Saksbehandler: Arve Hauklien Røren Arkivsaksnr.: 16/ Dato: MULIG NYTT BYARRANGEMENT I DRAMMEN MIDT I DRAMMEN

Transkript

1 DRAMMEN KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arve Hauklien Røren Arkiv: Arkivsaksnr.: 16/ Dato: MULIG NYTT BYARRANGEMENT I DRAMMEN MIDT I DRAMMEN â INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET/BYSTYRET: Rådmannens forslag til vedtak: 1. Det er ønskelig med et nytt større arrangement i byen. Midt i Drammen er et arrangement som kan passe inn i Drammen. 2. Rådmannen arbeider videre med en midlertidig organisering sammen med Byen vår Drammen, WC skisprint, NSSF, og aktuelle idrettsklubber for videre søknads-, budsjett-, og planleggingsarbeid med sikte på gjennomføring av et testarrangement for rulleskiskyting i juni Det søkes om å arrangere sommerrenn for Rulleski/rulleskiskyting i Drammen i 2017 som en prøveordning. 4. Endelig beslutning om gjennomføring av testarrangementet, samt ivaretakelse av de økonomiske forpliktelsene for Drammen kommunes deltakelse i arrangementet og garantiansvar løses igjennom 1. tertialbehandling 2016 eller senest innen en søknad blir bindende for arrangementet. á Osmund Kaldheim rådmann Bertil Horvli byutviklingsdirektør

2 â Hensikten med saken Hensikten med saken er å gi formannskapet informasjon for å vurdere et mulig nytt byarrangement i Drammen, og be om videre mandat for eventuell søknadsprosess og videre planlegging. Saksutredning Drammen kommune og WC Skisprint Drammen har blitt kontaktet av Norges Skiskytterforbund (NSSF) og arrangørene bak Blinkfestivalen i Sandnes. NSSF har et ønske om å utvide sommeraktivitetene for skiskyting på rulleski med et nytt arrangement. Planene om flere arrangørsteder begrunnes blant annet i ønske om å skape en sommercup bestående av 2-3 forskjellige sommerarrangement i Norge hvor verdenseliten blir invitert. Med bakgrunn i suksessen med skisprinten i Drammen og den arrangørkompetansen som finnes her ønsker NSSF et slikt arrangement sentralt i Drammen sentrum. Det vises til egen orientering gitt i bystyrekomiteen for kultur, idrett og byliv. Arbeidstittelen på arrangementet er Midt i Drammen. Foreløpig planlegging og forarbeider Representanter for organisasjonskomiteen for skisprinten har reist til Sandes (5.januar 2016) for å hente erfaringer fra arrangørene bak Blinkfestivalen, samt å befare de sentrumsnære områdene som benyttes til arrangementet i Sandnes. 7. januar ble det gjennomført en befaring i Drammen med Norges Skiskytterforbund, NRK og organisasjonskomiteen til skisprinten for å se på aktuelle områder for gjennomføring av et rulleskiskytterrenn i Drammen sentrum. I løpet av januar og februar har det vært avholdt møter hos NSSF for å avklare rammebetingelser for videre planlegging. NSSF inviterte til spesiell befaring i Holmenkollen under skiskytter-vm. Det reiste en delegasjon med politiske og administrative representanter inn for å følge arrangementet på nært hold. Det planlegges en studietur til Sandnes under Blinkfestivalen i Sandnes juli Et rulleskiarrangement med topp internasjonal deltakelse krever at man er med i IBU s offisielle arrangementskalender. Tidlige sonderinger mot NSSF og IBU har vist at et sommerarrangement i Drammen vil bli en del av arrangementskalenderen hvis man velger å søke om dette. Slik søknad skal normalt levers IBU innen 1. mai året før ønsket arrangement. Dispensasjon for tidsfristen på søknad kan gis. NSSF vil eventuelt bistå Drammen med slik søknad til IBU. NSSF vil garantere for at de beste Norske eliteløperne stiller til start. For å sikre deltakelse fra andre nasjoners må det jobbes inn mot nasjonale landslag og mot enkeltløpere. Konsept for et eventuelt arrangement i Drammen Et rulleskiarrangement i Drammen sentrum vil ha som overordnet mål å skape en folkefest for innbyggerne både i Drammen og fra regionen. En god TV-produksjon som gir gode bilder og viser sporten fra en god side er viktige aspekter for å sikre god nasjonal TV-oppslutning om arrangementet, og et godt sportslig opplegg for utøverne. Dette betyr sentrumsnære løyper hvor kjente byelementer blir en del av løypa, og at publikum kommer tett innpå både standplass og løypetrase. Erfaringene fra Sandnes med direktesendte skikonkurranser i beste sendetid er populære programmer. Lysebotn opp var et av de mest sette enkeltsportsarrangementene sendt på TV i 2015.

3 Konseptet for arrangementet er under planlegging, men det er et mål at en sentrumsnær trase for rulleski med en standplass som det sentrale samlingsstedet skal etableres og benyttes intensivt over to dager. Dette betyr i praksis at det skal foregå arrangementer i traseen nær kontinuerlig så lenge løypen er etablert. Det blir viktig for arrangementet å trekke til seg skiskytterfamilien med alle sine utøvere fra de minste og helt opp til toppidretten. For å sikre attraktiviteten fra familier og deres deltakelse på arrangementet bør videre planlegging også omfatte tilrettelegging for treningsfasiliteter i rulleskiløypene på Simostranda og Konnerud før, under, og etter arrangementet. Arrangementet er tenkt tilrettelagt med god tilgang på gratis tilskuerplasser slik at arrangementet blir en naturlig del av en mer komplett St. Hans feiring hvor også andre etablerte kulturarrangementer som eksempelvis konserter på Holmennokken inngår. Et særlig viktig moment i planleggingen frem til nå har vært å finne det beste tidspunktet for gjennomføring av et eventuelt 2-dagers arrangement i Drammen. I samarbeid med media (NRK) og NSSF er det et ønske om at et slikt arrangement første gang kan gjennomføres i tilknytning til St. Hans feiringen i Datoen for arrangementet skal gi utøverne av sporten en god mulighet til og stille forberedt til arrangementet, og det skal ikke kollidere med andre sports- eller folkearrangement internasjonalt eller nasjonalt. Modellen som benyttes i Blinkfestivalen omfatter både skiskyting og langrennsøvelser. Norges Skiforbund (NSF) har blitt orientert om planene for et sommerarrangement i Drammen. Det er vurdert at det er mest hensiktsmessig å kun fokusere på skiskytterøvelser i et eventuelt prøveår i Drammen. Rettigheter I det arrangementskonseptet som foreslås vil arrangør ha det fulle ansvar for både kostnader og inntekter ved arrangementet. Dette betyr i praksis at arrangør må gjøre avtale med TV for å få gjennomført TV produksjonen. Ved en slik avtale vil arrangør sitte på alle reklamerettigheter knyttet til denne TV produksjonen og kan derigjennom sikre viktige inntekter til arrangementet. Dagens TV-avtaler mellom IBU og EBU gjør at det er NRK som er den aktuelle TV-produsenten for dette arrangementet. Organisering For planlegging og gjennomføring av et 2-dagers arrangement av denne størrelsen er det en suksessfaktor og ha på plass en god arrangementsorganisasjon. Arrangementet er teknisk utfordrende og har noen spesielle risikomomenter som gjør at det blir viktig og involvere de miljøene som har særlig kjennskap til hvordan en standplass i skiskyting skal håndteres. I den forberedende fasen vi har vært igjennom har det vært WC skisprint organisasjonen som har bidratt i samtaler og møter. Ved et eventuelt videre arbeid blir det viktig å få involvert lokale og regionale idrettslag som kan bidra i organisasjonsarbeidet. Det er allerede tatt kontakt med Simostranda IL (som har ansvaret for standplass i Holmenkollen), Drammen Strong, Lier IL og Bødalen IL. Buskerud skiskytterkrets var med under arrangementsbefaringen i Holmenkollen og blir en viktig samarbeidspart i det videre. For eventuell videre planlegging foreslås det derfor å bygge på eksisterende arrangementskompetanse i samme modell som skisprinten (eierutvalg og organisasjonskomite), men med et bredere samarbeid med aktuelle idrettslag i organisasjonskomiteen. Det er naturlig å

4 trekke inn NSSF i organisasjonskomiteen. Eierutvalget vil som et utgangspunkt bestå av Byen vår Dammen, WC skisprint, Buskerud Skiskytterkrets og Drammen kommune. Kostnader og finansiering Arrangør har ansvar for alle inntekter og kostnader ved det forslåtte arrangementet. Foreløpige overslag basert på erfaringstall fra Sandnes og fra WC skisprint ligger til grunn for budsjettutkastet gjengitt under; 2017 Renntekniske inntekter kr Sponsorinntekter kr Andre inntekter kr Barteravtaler kr Sum Inntekter kr Sum Renntekniske kostnader kr Sum Sponsorkostnader kr Sum Kultur kr Administrative kostnader kr Barteravtaler kr Sum kostnader kr Resultat kr Totalt vil et 2-dagersarrangement ha et kostnadsbilde på ca 7-8 millioner kroner. Sammenliknet med WC skisprint som har et budsjett på ca 6 millioner. I budsjettet ligger det forutsetning om at det blir enighet med NRK om en TV-produksjon som vil gi grunnlag for inntekter på salg av reklame i TV sonene. Arrangementet eier alle rettighetene og det estimeres at det vil være mulig å hente inn ca kr 4-5 mill i internasjonale/nasjonale reklamemidler. Ved WC skisprint og Elvefestivalen er det stort sett lokalt næringsliv som bidrar på sponsor og reklamesiden, mens det ved et eventuelt rulleskirenn for skiskyting sommerstid vil det grunnet eierskap til TV rettigheter være nasjonale/internasjonale bidragsytere på sponsorsiden. Dette betyr at man ikke belaster lokalt næringsliv ytterligere ift bidrag til gjennomføring av det foreslåtte arrangementet. Det første året for et eventuelt arrangement i Drammen vil det være behov for et kommunalt bidrag/tilskudd for å sikre balanse i regnskapet. Foreløpig budsjettutkast viser at dette tilskuddet er i størrelsesorden kr 1-2 millioner. Hvis arrangementet blir en suksess, og det oppfattes som viktig arena for synligheten til sponsorene, er håpet at dette arrangementet på sikt skal bli et økonomisk selvbærende arrangement. Den regionale deltakelsen i organiseringen sammen med nasjonal og internasjonal deltakelse gjør at det er naturlig å søke Buskerud fylkeskommune om tilskudd på lik linje med WC Skisprinten og WC Skiflyging i Vikersund. Det er i budsjettutkastet lagt inn en støtte på kr fra Buskerud fylkeskommune.

5 Tekniske Utfordringer For å gjennomføre et vellykket arrangement er man avhengig av en sentrumsnær standplass for skytedelen av konkurransen. Det har vært gjennomført en befaring i sentrum av Drammen med NSSF, NRK og representanter for WC skisprint for å se på mulige alternativer. TV ønsker at en eventuell skytebane skal ligge sentralt i Drammen, gjerne på Bragernes Torg slik at TV-bildene blir rammet inn av flotte byggverk og derigjennom gir god Drammensreklame. Det har vært kontakt med politiet lokalt her i Drammen for å sjekke ut hvilke sikkerhetskrav som må ivaretas ved skyting med salong/kaliber 22 i sentrumsnære områder. Politiet har uttalt at de forholder seg til skiskytterbundets krav til sikkerhetsavstander etc., og vil ikke komme med andre krav ut over dette. Pr nå har det vært sett på 2 ulike alternativer for trase og standplass i sentrum. Tilgjengelig areal for standplass bør være ca 60 x 30 meter inkludert sikkerhetssoner på siden og i bakkant av skyteskivene. Det søkes fortsatt etter mulige alternativer for både trase og standplass. Rådmannen ser at byutviklingstiltak knyttet til opparbeidelse av bruenden på Bragernes og omgjøring av nedre Bragernes torg vil gi noen rammebetingelser for hva som er mulig å få til på Bragernes i Rådmannens vurdering Henvendelsen fra NSSF om et nytt stort arrangement i Drammen må sees i sammenheng med allerede etablerte og planlagte nye arrangementer i sentrum. Skisprint og Elvefestival samt nytt prosjekt med matfestival er andre evenementer som skal gjennomføres. Et 2-dagers rulleskiskytterarrangement i Elvebyen Drammen rundt St. Hans vil være en mulighet for Drammen til å vise seg frem som et attraktivt sted å gjennomføre store arrangementer, samt å skape liv i byen for alle regionens innbyggere. Arrangementet foregår i en periode på året som ikke kolliderer med andre store arrangementer i byen. Timing med lokal St. Hans feiring kan bidra positivt til allerede etablerte tradisjoner i Drammen. Lokalt og regionalt næringsliv får mulighet til å benytte arrangementet som en avslutning inn mot sommerferien for seg og sine kunder. Tidspunktet for gjennomføring av arrangementet er sammenfallende med starten på sommerferien for skolene og det er sannsynlig at dette kan bli et ettertraktet familiearrangement. Foreløpig konsept bygger på at man i kombinasjon med toppidrett skal satse på involvering av barn og unge igjennom sidearrangementer, samt egne rulleski og rulleskiskytterarrangementer for barn og unge slik man har gjort i Sandnes. Den muligheten Drammen gis for gjennomføring av et sommerarrangement vil styrke og videreføre den betydelige arrangementskompetansen som allerede finnes igjennom WC skisprint og Elvefestivalarrangementene. TV produksjon fra sentrum av Drammen tidlig sommerstid vil sammen med et stort medieoppbud potensielt gi god reklame for byen i nasjonale medier. Det er som foreløpig budsjettutkast viser en økonomisk underdekning på ca 1-2 millioner kroner det første året. Dette betyr at det er en økonomisk risiko forbundet med arrangementet for Drammen kommune, særlig i oppstartsfasen. Usikkerheten som ligger i potensialet for sponsorinntekter gjør at det kan være behov for en underskuddsgaranti etter samme modell som skisprinten.

6 Tidslinje for videre arbeider April 2016 Søknadsarbeid og planlegging sammen med NSSF og idrettsklubber Mai 2016 Søknad leveres NSSF/IBU for å komme på arrangementskalenderen for Mai 2016 Beslutte sted for standplass og løype Juni 2016 Endelig beslutning om gjennomføring av arrangementet m/økonomi Juli 2016 Studietur til Sandnes og Blinkfestivalen Aug/Des. 16 Kontakt mot andre nasjoner for å sikre god deltakelse Juni 2017 Gjennomføring av Midt i Drammen Rådmannens forslag til vedtak: 1. Det er ønskelig med et nytt større arrangement i byen. Midt i Drammen er et arrangement som kan passe inn i Drammen. 2. Rådmannen arbeider videre med en midlertidig organisering sammen med Byen vår Drammen, WC skisprint, NSSF, og aktuelle idrettsklubber for videre søknads-, budsjett-, og planleggingsarbeid med sikte på gjennomføring av et testarrangement for rulleskiskyting i juni Det søkes om å arrangere sommerrenn for Rulleski/rulleskiskyting i Drammen i 2017 som en prøveordning. 4. Endelig beslutning om gjennomføring av testarrangementet, samt ivaretakelse av de økonomiske forpliktelsene for Drammen kommunes deltakelse i arrangementet og garantiansvar løses igjennom 1. tertialbehandling 2016 eller senest innen en søknad blir bindende for arrangementet. á