Telefon: Utredningen skal være hoveddokumentasjon i et politisk beslutningsgrunnlag for å foreslå endringer i skolestrukturen i Harstad kommune.

Transkript

1 Økonomi- og utviklingsenheten Deres ref.: Deres dato: Saksbehandler: Lene Merethe Saue Telefon: Vår dato: Vår ref.: 2011/3050 / «MOTTAKERNAVN» «KONTAKT» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «UTLANDSADRESSE» TILBUDSFORESPØRSEL UTREDNING AV SKOLESTRUKTUREN I HARSTAD KOMMUNE Harstad kommune ligger i Troms fylke. Harstad by er fylkets nest største by. Kommunen er et viktig trafikknutepunkt og administrasjons- og skolesenter i Sør-Troms. Innbyggertallet er på ca Oppdragsgiver: Harstad kommune inviterer med dette til innsendelse av tilbud på utredning av skolestrukturen i Harstad kommune. Tilbudsforespørselen sendes 3 ulike rådgivere. Oppdragsgivers kontaktperson: Prosjektansvarlig: ass rådmann Henry Andersen Intern prosjektleder: skolefaglig rådgiver Willy Aas e-post: willy.aas@harstad.kommune.no Besøksadresse: Asbjørn Selsbanesgate 9 Postadresse: Harstad kommune Postmottaket 9479 Harstad Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktperson pr. e-post. Anskaffelsens formål: Skolestrukturen i Harstad skal utredes og vurderes i en helhetlig analyse av Harstad kommunes behov for skole- og oppvekstsenter i forbindelse med virksomhetsplanen fra skoleåret Eventuelle endringer søkes gjennomført fra skoleåret 2012/2013. Utredningen skal presentere konkrete alternativer for en skolestruktur i Harstad som gir best mulig skole for minst mulig kostnader, og som gir en likeverdighet i opplæringstilbudet til den enkelte elev uavhengig av hvor du bor i kommunen. Formålet med utredningen er å bringe klarhet i hvordan skolestrukturen i Harstad kan se ut framover, samtidig som kommunens driftsutgifter skal reduseres. Utredningen skal være hoveddokumentasjon i et politisk beslutningsgrunnlag for å foreslå endringer i skolestrukturen i Harstad kommune. Det skal foretas en gjennomgang av skolestrukturen med formål å optimalisere forholdet mellom elevtall, gruppetall og antall skoleanlegg. Besøksadresse: Asbjørn Selsbanesgt. 9 Harstad Postadresse: 9479 Harstad Telefon: E-post: postmottak@harstad.kommune.no Hjemmeside: Organisasjonsnr: Bankgiro: Nordea

2 2 En slik utredning skal omhandle skoleanleggenes kapasitet og egnethet/investeringsbehov og pedagogiske konsekvenser og utfordringer. Arbeidet skal ha et langsiktig perspektiv. Utredningen skal foreslå en mer kostnadseffektiv drift samtidig som den faglige kvaliteten på skoletilbudet opprettholdes. Innsparingsmålet er å senke de årlige driftskostnadene raskest mulig. Alle endringsforslag og konklusjoner skal konsekvensvurderes (administrativt, skolefaglig, økonomisk, samfunnsmessig) og begrunnes. Konkretisering av mandatet: Utredningen skal belyse/foreslå: 1. Hvor mange ungdomstrinn har kommunen behov for. 2. Hvor mange skole- og oppvekstsentra kommunen skal ha. 3. Elevtallsprognoser for virksomhetene i den foreslåtte framtidige skolestrukturen. 4. Hvordan overtallige skoler/oppvekst anlegg kan fases ut. 5. Hvordan SFO tilbudene kan gis. 6. Aktuelle sammenhenger mellom sentra, utkant, øvrig tjenestetilbud og skole/oppvekstsenterstruktur. 7. Pedagogiske konsekvenser av endringene. 8. Konsekvenser i form av skoleskyss og farlig skoleveg. 9. Tiltakene skal kostnadsregnes. 10.Om hver skole/oppvekstanlegg skal være en selvstendig organisatorisk virksomhet og konsekvensene av eventuelle sammenslåinger i større enheter. 11.Gjeldende forskrifter, lov og regelverk innenfor tjenesteområdet skal følges. 12.Utredningens analyse, vurderinger og anbefalinger skal dokumenteres i en rapport fra konsulent. Organisering: Utvalg for oppvekst er arbeidets referansegruppe og det rapporteres gjennom utvalgets faste møter. For å gjennomføre arbeidet engasjeres ekstern konsulent som følger prosessen fram til avgitt rapport. Konsulenten skal ha et selvstendig ansvar for å utarbeide rapport, som skal inneholde minst to alternativer til dagens skolestruktur. Konsulenten må påregne deltagelse på inntil 2 møter i referansegruppe/oppvekstutvalg og presentasjon av rapporten i etterkant dvs totalt 3 politiske møter. Utvalg for oppvekst sender rapporten på høring. Prosjektledelsen gjennomgår svarene og lager ferdig saken til politisk behandling. Prosjektgruppen består av Prosjektansvarlig: Henry Andersen Intern prosjektleder: Willy Aas Tillitsvalgte (2) KUS (1) HKFU (1) Bygge- og eiendom (1) Økonomi (1) Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7.april 2006 del 1. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger.

3 3 Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke leverer i tråd med konkurransegrunnlaget. Kostnadsomfang Til oppdraget er det avsatt kr inkl mva. Disse midlene skal dekke alle utgifter. Oppdragsgiver ønsker oppgitt totalpris inkl mva. Leveringstid Konsulentoppdraget må være gjennomført innen Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket Utredning av skolestruktur 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 3. Tilhørende dokumenter. 4. Leveres på papir direkte til leveringsadresse eller sendes med post. Tilbudsfrist Tilbudet skal være levert kommunen innen kl Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 90 kalenderdager beregnet fra innleveringsfristen. Obligatoriske krav 1. Skatteattest som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer. 2. HMS-egenerklæring. Se bilag til tilbudsforespørselen. Leverandørens faglige kvalifikasjoner Prosjektleder skal ha erfaring fra minimum 2 tilsvarende oppdrag. Det skal vedlegges referanseliste fra prosjektleder, med oppdragsgivers navn, tlf, e-post adresse. Det skal vedlegges en liste over de viktigste relevante leveransene for firmaet de 3 siste årene. Herunder opplysninger om oppdragsgivers navn, tlf, e-post adresse. Referansene vil kun bli kontaktet ved behov. Prosjektgjennomføring Tilbudet skal inneholde opplysninger om arbeidsmetode og følgende vil bli vurdert: Arbeidsform/arbeidsopplegg Det skal redegjøres for hva en legger i oppdraget (datafangst, rapportvurderinger, evt. møter og reiser) samt framdriftsplan med eventuelle milepæler. Kapasitet Det er satt endelig frist for levering av ferdig rapport til Redegjør for hvordan uforutsette hendelser (sykdom, oppsigelser, tekniske problemer etc.) som kan påvirke kapasiteten vil bli håndtert. Rapportering Det skal redegjøres for hvordan rapporten er tenkt bygd opp. Legg gjerne ved evt eksemplar av tidligere rapport i tilbudsdokument.

4 4 Kvalitetsrutiner Det skal redegjøres for hvordan tilbyder vil kvalitetssikre arbeidet sitt og hvilken dokumentasjon som evt. følger kvalitetskontrollen. Tildelingskriterier Vekt: 30 % Erfaring til prosjektansvarlig: Det vil bli vektlagt at prosjektansvarlig har gjennomført denne type prosjekter tidligere. Det må legges ved CV til prosjektansvarlig. Vekt: 30 % Prosjektgjennomføring: se kriterier listet ovenfor. Vekt 20 % Leverandørens prosjekterfaring: Det må leveres referanser på minst to tilsvarende prosjektgjennomføringer som firmaet har gjennomført de 3 siste årene. Vekt 20% Pris: Totalpris inkl mva. Med vennlig hilsen Henry Andersen Ass rådmann

5 5 BILAG I HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.