Styringsgruppens evaluering av prosessen ved innkjøp av nytt biblioteksystem Saksdokumenter vedlagt mottatte evalueringsskjema ble distribuert via e-post til styringsgruppens medlemmer via e-post 2. februar. Ett evalueringsskjema ble ettersendt 4. februar. En evaluering av anbuds-/innkjøpsprosessen for nytt biblioteksystem i regi av styringsgruppen ble foreslått ved møtet 19. august 2010 (S-2010/06) og vedtatt gjennomført ved møtet 7. desember 2010 (S-2010/17). Ferdigbehandling av denne saken utsettes til møtet 23. mars. Hilde Trygstad sammenstiller innholdet i de evalueringsskjemaene som har kommet inn. BIBSYS vil sørge for at hun får tilsendt både de skjemaene som har kommet inn hittil og ev. skjema som måtte komme etter møtet. Styringsgruppens evaluering av prosessen ved innkjøp av nytt biblioteksystem må sluttføres innen utgangen av gruppens funksjonstid. 5

6 Styringsgruppen utsetter behandlingen av denne saken til møtet 23. mars. Hilde Trygstad sammenstiller innholdet i de innkomne evalueringsskjemaene. S-2011/08 Eventuelt Styringsgruppen ba om en status for BIBSYS Ask. Bakgrunnen var at styringsgruppen ved møtet 7. desember ga sin tilslutning til at den nye versjonen av BIBSYS Ask overtar adressen fra og med 15. februar 2011 (S-2010/22). Informasjon om denne adresseendringen ble publisert på BIBSYS nettsted 17. desember Da det senere viste seg at denne overgangen viser seg vanskelig i praksis ba styringsgruppen i en egen henvendelse til BIBSYS om at saken ble vurdert på nytt. Det har også kommet flere henvendelser fra institusjonene om dette. BIBSYS har derfor konkludert med at man avventer å gjøre endringer i internettadresse for de to versjonene av BIBSYS Ask. Styringsgruppen vil berømme BIBSYS for å ha lyttet til sine brukere i denne viktige saken, men vil presisere at det er viktig at dagens versjon av ASK beholder URL en inntil nytt biblioteksystem er implementert. 6