Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: C03 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: Nils Fr. Wisløff Rådmann Arild Eek Byutviklingsdirektør

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: C03 Arkivsaksnr.: 05/ Dato: "TALL SHIPS RACES" TIL DRAMMEN INNSTILLING TIL FORMANNSKAP/BYSTYRET: Administrasjonens innstilling: 1. Søknad til Sail Training International om å bli vertshavn for seilskutearrangementet The Tall Ships Races i 2010 godkjennes. 2. Prosjektbudsjettet med brutto kostnadsramme på 11 mill kr. og kommunens nettokostnad på 6 mill. kr. godkjennes, og innarbeides i de årlige rulleringer av økonomiplanen. 3. Dersom Drammen blir tildelt rollen som vertshavn i 2010, fremmes egen sak om organisering av forberedelser og gjennomføring av arrangementet. Nils Fr. Wisløff Rådmann Arild Eek Byutviklingsdirektør

2 Saksutredning: Hensikt Bystyret behandlet sak om Tall Ships Races i møte , og gjorde følgende vedtak : "Bystyrekomité kultur tilrår bystyret å søke om å bli vertshavn for "Tall Ships Races" i 2010 under de premisser som ligger i sakspapirene." Sail Training International (STI), som er arrangør av regattaen, har i slutten av februar invitert Drammen og øvrige aktuelle kandidater som har meldt sin interesse til å søke om å bli vertshavn for seilasen Tall Ships Races i 2010, med søknadsfrist Hensikten med denne saken er å avklare premissene for en søknad om å bli tildelt rollen som vertshavn for seilasen i 2010, herunder finansiering av tiltaket. Søknadskriterier Drammen kommune må søke skriftlig før 30. april Søknaden skal: besvare ulike tekniske krav til havn og andre fasiliteter. Vise at søker kan påta seg det praktiske og økonomiske ansvaret for havnearrangementene inkludert stedlig ledelse for konkurranse og havn vise planer for sosialt, sportslig og kulturelt program for skipsoffiserer og mannskap, samt planer for innbyggernes medvirkning og innsats fra frivillige. vise hvordan det skal legges til rette for at de største skipene skal ha egeninntjening i havn. vise hvordan man vil tilrettelegge for markedsføring lokalt og nasjonalt. vise havnas involvering i å støtte og motivere unge i seiltrening året rundt. Søker vil, dersom man får tildelt vertshavnrollen, forplikte seg til: å holde en ansvarsforsikring, og være erstatningsrettslig ansvarlig ovenfor Tall Ships International for forhold knyttet til arrangementet. å akseptere regler for sponsorskap, blant annet betale for bruk av logo og navn.(betale euro netto i fire rater for retten til å holde arrangementet) å vise at Drammen legger vekt på seiltrening for ungdom Søknaden er utarbeidet på engelsk, og er utstyrt med fotos, skisser og annet illustrerende materiale. Et foreløpig konsept til søknadsbrev med vedlegg følger vedlagt til orientering. Det er også utarbeidet en video som vedlegg til søknaden, for å dokumentere Drammens gode muligheter for å gjennomføre et slikt arrangement. Svelvikstrømmen fri seilingshøyde Drammen Havn og Kystverket arbeider for å øke den generelle tilgjengeligheten sjøveien gjennom Svelvikstrømmen til Drammen Havn. Mudringsarbeidet er utført, og arbeidet med å heve el-kraft luftspennet slik at seilingshøyden økes fra 46 m. til 70 m. gjenstår. Dette tiltaket er en forutsetning for å gjennomføre Tall Ships' Races.

3 Statnett har søkt om konsesjon for å heve høyspentledningen, og Drammen Havn og Kystverket har bekreftet at de har satt av midler til gjennomføringen. Konsesjonssøknad for tiltaket ble sendt til Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) i begynnelsen av mars, og forventes ferdigbehandlet så snart offentlig høringsprosess er gjennomført. Svelvik kommune arbeider for å erstatte høyspentmastene over Svelvik-strømmen med en strømkabel på bunnen av Svelvik-strømmen. Arbeidet antas å ikke berøre framdriften i konsesjonssaken. STI har antydet at dersom Drammen velges som vertshavn er det ønskelig å inngå kontrakt innen utgangen av året. Dette innebærer at konsesjonssaken inklusiv eventuell klagesaksbehandling må være endelig avsluttet innen da. Dette innebærer en viss usikkerhet. Økonomi I formannskapssak 0176/05 skisserte administrasjonen et totalt kostnadsomfang i forbindelse med Tall Ships' Races på kr mill. kr Det har innenfor den tidsrammen som er stilt til rådighet for å planlegge og utarbeide søknad, ikke vært mulig med detaljerte kostnadsvurderinger. Den budsjettskissen som presenteres bygger for en stor del på erfaringstall fra andre vertshavner. Foreløpig budsjettskisse: Budsjett (millioner kroner) Avgift STI m.v. 1,20 Prosjektledelse og promotering 4,10 Vann, avløp, renovasjon, strøm m.v. 0,80 Obligatoriske arrangementer og sponsorarr. 1,55 Antrekk m.v. frivillige 0,50 Publikumsarrangementer og transport 1,00 Medseilere i ,25 Sikkerhet 0,30 Diverse kostnader 0,87 Reserve 0,43 Sum kostnader 11,00 Andre offentlige tilskudd 1,00 Sponsorinntekter 3,00 Salg, transport og festivalpass 1,00 Sum inntekter 5,00 Netto 6,00 Inntekter Hovedutfordringen knyttet til finansieringen av et vertshavnsarrangement er å anslå sponsorinntektspotensialet. Det er innhentet erfaringer fra andre vertshavner. Disse varierer mye, men viser generelt en sammenheng mellom sponsorinntekter og vertshavnenes innsats på dette området. Anslaget i budsjettskissen legger til

4 grunn at det må arbeides aktivt med å utvikle sponsorprodukter og med sponsorsalg. Det er innhentet opplysninger fra Bergen(2001), Stavanger (2004) og Fredrikstad(2005). Disse hadde inntekter fra sponsorer, salg og andre tilskudd i størrelsesorden 4 7 mill. Drammens søknad innebærer et tilbud om å gjennomføre et "Cruise in Company" (en strekning der skipene seiler sammen til neste vertshavn uten å kappseile) fra Drammen til Kristiansand. Dette tilbudet gjøres fordi det kan bidra til å heve STI's interesse for å legge arrangementet til Drammen, men ikke minst vil det også kunne bidra til at sponsorinteressen blir større. Dersom Drammen kan tilby bedre opplegg for våre sponsorer ved at arrangementet blir tilført større og flere attraksjoner (som en samseiling og strandhugg langs Sørlandet kan medføre), vil dette kunne bidra til større interesse fra nasjonale sponsorer. Det anses som nødvendig å få til et samarbeide med nasjonale sponsorer for å få inntekter av den dimensjon som arrangementet krever. Det vil bli en utfordring å få sponsorer til et arrangement som foregår i juli, dersom arrangementet blir lagt til dette tidspunktet. Seilasene går normalt i juli og avsluttes i begynnelsen av august. Det er foreløpig ikke utviklet konkrete sponsorprodukter som er testet mot aktuelle miljøer. Erfaringene fra andre vertshavner er som nevnt svært ulike og gir begrenset sikkerhet. Øvrige inntekter Inntekter fra andre offentlige tilskudd uttrykker forventninger om økonomisk engasjement fra nabokommuner, fylkeskommunen, havneselskap m.fl. Risiko Til forskjell fra f.eks. WC-skisprint, der bykassens risiko er begrenset til en underskuddsgaranti på inntil kr. 1,0 mill, og Elvefestivalen som mottar et økonomisk tilskudd på kr , vil Tall Ships Race-konseptet slik det nå er skissert være et arrangement der bykassen har risiko uten formell begrensning. Det trer ikke frem en eller flere aktører i tredje sektor som kan ta en rolle tilsvarende den Konnerud I.L. har maktet i skisprinten.. Dersom Drammen tildeles vertshavnrollen, må det være en målsetting å i størst mulig grad mobilisere og ansvarliggjøre frivillige organisasjoner også i Tall Ships Race-arrangementet. Omdømme Tall Ships' Races vurdert som tiltak for å styrke byen og regionens omdømme lar seg ikke kvantifisere. Men en indikasjon på dette kan være at norske byer som har vært vertskommune tidligere søker på ny. Bergen skal arrangere for tredje gang i Drammen konkurrerer i år bl.a. med de norske byene Trondheim, Ålesund, Kristiansand og kanskje Stavanger om å få arrangementet i De fleste av disse har gjennomført arrangementet tidligere Både Stavanger og Fredrikstad anslo rundt besøkende i de fire dagene arrangementet ble gjennomført. Drammen ligger sentralt til på Østlandet, med store befolkningskonsentrasjoner innen en times reisetid. I Fredrikstad var det akkreditert 138 journalister, hvorav 109 av disse var norske Organisering og videre arbeid Dersom Drammen i slutten av juni blir tildelt arrangementet, bør det videre arbeidet startes umiddelbart. En av utfordringene er å sikre høy deltakelse fra de store seilskutene i Dette krever målbevisst

5 arbeide fra vertshavnene. Det er da naturlig at Drammen allerede førstkommende sommer deltar under sommerens 50 års jubileumsregatta, gjerne i målhavnen Antwerpen. Det er videre nødvendig at Drammen deltar på de årlige møter i Sail Training International og også høster erfaring fra hvordan rollen som vertshavn fylles under seilasene/arrangementene de kommende år. Arbeidet med finansiering og sponsing bør likedan startes umiddelbart, da dette erfaringsmessig gir best uttelling hvis det er godt forberedt og gjennomføres som et langsiktig arbeid. Da får også sponsorene høste effekt gjennom flere år fram til gjennomføringen. En tid etter tildeling, antakelig mot slutten av 2006, vil STI inngå kontrakt med vertshavnene om gjennomføring. Standard vertshavnkontrakt følger vedlagt.. I god tid før det store arrangementet nærmer seg, skal det etableres en organisasjon for gjennomføring. STI anbefaler at denne består av en hovedkomité med tung representasjon, en prosjektlederfunksjon/sekretariat, og underkomiteer med hver sin leder: maritim gruppe, kultur- og aktivitetsgruppe, transport og kommunikasjon, liaison, finansiering og informasjon/pr. Prosjektledelsen er sekretær for hovedkomiteen og deltar i underkomiteenes møter. Dersom Drammen blir tildelt rollen som vertshavn i 2010, fremmes egen sak om organisering av forberedelser og gjennomføring av arrangementet. Konklusjon Med bakgrunn i bystyrets vedtak , anbefales søknaden godkjent. Videre må bystyret allerede nå forplikte Drammen kommune til å stille til rådighet inntil 6 mill. kr. for arrangementet. Midlene som bevilges innarbeides i de årlige rulleringer av økonomiplanen. Den videre planlegging og organisering må naturligvis skje med tanke på en helhetlig planlegging mot byjubileet i Trykt vedlegg: 1. Foreløpig utkast til søknadsbrev 2. Foreløpig tekst til søknadsvedlegg Utrykt vedlegg: 3. Standard vertshavnkontrakt