Styringsdokument for 61 Digital patologi konseptstudie

Transkript

1 Styringsdokument for 61 Digital patologi konseptstudie Dato: Versjonsnr: 1.0 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Versjonsnr. Haukeland Universitetssykehus Prosjektstyreleder Lisbet Sviland 9. juni

2 Innhold 1 Innledning Endringshistorikk Prosjektets navn Formålet med dokumentet Dokumentets omfang og avgrensning Arbeidsgruppen for dokumentet Referanser Ord og uttrykk Prosjektets bakgrunn Historikk og Behov Strategisk forankring Prosjektets mål Overordnet mål Effektmål Prosjektleveranser (resultatmål) Scope, begrensninger, avhengigheter og forutsetninger Organisering og ansvar Organisasjonsstruktur Roller og ansvar Interessenter Overordnede rammer Gjennomføringsstrategi Milepæler Risiko Risikokartlegging ved initiering Økonomi Prosjektbudsjett Forutsetninger v1.0 2

3 1 Innledning 1.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.34 Første utkast Jørn Hanssen 0.35 Lagt inn milepæler i kap 5.2 Milepælsplan, lagt inn flere prosjektroller i kap 4.2 Roller og ansvar, lagt til arkitekturprinsipper mm. i kap 5.1 Gjennomførings-strategi, lagt til foreslått ressursbehov i kap 5.3 Økonomi 0.4 Innarbeidet kommentarer og innspill før og under arbeidsmøte 2. desember. Gjelder spesielt kap 2.1, 3.1, 3.2,3.3 og 3.4, 4.1 og Innarbeidet kommentarer og innspill fra siste høringsrunde etter arbeidsmøtet 2. desember. I all hovedsak tydeliggjøring og presising, og gjelder spesielt kap 1.4, 1.5, 2.1, 3.1, 3.2, 4.1, 4.2 og Endring i definisjon av Digitalt snitt og Digital patologi 0.5 Endret tidsplanen for Milepælene. Flyttet avgrensning til etter M5 og M Jørn Hanssen Jørn Hanssen Jørn Hanssen Jørn Hanssen Line Rodahl Dokset 0.6 Lagt inn nye samarbeidsprosjekter Line Rodahl Dokset 0.65 Flyttet 10 punkter fra kapittel 2.1 til kap. 3.4 og endret overskrift til å starte med Scope. Kap 4.1 Lagt inn org kart for kjernegruppen Kap 5. Lagt inn initiell risikovurdering 0.7 Slettet bruk av referansegruppe. La inn kapittel 4.2 roller og ansvar. Strukturerte kapittel 4. Flyttet interessenter i en verdimessig orden. Endret språk og presentasjon av kapittel Line Rodahl Dokset Line Rodahl Dokset v1.0 3

4 1.2 Prosjektets navn Prosjektets navn er «Foreslå felles nasjonale konsepter og målbilder for digital patologi» Prosjektets kortnavn er «Digital patologi konseptstudie» Prosjektets ID er Formålet med dokumentet Hensikten med dette dokumentet er å beskrive målene og rammene for felles nasjonalt forprosjekt for Digital patologi. Dokumentet fungerer som avtale mellom prosjektstyret og prosjektleder, og er også et styringsverktøy for prosjektorganisasjonen, kfr. kap. 4. Målgruppen for dokumentet er prosjekteier, prosjektstyret, prosjektleder, deltakere i prosjektet, Nasjonal IKT, RHF ene og andre som er berørt av prosjektet. 1.4 Dokumentets omfang og avgrensning Dokumentet beskriver ansvarsområdet for forprosjektet og avgrensninger mot andre prosjekter og aktiviteter. Videre beskriver det prosjektorganisasjonen, og overordnede rammer for framdrift og økonomi. Dokumentet er opprinnelig basert på prosjektkandidaten som ble lagt til grunn for godkjenningen av masterplan for 2016 i styret i Nasjonal IKT, samt beskrivelser av igangsatte og planlagte regionale initiativer. 1.5 Arbeidsgruppen for dokumentet Arbeidsgruppen som har bearbeidet, kommentert og gitt innspill til dokumentet, har bestått av følgende: Inger Tranung, Helse Nord Kristine Smistad Myrmel, Helse Nord Gunnar Kopstad, Helse Midt-Norge Harald Aarset, Helse Midt-Norge Randi Sønderland, Helse Midt-Norge Sabine Leh, Helse Vest Terje Bremnes, Helse Vest Inger Nina Farstad, Helse Sør-Øst v1.0 4

5 1.6 Referanser [1] Business Case innføring digital patologi v0.5 (Helse Midt-Norge) [2] Nasjonal kidney biopsy diagnostics (Forslag Helse Vest) [3] Prosjektplan - forprosjekt Digital Patologi v.1.1 (Helse Midt-Norge) [4] Status digitale patologitjenester (Helse Vest) [5] Digital Patologi fra telemedisin (forprosjektrapport UNN) [6] Digital patologi v1.1 (Nasjonal IKT prosjektkandidat) [7] FK16HBE03 Digitale patologitjenester i Helse-Vest rev 1 [8] FK16HBE03 Effisiente digitale patologitjenester (prosjektidéer Helse Vest) [9] Status Digital Patologi OUS nov 2015 [10] Digital pathology at UHN (Canada) [11] Status Digital patologi i Norgev2 (Policydokument fra patologiavdelingene i Tromsø, Trondheim, Bergen, Stavanger og Oslo, oktober 2015) [12] _Reviderte_arkitekturprinsipper_Versjon_20 (se [13] Digital patologi (Terje Bremnes forslag til tilnærming) [14] Helse Vest Prosjektkandidat: Implementering av digital patologi i Helse Vest (Ståle Sund, Aleksander Vodovnik, Sverre Nordgård; 2013) [15] Sluttrapport Prosjekt Digital patologi i Helse Førde (Prosjekt Helse Vest; Aleksander Vodovnik, 2013) [16] 2015 Sak 90/15 B2-beslutning Digital Patologi (foranalyse - Helse Sør-Øst) [17] Sluttrapport - Digitalisering av vevssnitt for nyrebiopsiregisteret (Sabine Leh, 2013) v1.0 5

6 Begrep Digitalt snitt Snittskanner 1.7 Ord og uttrykk Betydning (Engelsk «digital slide», «virtual slide»). Digitalisert bilde av vevs-snitt eller celler preparert på et objektglass framstilt for mikroskopi, skannet i en snittskanner for tolkning på skjerm istedenfor i mikroskop. Det digitale snitt «mikroskoperes» på en PC-skjerm på samme måte som når en betrakter mikroskopi-snittet i lysmikroskopet. Utstyr som lager digitale snitt fra mikroskopi-snittet Digital patologi Digital patologi handler om digitalisering av vevs-snitt og celler slik at granskning, second-opinion vurderinger og tverrfaglige møter kan gjennomføres uavhengig av fysiske snitt, og at deler av granskningen kan automatiseres ved hjelp av programvarebasert bildeanalyse (kvantitativ patologi). Bildevisningsprogramvare (Engelsk «viewer»). Programvaren som benyttes for å «mikroskopere» det digitale snittet på en PC-skjerm. Mikroskopi-snitt Vevssnitt på et objektglass. Dette er den fysiske prøven som betraktes i lysmikroskopet. Bildeanalyse Digitalt mikroskop En kvantitativ beskrivelse av utvalgte egenskaper i bildet av mikroskopi-snitt. Dette fremskaffes av dedikert programvare. Hensikten er å understøtte patologens vurdering med reproduserbare talldata. Et mikroskop med vanlig optikk, som bruker et digitalt kamera for å vise det mikroskopiske bildet på en PC-skjerm. Et digitalt mikroskop tillater ikke lenger å se det mikroskopiske bildet direkte gjennom et okular. v1.0 6

7 2 Prosjektets bakgrunn 2.1 Historikk og Behov Driverne for å utforske og bruke mulighetene som den nye teknologien gir, er knyttet til følgende: Mangel på patologer, vanskelig rekruttering og opprettholdelse av fagmiljøer både sentralt og perifert, overholdelse av tidsfrister for prøvesvar og pakkeforløp, samt en forventet økning i mengden og kompleksiteten av undersøkelser, og dermed også behov for å utnytte ekspertise og kapasiteten bedre. Mer standardisering av prøvehåndtering og svarrapporter etterspørres også. Samtlige av driverne vil til sist komme pasienten til gode. Arbeidet i forprosjektet skal resultere i konseptuelle organisatoriske og teknologiske målbilder/løsningsforslag og forslag til retningslinjer og standarder for utvalgte områder, og vil dermed gi et grunnlag for en realisering av tiltak basert på felles nasjonale føringer. Kartlegging av andres erfaringer vil være en viktig del av arbeidet i forprosjektet, eksempelvis fra Utrecht, Linköping og Göteborg (Västra Götalandsregionen), i tillegg til å utnytte det som allerede er gjort av forarbeid og gjennomføring i de regionale initiativene. 2.2 Strategisk forankring Prosjektet understøtter fremtidsbildet i felles IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten, om å øke standardisering og felles tjenester og løsninger, som fremmer kvalitet og effektivitet å sørge for rett informasjon til rett tid og til rett mottaker Fremtidsbildet i strategien understøtter regjeringens mål og bidrar til å håndtere hovedutfordringer for IKT i sektoren. v1.0 7

8 3 Prosjektets mål 3.1 Overordnet mål Forprosjektet skal utarbeide et konsept som underlag for videre planlegging og realisering. Det overordnede målet for dette forprosjektet er dermed sammenfallende med overordnet mål for fremtidige prosjekter som skal planlegge og realisere foreslåtte tiltak. De overordnede målene er å ta i bruk digital patologi for å oppnå følgende: Bedre patologiservice (rett svar til rett tid) ved å utnytte ressursene i patologimiljøene bedre (rett biopsi til rett patolog) Forbedret samhandling mellom patologiavdelingene og laboratoriene og andre fagmiljøer i sykehusene Felles løsninger og tjenester som fremmer kvalitet, og særlig standardisering Å kunne møte fremtidens behov for økt bruk av patologitjenester (økt befolkning i kombinasjon med at flere lever lengre med kreft og andre sykdommer) 3.2 Effektmål Siden dette er et forprosjekt, så vil effektmålene oppnås først når de foreslåtte tiltakene fra forprosjektet blir realisert. Forprosjektet skal kartlegge regionale og lokale initiativ innenfor Digital patologi med tilhørende planlagte effektmål og gevinster. Gevinstene knyttet til realisering av foreslåtte tiltak fra dette forprosjektet vil være knyttet til 1) Koordinering/samordning/ standardisering/utbredelse av tiltak fra de regionale initiativene 2) Tiltak som ikke er omfattet av de regionale initiativene Ønsket effekt ved realisering av foreslåtte tiltak fra forprosjektet er som følger: 1. Å utnytte ressurser i og mellom patologiavdelingene bedre, i form av bl.a. mer effektiv samhandling mellom landets patologiavdelinger lette arbeidet med prøver som krever re-granskning av tidligere prøver, da disse etter hvert vil kunne finnes i et digitalt arkiv reduksjon/bortfall av tidkrevende oppgaver knyttet til administrering av glasssnitt for diagnostisering, demonstrasjon, undervisning og forsendelse 2. Å heve kvaliteten på patologitjenesten (mer presise svar og til rett tid) 3. Å bedre rekrutteringen til store og små patologimiljø 4. Å styrke faglig utvikling i patologifaget ved lettere samhandling mellom spesifikke og spesialiserte fagmiljø 5. Å styrke undervisning av leger i utdannelsesstilling i patologi samt medisinerstudenter 6. Å gi mulighet for å opprettholde perifere patologimiljø / patologitjenester ved desentrale sykehus 7. Å gjøre fagfeltet mer attraktivt v1.0 8

9 8. Å synliggjøre patologifaget i pasientforløpet 9. Å forbedre pasientsikkerheten (færre forvekslinger) 10. Å bedre logistikken rundt pakkeforløp 11. Å forbedre pasientforløpet, i form av bl.a. redusert utredningstid som følge av raskere svartider ved samhandling mellom geografisk adskilte patologer/patologiavdelinger redusert utredningstid som følge av raskere tilgang til tidligere prøver ved behov for re-granskning generelt å redusere forløpstiden (inklusive liggetiden der det er relevant) som følge av raskere og mer presise svar 3.3 Prosjektleveranser (resultatmål) Prosjektleveransene er de konkrete leveransene (produktene) fra forprosjektet Hovedprodukter Forprosjektet skal levere følgende: En beskrivelse av dagens organisering av og arbeidsprosesser (as-is) for patologiavdelingene i de fire helseregionene, på et overordnet nivå En sammenfatning av erfaringer fra planlegging/gjennomføring av regionale prosjekter En sammenfatning av erfaringer fra patologmiljøer i utlandet innenfor aktuelle områder En sammenfatning av hvordan utnytte resultatene fra allerede igangsatte prosjekter, og hvilke områder/nivåer man bør samarbeide om En beskrivelse av et funksjonelt målbilde på et felles nasjonalt nivå En beskrivelse av fremtidige arbeidsprosesser og tilhørende organisering (to-be) En beskrivelse av felles nasjonale retningslinjer og standarder som kan brukes i forbindelse med anskaffelser og implementering av utstyr og programvare En beskrivelse av et teknisk målbilde med fokus på samhandling innenfor og på tvers av foretak, basert på overordnet funksjonelt målbilde (videreutvikles i neste fase) Ledelsesprodukter (prosjektadministrative produkter) Produktbeskrivelser Business Case (kost/nytte vurdering) Arbeidspakker (definerer hva som skal gjøres i forprosjektet) v1.0 9

10 Grunnlagsdokumenter for å beslutte neste prosjektfase for planlegging/realisering av tiltak i samråd med de regionale prosjekter (ikke bare teknisk, men også arbeidsprosesser, organisering, forvaltning, etc.) med tilhørende vurdering av kost/nytte på regionalt og nasjonalt nivå Oppsummeringsrapport med presentasjonspakke 3.4 Scope, begrensninger, avhengigheter og forutsetninger Forprosjektet skal i utgangspunktet belyse alle områder innenfor digital patologi, og skal deretter bestemme hvilke deler som skal omfattes av en felles nasjonal satsning. Områdene som skal belyses er blant annet: 1. Juridiske problemstillinger knyttet til deling av data/informasjon om pasienter mellom helseforetak hhv innenfor/utenfor egen helseregion 2. Fleksibel utnyttelse av ekspertise og kapasitet (perifere patologimiljøer), og problemstillinger knyttet til organisering, kompensasjon og juridisk ansvar for diagnosene 3. Organisering, arbeidsprosesser og systemstøtte for multi-disiplinære team 4. Ergonomi/design av patologens arbeidsplass 5. Automatisk bildeanalyse 6. Bruk av digitale snitt i dialog med pasienten og i forskning/undervisning. 7. Snittskannere (fysisk utstyr) og bildevisningsprogramvare for hhv. undersøkelse (diagnostikk) og visning av bilder til ikke-patologer. Konfigurering av utstyr og programvare. 8. Lagring og gjenfinning av bilder, herunder kostnadsdrivere, formater, oppløsning, lagringsperiode, gjenfinningstid, m.m. 9. Integrasjon mot pasientjournal og laboratoriesystem 10. Prinsipper for krav om support/tilgjengelighet/oppetid på utstyr og løsninger 11. Prosess- og systemstøtte for deling av bilder hhv. mellom helseforetak innenfor samme helseregion, og mellom regionene Begrensninger: Forprosjektet skal ikke lage detaljerte kravspesifikasjoner for nye systemer Forprosjektet skal ikke gjennomføre anskaffelse av nye IKT-løsninger, men skal gi retningslinjer om hva som skal vektlegges ved anskaffelse av utstyr v1.0 10

11 Forprosjektet skal ikke legge direkte føringer på hva som skal gjøres i de allerede igangsatte regionale initiativene. I de tilfeller der det er «motstrid» mellom tiltakene i de regionale initiativene og foreslåtte tiltak i det nasjonale forprosjektet, så vil dette bli behandlet i styringsorganene i hhv det nasjonale forprosjektet og de regionale prosjektene. Det samme gjelder dersom omfang og tidsplaner i de regionale initiativene medfører stor risiko for at det gjøres tiltak som ikke vil være i tråd med resultatene fra det nasjonale forprosjektet. Avhengigheter: Forprosjektet skal forholde seg til planer og resultater fra regionale initiativer innenfor Digital patologi. Med dette menes følgende: o Forprosjektet skal etablere kontaktpunkter med de regionale initiativene. På denne måten skal en søke å unngå «dobbeltarbeid», og isteden oppnå «drahjelp» og synergi mellom forprosjektet og de regionale initiativene. o I de tilfeller der det allerede finnes grunnlag og resultater fra regionale initiativer som er relevante for det nasjonale forprosjektet, så skal forprosjektet undersøke om grunnlaget og resultatene er egnet for å tas i bruk ved samordning/standardisering/utbredelse i nye initiativer. I så fall vil det inngå i anbefalte tiltak fra det nasjonale forprosjektet. o På samme måte skal det nasjonale forprosjektet søke å identifisere de leveransene/tiltakene som innebærer «raske gevinster» ved å anvende resultatene inn i de regionale prosjektene. o Leveranseplaner fra det nasjonale forprosjektet bør tilpasses behov og fremdriftsplaner i de regionale initiativene. De regionale initiativene som det er aktuelle å samhandle med, er som følger: o Helse Vest: FK16HBE03 Effisiente digitale patologitjenester (forprosjekt 2016) o Helse Midt-Norge: Innføring Digital patologi (pr ikke besluttet igangsatt) v1.0 11

12 o Helse Midt-Norge: Nytt laboratorie-datasystem. Planleggingsfasen (ferdig juni 2016) o Helse Midt-Norge: Medisinsk bildearkiv. Gjennomføringsfasen. o Helse Sør-Øst: Foranalyse Digital Patologi, vedtatt av programstyret for regional klinisk løsning 18 desember Konseptfasen. o Helse Sør-Øst: Regional Multimedia. Konseptfasen. o Helse Sør-Øst: IMP infrastruktur moderniseringsprogrammet. o Helse Sør-Øst: Forskningsprogrammet. Oppstart. o Helse Nord: Digitalt Mediaarkiv(DMA). Under planlegging. o Helse Nord: Pr januar 2016, under oppstart av prosjekt digital patologi der det foreligger midler for å starte opp med digital diagnostikk. I første omgang er målet å skaffe erfaring med utstyr og teknologi, ved bruk innenfor utvalgte områder i rutinediagnostikk, for demonstrasjon i tverrfaglige møter og undervisning, samt innenfor forskning Forutsetninger: Det forutsettes at nøkkelressurser i de regionale initiativene også vil delta i det nasjonale forprosjektet. Dette vil sikre god dialog mellom prosjektene, og sannsynligvis bety at ressursbehovet i det nasjonale forprosjektet vil bli mindre enn om det skulle blitt gjennomført uten synergi med de regionale prosjektene. Det forutsettes at det avtales en «arbeidsdeling» mellom det nasjonale forprosjektet og de regionale prosjektene, der det er relevant (ref foregående punkt om avhengigheter). v1.0 12

13 4 Organisering og ansvar 4.1 Organisasjonsstruktur Prosjektstyret får sitt mandat fra Prosjekteier (styret i Nasjonal IKT). Styringsdokumentet (dette dokumentet) er avtalen mellom Prosjektstyret og prosjektleder (se kap. 1.2). Prosjektstyret: Navn Lisbet Sviland(prosjektstyreleder) Jørn Åge Hanssen Harald Aarset Sigbjørn Smeland Sigbjørn Suk Løes Rolf Bruun Bie Kate Myreng Geir Granerud Tor Eide Organisasjon Haukeland Universitetssykehus Nasjonal IKT St. Olav s Hospital Oslo Universitetssykehus Haukeland Universitetssykehus Norsk Patologforening Universitetssykehuset Nord-Norge Helse Vest IKT Oslo Universitetssykehus Det henvises til kap 3.4 (forutsetninger) om at prosjektet skal samarbeide med regionale initiativer og forsøke å oppnå god arbeidsfordeling/ressursutnyttelse mellom nasjonalt forprosjekt og regionale prosjekter. Dette innebærer også at arbeidet i prosjektet planlegges på en slik måte at det tar hensyn til begrenset tilgjengelighet for nøkkelressurser. Eksempel på slik planlegging kan være aktiviteter som går over kortere tidsperioder, og med konsentrert innsats. Prosjektet vil drives av en kjerneprosjektgruppe, som vil trekke inn kompetanse i regionene etter behov. Kjernegruppa vil gjennomføre workshop og arbeidsmøter med nødvendige fagfolk, dokumentere resultatene og sørge for kvalitetssikring av dette. Dette er forslag til rollesammensetning i kjerneprosjektgruppen: Fire ressurser med kompetanse på patologi/lab (4 x 40%) Prosjektleder (100 %) To løsningsarkitekter (2 x 50 %) Jurist (5%) En ressurs med kompetanse på endringsledelse (20%) To ressurser med medisinsk-teknisk kompetanse (2 x 10%) Der det er to eller flere ressurser på samme kompetanseområde hentes disse fra ulike regioner. v1.0 13

14 4.2 Roller og ansvar Tabellen viser de viktigste rollene i styring og gjennomføring av forprosjektet. Rolle Prosjektstyret Prosjektleder Arkitekt (virksomhets- /løsningsarkitekt) Ansvar Prosjektstyret er øverste ansvarlige for prosjektets gjennomføring og resultat. Prosjektleder har ansvaret for utarbeidelse av prosjektplan og øvrige prosjektdokumenter, og etablering av prosjektorganisasjon. Prosjektleder har ansvaret for at prosjektet utføres innenfor rammene mht. tid, ressurser, omfang og kvalitet av leveransen. Prosjektleder er ansvarlig for å følge opp prosjektets fremdrift, vurdere risiko og iverksette tiltak ved behov og rapporterer til Prosjektstyret. Ansvarlig for å utarbeide beslutningsunderlag for neste prosjektfase (realisering av tiltak). Ansvar for å - sørge for at overordnete føringer og arkitekturprinsipper følges - utarbeide beskrivelser av organisering, arbeidsprosesser, informasjon og informasjonsflyt, applikasjons- og teknologiarkitektur - gjennomføre gap-analyser for å identifisere endringsbehov Skal bistå prosjektleder med å - planlegge prosjektaktiviteter basert på spesialisthelsetjenestens rammeverk for arkitekturutvikling - definere omfang og avgrensninger i prosjektet v1.0 14

15 Ressurser fra patologi/lab Ressurser med medisinsk-teknisk kompetanse Jurist Endringsledelse - vurdere mulighetsrommet for realisering av utarbeidet målbilde - utarbeide veikart for realisering av målbildet Ansvarlig for å delta i avgrensning, kartlegging og systematisering av erfaringer fra regionale initiativer innenfor Digital Patologi, og erfaringer fra patologimiljøer i utlandet. Ansvarlig for å delta i «as-is» kartlegging. Utarbeide «to-be» målbilder inkludert beskrivelser av organisering, arbeidsprosesser, informasjon og informasjonsflyt. Delta i gjennomføring av gap-analyse. Som over Ansvarlig for å ivareta juridiske aspekter ved informasjonsdeling/- utveksling mellom helseforetakene, herunder kompensasjonsmodeller og juridisk ansvar for diagnosen; bistå ved valg av fremtidig lagringsløsning (glass/digitale snitt/begge to) bistå ved utforming av strategi for fremtidig lagringsløsning (for glass og digitale snitt) Ansvarlig for å vurdere endringsperspektivet, og spesielt vurdere tiltak for å få gjennomført endringer i arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser. 4.3 Interessenter Følgende viktige grupperinger av interessenter er identifisert: Interessent Er opptatt av Kommentar Pasienten Økt pasientsikkerhet Raskere og riktigere diagnostikk Større åpenhet rundt diagnostikk Vi må forvente at pasientene i økende grad vil henvende seg direkte til patologiavdelinger med ønske om å få Pasientombud Patologer (ansatte) Pasientsikkerhet, færre feildiagnoser, kortere svartid Bedre arbeidshverdag: Bedre funksjonalitet (eks se snitt side ved side, annoteringer, bildeanalyser) Raskere tilgjengelighet av digitaliserte snitt utført analyser Kan inviteres med i høring. Er en svært viktig interessent å ha med Kan oppfatte endring som vanskelig; digitalisering vil endre mye av arbeidsmåten v1.0 15

16 Multi Disiplinære Team Andre ansatte i patologiavdelinger Kliniske avdelinger Ledelse patologiavdelinger Ledelse helseforetak Kollegial samhandling Faglig utvikling Funksjonell arbeidsplass Å ha dialog med leverandører om optimal utstyr Pasientsikkerhet Digitale snitt og patolog tilgjengelig i teammøte Pakkeforløp Modernisere arbeidsoppgaver, bedre arbeidshverdag, øke kvalitet og standardisering Nye arbeidsprosesser, god opplæring, Økt kontroll med egen arbeidshverdag bedre prøveflyt God dialog med leverandør God service fra leverandør Rask og riktig service (riktig svar til rett tid) Pakkeforløp Rekruttering Arbeidsmiljø Tilgang til fagekspertrise Bedre drift Styrke fagmiljø Juridiske avklaringer Økonomiske avklaringer Optimalisering av drift og utnyttelse av tilgjengelige ressurser innenfor patologiavdelingene Rask og riktig diagnostikk Raskere og riktigere pasientbehandling Raskere/styrket pakkeforløp Øke pasientsikkerhet Juridiske avklaringer og økonomiske avklaringer, kost/nytte, gevinstrealisering Vil kunne gjennomføres med konsultasjoner fra patolog der denne finnes Digitalisering kan synliggjøre arbeidet i histologilaboratoriene og øke deres status Vil ta ut gevinstrealiseringen Økt tilgang på ekspertvurderinger må håndteres ressursmessig og juridisk. (alt etter hvordan digitaliseringsprosjektet blir gjennom-ført, kan det bli betydelig økt eller redusert konsultering). Effektivisering av den daglige drift innenfor og mellom de ulike patologiavdelinger vil frigjøre ressurser og bedre samhandling mellom nasjonale patologiressurser. I tilfeller der endelig diagnose avhenger av samhandling mellom geografisk adskilte patologienheter, eller re-granskning av tidligere prøver, vil svartiden nedkortes. v1.0 16

17 Helseregionene (Felles IKT-strategi) IKT-virksomhetene (HEMIT, HV IKT, HN IKT, Sykehuspartner) Medisisk-teknisk avdeling Eksterne rekvirenter (legekontorer) Forskere Felles løsninger Øke standardisering Øke samhandling og utnyttelse av ekspertise på tvers av helseregioner, helseforetak og avdelinger Følge arkitekturprinsippene Løsning av lagringsplassbehov Effektiv brukerstøtte Levere nødvendig funksjonalitet (f.eks. nettverkskapasitet/-hastighet) Systemforvaltning Samarbeid med leverandør og samarbeid med IKT-avdelingene Standardisering Generell administrasjon og drift/support Rask og riktig service (riktig svar til rett tid) Bedre tilgang til relevante pasient/biopsi data Automatisert og manuell billedanalyse Dele snitt med andre «Business Case» for digital patologi vil hentes ut på pasientbehandlingssiden gjennom raskere og mer presise svar som vil gi riktigere behandling, og kortere liggetid der det er relevant. Koblet mot økt satsing på persontilpasset medisin vil digitalisering også bidra til at uvirksom og dyr behandling unngås, kf ovenfor Digitale billedarkiver vil gjøre det langt lettere å sikre kvalitet av materiale som skal inngå i kliniske studier Tillitsvalgte Endringer i arbeidsoppgaver De vil være opptatt av at ikke digitalisering påtvinges, i tillegg til gode funksjonelle arbeidsplasser. Sikkerhetsmyndigheter, personvernsombud, informasjonssikkerhetsansvarlige Private laboratorier At relevante regler blir ivaretatt Samhandling med spesialisthelsetjenesten Grunnet at en relativt stor andel primære kreftdiagnoser stilles ved private laboratorier, er det helt nødvendig for v1.0 17

18 Universiteter, utdanningsinstitusjoner Utdanning, undervisning Leger i spesialisering Utdanning Som over Helsedirektoratet Sammenheng med overordnet strategi for spesialisthelsetjenesten Helse- og omsorgsdepartementet Norsk patologiforening/legeforeningen Porteføljefunksjoner i helseregionene Leverandører Andre prosjekter Se kap 3.4 Overordnet målsetting for spesialisthelsetjenesten Fagutvikling Nasjonalt perspektiv og føringer Sammenheng mellom nasjonalt initiativ og regionale initiativer Å selge sine produkter Å ha dialog med brukerne pasientsikkerheten at de offentlige og private kan dele bilder og annen informasjon om pasienten Digitale arkiv vil muliggjøre teoretisk utdanning av medisinstudenter og patologer på en mye mer standardisert måte enn tidligere Det vil bli mye lettere å gjennomføre den ønskede standardisering De totale ressursene tilgjengelig vil utnyttes bedre, for hele pasientforløpet Viktig med gjennomgående representasjon Nyttig å ha mulighet til å gjennomføre utviklingsprosjekter sammen med leverandører v1.0 18

19 5 Overordnede rammer 5.1 Gjennomføringsstrategi Prosjektets gjennomføringsstrategi og vurdering av gjennomføringsalternativer baserer seg på DIFI sin anbefalte metodikk for prosjektgjennomføring hvor en deler opp prosjektet i faser. Dette prosjektet er et forprosjekt (konseptutredning) som i seg selv er en prosjektfase, og som også inneholder flere faser (se milepælsplan) Noen av milepælene innenfor fasene i prosjektet har tilhørende beslutningspunkter, som skal legges frem for prosjektstyret. Forprosjektet skal jobbe i henhold til de ni arkitekturprinsippene, definert av Fagforum for arkitektur i Nasjonal IKT. Arkitekturprinsippene er som følger: o Helhetlig tilnærming o Prosessorientering o Tjenesteorientering o Interoperabilitet (evne til samhandling) o Informasjonssikkerhet o Tilgjengelighet o Brukskvalitet o Endringsevne o Informasjonsforvaltning Forprosjektet skal løpende, og spesielt ved avslutningen av hver fase, gjøre en vurdering av kost/nytte for foreslåtte tiltak Selv om forprosjektet er en konseptutredning som skal «se langt frem», så skal det også søke å identifisere og konkretisere leveranser som gir verdi på kort sikt, og som kan anvendes inn i de planlagte og igangsatte regionale initiativene. I denne sammenheng er det viktig at det nasjonale prosjektet etablerer sin leveranseplan i samarbeid med de regionale initiativene. Forprosjektet skal støtte seg på dimensjonene i anbefalt rammeverk (TOGAF) for arkitektur der det er hensiktsmessig (se illustrativt eksempel/forslag nedenfor). A. Visjon/Mål Definere et overordnet mål (visjon) for digital patologi i spesialisthelsetjenesten a. Baseres på en interessentanalyse og krav fra interessentene, i tillegg til en vurdering av interne og eksterne drivere. b. Bør fokusere på hvilken verdi dette skaper for interessentene og hvordan det svarer til driverne c. Tydelig avgrensning mellom når det gjelder juss, økonomi, ressurser m.m. d. Avstemmes med interessentene før man går videre til neste steg v1.0 19

20 B. Forretningslag (organisasjon/prosesser) a. Kartlegge og beskrive dagens patologifunksjoner i spesialisthelsetjenesten b. Hvilke har vi, hvordan er de organisert med tilhørende prosesser og historier. c. Ut fra visjonen/overordnet mål og kravene fra A: Etabler en beskrive av hvordan vi ønsker dette skal være. Beskrive fremtidige arbeidsprosesser med spesielt fokus på samhandling. d. Hvilke avgrensninger eller muligheter gir rammevilkårene som juss og økonomi? e. Utfør en GAP analyse mellom der vi er og dit vi ønsker å komme, og identifiser hvilke endringer som må til. C. Informasjon/data og IKT-støtte a. Kartlegge og beskrive hvilken informasjon (hvilke data) oppstår, blir brukt og oppdatert i prosessen. Spesielt med tanke på formater som arketyper og bildeformater. b. Kartlegge og beskrive dagens systemstøtte for de ulike patologifunksjonene c. Kartlegg hvilke patologisystemer vi har, og eventuelt hvilke avtaler som gjelder for disse. d. Kartlegg hvilke skannere og tilhørende software for tolkning, visning og lagring vi har. e. Ut fra de ønskete prosessene og organiseringen vi har beskrevet i B, utred hvilken systemstøtte vi må ha med tanke på installasjoner og integrering av ulike systemer. f. Identifiser hva er ønskelig/nødvendig i forhold til skannere og programvare med aktuelle regioner. g. Utfør en GAP analyse mellom der vi er og dit vi ønsker å komme, og identifiser hvilke endringer som må til D. Teknologi/infrastruktur a. Kartlegge og beskrive situasjonen i dag b. Ut fra det målbildet vi har skissert for systemstøtte og skannere i C, beskriv hvilken infrastruktur som er nødvendig for å støtte opp under dette. Må det være felles nett, trust mellom domener, annen teknologi som er nødvendig for samarbeid som Lync, ny type hardware, nettbrett o.l. c. Utfør en GAP analyse mellom der vi er og dit vi ønsker å komme, og identifiser hvilke endringer som må til E. Vurdere muligheter a. Samle opp alle identifiserte endringer b. Basert på det samlete gapet mellom der vi er og der vi ønsker å være, identifiser hvilke faktorer som påvirker og hva er mulig å få til - på kort og på lang sikt. v1.0 20

21 F. Veikart/plan a. Beskriv hvilke tiltak må gjøres for å komme dit vi har drøftet oss frem til i E, og hvilken rekkefølge skal disse kjøres i. For øvrig vises det til kap 3.4 og beskrivelse av hvordan det nasjonale forprosjektet skal samhandle med de regionale initiativene. 5.2 Milepæler Utgangspunkt for denne planen er en varighet på omtrent 9 kalendermåneder fra oppstart. Deltakelse fra prosjektressurser er estimert til 6 kalendermåneder. Prosjektet er delt i tre faser med beslutningspunkt mellom hver. Fase 1: Oppstart/initiering Id Navn Beskrivelse Dato M1 Beslutning om å etablere prosjektet Når vedtak om etablering av felles nasjonalt forprosjekt er fattet i ansvarlige organer M2 Kick-off Når prosjektgruppe er etablert og kick-off er gjennomført M3 Planlegging Når prosjektstyret er opprettet, prosjektleder utpekt og prosjektplan og øvrige oppstartsdokumenter er godkjent av prosjektstyret, og deltakere i prosjektgruppen er bekreftet Februar 2016 April 2016 Juni 2016 Fase 2: Analyse M4 M5 M6 As-is kartlegging, arbeids-prosesser Erfarings-innsamling i Norge Erfarings-innsamling i utlandet Når arbeidsprosesser (overordnet) innenfor patologiavdelingene i de fire helseregionene er kartlagt Når erfaringer fra planlegging/ gjennomføring av regionale prosjekter er kartlagt og systematisert Når erfaringer fra utvalgte patologimiljøer i utlandet er kartlagt og systematisert Juni 2016 August 2016 August 2016 v1.0 21

22 M7 Avgrensning Når prosjektgruppen har begrunnet og prioritert hvilke områder som skal undersøkes i forprosjektet M8 M9 Innstilling, hvordan utnytte erfaringer Konseptuell to-be beskrivelse, første versjon Når det foreligger en sammenfatning av hvordan utnytte resultatene fra allerede igangsatte prosjekter, og hvilke områder/nivåer man bør samarbeide om på nasjonalt nivå Når det foreligger en første versjon av en eller flere alternative konseptuelle to-be beskrivelser, bestående av Fremtidige arbeidsprosesser (overordnet) Funksjonelt målbilde Felles nasjonale retningslinjer og forslag til standardisering Forslag til fremtidig arkitektur M10 Gap-analyse Når det foreligger en gap-analyse som foreslår hvordan vi går fra «asis» til «to-be» for aktuelle konsepter September 2016 September 2016 November 2016 November 2016 Fase 3: Strategi/forslag til tiltak M11 M12 Konseptuell to-be beskrivelse, andre versjon Grunnlagsdokumenter for neste fase (planlegging/ realisering) Når det foreligger en endelig versjon av en anbefalt konseptuell to-be beskrivelse, bestående av Fremtidige arbeidsprosesser (overordnet) Funksjonelt målbilde Felles nasjonale retningslinjer og forslag til standardisering Forslag til fremtidig arkitektur Når det foreligger prosjektkandidat / utkast til styringsdokument for å beslutte neste prosjektfase for planlegging/ realisering av tiltak (ikke bare teknisk, men også arbeidsprosesser, organisering, forvaltning, etc) med tilhørende vurdering av kost/nytte på regionalt og nasjonalt nivå Desember 2016 Desember 2016 v1.0 22

23 M13 Oppsummering/ presentasjon Når all dokumentasjon inkl. oppsummeringsrapport med presentasjonspakke foreligger, og prosjektet har levert i henhold til gjeldende styringsdokument M14 Avslutning Når det som foreligger er fremlagt for og godkjent av prosjektstyret Januar 2017 Januar Risiko Prosjektleveransen er en konseptstudie med definerte prosjektprodukter. Prosjektets hovedprodukt er foranalyserapporten, og prosjektrisiko vil være knyttet til tid, kost og kvalitet ved utvikling av denne Risikokartlegging ved initiering Tabellen under viser en oversikt over de fem viktigste risiko kartlagt ved initiering av prosjektet. 5.4 Økonomi Prosjektbudsjett Tabellen nedenfor viser oversikt over prosjektbudsjett og budsjettmessig konsekvens i Det tas forbehold om fordeling av innsats på regionene, dette må man bli enige om. Budsjettforslag 2016 Kostnadstype NIKT HSØ HV HMN HN Sum Pr.leder timekost (ekstern) Direkte kostnader 300 Buffer 300 Sum Årsverk arkitekter 0,5 0,5 1,0 v1.0 23

24 Årsverk 0,4 0,4 0,4 0,4 1,6 patologi/lab Årsverk 0,1 0,1 medisinsk-teknisk Årsverk jus 0,05 Årsverk endringsledelse 0,2 Sum 1,05 1,2 0,4 0,4 3, Forutsetninger Prosjektledertimer og direkte kostnader knyttet til gjennomføring finansieres som felles prosjekt for spesialisthelsetjenesten gjennom egnet finansiering via Nasjonal IKT. Øvrige deltakere må få alle sine kostnader (timer, reiser etc.) dekket av egen arbeidsgiver. Dette er i henhold til gjeldende praksis for gjennomføring av felles prosjekter i spesialisthelsetjenesten. Det gjenstår å finne ut om at det finnes unntak fra disse retningslinjene, f.eks. reisekostnader i forbindelse med studieturer. v1.0 24