Tilbudsforespørsel på programmering (rammeavtale)

Transkript

1 Til den det måtte angå! Dato: 20. juli 2012 Deres ref.: [Klikk her og skriv] Vår ref.: [Klikk her og skriv] Tlf.dir..: Tilbudsforespørsel på programmering (rammeavtale) Vi inviterer til en åpen anbudskonkurranse knyttet til en rammeavtale for programmeringstjenester og støtte til noen gitte programmer for perioden 'nå' og ut 2013, men opsjon på inntil to påfølgende 6-måneders avtaler. Oppdragsgiver: Kontaktperson: Frist: Velferdsseksjonen/Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Bjørn Tommy Tollånes, , Innlevering av tilbud innen 7. august (kl. 15:00) på epost (Word og/eller pdf-filer) Etter gjennomgangen av tilbudene vil vi invitere de mest aktuelle leverandørene til et intervju/møte for avklaringer (NB! Ikke forhandlinger!). Vi tar sikte på å ta en beslutning snarest mulig. Vennlig hilsen Bjørn Tommy Tollånes Seniorrådgiver Vedlegg: Oppdragsbeskrivelse HMS-attest (eksempel) [endnote, dokumentasjonskrav for kvalifisering] Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Postboks 7004 St. Olavs plass, 0130 Oslo Tlf: Faks:

2 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 1 1. Bakgrunn Vi drifter sekretariatet for den internasjonale organisasjonen The Campbell Collaboration (C2) ( og de verktøyene som vi trenger bistand på er knyttet til dette arbeidet. Vi forutsetter at tilbyderne har satt seg inn i hva C2 driver på med via nettstedet. Løsningene vi har i bruk i dag er: Nettstedet: er publisert med en modifisert utgave av Article Manager ( Dette er et enkelt publiseringsverktøy. Andre nettbaserte løsninger fremkommer på nettstedet i iframes. Med unntak av evnt. enkelte problemstillinger knyttet til integrasjon mellom Article Manager /html-sider og andre løsninger, er det lite behov for støtte her. Nettbaserte løsninger: Vi benytter open source løsninger når dette er mulig/konkurransedyktig. Et inntrykk av hvilke programmer vi benytter i dag kan man få ved å se på denne oversikten: I utgangspunktet har vi behov for ulike grad av bistand på alle disse programmene som f.eks. endring av templater i LimeSurvey, konfigurering og problemløsning i OpenEMM, bedre bruk og utnyttelse av Google Analytics m.m. Bistand til å finne og evnt. konfigurere andre løsninger i perioden kan bli aktuelt. The C2 Toolbox: Dette er den internt utviklede løsningen for prosjektstyring/ dokumenthåndtering m.m. som det meste av arbeidet er knyttet til. Her er det snakk om korreksjoner, forbedringer og nyutvikling av løsningen. Webhost: De tekniske løsningene er i dag plassert hos Østfold Internett ( IKT-strategien/rammene som ligger til grunn for våre løsninger finner man i siste del av den opprinnelige kravspesifikasjonen ( til C2 Toolbox. Vi forutsetter at tilbyderne har satt seg inn i denne. C2 Toolbox er utviklet i de senere årene under norsk prosjektledelse med programmerere i Latvia (latviere og russere), India, Spania og i Norge. Kommunikasjonen mellom prosjektleder og programmerer foregår på engelsk (eller norsk, når det er mulig), mens all dokumentasjon osv skjer på engelsk. Side 2 av 6

3 2. Hva skal gjøres? Programmering: The C2 Toolbox skal forbedres ved å rette opp feil, svakheter og videreutvikle løsningen; og vi søker bistand til å få gjort dette. Ut fra dagens erfaringer krever dette av leverandøren kompetanse i o PHP o PHP's IMAP library, and the IMAP protocol in general o HTML, CSS and JavaScript o jquery, TinyMCE o MySQL o Objektorientert programmering o Programmering for både web og CLI applikasjoner o Nyutvikling skjer på et testområde og synkroniseres med dataene på operativ løsning når endringene/forbedringene er stabile. Leverandøren må stille med en løsning for dette. o I dag benytter vi Git (versjonskontrollsystem), Git er systemet vi bruker for å lagre alle endringer i koden vi gjør m/kommentarer. De som skal ta over jobben/koden bør kunne dette så man raskt kan komme "up to speed" med hva som har blitt gjort og hvorfor. Dersom noe annen løsning skal benyttes så må det begrunner og sannsynliggjøres at det ikke medfører merkostnader for oss. o Filformater som: RSS, RIS, CSV o Debian Linux (komfortable med å arbeide i shell etc; SSH, RSA files and crond (for automatic communication between Linux servers) o og evne til å sette seg inn i nye teknologier. I tillegg må programmererne ha forståelse for webdesign generelt og interaktiv design spesielt. Nettløsningene våre skal i prinsippet fungere fult ut med alle de mest kjente nettleserne, og de skal optimaliseres for folk med dårlig internettforbindelse (det er bl.a. derfor vi ikke benytter mye Flash i dag). Konfigurering av og bistand til: OpenEMM, LimeSurvey og andre open source programmer. (Vi forutsetter at minst to programmere, med gode engelsk kunnskaper, stilles til disposisjon som behersker det vesentligste av dette). 3. Hvordan ser vi for oss samarbeidet? Vi prøver å organisere arbeidsoppgavene slik at de kan utføres planmessig i form av dagsverk. Vi forventer at leverandøren tentativt har kapasitet for et dagsverk i uken for Side 3 av 6

4 oss. Ved dialog håper vi å oppnå både planmessighet og fleksibilitet i samarbeid med leverandøren ut fra begges behov. Vi benytter et skjema i GoogleDoc for oppfølging av programmeringsoppgaver. Ved 'ledig tid' skal programmererne jobbe kontinuerlig med kvalitetsforbedring av eksisterende kode og dokumentering av denne (på engelsk). I tillegg til oppdatering av ToDo-listen (rapportering) i GoogleDocs så benytter vi epost, Skype og telefoni i kommunikasjonen. Vi har ingen krav til geografisk plassering av leverandøren, men de bør kunne normalt kommunisere med oss i 'norsk kontortid' og det vil være et lite pluss dersom det relativt enkelt/billig kan avholdes et fysisk møte en gang i blant. Dette er en rammeavtale hvor vi ikke forplikter oss til en bestemt bruk av leverandøren. Ut fra siste års forbruk så estimerer vi et forbruk på 3-5 dagsverk i en normal måned, men det er behovet og prioriteringene fremover som avgjør hvor mye vi vil bruke leverandøren. 4. Vurdering av tilbud Oppdragsgiveren vil være Velferdsseksjonen/Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten, som en statlig virksomhet. Vi vil følge de normale betingelsene som er knyttet til Staten. Tilbudsforespørselen vil skje etter regelverket ift Offentlige anskaffelser ( Forespørselen vil legges ut bl.a. på Vi ber dere prise tilbudet ut fra et forbruk på et dagsverk i uken og en standard timepris for oss. Alle forbehold og krav må fremkomme tydelig i tilbudet f.eks. om man forventer å få betalt for å sette seg inn i noen av de nevnte løsningene, yte (begrenset) 'krisehjelp' utenfor kontortid osv For å komme i betraktning må leverandøren dokumentere (se vedlegg 3) en ryddig økonomi, ryddig drift og at man har minst to navngitte personer (legg med relevant CV) som kan utføre oppdraget. Tilbudet vil deretter blir vurdert etter følgende kriterier: Kompetanse (dokumenteres med prosjekteksempler, referanser) [40%] Personlig egnet (evne til å kommunisere med oss, selvstendig jobbing: dokumenteres ved referanser, tilbudet og evnt. intervju/møte) [20%] Økonomisk mest gunstige tilbud [40%] Spørsmål knyttet til denne tilbudsforespørselen kan rettes til Bjørn Tommy Tollånes, , btt@nokc.no Side 4 av 6

5 H M S - e r k l æ r i n g Vedlegg 2 EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted: Land: Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse- miljø- og sikkerhet i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. Res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidsvern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldene skatte- og Arbeidsmiljø - regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og Verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse- miljø- og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematisk tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatt (sign.) Dato: Side 5 av 6

6 Kvalifikasjonskrav Vedlegg 3 Følgende dokumenter skal leveres oppdragsgiver senest ved tilbudsfristens utløp og er avvisningsgrunn dersom de ikke følger tilbudet: a) Betalte skatter og avgifter: Tilbyder skal levere skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp (norske tilbydere): - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift b) Oppfyllelse av lovfestede krav innen HMS: Tilbyder skal levere egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Se vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 15. juni Et eksemplar av egenerklæringen er vedlagt som vedlegg 2. c) Lovlig etablert foretak: Tilbyder skal legge ved en firmaattest og eventuelle attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert. d) God økonomi: Tilbyder skal legge ved årsregnskap/årsrapport for de 3 siste årene. Regnskapene skal være revisorbekreftede. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. e) Leverandøren skal ha gode faglige kvalifikasjoner: Tilbyder skal legge ved oversikt over sine 5-10 største relevante oppdrag siste tre år i Norge/ internasjonalt med beskrivelse av problemstilling, valgt metode/tilnærming, resultat og kontaktperson. Videre skal tilbyder beskrive sine uttalte konkurransefortrinn i forhold til kontraktsomfanget og arbeidsoppgavene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget (eget syn på hvorfor oppdragsgiver skal velge tilbyder). Side 6 av 6